Autorización de compras

Transcripción

1 1 Autorización de compras Simplifique el proceso de compras para empleados y gerentes a la vez que garantiza el cumplimiento de las políticas corporativas de aprobación

2 marcha: Autorización de compras de PROACTIS Simplifique el proceso de compras para empleados y gerentes, a la vez que garantiza el cumplimiento de las políticas corporativas de aprobación La autorización previa de las compras de acuerdo con las políticas de la empresa es un requisito fundamental del control de gastos eficaz. La solicitud y autorización de compras electrónicas junto con el procesamiento de facturas automatizado conforman la base de un moderno sistema de compras a pagar (P2P). Un proceso de autorización de compras efectivo garantiza el cumplimiento de las políticas de aprobación establecidas para evitar compras innecesarias e inapropiadas. Este proceso, que se realiza en línea, es más rápido y transparente para los empleados, proporciona mejor control presupuestario a los gerentes, incrementa la visibilidad del proceso de gastos para la gestión financiera, acelera la liberación de OC a los proveedores, permite la recepción y conciliación de facturas automatizadas, y captura un historial electrónico de la actividad de gastos para que el departamento de Compras pueda analizar los gastos. Pero muchas empresas se encuentran atrapadas entre la necesidad de control y eficiencia. Cuando el proceso de compras no está estructurado ni controlado, las compras suelen realizarse sin la autorización adecuada y a proveedores que no son los preferidos, no hay visibilidad de la gestión de los compromisos de compra, las compras se suelen atribuir a los departamentos o las cuentas equivocados, y nadie sabe bien qué se compra. Por otro lado, cuando el proceso de autorización se vuelve demasiado difícil de manejar al intentar controlarlo, las compras importantes generalmente se retrasan, los costes del proceso se incrementan, se pierde la valiosa productividad en toda la empresa, y los empleados frustrados encuentran otras formas de realizar compras por fuera del sistema. En cualquiera de las dos situaciones, la empresa pierde. El coste global de bienes y servicios de la empresa es mucho mayor de lo que debería ser debido a: Compras innecesarias y, a veces, incluso fraudulentas Pagos más altos de lo necesario debido a la falta de control sobre los proveedores y el uso de acuerdos Altos costes de Cuentas por pagar debido al intento de validar facturas sin OC que las autorice Pocos o ningún dato que Compras pueda usar para el abastecimiento o la negociación de acuerdos con proveedores La empresa también podría llevarse "sorpresas" en el área financiera debido a: Mala gestión del presupuesto debido a la falta de controles de gastos Mala gestión del efectivo debido a la falta de visibilidad de los compromisos de compras La empresa podría incluso estar en riesgo debido a: Uso de proveedores no cualificados que podría ocasionar un mal rendimiento u obligaciones indirectas Pérdidas de empleados valiosos debido a la frustración que sufren al tratar de obtener lo que necesitan para hacer su trabajo Es posible solucionar todos estos inconvenientes y muchos otros con las herramientas de compras electrónicas bien desarrolladas de hoy en día, como Compras a pagar de PROACTIS. Es posible implementar un proceso veloz, eficiente y efectivo de compras en línea de manera rápida y confiable mediante las soluciones de software intuitivas y el proceso de implementación probado de PROACTIS.

3 marcha para autorización de compras La solución de puesta en marcha para autorización de compras de PROACTIS ayuda a las empresas a solucionar este elemento crítico del control de gastos. Con esta solución podrá poner en práctica de manera rápida y eficiente las siguientes tareas: Introducción de solicitudes y requerimientos de compra en línea y sencillo para todo tipo de bienes y servicios Flujos de trabajo de autorización automatizados basados en políticas de aprobación y la estructura de la empresa Liberación de OC a proveedores junto con la recepción para preparar OC electrónicas para la conciliación de facturas Visibilidad del presupuesto y los compromisos de compras para gerentes departamentales y financieros Captura e informes de datos de gastos detallados para que el departamento de Compras pueda analizar los gastos Esta solución, junto con la solución de puesta en marcha para procesamiento de facturas de PROACTIS proporcionan un enfoque integral para implementar de manera rápida y confiable un entorno de compras a pagar completo que permita solucionar todas las categorías de gastos basadas y no basadas en órdenes de compra. La solución de puesta en marcha para autorización de compras de PROACTIS proporciona un proceso altamente estructurado, eficiente y rentable para que las empresas puedan hacer lo siguiente: Categorizar y dar prioridad a las categorías de compras para el proceso de autorización previa Identificar categorías que requieran la autorización previa de OC (trataremos las categorías no basadas en OC y tarjetas de compras en Procesamiento de facturas) Dar prioridad a las categorías y las áreas de la empresa en las que sea necesario dar atención primero y que tengan ampliación por etapas Establecer su enfoque estandarizado Políticas empresariales y jerarquías para autorizaciones de compras Reglas de codificación de cuentas y comprobación del presupuesto Flujos de trabajo para cada tipo de compras (por ejemplo, autoservicio del empleado para selección de proveedores y artículos, requerimientos de empleados de asistencia para compradores o expertos en categorías, etc.) Formar a las partes interesadas en los nuevos procedimientos de compras y autorización Empleados, gerentes, expertos en categorías y compradores Lanzar la parte de autorización de compras del sistema P2P Categorías de compras iniciales y áreas de la empresa con ampliación por etapas Herramientas de procesamiento de facturas Software de compras a pagar (P2P) Validación y codificación de facturas Triple conciliación Flujos de trabajo de resolución de discrepancias Servicios de expertos Configuración de la solución de compras a pagar (P2P) Desarrollo de flujos de trabajo electrónicos Guía del proceso de formación interno Asistencia para el lanzamiento de P2P Servicios de asistencia técnica continuos Asistencia adicional para el lanzamiento Formación y ayuda en línea a medida Compras a pagar (captura de valor) Compras Recepción de facturas Procesamiento de facturas Gastos de empleados

4 marcha: Todo lo que necesita para actuar ahora y construir una base de larga duración Identifique y priorice categorías de gastos basadas en OC Identifique políticas de aprobación, estructura empresarial, etc. Identifique el flujo de solicitud y autorización por categorías Configure la solución y los flujos de trabajo P2P Desarrolle contenido de catálogos y sitios web para compras de empleados Herramientas de compras a pagar (P2P) completas PROACTIS pondrá en práctica las habilidades funcionales que necesita para establecer un proceso de solicitud y autorización de compras en línea en toda la empresa para todos los tipos de compras de autoservicio y asistidas. Mediante el flujo de trabajo electrónico, un motor de reglas empresariales, el acceso a presupuestos, varios métodos de liberación y recepción de OC, y una amplia gama de herramientas de informes y análisis, el lado del cliente de Compras a pagar de PROACTIS tiene numerosas ventajas fundamentales: Funcionalidades completas y de las mejores integradas con el procesamiento de facturas de la parte administrativa Implementación en la nube o en la empresa Capacidad para ampliarse fácilmente hacia otras áreas si lo desea (por ejemplo, comercio electrónico, abastecimiento, gestión de proveedores, gestión de contratos, gestión de catálogos) Asistencia de puesta en marcha de expertos Los profesionales de control de gastos de PROACTIS trabajarán con usted y su equipo para realizar todas las actividades necesarias para desarrollar sus procesos electrónicos de solicitud y autorización de compras. PROACTIS hará lo siguiente: Le ayudará a delinear los flujos de procesos para cada tipo de factura, así como la implementación por etapas Configurará la solución P2P de PROACTIS con sus estructuras empresariales y contables, reglas de validación y codificación, reglas y tolerancias de conciliación, y políticas de autorización Desarrollará flujos de trabajo electrónicos para resolución de facturas basadas y no basadas en OC sin conciliar que requieran autorización manual Guiará el desarrollo de su proceso de formación interno Lo asistirá con la implementación del sistema P2P en su empresa

5 La solución de puesta en marcha para autorización de compras de PROACTIS incluye herramientas de compras a pagar completas, asistencia de expertos para la puesta en marcha y servicios continuos opcionales. Lance la solicitud y autorización en línea P2P Lleve a cabo la formación en la empresa Implemente el procesamiento de facturas P2P Mida, mejore y amplíe Con las instrucciones de PROACTIS, su equipo podrá: Establecer las categorías de gastos y las áreas de la empresa en las que se va a implementar la parte de solicitud y autorización de compras en línea de P2P de PROACTIS Proporcionar una definición de su estructura empresarial con roles y responsabilidades Llevar a cabo el proceso de formación interno de las partes interesadas Lanzar y ampliar la implementación del sistema P2P con la asistencia de PROACTIS Servicios continuos opcionales Es posible que quiera usar las soluciones de puesta en marcha relacionadas para procesamiento de facturas, facturas electrónicas y gestión del contenido de proveedores de PROACTIS, para completar la implementación de compras a pagar. Si adopta este enfoque, podrá implementar el sistema P2P en la secuencia y al ritmo que sea más adecuado para su empresa. PROACTIS incluso puede proporcionar servicios de asistencia técnica continuos; ya sea por un período inicial o a largo plazo. PROACTIS puede actuar como una extensión de su equipo para: Brindar asistencia adicional para el lanzamiento en la empresa Desarrollar materiales de formación y ayuda en línea personalizados Esta combinación de estructura, tecnología y recursos profesionales proporciona todo lo que necesita para comenzar ya mismo, obtener resultados rápidos y, lo que es más importante, establecer una base de larga duración para la solicitud y autorización de compras en línea rápidas, sencillas y bien controladas.

6 marcha: El resultado: Compras simplificadas $ Comprobación automática del presupuesto Envíe una solicitud de compra en línea Seleccione usted mismo en el catálogo o sitio web Artículo o proveedor experto o asistido por el comprador Artículo o proveedor auto especificado $ Solicitud Codificación de cuentas automática Las ventajas para su empresa son evidentes Las ventajas del proceso eficaz de autorización de compras en línea son significativas: Gran ahorro Ventajas estratégicas No más compras innecesarias o fraudulentas Gestión presupuestaria mejorada Mayor uso de acuerdos y contratos negociados con proveedores Menos costes de envío/flete Menos costes de manejo de solicitudes y OC en papel Menos costes de Cuentas por pagar (canalizadas completamente con el procesamiento de facturas automatizado) Menos costes de trabajo administrativo Incremento de la moral y la productividad de la mano de obra Reducción del riesgo del bajo rendimiento e incumplimiento de los proveedores Notoria mejora de los datos para el análisis de gastos

7 Enrutamiento y aprobación Reglas empresariales automáticas o manuales $ Pedido $ Recepción de bienes o servicios Manual o automática por reglas empresariales A procesamiento de facturas Al proveedor La solución de puesta en marcha de autorización de compras de PROACTIS le permite llegar a este resultado de manera rápida y confiable. La solución ofrece: Un enfoque estructurado en el que puede confiar Un enfoque rápido que acelera los resultados Asistencia de expertos que garantiza el éxito Un conjunto de herramientas que puede incrementarse a medida que amplía los esfuerzos para el control de gastos Actúe ahora Ponga en marcha el proceso de autorización de compras: Actúe ahora y tome medidas para obtener un verdadero control de gastos en su empresa. t: e: info@btgsa.com w:

8 1 2 Autorización de compra Procesamiento de facturas Simplifique el proceso de compras para empleados y gerentes a la vez que garantiza el cumplimiento de las políticas corporativas de aprobación Reduzca el coste del departamento de Cuentas por pagar al automatizar la aprobación de facturas válidas y agilizar la resolución de discrepancias 3 4 Facturas electrónicas Gastos de empleados Reduzca enormemente la tramitación de documentos en papel y la entrada de datos manual para que el procesamiento de facturas sea más rápido y económico Acelere el reembolso de gastos a los empleados a la vez que garantiza el cumplimiento de las políticas y reduce el trabajo administrativo e: info@btgsa.com w: T&G - PROACTIS 2014