INVITACIÓN NÚM 66 DE 2008

Transcripción

1 INVITACIÓN NÚM 66 DE 2008 SERVICIO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA CON UNA MORA EN SUS OBLIGACIONES DE 31 HASTA 120 DÍAS, A NIVEL NACIONAL EXCEPTO EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ NOVIEMBRE DE 2008 BOGOTÁ D. C., 1

2 Bogotá D.C. D.A Doctor MARÍA VICTORIA MANJARRÉS BETANCOUR Representante Legal Suplente CALL CENTER S.A. TEL: (574) Carrera 50 C No. 10 Sur 120 Bodega 124. Mall Industrial y Comercial la Aguacatala Bogotá 111 Ref: Invitación Directa No. 66 de 2008 Estimados señores: El FONDO NACIONAL DE AHORRO está interesado en contratar el servicio de recuperación de cartera con una mora en sus obligaciones de 31 hasta 120 días, a nivel nacional excepto en la ciudad de Bogotá, les solicitamos remitirnos la oferta Económica suscrita por el Representante Legal, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1) PRESUPUESTO: Deberá manifestar que se sujeta al presupuesto asignado que es de $ incluido IVA. 2) DURACIÓN DEL SERVICIO: El término de duración del contrato será de (1) año o hasta agotar presupuesto. 3) FORMA DE PAGO: EL FNA cancelará a CALL CENTER S.A el valor correspondiente al servicio prestado al final de cada mes, conforme a las tablas estipuladas en la Resolución Interna 013 de 12 de enero de 2007, de la cual tiene conocimiento; para cada pago se requiere de la constancia expedida por el supervisor del contrato. 4) GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: CALL CENTER S.A deberá constituir garantía de seriedad de la oferta, por valor equivalente al 10% del presupuesto oficial asignado, con vigencia de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación de la oferta, expedida por una 2

3 entidad legalmente autorizada. De presentarse prórrogas dicha garantía deberá ser modificada en su vigencia, cubriendo dichas prórrogas. 5) DOCUMENTACIÓN REQUERIDA: 5.1. Carta de presentación de la oferta suscrita por el Representante Legal (se anexa modelo). En caso de existir limitaciones estatutarias, deberá anexarse la correspondiente autorización para presentar oferta y suscribir contrato Certificado de Existencia y Representación legal expedida por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario. 5.3 Certificación expedida por el revisor Fiscal o el Contador Público sobre el pago de aportes de seguridad social y aportes parafiscales, según Ley 789 del Hoja de vida de la función pública para personas jurídicas, debidamente diligenciada y suscrita por el representante legal. 5.5 Fotocopia legible del RUT 5.6 Manifestación escrita, sobre situación de las obligaciones con la DIAN. 5.7 Estados Financieros correspondientes a los años 2006 y 2007, conforme a lo dispuesto en el Dec. 2649/93, Art. 22 que comprenden: Balance General debidamente clasificado en corriente y no corriente. Estado de resultados Notas a los Estados Financieros. Dictamen del Revisor Fiscal o a falta de este de un contador Público. Declaraciones de Renta. Fotocopias de las tarjetas profesionales del Contador y/o del Revisor Fiscal, que firma los estados financieros. Certificado de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, del Contador y/o Revisor Fiscal. Con la información financiera del año 2007 (Balance General y Estado de Resultados) se examinarán los siguientes indicadores financieros, que sirvan de referencia para la verificación de cumplimiento de la capacidad financiera. Estos criterios de capacidad no otorgan puntaje pero quien no los cumpla, no podrá ser habilitado. Nombre Definición Relac. Valor 3

4 Requerida RAZÓN CORRIENTE Activo Ctte / Pasivo Ctte 1.0 veces RAZON ENDEUDAMIENTO CAPITAL TRABAJO DE DE Pasivo Total / Activo Total 83.00% Activo Ctte - Pasivo Ctte al 8.33% del Vr. presupuesto $ Dos (2) Referencias bancarias originales con tiempo de expedición no mayor a 30 días calendario. 5.9 Dos (2) Constancias con las cuales se acredite la experiencia de contratos ejecutados dentro de un período comprendido entre el 1 de enero de 2002 y la fecha de cierre del proceso de selección, cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente contratación y cuyo valor individual haya sido como mínimo del 60% del valor del presupuesto oficial destinado para esta contratación. 6 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Y CONSTITUCIÓN DE LA GARANTÍA ÚNICA. Una vez firmado el contrato CALL CENTER S.A deberá constituir garantía única, documento que deberá ser entregado en la División Administrativa a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a la firma del contrato, para su aprobación. Esta garantía se mantendrá vigente y ajustará a los límites, existencia y extensión de los siguientes riesgos: a) Cumplimiento de las obligaciones por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato y vigencia igual al término del mismo y cuatro meses más. b) Calidad del servicio por una cuantía igual al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y vigencia por el término del contrato. Esta garantía consistirá en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia expedida en formato para entidades estatales, la cual deberá presentarse al FONDO, debidamente diligenciada y suscrita por el tomador. 7. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO Los siguientes son los servicios mínimos OBLIGATORIOS que exige el FNA, los cuales deberán ser aceptados expresamente dentro de su oferta. 4

5 7.1.INFRAESTRUCTURA: Contar con instalaciones adecuadas, es decir módulos independientes para adelantar la gestión, dotado de la tecnología necesaria para cumplir con el objeto LABOR COMERCIAL: realizar por medio de campañas especiales a la cartera que se encuentre en etapa judicial con el fin de enterar al afiliado que su obligación se encuentra en poder de un abogado externo quien adelantara las tramites pertinentes para la judicialización del crédito; o en su defecto si la obligación se encuentra al día informar al afiliado sobre los costos judiciales pendientes a cancelar para quitar la marca judicial. 7.3 CONTACTO TELEFÓNICO: El objetivo del contacto telefónico es validar el motivo del no pago de la obligación mediante el contacto con el titular o un tercero válido, buscando la fijación de un compromiso de pago o el asesoramiento para la adopción de mecanismos de normalización. Se debe realizar con un guión de tipo comercial pero que denote un mayor énfasis en la necesidad de pago por parte del afiliado. El guión a utilizar debe ser aprobado por el Grupo de Cobro Administrativo de la División de Cartera del F N A., el cual puede variar dependiendo del rango de mora. Así mismo, CALL CENTER S.A teniendo en cuenta el rango de mora y si el contacto inicial lo hizo con el titular o un tercero y estableciendo el motivo de no pago argumentado por el deudor, deberá repetir la llamada (Ver detalle ítem 7.7 TABLAS PARA COBRO POR RANGOS DE MORA) 7.4 ENVÍO DE CORRESPONDENCIA: La llevará a cabo CALL CENTER S.A si no se ha logrado contacto telefónico con el titular de la obligación o un tercero válido. El envío de correspondencia se podrá realizar a través de correo certificado o por correo electrónico, enviados a la dirección registrada en el Fondo. El texto de la comunicación con independencia del canal utilizado por CALL CENTER S.A debe ser validado por el Grupo de cobro Administrativo de la División de Cartera área de cobranza del F.N.A. 7.5 BÚSQUEDA: CALL CENTER S.A actualizará permanentemente la base de datos suministrada por el FONDO y la remitirá por lo menos una vez al mes a la División de Cartera. Por tanto dicha información deberá ser confiable al 100% puesto que la misma será distribuida a todas la demás dependencias del FONDO que por su actividad tienen contacto con los afiliados. 5

6 7.6 VISITA DE LOCALIZACIÓN: Ante el resultado negativo en la gestión de localización telefónica, con los nuevos datos de ubicación recolectados se deberá realizar visitas al 100% de los clientes ilocalizados; se considera cliente ilocalizado aquel afiliado que no reside en la dirección registrada, no vive o no trabaja en el lugar donde se realizó la gestión. CALL CENTER S.A realizará las visitas a los afiliados dependiendo del nivel de mora en que se encuentren de acuerdo con las características descritas en el Ítem 7.9 de esta invitación. 7.7 VISITAS: Las visitas se realizarán en los siguientes casos: En el evento de no ser exitosa la gestión telefónica o envío de correspondencia, la casa de cobranza debe continuar la gestión efectuando visita de cobro y negociación. (Ver detalle ítem 7.10 TABLA DE HORARIOS). 7.8 ETAPA PREJUDICIAL: CALL CENTER S.A adelantará campañas telefónicas para la recuperación de cartera hipotecaria que se encuentre en la etapa prejudicial, siempre y cuando sea solicitado por el supervisor del contrato para ello el FNA establecerá los criterios a seguir. 7.9 TABLAS PARA COBRO POR RANGOS DE MORA CRÉDITOS EN MORA DE 31 A 60 DÍAS RANGO MORA NUMERO DE LLAMADAS TIPO DE CONTACTO DIRECTO OBSERVACIONES Una vez se reciba el reparto se iniciará la primera llamada. Si Corridos 5 días contados desde la fecha del primer contacto telefónico, si no existe pago se realiza segunda llamada y se envía comunicación.si al cabo de 15 días realizadas las gestiones anteriores no se ha recibido pago total o parcial se realiza la tercera llamada y se envía ultimo aviso informando el riesgo que se corre por no cancelación de los valores vencidos. ACEPTA SI/NO 6

7 3 INDIRECTO 3 ILOCALIZADO Una vez se reciba el reparto se iniciará la primera llamada con manejo comercial. Si Corridos 5 días contados desde la fecha del primer contacto telefónico, no existe pago se realiza segunda llamada y se envía comunicación comercial. Si al cabo de 15 días realizadas las gestiones anteriores no se ha recibido pago total o parcial se realiza la tercera llamada y se envía último aviso informando el riesgo en que incurre por la no cancelación de los valores vencidos. Una vez se reciba el reparto el proveedor iniciará con el scoring el cruce de la información, en el evento en que se determine que el afiliado no vive, no trabaja, esta cartera debe ser remitida en un lapso no mayor a 5 días contados desde el momento en que recibe la información. En el evento en que se tenga la certeza de que la gestión vía contacto telefónico, o comunicación escrita no fue posible la localización, es necesario efectuar visita de campo CRÉDITOS EN MORA DE 61 A 90 DÍAS RANGO MORA NUMERO DE LLAMADAS TIPO DE CONTACTO DIRECTO OBSERVACIONES Una vez se reciba el reparto se iniciará la primera llamada acompañada de una primera comunicación otorgando plazo de 5 días para el pago. Contados 8 días desde la fecha de contacto telefónico, y envío de comunicación, si no existe pago se refuerza con la segunda llamada y se envía segunda comunicación para cancelación Inmediata. Si al cabo de 15 días contados desde el inicio de la gestión no se ha recibido pago parcial o total del valor vencido se realiza la tercera llamada y envía ultimo aviso informando el paso a seguir el cual será vía cobro pre- jurídico ACEPTA SI/NO 7

8 3 INDIRECTO 3 ILOCALIZADO Una vez se reciba el reparto se iniciará la primera llamada acompañada de una primera comunicación otorgando plazo de 5 días para el pago. Contados 8 días desde la fecha de contacto telefónico, y envío de comunicación, si no existe pago se refuerza con la segunda llamada y se envía segunda comunicación para cancelación Inmediata. Si al cabo de 15 días contados desde el inicio de la gestión no se ha recibido pago parcial o total del valor vencido se realiza la tercera llamada y envía ultimo aviso informando el paso a seguir el cual será vía cobro pre- jurídico. Una vez se reciba el reparto el proveedor iniciará con el scoring el cruce de la información, en el evento en que se determine que el afiliado no vive, no trabaja, esta cartera debe ser remitida en un lapso no mayor a 5 días contados desde el momento en que recibe la información. En el evento en que se tenga la certeza de que la gestión vía contacto telefónico, o comunicación escrita no fue posible la localización, es necesario efectuar visita de campo CRÉDITOS EN MORA DE 91 A 120 DÍAS RANGO MORA NUMERO DE LLAMADA TIPO DE CONTACTO DIRECTO OBSERVACIONES Una vez se reciba el reparto se iniciará la primera llamada acompañada de una primera comunicación otorgando plazo de 5 días para el pago. Contados 10 días desde la fecha de contacto telefónico, y envío de comunicación, si no existe pago se refuerza con la segunda llamada y se envía segunda comunicación para cancelación Inmediata. Si al cabo de 15 días contados desde el inicio de la gestión no se ha recibido pago total del valor vencido se realiza la tercera llamada y envía ultimo aviso informando el paso a seguir el cual será vía cobro jurídico ACEPTA SI/NO 8

9 3 INDIRECTO 3 ILOCALIZADO Una vez se reciba el reparto se iniciará la primera llamada acompañada de una primera comunicación otorgando plazo de 5 días para el pago. Contados 10 días desde la fecha de contacto telefónico, y envío de comunicación, si no existe pago se refuerza con la segunda llamada y se envía segunda comunicación para cancelación Inmediata. Si al cabo de 15 días contados desde el inicio de la gestión no se ha recibido pago total del valor vencido se realiza la tercera llamada y envía ultimo aviso informando el paso a seguir el cual será vía cobro juridico. Una vez se reciba el reparto el proveedor iniciará con el scoring el cruce de la información, en el evento en que se determine que el afiliado no vive, no trabaja, esta cartera debe ser remitida en un lapso no mayor a 5 días contados desde el momento en que recibe la información. En el evento en que se tenga la certeza de que la gestión vía contacto telefónico, o comunicación escrita no fue posible la localización, es necesario efectuar visita de campo TABLA DE HORARIOS: Los horarios se establecen acorde a las necesidades del FNA DÍAS HORARIO OBSERVA CIONES Lunes a viernes De 7:00 AM a 8:59 PM Sábados De 7:00 AM a 2:00 PM No se debe realizar gestión de 9 P,M, a 6:59 A.M. No se debe realizar gestión los sábados después de las 2 de la tarde, ni domingos ni festivos. 8 EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO. Para la verificación de la experiencia del equipo de trabajo, se requiere de las hojas de vida, certificaciones y diplomas, así mismo se requiere que el director nacional y el coordinador nacional se desplacen a otras ciudades, Los costos por traslado y viáticos serán asumidos por CALL CENTER S.A 9

10 El oferente garantizará que en caso de cambiar el personal que aparece en las hojas de vida anexas a la oferta, estas personas deberán contar con la misma experiencia y perfil solicitado por El FNA y para ello adjuntará los documentos que acrediten su experiencia. Se requiere como mínimo del siguiente personal: 1. Director Nacional de Cobranzas: Un profesional en Ingeniería Industrial, Economía, Administración o carreras afines, con especialización en ciencias económicas o financieras con una experiencia mínima de 5 años en crédito y cartera. 2. Coordinador Nacional de Programa: Un profesional en Ingeniería Industrial, Economía, Administración de Empresas o carreras afines, con experiencia de 2 años en el sector financiero en crédito y cartera y énfasis en servicio al cliente. 3. Analistas de Crédito y Cartera: Dos profesionales en Ingeniería Industrial, Economía, Administración o en carreras afines, con experiencia de 3 años en el sector financiero en análisis de crédito hipotecario. 4. Coordinadores Regionales: Un profesional en Ingeniería Industrial, Economía, Administración o en carreras afines, con experiencia de dos años en el sector financiero en análisis de crédito hipotecario. 5. Asesor de Cobranza Telefónica y Personalizada: Seis estudiantes de Ingeniería Industrial, Economía, Administración o en carreras afines con un mínimo de cinco semestres cursados en programas tecnológicos o profesionales. Experiencia en el sector financiero de 1 año en crédito hipotecario. Como mínimo estas personas deben estar capacitadas con 40 horas en temas entre otros como cobro de cartera administrativa, prejurídica, jurídica y castigada, etiqueta telefónica, negociación, servicio al cliente, manejo de objeciones y un claro enfoque hacia el logro de objetivos. 6. Directora Financiera y/o Administrativa. Un profesional en Áreas relacionadas en Economía y Administración de empresas o financiera. Es responsable de la operación nacional con disponibilidad de desplazarse a donde sea necesario para realizar capacitaciones, auditorias y asistencia a reuniones entre otros. 7. Visitador: Un estudiante de Ingeniería Industrial, Economía, Administración o en carreras afines, con experiencia mínima de un año en cobro de cartera y trabajos de campo en visitas oculares, óptimo manejo de sistemas, y conocimiento de técnicas de negociación. Como mínimo estas personas deben estar capacitadas 10

11 con 20 horas en temas como cobro de cartera administrativa, prejurídica, jurídica y castigada, etiqueta telefónica, negociación, servicio al cliente, manejo de objeciones y con un claro enfoque hacia el logro de objetivos. El oferente garantizará que en caso de cambiar el personal que aparece en las hojas de vida anexas a la oferta, estas personas deberán contar con la misma experiencia y perfil solicitado por El FNA y para ello adjuntará la hoja de vida y todos los documentos que soporten la experiencia.. LA PRESENTE INVITACIÓN NO CONSTITUYE OFERTA PARA CONTRATAR DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL CÓDIGO DE COMERCIO, POR LO TANTO NO IMPLICA NINGUNA OBLIGACIÓN, NI COMPROMETE LA RESPONSABILIDAD POR PARTE DE LA ENTIDAD. CRONOGRAMA Fecha de entrega ofertas: 27 de noviembre de 2008, De 8:00 a. m a 10:00 a. m Lugar de entrega: Calle 18 No. 7-49/59 piso 8º. División Administrativa Atentamente, LUIS EDUARDO TRIVIÑO OBANDO Jefe División Administrativa Elaboró: Nubia Santana Maldonado Profesional División Administrativa Revisó: Victoria Amalia Jattin Martinez- Profesional Oficina Jurídica Revisó: Sandra Veronica Betancur Restrepo Profesional División Cartera Revisó: Sandra Liliana Castaño Valencia- Profesional División Cartera Revisó y Aprobó: Alberto Alfonso Rodríguez Rios Jefe División Cartera (CARTA MODELO DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA) 11

12 Señores FONDO NACIONAL DE AHORRO División Administrativa Calle 18 No /59 La Ciudad REF: Invitación Directa Estimados señores: En mi condición de representante legal de la sociedad me permito presentar, en original y una copia contentivas de folios, oferta para, conforme a los términos de la invitación abierta número 7 los cuales he leído en su totalidad y acepto sin condicionamientos. Así mismo, declaro: 1. Tengo capacidad legal, estoy facultado para presentar esta propuesta, ni me encuentro en la lista de terroristas emitidas por la ONU. 2. Conozco las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con las entidades estatales y declaro que no me encuentro incurso en ninguna de ellas, ni tampoco la sociedad que represento. 3. Ni la sociedad, ni su Representante legal, se encuentran reportados como responsables fiscales en el Boletín de la Contraloría General de la República, como tampoco incluidos en la Lista de Prevención de Lavados de Activos (OFAC). 4.No tenemos deudas pendientes con la DIAN 5. Conozco los términos de la invitación, los he estudiado cuidadosamente y los acepto sin reservas ni condicionamientos. 6. En cumplimiento de lo establecido por el artículo 27 de la ley 1121 de 2006, declaro que los activos y recursos informados al FNA, así como aquellos que en caso dado se utilizarán en la ejecución del contrato no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano. Los recursos que eventualmente llegare a utilizar para el desarrollo del presente contrato provienen de las siguientes fuentes: (aquí informar) 12

13 7. En el evento en que la Invitación sea adjudicada a la sociedad que represento, me comprometo a presentar las hojas de vida y documentación que el FNA requiera para acreditar los perfiles y experiencia de las personas que conformarán el equipo de colaboradores para la ejecución del contrato, y a realizar todos los trámites tendientes al perfeccionamiento y ejecución del contrato, dentro de los términos y condiciones establecidos en la invitación y en la ley. La presente propuesta tiene el alcance establecido en el artículo 846 del Código de Comercio. Cordial saludo, (Nombre y firma del Representante Legal) 13