Me refiero a su comunicación radicada con el expediente No , la cual me permito atender en el sentido en que fue formulada.

Transcripción

1 SGI 2000 Bogotá D.C. Doctor YAMILE QUINTERO MEZA Contador Hospital Regional Manuela Beltrán Tercer Nivel Carrera 16 No Socorro- Santander Asunto: 310 Consultas contables 12 Finalizar trámite TEMA: SUBTEMA: Propiedades Planta y Equipo Método de Depreciación Procedencia Registro Contable ANTECEDENTES Respetada doctora Yamile: Me refiero a su comunicación radicada con el expediente No , la cual me permito atender en el sentido en que fue formulada. Manifiesta en su consulta La E.S.E Hospital Universitario San Juan de Dios Socorro (Hospital extinto), transfiere a la E.S. E Hospital Regional Manuela Beltrán según convenio de la Gobernación de Santander bienes afectos a la prestación del servicio, la inquietud radica como debemos depreciar estos activos, se deben o no depreciar? Ya que son bienes que algunos de ellos ya han cumplido su vida útil? CONSIDERACIONES Para clarificar el tratamiento contable de las depreciaciones de activos que le fueron trasladados de una entidad liquidada al Hospital Regional Manuela Beltrán, es necesario remitirse a las normas y principios relativos al tema, que se detallan a continuación: Cuentas claras, Estado transparente Carrera 7 No Pisos 34 a 40 PBX: (91) Fax (91) Ext cgninvestigacion@contaduria.gov.co Bogotá D.C. - Colombia

2 Doctora. Yamile Quintero Meza- Hospital Regional Manuela Beltrán. 2 En primer lugar la cláusula segunda del Convenio de Transferencia de bienes afectos a la prestación del servicio señala: Es instrumentalizar la entrega real y material de los activos (muebles e inmuebles) de la EXTINTA E.S.E HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JUAN DE DIOS DEL SOCORRO EN LIQUIDACIÓN que destinaba a la prestación del servicio de salud a la E.S.E HOSPITAL REGIONAL MANUELA BELTRAN para que ingrese a su patrimonio. Por lo anterior LA EXTINTA ENTIDAD EN LIQUIDACIÓN transfiere al HOSPITAL (i) Derecho de dominio y la posesión que tiene y ejerce sobre los bienes muebles e inmuebles que se describe en los parágrafos primero y segundo de ésta cláusula del presente convenio (Subrayado fuera de texto). En el sexto considerando de la cláusula primera establece: VALOR DE ACTIVOS TRANSFERIDOS. Corresponde al avalúo aceptado por el liquidador de la E.S.E. Hospital Universitario San Juan de Dios del Socorro en liquidación, mediante Resolución No. 368 del 10 de Julio de 2008, modificada por la Resolución No. 472 del 24 de Septiembre de La cláusula cuarta del presente convenio establece: La presente transferencia se hace a título gratuito, teniendo en cuenta las calidades de las partes intervinientes Por su parte, el Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública en los Principios de Contabilidad establecidos en los párrafos 117 y 122, se señala: 117. Devengo o causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de esto. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del per íodo Revelación. Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, y que no esté contenida en el cuerpo de los estados, informes y reportes cont ables, debe ser revelado por medio de notas. (subrayado fuera de texto). Así mismo, el numeral Normas Técnicas Relativas a los activos- Propiedades planta y equipo, del mismo texto normativo, establece en los párrafos 170, 171 y 175: 170. Por regla general, el reconocimiento de la depreciación afecta el gasto o costo, según corresponda. No obstante, tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, dicho reconocimiento afecta directamente el patrimonio, excepto para los activos asociados a las actividades de producción de bienes y prestación de servicios individualizables, que debe reconocerse como costo Son depreciables los bienes que pierdan su capacidad normal de operaciones durante su vida útil, tales como edificaciones; plantas, ductos y

3 Doctora. Yamile Quintero Meza- Hospital Regional Manuela Beltrán. 3 túneles; redes, líneas y cables; maquinaria y equipo; equipo médico y científico; muebles, enseres y equipo de oficina; equipos de comunicación y computación; equipo de transport e, tracción y elevación; y equipo de comedor. Cocina, despensa y hotelería Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, así como las provisiones cuando sean procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta y equipo, y deberán revelarse en forma separada. Por su parte, cuando haya lugar a la constitución de valorizaciones, estas deberán revelarse como otros activos. (Subrayado fuera de texto). El Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, en los numerales 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 23 y 24 del Capítulo III del Título II relativo al procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, establece: 4. DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN. Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciación o amortización. La depreciación, al igual que la amortización, reconoce la pérdida de la capacidad operacional po r el uso y corresponde a la distribución racional y sistemática del costo histórico de las propiedades, planta y equipo durante su vida út il estimada, con el fin de asociar la cont ribución de los activos al desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. La vida útil corresponde al período durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. 5. METODOS DE DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN. La depreciación y amortización deben determinarse sistemáticamente mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico. El método adoptado debe aplicarse en forma consistente durante el período cont able, con independencia de las consideraciones tributarias o de rentabilidad. 6. LÍNEA RECTA. Este método se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada período contable, y consiste en determinar una alícuota periódica constante que se obtiene de dividir el costo histórico del activo entre la vida útil estimada. 7. NUMERO DE UNIDADES DE PRODUCCIÓN U HORAS DE TRABAJO. Este método se basa en la capacidad de producción estimada del activo, y consiste en dividir el costo histórico del activo entre el número de unidades de producción u horas de trabajo estimadas. El valor de la depreciación o amortización se obtiene de multiplicar la tasa unitaria obtenida por el número de unidades producidas u horas trabajadas.

4 Doctora. Yamile Quintero Meza- Hospital Regional Manuela Beltrán SUMA DE LOS DIGITOS DE LOS AÑOS. Es un sistema de depreciación acelerada, según el cual los activos fijos se deprecian más durante los primeros años de vida y menos durante los últimos años. La fórmula utilizada en este método es: depreciación es igual al costo histórico multiplicado por el factor de depreciación. El factor de depreciación es una fracción cuyo numerador representa los años de vida que le quedan al activo y el denominador representa la suma de los años de vida útil probable, el cual es constante para cualquier año en que se calcule la depreciación. 9. DOBLE TASA SOBRE SALDO DECRECIENTE. Este método permite acelerar la depreciación, y consiste en aplicar una tasa de depreciación constante al saldo por depreciar, que se calcula tomando el doble del porcentaje que, siguiendo el método de línea recta, se cargaría por el uso del activo al finalizar el año. 12. DEPRECIACIÓN DE BIENES USADOS. La depreciación de los bienes usados, adquiridos o incorporados, se debe determinar tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y la capacidad de producción o de servicio de los mismos. 23. RETIRO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. El cual indica que Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se retiran de los activos debitando las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) y acreditando la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien retirado, del grupo 16- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La diferencia se registra en la subcuenta Pérdida en retiro de activos, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS, si corresponde a bienes inservibles, o la subcuenta Pérdidas en siniestros, de la cuenta 5810-EXTRAORDINARIOS, si corresponde a bienes destruidos o perdidos. En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN y se acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1999-VALORIZACIONES. (...) El control de los bienes inservibles o destruidos total o parcialmente se registra en las cuentas de orden deudoras debitando la subcuenta Propiedades, planta y equipo, de la cuenta 8315-ACTIVOS RETIRADOS y acreditando la subcuenta Activos retirados, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR). Los bienes perdidos respecto de los cuales se inicia un proceso de investigación para su recuperación, se controlan debitando la subcuenta En proceso internas, de la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES y acreditando la subcuenta Responsabilidades, de la cuenta DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR). 24. TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS. El traslado de bienes es el proceso mediante el cual se entregan y reciben bienes

5 Doctora. Yamile Quintero Meza- Hospital Regional Manuela Beltrán. 5 entre entidades contables públicas, que implica la transferencia de la propiedad de tales bienes. (Subrayado fuera de texto). Igualmente cabe señalar que el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, en los numerales 7 y 16 Capítulo XVI del Título II, establece: 7. REGISTRO CONTABLE EN LA ENTIDAD QUE TRASLADA BIENES Y DERECHOS A OTRA QUE LOS RECIBE. Modificado. Res. 145/2008, art. 7º, Contaduría General de la Nación. La entidad contable pública que traslada los bienes y derechos, los retira por el valo r en libros, debitando las subcuentas que correspondan a las depreciaciones, amortizaciones y provisiones de los bienes y derechos trasladados y acreditando las subcuentas de las cuentas de activo relacionadas, de acuerdo con el bien o derecho que se entrega. 16. DEPRECIACIONES, AMORTIZACIONES, PROVISIONES Y VALORIZACIONES DE ACTIVOS. Los activos de una entidad que se encuentre en proceso de liquidación no son objeto de reconocimiento de provisiones y valorizaciones., excepto los bienes que se utilizan en la producción de bienes y servicios, cuando el Estado deba garantizar la continuidad en la producción de estos o la prestación del servicio.. (Subrayado fuera de texto). CONCLUSIÓN Con base en las consideraciones, nos permitimos concluir: 1. En el caso de aquellos activos que son objeto de uso y que no han sido depreciados en su totalidad, se deben depreciar tomando como base el tiempo restante de la vida útil, de acuerdo con las condiciones y la capacidad de producción o de servicio que le reste a los mismos. 2. Para el caso de aquellos bienes totalmente depreciados y que aún se encuentran en condiciones de utilización, me permito manifestarle que la Contaduría General de la Nación, ya se pronunció sobre el particular mediante el Expediente de febrero 5 de 2010, dirigido a la doctora Dulfary Yukima Jurado Herrera, Contadora Pública de la ESE Hospital Gilberto Mejía Mejía, del cual anexo copia. 3. Para el tratamiento contable de los bienes que cumplieron su vida útil y se trata de bienes inservibles, perdidos, destruidos total o parcialmente, la entidad debe aplicar el retiro de propiedades, planta y equipo procediendo a eliminar de la contabilidad el costo histórico del bien, el valor de las cuentas valuativas asociadas al mismo (depreciación, provisión y valorización, si hay lugar a ello) y registrar la diferencia en la subcuenta Pérdida en retiro de activos, a la cuenta Otros gastos ordinarios. Así mismo debe aplicar el numeral 23 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo contenido en el Manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

6 Doctora. Yamile Quintero Meza- Hospital Regional Manuela Beltrán Así mismo, la entidad contable pública debe definir el método de depreciación que será utilizado para depreciar sus activos fijos, considerando los beneficios económicos o el potencial de servicio que incorpora el activo a depreciar, como también determinar técnicamente la vida útil del mismo. Por lo anterior y en ese orden de ideas, la entidad deberá aplicar el método de depreciación que más se ajuste a las condiciones particulares de cara a los beneficios económicos esperados o al potencial de servicio del activo, situaciones que deben ser reveladas en las notas a los estados contables, siempre que se trate de un método de reconocido valor técnico, como son: línea recta, número de unidades de producción u horas de trabajo, suma de los dígitos de los años y doble tasa sobre saldo decreciente. Finalmente, en relación con la respuesta de la Contaduría General de la Nación, a las consultas que le presentan los usuarios, la Corte Constitucional expresó a través de la sentencia C-487 de 1997 que Las decisiones que en materia contable adopte la Contaduría de conformidad con la ley, son obligatorias para las entidades del Estado, y lo son porque ellas hacen parte de un complejo proceso en el que el ejercicio individual de cada una de ellas irradia en el ejercicio general, afectando de manera sustancial los productos finales, entre ellos el balance general, los cuales son definitivos para el manejo de las finanzas del Estado Es decir, que por mandato directo del Constituyente le corresponde al Contador General de la Nación, máxima autoridad contable de la administración, determinar las normas contables que deben regir en el país, lo que se traduce en diseñar y expedir directrices y procedimientos dotados de fuerza vinculante, que como tales deberán ser acogidos por las entidades públicas, los cuales servirán de base para el sistema cont able de cada entidad (Subrayado fuera de texto) Cordialmente, MAURICIO GÓMEZ VILLEGAS Subcontador General y de Investigación Evidal/Beatriz