MANUAL DE NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GESTIÓN INTEGRAL DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA

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1 0 INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA MANUAL DE NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GESTIÓN INTEGRAL DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA 26 de

2 de Antropología e Historia Página 2 ÍNDICE Página I. INTRODUCCIÓN. 5 II. FUNDAMENTOS Y MOTIVOS. 6 III. BASE LEGAL EN MATERIA DE ARCHIVOS. 9 IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN. 12 V. OBJETIVOS. 13 V.1 OBJETIVO GENERAL 13 V.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 13 VI. DEFINICIONES. 14 VII. POLÍTICAS GENERALES EMANADAS DE LAS LEYES Y LINEAMIENTOS, PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS 20 VIII. PROCEDIMIENTOS. 37 VIII.1 EMISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. Y CORRESPONDENCIA DE ENTRADA 38 VIII.1.1 Propósito. 39 VIII.1.2 Normas de Operación. 40 VIII.1.3 Diagrama de procedimiento. 42 VIII.1.4 Descripción. 43

3 de Antropología e Historia Página 3 Página VIII.2 APERTURA, INTEGRACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES. 44 VIII.2.1 Propósito. 45 VIII.2.2 Normas de Operación. 46 VIII.2.3 Diagrama de procedimiento. 48 VIII.2.4 Descripción. 49 VIII.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE O DE CONCENTRACIÓN. 51 VIII.3.1 Propósito. 52 VIII.3.2 Normas de Operación. 53 VIII.3.3 Diagrama de Procedimiento. 55 VIII.3.4 Descripción. 56 VIII.4 TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (TRANSFERENCIA PRIMARIA). 59 VIII.4.1 Propósito. 60 VIII.4.2 Normas de Operación. 61 VIII.4.3 Diagrama de Procedimiento. 63 VIII.4.4 Descripción. 64 VIII.5 TRÁMITE DE SOLICITUD DE DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DESTINO FINAL DE EXPEDIENTES (TRANSFERENCIA SECUNDARIA). 66 VIII.5.1 Propósito. 67 VIII.5.2 Normas de Operación. 68 VIII.5.3 Diagrama de Procedimiento. 69 VIII.5.4 Descripción. 70

4 de Antropología e Historia Página 4 Página IX. FORMATOS E INSTRUCTIVOS. 73 (El índice detallado de los formatos está en la página 74) X. ESQUEMA CONCEPTUAL. 126 XI. ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS. 128 XI.1 COORDINADORA NACIONAL DE ARCHIVOS DEL 129 XII. REFERENCIAS TEÓRICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 130 XIII. AUTORIZACIONES. 165

5 de Antropología e Historia Página 5 I INTRODUCCIÓN El Manual de Normas, Políticas y Documentos y Archivos del tiene como propósito, regular y normar el proceso de administración de los documentos relacionados con la organización de los archivos y conservación de los documentos y expedientes que se generen, obtengan, adquieran o transformen en las diversas áreas y unidades administrativas del Instituto Nacional de Antropología e Historia así como el flujo y ciclo vital de dichos materiales desde su origen hasta su disposición final o transferencia a un archivo histórico y describe los criterios específicos y procedimientos.

6 de Antropología e Historia Página 6 II. FUNDAMENTOS Y MOTIVOS La finalidad de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental es proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los Órganos Constitucionales Autónomos o con autonomía legal y cualquier otra entidad federal. Por tal motivo, resulta indispensable que los documentos y expedientes en poder de los sujetos obligados, se organicen y conserven bajo los criterios uniformes que permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad. Uno de los objetivos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, consiste en mejorar la organización, clasificación y manejo documental de los sujetos obligados, motivo por el cual corresponde al Archivo General de la Nación (AGN), en coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI), expedir lineamientos para la catalogación, conservación de documentos administrativos y la organización de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, según se desprende de los artículos 4, fracción V y 32 de dicho ordenamiento legal. En tal virtud, el 20 de febrero del 2004 fueron publicados en el Diario Oficial de la Federación los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, los cuales tienen por objeto garantizar al interior de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la integridad y conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, permitiendo a su vez, conformar la memoria institucional de las dependencias. Por otro lado, las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos, elaborando y poniendo a disposición del público en general, una guía simple con los sistemas de clasificación y catalogación, de conformidad con lo dispuesto por el articulo 32 de la Ley de Transparencia (LFTAIPG). Por su parte, los artículos 29 fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información y 43 de su Reglamento, disponen que el Comité de Información de cada dependencia o entidad, establecerá y supervisará la aplicación de los criterios específicos para la conservación de documentos administrativos y la organización de archivos, tomando en consideración los lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el IFAI, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos.

7 de Antropología e Historia Página 7 Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación, así como de la organización del archivo, en cumplimiento a lo establecido en el articulo 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Asimismo, el numeral 42 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Federal (LFTAIPG), dispone que las dependencia y entidades solo estarán obligadas a entregar documentos que se encuentren en sus archivos. La obligación de acceso a la información se dará por cumplida cuando se pongan a disposición del solicitante, para consulta los documentos en el sitio donde se encuentren; o bien, mediante la expedición de copias simples, certificadas o cualquier otro medio que se trate, pero se entregará en su totalidad o parcialmente, a petición del solicitante. En razón de lo anterior, resulta indispensable que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, cuenten con servidores públicos responsables de la coordinación de los archivos, de la gestión documental, así como de los archivos de trámite, concentración y en su caso, histórico. En tal virtud, a fin de dar cumplimiento a lo establecido en las disposiciones señaladas en párrafos anteriores, fueron elaborados y sometidos a la consideración y aprobación del Comité de Información de esta Dependencia, criterios específicos y procedimientos para la administración integral de sus documentos, expedientes y archivos. Otro finalidad de este manual es la de contribuir al conocimiento y a la capacitación del personal responsable del manejo de archivos, con el objeto de elevar la eficiencia y productividad de las funciones del. Cabe aclarar que el diseño del manual y las temáticas seleccionadas responden a las necesidades que la misma institución demanda. Es por ello que nos enfocamos al tipo de información que en el se maneja. El presente manual contiene cada uno de los procedimientos establecidos en la Ley, con sus correspondientes diagramas de flujo, así como la descripción de los instrumentos de consulta y de control archivístico, formatos e instructivos de llenado que deben ser utilizados, así como un glosario técnico.

8 de Antropología e Historia Página 8 Es importante subrayar que el presente manual. Tiene un carácter normativo, de difusión y apoyo a los usuarios del mismo, por tanto es responsabilidad de titulares del área y unidades administrativas de esta dependencia su debida observancia en el cumplimiento de los objetivos institucionales y las atribuciones conferidas. En tanto no existan disposiciones de la Administración Pública que impliquen cambios en el mismo, continuará la vigencia de este manual, en caso contrario las instancias correspondientes del Instituto emitirán las modificaciones pertinentes. Por último, es conveniente que para una utilización eficiente del presente manual se lea de manera previa las Referencias Teóricas de la Gestión Documental, con el propósito de familiarizarse con los conceptos y procedimientos básicos del trabajo de los archivos.

9 de Antropología e Historia Página 9 III. BASE LEGAL EN MATERIA DE ARCHIVOS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. LEYES Ley de Adquisiciones y Obras Públicas. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de Planeación. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley Federal de Derechos de Autor. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley General de Bienes Nacionales. Ley General de Educación. Ley Orgánica del Instituto Nacional de Antropología e Historia. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley para Coordinar y Promover el Desarrollo Científico y Tecnológico. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Ley del Presupuesto de Egresos de la Federación.

10 de Antropología e Historia Página 10.REGLAMENTOS Reglamentos de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. Reglamento de la Ley Federal de Derechos de Autor. Reglamento del Consejo de Arqueología. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento sobre Publicaciones y Revistas Ilustradas. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Condiciones Generales de Trabajo del Instituto Nacional de Antropología e Historia. Manual General de Organización 2007, del. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (Secretaría de Gobernación). D.O. 20 de febrero del Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública). D. O. 18 de agosto del Lineamientos para la Elaboración de versiones públicas, por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública). D. O. 13 de abril del Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal para Notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los Indices de Expedientes Reservados. (Instituto Federal de Acceso a la Información Pública). D.O. 9 de Diciembre del 2003.

11 de Antropología e Historia Página 11 Lineamientos para la Protección de datos personales Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental. Norma General de Información Financiera Gubernamental. SHCP. Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal. Código de Conducta del Instituto Nacional de Antropología e Historia.

12 de Antropología e Historia Página 12 IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN Los criterios específicos y procedimientos previstos en el presente Manual, resultan aplicables para todos los titulares y administradores de las áreas, unidades administrativas y Centros en todo el país. En lo relativo a la organización de archivos y conservación de documentos y expedientes, la elaboración, aplicación, instrumentación y difusión es responsabilidad de la Coordinadora de Archivos de la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia y corresponde al Comité de Información del, su aprobación, para ser sometido a consideración de la COMERI, a efecto de que adopte el carácter de norma interna.

13 de Antropología e Historia Página 13 V. OBJETIVOS V.1 Objetivo General Dotar al con una herramienta administrativa, que permita, establecer criterios específicos y procedimientos que deberán tomar en consideración las áreas y unidades administrativas del para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier titulo en sus archivos. V.2 Objetivos específicos IV.2.1 Establecer un conjunto de métodos destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, localización, uso, selección, y destino final de los documentos de archivo, teniendo como base las disposiciones aplicables en la materia. IV.2.2 Determinar las actividades esenciales de los responsables de la coordinación de archivos, del control de gestión documental y de los archivos de trámite, concentración e histórico, respectivamente, en lo relativo a la administración y conservación de documentos de archivos. IV.2.3 Desarrollar un sistema de archivos, promoviendo su modernización integral.

14 de Antropología e Historia Página 14 VI. DEFINICIONES

15 de Antropología e Historia Página 15 Para efecto del presente Manual, además de las definiciones contenidas en el articulo 3 de la LFTAIPG; 2 de su reglamento y las demás previstas en el lineamiento segundo de los lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de la dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero del 2004, se entenderá por: Acervo: Conjunto de documentos. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir, y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. Apertura de expedientes: Conjunto de operaciones para iniciar un expediente con el primer documento que lo origina. Apócrifo: Dícese, por oposición a auténtico, del documento o libro cuyo texto es sospechoso, dudoso o reconocido como falso, o que está suscrito por quien no merece ninguna fe de crédito. Archivalía: Conjunto de materiales documentales conservados en un archivo. Archivar: Operación que consiste en guardar documentos o expedientes en un archivo. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias o entidades. Archivo directo: Es un archivo generalmente pequeño que puede consultarse sin ningún tipo de instrumento por lo reducido de su tamaño generalmente ordenado conforme al alfabeto Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias o entidades y que permanecen en el hasta su destino final. Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir, y divulgar la memoria documental institucional. Archivos electrónicos: Son aquellos que se procesan y guardan en computadoras. Archivonomía: Es la técnica que trata de la creación, organización y administración de los archivos.

16 de Antropología e Historia Página 16 Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. Catalogar: Es la acción de elaborar las fichas catalográficas, que además de los datos generales del documento: Asunto, fechas, lugares, autor, destinatario, clasificación, incluyen una breve descripción del contenido. Catálogo: Conjunto de cédulas que ordenadamente integran la fuente de información en una institución, respecto a sus acervos documentales. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Cédula de referencia: Tarjeta auxiliar que sirve para anunciar un dato de importancia en el proceso de clasificación. Centros documentales: Lugares destinados para recibir, organizar, custodiar y proporcionar información. Clasificar: Ordenación física de los expedientes de acuerdo a un sistema preestablecido, también es la asignación de una clave numérica, alfabética, alfanumérica incluso cromática, con el propósito de agruparlos por algún principio. Es también la acción de calificar a los documentos como públicos, reservados o confidenciales. Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad. Clave Topográfica: Conjunto de datos relacionados con la ubicación física de los expedientes. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivos. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

17 de Antropología e Historia Página 17 Documentación activa: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. Documentación histórica: Aquella que contiene evidencia información y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad. Debe conservarse permanentemente. Documentación semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse (cierto tiempo) por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración. Documento de Archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal, o contable, creado, recibido. Manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivos ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. Foja: Papel de forma rectangular y de diversidad de tamaños y espesor, que consta de dos caras o páginas, o sea, el anverso y el reverso. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por el, con cuyo nombre se identifica. Fondo de archivo: Conjunto de documentos, dibujos e impresos, recibidos y formulados oficialmente para una administración o por uno de sus funcionarios. Glosario: Catálogo o vocabulario de palabras con explicación de cada una de ellas. Guía: Material de apoyo provisto de una pestaña saliente, que sirve para dividir expedientes o tarjetas. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).

18 de Antropología e Historia Página 18 Legajo: Es una parte de las varias en que se puede dividir un expediente, ya sea por su volumen o por sus conceptos. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en presentes lineamientos. Recepción directa: Por recepción directa se entiende el recibo, en ventanilla, de documentos que entregan gestores y mensajeros, o bien, los propios interesados. Registro de correspondencia: Es el control de la recepción, trámite y salida de la correspondencia. Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las facultades y atribuciones de las áreas y unidades administrativas del, previstas en el Manual General de Organización. Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. Serie documental: Conjunto de documentos seleccionados por tener características comunes entre sí, como lo de referirse a temas específicos. Series numéricas: Registro de numeración progresiva que se aplica para el control de la correspondencia de entrada y salida. Subfondo: Subdivisión de un fondo, correspondiente a las áreas y unidades administrativas orgánicamente adscritas al. Transferencia primaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) Transferencia secundaria: Es el traslado de los expedientes que ya no tienen vigencia administrativa, fiscal o legal y previo proceso de valoración, a su depuración o al archivo histórico. Valor administrativo: Es la condición de aquellos documentos que se encuentran relacionados directamente con el funcionamiento de las áreas y unidades administrativas del. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales, o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios) o bien evidenciales, testimoniales, e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

19 de Antropología e Historia Página 19 Valor evidencial: Es la condición de aquellos documentos cuya utilidad constante reflejan derechos permanentes de las personas físicas y morales. Valor contable: Es la condición de aquellos documentos elaborados por cada una de las áreas y unidades administrativas del, relacionados con la información generada por los sistemas de contabilidad, los libros de contabilidad y registros contables, los documentos contables y de afectación contable comprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto público o autorizaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público que los sustituyan, los catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilidad y cualquier otro instructivo de carácter contable y registros sociales, los diseños, diagramas, manuales y cualquier otra información para operar el sistema electrónico de contabilidad, los expedientes de cierre, la información grabada en disco óptico y la microfilmada en la materia así como los depósitos bancarios, facturas y avisos de cargo o débito. Valor fiscal: Es la condición de aquellos documentos generados por cada una de las áreas y unidades administrativas del, relacionadas con el cumplimiento de las disposiciones que contemplan impuestos, aportaciones de seguridad social, contribuciones de mejoras, derechos, accesorios de las contribuciones, aprovechamientos, productos, y créditos fiscales de conformidad con la legislación fiscal vigente. Valor informativo: Es la condición de aquellos documentos cuya utilidad permanente es aportar datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio de cualquier campo del conocimiento. Valor legal: Es la condición de aquellos documentos que se encuentran relacionados directamente con el ejercicio de las atribuciones y facultades de cada una de las áreas y unidades administrativas del. Valor testimonial: Es la condición de aquellos documentos cuya utilidad permanente permite reflejar la evolución de la unidad administrativa que los creo. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales, o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

20 de Antropología e Historia Página 20 VII. POLÍTICAS GENERALES EMANADAS DE LAS LEYES Y LINEAMIENTOS, PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

21 de Antropología e Historia Página 21 POLÍTICAS GENERALES El presente instrumento normativo (Manual) tiene por objeto establecer las políticas, bases y lineamientos generales para una adecuada Gestión Documental. El Instituto Nacional de Antropología e Historia debe contar con un Área Coordinadora de Archivos que será responsable de asesorar y capacitar a las demás Áreas y Centros, en materia de gestión documental, en este caso la función recae en la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia y su Programa de Ordenamientos de Archivos Corresponde al Instituto Nacional de Antropología e Historia y a la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia el manejo de las políticas y lineamientos recomendados para garantizar la adecuada gestión documental, así como establecer las condiciones y criterios para el correcto manejo, archivo e intercambio de documentación, con el fin de garantizar su organización, conservación, integridad y disponibilidad cumpliendo con lo establecido en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y demás disposiciones legales en esta materia. Debido a la naturaleza dinámica de los procedimientos y políticas, este Manual de Normas y Procedimiento de la Gestión Integral de los Documentos y Archivos del, será enriquecido de manera continúa y respaldado mediante el establecimiento de políticas específicas, procedimientos, prácticas recomendadas, estándares, y herramientas de apoyo. El personal del Instituto Nacional de Antropología e Historia que se encarga de la Gestión Documental y clasificación de archivos, deberá ser capacitado por personal especializado de la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia. Cualquier omisión al cumplimiento de las normas y procedimientos de este manual dará lugar a que se finquen las sanciones y responsabilidades que se establecen en: Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y las Condiciones Generales de Trabajo del Instituto Nacional de Antropología e Historia. Para efectos del presente instrumento se entenderá por: Instituto: Al Instituto Nacional de Antropología e Historia. Biblioteca : Biblioteca Nacional de Antropología e Historia Manual: Al Manual de Normas, Políticas y Documentos y Archivos del cuyo objetivo es asentar amplia y detalladamente las políticas y Procedimientos que lo rigen.

22 de Antropología e Historia Página 22 LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. R de la LFTAIPG: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. LGPOyCADEAPF: Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. LGCyDIDyEAPF: Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. LEVPDEAPF: Lineamientos para la Elaboración de Versiones Públicas, por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal LODEAPFIFAIPIER: Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los Indices de Expedientes Reservados.

23 de Antropología e Historia Página 23 1) De la Organización de los archivos El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, expedirá los lineamientos que contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades. (Art. 42 del R de la LFTAIPG). Cuando la especialidad de la información o de la unidad administrativa lo requieran, los Comités establecerán criterios específicos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades, siempre que no se contravengan los lineamientos expedidos conforme al articulo anterior. Dichos criterios y su justificación deberán publicarse en el sitio de internet de las dependencias y entidades, dentro de los diez días hábiles siguientes a que se emiten o modifiquen. (Art. 43 del R de la LFTAIPG). Todo documento en posesión de la dependencias y entidades formará parte de un sistema de archivos de conformidad con los lineamientos y criterios a que se refiere este capitulo: dicho sistema incluirá al menos, los procesos para el registro o captura, la descripción desde el grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final, entre otros que resulten relevantes. (Art. 44 del R de la LFTAIPG). Los actos y procedimientos que se encuentren en trámite ante las unidades administrativas de la dependencias y entidades, así como las resoluciones definitivas que se adopten por éstas, deberán contar con la documentación que lo sustente. (Art. 45 del R de la LFTAIPG). De conformidad a los lineamientos a que se refiere el articulo 42 de este Reglamento, los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capitulo. (Art. 46 del R de la LFTAIPG).

24 de Antropología e Historia Página 24 1) De la Organización de los archivos El Instituto Nacional de Antropología e Historia deberá asegurar la organización, disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de sus archivos. (Cap. II, Disposición 5 de LGPOyCADEAPF). El Instituto Nacional de Antropología e Historia deberá contar con un Área Coordinadora de Archivos que será responsable de asesorar y capacitar a las demás áreas, en este caso la función recae en la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia. (Cap. II Disposición 6 de LGPOyCADEAPF). El área responsable de coordinar la gestión documental tendrá las siguientes funciones: - Apoyar al Comité de Información mecanismo creado por la LFTAIPG para aplicar los preceptos de transparencia en las dependencias públicas, en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos. - Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información - Elaborar en coordinación con los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico del el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catalogo de Disposición Documental, y el Inventario General de Expedientes del Instituto. - Coordinar las acciones de los archivos de trámite - Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el Instituto. - Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del Instituto. - Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación. - Coordinar con el área de tecnologías de la información del Instituto las actividades destinadas a elevar la eficiencia de la Gestión Documental. (Cap. II Disposición 6 de LGPOyCADEAPF). El Instituto a través del Área Coordinadora de Archivos deberá elaborar una Guía Simple de Organización de Archivos basada en el Cuadro General de Clasificación Archivística que deberá contener la descripción básica de sus series documentales. (Cap. II Disposición 7 de LGPOyCADEAPF). Elaborará la relación de los responsables de archivos de trámite, de concentración e histórico, con el cargo, nivel de estudios, dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos. (Cap. II Disposición 7 de LGPOyCADEAPF).

25 de Antropología e Historia Página 25 2) Del control de Gestión Documental Cada Secretaría, Coordinación Nacional o Dirección de área del Instituto Nacional de Antropología e Historia determinará el número de áreas responsables de realizar las siguientes funciones: - Recibir y distribuir la correspondencia de entrada. - Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida. - Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas. (Cap. II Disposición 8 de LGPOyCADEAPF). El área coordinadora de archivos y el área responsable de la gestión documental deberán elaborar una ficha o registro de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que de lugar el documento ingresado a la unidad administrativa, el registro diario de correspondencia recibida, y el de emitida. Formatos 3 y 4 incluidos en este manual y que señalan los elementos que deben de contener. (Cap. II Disposición 9 de LGPOyCADEAPF). 3) De los archivos de trámite El Instituto Nacional de Antropología e Historia deberá tener en cada área administrativa y Centros un Archivo de Trámite. Los responsables de los Archivos de Trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa quien definirá su nivel jerárquico de acuerdo con el perfil elaborado para tal caso (ver formatos 14 y 15) y tendrá las siguientes funciones: - Coordinar y supervisar en su área el cumplimiento de este manual. - Integrar los expedientes del archivo. - Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, y la vigente conforme al Catálogo de Disposición Documental. - Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o en su caso con el Archivo de Concentración, en la elaboración del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General. - Elaborar los inventarios de transferencia primaria. - Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar la transferencias primarias al Archivo de Concentración, conforme al Catálogo de Disposición Documental. (Cap. II Disposición 10 de LGPOyCADEAPF).

26 de Antropología e Historia Página 26 4) Del archivo de concentración El Instituto Nacional de Antropología e Historia deberá contar con un Archivo de Concentración, adscrito en su caso, al Área Coordinadora de Archivos. Igual debe existir un Archivo de Concentración en cada Centro y en aquellas áreas que requieran tener cerca su documentación semiactiva. El responsable de este archivo deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística y será nombrado por el titular del Instituto quien definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones: - Recibir de los Archivos de Trámite la documentación semiactiva. - Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al Catálogo de Disposición Documental. - Solicitar al Área Coordinadora de Archivos de la dependencia o entidad, en su caso, con el visto bueno de la unidad administrativa generadora, la baja de los expedientes para determinar su destino final, la depuración o el paso al archivo Histórico. - Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración del Cuadro General de Clasificación, el Catalogo de Disposición Documental y el Inventario General. - Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria. - Valorar en coordinación con el Area Coordinadora de Archivos y el Archivo Histórico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al Catalogo de Disposición Documental. - Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al Archivo Histórico del Instituto. (Cap. II Disposición 11 de LGPOyCADEAPF). 5) Del Archivo histórico El Instituto establecerá un Archivo Histórico, adscrito al Área Coordinadora de Archivos, al igual debe existir uno en cada Centro y en algunas áreas que por su naturaleza requieren de tener para consulta de investigadores su documentación con valor histórico., tales como las Coordinaciones Nacionales de Arqueología, Antropología, Conservación del Patrimonio Cultural, Monumentos Históricos, la Dirección de Estudios Históricos, los Museos y las Escuelas del Instituto. El responsable de éste deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística, será nombrado por el titular del Instituto quien definirá su nivel jerárquico y cumplirá las siguientes tareas: - Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos o en su caso, con el Archivo de Concentración. En la elaboración del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General. - Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico para el dictamen del Archivo General de la Nación.

27 de Antropología e Historia Página 27 - Recibir los documentos con valor histórico enviados por el Archivo de Concentración. - Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico. - Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos electrónicos. - Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta. (Cap. II Disposición 12 de LGPOyCADEAPF). 6) De los instrumentos de consulta y de control archivístico El Instituto Nacional de Antropología e Historia deberá asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos. Por lo que deberán contar al menos con los siguientes documentos: - El Cuadro General de Clasificación Archivística. (formato 10). - El Catalogo de Disposición Documental. (formato 11). - Los Inventarios Documentales (General, de transferencia, de baja, de documentos reservados y confidenciales) (formatos 5, 6 y 7). - Guía simple de Organización de Archivos. (formato 12). - El registro diario de correspondencia recibida. (formato 3) - El registro diario de correspondencia emitida. (formato 4) (Cap. II Disposición 13 de LGPOyCADEAPF). El Instituto a través del Área Coordinadora de Archivos elaborará un Cuadro General de Clasificación Archivística. La estructura del cuadro general de clasificación será jerárquica atendiendo los siguientes niveles: Fondo.- Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. Sección.- Cada una de las divisiones del fondo basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Serie.- División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. Lo anterior sin perjuicio de que existan niveles intermedios ( subsecciones o subseries), según los requerimientos de las dependencias o entidades. Los niveles podrán identificarse mediante una clave alfabética, numérica o alfanumérica, según sea el caso. (Cap. II Disposición 14 de LGPOyCADEAPF). 7) De los expedientes de archivo Invariablemente y además de contener los documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior, (formato 8) la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística. (Formato 10). (Cap. II Disposición 16 de LGPOyCADEAPF).

28 de Antropología e Historia Página 28 8) De la conservación de archivos El titular del Área Coordinadora de Archivos, actualizará periódicamente el Catálogo de Disposición Documental (formato 11).estableciendo los periodos de vigencia de las series documentales y su carácter de reserva o confidencialidad como propuesta para que lo apruebe o modifique el Comité de información. (Cap. III Disposición 17 de LGPOyCADEAPF). En los plazos de conservación de los archivos se tomará en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, al plazo de conservación se adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el Catalogo de Disposición Documental, si este fuera mayor al primero. Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más después de la conclusión de su vigencia documental. (Cap. III Disposición 18 de LGPOyCADEAPF). Al concluir los plazos establecidos en el lineamiento anterior, las dependencias y entidades, a través del Área Coordinadora del Archivos, se solicitaran al Archivo General de la Nación o a la SHCP un dictamen de valoración para determinar el destino final de los documentos. (Cap. III Disposición 19 de LGPOyCADEAPF). Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la Nación o la SHCP y las actas de baja documental o de transferencia secundaría deberán digitalizarse y publicarse en el sitio de INTERNET del. (Cap. III Disposición 20 de LGPOyCADEAPF). Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación y de la SHCP, deberán conservarse en el Archivo de Concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el Catalogo de Disposición Documental. (Cap. III Disposición 21 de LGPOyCADEAPF). Las dependencias y entidades adoptarán medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros. - Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo (temporal o definitivo) de los documentos. - Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos. (Cap. III Disposición 22 de LGPOyCADEAPF).

29 de Antropología e Historia Página 29 9) De los documentos electrónicos El Instituto, tomará las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de su información. (Cap. IV Disposición 23 de LGPOyCADEAPF). El Instituto, aplicará las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales. (Cap. IV Disposición 24 de LGPOyCADEAPF). El Instituto realizará programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos, de acuerdo con sus recursos. (Cap. IV Disposición 25 de LGPOyCADEAPF). Transitorios Las designaciones de los titulares de los archivos de las dependencias y entidades a que a que se refieren los lineamientos sexto, décimo, undécimo, duodécimo, deberán notificarse al Archivo General de la Nación y al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, a más tardar 30 días hábiles posteriores a la publicación de los presentes lineamientos. Asimismo las áreas de archivo contarán con los servidores públicos de apoyo que se consideren necesarios, de conformidad con las necesidades de aquellas y las previsiones presupuestales correspondientes. (Transitorios 2 de LGPOyCADEAPF). El instructivo para la elaboración de la guía simple de archivos, será publicado en el sitio de internet del Archivo General de la Nación dentro de los 60 días hábiles posteriores a la publicación de los presentes lineamientos. (Transitorios 3 de LGPOyCADEAPF). La Guía simple de Archivos deberá estar publicada en los sitios de internet de las dependencias y entidades. (Transitorios 4 de LGPOyCADEAPF). Las dependencias y entidades deberán contar con el cuadro General de Clasificación Archivística así como con el Catálogo de Disposición Documental. Los Catálogos ya existentes en las dependencias y entidades a la a la entrada en vigor de los presentes lineamientos, deberán ser adecuados de conformidad con lo dispuesto por el lineamiento decimoséptimo. (Transitorios 5 de LGPOyCADEAPF). El primer Catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico a que se refiere el lineamiento decimoséptimo, deberá enviarse al Archivo General de la Nación. (Transitorios 6 de LGPOyCADEAPF).

30 de Antropología e Historia Página 30 La dependencias y entidades deberán contar con un calendario institucional en el que se establezcan fechas para la organización total de sus archivos, así como un informe de la situación que guarda el cumplimiento de los presentes Lineamientos. Lo anterior, deberá publicarse en los sitios de internet de cada dependencia o entidad. (Transitorios 7 de LGPOyCADEAPF). El inventario General a que se refiere la fracción III inciso a del lineamiento decimotercero, deberá estar concluido a más tardar el 31 de diciembre de 2004 e incluirá únicamente las series documentales respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier titulo con anterioridad al 12 de junio del (Transitorios 8 de LGPOyCADEAPF). El primero de enero del 2005 se iniciará la elaboración del inventario general por expedientes, respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier titulo. (Transitorios 8 de LGPOyCADEAPF). 10) De la clasificación de archivos El Instituto Nacional de Antropología e Historia estará obligado a clasificar la información en pública, reservada o confidencial, conforme lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. (LFTAIPG). (Capitulo I disposición 1 de LGCyDIDyEAPF). Para fundar la clasificación de la información deberá señalarse el o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le otorgan el carácter de clasificada. En el caso de información reservada (que se señala con las siglas RET y a continuación el número de años de reserva), deberá asimismo, establecerse el periodo de reserva. La información confidencial (que se indicará con las siglas CON) permanecerá como tal por tiempo indefinido salvo lo que indique la legislación aplicable. (Capitulo I disposición 2 de LGCyDIDyEAPF). Los titulares de las unidades administrativas motivarán la clasificación de la información únicamente en caso de que considere reservada o confidencial. (Capitulo I disposición 6 de LGCyDIDyEAPF). En los expedientes y documentos que contengan partes o secciones reservadas o confidenciales los titulares de las unidades administrativas deberán señalar aquellas que para su publicidad deban omitirse a efecto de identificarlas. Asimismo deberán reproducir la versión pública de los expedientes o documentos en caso de recibir una solicitud respecto de los mismos, sin perjuicio de que el Instituto determine elaborar versiones públicas en cualquier momento. (Capitulo I disposición 7 de LGCyDIDyEAPF).

31 de Antropología e Historia Página 31 Al clasificar la información con fundamento en alguna de las fracciones establecidas en el articulo 13, 14 o 18 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, no será suficiente que el contenido de la misma este directamente relacionado con las materias que se protegen en dichos artículos, sino que deberá también considerarse la existencia de elementos objetivos que permitan determinar si la difusión de la información causaría un daño presente, probable y específico a los interese jurídicos tutelados por dichos preceptos. (Capitulo I disposición 8 de LGCyDIDyEAPF). Todos los expedientes o documentos deben clasificarse de conformidad con lo dispuesto por la Ley (LFTAIPG). (Capitulo I disposición 9 de LGCyDIDyEAPF). Los Titulares de las Unidades Administrativas, deberán tener conocimiento y llevar un registro de los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones, tengan acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, asimismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos, tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de información clasificada. (Capitulo I disposición 10 de LGCyDIDyEAPF). En ausencia de los titulares de las unidades administrativas, la información será clasificada o desclasificada por el servidor público que los supla, en los términos del Reglamento interno o estatuto orgánico que corresponda. (Capitulo I disposición 11 de LGCyDIDyEAPF). En el intercambio de información entre sujetos obligados para el ejercicio de sus atribuciones, los documentos deberán señalar la clasificación, en su caso. (Capitulo I disposición 12 de LGCyDIDyEAPF). 11) De la desclasificación de archivos Los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales podrán desclasificarse cuando: - Haya transcurrido el periodo de reserva que indique la leyenda. - No habiendo transcurrido el periodo de reserva, ya no subsistan las causas que dieron origen a la clasificación, atendiendo las circunstancias de modo, tiempo y lugar. (Capitulo I disposición 13 de LGCyDIDyEAPF). La desclasificación puede llevarse a cabo por: - El titular de la unidad administrativa que clasificó la información - El Comité de Información del. - El Instituto Federal de Acceso a la Información. (IFAI). (Capitulo I disposición 14 de LGCyDIDyEAPF).