POLÍTICAS DE CONTROL OPERATIVO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS POLITICAS GENERALES

Transcripción

1 1 POLÍTICAS DE CONTROL OPERATIVO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS POLITICAS GENERALES Toda documentación para pago deberá turnarse a la Dirección de Programación y Control Presupuestal, al área correspondiente, para su análisis, validación, sello y elaboración del contra recibo o la autorización de pago en efectivo según sea el caso. Departamento de Control Presupuestal Usuario Validación de documentos Emisión y entrega del Contra Recibo Usuario Los documentos presentados para su pago deberán cubrir los requisitos fiscales que señala la Ley del Código Fiscal de la Federación, así como observar las políticas institucionales establecidas y solo se realizarán pagos con facturas y documentos originales y vigentes. Tanto la documentación comprobatoria como la póliza de gastos presentada para su trámite no deberán presentar tachaduras ni enmendaduras, en caso contrario procederá su devolución. No se aceptarán ni comprobantes ni pólizas conteniendo gastos acumulados de meses anteriores. La documentación contará con sello y firma del responsable del área que esté solicitando el pago de los bienes o servicios requeridos, además de las que a continuación se solicitan: Los eventos académicos deberán contar con el visto bueno del Secretario de Docencia. 1/7

2 2 Para eventos deportivos y acciones organizadas para alumnos se requerirá del visto bueno del Secretario de Rectoría de la U.A.E.M. Los eventos culturales se presentarán con el visto bueno del Secretario de Difusión Cultural de la U.A.E.M. La edición e impresión de material se presentará con el visto bueno de la Dirección de Divulgación Cultural y de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Los trámites relacionados con acciones de extensión y vinculación tendrán el visto bueno del Secretario de Extensión y Vinculación Universitaria. Los pagos por concepto de sueldos, gratificaciones, compensaciones, viáticos, tiempo extra y honorarios, contarán con el visto bueno del Director de Recursos Humanos de la U.A.E.M. Respecto al pago de mantenimiento de equipo de transporte universitario, éste deberá contener el Visto Bueno del Jefe del Departamento de Servicios Generales de la U.A.E.M. Los gastos relacionados con el mantenimiento de instalaciones, así como de servicios de carácter técnico, deberán contener el visto bueno del Director de Obra Universitaria. Referente al pago de servicios proporcionados por el área de cómputo, deberán ser presentados con el visto bueno del Director de Servicios de Cómputo. Aquellos gastos que tengan relación con la Dirección de Estudios del Nivel Medio Superior deberán presentarse con el Visto Bueno del titular de esa área. La recepción de documentos para su trámite se efectuará de 9:00 hrs. a 14:00 hrs. para todos los usuarios y, adicionalmente, de 17:00 hrs. a 20:00 hrs. para usuarios foráneos. Los comprobantes presentados para su trámite, que sean a cuenta de ingresos extraordinarios, programas autofinanciables y/o proyectos específicos, deberán presentarse fuera del gasto normal, ajustándose a los lineamientos que para tal fin se han establecido. El trámite de gastos efectuados por las diferentes dependencias universitarias, como: Luz, teléfono, exámenes recepcionales, exámenes extraordinarios y a título de suficiencia, puesto que se trata de erogaciones estrictamente indispensables por su naturaleza, no requieren la autorización expresa de la secretaría Administrativa de la UAEM, salvo que se trate de importes que sean visiblemente excesivos, en cuyo caso deberán someterse a la autorización de dicha Secretaría. 2/7

3 3 POLÍTICAS ESPECIFICAS PAGO DE DOCUMENTOS EN EFECTIVO El trámite para la autorización de pagos en efectivo, hasta por un monto de $ se realiza en la, en la cual se valida, sella y autoriza el documento soporte del gasto, remitiéndolo al usuario para su presentación ante la Tesorería de la U.A.E.M. para su cobro, habiéndose presentado con la firma de la Unidad Responsable que genere el gasto. ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS Las facturas que se presenten para trámite de pago por parte de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Coordinación de Recursos Etiquetados, deberán venir relacionadas y acompañadas por requisición y pedido debidamente requisitados, y deberán contar con la descripción detallada de la marca, modelo y número de serie cuando se trate de la adquisición de bienes. En el caso de la Dirección de Divulgación Cultural y la Dirección de Comunicación Universitaria, deberán tramitar sus facturas únicamente con la relación respectiva. Las facturas que respalden la adquisición de activos deberán contar con el sello y resguardo correspondiente al área de Bienes Patrimoniales. En el caso de pagos por anticipos a proveedores, deberá presentarse original o copia de la requisición y pedido(en caso de contar con la copia de la factura anexarla). Tratándose de facturas que respalden pagos derivados de ingresos extraordinarios o de recursos etiquetados, deberán traer la especificación exacta del proyecto, programa, rubro y meta en los casos que lo requieran, para su correcta aplicación, así como el visto bueno del coordinador del proyecto de que se trate. MANTENIMIENTO Y OBRA Para el trámite de pago de mantenimiento a edificios requerido por las Unidades Responsables, tanto correctivo como preventivo y mantenimiento de equipo de transporte deberá ser turnada a la, la relación de facturas anexando la solicitud de servicio correspondiente. Tratándose específicamente de anticipos de obra, las facturas presentadas deberán acompañarse del contrato de obra respectivo. 3/7

4 4 GASTOS A COMPROBAR La solicitud de gastos a comprobar se efectuará para eventos a realizarse en un período inmediato, tomando en consideración el lapso autorizado para su comprobación; así mismo, deberá ser tramitado con cinco días hábiles de anticipación como mínimo a la fecha en que serán utilizados los recursos. Los recursos solicitados mediante esta vía se destinarán a cubrir los gastos exclusivamente en el concepto señalado por el propio interesado, los cuales pueden referirse al gasto operativo de la dependencia en cuestión para un periodo definido, o para una actividad o evento a realizar en una fecha próxima tomando en cuenta la fecha límite para su comprobación debiéndose tramitar de forma independiente un evento de otro. La solicitud de recursos se deberá realizar para un solo tipo de gasto, es decir, no mezclar gastos de servicios personales con gasto de operación como es el caso de: Servicios personales: Fichas por concepto de pago a sinodales por participación en exámenes recepcionales. Gasto Corriente: Fichas por asistencia u organización de Cursos, Congresos, etc. Los días para recibir las fichas de gastos a comprobar para su trámite, serán los señalados en el calendario expedido para tal fin por el Departamento de Control Operativo, y en horario de 9:00 hrs. a.m. a 14:00 hrs. p.m. Las fichas de gastos a comprobar deberán contener: Fecha de impresión Importe en número y letra en moneda nacional Concepto entendible y detallado del gasto a efectuar señalando su motivo o justificación, enunciando la unidad responsable que efectuará el gasto y cada uno de los conceptos del mismo que va a ser afectado, así como el lugar y fecha del evento o acción a realizar; tratándose de eventos específicos quién o quiénes asistirán. Nombre y R.F.C. del responsable de efectuar la comprobación del gasto (sólo podrán ser el Director o Subdirector Administrativo de la dependencia) Unidad Responsable, proyecto, fondo, función y cuenta contable, con su respectivo importe, de acuerdo al catálogo respectivo vigente. En caso necesario y de acuerdo a la naturaleza del gasto, Visto Bueno de la dependencia correspondiente (Secretaría de Docencia, Secretaría de Rectoría, Secretaría de Difusión Cultural, Secretaría de Extensión y Vinculación Universitaria, Dirección de Obra Universitaria, Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Servicios de Cómputo, Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados). Lapso en el que el responsable de efectuar la comprobación la realizará (a más tardar 30 días naturales) 4/7

5 5 Solicitó (Nombre y firma del Director, Coordinador o Responsable del área solicitante) Autorizó (Nombre y firma del Director, Coordinador o Responsable del área solicitante) La comprobación del gasto autorizado deberá hacerse a más tardar dentro de los treinta días naturales contados a partir de la fecha de expedición del contra-recibo. Para efectuar dicha comprobación, el responsable elaborará una póliza contable debidamente codificada correspondiente a los gastos efectuados, soportándola con documentos originales que reúnan los requisitos de carácter fiscal señalados por la S.H.C.P y con la justificación correspondiente en aquellos documentos mayores a $300.00, debiendo presentar la copia de la ficha de gastos a comprobar que generó el trámite. Tratándose de fichas de gastos a comprobar complementarias, éstas no deberán exceder el 50% del importe originalmente solicitado, debiendo presentar, también, la copia de la ficha de gastos a comprobar que generó el trámite. No se aceptarán fichas de gastos a comprobar por conceptos para los cuales existe la dependencia facultada para atender los requerimientos de acuerdo a su competencia (Dirección de Obra Universitaria, Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, Viajes Intersol, Dirección de Servicios de Cómputo, Dirección de Recursos Humanos), como pueden ser: Adquisición de activos fijos. Adquisición de boletos de avión Servicios de redes y comunicaciones Sueldos, tiempo extra, participación de exámenes (extraordinarios, título de suficiencia y de oposición), excepto tratándose de dependencias académicas foráneas. Honorarios Arrendamientos Las comprobaciones de referencia se harán durante el ejercicio fiscal vigente (30 días naturales a más tardar), de manera que al cierre del mismo deberá haber comprobado en su totalidad los folios asignados. Si por algún motivo el usuario no pudo realizar sus comprobaciones como se indica y las presenta en el ejercicio siguiente, la afectación presupuestal y contable se realizará en el nuevo ejercicio. FONDOS FIJOS 5/7

6 6 El fondo fijo asignado para cada una de las dependencias universitarias se destinará para gastos menores, eventuales y emergentes. Para la apertura o reapertura de fondo fijo, el responsable elaborará una ficha de salida en efectivo, con el monto que le haya sido autorizado, firmada por el Director, Coordinador o responsable de la dependencia de que se trate. Para el reembolso del fondo fijo el responsable elaborará la póliza contable correspondiente. Dicha póliza deberá presentarse debidamente codificada, registrando la cuenta de gasto respectiva, el importe sin separar el IVA, desglosando el importe de las facturas por cada uno de los proveedores registrados en el padrón de la Universidad, y anexando los comprobantes soporte del gasto con su respectiva tabulación. Dichos comprobantes deberán cubrir los requerimientos fiscales establecidos, así como estar expedidos a nombre de, y contener los siguientes datos: Fecha del gasto, domicilio, R.F.C., IVA desglosado y la justificación del gasto; en caso de no ser así se procederá a la devolución de los mismos. La póliza y sus comprobantes deberán estar sellados y firmados por el Director, Coordinador o responsable de la dependencia de que se trate, cuidando que el sello no oculte información sobre el gasto efectuado. El importe total de la póliza no excederá el monto mensual autorizado, de lo contrario se procederá al descuento correspondiente. No serán aceptados fondos fijos extraordinarios No se aceptarán comprobantes con fecha anterior o posterior al mes que se está comprobando. No serán aceptados comprobantes de gastos por concepto de sueldos, honorarios, tiempo extra, gratificaciones, compensaciones, consumo de gasolina, arreglos florales, gastos de períodos vacacionales, obsequios a título personal u oficial, pasteles, inserciones en periódicos y revistas y papelería de uso personal. Se anexarán los tickets correspondientes a las facturas de tiendas de autoservicio, en donde se encontrarán detallados los artículos adquiridos. Los días para recibir las pólizas de fondo fijo serán los señalados en el calendario correspondiente. Para la cancelación del fondo fijo asignado a la dependencia de que se trate, ésta deberá elaborar la póliza correspondiente, anexando los comprobantes soporte del gasto y turnarla a esta Dirección para su registro, posteriormente la presentará a la Dirección Financiera para la cancelación respectiva. 6/7

7 7 FONDOS REVOLVENTES La dependencia universitaria a la que se le asigne fondo revolvente, se sujetará al importe que le haya sido autorizado. Para su reembolso deberán tomarse en cuenta las disposiciones para fondos fijos, solo que para su recepción podrán presentarse cualquier día de la semana en el horario establecido, excepto en los días que se reciben fondos fijos. C.P. José Antonio Rivera García Director de Programación y Control Presupuestal C.P. Ma. De los Angeles Flores Romero Jefe del 7/7