Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de aprendizaje correspondiente.

Transcripción

1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01 Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de Formación Virtual y a Distancia GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 4 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE Programa de Formación: Organización Documental en el Entorno Laboral Código: Versión: 1 Resultados de Aprendizaje: Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organización, la normatividad vigente, normas y técnicas de prevención y conservación documental y el sistema de gestión de la calidad. Duración de la guía (en horas): 10 Competencia: Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales. Entendiendo que la realización de esta guía abarca un tiempo mínimo de diez (10) horas, en una semana de trabajo individual y colaborativo; se recomienda que se destinen dos (2) horas diarias para las actividades, y así obtener un desarrollo adecuado de la misma. 2. INTRODUCCIÓN Estimado aprendiz. La Organización Documental, permite establecer el método de control de documentos y conservación de la información para una buena gestión de las entidades, por lo tanto en esta semana conocerán el mecanismo en la cual estos deben ser cuidados según la normatividad que soportan su preservación. A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje N 4, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el cuarto contenido de estudio: Inventario Único Documental y Conservación de Documentos, dispuesto para la realización de esta guía. Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de aprendizaje correspondiente. Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y webgrafías, en caso de que sea necesario. Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita. Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso y culminación del programa de formación.

2 Bienvenido! 3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1. Actividades de Reflexión inicial Descripción: Después de haber repasado el cuarto contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas. Por lo anterior se sugiere que realice la siguiente lectura: Acuerdo 042 de 2002 específicamente del artículo 7 / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 4 Actividad 4. Teniendo en cuenta la lectura que realizo, se le invita a identificar una empresa en donde se aplique correctamente el formato único de inventario documental, (Puede seleccionar la empresa en la cual labora) y además reconociendo como relacionan la documentación para un eficiente proceso de gestión documental. Recomendación: Tenga en cuenta el análisis realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento.

3 3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje Descripción: El Acuerdo 050 del 2000, establece que la Conservación de Documentos en las empresas se puede radicar a través de mecanismos de prevención de deterioro de la información documental, ya sea en entidades públicas o privadas. Con el fin de brindar herramientas que le permitan entender de un mejor forma el proceso anterior, se presenta la siguiente lectura : Acuerdo 48 de 2000 / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 4 Actividad 4. Una vez entendido el proceso, realice un cuadro sinóptico en la herramienta ofimática de su preferencia, en donde se evidencie los aspectos relevantes que deben tener en cuenta las empresas públicas y privadas en la conservación y prevención de los documentos en el manejo del archivo. Recomendación: Tenga en cuenta el cuadro sinóptico realizado, para el desarrollo de la actividad de evaluación Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) Descripción: Una vez comprendidos los procesos de conservación y prevención de los documentos, es importante que ahora se indague frente a otro elemento esencial de la temática, que es el Inventario Único Documental, a través de la siguiente actividad: Lea el estudio de caso. Caso N 2 EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificación de su jefe inmediato de manera improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por lo tanto, en la notificación se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo reemplazará, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su compañero que reciba el cargo sin el inventario documental. Según el caso anterior, piense en una posible respuesta para los siguientes interrogantes:

4 1. Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental? 2. Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta. 3. Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental? 4. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. Cómo debe ser archivado esos documentos? 5. Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta. 6. Desde el punto de vista archivístico Cuál es la importancia de la aplicación del Inventario Documental? Recomendación: Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la información obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación Actividades de transferencia del conocimiento Descripción: Participe en el Foro Temático 4, dando su aporte de forma clara y argumentada frente a las siguientes preguntas : Nota: a. Cómo se gestiona el Inventario documental en la empresa que selecciono en la actividad de reflexión? b. En la empresa seleccionada, hacen uso de esta herramienta para la Organización documental? Sustente su respuesta. c. Cree usted que en la empresa, se está realizando una buena gestión documental en la calidad de la información y acceso eficiente? Sustente su respuesta. Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compañeros, a través del espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard Actividades de evaluación Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación De Conocimiento : Inicialmente, usted deberá recopilar la información obtenida de la actividad de apropiación del conocimiento y luego complementarla con términos o conceptos que usted considere pertinentes en la realización de la misma, para hacerlo tenga en Ordena y aplica los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organización, normas y técnicas de preservación y conservación documental. TÉCNICAS S.S.= Simulación de Situaciones F.P. = Formulación de Preguntas M. = Mapas

5 cuenta elementos claves del cuarto contenido de estudio. De Desempeño: Para desarrollar este ítem de la actividad de evaluación, usted deberá elaborar un documento preferiblemente en Word, donde incluya el cuadro sinóptico que realizo en la actividad de contextualización y además donde desarrolle las seis (6) preguntas propuestas en la actividad de apropiación. INSTRUMENTOS C.T.= Cuestionarios M. V. = Matriz de Valoración. Recomendación: No olvide la importancia de citar y referenciar cuando emplea material de diferentes fuentes, además emplear normas básicas de redacción de documentos. (ICONTEC o APA). De Producto: Usted deberá entregar el documento a través del espacio dispuesto para ello en la plataforma Blackboard, denominado: ENVÍO DE LA ACTIVIDAD 4 - DOCUMENTO. 4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE Plataforma Blackboard Contenido 4: Inventario único documental y conservación de documentos.

6 Disponible en el espacio : Material del Programa Guía de aprendizaje RAP N 4. Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 4 Actividad 4. Lectura sugerida - Acuerdo 42 de Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 4 Actividad GLOSARIO DE TÉRMINOS Directrices: Conjunto de normas o reglas generales para el desarrollo de alguna situación o suceso. Documentos Públicos: Son los escritos que informan situaciones de carácter general o específicas y cuenta con la posibilidad de ser consultado por cualquier persona. Fuelle de Cartón: Son pliegues realizados lateralmente con hojas gruesas o cartón que sirve para aumentar la capacidad o profundidad para guardar alguna cosa. Gestión Pública: Es el conglomerado de acciones por las cuales las entidades buscan alcanzar los logros de sus fines, objetivos y metas, cumpliendo con los fines del Estado, según los establecidos por las políticas gubernamentales. Legados: Son diferentes documentos de agrupación de A Z. Servidor público: Es la persona empleada por el estado que presta sus servicios a la comunidad en general. 6. BIBLIOGRAFÍA/ WEB GRAFÍA

7 BIBLIOGRAFÍA Ley General de Archivo. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la República de Colombia, 2000, 14 de Julio. WEB GRAFÍA Archivo General de la Nación (s.a.) Acuerdo 060 de consultado el 20 de diciembre de 2013 Maomauro. (2006). Archivos documentales. Unidades de conservación consultado el 21 de diciembre de 2013 Sanchez, Juan Nicolas. (Abril, 2013). Unidades de almacenamiento. consultado el 21 de diciembre de 2013 Archivo General de la Nación (s.a.) Acuerdo 050 de consultado el 22 de diciembre de 2013 Norma ISO de Gestión de documentos. consultado el 22 de diciembre de CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

8 Nombre Cargo Dependencia Fecha Sandra Milena Montoya López Expertas temáticas Centro de Gestión Tecnológica de Servicios Diciembre 2013 Eliana del Pilar Ospina Julián Andrés Mora Gómez Líder de línea de producción Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción - SENA Girardot Marzo 2014 Yiced Pulido Asesora pedagógica Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción - SENA Girardot Marzo 2014 Luisa Fernanda B. Téllez Andrea Del Pilar Rodríguez Editoras de contenido Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción - SENA Girardot Marzo 2014