INDICE DE GESTION INSTITUCIONAL Plan de mejoramiento. Dirección General de Planificación del Trabajo

Transcripción

1 Dirección General de Planificación del Trabajo Departamento de Asesoría y Apoyo al Control Interno 2014 INDICE DE GESTION INSTITUCIONAL Plan de mejoramiento

2 Contenido Presentación... Error! Marcador no definido. Metodología... 4 Síntesis de resultados del IGI por factor... 5 Plan de mejoras a la evaluación del Índice de Gestión Institucional

3 La Evaluación para el Índice de Gestión Institucional (IGI), es una iniciativa emprendida por la Contraloría General de la República, se incorpora a la rendición de cuentas para medir algunos aspectos formales que resultan fundamentales para la capacidad de gestión de una institución pública y que, aunque, por sí solos no garantizan el éxito en la operación, sí determinan el umbral mínimo de algunos factores formales, de acuerdo con lo que establece la técnica y el marco normativo que les aplica. Con este índice de Gestión, la Contraloría General determina una línea base del nivel de factores fundamentales para la gestión de las instituciones públicas, a saber, la planificación, la gestión financiera, el control interno, la contratación administrativa, tecnologías de información, el servicio al usuario, recursos humanos e información presupuestaria y contable. Estos factores tienen correspondencia con los procesos que han sido considerados como los de mayor riesgo e interés y para cuyo fortalecimiento la Contraloría General de la República ha determinado objetivos concretos para la fiscalización posterior. El principal aporte del IGI consiste en la promoción de una plataforma mínima de gestión en las instituciones públicas costarricenses y del mejoramiento continuo de los procesos considerados, al tiempo que le permite a la Contraloría General ampliar la cobertura de la fiscalización superior por medio de un instrumento que se aplica a un amplio grupo de instituciones. El IGI aporta elementos para la toma de decisiones sobre la rectoría del Ordenamiento de Fiscalización y Control Superiores de la Hacienda Pública, y permite a las instituciones reconocer oportunidades de mejora cuya implementación pueden emprender en un plazo relativamente corto.

4 Metodología La evaluación de gestión 2014, corresponde a la aplicación del instrumento diseñado por la Contraloría General de la República, que mide los esfuerzos de las instituciones en términos de la consolidación, el seguimiento y los resultados de las metas del plan anual, y así calcular un Índice de la Gestión Institucional correspondiente al año 2014 (IGI 2014). El instrumento se compone de dos partes, a saber: un cuestionario en Microsoft Excel y una plantilla de certificación en Microsoft Word para comunicar los resultados de la aplicación del cuestionario a la Contraloría General de la República. El cuestionario se encuentra organizado con base en las siguientes ocho temáticas: 1. Planificación 2. Gestión financiero-contable 3. Control interno institucional 4. Contratación Administrativa 5. Presupuesto 6. Tecnologías de la información 7. Servicio al usuario 8. Recursos humanos Cada sección se presenta de manera separada, en el cuestionario de la hoja de Microsof Excel; la mayor parte de las preguntas puede contestarse con "Sí" o "No", y en algunos casos con "No aplica". Con base en la información que aparecerá en la columna "Documentación" de la hoja, se prepara el expediente físico, digital o mixto que sustenta las respuestas. Se mantiene disponible en el Departamento de Control Interno, de la Dirección General de Planificación del Trabajo, en previsión de que los fiscalizadores de la Contraloría General de la República, realicen las verificaciones correspondientes. Cabe destacar, que este proceso verifica la existencia de elementos básicos que componen cada factor y no evalúa su grado de aplicación y cumplimiento, aspecto que tradicionalmente es abordado por la Contraloría General o la Auditoría Interna mediante el ejercicio de otras formas de fiscalización posterior.

5 Síntesis de resultados del IGI por factor INDICE DE GESTION INSTITUCIONAL-2014 Los resultados que se presentan a continuación, se obtienen del análisis de datos que brindaron las dependencias del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, los cuales quedan a disposición en el Departamento de Control Interno, para su debida consulta. El proceso 2014 determinó como puntaje global en la calificación un 94,1% que refleja un avance importante respecto al año 2013, que obtuvo una calificación de 92,2%; mejora que obedece entre otros aspectos, a los esfuerzos que se han realizado en materia ejecución presupuestaria y contratación administrativa con la promulgación DMT-001-, que contiene los lineamientos del proceso presupuestario y ejecución de compras; en materia de planificación la información institucional se encuentra sistematizada de manera que integra los procesos de planificación, presupuesto y evaluación. Asimismo, la promulgación de un código de ética que reúna los compromisos éticos de la institución y sus funcionarios, ha sido un instrumento que refleja mejoras importantes en el componente control interno, acompañado de la divulgación de los Informes de Auditoría en la página web, como mecanismo y compromiso con la rendición de cuentas. Destaca además, que la institución ha emitido y divulgado circular, con base en la Ley N. 9097, referida a una política sobre la atención del derecho de petición de los usuarios. Gráfico No.1 Costa Rica, MTSS: Índice de Gestión Institucional, por factor evaluado, 2014 (valor máximo 100%) Puntaje global del IGI-MTSS 94,1 Servicio al Usuario 85 Planificación 87 Contratación Administrativa Tecnologías de la Información Control Interno Presupuesto Recursos Humanos Fuente de información: Departamento de Control Interno, datos suministrados en el proceso índice de Gestión Institucional, por cada dependencia institucional, 2014

6 Tal como se viene señalando, el gráfico 1. muestra el 2014 con una mejora en el desarrollo Servicio al Usuario, se aplicó la encuesta de percepción de los usuarios con respecto a los servicios que brinda este Ministerio; asimismo, se mejoró la interacción con el denunciante promoviendo la recepción el tramite a través de buzones de sugerencias, entre otras. Vale la pena destacar que de los siete componentes que contempla la evaluación del IGI, con mayor fortaleza de un 100% se encuentra Recursos Humanos, quienes respondieron afirmando contar con manuales de procedimientos, políticas y lineamientos en materia de reclutamiento, gestión, desarrollo y capacitación de recurso humano en general; aún cuando hay algunos aspectos que requieren de mejoras. En cuanto al control interno, se mantiene un procedimiento oficializado para la rendición de cauciones, pago de transferencias, valoración de riesgos, autoevaluaciones, entre otros aspectos que fortalecen la gestión Institucional La Evaluación del Índice de Gestión Institucional, es una herramienta de apreciable valor que le permite conducir efectivamente a la institución hacia el cumplimiento de sus objetivos, de su misión y visión, enfrentando para ello las debilidades identificadas, por esta razón se han definido a nivel institucional y en cada unidad orgánica, las regulaciones para el funcionamiento adecuado de cada factor evaluado y aspectos que intervienen en los resultados obtenidos en esta Evaluación. Elementos que han mostrado un incumplimiento Cabe destacar, que a pesar de los avances obtenidos, se mantienen debilidades de incumplimiento que requieren ser atendidos, tomando en cuenta que toda evaluación se debe recibir como oportunidades de mejora para alcanzar un nivel nivel de desarrollo y gestión superior. Planificación Se requiere, la formulación y vinculación del plan anual operativo con una estrategia para incorporar la ética en la cultura organizacional y para prevenir el fraude y la corrupción, que contenga los siguientes asuntos: a) Definición de compromisos éticos. b) Políticas de apoyo y fortalecimiento de la ética. c) Programas regulares para actualizar y renovar el compromiso institucional con una cultura ética. Asimismo, que la institución ejecute y evalué los resultados de la estrategia de fortalecimiento de la ética.

7 En materia de Control Interno INDICE DE GESTION INSTITUCIONAL-2014 En los últimos cinco años, la entidad no se ha sometido a una auditoría de la gestión ética institucional, ya sea por parte de la propia administración, de la auditoría interna o de un sujeto externo. Contratación Administrativa Cabe destacar que algunos de estos aspectos evaluados los define la Ley de Contratación Administrativa sin embargo, para efectos de la Contraloría General de la República requiere de lineamientos propios que promulgue este Ministerio. No se cuenta con normativa interna para regular los diferentes alcances de la contratación administrativa en la entidad, con respecto a las siguientes etapas: a. Planificación b. Procedimientos c. Aprobación interna de contratos d. Seguimiento de la ejecución de contratos No están formalmente definidos los plazos máximos que deben durar las diferentes actividades relacionadas con el proceso de contratación administrativa. La institución no ha incorporado en sus metodologías de evaluación de ofertas, una definición de los límites máximos y mínimos de los precios aceptables para los bienes y servicios que adquirirá (Considere como referencia el artículo 30 de ese reglamento.) No se cuenta con normativa interna en materia de contratación administrativa que incluya regulaciones específicas sobre reajuste de precios. La institución no utiliza medios electrónicos (e-compras) que generen información que la ciudadanía pueda accesar, en relación con el avance de la ejecución del plan o programa de adquisiciones. La institución no siempre realiza, al final del período correspondiente, una evaluación de la ejecución del plan de adquisiciones, su eficacia y su alineamiento con el plan estratégico. No se prepara un plan de mejoras para el proceso de adquisiciones con base en los resultados de la evaluación.

8 INDICE DE GESTION INSTITUCIONAL-2014 La institución no publica en su página de Internet o por otros medios, la evaluación de la ejecución de su plan de adquisiones. Presupuesto No existe un manual de procedimientos que regule cada fase del proceso presupuestario, los plazos y los roles de los participantes. No encuentra evidencia que compruebe que se discuten y valoran con el jerarca los resultados de los informes trimestrales de ejecución presupuestaria, dentro del mes posterior a su emisión. Tecnologías de Información La institución no cuenta con un plan estratégico de tecnologías de información vigente que al menos cumpla los siguientes requisitos: a. Describir la forma en que los objetivos estratégicos de TI están alineados con los objetivos estratégicos de la institución. b. Disponer de un mecanismo para evaluar el impacto de TI en los objetivos estratégicos de la institución. c. Incluir fuentes de financiamiento, estrategias de adquisiciones y un presupuesto que esté vinculado con el presupuesto institucional que se presenta ante la CGR. No se ha oficializado en la institución un marco de gestión para la calidad de la información. La institución no cuenta oficialmente con directrices (o políticas) orientadas a lo siguiente: a. La identificación de información en soporte digital, gestionada por la institución, que deba ser compartida con otras instituciones o que deba ser del conocimiento de la ciudadanía en general b. La implementación de mecanismos tecnológicos para comunicar dicha información a sus destinatarios. La institución no ha definido, oficializado y comunicado políticas y procedimientos de seguridad lógica. Se encuentran oficializadas pero aún no se han divulgado a todos los funcionarios.

9 No se ejecuta un plan formal que asegure la continuidad de los servicios de tecnologías de información en la organización. Servicio al Usuario No siempre se cumplen los plazos máximos establecidos para el trámite de los asuntos o la prestación de servicios, al menos en el 95% de los casos. No se desarrollan planes de mejora con base en los resultados de las evaluaciones de satisfacción de los usuarios. No siempre se garantiza expresamente y formalmente lo siguiente a los denunciantes, como parte de las regulaciones institucionales para la el tratamiento de denuncias: a. La confidencialidad de la denuncia y del denunciante. b. El requerimiento de autorización del demandante para romper la confidencialidad, cuando proceda. c. Que no se tomarán represalias contra el denunciante. d. Que los efectos de cualquier represalia serán revertidos contra la persona que las emprenda, mediante la aplicación de las sanciones pertinentes. La página de Internet de la institución no siempre muestra la siguiente información: a. f. Boletines, noticias recientes o artículos de interés b. g. Sección de "Preguntas frecuentes" c. h. Funcionalidad Web "Contáctenos" d. Información legal (p.e. términos de uso y políticas de privacidad) e. j. Mecanismo para que el usuario califique o retroalimente el sitio de Internet Recursos Humanos La página de Internet de la institución debe contener información sobre concursos actuales y vínculos para que los participantes envíen la documentación requerida y den seguimiento al avance de esos concursos. En la entidad no siempre aplica al una vez al año algún instrumento para medir el clima organizacional.

10 No se definen y ejecutan planes de mejora con base en los resultados de las evaluaciones de desempeño y resultados de mediciones de clima organizacional. Plan de Mejoras Al Índice de Gestión Institucional 2014 Siendo consecuentes con las obligaciones de mantener un seguimiento constante mediante las medidas de control previo, concurrente y posterior, a fin de guiar las operaciones y conocer oportunamente el grado de efectividad y emprender medidas correctivas, seguidamente se presentan las siguientes prioridades institucionales que se integran a los planes institucionales y responden a las acciones de mejoras que se requieren para avanzar a un grado superior de calificación conforme los resultados obtenidos en esta Evaluación. La definición de acciones concretas, para mejorar la calificación obtenida consisten en que el jerarca y los titulares subordinados ejerzan liderazgo en el fortalecimiento constante del sistema de control interno; que los funcionarios asumen su responsabilidad por el cumplimiento del control interno en sus actividades cotidianas y contribuyen al fortalecimiento de este. Plan de mejoras a la evaluación del Índice de Gestión Institucional 2014 Temática No. 1: CONTROL INTERNO Objetivo PEI Meta Responsable Fecha Mejorar la aplicación de los sistemas de control interno y los procesos de desarrollo organizacional con el propósito de coadyuvar al cumplimiento de los objetivos institucionales. Realizar auditorías de ética. Cumplir oportunamente las disposiciones que contienen los informes emitidos por la Contraloría General de la República. Auditoría Interna Todas Dependencias Auditadas las Temática No. 2: Tecnologías de Información

11 Objetivo PEI Meta Responsable Fecha 10.1.Promover, orientar y adaptar las tecnologías informáticas y de información para contribuir al mejoramiento de los servicios que brinda el MTSS Elaborar un plan estratégico de tecnologías de información. Elaborar en un solo documento con las políticas de seguridad de información tanto física como electrónica. Autoridades superiores Departamento Tecnologías Información Comunicación y de de y Temática No. 3: Recursos Humanos Objetivo PEI Meta Responsable Fecha Fortalecer Integral y equitativamente el capital humano con sus capacidades, motivación, salud ocupacional y valores % anual de incremento en la escala del clima organizacional institucional. Ejecutan planes de mejora con base en los resultados de las evaluaciones de desempeño Ejecutar Planes de Mejoras conforme los resultados de mediciones de clima organizacional. Gestión del Capital Humano Temática No. 4: Servicio al Usuario

12 Objetivo PEI Meta Responsable Fecha 9.3. Incrementar la satisfacción de los usuarios del MTSS % anual de aumento en la satisfacción de usuarios con respecto a los servicios que se le brindan. Realizar planes de mejora con base en los resultados de las evaluaciones de satisfacción de los usuarios e informes de Buzones de sugerencia. Garantizar expresamente y formalmente lo siguiente a los denunciantes, como parte de las regulaciones institucionales para la el tratamiento de denuncias: a. La confidencialidad de la denuncia y del denunciante; El requerimiento de autorización del demandante para romper la confidencialidad, cuando proceda; Que no se tomarán represalias contra el denunciante. Que los efectos de cualquier represalia serán revertidos contra la persona que las emprenda, mediante la aplicación de las sanciones pertinentes. Contraloría de Servicios Temática No. 5: Proveeduría Objetivo PEI Meta Responsable Fecha 11. Fortalecimiento de la gestión institucional del MTSS Con normativa interna para regular los diferentes alcances de la contratación administrativa en la entidad, con respecto a las siguientes etapas: a. Planificación b. Procedimientos c. Aprobación interna de contratos d. Seguimiento de la ejecución de contratos Proveeduría Institucional / Dirección Administrati va