Introducción a la Archivistica y Administración de Documentos

Transcripción

1 Introducción a la Archivistica y Administración de Documentos Alicia Barnard Amozorrutia Primera Reunión n de Archivos del Poder Ejecutivo Federal Octubre 25, 206

2 Administración Pública Archivos y su historia Principios de la Archivistica Administración de Documentos Lineamientos para los Archivos del Poder Ejecutivo Federal

3 ADMINISTRACIÓN N PÚBLICAP Ciencia social que estudia las instituciones y organizaciones que componen los aparatos administrativos del gobierno en sus distintos niveles. Instancia instrumental que le permite a un gobierno llevar a la práctica las decisiones políticas que adopte el poder decisorio respectivo

4 FUNCIONES BÁSICAS B DE LA ADMINISTRACIÓN N PÚBLICAP Ejercer la forma de gobierno que de manera soberana fue adoptada al interior del territorio Establecer relaciones con otros estados y gobiernos para lograr la coexistencia pacífica y soberana del estado propio frente a los demás Contar con la capacidad de imponer decisiones políticas soberanas, por la fuerza si llega a ser necesario, tanto al interior del territorio como frente a quienes quisieran desconocer al estado desde el exterior Allegarse de recursos financieros para cumplir adecuadamente sus funciones Resguardar los bienes de la nación

5 ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL La Ley Orgánica de la Administración n Pública P señala: Como se organizarán n las Secretarías as las cuales estarán encabezada por un Secretario de Estado (Artículo 14) Como se definen los órganos desconcentrados que puede tener cada Secretaría a (Artículo 17) También n determina la obligatoriedad de expedición n de manuales de organización, n, procedimientos y de servicios al público (Artículo 20) Se detalla además s el establecimiento de apoyo administrativo en materia de planeación, n, programación, presupuesto, informática, estadística, stica, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fizcalización, archivos y los demás s necesarios (Artículo 20)

6 UNIVERSO NORMATIVO INSTITUCIONES PÚBLICAS EJECUTIVO SECRETARÍAS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJERÍA JURÍDICA ORGANISMOS AUTÓNOMOS PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA LEGISLATIVO CONGRESO DE LA UNIÓN - CÁMARA DE DIPUTADOS - CÁMARA DE SENADORES - JUNTA DE COORDINACIÓN POLÍTICA - MESA DIRECTIVA - SECRETARÍAS GENERALES JUDICIAL SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN - TRIBUNALES COLEGIADOS - TRIBUNALES UNITARIOS - JUZGADOS DE DISTRITO DEPENDENCIAS SECRETARÍAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS CONSEJERÍA JURÍDICA PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA ENTIDADES PARAESTATALES O SECTOR PARAESTATAL ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS EMPRESAS DE PARTICIPACIÓN ESTATAL FIDEICOMISOS PÚBLICOS EMPRESAS MERCANTILES DEL ESTADO

7 UNIVERSO NORMATIVO EN EL ÁMBITO FEDERAL JERARQUÍA NORMATIVA CONSTITUCIÓN LEGISLACIÓN SECUNDARIA (LEYES Y CÓDIGOS FEDERALES) TRATADOS Y CONVENIOS INTERNACIONALES DECRETOS Y ACUERDOS DE LOS PODERES (PRINCIPALMENTE DEL LEGISLATIVO) REGLAMENTOS (PRINCIPALMENTE DEL EJECUTIVO) NORMAS TÉCNICAS (ESENCIALMENTE EN EL EJECUTIVO) CONVENIOS Y BASES DE COLABORACIÓN NORMAS ADMINISTRATIVAS: ACUERDOS OFICIOS CIRCULARES MANUALES DE ORGANIZACIÓN MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS LINEAMIENTOS, GUÍAS

8 DIFERENCIAS ENTRE LOS ARCHIVOS GRIEGOS Y ROMANOS GRECIA ROMA No se distingue un sistema de archivos Los archivos están ligados a la noción n de democracia y son fuente de información n a todo ciudadano Se distingue un sistema de archivos centrado en el poder Los archivos están cerrados al público p

9 EUROPA CENTRAL- ORIENTAL Siglos XVI y XVII EUROPA OCCIDENTAL Y MERIDIONAL Siglos XVI y XVII Los archivos se registran por asuntos Los responsables de los archivos estarán n al servicio de oficinas y tendrán formación n jurídica Prevalece el sistema cronológico, con subseries cronológicas de recibidos y enviados. No existe vinculacion Los archivos estarán n a cargo de los historiadores o eruditos con preocupación de historiadores

10 FINALES DEL SIGLO XIX. ALBORES DE LA ARCHIVISTICA MODERNA Nataly de Wailly, Archivos departamentales en el Ministerio Interior Frances, Circular de 1841 Respects du fonds: Agrupación n de documentos provenientes de una administración, n, establecimiento o persona moral determinada S. Muller, J.A. Feith y R. Fruin, Holanda 1898 Manual para la clasificación n y Descripción n de Archivos

11 SIGLO XX. HACIA UNA DEFINICIÓN N DE LA ARCHIVÍSTICA. Postulados Disciplina con principios y técnicas t específicas para el tratamiento y la organización n de los archivos Ciencia en fase de formación Archivistica científica con base en principios y un método científico riguroso y contrastable Tanodi en 1960 R. Bahuer en 1968 J. Ducharme y J.Y. Rousseau en 1980 Arad en 1980 J.R. Cruz Mundet en 1994 E. Casanova en 1928 T. Schellenberg en 1958 E. Lodolini en 1984 A. Heredia en 1987

12 DOCUMENTACIÓN Actividad que se ocupa de recuperar y analizar los documentos científicos y otras fuentes de nuevos conocimientos, su almacenamiento de la información en ellos contenida y la recuperación y difusión de la misma a fin de que alcance rápida y eficazmente a quienes puedan utilizarla La documentación se entiende como el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de éstos con vistas a su divulgación IFLA define a la documentación como las actividades destinadas a la colección, almacenamiento, clasificación, selección, diseminación y utilización de toda información. La unidad documental deja de ser el documento y pasa a ser la información en si misma.

13 BIBLIOTECONOMIA, ARCHIVONOMIA, DOCUMENTACION Funciones básicas Recuperar, almacenar, difundir documentos e información

14 ARCHIVO BIBLIOTECA DOCUMENTACION Recuperar La producción documental de una institución, n, se selecciona para su conservación n temporal o permanente, conforme a sus valores Es amplia no tiene límites más m s que los establecidos por las propias características de las bibliotecas. La recuperación n puede traducirse en coleccionar En forma exhaustiva con la limitación n del tema y es precedida por la selección n al inicio del proceso Almacenar- Conservar Se conservan conforme a sus vigencias posteriormente se efectúa a selección n para conservación permanente o baja Conserva físicamente f los libros No necesariamente conserva el documento, se almacena la información Transmitir, difundir, servir Según n la etapa sus usos Su parámetro de uso está dado por la necesidad del usuario La rapidez y la dinámica de la información n es obligatoria, se difunde fuera del sitio.

15 ARCHIVISTICA Estudio teórico práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos, entendiendo por archivos tanto a documentos como su entorno, es decir, su organización n en edificios e instalaciones adecuadas Consejo Internacional de Archivos

16 ARCHIVO Es uno o más m s conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución n pública p o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio, evidencia e información n para la persona o institución n que los produce, los ciudadanos o para servir de fuentes de historia Antonia Heredia Archivistica General. Teoría a y Práctica Sevilla

17 PRINCIPIOS DE LOS ARCHIVOS El Principio de Procedencia establece que los documentos de cualquier naturaleza producidos por una institución, n, organismo o individuo no deben mezclarse con los de otros. La procedencia proporciona la base para la recuperación n de la información n contenida en los archivos El Principio de Respeto al Orden Original, establece que los documentos de archivo deberán n conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos

18 Información Documento Conocimiento que es comunicado Una unidad de información registrada en un soporte, sirve de consulta Documento de Archivo Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o función

19 DOCUMENTO DE ARCHIVO unidad de información producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusión de una actividad que sirve de evidencia; por lo general no es efímero, es decir, contiene información que es valiosa en el corto, mediano y largo plazo. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO La pieza específica de información producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusión de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad

20 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS Organizar y poner en servicio la documentación n administrativa en apoyo a la toma de decisiones Asegura la transferencia de archivos de uso esporádico Aplicar principios y técnicas t de valoración, selección n y baja de documentos Clasificar y mantener organizada la documentación n en sus diferentes etapas. Elaborar instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descripci ripción documental que facilite el acceso a la inforamción Ubicar a los archivos en áreas y locales adecuados para garantizar su conservación Establecer manuales y procedimientos para lograr el desarrollo adecuado de estas funciones José Ramón n Cruz Mundet Manual de Archivística, 2a. Edición Madrid 1996

21 Motivos para la generación de archivos gubernamentales Producción de evidencia de una actuación o acción, individual o corporativa La necesidad de asumir responsabilidad y dar cuenta del uso de recursos, ya sea dentro del órgano de gobierno o al congreso y finalmente a los ciudadanos La necesidad de asumir responsabilidad y responder por una acción en procesos legales La necesidad de cumplir con estatutos, reglas, normas, lineamientos obligatorios dentro de las oficinas de gobierno para crear documentos de archivo El proporcionar una memoria institucional como medio para el seguimiento de trámites y actos de gobierno a través del tiempo El permitir al gobierno asegurar que sus intereses y aquellos de los ciudadanos que fundamentan sus derechos están protegidos El asegurar que un documento de archivo significativo de políticas y actividades del gobierno es conservado para la posteridad Como medio de registrar comunicaciones de y entre las organizaciones

22 Sociedad en grupos o en forma individual Administración Pública a través s de instituciones, dependencias y entidades oficiales DOCUMENTOS Flujo Documental Unidades de Archivo Capacidad de respuesta organizada

23 ADMINISTRACIÓN N DE DOCUMENTOS Conjunto de principios y procedimientos destinados a planear, controlar, dirigir y organizar las actividades destinadas al manejo eficiente y eficaz de los documentos de archivo desde su creación, circulación, conservación, n, uso, selección n y hasta su disposición n finales

24 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS FASES VALORES USOS USUARIOS ARCHIVO Activa Primarios Legales Legales o jurídicos Administrativos Contables o Fiscales Institucional Constante Area productora en atención n a sus actividades Trámite TP Semactiva Primarios Legales Legales o jurídicos Administrativos Contables o Fiscales Insitutcional Ocasional Área productora Concentración Inactiva Secundario Evidencial Testmonial Informativo Social Investigador y público p en general Histórico TS E TP, Transferencia primaria, E: Eliminación, TS: Transferencia Secundaria

25 ASUNTOS DE LEGISLACION Leyes y decretos Reglamentos Acuerdos Circulares de Áreas mayores Disposiciones Legales Disposiciones Administrativas Convenios y Tratados

26 ASUNTOS JURIDICOS Demandas y Denuncias Juicios y Amparos Interposición de Recursos Administrativos

27 ASUNTOS CONTABLES Nóminas Créditos Comprobantes de Egresos Empréstitos Valores Financieros Activo fijo Inversiones

28 Proyectos, Informes, ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Trámites internos Visitas técnicas, Reportes Comites, reuniones de trabajo Evaluación Reportes Informes de Labores Asuntos cuya gestión orresponde a la función delegada

29 ELEMENTOS PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS Regulación y normatividad Políticas y responsabilidades Elementos a considerar en la administración de documentos Diseño e instrumentación de un sistema Administración de documentos procesos y controles Evaluación y ajuste del sistema Capacitación

30 Regulación y normatividad Leyes, decretos, acuerdos, normas, reglamentos que inciden en el manejo documental Lineamientos y estándares obligatorios en el manejo de los documentos Manuales de buenas prácticas Códigos de ética

31 LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL ARTICULO 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencia y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencia y entidades de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización de sus archivos.

32 ACCESO A LA INFORMACIÓN Solicitudes de Información Obligaciones de transparencia INFORMACIÓN RESERVADA LFTAIPG CONTEXTO ARCHIVOS Datos Personales INFORMACIÓN CONFIDENCIAL La entregada Como tal por terceros

33 LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS, DOF. Febrero 20, 2004 DISPOSICIONES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Control de gestión documental, elementos de descripción. Archivos de trámite, de concentración e históricos. Atribuciones Instrumentos de consulta y control archivístico, Cuadro de Clasificación, Catálogo e Inventarios Expedientes de archivo. Perfiles de descripción DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS TRANSITORIOS

34 Los archivos constituyen la memoria de las naciones y las sociedades, conforman su identidad y son la piedra angular de las sociedad de la información. Al proporcionar evidencia de acciones humanas transacciones y tramites, los archivos sustentan la administración y determinan los derechos de los individuos. Al garantizar a los ciudadanos el acceso a la información oficial y al conocimiento de su historia son fundamentales para la democracia, la rendición de cuentas y el buen gobierno. CONSEJO INTERNACIONAL ARCHIVOS, 2004

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