Administración del Tiempo. Ing. Jorge Sapelli.

Transcripción

1 Administración del Tiempo Ing. Jorge Sapelli.

2 Administrar el Tiempo?

3 Por qué hay que administrar el tiempo?

4 Por qué hay que administrar el tiempo? Porque el Tiempo es un recurso escaso. Se administra lo que se acaba. El aire que respiramos? Hay que administrarlo? Por qué? Nuestro tiempo: Hay que administrarlo? Por qué?

5 Por qué hay que administrar el tiempo? El Tiempo es dinero. Triángulo de Calidad: Debe de haber un balance entre: + Calidad - Costo - Tiempo

6 Administración del Tiempo. Dónde podemos aplicar la Administración del Tiempo? En el trabajo. En el estudio. En casa. De vacaciones. Para hacer actividades que nos gustan. Hobbies. Deportes. Amigos. Familia. Asistencia Social.

7 Administración del Tiempo. Qué pasa cuando no Administramos el Tiempo? Tenemos sensación de no dar abasto. Estrés. Cansancio. No cumplimiento de las tareas. Conflictos con los demás. Malgasto de los recursos. Utilizamos más gente de la necesaria.

8 Administración del Tiempo. Ventajas de Administrar el Tiempo: Cumplir con las tareas. Ahorro de recursos. Se gana dinero planificando el tiempo. Queda tiempo para actividades extras. Tenemos un sentido de logro personal.

9 Qué hay que hacer para Administrar el tiempo?

10 Administración del Tiempo. Para Administrar el Tiempo hay que Planificar. Fijar un Objetivo claro, imaginarlo y escribirlo. Genera compromiso con uno mismo. Establecer las tareas a realizar. Escribir las tareas. Fijar el tiempo que llevarían dichas tareas. Asignar responsabilidades de las tareas. Planificar los imprevistos. Buscar alternativas a los imprevistos. Controlar la ejecución de las tareas.

11 Herramientas para Administrar el tiempo.

12 Diagrama de Gantt

13 Administración del Tiempo. Diagrama de Gantt.

14 Administración del Tiempo. Diagrama de Gantt.

15 Administración del Tiempo. Diagrama de Gantt.

16 Administración del Tiempo. Diagrama de Gantt.

17 Administración del Tiempo. Diagrama de Gantt.

18 Administración del Tiempo. Diagrama de Gantt.

19 Programación por Camino Crítico

20 Manejo del Tiempo. Programación Por Camino Crítico. Programación de las tareas de acuerdo a caminos claves. Indica las tareas fundamentales en el proceso general. Establece la máxima duración del Proyecto. Indica dónde invertir para maximizar la eficiencia. Posterior a Gantt, con más elaboración.

21 Programación Por Camino Crítico. Ejercicio Práctico de Demostración. Tareas a realizar. Duración. 1) Comer los ravioles 5 minutos 2) Hervir el agua 10 3) Colar los ravioles 5 4) Levantar los platos del desayuno 5 5) Hablar por teléfono 3 6) Lavar los platos del desayuno 5 7) Calentar el tuco 5 8) Calentar los ravioles 10 9) Servir los ravioles 5 10) Tender la mesa 5 Total = 58 minutos

22 Preguntas para el ejercicio práctico. 1- Ordenar las tareas según orden de precedencia. 2- Calcular la duración mínima de todo el proyecto sin cambiar los tiempos. 3- Si tuvieran que comprar una cocina que acelere la cocción o un lava - vajilla que acelere el lavado, Cuál comprarían? Justifique su respuesta.

23 Administración del Tiempo. Programación Por Camino Crítico. El largo de la flecha determina su duración. Esta flecha representa 10 minutos. Tiempo Muerto. Esta Flecha representa que la tarea tiene duración 0 minutos. Esta flecha representa 5 min.

24 Administración del Tiempo. Programación Por Camino Crítico.

25 Resolución Administración del Tiempo. Programación Por Camino Crítico. 7 2 Calentar los ravioles 8 10 minutos 3 9 Comer 5 minutos 1 5 min 5 min Lavar Platos Tender mesa

26 Manejo del Tiempo. Programación Por Camino Crítico. Rama Crítica: Es el conjunto de tareas encadenadas, que determinan la duración total del Proyecto. Si aceptamos la premisa que el tiempo es dinero : Es importante identificar los Cuellos de Botella. Acortando tareas de la Rama Crítica se acorta todo el proyecto en general. Hay que invertir recursos en la Rama Crítica.

27 Manejo del Tiempo. Claves para administrarlo

28 Manejo del Tiempo. Claves para administrarlo Tenemos tiempo para lo que nos conviene. Eso quiere decir que tenemos tiempo para cosas que nos motivan. Tenemos que tener un objetivo o sueño claro. Escribir ese sueño, nos hace comprometernos con él. Luego hay que pensar en todas las acciones a realizar para cumplir con el objetivo. Cada acción lleva un tiempo de ejecución. Debemos escribir el cronograma de tareas y tiempo que llevan.

29 Administración del Tiempo. Diagrama de Gantt.

30 Resolución Administración del Tiempo. Programación Por Camino Crítico. 7 2 Calentar los ravioles 8 10 minutos 3 9 Comer 5 minutos 1 5 min 5 min Lavar Platos Tender mesa

31 Manejo del Tiempo. Claves para administrarlo Manejar bien nuestros tiempos. Tener una actitud de cumplimiento. Tener ganas de cumplir. Qué gano si cumplo con las tareas y los tiempos? Pensar en el tiempo de atrás hacia adelante. Calcular un porcentaje de imprevistos. Cumplir con el tiempo de los demás: Pactar el tiempo de inicio y el de finalización. Si no se va a cumplir: Qué es mejor? Avisar antes que no se va a cumplir? Explicar después, las razones del por qué no se cumplió?

32 Manejo del Tiempo. Claves para administrarlo Prever imprevistos: Planear lo que debemos de hacer cuando aparece un imprevisto. Buscar alternativas a los imprevistos. Si nos anticipamos; le ganamos al imprevisto. Acotar las tareas que no dependen de nosotros. Aclarar todos los detalles. Explicar a la otra parte que sucede si no se cumple. Poner recompensa castigo; por el cumplimiento o no.

33 Manejo del Tiempo. Claves para administrarlo Si lo puedo hacer; lo hago. Si no alcanzo; lo debo derivar. Elegir a alguien en quién pueda confiar. Generar confianza hacia los demás. Enseñar a otros a hacer la tarea. Controlar la ejecución de las tareas. Valorar el esfuerzo de los demás. Motivar e incentivar a los demás.

34 Planificador Personal del Tiempo

35 Vamos a planificar nuestro tiempo

36 Manejo del Tiempo. Planificador Personal. Al finalizar el año 2011/12 me gustaría haber realizado: Objetivo 1: (escribir el objetivo que se desea lograr) Algo que sea desafiante. Algo que desee alcanzar. Algo que valga la pena hacer y me haga sentir orgulloso/a. Algo que implique hacer un esfuerzo personal. Algo que siempre quise hacer y todavía no pude hacerlo. Objetivo 2: (escribir el objetivo que se desea lograr) Algo que sea desafiante. Algo que desee alcanzar. Algo que valga la pena hacer y me haga sentir orgulloso/a. Algo que implique hacer un esfuerzo personal. Algo que siempre quise hacer y todavía no pude hacerlo.

37 Manejo del Tiempo. Planificador Personal. Qué gano yo si logro alcanzar el objetivo? Objetivo 1: (escribir lo que se gana si alcanzo el objetivo) Ejemplo: Gano un sentido de logro personal. Satisfacción personal. Satisfacer a otros. Dinero para? Objetivo 2: (escribir lo que se gana si alcanzo el objetivo) Ejemplo: Gano un sentido de logro personal. Satisfacción personal. Satisfacer a otros. Dinero para?

38 Manejo del Tiempo. Planificación de las tareas. Tareas que debo hacer para alcanzar el objetivo 1: Acciones concretas para alcanzar el objetivo. Pasos a seguir para que se concrete lo que estoy pensando. Qué necesito hacer? Quién puede colaborar conmigo para alcanzar el objetivo? Qué sacrificio tendría que hacer para lograr lo que me propongo? Cuánto debo de invertir?

39 Manejo del Tiempo. Planificación de las tareas. Tareas que debo hacer para alcanzar el objetivo 2: Acciones concretas para alcanzar el objetivo. Pasos a seguir para que se concrete lo que estoy pensando. Qué necesito? Quién puede colaborar conmigo para alcanzar el objetivo? Qué sacrificio tendría que hacer? Cuánto debo de invertir?

40 Manejo del Tiempo. Tiempo que me lleva hacer cada tarea Horas del día: Comienzo de la Tarea Fin de la Tarea Días de la semana: Momentos en el Mes: Momentos del año:

41 Ejercicio Práctico con una moraleja. Construir un vaso de papel.

42 Ejercicio Práctico. Construir un Vaso de papel. 1- Ponga la hoja de papel en posición vertical apoyado sobre sus rodillas. 2- Doble la esquina inferior izquierda de forma tal que el borde inferior coincida con el borde de la derecha. 3- Levante el papel de la mesa y dele vuelta de forma tal que lo que estaba arriba quede abajo y el borde superior de la hoja quede ahora como borde inferior. 4- Doble el borde inferior hacia arriba de forma tal que quede en paralelo con el borde de la hoja que tiene abajo. 5- Doble la esquina inferior izquierda de forma tal que toque el punto medio del borde de la derecha. 6- Doble la esquina superior derecha de forma tal que coincida con la esquina inferior izquierda. 7- Doble el pliegue superior de la hoja, de la esquina inferior derecha hacia atrás. 8- Doble el pliegue inferior de la hoja, de la esquina inferior derecha hacia atrás. 9- Abra con sus dedos los pliegues del vaso. 10- Sírvase un vaso con agua.

43 Claves para adquirir un nuevo hábito Lo que escucho; lo olvido. Lo que veo hacer; tal vez lo recuerde. Lo que hago; lo aprendo.

44 Claves para adquirir un nuevo hábito Si estamos convencidos hay que practicar lo que queremos hacer. El tiempo alcanza si me organizo.

45 El éxito se logra con... 33% de Conocimiento, (saber cómo hacer...) % de Actitud Positiva, (ganas de hacer...) % de Suerte = = 100 % de É X I T O A la suerte hay que ayudarla con conocimiento y actitud positiva.

46 Bibliografía Sugerida. Stoner, James, Administación, Editorial Prentice Hall. Koontz & Weihrich, Administración, Editorial McGraw Hill, México. Hampton David R., Administración del Tiempo, Editorial McGraw Hill, México.

47 Administración del Tiempo Muchas gracias! Ing. Jorge Sapelli.