HISTORIAL DE REVISIONES

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1 Departamento: Documento: DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN MANUAL DE USUARIO PARA SOLICITUD DE CUANTÍA DOMÉSTICA, ES DECIR, AUTORIZACIÓN PARA COMPRA DE COMBUSTIBLE MÁXIMO 2000 GALONES AL MES POR PRODUCTO. N Documento 004-ARCH-ISW-M-2015 Revisión: Fecha: Próxima Revisión: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 0 01/03/2015 Dayhana Calderón Soraya Matute Diego Madrid 1 06/08/2015 Esteban Sanchez Soraya Matute Diego Madrid 2 14/09/2015 Soraya Matute Soraya Matute Soraya Matute 3 05/10/2015 Claudio Jiménez Soraya Matute Soraya Matute HISTORIAL DE REVISIONES No. Revisión: Fecha: Páginas Revisadas: Motivo de la revisión: 1 01/03/ Mejoras en la interfaz de usuario. 2 14/09/ Actualización de requerimientos mínimos. 3 05/10/16 6 Actualización página web de la ARCH Control de Distribución Ubicación del Documento: Controlada No Controlada Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones. X Pág.1

2 INTRODUCCIÓN La cuantía doméstica es el proceso mediante el cual la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero emite una autorización, para que el consumidor final y otros, puedan comprar combustible en bidones (canecas, tanques pequeños, galones) y transportarlo cumpliendo con las debidas normas de seguridad, hacia el lugar donde se encuentra la maquinaria y/o equipos, que por tener ciertas características no pueden trasladarse hacia las estaciones de servicio para su abastecimiento. La actividad económica que realiza esta maquinaria debe ser lícita. Pág.2

3 MANUAL DE USUARIO REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL USO DEL SISTEMA Para el uso eficiente del sistema se recomienda cumplir con los siguientes requisitos mínimos: 1. Internet con una velocidad de bajada 512Mbps o superior y de subida 512Mbps o superior. 2. Tener instalado en el computador uno de los siguientes navegadores de internet: - Mozilla 39 o superior - Google Chrome 44 o superior - Opera 31 o superior - Internet Explorer 11 o superior IMPORTANTE Este sistema pretende reducir el tiempo en la asignación de una cuantía doméstica al consumidor final que lo requiera a nivel nacional. Es importante aclarar que el sistema dispone de mensajes y comentarios que deben ser cuidadosamente leídos por el usuario a fin de tomar la acción más conveniente. Los mensajes que se muestran en color rojo muestran información crítica o de relevancia. Los mensajes que se muestran en color azul son informativos. Los mensajes que se muestran en pantalla en color verde son advertencias o guías para el usuario durante el uso del sistema. Pág.3

4 ÍNDICE HISTORIAL DE REVISIONES... 1 INTRODUCCIÓN... 2 OBTENCIÓN DE USUARIO Y CLAVE... 5 INGRESO AL SISTEMA DE CUANTÍAS DOMÉSTICAS - SISCOH... 9 Pasos para llenar un formulario electrónico por primera vez... 9 Anular un formulario electrónico Verificar si el formulario de solicitud fue calificado como NO VÁLIDO Verificar si el formulario de solicitud fue APROBADO o RECHAZADO Verificar fechas de Retiro Combustible Documentos habilitantes para comprar el combustible en la estación de servicio Documentos habilitantes para transportar el combustible a la ubicación de destino Períodos de fechas en las que debo realizar las compras Compras realizadas Cuando usar las notificaciones electrónicas Mi cuenta Actualizar Datos Cambiar Clave Cerrar sesión RECUPERAR CLAVE Pág.4

5 OBTENCIÓN DE USUARIO Y CLAVE PASO 1 Digitar en el navegador de su preferencia (Mozilla Firefox, Google Chrome u Opera) para ingresar a la página web de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero. PASO 2 En la parte superior de la dar clic en MENÚ donde aparecerá las opciones de menú en la parte izquierda: Pág.5

6 PASO 3 Seleccionar Programas / Servicios nos mostrara todos los Sistemas de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero. A continuación elegimos Sistema de Cuantías Domésticas (Solicitante / Funcionario). NOTA IMPORTANTE: Para ingresar directamente al sistema ubicarse en la sección de Enlaces de interés y dar clic en el ícono de Cuantías Domésticas (Solicitante / Funcionario) Pág.6

7 PASO 4 Si usted no cuenta con un usuario y clave para ingresar al sistema, dar clic en Registrarse. PASO 5 Seleccione si desea registrarse con número de cédula o pasaporte, ingrese el número de identificación y presione el botón Buscar para obtener sus datos. Clic aquí volver al inicio del sistema Buscar su identificación para registrarse Clic aquí para registrarse Pág.7

8 PASO 6 Complete la información, ingrese un correo electrónico, y finalmente dar clic en Registrarse. Si usted no tiene una cuenta de correo use los siguientes servicios de correo que existen: yahoo, hotmail, gmail, etc. PASO 7 El sistema le enviará un mensaje a su correo electrónico con su usuario y clave. Si el correo electrónico no le llega a su bandeja de entrada por favor revíselo en correos no deseados o SPAM. Pág.8

9 INGRESO AL SISTEMA DE CUANTÍAS DOMÉSTICAS - SISCOH Ingrese su usuario y clave enviados a su correo electrónico para ingresar al sistema y presione el botón Aceptar Cédula de Identidad Clave Una vez dentro del sistema ubicar en la parte derecha el menú de opciones o en la parte inicial. Si no lo visualiza disminuya el zoom de su navegador presionando la tecla Ctrl y la tecla - al mismo tiempo varias veces hasta visualizar el menú. Donde indica la normativa y el concepto técnico que se aplica para las Cuantías Domesticas. A continuación seleccionar el tipo de requerimiento: Nueva Autorización: Cuando solicita por primera vez una autorización de cuantía doméstica para su actividad de trabajo o un nuevo proyecto. Renovación: Cuando tiene una cuantía doméstica que se encuentra caducada o próxima a caducarse y requiere renovarla para el mismo volumen. Reformar: Cuando una requiere una cuantía doméstica para un mayor volumen de combustible. Pasos para llenar un formulario electrónico por primera vez PASO 1. Seleccionar Nueva Autorización Al solicitar su cuantía doméstica con RUC, el sistema permite el ingreso de varios formularios con un mismo número de establecimiento únicamente para las siguientes actividades, por la naturaleza de las condiciones en las que se desarrollan: - Mantenimiento Móvil de Maquinaria - Construcción/ Vialidad / Obra Civil y - Alquiler Maquinaria / Maquinaria Pesada Pág.9

10 Para el resto de actividades el sistema permite ingresar un formulario por establecimiento. Menú de opciones. PASO 2. Completar información previa para la búsqueda del solicitante y aceptar términos del servicio. PASO 2.1 Seleccionar un solicitante, para ello dar clic en el botón Buscar. Clic aquí para buscar un solicitante. Nos mostrara la información del RUC del solicitante Pág.10

11 IMPORTANTE: El sistema solo le permite solicitar una cuantía con RUC que tengan establecimientos activos. Para poder continuar debe completar los campos obligatorios que tienen el * Completar información (teléfonos) PASO 2.2 Clic aquí para continuar Para poder continuar debe completar los campos obligatorios que tienen el *, Pág.11

12 Seleccione la actividad en la que usará el combustible Clic aquí para continuar PASO 3. Llenar el formulario de solicitud de cuantía doméstica. A continuación nos aparecerá el formulario con varias secciones de información las cuales tenemos que completar para obtener la Autorización de la Cuantía Domestica Pág.12

13 Tipo de Requerimiento Información obtenida del Servicio de Rentas Internas Pág.13

14 Al seleccionar que era una NUEVA AUTORIZACION, y si era o no era Abastecimiento a comunidades ya sale precargada la información de Tipo de requerimiento. La sección de Datos del Formulario se completara automáticamente al completar el proceso. La siguiente parte del formulario son los datos de identificación que los obtiene del Servicio de Rentas Internas (SRI). Tipo de Requerimiento Se completa al finalizar Información obtenida del Servicio de Rentas Internas PASO 3.1. Llenar la Actividad y Ubicación de destino del combustible. Según la Actividad que se haya elegido nos aparece la siguiente sección donde se tiene que llenar los campos obligatorios que tienen el asterisco (*) que se refieren a la actividad, ubicación y destino del combustible Ingrese el lugar exacto en donde se utilizará el combustible Digite la actividad en la que usará el combustible Pág.14

15 PASO 3.2. Ingresar las personas autorizadas. La siguiente sección son las personas encargas de retirar el combustible, Se pueden agregar un máximo dos personas que serán autorizadas para comprar el combustible, para ello debe dar clic en Agregar persona. Clic aquí para agregar una persona Para buscar una persona, debe seleccionar el tipo de identificación cédula o pasaporte y dar un clic en el botón buscar, luego completar toda la información solicitada (teléfono celular) y finalmente dar clic en el botón Aceptar. Complete toda la información En el caso que se equivoque digitando la cedula de la persona que va a retirar el sistema le permite eliminar a la persona para poder registrar la correcta de ser el caso. Pág.15

16 Dar clic si desea eliminar a la persona En el caso de que dese poner más de dos personas para retirar el combustible el sistema le indica que no es posible: PASO 3.3. Ingresar los Centros de Distribución. La siguiente sección es de los Centros de Distribución, donde pueden agregar máximo dos centros de distribución para el abastecimiento del combustible para ello dar clic en el botón Agregar Centro de Distribución. Clic aquí para buscar y agregar un centro de distribución El sistema carga por defecto en la tabla de RESULTADOS DE LA BÚSQUEDA los centros de distribución de acuerdo a la dirección de destino del combustible. Ubicar en el listado la estación de servicio en la cual desea comprar el combustible y dar clic en Seleccionar para agregarla. Si en el listado no logra ubicar la estación de servicio deseada, usted puede hacer uso de otros métodos de búsqueda para localizar la estación de servicio: - Buscar por provincia, cantón, parroquia. - Buscar por nombre o comercializadora. - Buscar por Agencia Regional ARCH Pág.16

17 Utilice uno de estos métodos para buscar el centro de distribución. Clic en aquí para agregar la Estación de Servicio al formulario Una vez aplicado un método de búsqueda, utilice estos filtros para localizar el centro de distribución.. Si desea cambiar la estación de servicio por otra dar clic en el botón Eliminar Centro de Distribución y volver a agregar otro centro de distribución dando clic en Agregar Centro de Distribución. Dar clic si desea eliminar a la persona Pág.17

18 PASO 3.4 Sección consumo promedio de combustible de la maquinaria y/o equipos con los que cuenta para realizar su actividad Clic en el botón Agregar maquinaria para ingresar la información de cada una de las maquinarias con las que cuenta para realizar su actividad. Clic aquí para agregar maquinaria Ingresar la siguiente información para cada una de las maquinarias y/o equipos: - Placa / Serie. - Maquinaria. - Marca. - Modelo. - Estado (propio o arrendado). - El producto que consume la maquinaria. - Horas al día: Número de horas al día que utiliza la maquinaria. - Días al Mes: Número de días al mes que utiliza la maquinaria. - Galones por Hora: Cantidad de galones de combustible que consume la maquinaria por hora. - IMPORTANTE: El sistema automáticamente calcula la cantidad de galones que su maquinaria consume al mes. Clic aquí para eliminar la maquinaria del formulario Si su maquinaria está registrada en la ANT (Agencia Nacional de Tránsito), ingrese la placa y dar clic en Buscar Pág.18

19 Si su formulario es para abastecimiento a comunidades en esta sección usted debe ingresar el nombre y cédula de los solicitantes de la comunidad y el volumen que cada uno solicita. PASO 3.5 Sección frecuencia de retiro del combustible En la columna Frecuencia de Retiro (EN DÍAS), seleccionar cada cuantos días desea realizar los retiros.(1,2,3,5,6,10 y 15 días). PASO 3.6 Guardar formulario Una vez que el formulario se encuentre completamente lleno dar clic en el botón Aceptar para guardar el formulario o dar clic en el botón Cancelar para empezar a llenar nuevamente el formulario. El sistema le solicitará que confirme que desea guardar el formulario, ya que una vez guardado no se podrán realizar cambios. Dar clic en el botón Aceptar para continuar y guardar el formulario o dar clic en el botón Cancelar para revisar una vez más el formulario antes de guardarlo. PASO 3.7 Verificar el formulario ingresado Si el formulario fue guardado exitosamente el sistema lo agregará a su lista de formularios de solicitud y su trámite en la ARCH ha iniciado con éxito. Su formulario inicialmente se encuentra en estado INGRESADO, cuando un técnico de la ARCH se encuentre evaluando su formulario este cambiará al estado EN EVALUACIÓN y finalmente si su trámite fue atendido cambiará al estado PROCESADO. Pág.19

20 Si usted desea visualizar nuevamente su formulario en el sistema ir al menú CUANTÍAS DOMÉSTICAS y seleccionar MIS FORMULARIOS, ubicar el formulario de solicitud y dar clic en VER FORMULARIO. Cuando la ARCH genere un Nº de Autorización en estado AUTORIZADA, dar clic en Ver Autorización para verificar la fecha a partir de la cual puede comprar el combustible. Dar clic aquí para visualizar nuevamente el formulario Anular un formulario electrónico Si desea anular un formulario para ingresar otro en lugar de este seguir los siguientes pasos: - En el menú CUANTÍAS DOMÉSTICAS seleccionar la opción MIS FORMULARIOS. - Ubicar el formulario que deseo anular y dar clic en el botón Ver Formulario. - Dar clic en el botón Anular, para poder realizarlo el formulario debe estar en estado INGRESADO, caso contrario no se lo puede anular. Pág.20

21 Verificar si el formulario de solicitud fue calificado como NO VÁLIDO Si el formulario se encuentra en estado ANULADO y no tiene Nº de Autorización quiere decir que su formulario fue calificado como NO VÁLIDO, dar clic en el botón Ver Formulario para visualizar las razones por las que fue calificado como NO VÁLIDO. ANULADO Ubicarse al final del formulario en la pestaña VALIDACIÓN DE LA SOLICITUD, en esta sección se muestra los motivos por los cuales la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero anula el formulario de solicitud. Lea las observaciones y recomendaciones que se le indican en la tabla y si desea volver a intentar obtener una cuantía doméstica, debe ingresar un nuevo formulario tomando en cuenta las recomendaciones detalladas en esta sección. Pág.21

22 En la pestaña INSPECCIONES se muestra todas las inspecciones realizadas por la ARCH para verificar y validar los datos proporcionados a través del formulario de solicitud. De encontrar inconformidad con lo declarado en el formulario electrónico la ARCH está en la potestad de tomar las acciones pertinentes sobre la cuantía doméstica. Verificar si el formulario de solicitud fue APROBADO o RECHAZADO Seleccione en el menú CUANTÍAS DOMÉSTICAS la opción MIS FORMULARIOS En esta página se muestra el listado de todos los formularios ingresados, el sistema le permite visualizar el formulario dando clic en Ver Formulario y su respectiva autorización dando clic en Ver Autorización. En caso de existir un Nº de Autorización verificar el Estado Autorización, si se encuentra en estado AUTORIZADA fue aprobado el formulario y si se encuentra en estado NEGADA fue rechazado el formulario. Cuando la ARCH genere un Nº de Autorización en estado AUTORIZADA, dar clic en Ver Autorización para verificar la fecha a partir de la cual puede comprar el combustible. Dar clic aquí para visualizar la autorización Pág.22

23 IMPORTANTE: La autorización puede cambiar a estado SUSPENDIDA o EXTINGUIDA a petición del solicitante o por decisión de la ARCH tomada durante los seguimientos a las cuantías domésticas a causa de irregularidades detectadas en las inspecciones periódicas que los técnicos realizan en la ubicación destino del combustible. Nº de autorización para poder realizar la compra Fecha a partir de la cuál puede ir a comprar combustible Cada cuántos días va a realizar un retiro Volumen máximo por retiro Pág.23

24 Verificar fechas de Retiro Combustible Seleccione en el menú CUANTÍAS DOMÉSTICAS la opción FECHAS RETIRO COMBUSTIBLE Al dar clic nos mostrara las Autorizaciones vigentes: Al dar clic nos muestra fechas de retiro y fechas de compra Nos muestra información de la Autorización Pág.24

25 Detalles de Fechas de Retiro y combustible. Documentos habilitantes para comprar el combustible en la estación de servicio Si usted ya tiene una autorización vigente emitida por la ARCH únicamente debe acercarse a la estación de servicio con su cédula de identidad, documento de refugiado o pasaporte y proporcionarle a la estación de servicio la siguiente información: - Número de cédula, RUC o pasaporte del solicitante de la autorización de cuantía doméstica. - Número de autorización de cuantía doméstica emitida por la ARCH. Documentos habilitantes para transportar el combustible a la ubicación de destino La estación de servicio debe emitirle una AUTORIZACIÓN DE TRANSPORTE impresa en cualquiera de sus dos formatos, para que pueda transportar el combustible con seguridad. Esta autorización de transporte junto con la factura o nota de crédito son los documentos habilitantes que debe presentar a cualquier entidad de control mientras transporta el combustible a su destino. Pág.25

26 FORMATO 1 FORMATO 2 Pág.26

27 Períodos de fechas en las que debo realizar las compras Para visualizar los períodos de fechas en los cuales debe realizar el retiro siga los siguientes pasos: - Seleccione en el menú CUANTÍAS DOMÉSTICAS la opción MIS FORMULARIOS. - Ubicar el formulario aprobado, dar clic en el botón Ver Autorización - Ubicarse al final de la autorización y dar clic en la pestaña RANGOS DE FECHAS PARA RETIRAR - En este ejercicio por ejemplo debo realizar mi primer retiro de 252 galones del 23 de julio de 2015 al 29 de julio de IMPORTANTE: El volumen no es acumulable para el siguiente retiro. Compras realizadas Para a futuro realizar un incremento o renovación es necesario que la estación de servicio haya registrado todas las compras en nuestro sistema de cuantías domésticas, exija a la estación de servicio que registre la venta y le emita la autorización de transporte, caso contrario usted no podrá transportar de manera segura su combustible al destino. Pág.27

28 Cuando usar las notificaciones electrónicas Una vez que la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero evalúa su formulario de solicitud; a su correo electrónico le llegará una notificación electrónica de la cuantía doméstica negada o autorizada, conforme se muestra en la imagen: Uso de la notificación electrónica en el plan de Contingencia Las estaciones de servicio pueden hacer uso del siguiente plan de contingencia para vender el combustible, únicamente cuando el Sistema de cuantías domésticas no se encuentre disponible en la página web de la ARCH. PLAN DE CONTINGENCIA PARA VENDER COMBUSTIBLE PASO 1. El solicitante debe imprimir el correo que la ARCH le envía cuando le emite la autorización. Si el solicitante ya no dispone de este correo, solicitar el reenvió del mismo a cualquiera de nuestras oficinas o escríbanos a: soportearch@controlhidrocarburos.gob.ec PASO 2. Este correo impreso es un documento habilitante para que el solicitante realice la compra del combustible y pueda transportarlo a su destino. PASO 3. La estación de servicio posterior a la venta tiene hasta la media noche 0h00 para registrar la venta. IMPORTANTE: Este plan de contingencia será usado aproximadamente 2 veces al año por un determinado número de horas por mantenimiento del sistema de cuantías domésticas y las estaciones serán notificadas a través de correo electrónico para que hagan uso del plan, caso contrario no es necesario que el Solicitante presente este documento para comprar combustible. Pág.28

29 Mi cuenta Actualizar Datos En el menú dar clic en la opción MI CUENTA y seleccionar ACTUALIZAR DATOS Actualizar el correo electrónico y presione el botón Aceptar para guardar los cambios. Actualice los correos electrónicos Ejemplo: ejemplo@micorreo.com Cambiar Clave En el menú dar clic en la opción MI CUENTA y seleccionar CAMBIAR CLAVE Es recomendable actualizar o modificar su clave con frecuencia, la clave debe contener mínimo 5 caracteres, números, mayúsculas y minúsculas. Ingrese su nueva clave Esta información es confidencial, por lo que se recomienda tomar las precauciones del caso y toda operación realizada con dicha clave es bajo su responsabilidad. Pág.29

30 Cerrar sesión Para cerrar la sesión actual del sistema de cuantías domésticas dar clic en SALIR. RECUPERAR CLAVE Dar clic en el link Olvidó su clave Luego buscar la identificación con la que se registró cédula, pasaporte u otro. Pág.30

31 Y finalmente dar clic en el botón Recuperar Clave para que el sistema le envíe a su correo electrónico una nueva clave. Verificar que los correos electrónicos estén correctos IMPORTANTE: Si su correo electrónico es incorrecto escríbanos un correo a soportearch@controlhidrocarburos.gob.ec solicitándonos cambiar su correo electrónico, favor adjuntar la siguiente información: - Identificación (cédula, pasaporte u otro). - Nombres completos. - Correo electrónico correcto. - Lugar y fecha de expedición de la identificación (cédula, pasaporte u otro). - Fecha de expiración de la identificación (cédula, pasaporte u otro). Pág.31