Grupo Colombina Colombina Colcauca Conservas Comexa Filiales Capsa S.A. S.A.

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Luis Miguel Miguélez Romero
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2 Grupo Colombina Septiembre 17 y 18 Colombina S.A. Colcauca S.A. Conservas Comexa Filiales Capsa Planta la Paila: Confitería Venezuela Puerto Rico Guatemala Salvador Plantas de Helados Planta: Galletas y pasteles Planta: Salsas, compotas y conservas Planta: ajís y deshidratados de pescado USA Chile Costa Rica Perú Honduras Administración. Ecuador Panamá

Conservas Comexa Filiales Capsa Planta la Paila: Confitería Venezuela Puerto Rico

AGENDA Septiembre 17 y 18 1. Motivaciones 2. Alcance 3.

3 AGENDA Septiembre 17 y Motivaciones 2. Alcance 3. Metodología 4. Proceso de Consolidación 5. Beneficios 6. Innovación

4 Motivaciones Dimensión del grupo empresarial: El Grupo Empresarial Colombina al cierre del año 2014 tuvo ventas netas por $1,465,656 millones de pesos (USD$ 726 millones de dólares) y una utilidad neta de $70,026 millones de pesos. Estos ingresos provienen de las operaciones directas en 12 países y 24 entes legales. Procesos Manuales: La información indicada en el punto anterior, así como la gestión a los resultados mensuales fueron resultado de realizarse manualmente la extracción de la información del módulo financiero de SAP, llevarla a hojas electrónicas, realizar conversiones de monedas, la eliminación de operaciones entre las compañías de la misma Organización y hacer 5 procesos de subconsolidación. Riesgos: Pérdida de confiabilidad, integridad y disponibilidad de la información sensible del negocio, con alto impacto sobre la toma de decisiones y la reputación de la Organización con sus stakeholders (administración de la empresa, junta directiva, entidades del gobierno, inversionistas, entre otros).

Procesos Manuales: La información indicada en el punto anterior, así como la gestión a los resultados mensuales fueron resultado de realizarse manualmente la extracción de la información del módulo

5 ALCANCE 1 Instalación y Configuración Servidor SAP BPC 10.0 Two-Landscape ( Desarrollo y Producción ) Integración Sistemas fuentes 2 Consolidación Financiera Modelo de Consolidación Financiera Conversión de monedas Plantillas de Ajustes Configuración Procesos BPC Reportes EF: Legales y Administrativos Automatización proceso

Consolidación Financiera Modelo de Consolidación Financiera Conversión de monedas

6 General: Consolidación Automática de Estados Financieros legales y administrativos (Gerenciales). Consolidación para diversos principios contables (NIIF y Fiscal) Manejo de Sub-consolidados: Consolidación en diferentes monedas. Generación de Reportes de estados financieros consolidados. Revisión general del proceso de cierre

Consolidación para diversos principios contables (NIIF y Fiscal) Manejo de

7 Objetivos Estandarizar y automatizar los procesos de consolidación legal y administrativa. Entregar estados financieros consolidados al tercer día hábil del siguiente mes. Centralizar la información de consolidación de todo el grupo empresarial colombina y descentralizar el proceso de consolidación mediante el manejo de subconsolidados. Trazabilidad a todo el proceso de consolidación, desde el momento en que se realiza la extracción de datos de SAP, pasando por los diversos procesos de preparación, hasta la obtención de los reportes finales. Mejorar la accesibilidad a la información de consolidación del grupo empresarial.

Centralizar la información de consolidación de todo el grupo empresarial colombina y descentralizar el proceso de consolidación mediante el manejo de

8 Objetivos Confiabilidad, agilidad e integración en el proceso de consolidación mediante una herramienta que permita automatizar el proceso y garantizar la adecuada segregación de funciones para el proceso de consolidación. Conservación de datos históricos. Integración con el sistema transaccional de la empresa: SAP ECC 6.6.

adecuada segregación de funciones para el proceso de consolidación.

9 Requerimientos técnicos: Extracción automática de información desde SAP New GL al sistema SAP BPC- SAP Business planning and consolidation. Consolidación de 24 entes legales a través de la agrupación de cinco procesos de subsonsolidación (Jerarquías de consolidación). Consolidaciones en las monedas COP (Grupo) y en USD(Moneda Fuerte), utilizando diferentes procesos de conversión de moneda. Procesos de eliminación automática de operaciones entre compañías del mismo Grupo Económico. Documentación y trazabilidad a los ajustes que se requieran realizar manualmente a la consolidación.

Consolidaciones en las monedas COP (Grupo) y en USD(Moneda Fuerte), utilizando diferentes procesos de conversión de moneda.

10 Requerimientos técnicos: Reportes de control para: Datos extraídos desde el sistema fuente (SAP). Proceso de conversión de moneda Procesos de Eliminación. Procesos de subconsolidación. Ajustes Manuales. Generación de Reportes de estados financieros consolidados: Gerenciales: Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, y flujo de Efectivo. Legales: Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, y flujo de Efectivo. Manejo de roles y perfiles de usuario para gestión de autorizaciones

Generación de Reportes de estados financieros consolidados: Gerenciales: Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, y

11 METODOLOGÍA En la implementación del proyecto utilizando la metodología ASAP: Equipo de trabajo Plan de trabajo Plataforma Tecnológica Modelo del negocio Alcance Plan Configuración Modelo de datos. Plan de desarrollos de funcionalidades no contenidas en el standard Plan Carga Datos Gestión del Cambio Configuración del sistema Diseño y desarrollo de funciones cliente. Perfiles de autorización Capacitación usuarios Pruebas unitarias Inicio de pruebas Integrales Documentación de usuario y generación de manuales Funcionalidad probada y certificada Funcionalidad Pruebas Integrales Salida en vivo y Entrenamiento soporte usuarios Carga de datos Plan de corte

Plan de desarrollos de funcionalidades no contenidas en el standard Plan Carga Datos Gestión del Cambio Configuración del sistema Diseño y desarrollo de funciones

12 Equipo del proyecto: Septiembre 17 y 18

13 Plan de trabajo: Septiembre 17 y 18

14 PROCESO Septiembre 17 y 18 Actualizar Jerarquía de consolidación y habilitar periodo. Carga de datos Maestros y transaccionales. Conversión de monedas, Eliminaciones y validaciones. Consolidación de estados financieros. REPORTES

15 BENEFICIO Revisión integral del proceso de cierre contable, realizando mejoras a los diferentes procesos participantes. Como parte de la revisión integral del proceso, el cierre contable se redujo en dos días. Estandarización del proceso de consolidación corporativa: Anteriormente siete personas realizaban procesos de consolidación en dos sedes (Colombia y Guatemala), en la herramienta Excel; ahora dos personas realizan el proceso de consolidación bajo la misma herramienta (BPC). Implementación de procedimientos de control, trazabilidad y reportes para la generación de estados financieros consolidados del grupo empresarial. La automatización del proceso permite mejorar la capacidad de análisis y acceso a la información a los diversos grupos de interés: contabilidad, administración, auditoria interna y externa, entre otros.

Estandarización del proceso de consolidación corporativa: Anteriormente siete personas realizaban procesos de consolidación en dos sedes (Colombia y Guatemala), en la herramienta Excel; ahora dos

16 BENEFICIOS Mejora en la agilidad, confiabilidad e integración de la información de estados financieros del grupo empresarial. Centralización de la información tanto histórica como actual de los estados financieros de la compañía. Coordinación y descentralización del proceso de consolidación mediante una herramienta de gestión para todo el proceso (BPC). Eliminación de riesgos identificados por auditoria interna y externa con respecto al proceso de Consolidación empresarial.

Coordinación y descentralización del proceso de consolidación mediante una herramienta de gestión para todo el proceso

17 INNOVACIÓN El proyecto permitió sistematizar y centralizar la información de la consolidación empresarial del grupo Colombina. La consolidación pasó de ser un proceso manual a un proceso sistematizado, brindando mayor tiempo de análisis y agilidad en el proceso. El proyecto Permitió mejorar la accesibilidad de la información de consolidación, y la calidad de la información en el sistema fuente (SAP).

La consolidación pasó de ser un proceso manual a un proceso sistematizado, brindando mayor tiempo de

19 GRACIAS Septiembre 17 y 18

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