Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de aprendizaje correspondiente.

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1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01 Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de Formación Virtual y a Distancia GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE Programa de Formación: Organización Documental en el Entorno Laboral Código: Versión: 1 Resultados de Aprendizaje: Aplicar tablas de retención documental teniendo en cuenta principios archivísticos, la normatividad vigente y las políticas institucionales. Competencia: Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales. Duración de la guía (en horas): 10 Entendiendo que la realización de esta guía abarca un tiempo mínimo de diez (10) horas, en una semana de trabajo individual y colaborativo; se recomienda que se destinen dos (2) horas diarias para las actividades, y así obtener un desarrollo adecuado de la misma. 2. INTRODUCCIÓN Estimado aprendiz, La Organización Documental se debe desarrollar bajo un eficiente proceso de la gestión de documentos en las empresas públicas y privadas, el cual se encuentra representado en procesos archivísticos. Por lo anterior durante esta semana, se conocerá las etapas o fases de ciclo vital, documento de archivos, gestión documental y TRD, que permitirán facilitar el proceso archivístico y correcto tratamiento de la documentación. A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje N 2, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el segundo contenido de estudio: Ciclo Vital y Tablas de Retención Documental y el material adicional, dispuesto para la realización de esta guía. Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de aprendizaje correspondiente. Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y webgrafías, en caso de que sea necesario. Evite usar contenidos, fragmentos de textos y para fraseos sin la correspondiente referencia y cita. Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado

2 proceso y culminación del programa de formación. Bienvenido! 3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1. Actividades de Reflexión inicial Descripción: Es indispensable identificar la importancia de implementar las Tablas de Retención Documental para la Organización Documental de los archivos, de tal manera que la gestión documental sea eficaz y garantice tiempo y disponibilidad de la información en las empresas públicas y privadas. Después de haber repasado el segundo contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas. Es por eso que se presenta el vídeo denominado: Tablas de Retención Documental / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 2 Actividad 2. El cual usted deberá observar e interiorizar con detenimiento, y en el mismo identificar las ventajas de utilizar las TRD para la gestión documental y en caso de no hacerlo que implicaciones habrían en la organización. Recomendación: Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta el análisis realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento.

3 3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje Descripción: Conociendo las normas que establece la Organización Documental en las empresas se pueden establecer de forma correcta los mecanismos de implementación y aplicación en las entidades públicas y privadas. Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca aún más del tema, inicialmente consultando la norma técnica que se menciona a continuación: Acuerdo 04 del 2013 / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 2 Actividad 2 La cual se implementa en las entidades públicas y privadas para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación de las Tablas de Retención Documental. Una vez entendida la información anterior, se le invita a buscar en la web artículos, videos (Max. 15 min), entre otros, que se relacionen con la aplicación del Acuerdo 04 del Finalmente seleccione un solo el material, el que más le llame la atención, preferiblemente que sea concreto. Recomendación: Es importante que tenga en cuenta el material seleccionado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) Descripción: Además de conocer conceptos relacionados con Organización Documental, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, así como los conceptos del Ciclo Vital del Documento y el uso de las TRD en Organización Documental, es importante reforzarlos por medio de la siguiente actividad: Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El

4 tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas. Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes: 1. Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo? 2. Cuáles son las causas que originaron esta situación? 3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo? 4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. Cómo debe ser archivados esos documentos? 5. Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información? 6. Desde el punto de vista archivístico Cuál es la importancia del uso de las TRD? 7. Según su criterio cuál es el gran reto de Arnulfo? 8. Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa? Recomendación: Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la información obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación Actividades de transferencia del conocimiento Descripción: Participe en el Foro Temático 2, respondiendo de forma clara y argumentada las siguientes preguntas: Nota: a. Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su respuesta. b. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad personal no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su compañero regresa al cargo, Cómo cree que debe desempeñarse en el cargo si la implementación de las TRD al momento de la búsqueda de documentos es la adecuada?, Sustente su respuesta. c. Después de responder las preguntas indicadas, incluya el enlace que contiene el material que selecciono en la actividad de contextualización, esto con el fin de compartir con sus compañeros materiales de apoyo para el proceso de aprendizaje. Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compañeros, a través del espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard Actividades de evaluación Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación

5 De Conocimiento : Inicialmente, usted deberá recopilar la información obtenida de la actividad de apropiación del conocimiento y luego complementarla con términos o conceptos que usted considere pertinentes en la realización de la misma, para hacerlo tenga en cuenta el contenido de estudio N 2. Emplea las tablas de retención documental basándose en principios archivísticos, normatividad vigente y políticas institucionales. TÉCNICAS S.S.= simulación de situaciones F.P. = formulación de preguntas V. P. = Valoración de productos De Desempeño: INSTRUMENTOS Para desarrollar esta evidencia usted deberá elaborar una presentación en Power point (9 diapositivas) creativa con la solución de las ocho preguntas propuestas en la actividad de apropiación del conocimiento, en esta podrá incluir imágenes, animaciones, diseño, y lo que considere que puede hacer llamativo su trabajo. C.T.= Cuestionarios M. V. = Matriz de Valoración. Emplee la primera diapositiva para una portada, y cada pregunta en las ocho siguientes. Recomendación: No olvide la importancia de citar y referenciar cuando emplea material de diferentes fuentes. De Producto: Usted deberá enviar la presentación solicitada en Power point, a través del espacio dispuesto para ello en la plataforma Blackboard, denominado ENVÍO DE LA ACTIVIDAD 2 -

6 PRESENTACIÓN. 4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE Plataforma Blackboard Contenido 2: Ciclo Vital y Tablas de Retención Documental Disponible en: Espacio material del programa. Guía de aprendizaje RAP N 2 Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 2 Actividad 2. Video - Tablas de Retención Documental Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 2 Actividad 2. Lectura sugerida - El Acuerdo 04 de 2013 Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE 2 Actividad GLOSARIO DE TÉRMINOS Archivero: Es la persona especializada en gestionar los documentos a lo largo del ciclo de vida, quien se dedica a la organización y mantenimiento de un archivo. Archivo administrativo: Es aquel que garantizar la conservación de los documentos habitualmente del periodo actual, fundamental para el correcto funcionamiento de la gestión o administración. También se conoce como Archivo Intermedio. Dependencia: Es el espacio indicado para el uso determinado de una función u oficio. Legitimación: Es el cumplimiento de las condiciones o normatividad establecidas por la ley.

7 Racionalización: Reducción de procesos con el fin de aumentar los rendimientos, organizando la producción. 6. BIBLIOGRAFÍA/ WEB GRAFÍA BIBLIOGRAFÍA Ley General de Archivo. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la República de Colombia, 2000, 14 de Julio WEB GRAFÍA Casas, Alicia. Griggin, Andrew. Millar, Laura. Roper, Michael. (s.a.). Organización y control de documentos administrativos. Tomado de Hernández, Dorotero. (s.a.). Sistema red de archivos e indicadores de gestión, para archivos, en el estado de Nuevo león. Tomado de Archivo General de la Nación. Acuerdo 027 de Archivo General de la Nación. (2002). Acuerdo Archivo General de la Nación. (2013). Acuerdo

8 7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR) Nombre Cargo Dependencia Fecha Sandra Milena Montoya López Expertas temáticas Centro de Gestión Tecnológica de Servicios Diciembre 2013 Eliana del Pilar Ospina Julián Andrés Mora Gómez Líder de línea de producción Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción - SENA Girardot Marzo 2014 Yiced Pulido Asesora pedagógica Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción - SENA Girardot Marzo 2014 Luisa Fernanda B. Téllez Andrea Del Pilar Rodríguez Editoras de contenido Centro de la tecnología del diseño y la productividad empresarial - Línea de producción - SENA Girardot Marzo 2014