UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA INSTRUCTIVO

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1 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 1.NOMBRE SOLICITUDES ACADEMICO INSTRUCTIVO 2.PROCESO GESTIÓN ACADÉMICA 1(18) 3. OBJETIVO Y ALCANCE: Establecer los pasos a seguir para realizar las Solicitudes Académico Administrativas en las diferentes acultades. Comprende, la definición de los lineamientos que deben seguir las solicitudes recepcionadas en la ventanilla única o en la Subdirección Académica, hasta la entrega de la respuesta, para que siga su trámite respectivo. 4. RESPONSABLE: Líder del Proceso de Gestión Académica 5. DEINICIONES: Cambio de jornada: Es la posibilidad que tiene un estudiante de trasladarse o cambiarse de una jornada a otra. Cambio de nota: Modificación de notas a través del sistema de información académica, el cual fue solicitado por el docente de la asignatura. Cancelación Matrícula: Proceso de anulación de la matrícula académica de un estudiante en un periodo académico y cambia su categoría de activo a inactivo por cancelación de matrícula. Calificación: Es la expresión de las evaluaciones que el profesor o profesores de la Universidad hacen del rendimiento académico individual de cada estudiante en una asignatura; por lo tanto, corresponde al profesor o profesores o a la Universidad asignar calificación en todo curso o actividad académica programada formalmente en la institución (Artículo 116, Acuerdo 065 de 1996). Condicionalidad Académica: Estudiante con un rendimiento académico por abajo de lo esperado. Estudiante: Personas que regularmente se hayan matriculado en el semestre respectivo y estén participando activamente en cualquiera de los procesos de enseñanza aprendizaje. Exámenes Previos: Se llaman exámenes previos, a las pruebas que se verifican en cada semestre, antes del examen final y en las fechas señaladas en el calendario académico. (Artículo 98, Acuerdo 065 de 1996).

2 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 2(18) Examen final: Son los que deben presentar los alumnos en cada una de las asignaturas teóricas y teórico prácticas al terminar el período académico. (Artículo 99, Acuerdo 065 de 1996). Examen Supletorio: Son aquellos que se presentan en fecha distinta a la señalada oficialmente, cuando por causa justificada se le autoriza al alumno, que no pudo presentarse en la fecha indicada, siempre que la solicitud se presente dentro de los tres días siguientes a la fecha de realizada la prueba. (Artículo 101 del Acuerdo 065 de 1996). Examen de habilitación: Son aquellos que pueda presentar el alumno que haya obtenido en cualquier asignatura teórica o teórico-práctica un cómputo final inferior a 3,0 pero igual o mayor a 2,0. (Artículo 100 del Acuerdo 065 de 1996). Homologaciones: Reconocimiento por las autoridades académicas de contenidos y créditos cursados y aprobados, con intensidad horaria igual o superior, en un programa académico debidamente reconocido por el MEN y registrado ante el ICES, o su equivalente en el exterior, de esta u otra Institución de Educación Superior. La homologación aplica a solicitudes de asimilación, simultaneidad, transferencias internas y transferencias externas. Reintegros: Es el mecanismo mediante el cual el estudiante que se ha retirado o no se ha matriculado, solicita reintegrase a la Universidad. conservando su situación académica. Registro de Notas: Digitación de notas a través del sistema de información académica dejando constancia de la calificación obtenida por cada estudiante en las evaluaciones realizadas durante el semestre. (Titulo IV, capítulo II del acuerdo 065 de 1996). Reserva de cupos: Es la posibilidad que tienen, los admitidos en un programa o estudiantes antiguos del mismo, de reservar cupo en un programa definido en un periodo determinado sujetos a disponibilidad de cupos ó existencia de semestre y cursos para reingreso, respectivamente. SIA Sistema de Información Académico: Es una aplicación elaborada para facilitar la administración de los diferentes procesos académicos que se llevan a cabo en la Universidad. Transferencia: Es la posibilidad que tiene un estudiante de otra Universidad de Ingresar a nuestra Alma Mater y que se le permita el reconocimiento de las asignaturas vistas y aprobadas en la Universidad de donde proviene. Traslados: Es el proceso mediante el cual un estudiante cambia de un Plan de

3 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 3(18) Estudios a otro, dentro de la misma institución ó de algunos de los Programas de la Sede Central a los Programas de la Seccional de Ocaña. Validación: Mecanismo mediante el cual se podrá tener por cumplidas las exigencias académicas de una asignatura teórica que no haya sido cursada. Se utiliza para reconocer cursos aprobados en otras Universidades que no han sido aceptadas por la Universidad o para comprobar la idoneidad en materias en que el alumno disponga de los conocimientos requeridos. 6.CONTENIDO 6.1 Solicitud de Transferencia Responsable: Consejo de acultad Los alumnos de otras Instituciones de Educación Superior que soliciten transferencia deberán cumplir y anexar los siguientes requisitos: Preinscribirse vía Web en las fechas establecidas por calendario académico. Dirigir una solicitud de ingreso (ormato -AC-SAC-001 Solicitud de Transferencia) al Decano de la acultad respectiva con anticipación mínima de treinta (30) días a la fecha de matrícula o en las fechas y horarios establecidos en el Calendario Académico si así lo requiriere, previo pago de los derechos de estudio de transferencia (el cual incluye el valor del formulario de inscripción), y el visto bueno del Director del Programa al que aspira ingresar o del Decano de la acultad respectiva, con lo cual certifica haber recibido la orientación pertinente con relación al programa. otocopia de la Hoja de Vida académica del estudiante expedida por la Institución de donde proviene, en la cual se indiquen las calificaciones y la intensidad horaria de cada una de las asignaturas cursadas o Notas en papel de seguridad. Tener un promedio ponderado acumulado mayor o igual a tres punto cinco (3.5). Copia de los contenidos programáticos cursados. Certificado de Buena Conducta. Pensum o malla curricular. En caso de ser egresado la fotocopia del título profesional o constancia del título en trámite. Realizar pago correspondiente al 15% del SMLMV (Acuerdo 001 de febrero 18 de 2009), en las distintas cuentas bancarias autorizadas por la Institución, cuya información podrá verificarse a través de la página web, link admisiones (Proceso de Inscripción). Por concepto de transferencia este valor incluye el formulario de inscripción. Solicitar el PIN respectivo, presentando el recibo cancelado a la oficina de Tesorería. Realizar el proceso de inscripción a través de la página web: seleccionando la opción transferencia, según su caso.

4 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 4(18) Los documentos deberán estar debidamente autenticados por la Institución de donde proviene. Nota: El estudiante extranjero que aspire a ingresar a la Universidad mediante transferencia, deberá cumplir los mismos requisitos establecidos para los nacionales, y cuando los documentos para transferencia sean expedidos por una Universidad Extranjera; El Consejo de acultad determinará sobre el prestigio, seriedad y competencia de dicha Universidad. Los documentos deberán estar autenticados por el Consulado Colombiano respectivo, salvo excepciones derivadas de la Ley o de Convenios Internacionales. 2. Recepción y Direccionamiento de la Solicitud Las solicitudes de Transferencia son recibidas en la Ventanilla Única y luego son direccionadas a las acultades correspondientes, quienes las remiten al Consejo de acultad para su estudio. 3. Estudio y Homologación Las solicitudes aprobadas son enviadas al Director del Plan de Estudio el cual establecerá la equivalencia de las asignaturas de las dos Instituciones, teniendo en cuenta que los créditos de las asignaturas vistas sean iguales, o mayores al del pensum del programa, y que los contenidos programáticos tengan similitud a los del programa al que aspira. El Director del Plan de Estudios enviará el concepto de la solicitud en el (ormato de Homologación -AC-SAC-002), al Consejo de acultad dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de los documentos, para la decisión final. Una vez aprobada la homologación el Consejo de acultad decidirá por medio de resolución única la transferencia y reconocimiento de asignaturas y adjuntará a la hoja de vida del alumno, las asignaturas aceptadas con los códigos, calificaciones y créditos correspondientes, créditos acumulados y promedio ponderados respectivos. 4. Respuesta La respuesta de aprobación o negación es enviada al correo electrónico que el solicitante registra en la ventanilla única. La Resolución de Transferencia es entregada al estudiante por la secretaria de la respectiva acultad y ésta a su vez envía copia a la Oficina de Registro y Control Académico para anexarla a la hoja de vida académica del estudiante.

5 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 5(18) 6.2 Solicitud de Traslado Responsable: Consejo de acultad Para efectos de traslado de un plan de estudios a otro, dentro de la Universidad, el estudiante deberá: Ser estudiante regular. Haber cursado, como mínimo, un semestre en el Plan de Estudios inicial. Dirigir una solicitud escrita (ormato -AC-SAC-003 Solicitud de Traslado), treinta (30) días calendario antes de la Matrícula académica, a la Decanatura de la acultad donde este inscrito el Plan de Estudios al cual desea ingresar, expresando los motivos por los que desea hacer el traslado y adjuntar la constancia de pago de derechos por concepto de traslado y el visto bueno del Director del Programa al que aspira ingresar o del Decano de la acultad respectiva, con lo cual certifica haber recibido la orientación pertinente con relación al programa. Además deberá anexar fotocopia del formulario de inscripción. Tener un promedio ponderado acumulado mayor o igual a tres, tres (3,3), excepto los estudiantes de la sede central y seccional Ocaña que por razones debidamente soportadas y justificadas soliciten traslado de una sede a otra en el mismo programa (parágrafo, artículo 40, Acuerdo 065 de 1996). Realizar pago correspondiente al 5% del SMLMV (Acuerdo 001 de febrero 18 de 2009), en las distintas cuentas bancarias autorizadas por la Institución, cuya información podrá verificarse a través de la página web, link admisiones <Proceso de Inscripción>. Solicitar el PIN respectivo, presentando el recibo cancelado a la oficina de Tesorería. Realizar el proceso de inscripción a través de la página web: seleccionando la opción traslado, según su caso. Cuando el traslado es de la sede central Cúcuta a la UPS Ocaña se deberá cumplir con los siguientes requisitos: Preinscribirse vía web en las fechas establecidas por calendario académico Dirigir una solicitud escrita (ormato -AC-SAC-003 Solicitud de Traslado), treinta (30) días calendario antes de la Matrícula académica, a la Decanatura de la acultad donde esté inscrito el Plan de Estudios al cual desea ingresar, expresando los motivos por los que desea hacer el traslado y adjuntar la constancia de pago de derechos por concepto de traslado y el visto bueno del Director del Programa al que aspira ingresar o del Decano de la acultad respectiva, con lo cual certifica haber recibido la orientación pertinente con relación al programa. otocopia de la hoja de vida del estudiante expedida por la sede central en la cual se indiquen las calificaciones y la intensidad horaria de cada una de las asignaturas cursadas o notas en papel de seguridad Certificado de buena conducta

6 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 6(18) Pensum o malla curricular con contenidos programáticos autenticados por la institución otocopia del formulario de inscripción 2. Recepción y Direccionamiento de la Solicitud Las solicitudes de Traslado son recibidas en la Ventanilla Única, y luego son direccionadas a las acultades correspondientes, quienes las remiten al Consejo de facultad para su estudio. 3. Estudio y Homologación Las solicitudes aprobadas son enviadas al Director del Plan de Estudios el cual establecerá la equivalencia de las asignaturas, teniendo en cuenta que los créditos de las asignaturas vistas sean iguales, o mayores al del pensum del programa, y que los contenidos programáticos tengan similitud a los del programa al que aspira. El Director del Plan de Estudios enviará el concepto de la solicitud en el (ormato de Homologación -AC-SAC-002), al Consejo de acultad dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de los documentos, para la decisión final. Una vez aprobada la homologación el Consejo de acultad decidirá por medio de resolución única el traslado y reconocimiento de asignaturas y adjuntará a la hoja de vida del alumno, las asignaturas aceptadas con los códigos, calificaciones y créditos correspondientes, créditos acumulados y promedio ponderados respectivos. 4. Respuesta La respuesta de aprobación o negación es enviada al correo electrónico que el solicitante registra en la ventanilla única. La Resolución de Traslado es entregada al estudiante por la secretaria de la respectiva acultad y ésta a su vez envía copia a la Oficina de Registro y Control Académico para anexarla a la hoja de vida académica del estudiante. 6.3 Solicitud de Reserva de Cupo Responsable: Consejo de acultad Para efectos de Reserva de Cupo, dentro de la Universidad, el estudiante deberá: Ser estudiante regular o estar admitido al programa académico al cual se inscribió. Dirigir una solicitud escrita (ormato -AC-SAC-004 Solicitud Reserva de Cupo o Reintegro), en las fechas estipuladas por el Calendario Académico.

7 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA No tener deudas con la Universidad (dinero o documentos). 2. Recepción y Direccionamiento de la Solicitud 7(18) Las solicitudes de Reserva de Cupo son recibidas en la Ventanilla Única y luego son direccionadas a las acultades correspondientes, quienes verifican en el SIA la condición del estudiante, posteriormente son remitidas al Consejo de facultad para su estudio. 3. Evaluación de la solicitud El consejo de acultad mediante acta aprueba o reprueba la reserva de cupo, la secretaria de la facultad basada en el concepto que se emitió, genera un oficio en donde se consigna la respuesta a la petición del estudiante. 4. Respuesta La secretaria de la facultad envía la respuesta de aprobación o negación al correo electrónico que el solicitante registra en la ventanilla única y luego se envía una copia a la Oficina de Registro y Control Académico para anexarla a la hoja de vida del estudiante. 6.4 Solicitud de Cancelación de Matrícula Responsable: Consejo de acultad El estudiante deberá: Estar matriculado. Dirigir una solicitud escrita (ormato -AC-SAC-005 Solicitud Cancelación de Matrícula Académica), al Consejo de acultad, en las fechas y horarios establecidos en el Calendario Académico. Pasadas las fechas del Calendario Académico el estudiante debe anexar una justificación de la cancelación de la matrícula. No tener obligaciones pendientes con la Universidad (paz y salvo). En caso de Cancelación por certificación médica, esta deberá ser expedida por el médico oficial de la Universidad. Nota: La Cancelación de la matrícula la puede solicitar el alumno al Subdirector académico dentro de las seis (6) primeras semanas de clase, sin que le quede registro de calificaciones en su hoja de vida académica. Vencido este término, ningún estudiante podrá cancelar matrícula, salvo casos de fuerza mayor, cuya autorización dependerá del Consejo de acultad donde esté inscrito el Plan de Estudios.

8 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 2. Recepción y Direccionamiento de la Solicitud 8(18) Las solicitudes de Cancelación de Matrícula son recibidas en la Ventanilla Única y luego son direccionadas a las acultades correspondientes, quienes verifican en el SIA la condición del estudiante, posteriormente son remitidas al Consejo de facultad para su estudio. 3. Evaluación de la solicitud El consejo de acultad mediante acta aprueba o reprueba la Cancelación de Matrícula, la secretaria de la facultad basada en el concepto que se emitió, genera un oficio en donde se consigna la respuesta a la petición del estudiante. 4. Respuesta La respuesta de aprobación o negación es enviada al correo electrónico que el solicitante registra en la ventanilla y luego se envía copia a la Oficina de Registro y Control Académico para anexarla a la hoja de vida académica del estudiante. 6.5 Solicitud de Reintegro Responsable: Consejo de acultad Los alumnos que soliciten Reintegro deberán: Dirigir una solicitud escrita (ormato -AC-SAC-004 Solicitud Reserva de cupo o Reintegro), a la Decanatura de la acultad en las fechas establecidas por calendario académico. No tener obligaciones pendientes con la Universidad (paz y salvo). 2. Recepción y Direccionamiento de la Solicitud Las solicitudes de Reintegro son recibidas en la Ventanilla Única y luego son direccionadas a las acultades correspondientes, quienes verifican en el SIA la condición del estudiante, posteriormente son remitidas al Consejo de facultad para su estudio. 3. Evaluación de la solicitud El consejo de acultad mediante acta aprueba o reprueba la Solicitud de Reintegro. Nota 1: Cuando el estudiante que solicita el Reintegro tiene un pensum, anterior al vigente, el Director de Plan de Estudio realiza una homologación de asignaturas entre los dos pensum, previa solicitud del Consejo de acultad; el cual posterior a esto expedirá

9 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA una Resolución de Reintegro y reconocimiento de asignaturas. 9(18) Nota 2: En caso de que el estudiante tenga Condicionalidad Académica esta se mantiene. La secretaria basada en el concepto que se emitió, genera un oficio en donde se consigna la respuesta a la petición del estudiante. 4. Respuesta La respuesta de aprobación o negación es enviada al correo electrónico que el solicitante registra en la ventanilla y luego se envía copia a la Oficina de Registro y Control Académico para anexarla a la hoja de vida académica del estudiante. 6.6 Solicitud de Validación Responsable: Consejo de acultad El estudiante que desee validar una asignatura debe cumplir con los siguientes requisitos: Haber cumplido con los requisitos establecidos en el Plan de Estudios. (Acuerdo No. 065 artículo del 105 al 108). Dirigir una solicitud escrita (ormato -AC-SAC-010 Solicitud de Validación), a la Decanatura de la acultad en las fechas establecidas por el calendario académico y adjuntar la constancia de pago de derechos. 2. Recepción y Direccionamiento de la Solicitud Las solicitudes de Validación son recibidas en la Ventanilla Única y luego son direccionadas a las acultades correspondientes, quienes verifican en el SIA, que el estudiante haya cumplido con el prerrequisito de la asignatura que solicita validar, posteriormente son remitidas al Consejo de facultad para su estudio. 3. Evaluación de la solicitud El Consejo de acultad, aprueba o reprueba la solicitud de Validación. Los exámenes de validación serán evaluados y calificados por un Jurado integrado por dos profesores nombrados por el Consejo de acultad. Se entrega respuesta de notificación al estudiante informándole la fecha y jurados de validación, a los Docentes seleccionados como jurados se les entrega un oficio especificando la fecha de validación, los estudiantes que van a validar y la reglamentación para realizar la validación.

10 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 4. Realización de la Validación 10(18) En el momento de la validación el estudiante debe presentar un examen oral y uno escrito. El docente debe diligenciar y firmar el acta de validación en donde se consignan las notas de las evaluaciones realizadas al estudiante, este documento es entregado a la secretaria de la acultad. Nota: El examen de validación debe ser oral y escrito y para su aprobación se requiere una nota no inferior a cuatro, cero (4.0). El alumno que no obtuviere la nota de aprobación, o a quien no se presente en la fecha y hora fijada para el examen, se le considerará la asignatura como reprobada. En su registro académico, se le hará la anotación como no aprobada por validación y para efectos del promedio ponderado acumulado no se tendrá en cuenta esta calificación. 5. Respuesta El acta de validación es entregada al estudiante por la secretaria de la respectiva acultad y ésta a su vez envía copia a la Oficina de Registro y Control Académico para anexarla a la hoja de vida académica del estudiante. 6.7 Solicitud Cambio de Jornada Responsable: Consejo de acultad Para efectos de Cambio de Jornada, dentro de la Universidad, el estudiante deberá: Ser estudiante regular. Dirigir una solicitud escrita (ormato -AC-SAC-008 Solicitud Cambio de Jornada), al Consejo de acultad en las fechas establecidas en el calendario académico. Adjuntar la constancia de pago. 2. Recepción y Direccionamiento de la Solicitud Las solicitudes de Cambio de Jornada son recibidas en la Ventanilla Única y luego son direccionadas a las acultades correspondientes, quienes verifican en el SIA la condición del estudiante, posteriormente son remitidas al Consejo de facultad para su estudio. 3. Evaluación de la solicitud El consejo de acultad mediante acta aprueba o reprueba la Solicitud de Cambio de Jornada, la secretaria de la facultad basada en el concepto que se emitió, genera un oficio en donde se consigna la respuesta a la petición del estudiante.

11 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 11(18) Nota: El número de cupos de cambio de jornada será definido como lo establece el Acuerdo Respuesta La respuesta de aprobación o negación es enviada al correo electrónico que el solicitante registra en la ventanilla y luego se envía copia a la Oficina de Registro y Control Académico para anexarla a la hoja de vida académica del estudiante. 6.8 Solicitud de homologación Responsable: Consejo de acultad Los egresados de la universidad francisco de paula Santander sede central o seccional Ocaña y los egresados de otras instituciones que deseen cursar un programa en nuestra institución deberán solicitar estudio de homologación y cumplir los siguientes requisitos: Preinscribirse vía web en las fechas establecidas por calendario académico Dirigir una solicitud escrita (ormato -AC-SAC-025 Solicitud de homologación), al Consejo de acultad, treinta (30) días antes de la fecha de matrícula. Adjuntar la constancia de pago. Tener su título o constancia del título en tramite Para los egresados de otra instituciones el promedio ponderadora deberá ser igual o mayor de Recepción y Direccionamiento de la Solicitud Las solicitudes de Cambio de Jornada son recibidas en la Ventanilla Única y posteriormente son remitidas al Consejo de facultad para su estudio. 3. Estudio y Homologación Las solicitudes aprobadas son enviadas al Director del Plan de Estudio el cual establecerá la equivalencia de las asignaturas de las dos Instituciones, teniendo en cuenta que los créditos de las asignaturas vistas sean iguales, o mayores al del pensum del programa, y que los contenidos programáticos tengan similitud a los del programa al que aspira. El Director del Plan de Estudios enviará el concepto de la solicitud en el (ormato de Homologación -AC-SAC-002), al Consejo de acultad dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de los documentos, para la decisión final. Una vez aprobada la homologación el Consejo de acultad decidirá por medio de resolución única la transferencia y reconocimiento de asignaturas y adjuntará a la hoja de vida del alumno, las asignaturas aceptadas con los códigos, calificaciones y créditos

12 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA correspondientes, créditos acumulados y promedio ponderados respectivos. 4. Respuesta 12(18) La respuesta de aprobación o negación es enviada al correo electrónico que el solicitante registra en la ventanilla única. La Resolución de homologación es entregada al estudiante por la secretaria de la respectiva acultad y ésta a su vez envía copia a la Oficina de Registro y Control Académico para anexarla a la hoja de vida académica del estudiante. 6.9 Solicitud para digitación o modificación de notas Responsable: Subdirección Académica Los docentes de tiempo completo, medio tiempo y cátedra que por diversas circunstancias requieran que se habilite el sistema para el registro y/o modificación de las notas correspondientes a las asignaturas que orientan deberán: Diligenciar el formato de solicitud de digitación o modificación de notas (-AC-SAC- 018), indicando la nota a digitar o modificar, el código, nombre de la asignatura, código del (los) estudiante (s) (si no es todo el grupo) y el motivo de la solicitud. NOTA: No se admiten solicitudes vía correo electrónico, ni tampoco por vía telefónica. Presentación del formato diligenciado a la Secretaría de la Subdirección Académica. En el caso de los docentes de la jornada nocturna, el formato podrá ser diligenciado en el Plan de Estudios y entregado por la Secretaria del plan de estudios respectivo a la Subdirección Académica. 2. Recepción y Direccionamiento de la solicitud Una vez recibida la solicitud, la Secretaria de la Subdirección Académica se encargará de habilitar el sistema para el registro o modificación de notas. El tiempo máximo para la apertura del SIA es de 24 horas una vez recibida la solicitud. 3. Registro extemporáneo y/o modificación de notas Una vez habilitado el sistema el docente deberá ingresar con su código, documento de identidad y contraseña y realizar el registro o modificación de las notas solicitadas siguiendo el link modificar, a partir de este momento el sistema actualizará la

13 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 13(18) información relacionada con las notas la cual será visible de inmediato, tanto para el docente como para el estudiante Solicitud de contenidos programáticos para tramites externos Responsable: Subdirección Académica El estudiante, egresado y/o su representante debidamente autorizado, deberán cumplir con los siguientes requisitos, para la obtención de los contenidos programáticos de las asignaturas cursadas en el plan de estudios en que haya estado matriculado: Realizar el pago correspondiente al 6% del SMLMV (Acuerdo 018 de febrero 22 de 1994), en las distintas cuentas bancarias autorizadas por la Institución. Asentar el pago respectivo en la oficina de tesorería de la Institución, en donde recibirá un desprendible del pago realizado en el paso anterior. Hacer entrega del desprendible en la secretaria de la Subdirección Académica 2. Recepción y Direccionamiento de la Solicitud La Subdirección Académica hará la solicitud de los contenidos programáticos requeridos, vía correo electrónico a la Dirección del Plan de Estudios respectivo en un plazo de 48 horas o 2 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. El Plan de Estudios hará la entrega física del (los) contenido(s) Programático (s) solicitados a la Subdirección Académica en un término máximo de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la Subdirección Académica realizó la solicitud. La Subdirección Académica plasma en cada hoja el sello que certifica su validez y lo entrega a la Secretaria General para que el Secretario General haga lo propio y plasme su firma, devolviéndolo a la Subdirección Académica, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. 3. Respuesta La Subdirección Académica hará la entrega de los contenidos programáticos al solicitante de manera física, dejando constancia en el formato de control de entrega de documentos (-AC-SAC 031) 6.11 Cancelación de asignaturas Responsable: Administrador del sistema de información académico SIA Estar matriculado académicamente en el semestre en el cual realiza la solicitud de

14 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA cancelación de asignaturas. 14(18) Si realiza la solicitud de cancelación de asignaturas hasta la sexta semana después de iniciar el semestre académico (parágrafo 2, artículo 28, Acuerdo 065 de 1996), o dentro de la fecha definida en el calendario académico siguiendo este lineamiento, debe diligenciar el formato cancelación de asignaturas (-AR-ADM-006) y presentarlo a la oficina de Admisiones, Registro y Control. Expirada la fecha de cancelación de asignaturas sin erogación económica, el estudiante deberá realizar el pago equivalente al 1.2% del SMDLV por asignatura, hasta una semana antes del inicio de Exámenes finales, respetando la fecha establecida en el calendario académico (Parágrafo 2, artículo 28, Acuerdo 065 de 1996) Asentar el pago respectivo en la oficina de Tesorería de la Institución, en donde recibirá un desprendible del pago realizado en el paso anterior Diligenciar el ormato de Cancelación de asignaturas -AR-ADM-006 y presentarlo junto con el recibo de pago a la oficina de Admisiones, Registro y Control. 2. Direccionamiento de la Solicitud (Responsabilidad del personal de la oficina de Admisiones, Registro y Control) Entrega de copia de formato al estudiante como recibido de la solicitud de cancelación. Registro en el sistema de información académico (SIA) durante la semana siguiente, a la fecha fijada por calendario académico. Archivar en la hoja de vida del estudiante el formato de cancelación revisado, aprobado y registrado en el SIA Pago por daños a los equipos de Laboratorio Responsable: Director de departamento El daño ocasionado a los equipos de laboratorio acarrea la compra del elemento por parte del estudiante y su devolución al laboratorio respectivo. Una vez presentado el hecho el laboratorista deberá verificar el daño ocasionado en el equipo o elemento y retener el carné estudiantil. El laboratorista deberá notificar al departamento académico al cual se encuentra adscrito el laboratorio; si el daño es en un equipo, y solicitar a la coordinación de laboratorios (Infraestructura y Mantenimiento), la revisión por parte del técnico. Si el daño es un elemento de insumo se le entrega la información del proveedor al estudiante para que haga la compra del elemento averiado. De acuerdo al concepto del

15 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 15(18) técnico se estipula el valor del arreglo o la pieza del equipo que debe comprar el estudiante. Se contacta al proveedor específico para que el estudiante compre lo requerido y lo entregue en el laboratorio. Una vez el laboratorista verifica la pieza o elemento, se entrega un paz y salvo al estudiante que es firmado por el laboratorista y Jefe de Departamento. El Director de Departamento notifica a Admisiones Registro y Control que el estudiante se encuentra al día en caso que el reporte le esté apareciendo al estudiante en su liquidación. NOTA: Si el semestre culmina y el estudiante no ha hecho entrega del material o el elemento al laboratorio, el Departamento correspondiente lo reportará a Admisiones para que se le cobre el daño en la Liquidación Registro extemporáneo de notas Responsable: Subdirección Académica El docente podrá hacer registro de nota de asignaturas por fuera de fecha de calendario académico, siempre que haya sido aprobada por la instancia respectiva como producto de la solicitud del estudiante debido a un caso fortuito como (licencia de maternidad, accidente, enfermedad, etc.), los pasos a seguir son los siguientes: El Docente debe solicitar por oficio al Plan de Estudios respectivo y a través de ventanilla única, la autorización del registro extemporáneo de notas. La secretaria del Plan de estudios verifica la autenticidad del documento y asimismo solicita a la Subdirección Académica el registro de la nota correspondiente al estudiante autorizado. La secretaria de la Subdirección Académica solicita a través de oficio al administrador del Sistema de Información Académica el registro de la nota del estudiante Cambio de pensum Responsable: Director de Programa El estudiante que voluntariamente quiera acogerse a un pensum nuevo de su plan de estudios, debe diligenciar los siguientes documentos y radicarlos en la ventanilla única de la institución: ormato de solicitud de cambio de pensum. Acta de aceptación de cambio de pensum.

16 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Anexar recibo de cancelación solicitud cambio de pensum 16(18) El Director del Programa revisa el plan de transición general, verifica que aplica a cada una de las solicitudes presentadas y remite al Consejo de acultad el plan de transición por estudiante para su respectiva aprobación. Una vez el Consejo de acultad revisa y analiza el plan de transición por estudiante, emite la Resolución de Aprobación de homologación y envía a la oficina de Admisiones, Registro y Control, quienes harán el registro en la hoja de vida académica del estudiante. Luego el plan de estudios oficia al estudiante los resultados del mismo y la nueva condición con relación a su pensum. El Director de Programa, diligencia la homologación de cada estudiante en el módulo y notifica a la División de Sistemas para su respectiva activación. 7. DOCUMENTOS REERENCIALES: Calendario Académico Vigente Acuerdo 065 de 1996 Estatuto Estudiantil Acuerdo 001 de 2009 Pago derechos pecuniarios para Aspirantes Estudiantes y Egresados. Resolución 0174 de Septiembre 2011 Manual de Gestión Documental 8. ANEXOS: ormato Solicitud de Transferencia -AC-SAC-0001 ormato Homologación -AC-SAC-0002 ormato Solicitud de Traslado -AC-SAC-0003 ormato Solicitud Reserva de Cupo o Reintegro -AC-SAC-004 ormato Solicitud Cancelación de Matrícula Académica -AC-SAC-005 ormato Solicitud de Validación -AC-SAC-010 ormato Solicitud Cambio de Jornada -AC-SAC-008 ormato Recepción de Correspondencia Externa -SG-ARC-008 ormato solicitud para digitación o modificación de notas -AC-SAC-018 ormato de control de entrega de documentos -AC-SAC-031 ormato de cancelación de Asignaturas -AR-ADM-006

17 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: 17(18) OLGA LUCIA REYES PEÑARANDA PROESIONAL UNIVERSITARIO YURLEY CONSTANZA MEDINA CARDENAS LÍDER SIG HEVER AUGUSTO PAEZ QUINTANA LÍDER DEL PROCESO ECHA CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN Creación del documento A Cambio del ormato Control de s (-SG-ARC- B 002) por el ormato Recepción de Correspondencia Externa (-SG-ARC-008) Se unifico el ormato Solicitud Reserva de Cupo con el formato Solicitud de Reintegro Inclusión de Normatividad Se incluyó la definición de Condicionalidad Académica Eliminación del formato Recepción de correspondencia C externa -SG-ARC-008 de las actividades de recepción y direccionamiento de las solicitudes. En la actividad de respuesta se elimina la entrega de oficio al solicitante y se incluyó el envío de la respuesta a través de correo electrónico. Inclusión de los requisitos de los traslados de la sede central a la institución Inclusión de las actividades de solicitud de homologación Actualización del alcance se incluye la Subdirección Académica y se elimina la Oficina de Registro y Control Académico D En las definiciones se incluye los conceptos de: calificación, exámenes previos, examen final, examen supletorio, examen de habilitación Actualización de los requisitos de las actividades 6.1y 6.2 Inclusión de los numerales 6.9 Solicitud para digitación o modificación de notas, 6.10 Solicitud de contenidos programáticos para tramites externos, 6.11 Cancelación de asignaturas y 6.12 Pago por daños a los equipos de Laboratorio En los anexos se incluyen los formatos -AC-SAC-018, - AC-SAC-031 y -AR-ADM En la definiciones se incluye el concepto Cambio de nota Inclusión del numeral 6.13 E

18 UNIVERSIDAD RANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Inclusión del numeral (18)