GUIA METODOLOGICA SISTEMA HIGIENE-SEGURIDAD Y MEJORAMIENTO DE AMBIENTES DE TRABAJO DEL PMG. Versión 2, Junio 2006

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1 GOBIERNO DE CHILE GUIA METODOLOGICA SISTEMA HIGIENE-SEGURIDAD Y MEJORAMIENTO DE AMBIENTES DE TRABAJO DEL PMG Versión 2, Junio

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN 3 2. OBJETIVO DE LA GUIA 4 3. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA 5 4. ETAPAS DEL SISTEMA 4.1. ETAPA I: FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ PARITARIO o COMITÉ VOLUNTARIO 4.2. ETAPA II: PLAN ANUAL PROGRAMA DE TRABAJO 4.3. ETAPA III: INFORME DE SEGUIMIENTO 4.4. ETAPA IV: INFORME DE EVALUACIÓN D RESULTADOS PLAZOS ANEXOS 26 2

3 1. INTRODUCCIÓN En el contexto de Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG) administrado por la Dirección de Presupuestos (DIPRES), se definió la creación del Sistema Higiene- Seguridad y Mejoramiento de los Ambientes de Trabajo. Como contrapartida técnica la DIPRES designó, el año 2005, a la Superintendencia de Seguridad Social como parte de la Red de Expertos de los distintos sistemas. Como una forma de contribuir a la implementación del Sistema Higiene-Seguridad y Mejoramiento de los Ambientes de Trabajo, la en su rol de Institución Experto del Sistema, pone a disposición de los Servicios Públicos el presente documento. Los contenidos de este documento deben ser considerados como recomendaciones u orientaciones. Esperamos que las orientaciones contenidas en este documento les ayuden en esta importante tarea que tiene como objetivo final lograr el bienestar de los Funcionarios de la Administración Pública del Estado, durante el desempeño de sus funciones. Sin perder nunca de vista que el responsable final del Sistema en el Servicio es el Jefe de Servicio. 3

4 2. OBJETIVO DE LA GUIA Esta Guía aplica sobre los contenidos definidos en el documento Aclaraciones Medios de Verificación La guía abarca desde la Etapa I a la IV del Sistema, siendo sus ejes centrales los distintos documentos que exige el Sistema y algunos componentes principales. Por medio de aclaraciones y ejemplos se orienta respecto a la estructura, contenido y forma de los distintos documentos. Debido a su importancia, se entregan orientaciones en forma detallada respecto de la elaboración del Diagnóstico, el Análisis del Diagnóstico y de la definición de los indicadores. Asimismo, se presenta una serie de ejemplos de formatos de los distintos registros que exige el sistema, los que en nuestra opinión, pueden facilitar la recolección y análisis de la información. El propósito de esta guía es orientar a los Servicios en el desarrollo de los requisitos técnicos y la documentación requerida por el Sistema Higiene-Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo (HSYMAT) 4

5 3. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA El objetivo de este punto es comentar respecto a las distintas formas de organización que el Sistema puede tener en los Servicios, según sus características o complejidad. Es fundamental aclarar que el Sistema debe abarcar a todo el Servicio y no centrarse sólo en una dependencia, región o Comité. Si bien en los medios de verificación hasta el año 2005 se podía entender que gran parte de las actividades del Sistema recaían sobre un Comité Paritario, en la práctica debido a las características de algunos servicios varias dependencias y/o Comités Paritarios a lo largo del país- no resulta posible para un solo Comité Paritario hacerse cargo de la implementación del Sistema. Por otra parte, algunos Servicios no contaban con el número de funcionarios para constituir un Comité Paritario. Es por esto que, durante febrero del 2006 en el documento Requisitos Técnicos y Medios de Verificación, Programa de Mejoramiento de la Gestión 2006, se estableció la posibilidad de incorporar dos figuras que no estaban contempladas: el Comité Voluntario y el Encargado del Sistema, los que se definen a continuación. Comité Voluntario: Aquellos servicios que no reúnan los requisitos legales para constituir un Comité Paritario deberán organizar un Comité Voluntario, para dar cumplimiento a los requisitos del sistema. La conformación de este Comité dependerá de la dotación total del Servicio. Si la dotación total es entre 1 a 10 funcionarios, el Comité Voluntario estará constituido por el Jefe de Servicio y un funcionario designado por éste. Si la dotación es de 11 o más, el Comité Voluntario estará constituido por dos funcionarios designados por el Jefe de Servicio. Encargado del Sistema: Para efectos de cumplir con el Sistema y dependiendo de las características del Servicio, éste podrá designar un encargado, el que podrá ser una o más persona(s) o área o agrupación interna a cargo de la elaboración, revisión y coordinación de las actividades, y de la confección y documentación del mismo, ya sea a nivel nacional o regional. Si se opta por esta figura, el o los Comité(s) Paritario(s) o el Comité Voluntario que deban constituirse, de acuerdo a las disposiciones legales y/o para dar cumplimiento a este Sistema del PMG, tendrán la calidad de colaboradores de quien o quienes sean encargados del Sistema en el Servicio. Con la creación de estas figuras, cada Servicio según su nivel de complejidad, puede organizar el Sistema y definir como responsable a un Comité Paritario, un Comité Voluntario o a un Encargado. Además, según la distribución territorial del Servicio el Sistema puede estar organizado a nivel nacional o regional. Independientemente de las funciones operativas que debe cumplir el Comité Paritario o el Comité Voluntario y/o el Encargado, en el marco de este sistema, el responsable final es el Jefe del Servicio. 5

6 4. ETAPAS DEL SISTEMA El sistema está conformado por 6 etapas. Las primeras cuatro corresponden al Marco Básico y son el núcleo del Sistema. Las etapas V y VI son parte del Marco Avanzado y corresponden a la preparación para la certificación y la certificación del Sistema bajo la norma ISO:9001:2000. Etapas I a IV Objetivo: Implementación del Sistema En la figura se resumen los objetivos de cada una de las primeras cuatro etapas. Etapas V y VI Objetivo: Certificación del Sistema Las etapas V y VI corresponden a la Preparación para la certificación ISO 9001:2000 y el proceso de Certificación ISO 9001:2000 respectivamente. El objetivo de estas 2 etapas correspondientes al Programa Marco Avanzado es normalizar, según sistema ISO 9001:2000, el funcionamiento de los Comités Paritarios y los procesos de elaboración y ejecución del Plan Anual de Prevención de Riesgos y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo con la finalidad de cumplir el objetivo del Programa Marco Básico. 6

7 4.1 ETAPA I: FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ PARITARIO O COMITÉ VOLUNTARIO Esta etapa tiene como objetivo el funcionamiento del o de los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad o del Comité Voluntario, del Servicio. Obligación del tipo de Comité a constituir, según el número de funcionarios que tenga el Servicio: Servicios con una dotación de más de 25 funcionarios en cualquiera de sus dependencias. Constituir todos los Comités Paritarios que corresponda según la ley. El funcionamiento de estos comités está regulado por el D.S. N 54, de 1969, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. Independiente de las funciones establecidas en el D.S. N 54, este sistema establece requisitos de funcionamiento propios que deben ser cumplidos por cada Comité. (Anexo 1: Requisitos Técnicos y Medios de Verificación 2005) Servicios con una dotación de menos de 26 funcionarios en cada una de sus dependencias. Constituir un Comité Voluntario. Debido a que algunos servicios no cumplen los requisitos legales para la constitución de, al menos, un Comité Paritario, se definió la alternativa de organizar un Comité Voluntario, para cumplir las funciones definidas en el Sistema HSYMAT. (Medios de Verificación 2006, pie de página 2) Asimismo, se planteó la posibilidad que para efectos de cumplir con el Sistema y dependiendo de las características del Servicio, éste podrá designar un Encargado. Cabe recordar que el Sistema solicita al o a los Comité(s) Paritario(s) o Comité Voluntario, las siguientes acciones: Presentar al Jefe de Servicio una propuesta de Plan Anual para su aprobación. Elaborar el Informe de Seguimiento. Elaborar el Informe de Evaluación de Resultados. 7

8 4.2 ETAPA II: PLAN ANUAL Y PROGRAMA DE TRABAJO El objetivo de esta etapa es contar con un Plan Anual de Prevención de Riesgos y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo y el Programa de Trabajo para la ejecución de este Plan Anual. En el resto de esta guía nos referiremos al Plan Anual de Prevención de Riesgos y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo como Plan Anual PLAN ANUAL El Plan Anual de Prevención de Riesgos y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo es el documento inicial del Sistema y se formula en base a una propuesta que se presenta al Jefe de Servicio quien puede aprobarla a rechazarla. El desarrollo e implementación del Plan Anual puede estar a cargo del o los Comités Paritarios, Voluntarios o de un Encargado, según lo defina cada Servicio. El Plan Anual puede estar estructurado a nivel nacional o regional, según lo defina el propio Servicio. El Plan Anual aprobado por el Jefe de Servicio, debe contener los elementos que permitan guiar al Servicio en materias de higiene, seguridad y mejoramiento de ambientes. Para poder realizar un adecuado trabajo es esencial que los servicios cuenten con un Plan Anual bien formulado. Los contenidos del Plan Anual están definidos en el documento Requisitos Técnicos y Medios de Verificación, los que a continuación se detallan. Contenidos del Plan Anual Contenidos del Plan Anual Diagnóstico de calidad de los ambientes de trabajo, a partir de la opinión emitida por expertos en materia de prevención de riesgos y mejoramiento de ambientes Análisis del Diagnóstico Áreas claves de mejoramiento Mecanismo de Selección de Proyectos Principales iniciativas de mejoramiento seleccionadas Definición de indicadores de desempeño para evaluar el Plan Anual Las metas de los indicadores definidos para evaluar los resultados del Plan Anual Definición de la metodología para detectar el grado de satisfacción de los participantes Mecanismos de difusión interna para informar a los funcionarios las acciones de Prevención de Riesgos y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo. Todos estos contenidos deben estar presentes en el Plan Anual. Se incluye el documento Aclaraciones de los Requisitos Técnicos y Medios de Verificación 2006 (Anexo 1). 8

9 Diagnóstico El objetivo del diagnóstico es conocer la situación actual y general del Servicio en materias de higiene, seguridad y mejoramiento de ambientes de trabajo. Un buen Plan Anual debe sustentarse en un buen Diagnóstico. Se entenderá por Higiene y Seguridad a las acciones o actividades de prevención de enfermedades y accidentes laborales, respectivamente. Por Mejoramiento de Ambientes de Trabajo se entenderá las acciones o actividades destinadas a proporcionar adecuadas condiciones físicas y organizacionales en el entorno laboral. Si bien puede resultar operativo separar estas dos áreas, en algunos casos algunas acciones o actividades tienen efecto sobre ambas, puediendo considerarse indistintamente en cualquiera de ellas. Por ejemplo, las mejoras en la iluminación contribuyen al mejoramiento de los ambientes de trabajo y además disminuyen el riesgo de problemas visuales. El Sistema exige que el diagnóstico se elabore a partir de la opinión de expertos en prevención de riesgos y mejoramiento de ambientes de trabajo, que pueden ser del mismo Servicio, del Organismo Administrador al cual está adherido o afiliado el Servicio para efectos del Seguro Laboral u otro experto, como por ejemplo, Bomberos. Sin embargo, esto no significa que los informes de expertos sean equivalentes al diagnóstico. Por otra parte, además de los informes de los expertos, el propio Sistema genera información que debe ser considerada a la hora de confeccionar el diagnóstico cada año. A continuación, se presenta un listado con distintas fuentes de información o datos que produce el propio Sistema y que deberían ser considerados para la confección del diagnóstico. Qué elementos deben ser considerados cuando se elabora un diagnóstico? Elementos que entregan información para el Diagnóstico Informe de Expertos (del Organismo Administrador, del Servicio, Bomberos, otros) Informe de Evaluación de Resultados del último Plan Anual ejecutado Observaciones y recomendaciones realizadas por el Comité Paritario y los funcionarios durante el transcurso del año Resultados de las encuestas (u otro método) diseñadas para detectar el grado de satisfacción de los funcionarios, realizadas en el año Recomendaciones derivadas de la implementación de las iniciativas de mejoramiento en materias de higiene y seguridad realizadas durante el año Recomendaciones derivadas del análisis de las situaciones extraordinarias (accidentes del trabajo, enfermedades profesionales, etc) ocurridas durante el año Indicadores del Sistema (Accidentabilidad, etc) Salvo el informe de expertos, el resto de los elementos son generados por el propio Sistema y deben estar registrados. Por lo tanto, si se diseñó un buen sistema de registro se podrá realizar un fácil análisis de estos elementos. A continuación, se señalan algunos puntos importantes a tener en cuenta respecto de cada uno de los elementos recién señalados. 9

10 Puntos importantes a considerar en los Elementos para el Diagnóstico Elemento Informe de Expertos Informe de Evaluación de Resultados Observaciones y Recomendación del Comité Paritario o funcionarios Encuesta de satisfacción de usuarios Recomendaciones derivadas de la implementación de las iniciativas de mejoramiento en materias de higiene y seguridad Recomendaciones derivadas del análisis de las situaciones extraordinarias Indicadores Puntos Importantes Es fundamental centrar la atención en las conclusiones del informe y no solamente en el detalle de las mediciones. En términos generales no es necesario incluir el informe en el Plan, basta con una referencia. Se debe analizar el resultado del Plan ejecutado el año anterior y ver las tareas o proyectos pendientes. Tanto el CP como los funcionarios pueden hacer recomendaciones al sistema. Es fundamental contar con un adecuado registro de estas recomendaciones para poder analizarlas de manera fácil y rápida. Un ejemplo de un registro de recomendaciones se puede ver en la página 20. Luego de aplicada la encuesta es necesario extraer las conclusiones y considerarlas en el nuevo Plan. Producto de implementar los proyectos pueden surgir recomendaciones que es necesario registrar y atender. Un adecuado sistema de registro de estas recomendaciones es muy útil. Un modelo de registro de recomendaciones se puede ver en la página 24. Es muy importante analizar los accidentes del trabajo ocurridos y las enfermedades diagnosticadas. Se debe evaluar qué pasó y cuáles fueron las causas. Para esto es fundamental disponer de un adecuado sistema de registro de este tipo de situaciones extraordinarias. Un modelo de registro se puede ver en la página 21 Los indicadores del sistema sirven para evaluar tanto el impacto del Plan como la ejecución del Programa. Es fundamental analizar el resultado de los indicadores así como su evolución en el tiempo. Todos estos elementos entregan información que debe ser considerada para la confección del diagnóstico. Con la información que aportan los distintos elementos recién analizados es posible estructurar un diagnóstico. La forma en la cual se organiza esta información depende de cada servicio. A modo de ejemplo, se presenta a continuación un modelo de estructura de diagnóstico. Modelo de Estructura del Diagnóstico Estructura del Diagnóstico Descripción General del Servicio o Ubicación de las dependencias (oficinas, bodegas, taller y otros) a nivel central y regional. o Dotación general. Distribución de los funcionarios, a nivel central y regional. o Principales funciones y actividades del Servicio. Antecedentes previos importantes y Evolución o Resultados de Planes previos o Áreas Claves definidas previamente o Resultados de los indicadores de años previos o Análisis de la evolución del servicio respecto a Riesgos de Accidentes y Enfermedades Laborales o Análisis de la evolución del servicio respecto a las condiciones del Ambiente de Trabajo Situación Actual respecto a: o Higiene y Seguridad o Ambientes de trabajo 10

11 Análisis del Diagnóstico El objetivo central de este contenido es realizar un análisis de los antecedentes o problemas detectados mediante el diagnóstico, los que una vez revisados se deberán priorizar. Para priorizar los problemas se pueden utilizar distintos criterios, según defina cada Servicio. Por ejemplo, en el área de higiene y seguridad se puede utilizar la clasificación de riesgo según su probabilidad de ocurrencia y consecuencia, que permite establecer un puntaje de riesgo de 1 a 3, en el cual 3 significa un riesgo mayor. En el área de mejoramiento de ambientes se pueden utilizar escalas similares. Un ejemplo de estas escalas se presenta en los Anexos 2 y 3, respectivamente. En este punto resulta útil además, incluir las estrategias que se utilizarán para resolver los problemas. La forma en la cual se presenta el Análisis del Diagnóstico depende de cada servicio. A modo de ejemplo, se presenta un modelo. Modelo de Estructura del Análisis del Diagnóstico Componentes o Áreas del Análisis del Diagnóstico Evaluación y Priorización o Consiste en evaluar los antecedentes (riesgos o condiciones) o Establecer las prioridades de abordaje Estrategia o Proyectos de Abordaje o Definir cómo se abordarán los problemas o situaciones según la prioridad establecida Diagnóstico y su Análisis Si bien en el Sistema el diagnóstico y su análisis aparecen como puntos separados, en términos prácticos es más fácil abordarlos en forma conjunta, por lo que en el punto siguiente de esta guía ambos se abordarán en forma simultánea. Ejemplo de confección de un Diagnóstico y Análisis A continuación, se entrega un resumen de un ejemplo práctico, que se adjunta en el Anexo 4 en forma detallada. En este ejemplo se resumen los antecedentes que aportan los distintos elementos y se explicita cómo a partir de éstos es posible estructurar un diagnóstico y su análisis según los modelos propuestos. En el ejemplo, la información general y los antecedentes previos del servicio se presentan como texto, y la situación actual, su análisis y las estrategias se presentan en una tabla. La ventaja de organizar la información en una tabla es que hace más fácil identificar y analizar los problemas del servicio y permite registrar claramente las estrategias que se utilizarán para enfrentar cada problema. En el ejemplo, se incluye una columna que permite registrar la prioridad o nivel de riesgo del problema. 11

12 Ver detalle en Anexo 4 Áreas Claves de Mejoramiento de Ambientes Las áreas claves de mejoramiento de ambientes de trabajo son uno de los productos del análisis del diagnóstico. En este punto se debe señalar cuales serán las áreas o ámbitos considerados como más importantes (claves), independiente de la factibilidad para ser abordados en el año de ejecución del Plan. Cada Servicio define cuáles son sus áreas claves de mejoramiento. Las áreas claves se pueden establecer tanto para el nivel central como para el regional o en una dependencia específica, señalándolo explícitamente. Se pueden presentar como enunciado, por ejemplo: En el presente Plan se definieron como Áreas Claves de Mejoramiento: la Iluminación y Calefacción, pero también es posible presentar las áreas claves como listado, por ejemplo: Áreas Claves de Higiene y Seguridad de la Sucursal o Riesgo de Incendios o Accidentalidad Áreas Claves de Mejoramiento de Ambientes de la Sucursal o Calefacción 12

13 Mecanismo de Selección de Proyectos Para resolver los distintos problemas detectados con el diagnóstico se deben formular actividades o proyectos que los aborden. Debido a que se pueden identificar una gran variedad de problemas puede ser necesario un gran número de proyectos, por lo que se debe definir la forma en que estos proyectos serán seleccionados. Los criterios de selección de proyectos dependen de cada servicio. Ejemplos de criterios de selección pueden ser su magnitud, el costo, la duración, la posibilidad de resolver el problema (parcial o totalmente), o el impacto que genera resolverlo. Una vez escogidos los criterios se debe señalar cómo se procederá. A continuación, se presenta un ejemplo: Se seleccionarán los proyectos de mayor puntuación de Nivel de Riesgo o Prioridad. Entre los proyectos jerarquizados se seleccionará uno de cada área según el presupuesto disponible. Principales Iniciativas de Mejoramiento de Ambientes Seleccionadas Entre los proyectos seleccionados, según los criterios definidos, se debe señalar cuáles serán los más importantes o principales. Se pueden presentar como un listado de proyectos en el que se destaquen las principales iniciativas seleccionadas. Si se utiliza el formato de tabla para el Diagnóstico y el Análisis, se puede agregar una columna en la que se señale cuáles son las principales iniciativas seleccionadas. Definición de Indicadores de Desempeño para evaluar el Plan Anual El sistema requiere que se definan indicadores para evaluar el impacto del Plan Anual. A continuación, analizaremos algunos posibles indicadores. Un indicador básico que debería tener cada Plan Anual es la Tasa de Accidentabilidad, que mide el número de accidentes laborales en el Servicio. Este indicador, en forma indirecta da cuenta del impacto que ha tenido el Sistema en el Servicio. Otro indicador podría ser el de gravedad de los accidentes, y el índice de frecuencia de ocurrencia. Por otra parte, también es importante medir la percepción de los funcionarios beneficiarios por el Sistema. Por ejemplo se puede medir el porcentaje de funcionarios conformes con el sistema. Debido a que el Sistema exige evaluar el grado de satisfacción de los funcionarios esta información debería estar disponible y se podría utilizar para construir este indicador. Ejemplo de indicadores: Tasa de Accidentabilidad: N de funcionarios del servicio accidentados en el período x 100 Promedio mensual de funcionarios del Servicio en el mismo período Nivel de aprobación del Sistema: N de funcionarios que aprueban el Sistema_ x 100 N funcionarios consultados Metas de los Indicadores definidos para evaluar el Plan Anual 13

14 De acuerdo a las capacidades reales de cada servicio, los antecedentes previos, el presupuesto disponible, etc., se deben definir metas realistas, capaces de ser alcanzadas y que impliquen un esfuerzo de gestión de la institución. Las metas pueden ser señaladas en forma de número, porcentaje, tasa u otro que permita entender claramente lo que se quiere obtener, por ejemplo, Se espera mantener la tasa de accidentalidad bajo 1,5 %; Se espera que el 60% de los funcionarios esté conforme con las actividades que desarrolle el Sistema. Definición de la Metodología para detectar el grado de satisfacción de los participantes El objetivo de este elemento es describir como se medirá la satisfacción de los funcionarios. Cada servicio puede plantear la metodología que desee. Se pueden utilizar encuestas a todos los funcionarios, a muestras de funcionarios, análisis grupales, entrevistas, etc. Mecanismo de Difusión Interna para informar las iniciativas a implementar Se debe señalar textualmente el medio que se utilizará para difundir la información entre los funcionarios. Se debe señalar la fecha, el medio y los contenidos. Por ejemplo En la página web y en el diario mural, el 01/02/2006 se publicó un resumen del Plan Anual a ejecutar el año 2006 en el Servicio 14

15 4.2.2 PROGRAMA DE TRABAJO Una vez que se ha confeccionado el Plan Anual, en base a un buen diagnóstico y su análisis, resulta crucial definir un buen Programa de Trabajo. Una buena estructuración del Programa de Trabajo permitirá realizar un fácil seguimiento de las actividades programadas A diferencia del Plan Anual, donde lo que se hace es definir los problemas, en el Programa de Trabajo se establece cómo se resolverán el o los problemas. Específicamente se señala, qué se hará, quién será el responsable, cuándo se realizará, a quiénes beneficiará, cuánto cuesta, etc. Se debe señalar si las actividades del Programa son a nivel nacional o regional, especificando la región cuando corresponda. Contenidos del Programa de Trabajo Según las definiciones del Sistema, el Programa de Trabajo debe incluir los siguientes contenidos: Contenidos del Programa de Trabajo Ajustes o modificaciones aprobados al Plan Anual Principales hitos o actividades del programa a ejecutar Cronograma de Trabajo o la secuencia temporal en que se ejecutarán las actividades Responsables de cada una de las actividades El número de funcionarios que se beneficiará a nivel central y regional de cada actividad, separados por calidad jurídica y estamento Definición de indicadores de desempeño relevantes y sus metas para evaluar la ejecución del Programa de Trabajo. Ajustes o Modificaciones al Plan Anual El Sistema exige que se indique si se ha realizado algún ajuste o modificación del Plan Anual en el período o plazo para efectuar ajustes (hasta el 31 marzo). Es necesario describir cuáles fueron los ajustes. Si se hicieron muchos ajustes puede resultar más fácil incorporar un anexo al Plan. Por ejemplo: Debido al arriendo de una nueva oficina se incorpora al Plan un Anexo en el que se describe el diagnóstico y análisis de esta nueva dependencia. Si no se realizan ajustes o modificaciones es necesario explicitarlo, señalando simplemente No se hicieron Ajustes o Modificaciones al Plan Anual. Modelos de Programa de Trabajo Debido a que un Plan puede requerir o generar una gran cantidad de actividades o proyectos recomendamos utilizar tablas. A continuación, se presentan dos ejemplos de tablas, una realizada en un procesador de texto y la otra en una planilla electrónica. La ventaja de esta última es que se pueden contar actividades y sumar cantidades de manera sencilla, lo que facilita el trabajo de generación de informes. 15

16 Ejemplo de Programa de Trabajo confeccionado con procesador del texto Área Problema Proyecto Plazo Funcionarios Beneficiados Mejoramiento 10/03/2006 de ambientes Déficit de iluminación en 10 oficinas Cambio iluminación en oficinas 4, 8, 9 y 12 Planta 1 Profesional 3 Administrativos Monto Presupuesto $ Mantención oficinas 1, 3, 5 y 7 Abril /2006 Contrata 4 Administrativos $ Higiene y Seguridad Mala visibilidad de la señalética de la escalera Mantención en 2 salas de reuniones Cambio Señalética 15/05/ /04/l 2006 ** Detalle del estamento y calidad jurídica de los funcionarios en anexo X Todos los funcionarios ** Todos los funcionarios ** $ Sin costo directo, lo financia el Organismo Administrador Como se puede apreciar en la tabla en que se presenta el Programa de Trabajo se indica exactamente cuál son los problemas, cómo se enfrentarán, cuándo se hará, a quiénes beneficiará y el costo. Debido a que algunas actividades benefician a todos los funcionarios basta mencionar que se beneficia a todos los funcionarios, en la columna de Funcionarios Beneficiados, pero se debe señalar dónde se informa su distribución, por ejemplo en un anexo. Ejemplo de Programa de Trabajo confeccionado con una planilla electrónica N Area Problema Proyecto Plazo Funcionarios Beneficiados 1 Mejoramiento 30/06/2006 Planta: 1 Prof, Ambientes 3 Adm 2 Mejoramiento Ambientes 10 oficinas con déficit en iluminación 10 oficinas con déficit en iluminación Cambio iluminación oficinas 4,8, 9 y 12 Mantención en oficinas 1,3,5 y 7 30/04/2006 Contrata: 4 Adm Monto $ 100,000 $ 50,000 3 Mejoramiento Ambientes 10 oficinas con déficit en iluminación Mantención en 2 salas de reuniones 4 Higiene y Seguridad Señalética escalera Cambio Señalética Total Proyectos 4 25/04/2006 Todos $ 25,000 20/04/2006 Todos $ - Total $ 175,000 Como ya se mencionó, la ventaja de la planilla electrónica es que permite contar, sumar, calcular subtotales, entre otros, lo que puede facilitar el trabajo. Principales hitos o actividades del Programa a ejecutar En el mismo programa se puede incorporar una columna en la que se señale si una actividad si es un hito principal. 16

17 Otra alternativa es elaborar un listado de las actividades consideradas como hitos principales. Cronograma de Trabajo Para responder a este punto se debe especificar el plazo o la fecha de programación de cada actividad, como se aprecia en los ejemplos. Otra alternativa es utilizar una carta Gantt o un Calendario. Responsable de cada una de las Actividades Se debe señalar el responsable de cada actividad que se programa. Si todas las actividades están a cargo de un solo responsable basta establecer en el título del programa quien será, por ejemplo: El Comité Paritario, Juan Pérez, etc. Definición de Indicadores de Desempeño para evaluar la Ejecución del Programa de Trabajo. El sistema requiere que se definan indicadores para evaluar la ejecución del Programa de Trabajo. Cada programa debería tener al menos un indicador que permita controlar o evaluar el nivel o grado de cumplimiento de su ejecución. Un ejemplo de indicador de control de cumplimiento es el Porcentaje de Actividades Realizadas. A continuación, se presenta la fórmula de cálculo. Nivel o Porcentaje de cumplimiento del Programa: N de acciones o actividades realizadas x 100 N de acciones o actividades programadas Metas de los Indicadores definidos para evaluar la Ejecución del Programa de Trabajo De acuerdo a las capacidades reales de cada servicio, los antecedentes previos, el presupuesto disponible, etc., se deben definir metas realistas, capaces de ser alcanzadas durante el período de ejecución del Programa de Trabajo y que impliquen un esfuerzo de gestión de la institución. Las metas pueden ser señaladas en forma de número, porcentaje, tasa u otro que permita entender claramente lo que se quiere obtener, por ejemplo: Respecto a la ejecución del programa la meta es realizar al menos el 90% de las actividades programadas. 17

18 4.3 ETAPA III: INFORME DE SEGUIMIENTO El objetivo del Informe de Seguimiento es evaluar el nivel de cumplimiento de las actividades programadas por el servicio en algún momento de su ejecución. Es conveniente realizar al menos un informe de seguimiento al 30 de junio de cada año. Para poder confeccionar el Informe de Seguimiento es fundamental poseer adecuados registros de las actividades, acciones o situaciones Contenidos del Informe de Seguimiento Según las definiciones del Sistema, el Informe de Seguimiento debe incluir los siguientes contenidos: Contenidos del Informe de Seguimiento Resultado parcial de las principales acciones realizadas en Materias de Mejoramiento de Ambientes e Higiene y Seguridad Resultado parcial de las Acciones Extraordinarias realizadas en el período. El número de funcionarios beneficiados con cada una de las actividades Monto de gasto ejecutado para cada actividad Descripción y justificación de las principales desviaciones entre los resultados efectivos de las iniciativas ejecutadas y la programación efectuada por el Servicio. Mecanismos de difusión interna utilizados para informar a los funcionarios las iniciativas a implementar, explicitando los contenidos de dicha información y porcentaje de la dotación informada, directa o indirectamente y su oportunidad Observaciones y recomendaciones realizadas por el Comité Paritario o el Comité Voluntario y por los funcionarios sobre las acciones realizadas en materias de higiene y seguridad Descripción de la totalidad de eventos ocurridos (situaciones extraordinarias) relativos al control del riesgo Principales Acciones Realizadas El objetivo de este punto es señalar de entre todas las actividades ejecutadas a la fecha del informe, cuáles fueron las más importantes. Se pueden presentar como un listado pero también es posible agregar una columna a una copia de la tabla del Programa de Trabajo y señalar qué actividades son principales. En el caso de actividades que se encuentren ejecutadas parcialmente y que sean una de las principales, su estado de avance se puede informar en una columna de observaciones. A continuación se presenta el mismo ejemplo del Programa de Trabajo utilizado anteriormente (planilla de cálculo) con algunas columnas más que permiten registrar el seguimiento de las actividades programadas. (Nota: por problemas de espacio se eliminaron algunas columnas y se abreviaron algunos términos) 18

19 Ejemplo de Programa de Trabajo y Registro del Seguimiento de las Actividades o Proyectos. Área Problema Proyecto Plazo Funcion. Benefic. Mejoram. Ambientes 10 oficinas con déficit en iluminación Cambio 30/05/2006 Planta: 1 iluminación Prof, 3 Adm oficinas 4,8, 9 y 12 Monto Fecha de Verificación Estado (Realizado, Suspendido, Anulado En Ejecución ) Verificado por $ 100,000 05/06/2006 Realizado Carlos Soto Observación o Desviación Mejoram. Ambientes Mejoram. Ambientes 10 oficinas con déficit en iluminación 10 oficinas con déficit en iluminación Mantención en oficinas 1,3,5 y 7 Mantención en 2 salas de reuniones 30/04/2006 Contrata: 4 Adm $ 50,000 30/06/2006 En Ejecución Juan Pérez 50% del proyecto terminado debido a que comenzó recién a fines de abril. 25/04/2006 Todos $ 25,000 07/05/2006 Suspendido Juan Pérez Por problemas presupuestarios se re-programó para Agosto Higiene y Seguridad Señalética escalera Cambio Señalética 20/04/2006 Todos $ - 25/04/2006 Realizado Carlos Soto Total Proyectos 4 Total $ 175,000 Como se puede apreciar en la tabla, a una copia del Programa de Trabajo se le incorporaron nuevas columnas para registrar el seguimiento de las actividades. De esta forma, la totalidad de la información de las actividades realizadas y sus resultados está contenida en sólo una tabla, con lo cual es posible completar el respectivo contenido del informe de seguimiento. Principales Acciones Extraordinarias Para poder conocer e informar acerca de las Principales Acciones Extraordinarias realizadas, es fundamental contar con un adecuado registro. A continuación, se presenta un modelo de registro de Acciones Extraordinarias. Fecha Acción Extraordinaria 10/04/2006 Evaluación de caldera de calefacción edificio. 15/04/2006 Reemplazo de puerta de la salida de emergencia Causa que motivó la Acción Fuga de vapor en la caldera. En simulacro se pudo constatar que la puerta no cumplía los requisitos de seguridad Responsable Revisado por Fecha Revisión Experto del Juan Pérez 11/04/2006 Organismo Administrador Departamento Recursos Físicos Juan Soto 28/05/2006 Si no se realizaron Acciones Extraordinarias, se debe señalar. Número de funcionarios beneficiados El objetivo de este punto es estimar cuántos funcionarios han sido efectivamente beneficiados por las actividades ejecutadas a la fecha en que se realiza el informe. Debido a que los funcionarios realmente beneficiados puede diferir de lo programado es necesario incluir una columna con esta información. 19

20 Monto de Gasto Ejecutado El objetivo de este componente es especificar cuánto fue lo que efectivamente se gastó. Se puede incluir una columna en el seguimiento para registrar el monto realmente gastado luego de ejecutada la actividad. Descripción y justificación de las principales desviaciones Si se realiza un adecuado seguimiento del Programa de Trabajo y se incluye, como en el ejemplo, una columna para registrar observaciones o desviaciones, será posible evaluar cada una de las desviaciones. Además en el informe, basta con hacer referencia a que la información requerida está disponible en la columna respectiva. Por ejemplo: En la columna Observaciones o Desviaciones del registro de seguimiento de las actividades, se detallan las justificaciones para cada una de las desviaciones que hubo. Si no hubo desviaciones se debe señalar expresamente. Mecanismo de Difusión Interna para informar el resultado de la ejecución de las iniciativas programadas Se debe señalar textualmente el medio utilizado, el contenido, la fecha en que se realizó la difusión y el porcentaje de funcionarios que fueron informados. Por ejemplo: En nuestra página web, el 01/07/2006 se publicó un Resumen del Resultado del Seguimiento del Programa. Para los funcionarios que no tienen acceso al sitio web se publicó la misma información en el diario mural en la misma fecha. Con estas dos estrategias se informó al 100% de los funcionarios. Observaciones y Recomendaciones del Comité Paritario o el Comité Voluntario y los Funcionarios Para poder conocer e informar este punto es fundamental contar con un adecuado registro. A continuación, se presenta un modelo de registro de Observaciones y Recomendaciones Fecha Quién hace la Observación y Recomendación (Comité Paritario, Comité Voluntario o Funcionario) Qué Observa y qué Recomienda 15/03/2006 Comité Paritario Debido a los accidentes ocurridos recomienda huincha antideslizante en la escalera. 20/03/2006 Funcionario Revisar acceso a bodegas del subterráneo por peligro de caída Área de la Recomendación (Higiene- Seguridad o Mejoramiento Ambientes) Acción o medida para responder a la Recomendación Higiene-Seguridad Se instalará huincha el próximo mes. Higiene-Seguridad Se solicita a experto revisión e informe de las medidas a implementar Fecha o Plazo de implementación 25/03/2006 Este registro es muy importante ya que es uno de los medios por el cual los Funcionarios, y los Comités Paritarios o Voluntarios pueden expresar formalmente su opinión, reparos o sugerencias respecto a las condiciones o situaciones en materia de Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo del Servicio. 20

21 Descripción de la totalidad de los eventos (situaciones extraordinarias) relativos al control del riesgo Si bien en el sistema este contenido aparece como un informe separado, en la práctica ha sido solicitado como parte del Informe de Seguimiento y puede ser informado así. La importancia de este registro es que contiene información que permite calcular uno de los indicadores que evalúan el impacto del sistema. Es muy importante centrar el registro en los eventos (accidentes y enfermedades), sus causas, el lugar, etc. y no sólo en la edad, sexo. Esto debido a que la información de la causa del accidente o situación es la que nos permitirá realizar las correcciones correspondientes y de esta forma evitar nuevos episodios. A continuación, de presenta un modelo de registro de Situaciones Extraordinarias Tipo de Situación Situación Causa Lugar Fecha Días Perdidos Medida de Corrección Fecha Verificación (Accidente Trabajo, Trayecto, Incidente, etc) Accidente Trabajo Incidente Al ingresar a su oficina tropezó con la alfombra Al ingresar a sala choca con vidrio de la puerta (tipo ventanal) La alfombra no esta debidamente fijada al piso No es visible el ventanal al estar cerrada la puerta Oficina 7 15/03/ Se solicitó a Servicios Generales fijar la alfombra al piso Puerta de Acceso a Sala de Reuniones 1 20/03/ Se instaló huincha horizontal en el vidrio 25/03/ /03/2006 Como se aprecia en el ejemplo la información de los eventos está centrada en que sucedió, cuál fue la causa, dónde, cuándo y si generó días perdidos. Con esta información se puede controlar la causa y evitar nuevos accidentes o eventos. Además, en algunas columnas adicionales se puede registrar las medidas correctivas, si se implementaron o no, la fecha en que se verifica su cumplimiento, etc. También puede resultar útil agregar información respecto a la gravedad de la lesión. Por ejemplo, se puede incorporar una columna en que se señale si el accidente provocó una lesión grave, moderada o leve o causó la muerte. A continuación, se presenta un criterio para clasificar las lesiones. Leves: En general son lesiones que no requieren tratamiento médico y no causan ausencia al trabajo. Ejemplos: contusiones, heridas menores, erosiones. Moderadas: Corresponde a lesiones que requieren consulta y habitualmente generan entre 1 a 7 días perdidos. Ejemplos: esguinces leves, heridas cortantes, hematomas, contusiones importantes, etc. Graves: Corresponde a lesiones que requieren consulta médica y que habitualmente generan más de 7 días de ausencia laboral. Ejemplos: esguinces moderados a graves, amputaciones, fracturas, etc. Muerte: autoexplicativo. 21

22 5.4 ETAPA IV: INFORME DE EVALUACIÓN DE RESULTADOS El objetivo del Informe de Evaluación de Resultados es evaluar el nivel de cumplimiento de las actividades programadas al final del período. Varios de los contenidos de este informe ya habían sido abordados en forma parcial en el Informe de Seguimiento, por lo que en los puntos correspondientes sólo se requiere actualizar la información. Sin embargo, existen contenidos que no se habían informado antes. Para poder confeccionar el Informe de Evaluación de Resultados es fundamental poseer y realizar adecuados registros de las actividades, acciones o situaciones programadas y realizadas Es recomendable realizar este informe al 30 de noviembre del año en que se ejecuta el programa. Contenidos del Informe de Evaluación de Resultados Según las definiciones del Sistema, el Informe de Evaluación de Resultados debe incluir los siguientes contenidos: Contenidos del Informe de Evaluación de Resultados Principales acciones realizadas en materias de Mejoramiento de Ambientes e Higiene y Seguridad Principales Situaciones Extraordinarias ocurridas en el período Descripción y justificación de las principales desviaciones entre los resultados efectivos de las iniciativas y la programación efectuada por el Servicio El número de funcionarios beneficiados con las acciones anteriores Observaciones y recomendaciones realizadas por el Comité Paritario o el Comité Voluntario y por los funcionarios sobre las acciones realizadas en materia de higiene y seguridad Recomendaciones derivadas de la implementación de las iniciativas de mejoramiento en materias de higiene y seguridad y situaciones extraordinarias ocurridas Compromisos asociados a las recomendaciones Plazos de los compromisos y responsables. Mecanismo por el cual se informa a los funcionarios la evaluación del Proceso, explicitando los contenidos de dicha información y porcentaje de la dotación informada, directa o indirectamente y la oportunidad en que se efectuó Para este informe se puede utilizar una copia del Programa de Trabajo incorporando columnas para registrar el seguimiento. Principales Acciones Realizadas La idea de este contenido es hacer la evaluación global de las actividades programadas y efectivamente realizadas. Si el registro de ejecución de las acciones es adecuado debería resultar sencillo identificar las principales acciones realizadas. Para informarlas se puede elaborar un listado o incorporar una columna si utiliza una copia del Programa de Trabajo en forma de tabla. Principales Situaciones Extraordinarias El objetivo de este contenido es señalar cuáles fueron las principales situaciones extraordinarias ocurridas en el período completo. 22

23 En el Informe de Seguimiento ya se había solicitado información respecto, a los accidentes del trabajo y enfermedades profesionales. Sin embargo pueden haber existido otras situaciones extraordinarias como incendios, cambios físicos, nuevas dependencias, etc., las que deberían ser abordadas en este punto. Tal como se señaló en el punto anterior para informar las Principales Situaciones Extraordinarias se puede utilizar un listado o señalar en una columna del registro de situaciones extraordinarias cuales fueron consideradas como principales. Como en otros elementos, si el registro de Situaciones Extraordinarias es adecuado debería resultar sencillo identificarlas. Aunque no se exige, resulta conveniente incorporar en este punto información respecto a por ejemplo, al resultado de la Tasa de Accidentabilidad. Descripción y justificación de las principales desviaciones Si se realiza un adecuado seguimiento del Programa de Trabajo y se incluye como en el ejemplo una columna para registrar observaciones o desviaciones resultará sencillo evaluar cada una de las desviaciones. Además en el informe basta con hacer referencia a que la información requerida está disponible en la columna respectiva. Por ejemplo: En la columna Observaciones o desviaciones del registro de seguimiento de las actividades, se detallan las justificaciones en caso de desviación. Sí son muchas las desviaciones se pueden presentar en un listado las principales desviaciones o utilizar una columna en el registro de seguimiento de actividades para destacar cuáles son las principales. Número de funcionarios beneficiados Se debe informar el número de funcionarios efectivamente beneficiados. En el informe de seguimiento ya se había solicitado esta información por lo que sólo es necesario actualizarla. Observaciones y Recomendaciones del Comité Paritario o los Funcionarios Como se mencionó anteriormente, en el informe de seguimiento, con un adecuado sistema de registro de las observaciones, basta con una copia del registro para responder a este componente, incorporado las nuevas observaciones que pudiesen haber surgido, entre el informe de seguimiento y éste. Recomendaciones derivadas de la implementación de las iniciativas de mejoramiento en materias de higiene y seguridad y situaciones extraordinarias El objetivo de este componente es recoger las observaciones (recomendaciones) que se generaron luego de las intervenciones implementadas para corregir los problemas o riesgos de accidentes o enfermedades. Pero además, se deben recoger las recomendaciones que surgen de analizar los accidentes y enfermedades del trabajo que pudiesen haber ocurrido en el período. Para poder generar las recomendaciones es necesario analizar las intervenciones y los accidentes o enfermedades. Con esta información se debe diseñar un Programa de Seguimiento de estas Recomendaciones. 23

24 Los puntos siguientes del informe están directamente relacionados con las recomendaciones (los compromisos asociados a las recomendaciones, los plazos y los responsables) por lo que se abordan en forma conjunta. Un modelo de Programa de Seguimiento de las Recomendaciones se presenta a continuación. Recomendación Compromiso Plazo Responsable Incorporar los nuevos extintores a un programa de mantención Solicitar el aumento del presupuesto de mantención de extintores Enero del 2006 Comité Paritario Cuatro accidentes laborales ocurrieron en la misma escalera de acceso, debido a los problemas de adherencia del piso Incorporar el problema en el Plan y Programa del próximo año como una prioridad Diciembre 2006 del Comité Paritario Mecanismo por el cual se informa a los funcionarios la evaluación del Proceso Se debe señalar textualmente el medio utilizado, los contenidos de dicha información (en forma genérica), el porcentaje de funcionarios que fueron informados directa e indirectamente y la oportunidad. Un ejemplo podría ser: El 15/12/2006, se envió un correo electrónico a todos los funcionarios, con un resumen del Informe de Evaluación de Resultados, destacando los principales logros y desafíos pendientes. En el mismo correo se señala la dirección web desde la cual se puede descargar una copia del informe completo. 24

25 5. PLAZOS En el Sistema se define que el Plan Anual debe estar aprobado por el Jefe de Servicio a más tardar el 31 de Diciembre. Además se especifica que el plazo para efectuar ajustes y modificaciones al Plan Anual es hasta el 31 de marzo. Además de estos plazos sugerimos realizar el Informe de Seguimiento al 30 de junio y el Informe de Evaluación de Resultados al 30 de noviembre. Lo anterior permite destinar diciembre a la confección del nuevo Plan Anual. Esquema de Plazos 25

26 6. ANEXOS 26

27 ANEXO 1 Este anexo corresponde al documento Aclaraciones Medios de Verificación 2006 y puede ser descargado de la página web de la ( 27

28 ANEXO 2 Ejemplo de Criterios de Clasificación para Riesgos de Accidentes CLASIFICACIÓN CONSECUENCIA PROBABILIDAD Alta Lesión que genera incapacidad Sucede una o más veces al año (días perdidos), pérdida de parte del cuerpo o muerte. Media Lesión que requiere atención Sucede menos de una vez al año médica (sin días perdidos) Baja Lesión que requiere sólo primeros auxilios Sucede menos de una vez cada 10 años Con los resultados de ambas clasificaciones se utiliza la siguiente tabla. Se identifica cada nivel y se busca la intersección en la tabla. Consecuencia Alta Media Baja Baja Media Alta Probabilidad Significado del Puntaje: Ejemplo. 3 Riesgo Alto 2 Riesgo Medio 1 Riesgo Bajo A continuación se evaluarán 2 problemas recogidos luego de analizar el registro de accidentes (situaciones extraordinarias). Problema 4 caídas en la escalera de la sucursal durante el año anterior, 1 de los accidentes resulto en 7 días perdidos. 3 funcionarios se resbalaron en la entrada del edificio, 1 requirió primeros auxilios. Clasificación de Consecuencia Clasificación de Probabilidad Nivel de Riesgo Alta Alta 3 Bajo Alta 2 Según el resultado, las caídas en la escalera son prioritarias como problema porque tienen el riesgo más alto (3). 28

29 ANEXO 3 Ejemplo de Criterios para clasificar problemas de Ambientes de Trabajo. CLASIFICACIÓN Alto Medio Bajo CLASIFICACIÓN Alto Medio Bajo IMPACTO Puede interrumpir el funcionamiento de la dependencia Puede alterar el funcionamiento pero sin interrumpirlo No alterar el funcionamiento de la dependencia pero es molesto COBERTURA Afecta a todos los funcionarios Afecta a algunos funcionarios Afecta a un funcionario Con los resultados de ambas clasificaciones se utiliza la siguiente tabla. Se identifica cada nivel y se busca la intersección en la tabla. Impacto en el funcionamiento de la dependencia Alto Medio Bajo Baja Media Alta Cobertura Significado del Puntaje: 3 Prioridad Alta 2 Prioridad Media 1 Prioridad Baja Ejemplo. A continuación se evaluarán problemas recogidos de las recomendaciones del Comité Paritario y los Funcionarios. Problema Daño en la pintura de todas las paredes de la oficina de partes. Afecta a 1 funcionario Daño de la puerta de acceso al edificio. Puede afectar a todos los funcionarios Daño en la puerta de acceso al baño del 2 piso. Afecta a 10 funcionarios Clasificación de Impacto Clasificación de Cobertura Nivel de Prioridad Bajo Bajo Baja (1) Alto Alto Alta (3) Medio Medio Media (2) Según el resultado de esta clasificación, el orden de prioridad de los proyectos sería primero el problema de la puerta de acceso al edificio, en segundo lugar la puerta de acceso al baño del segundo piso y en tercer lugar la pintura de la oficina de partes. 29