Este componente soporta el desarrollo de subprocesos de apoyo a la Gestión Directiva, Comunitaria y Académica.

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1 COMPONENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Este componente soporta el desarrollo de subprocesos de apoyo a la Gestión Directiva, Comunitaria y Académica. El área estratégica de gestión administrativa no se considera aislada de las demás áreas de gestión, ya que algunos de estos procesos de ésta, soportan el desarrollo de otros procesos propios de la institución, como el direccionamiento estratégico, el apoyo administrativo de la actividad académica, el apoyo financiero, el apoyo logístico o de bienes, los servicios complementarios y el talento humano en general. La Institución Educativa Aureliano Flórez Cardona de Anserma Caldas, ha definido una estrategia administrativa y de gestión, basada en los cuatro componentes estratégicos de gestión: Directivo, Administrativo, Académico y de Comunidad. Cada uno de estos componentes estará liderado por un comité, integrado con representantes de la comunidad educativa, de acuerdo al área de gestión o a la característica de un proceso específico, procesos que a continuación se detallarán. PROCESOS ADMINISTRATIVOS El esquema de la estrategia administrativa se ha elaborado tomando como base el modelo de excelencia en la gestión escolar, 1 planteado por la secretaría de educación del departamento de caldas en el año MODELO DE EXCELENCIA EN LA GESTIÓN ESCOLAR Integrantes de los diferentes comités de gestión COMITÉ DE GESTIÓN DIRECTIVA: - rector - representante de los padres al consejo directivo - representante de los docentes al consejo directivo - representante de los estudiantes al consejo directivo - personero COMITÉ DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA: - rector - coordinador académico 1 GOBERNACIÓN DE CALDAS, Secretaría de Educación. Galardón a la Excelencia Septiembre de 2005, Pág. 9.

2 - coordinador de disciplina - coordinador de primaria - almacenista pagador - secretario - líder bienestar estudiantil COMITÉ DE GESTIÓN ACADÉMICA: - rector - coordinador académico - coordinador de disciplina - coordinador de primaria - representante del consejo de padres - bibliotecaria - Coordinador de prácticas y servicio social COMITÈ DE GESTION DE COMUNIDAD: - Rector - Coordinadores - representante de los docentes - representante de la junta directiva de la asociación de padres. - representante del consejo de estudiantes. - personero de los estudiantes. PROCESOS ADMINISTRATIVOS Son variados los procesos administrativos que la Institución Educativa Aureliano Flórez Cardona genera a su interior, como soporte en el desarrollo de sus labores. A continuación se presentan unos procesos de apoyo y a cargo de qué comité u organismo específico están ligados sus planes y programas, así mismo, los indicadores básicos que cada proceso de apoyo debe tener en cuenta para su gestión. Los procesos administrativos tienen como principal objetivo, el uso racional y eficiente de los recursos. Proceso Administrativo de Apoyo a la Gestión Académica: Se encarga este proceso de registrar, administrar, controlar y evaluar lo relativo a los estudiantes, sus certificaciones, constancias y los registros escolares de valoración académica y promoción de los estudiantes. Está liderado este proceso por el comité de gestión administrativa y sus principales indicadores con los responsables de gestión son los siguientes: Matrículas. Responsable: Secretaría Académica

3 Calificaciones: Responsable: Docentes Directores de Grupo, Coordinador Académico y Secretaría Académica Certificados. Responsable: Secretaría Académica, Rectoría Constancias. Responsable: Secretaría Académica, Rectoría. Actas de Comisiones de Evaluación y Promoción. Responsable: Comisiones de evaluación y Promoción de cada grado. Proceso Administrativo de Apoyo a la Actividad Financiera: Este proceso viabiliza la ejecución presupuestal desde su planeación hasta su evaluación. Es un proceso de responsabilidad, dadas las condiciones de hacer eficiente la recaudación y ejecución del presupuesto institucional y la responsabilidad de sus acciones recae en el fondo de servicios docentes, presidido por el rector quien es el máximo responsable de su ejecución. El comité de gestión administrativa es el garante de la planeación y evaluación de este proceso; el consejo directivo es el administrador directo del fondo de servicios docentes. Los principales indicadores de gestión con sus responsables, son los siguientes: - Proyecto de presupuesto: Consejo Directivo y Tesorero con plan de presupuesto elaborado en noviembre de cada año. - Ejecución presupuestal: Rector y Tesorero - Tesorería: Tesorero. - Contabilidad: Tesorero, Contador Público. - Contratación: Rector, reglamento interno de tesorería y régimen de contratación. - Proceso Administrativo de Apoyo a la Actividad Logística: El proceso de apoyo logístico está destinado a la administración de todos aquellos bienes muebles e inmuebles que sirven de soporte a la acción educativa o formativa laboral de los estudiantes. Su acción depende del Tesorero y el Rector, dada la condición del manejo de los elementos o bienes y la adecuada provisión y racionalización de su uso. Sus principales indicadores de gestión con sus responsables, son los siguientes: - Adquisición y manejo de bienes: Rector y Tesorero. - Plan de compras: Rector, tesorero y consejo directivo - Inventario de bienes devolutivos: Tesorero. - Inventario de soporte a las áreas (Biblioteca, talleres): jefes de dependencia y Tesorero. - Administración de medios educativos: Tesorero y jefes de dependencia y docentes. - Administración de ambientes de aprendizaje: Docentes y empleados de servicios generales.

4 Proceso Administrativo de Servicios Complementarios: Por servicios complementarios se entienden aquellos que sirven de apoyo directo o indirecto a la población de estudiantes, que hace uso de las instalaciones de la institución y a todos aquellos miembros de la comunidad educativa, que por uno u otro motivo accede a algún servicio especial. Su acción está extendida como un servicio complementario y tiene responsabilidad directa de prestarlo la institución, por intermedio de algunas de sus dependencias o funcionarios. Sus principales indicadores de gestión con sus responsables son los siguientes: - Servicios de sala de informática, nuevas tecnologías e Internet: docentes de sistemas. - Servicios de aseo y portería: Empleados de servicios generales. - Mantenimiento de la planta física: Empleados de servicios generales, Tesorero y rector - Servicios públicos(agua, luz, teléfono): Tesorero y rector Proceso Administrativo de Apoyo al Talento Humano: El talento humano lo representan todas las personas de la comunidad educativa que tienen relación directa con el proceso educativo como estudiantes, docentes, directivos docentes, personal administrativo; las acciones desempeñadas por estas personas, para hacer más grata y eficiente la permanencia en la institución. Para la administración del talento humano se han diseñado dos manuales específicos: Manual de Procedimientos por grupos de Gestión y Manual de Funciones. Sus principales indicadores de gestión con sus responsables son los siguientes: - Servicios de bienestar de cafetería y restaurante: Contratistas de cafetería y docentes administradores de restaurante escolar. - Administración de personal: Rector como administrador de empleados, docentes y coordinadores, como administradores de los procesos con estudiantes. - Evaluación del desempeño: Rector y consejo Directivo. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Los recursos financieros de la institución provienen generalmente de recursos oficiales, en un alto porcentaje, y en menor porcentaje, de recursos propios. Los recursos oficiales que ingresan están considerados por transferencias departamentales, transferencias municipales, donaciones nacionales e internacionales y los recursos propios, por certificaciones y cobro de cuota de modalidad a los estudiantes de décimo y undécimo. Realizado el cálculo anual de los ingresos, con la participación del Consejo Directivo en el mes de noviembre, se realiza el presupuesto anual por el fondo

5 de servicios docentes, donde se detallan los ingresos y egresos y sus conceptos, y se hace ejecución del presupuesto por doceavas partes. Es importante para la institución educativa el mantener informada a la comunidad sobre los aspectos financieros, razón por la cual su representante legal manifiesta en reuniones de la comunidad cómo se ha estructurado el presupuesto en cuanto a sus ingresos y egresos. También, periódicamente y en sitio público se fija un informe escrito donde se detallan los ingresos y egresos. Este informe es firmado por el Tesorero y el Rector. Otro requisito de tipo legal y que garantiza una buena administración de los recursos financieros, son los informes mensuales y trimestrales que la institución tiene que rendir ante los organismos de control departamental y que debe tener la supervisión de un contador público titulado. ADMINISTRACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y MATERIALES La infraestructura de las diferentes sedes se puede catalogar como buena, pero no ha tenido construcción o ampliaciones recientes. Se ha solicitado construcción de algunos espacios con proyectos de Ley 21 y con recursos municipales, ya que en el presupuesto institucional no es posible la construcción de nuevos espacios. La educación de adultos funciona conjuntamente con la Institución Educativa de Occidente y no está utilizando la planta física de ninguna de las otras sedes. Los siguientes cuadros nos ilustran la distribución de la planta física de cada una de las sedes que utiliza la institución CARACTERIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS SEDE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA AURELIANO FLÒREZ CARDONA SECUNDARIA - TIPO DE ESPACIO DENOM NUM. METROS CAPAC. ESTADO ESPAC BLOQUE CUADR. MAXIM. Rectoría Secretaría E ,87 2 P Bueno Coordinaciones E ,49 2 P Bueno Biblioteca E ,58 Bueno Sala de Profesores E ,12 24 P Bueno Unidad Sanitaria E ,37 Bueno Mujeres Salón 1 Matemáticas E ,22 77 P Bueno Salón 2 Matemáticas E ,8 47 P Bueno Salón 3 Lengua E ,8 47 P Bueno Castellana Salón 4 Lengua E ,8 47 P Bueno Castellana

6 Salón 5 Multiuso varias E ,8 47 P Bueno áreas Cafetería E ,2 Bueno Áreas de circulación 1 143,8 Bueno SUBTOTAL ESPACIOS 1 684,85 ÁREAS Salón 6 Multiuso varias áreas E ,06 48 P Bueno Salón 7 Ciencias E ,35 48 P Bueno Naturales Salón 8 Ciencias E ,35 48 P Bueno Sociales Salón 9 Ciencias E ,35 48 P Bueno Sociales Salón 10 Multiuso varias E ,35 48 P Bueno áreas Salón 11 Multiuso varias E ,35 48 P Bueno áreas Almacén Pagaduría E ,39 1 P Bueno Espacio Celadores 2da. Planta E ,96 1 P Regular Unidad Sanitaria E ,98 Bueno Hombres Salón 12 Bilingüismo E ,7 34 P Excelen. Informática Salón 13 Multiuso varias E ,38 51 P Bueno áreas Áreas de circulación 2 138,71 Bueno SUBTOTAL ESPACIOS 2 716,93 ÁREAS Auditorio E , P Excelen Zonas de Circulación y 3 382,93 Bueno áreas verdes SUBTOTAL ESPACIOS ÁREAS 691,68 Salón 14 Ciencias E do P 75,6 32 P Bueno Naturales Salón Teatro E do P. 36,0 30 Regular Salón 15 Ciencias E er. P 66,78 55 P Bueno Sociales Depos. Unidad Sanitaria E er P 24,0 Bueno Talleres SUBTOTAL ESPACIOS 202,38 ÁREAS Taller Metalistería E ,4 51 P Bueno Soldadura Deposito de sillas y otros E ,6 Regular Sala de educación Física E ,6 Regular Taller de Mecánica E ,4 40 P Bueno

7 Automotriz Garaje Mecánica E ,6 12 P Excelen. Automotriz Taller electricidad E ,6 27 P Bueno Taller Dibujo Técnico E ,7 25 P Excelen. SUBTOTAL ESPACIOS 736,9 ÁREAS TOTAL ESPACIOS 3.032,74 ÁREAS CONST. Cancha de Fútbol E ,2 Cancha de Básquetbol E36 566,72 ÁREA TOTAL DE LA ,0 INSTITUCIÓN MENOS ESPACIO 3.599,46 ÁREA CONST. ÁREAS LIBRES ,54 FUENTE: Planta Física La Institución Diagnóstico. Educativa Aureliano Flórez Cardona CARACTERIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS SEDE EL PENSIL PRIMARIA TIPO DE ESPACIO DENOM ESPAC NÚMERO BLOQUE METROS CUADR. CAPAC. MÁXIMA ESTADO Salón 1 Sala de E ,0 33 P Bueno Computadores Salón 2 Unidades E ,76 Bueno Sanitarias Zona de Circulación 1 25,20 Bueno SUBTOTAL ÁREA ESPACIOS 97,96 Salón 3 Salón de E ,0 33 P Bueno Salón 4 Salón de E ,0 33 P Bueno Zona de Circulación 2 27,30 Bueno SUBTOTAL ÁREA ESPACIOS 107,30 Salón 5 Salón de E ,78 41 P Bueno Salón 6 Cocina E ,38 Bueno restaurante Cancha de Básquetbol E 7 216,0 Bueno SUBTOTAL ÁREAS 293,16 ESPACIOS ÁREA TOTAL DE LA INSTITUCIÓN 2.536,5

8 MENOS ÁREA 498,42 CONSTRUIDA ÁREA LIBRE 2,038,08 FUENTE: Planta Física La Institución Diagnóstico Educativa Aureliano Flórez Cardona CARACTERIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS SEDE SAN ISIDRO - PRIMARIA TIPO DE ESPACIO DENOM NÚMERO METROS CAPAC. ESTADO ESPAC. BLOQUE CUADR. MAXIMA Salón 1 Sala de E ,92 35 P Bueno computadores Salón 2 Salón de E ,92 35 P Bueno Salón 3 Salón de E ,92 35 P Bueno Zona de circulación 1 43,05 Bueno SUBTOTAL 168,81 ESPACIOS ÁREAS Restaurante y cocina E 4 2 1er P. 39,5 Bueno Coordinación - E 5 2 1er P. 11,96 Bueno Biblioteca Sala de Materiales E 6 2 2do P. 21,0 Bueno Salón 4 Salón de E 7 2 2do P. 29,0 24 P Bueno con U.S SUBTOTAL 101,46 ESPACIOS ÁREAS Salón 5 Unidades E ,54 Bueno Sanitarias Salón 6 Salón de E ,21 35 P Bueno Zona de Circulación 3 26,25 SUBTOTAL 105,0 ESPACIOS ÁREAS ÁREA TOTAL DE LA 1.052,25 INSTITUC. MENOS ÁREA 375,27 CONSTRUIDA ÁREA LIBRE 676,98 FUENTE: Planta Física La Institución Educativa Aureliano Flórez Cardona. Diagnóstico

9 CARACTERIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS ESPACIOS SEDE SIMÓN BOLÍVAR PRIMARIA - TIPO DE ESPACIO DENOM. NÚMERO METROS CAPCID. ESTADO ESPACIO BLOQUE CUADR. MAXIMA Salón 1 Salón de E 1 1 1er P. 44,16 37 P Bueno Salón 2 Salón de E 2 1 1er P. 38,64 32 P Bueno Salón 3 Salón de E 3 1 1er P. 38,44 32 P Bueno Salón 4 Salón de E 4 1 1er P. 49,95 42 P Bueno Salón Banda Musical E 5 1 1er P. 5,72 Bueno Salón de Materiales E 6 1 1er P 3,73 Bueno Unidad Sanitaria E 7 1 1er P. 24,74 Bueno Hombres Unidad Sanitaria E 8 1 1er P 24,89 Bueno Mujeres Coordinación y E 9 1 1er P. 39,02 Bueno Dirección de Núcl. Restaurante y E er P. 30,00 Bueno Cocina Zonas de Circulación 1 1er P. 468,53 Bueno Piso 1 SUBTOTAL 767,82 ESPACIOS ÁREAS Salón 5 Salón de E do P. 41,82 35 Bueno Salón 6 Salón de E do P 41,82 35 Bueno Salón 7 Salón de E do P. 42,18 35 Bueno Salón 8 Salón de E do P. 45,04 38 Bueno Salón 9 Salón de E do P. 53,98 45 Bueno Salón 10 Salón de E do P. 41,11 34 Bueno Zonas de Circulación 1 2do P. 131,00 Bueno Piso 2 SUBTOTAL 396,95 ESPACIOS ÁREAS Salón 11 Salón de E er P. 60,00 50 Bueno

10 Salón 12 Salón de E do P Bueno SUBTOTAL ESPACIOS ÁREAS 120,00 Espacio Cancha E ,00 Bueno Múltiple ÁREA TOTAL DE LA 1.476,70 INSTITUC. MENOS ÁREA 1859,77 CONSTRUIDA ÁREA LIBRE FUENTE: Planta Física La Institución Educativa Aureliano Flórez Cardona. Diagnóstico En la planta física de la Institución Educativa Aureliano Flórez Cardona, secundaria, hacen falta cinco aulas de clase y para suplir esta deficiencia se opta por un sistema de rotación por los espacios, para utilizarlos al máximo. Los estudiantes no tienen un salón fijo, los salones están adjudicados a los horarios de clase de diferentes grupos, dependiendo de la disponibilidad de cada salón. Un grupo puede utilizar en el día tres o más salones diferentes. En la sede el Pensil, primaria, son seis grupos para tres salones de clase disponibles. Aquí se alterna la jornada con tres grupos en la mañana y tres grupos en la tarde. En la sede San Isidro, primaria, son siete grupos para 4 salones disponibles. Se alterna la jornada con cuatro grupos en la mañana y cuatro grupos en la tarde. En la sede Simón Bolívar, primaria, cada grupo dispone de su salón y no son necesarios programas de jornada alterna. Para el mantenimiento de la planta física de todas las sedes se cuenta con el servicio de los empleados de servicios generales y de los estudiantes de grados décimo y undécimo de educación media técnica quienes hacen reparaciones eléctricas o de soldadura. La seguridad de algunas sedes es cubierta por celadores pagados con presupuesto del Municipio. El aseo de la institución es realizado por el personal de servicios generales y es complementado con estudiantes mediante programas de servicio social del estudiantado. Para promover el uso racional y aprovechamiento de los equipos y materiales, éstos son provistos con orden de suministro del Tesorero y controlados por el jefe de cada dependencia, en la media técnica. Cada taller debe controlar el uso de equipos y herramientas, mediante la asignación de esta responsabilidad a un herramientero. Periódicamente se realizan actividades de mantenimiento de los equipos y herramientas que están adjudicados a cada dependencia. Al adquirir equipo, herramientas o insumos de cualquier tipo, antes del proceso de compra, se analizan como mínimo dos cotizaciones de varios proveedores y se define por aquellos que ofrezcan mejores garantías, bajo dos criterios: calidad de los elementos y costo de los equipos. La institución inscribe ante

11 Contraloría del Departamento un listado de proveedores, para viabilizar el proceso de adquisición de estos elementos de trabajo. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN La información que la institución utiliza en sus procesos tiene características especiales, se subdivide en varios aspectos y dependiendo del uso de la misma, se hace su clasificación de la siguiente manera. Información de Estudiantes: Esta información se recoge al momento de la matrícula o de su actualización y son datos básicos del estudiante y su grupo familiar. Esta es sistematizada en un programa de registro académico llamado EDUADMIN. Este programa proporciona además: registros de matrícula, registros de notas, informes de cada período, listas de registro de notas y asistencia y listas de concentración de notas y asistencia. Adicional a esta información sistematizada, en secretaría académica se lleva un archivo de documentación de los estudiantes y el registro de valoración de notas anual y otros libros reglamentarios, como el de matrículas, cancelaciones, certificaciones, actas de grado, actas de comisiones de evaluación y promoción, actas de evaluación final. Información de Procesos Educativos: Esta información está referida al control y seguimiento de los procesos académicos que el estudiante debe cumplir, para realizar la promoción de cada grado. Cada docente lleva los registros de notas de cada período, los que informa al Director de grupo y éste concentra las notas en la sábana del respectivo período. Al finalizar el año lectivo se hace la promoción de los estudiantes utilizando en este formato, la información de cada período y el informe final y se registra en la última acta el resultado de la promoción para ese año lectivo. Los informes finales pasan a secretaría académica, para integrar el informe escolar de valoración o libro de calificaciones. Así mismo se archivan en secretaría las actas de las comisiones de evaluación y promoción y el acta de evaluación final. Los formatos de actas de las comisiones de evaluación y promoción fueron unificadas a través de un formato que se muestra más adelante. Los anteriores procesos educativos, están descritos con más detalle en el Manual de Procedimientos, en el componente académico. Información Financiera: Todo el proceso de la información financiera y contable, es manejado por el Tesorero, quien mensualmente elabora un informe de todos los movimientos contables y unos informes mensuales y trimestrales para los organismos de control. El informe mensual tiene todos los soportes contables, de ingresos y egresos y de pagos a proveedores o a terceros, por cancelación de servicios o compra de elementos, equipos, materiales, o insumos, Este informe y sus soportes

12 son debidamente legajados y foliados y de él se conserva un archivo en la institución. Información de Archivos de Texto: La información de archivos de texto está relacionada con todos aquellos trabajos escritos que en la institución se producen, como el P.E.I., plan de estudios, proyectos de investigación, proyectos institucionales, etc. Toda esta información es conservada en sala de informática, computadores de secretaría y es guardada y archivada en medio magnético, como archivos de seguridad. Esta información es de uso público y puede ser consultada y solicitada por cualquier miembro o estamento de la comunidad educativa, para mejorarla o ampliarla, dependiendo de las necesidades o usos que se le dé a la misma. RESULTADOS La definición y estandarización de los procesos administrativos, tiene como principal objetivo el uso racional y eficiente de los recursos institucionales. El proceso administrativo de apoyo a la actividad académica garantiza agilidad y eficiencia en los procesos de registro de datos, matrícula de estudiantes, una oportuna expedición de certificaciones y una segura y adecuada presentación de la información para los usos de evaluación y promoción de estudiantes. A nivel financiero los resultados se traducen en unos datos organizados para una clara rendición de cuentas a nivel oficial y una buena presentación de la información a la comunidad educativa. La compra y manejo de bienes a través de programas establecidos y el uso de inventarios precisos y actualizados, garantiza transparencia en procesos administrativos, de apoyo logístico. El proceso administrativo de servicios complementarios como sala de informática, bilingüismo e Internet, ha desarrollado y potenciado capacidades en los estudiantes para el acceso directo y eficiente de la información de interés y usada por ellos para su desarrollo personal. Así mismo, servicios como el de aseo, portería, mantenimiento y otros servicios básicos, facilita unas sanas y adecuadas relaciones de convivencia. Los procesos administrativos de apoyo al talento humano, permiten un desarrollo de las condiciones personales y profesionales de las personas que laboran en esta institución y el continuo mejoramiento de los resultados en los cuales están centradas sus funciones. Algunos indicadores específicos que nos muestran la actual situación administrativa de la institución son los siguientes: - Costo anual por estudiante: $ oo - Estudiante por docente en básica primaria: 756/26 = 29 estudiantes - Estudiante por docente en básica secundaria y media técnica: 716/24 = 30 estudiantes. - Estudiantes por salón en básica primaria: 756/26 = 29 estudiantes.

13 - Estudiantes por salón en básica secundaria y media técnica: 716/16 = 45 estudiantes. - Estudiantes por computador en básica primaria: 756/ 27 = 28 estudiantes. - Estudiantes por computador en básica secundaria y media técnica: 716/16 = 45 estudiantes. - Número de horas anuales en básica primaria: mil horas. - Número de horas anuales en básica secundaria: mil doscientas horas.