PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE TRABAJO COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA INSTITUTO DE CIENCIAS MÉDICAS

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1 PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE TRABAJO COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA INSTITUTO DE CIENCIAS MÉDICAS Versión Borrador de 12 de Junio de Documento pendiente de aprobación en reunión del CEIC Versión Borrador de 12 de Junio de Página 1 de 52

2 1.- ÍNDICE 1.- Índice Introducción Documentación básica Composición, descripción y localización del Comité Ético de Investigación Clínica Funciones del Elección de miembros, sustitución y renovación Ámbito de actuación del Comité Ético de Investigación Clínica Reuniones del 8.1. Periodicidad de las reuniones del CEIC y procedimiento para convocar a sus miembros Plazos de evaluación y respuesta Documentación que presentarán los protocolos a evaluar Lugar y modo de presentación Procedimiento de la evaluación por el Comité Modelo del acta de decisiones del Comité Seguimiento de los ensayos clínicos Archivo del Obligaciones del investigador Muestras para investigación clínica Anexos Versión Borrador de 12 de Junio de Página 2 de 52

3 2. INTRODUCCIÓN El objetivo de estos Procedimientos Normalizados de Trabajo (en adelante PNT) es definir las normas de funcionamiento del Comité Ético de Investigación Clínica (CEIC) del (ICM). Estos PNT se han elaborado cumpliendo la legislación vigente relacionada con los ensayos clínicos y estudios post-autorización de medicamentos y productos sanitarios. Estos PNT se publicarán en la página web de la Consellería, y también estarán accesibles en la web del ICM. Periodicidad de revisión: Siempre que se produzca un cambio de la normativa vigente o se solicite por parte de alguno de los miembros, presentando propuestas concretas a los apartados a revisar. Asimismo, cualquier cambio en la composición del CEIC, reacreditación, etc. serán incorporados automáticamente a los PNT. 3.- DOCUMENTACIÓN BÁSICA Declaración de Helsinki 2008 (Anexo 1) Orden SCO 256/2007 por la que se establecen los principios y las directrices detalladas de buena práctica clínica y los requisitos para autorizar la fabricación o importación de medicamentos en investigación de uso humano (Anexo 2) 3.3. Real Decreto 223/2004 (Anexo 3) 3.4. Aclaraciones sobre la aplicación de la normativa de ensayos clínicos con medicamentos de uso humano a partir de 1 de mayo de 2004 (Anexo 4) 3.5. Ley 29/2006 de 26 de Julio de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios (Título III, art ) (Anexo 5) 3.6. Ley de Investigación Biomédica de 4 de Julio de (Anexo 6) 3.7. Decreto 73/2009 de 5 de Junio del Consell y corrección de errores. (Anexo 7) 3.8. Normas de Buena Práctica Clínica (CPMP/ICH/135/95) 3.9. Modelo de compromiso de confidencialidad para miembros del CEIC. (Anexo 8) Modelo de compromiso de confidencialidad para asesores externos al CEIC. (Anexo 9) Formulario idoneidad de las Instalaciones y procedimientos y material utilizado para el reclutamiento de los pacientes (Anexo 10) Documento sobre la idoneidad del investigador y sus colaboradores (Anexo 11) Informe del Investigador Principal (Anexo 12) Autorización del jefe de servicio (Anexo 13) Versión Borrador de 12 de Junio de Página 3 de 52

4 3.15. Conformidad del Servicio implicado (Anexo 14) Compromiso del Investigador Principal (Anexo15) Certificado de Seguro de Responsabilidad Civil (Anexo 16) Certificado de compromiso con los postulados éticos (Anexo 17) Informe para el Comité de Ensayos Clínicos (Anexo 18) 4.- DESCRIPCIÓN, COMPOSICIÓN Y LOCALIZACIÓN DEL COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA 4.1. Descripción: Siguiendo la normativa española y las normas de Buena Práctica Clínica, el (CEIC) es un organismo independiente, constituido por profesionales sanitarios y miembros no sanitarios, encargado de velar por la protección de los derechos, seguridad y bienestar de los sujetos que participen en un ensayo y de ofrecer garantía pública al respecto, mediante un dictamen sobre el protocolo del ensayo, la idoneidad de los investigadores y la adecuación de las instalaciones, así como los métodos y los documentos que vayan a utilizarse para informar a los sujetos del ensayo con el fin de obtener su consentimiento informado. En el caso de ensayos clínicos multicéntricos, el Comité Ético de Investigación Clínica encargado de emitir el dictamen se denomina Comité Ético de Investigación Clínica de Referencia Composición: El deberá estar constituido por al menos once miembros, de manera que se asegure la independencia de sus decisiones, así como su competencia y experiencia en relación con los aspectos metodológicos, éticos y legales de la investigación, la farmacología y la práctica clínica asistencial en medicina hospitalaria y extrahospitalaria. Entre los miembros del citado comité figurará el director del centro, médicos, uno de los cuales será farmacólogo clínico, dos médicos especialistas con labor asistencial activa en un centro hospitalario, un médico con labor asistencial activa en un Centro de Atención Primaria, un Pediatra, farmacéuticos de atención primaria y hospitalaria, un Diplomado universitario en Enfermería y dos miembros ajenos a las profesiones sanitarias, debiendo ser uno de ellos licenciado en Derecho. Uno de estos miembros será una persona independiente de la organización asistencial, Se garantizará un sistema de renovación de miembros que permita nuevas incorporaciones de forma regular, a la vez que se mantiene la experiencia del comité. Tal como establece el artículo 3 de la Ley 26/2006, de garantías y uso racional de los Medicamentos y Productos Sanitarios, la pertenencia a un será incompatible con cualquier clase de intereses derivados de la fabricación y venta de medicamentos y productos sanitarios. Los miembros harán constar ante la Dirección General de Farmacia Versión Borrador de 12 de Junio de Página 4 de 52

5 y Productos Sanitarios, de la Agència Valenciana de Salut, antes de su toma de posesión la no concurrencia de dicha circunstancia. El del Instituto de Ciencias Médicas de Alicante está integrado por 16 miembros, enumerados a continuación en orden alfabético: Presidente: Dr. Juan Vicente Sánchez Andrés (Neurofisiología) Vicepresidente: Dr. José Francisco Horga de la Parte (Farmacología Clínica) Secretaria: Dª Ana Mª Tabanera Moiño (Biología) Vocales: D. Santiago Alegre Gómez (Enfermería). Dª Isabel de Pascual Mettler (Farmacia Hospitalaria) Dª Miriam Calvo Pérez (Farmacia de Atención Primaria). Dra. Inés Montiel Higuero (Medicina de Atención Primaria) Dra. Magali Medrano (Medicina de Atención Primaria) Dra. Lourdes Ortiz Ortiz (Pediatría). D. Domingo Gómez Torres (Abogado) D. Ricardo Martín Chico (Abogado). Dra. Nuria Isabel Olmedo García (Traumatología y cirugía ortopédica). Dr. Manuel Priego Valladares (Med. Interna) Dr. Luis de Teresa Parreño (Med. Interna) Dr. José María Ruiz Moreno (Oftalmología) Dr. José Carlos Rosas Gómez de Salazar (Reumatología) 4.3. Localización: La secretaría del comité está situada en la planta baja del, con espacio suficiente para el manejo y archivo de la documentación. Cuenta además con el soporte informático necesario y con la suficiente capacidad para manejar la base de datos de los ensayos clínicos de este centro y la gestión de la documentación propia de su actuación. Asimismo, el de este centro dispone de la sala de juntas del ICM para la realización de las reuniones. 5.- FUNCIONES DEL COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA El artículo 10 del Capítulo III del RD223/2004 establece que los Comités Éticos de Investigación Clínica desempeñarán las siguientes funciones: 1.- Evaluar los aspectos metodológicos, éticos y legales de los ensayos clínicos que les sean remitidos, de conformidad con lo establecido en la sección 2ª del capítulo IV del RD 223/2004, (detallado en el punto 9 de estos procedimientos Procedimiento de la evaluación por el Comité-) 2.- Evaluar las modificaciones relevantes de los ensayos clínicos autorizados. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 5 de 52

6 3.- Realizar un seguimiento del ensayo, desde su inicio hasta la recepción del informe final. Además, también será función del CEIC la evaluación de los estudios de investigación, observacionales o de otro tipo, que afecten a los seres humanos y cuantas otras puedan ser encomendadas por disposiciones legales. Además de las funciones señaladas en el Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero, los CEIC en la Comunitat Valenciana llevarán a cabo las funciones siguientes, establecidas en el Artículo 8 del Decreto 73/2009: a) Evaluar la información escrita sobre las características del estudio que se dará a los posibles sujetos de la investigación, así como la forma en que dicha información sea proporcionada y el tipo de consentimiento que fuera a obtenerse. b) Conocer y evaluar el alcance de las compensaciones ofrecidas a los investigadores y a los sujetos de la investigación, así como la forma en que dicha información sea proporcionada. c) Recabar el asesoramiento de personas expertas no pertenecientes al Comité en los supuestos a que se refiere el artículo 14.4 del Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero, que respetarán el principio de confidencialidad. d) Realizar un informe acerca de las modificaciones de los protocolos de los ensayos, velando por la corrección de los protocolos propuestos desde el punto de vista metodológico, ético y legal. e) Informar al Coordinador del PECME de todos aquellos protocolos de investigación que aprueben y que se eleven al órgano competente para su autorización, y también de los que finalmente se desestimen. f) Remitir al Coordinador del PECME una copia de los certificados que se emitan sobre la adecuación deontológica de los protocolos que impliquen la investigación en humanos. g) Comunicar al Coordinador del PECME las reacciones adversas graves o inesperadas que acontezcan durante el desarrollo del ensayo, mediante copia de la notificación del investigador o promotor. h) Proponer a la Conselleria de Sanidad, a través del Coordinador del PECME, la suspensión cautelar de un ensayo clínico en los supuestos previstos en la legislación vigente. i) El CEIC hará explícitos los criterios de idoneidad de los investigadores y del Centro para ser objetivos en la evaluación. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 6 de 52

7 El CEIC desarrollará sus funciones con independencia y según sus procedimientos normalizados de trabajo, de conformidad con lo previsto en el artículo 6 de la Ley 29/2006, de 26 de julio, de Garantías y Uso Racional de Medicamentos y Productos Sanitarios, y en el artículo 14.2 del Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero, por el que se regulan los ensayos clínicos con medicamentos. Los miembros del Comité deberán respetar el principio de confidencialidad en lo que respecta a la documentación recibida para la evaluación del protocolo y la identidad de los pacientes Funciones del Presidente: 1.- Presidir las reuniones del Comité y coordinar sus actuaciones. 2.- Solicitar o gestionar los cambios en la composición del Comité, garantizando que ésta cumpla los requisitos establecidos en la normativa vigente. 3.- Procurar los medios necesarios para la correcta realización de las funciones del Comité. 4.- Vigilar y garantizar el cumplimiento de las Normas de funcionamiento interno y de los Procedimiento Normalizados de Trabajo del Comité. 5.- Representar al Comité en la Comisión de Ensayos Clínicos del Programa de Ensayos Clínicos de la Comunidad Valenciana. 6.- Visar las actas de las reuniones y las certificaciones tras su aprobación. 7.- Realizar cuantas funciones sean inherentes a su condición de Presidente Funciones del Vicepresidente: Asistirá en sus funciones al Presidente del Comité y le sustituirá en caso de vacante, ausencia o enfermedad Funciones del Secretario: 1.- Recibir las solicitudes de inclusión en los puntos del Orden del día de las reuniones. 2.- Efectuar la convocatoria y orden del día de las reuniones del Comité y las citaciones correspondientes. 3.- Levantar acta de cada reunión. 4.- Mantener la correspondencia derivada de la realización de ensayos clínicos (promotores, investigadores, etc). 5.- Certificar que los miembros del Comité implicados en un estudio no han participado en la evaluación final del protocolo de dicho estudio. 6.- Expedir certificaciones de los dictámenes y acuerdos adoptados. 7.- Redactar y firmar, junto con el Presidente, la memoria anual del Comité, 8.- Notificar al Centro Coordinador de los Comités Éticos de Investigación Clínica: - la aprobación o desestimación de los protocolos de los ensayos clínicos - las modificaciones de los protocolos aprobados Versión Borrador de 12 de Junio de Página 7 de 52

8 - las reacciones adversas graves o inesperadas que tengan lugar durante su realización, enviando copia de la notificación del investigador o promotor. - las solicitudes de suspensión cautelar de los ensayos, - la memoria anual de las actividades del Comité, - las modificaciones de la composición del Comité, - la copia de los certificados de adecuación deontológica, - la copia de la solicitud de traslado de un ensayo clínico de un Centro a otro. 9.- Realizar cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de Secretario Funciones de los vocales: 1.- Asistir a las reuniones a las que hayan sido convocados. 2.- Evaluar la documentación que reciban correspondiente a la posterior valoración por el Comité. 3.- Realizar aquellas tareas que les sean asignadas por el Presidente. 6.- ELECCION DE MIEMBROS, SUSTITUCION Y RENOVACION Elección de nuevos miembros: Los miembros del Comité Ético de Investigación Clínica del de Alicante serán elegidos preferentemente entre los profesionales del centro que se presenten o acepten voluntariamente pertenecer al Comité. Para el nombramiento de miembros ajenos al Centro la gestión recaerá en el Presidente del Comité. La decisión final sobre una propuesta de miembro del Comité recae en la Dirección del Centro, tras consultar con el propio Comité. Los criterios de acreditación curricular de un miembro del CEIC serán, tal y como establece el artículo 2 de la Resolución de 16 de julio de 2009, de la Consellería de Sanidad, de regulación de procedimientos: sólo se aceptarán como miembros a aquellos que presenten un currículum suficiente que garantice su capacitación para evaluar los protocolos de los ensayos clínicos en sus aspectos metodológico, ético y legal. Será considerado en principio adecuado el currículum en alguna de las siguientes circunstancias: cuando alguna universidad haya emitido un informe positivo de suficiencia investigadora, cuando el solicitante tenga el grado de doctor, cuando haya publicado artículos de investigación en revistas de reconocido prestigio, o cuando haya participado como investigador principal en proyectos de investigación financiados por organismos públicos en convocatorias oficiales. El Presidente, el Vicepresidente y el Secretario serán elegidos entre sus miembros por mayoría de 2/3 de los miembros del Comité. Estos cargos serán posteriormente nombrados por la Dirección del Centro, y tendrán una duración de 4 años, renovable por otros 4. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 8 de 52

9 La sustitución de los miembros se realizará por renuncia expresa, por la pérdida de la condición que llevó a su elección, o cuando el Comité Ético de Investigación Clínica lo considere oportuno, y asimismo el Comité podrá deponer de sus cargos al Presidente, al Vicepresidente o al Secretario. En todos los casos anteriores la decisión del Comité se tomará por mayoría de 2/3 de los miembros del Comité. 7.- ÁMBITO DE ACTUACIÓN DEL COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA (decidido por la Dirección General de Atención Primaria y Farmacia). El ámbito de actuación de este CEIC se limita al Instituto de Ciencias Médicas. 8.- REUNIONES DEL COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA 8.1. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES DEL CEIC Y PROCEDIMIENTO PARA CONVOCAR A SUS MIEMBROS Las reuniones de carácter ordinario del son de periodicidad mensual, excepto en los meses de verano que puede ser bimestral. Se celebrarán el último lunes de cada mes, salvo indicación contraria a efectos de quórum o por acuerdo del Comité. Esta reunión está fundamentalmente dirigida a la evaluación de los ensayos multicéntricos en los cuales el CEIC del ICM actúa como CEIC implicado, ensayos clínicos unicéntricos, investigaciones clínicas con productos sanitarios, estudios de postautorización con medicamentos y otros proyectos de búsqueda. Su convocatoria se realizará con un mínimo de 7 días de antelación, vía correo electrónico o cualquier otro método que permita comprobar la recepción de la comunicación, a cada uno de sus miembros, incluyendo el orden del día, los ponentes asignados a cada protocolo y especificando el día, la hora y el lugar de la reunión. Todos los miembros del Comité deberán responder a la convocatoria para confirmar su presencia a la reunión con, al menos, un día de antelación. Entre el día 4 y el 14 de cada mes el CEIC puede realizar una sesión plenaria extraordinaria, fundamentalmente dirigida a la evaluación de los ensayos multicéntricos en los cuales el CEIC del ICM actúa como CEIC de referencia. Su convocatoria se realizará de la misma forma que las reuniones ordinarias. Se establece un mínimo de 11 reuniones anuales. Asimismo, la documentación correspondiente a los protocolos, se enviará a todos los miembros con antelación suficiente que permita su estudio por parte de los miembros del Comité. En caso de evaluación de modificaciones relevantes, la documentación se enviará exclusivamente a los Versión Borrador de 12 de Junio de Página 9 de 52

10 ponentes del ensayo. El Comité se responsabilizará de que las copias de la documentación del ensayo sean destruidas de forma segura. Las reuniones de carácter extraordinario se convocarán con una antelación mínima de 24 horas, siempre que lo soliciten tres o más miembros, o cuando concurran circunstancias que así lo aconsejen, y se realizarán las citaciones por cualquier método que permita comprobar la recepción de la comunicación. En caso de especial urgencia, se podrá solicitar el criterio de los vocales respecto a algún aspecto concreto, a través del correo electrónico. Se establece un mínimo de miembros asistentes de la mitad más uno en primera convocatoria y un mínimo de 5 miembros en segunda convocatoria. Debiendo estar presentes en todas las reuniones, el Presidente o Vicepresidente y la Secretaria o alguien en quien delegue. El quórum necesario en el momento de la toma de decisiones será el mismo establecido para segunda convocatoria. Los miembros del CEIC respetarán el principio de confidencialidad en lo que respecta a la documentación remitida para su evaluación, al contenido de las sesiones, las deliberaciones en el protocolo y a la identidad de los pacientes. Para ello firmarán el compromiso de confidencialidad adjunto a estos procedimientos (Anexo 8) que será archivado con la documentación del CEIC. Asimismo guardarán confidencialidad los expertos cuyo asesoramiento se requiera para la evaluación de un ensayo (se adjunta el modelo de compromiso de confidencialidad para miembros externos al CEIC que deberán firmar en caso de que se solicite su colaboración) (Anexo 9). Cuando el CEIC lo considere oportuno, para garantizar una evaluación adecuada de un protocolo, podrá solicitar la presencia de un consultor externo experto en un área determinada o en el tratamiento de la población que se incluya en el ensayo cuando se evalúen ensayos clínicos que se refieran a poblaciones vulnerables. En estos casos se convocará a este consultor con la suficiente antelación y tendrá voz, pero no voto en la reunión. Ninguno de los miembros del CEIC, o expertos convocados, podrá participar en la evaluación ni en el dictamen de un protocolo de trabajo de un ensayo clínico, si figura como investigador principal o investigador colaborador del mismo. Los miembros del Comité no pueden delegar su asistencia en otra persona, pero sí delegar el voto en otro miembro asistente. Las decisiones del Comité serán tomadas por consenso, y en caso de existir discrepancias que no permitan llegar a dicho consenso, las decisiones se tomarán por mayoría simple haciendo constar en las actas los desacuerdos de opiniones o los votos en contra de aquellos miembros que así lo soliciten. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 10 de 52

11 8.2. PLAZOS DE EVALUACIÓN Y RESPUESTA Es de aplicación el Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero por el que se regulan los ensayos clínicos con medicamentos. Para los estudios multicéntricos se respetarán los siguientes plazos: 1. Los protocolos nuevos y las modificaciones relevantes se presentarán en la secretaría del CEIC del 1 al 5 de cada mes. 2. Del 6 al 15 del mes el CEIC validará la documentación presentada, solicitará las subsanaciones que sean necesarias y, si es el CEIC de referencia, notificará acuse de recibo de la solicitud válida y el calendario de evaluación a los CEICs implicados, al solicitante y a la AEMPS. 3. Del 16 al 20: presentación de las respuestas a las aclaraciones mayores solicitadas por el CEIC en el mes actual o en el anterior. 4. El último lunes de cada mes: reunión del CEIC para evaluar los protocolos nuevos, las modificaciones relevantes y la respuesta a las aclaraciones solicitadas. 5. Antes del día 3 del mes siguiente se comunicará al CEIC de referencia el informe de la evaluación (favorable, objeciones, desfavorable) a través de la aplicación SIC-CEIC versión El primer lunes después del día 6: reunión del CEIC, cuando seamos CEIC de referencia, para revisar los informes de los CEIC implicados y preparar el dictamen (favorable, petición de aclaraciones o desfavorable). 7. El día 15 del mes es la fecha límite para que el CEIC de referencia notifique el dictamen a los CEICs implicados, al solicitante y a la AEMPS a través de la aplicación SIC-CEIC versión Del día 16 al 20 de cada mes se presentarán las respuestas a las aclaraciones solicitadas. El proceso continúa en el apartado 4. El CEIC de referencia tendrá un plazo máximo de 60 días naturales para emitir un dictamen definitivo motivado sobre el ensayo, y podrá pedir información adicional al solicitante una sola vez. El plazo máximo para emitir el dictamen definitivo en el caso de modificaciones relevantes es de 35 días naturales. El cómputo del plazo de evaluación se detendrá desde que el CEIC de referencia solicite aclaraciones hasta que se reciba la respuesta a las mismas. El solicitante deberá presentar la respuesta a las mismas entre los días 16 y 20 del mes en curso o, a lo sumo, del mes siguiente. La ausencia de respuesta en dicho plazo motivará un dictamen desfavorable por parte del CEIC de referencia. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 11 de 52

12 Para los estudios unicéntricos se respetarán los siguientes plazos: 1. Los protocolos nuevos y las modificaciones relevantes se presentarán en la secretaría del CEIC en los días laborables del mes. 2. En los siguientes 10 días el CEIC validará la documentación presentada y notificará acuse de recibo de la solicitud válida y el calendario de evaluación al solicitante y a la AEMPS. 3. Se evaluará en la primera reunión en la que se disponga de tiempo suficiente para distribuirlo a todos los miembros, pero nunca más tarde de 30 días desde su presentación (exceptuando los casos en los que coincida con los meses de verano). 4. Antes de 10 días después de su evaluación se comunicará al solicitante el dictamen (favorable, petición de aclaraciones o desfavorable). 5. Si se han solicitado aclaraciones, la respuesta se evaluará en la primera reunión después de su recepción y se decidirá el dictamen definitivo (aprobación o denegación). El CEIC tendrá un plazo máximo de 60 días naturales para emitir un dictamen definitivo motivado sobre el ensayo, y podrá pedir información adicional al solicitante una sola vez. El plazo máximo para emitir el dictamen definitivo en el caso de modificaciones relevantes es de 35 días naturales. El cómputo del plazo de evaluación se detendrá desde que el CEIC de referencia solicite aclaraciones hasta que se reciba la respuesta a las mismas. El solicitante deberá presentar la respuesta a las mismas antes de 2 meses. La ausencia de respuesta en dicho plazo motivará un dictamen desfavorable. Se regirán por los mismos plazos las investigaciones clínicas con productos sanitarios. 9.- DOCUMENTACIÓN QUE PRESENTARÁN LOS PROTOCOLOS A EVALUAR Los protocolos que se presenten en la Secretaría de la Unidad de Ensayos Clínicos para ser evaluados por el Comité Ético, serán chequeados en dicha secretaría mediante la siguiente lista-guía: 1. Carta de acompañamiento, donde se identificará al ensayo clínico mediante el código de protocolo del promotor, el título y cuando proceda, el nº EudraCT e irá firmada por el solicitante. En el caso de ensayos clínicos multicéntricos se especificarán todos los centros españoles donde se propone la realización del ensayo, especificando los CEICs implicados y cual será el CEIC de referencia. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 12 de 52

13 2. Carta de delegación de funciones en caso de existir una CRO. 3. Formulario de solicitud de realización del ensayo según Anexo A de las aclaraciones sobre la aplicación de la normativa de ensayos clínicos con medicamentos de uso humano a partir de 1 de mayo de (Anexo 4 de estos procedimientos) 4. 6 protocolos en lengua española (1 protocolo en el idioma original para poder consultar en caso de duda en la traducción) 5. 6 hojas de Información al Paciente y Consentimiento Informado. Deberán estar identificadas con una fecha o número de versión hojas de Notificación de Reacciones Adversas original y 5 copias del documento sobre la idoneidad de las instalaciones y procedimientos y material utilizados para el reclutamiento de los sujetos del ensayo, según modelo del centro (Anexo 10 de estos procedimientos) original y 5 copias del documento sobre la idoneidad del investigador y sus colaboradores, según el modelo del centro (Anexo 11 de estos procedimientos) original y 5 copias del informe del investigador principal, según modelo adjunto. (Anexo 12 de estos procedimientos) original y 5 copias de la autorización del jefe de servicio (si el IP es el jefe de servicio, este documento no será necesario). (Anexo 13) original y 5 copias de la conformidad del servicio implicado (si no hay ningún servicio ajeno al del IP implicado en el EC, este documento no será necesario). (Anexo 14) memorias económicas: las cantidades y el modo en que los investigadores y sujetos puedan ser, en su caso, remunerados o indemnizados por su participación en el ensayo clínico, así como los elementos pertinentes en todo contrato previsto entre el promotor y el centro original y 5 copias del compromiso del investigador principal e investigadores colaboradores recogido en el modelo del centro. (Anexo 15 de estos procedimientos) certificado de seguro original y 5 copias, según modelo del centro que adjunto. (Anexo 16 de estos procedimientos) certificado de la póliza de seguro original y 5 copias. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 13 de 52

14 16. 1 original y 5 copias del certificado de compromiso de realización del ensayo en condiciones de respeto a los derechos del sujeto y a los postulados éticos que afectan a la investigación biomédica con seres humanos reflejados en la Declaración de Helsinki. (Anexo 17 de estos procedimientos) Manuales del Investigador Cuadernos de Recogida de Datos Monografías del producto Procedimientos normalizados de trabajo del promotor. 21. Acreditación del pago de la tasa de evaluación de protocolo, mediante ingreso en número de cuenta. En caso de actuar como CEIC implicado las tasas serán 850 (+IVA) por protocolo enviado. En caso de actuar como CEIC de Referencia, las tasas serán (+IVA) copias de la Propuesta de Contrato. (Modelo del Promotor) copia en formato electrónico de toda la documentación (se puede enviar en un CD junto con el resto de documentación o por correo electrónico a la dirección: ceic@institutodecienciasmedicas.com). La documentación requerida para evaluar modificaciones relevantes en el Comité Ético del es la relacionada a continuación: 1. Carta de solicitud de evaluación de modificación relevante. 2. Formulario 1C de solicitud de enmienda relevante recogido en las aclaraciones sobre la aplicación de la normativa de ensayos clínicos con medicamentos de uso humano a partir de 1 de mayo de (Anexo 4 de estos procedimientos) 3. 3 copias del protocolo modificado 4. 3 copias de la Hoja de Información al Paciente modificada original y 2 copias de la aceptación de la enmienda firmada por el Investigador principal. 6. Acreditación de pago de la tasa de evaluación de modificación relevante. (550 (+IVA) en caso de actuar como CEIC implicado, o 1100 (+IVA) en caso de actuar como CEIC de Referencia) que se abonarán mediante ingreso en cuenta. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 14 de 52

15 La documentación necesaria para evaluar investigaciones clínicas con productos sanitarios será la misma que para evaluar ensayos clínicos, pero en los modelos anexos deberá figurar investigación clínica con productos sanitarios en lugar de ensayo clínico. La documentación necesaria para evaluar estudios postautorización de tipo observacional en el Comité Ético del Instituto de Ciencias Médicas es la relacionada a continuación: 1. Carta del promotor, especificando los nombres de los investigadores participantes. 2. Conformidad del investigador coordinador con el protocolo 3. Conformidad del investigador principal y colaboradores del centro 4. Informe del investigador principal (Anexo 12 de estos procedimientos) protocolos en español (1 protocolo en el idioma original, para poder consultar en caso de duda en la traducción) 6. 6 Cuadernos de Recogida de Datos 7. 6 Copias de la Ficha Técnica del medicamento investigado 8. 6 Hojas de Información al Paciente y Consentimiento Informado 9. 6 Copias de la memoria económica Hoja de Notificación de reacciones adversas Certificado original de compromiso con los postulados éticos y 5 copias (Anexo 17 de estos procedimientos) 12. Copia de la escritura de poder compulsada por el notario de la persona que firmará el contrato económico y el certificado de compromiso con los postulados éticos Para estudios post-autorización observacionales retrospectivos: - Fotocopia de la notificación a la Dirección General de Farmacia y Productos Sanitarios de la Consellería de Sanidad (Instrucciones de fecha 7 de septiembre de 2004) Versión Borrador de 12 de Junio de Página 15 de 52

16 LUGAR Y MODO DE PRESENTACIÓN La documentación requerida deberá ser presentada en soporte papel en seis dosieres separados en la Secretaría del CEIC, sita en la planta baja del. C/ Poeta Quintana 56, Alicante. La copia en formato electrónico se puede remitir en un CD junto el resto de documentación o por correo electrónico a: ceic@institutodecienciasmedicas.com. En el caso de los estudios multicéntricos, esta documentación se debe presentar entre el día 1 y el día 5 de cada mes para los protocolos nuevos y las modificaciones, y entre el 16 y el 20 para la respuesta a las aclaraciones solicitadas. El CEIC dispondrá de un plazo de 10 días para verificar la validez de la documentación específica de centro recibida y contactará con el solicitante para subsanar posibles deficiencias. En la secretaria del CEIC se tendrá un registro de entrada a fin de que quede constancia de la fecha de recepción de cada solicitud de evaluación, tanto para nuevos ensayos clínicos, como para modificaciones y respuestas a las aclaraciones solicitadas. No se dará fecha de entrada a ningún protocolo hasta que no se presente la documentación completa. El CEIC dispondrá de una base de datos donde se registrarán todos los protocolos presentados para su evaluación PROCEDIMIENTO DE LA EVALUACIÓN POR EL COMITÉ Todos los miembros del Comité recibirán toda la documentación referente a los protocolos a evaluar en cada reunión para su revisión, excepto en los casos en los que los miembros renuncien a recibir tal documentación (en ese caso se lo comunicarán a la secretaria con suficiente antelación). Además, el presidente o vicepresidente asignarán a dos miembros como ponentes de cada ensayo para que hagan una exposición del mismo durante la reunión. El evaluará el protocolo, el manual del investigador y el resto de la documentación que acompañe a la solicitud y emitirá su dictamen tomando en consideración, en particular, las siguientes cuestiones: a) La pertinencia del ensayo clínico y las variables del estudio, teniendo en cuenta el conocimiento disponible. b) La pertinencia de su diseño para obtener conclusiones fundamentadas con el número adecuado de sujetos en relación con el objetivo del estudio. c) Los criterios de selección (inclusión y exclusión) y retirada de los sujetos del ensayo, así como la selección equitativa de la muestra. d) La justificación de los riesgos e inconvenientes previsibles en relación con los beneficios esperables para los sujetos del ensayo, para otros Versión Borrador de 12 de Junio de Página 16 de 52

17 pacientes y para la comunidad, teniendo en cuenta el principio de protección de los sujetos del ensayo. e) En relación al tratamiento: Se valorará el grado de desarrollo del medicamento en fase de investigación (MI), la idoneidad del comparador y la justificación del grupo control (ya sea placebo o un tratamiento activo). Se prestará especial atención a los casos en los que participe población de especial protección, como por ejemplo los niños, donde el uso de placebo requiere especial cuidado. Asimismo, se valorarán los casos extraordinarios en los que se presenten solicitudes para que el centro facilite parte de la medicación en estudio. f) Las previsiones para el seguimiento del ensayo. g) La idoneidad del investigador y de sus colaboradores. Se requerirá el conocimiento del investigador principal (IP) de la patología en estudio. Además, el IP deberá tener experiencia previa en ensayos clínicos, al menos como investigador colaborador. En caso de cambio del IP o investigadores colaboradores, este hecho se presentará al CEIC mediante una enmienda relevante al ensayo clínico y será valorada en la siguiente reunión del Comité. h) La idoneidad de las instalaciones. i) La idoneidad de la información escrita para los sujetos del ensayo (verificará la calidad y claridad de la información sobre el ensayo y la información al sujeto sobre autorización de acceso a los datos personales y de salud) y el procedimiento de obtención del consentimiento informado. En su caso, valorará la justificación de la investigación en personas incapaces de dar su consentimiento informado y verificará la delegación de competencia para solicitar el consentimiento informado. j) El seguro o la garantía financiera previstos para el ensayo. k) Las cantidades y, en su caso, previsiones de remuneración o compensación para los investigadores y sujetos del ensayo y los aspectos relevantes de cualquier acuerdo entre el promotor y el centro, que han de constar en el contrato. l) El plan previsto para el reclutamiento de los sujetos. m) El compromiso de publicación de resultados por el Promotor. n) En relación al tratamiento: Se valorará el grado de desarrollo del medicamento en fase de investigación (MI), En caso de que se evalúe un protocolo y el informe sea favorable, aunque se soliciten aclaraciones menores (envío de documentación que falte, o introducción de pequeñas modificaciones en la Hoja de Información al Paciente y Consentimiento Informado, ) el Comité puede delegar en el Presidente para que dé la aprobación definitiva al recibir la documentación solicitada, sin tener que evaluarla en la siguiente reunión del CEIC. Cuando haya premura de tiempo para contestar a una enmienda o aclaraciones, la decisión la tomará el ponente. En caso de decisión clara favorable, no será necesario discutirlo en la reunión del Comité. Si hubiera algún tema problemático, habrá que trasladarlo a la reunión y tomar la decisión durante la sesión. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 17 de 52

18 Con el fin de normalizar y facilitar la evaluación de los protocolos, se seguirá la siguiente lista-guía: Versión Borrador de 12 de Junio de Página 18 de 52

19 HOJA DE EVALUACION DE UN PROTOCOLO DE ENSAYO CLINICO * ASUNTO A VALORAR A D I NV NI - Protocolo: contiene todos los apartados requeridos legalmente. - Pertinencia del ensayo clínico en base al conocimiento existente - Valoración de las variables del estudio. - Diseño. - Criterios de selección (inclusión y exclusión) - Criterios de retirada de los sujetos del ensayo. - Balance beneficio/riesgo - Si participan menores de edad, disminuidos o embarazadas, justificación - En relación al tratamiento: Idoneidad del comparador Justificación del grupo control y/o placebo Si participa población de especial protección: Uso de placebo. Compromiso del Promotor para aportar toda la medicación. Si existe solicitud para que el centro facilite parte de la medicación: valorar. - Se especifica cómo se hará el seguimiento del ensayo. - Idoneidad del investigador y de sus colaboradores. - La idoneidad de las instalaciones. - En relación a la HIP Calidad y claridad de la información sobre el ensayo Información sobre autorización de acceso a los datos personales y de salud Procedimiento de obtención del consentimiento informado. Si participan personas incapaces de dar su CI: verificación de la delegación de competencia Si participan menores: Notificación al ministerio Fiscal. - Si hay estudio farmacogenético: Valoración de la HIP específica (Ley 14/2007 de Investigaciones Biomédicas) Versión Borrador de 12 de Junio de Página 19 de 52

20 - Seguro o la garantía financiera previstos para el ensayo. - Cantidades y previsiones de remuneración para los investigadores - Previsión de remuneración para los sujetos del ensayo - Otros aspectos relevantes de cualquier acuerdo entre el promotor y el centro. - Plan de reclutamiento de los sujetos. - Compromiso de publicación de resultados por el Promotor. *VALORACION: A: Adecuado; D: Dudoso; I: Inadecuado; NV: No valorable; NI: Necesidad de añadir información Versión Borrador de 12 de Junio de Página 20 de 52

21 11.- MODELO DEL ACTA DE DECISIONES DEL COMITÉ En el acta de las reuniones se hará constar los miembros asistentes, sus titulaciones específicas, el tipo de representación que ostentan, las decisiones tomadas en cada uno de los apartados del orden del día y la aprobación o no de los protocolos de los ensayos clínicos evaluados. - Fecha de la convocatoria o procedimiento de urgencia. - No participación en la evaluación de ningún implicado en el estudio. - Número de asistentes adecuado, miembro no sanitario y representantes pertinentes. - Aprobación y firma, si procede, del acta de la reunión anterior. - Cumplimiento de los requisitos necesarios en el protocolo; en su caso, autorización a la Secretaria del Comité para la aprobación definitiva. - Cumplimiento de todos y cada uno de los requisitos necesarios para que pueda realizarse un ensayo clínico. También se incluirán las decisiones tomadas sobre los estudios en humanos que requieran el visto bueno del Comité. En caso de que la aprobación de un protocolo no haya sido por consenso, se harán constar los motivos que han sustentado el voto negativo. El acta se enviará a todos los miembros del Comité a lo largo de la semana para su revisión. Se adjunta modelo de acta en el anexo SEGUIMIENTO DE LOS ENSAYOS CLÍNICOS Tras la aceptación de cada protocolo, el CEIC requerirá del investigador y promotor diversos informes de seguimiento del mismo: 1. Inicio del ensayo. El investigador principal comunicará al CEIC la fecha de inicio real del ensayo en el centro (fecha de inclusión del primer paciente). 2. Informes de seguimiento. El investigador emitirá un informe sobre la marcha del ensayo con una periodicidad anual (Anexo 14 de estos procedimientos). Esos informes se revisarán una vez al año en las reuniones del Comité Ético de Investigación Clínica convocadas con esta finalidad o como uno de los puntos incluidos en el orden del día de las reuniones periódicas. 3. Informes de seguridad. El promotor enviará con, al menos, periodicidad anual, informes de seguridad de los ensayos que se realicen en la Clínica. 4. Informes sobre acontecimientos adversos graves e inesperados. El promotor notificará al CEIC en el plazo máximo de 15 días todas las sospechas de reacciones adversas que sean a la vez graves e inesperadas asociadas al producto de investigación y que hayan ocurrido en pacientes seleccionados en el Versión Borrador de 12 de Junio de Página 21 de 52

22 ámbito de actuación de este CEIC. El plazo será de 7 días cuando se trate de sospecha de reacciones adversas que produzcan la muerte o amenacen la vida. 5. Finalización: El promotor y/o el investigador notificarán la finalización del estudio antes de 90 días, o 15 días en caso de terminación anticipada, explicando los motivos de ésta. El investigador deberá comunicar el número de pacientes incluidos en este centro y cuántos completaron el estudio. 6. Informe final. Antes de 1 año después de la finalización del estudio, el promotor remitirá un resumen del informe final, donde se indique al menos el número de pacientes incluidos y los resultados del estudio. En el caso de estudios multicéntricos el promotor remitirá un resumen del informe final cuando esté disponible. En casos de especial complejidad o elevado riesgo, por tratarse de población vulnerable, por aparición de Acontecimientos Adversos Graves e Inesperados o por cualquier otra causa que el CEIC considere conveniente, se podrán solicitar informes adicionales al investigador o al Promotor ARCHIVO DEL COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÌNICA El archivo del tiene carácter confidencial y acceso restringido. En él se encuentra un depósito para la destrucción segura de la documentación confidencial generada en el Comité que no haya que archivarse, al dejar de tener utilidad. En archivo se conservará la documentación detallada a continuación: 1.- Copia de todos los documentos, debidamente registrados, que han sido presentados a su consideración. 2.- Actas de la reuniones del Comité, con nombre de los participantes en las mismas, conclusiones a las que se ha llegado y resultados de las votaciones efectuadas. El acta reflejará explícitamente, que para que cada estudio evaluado se han ponderado los aspectos del R.D. 223/2004 (Anexo 3 de estos procedimientos). 3.- Informes de seguimiento de los ensayos clínicos en curso. 4.- Copia de la correspondencia mantenida con los investigadores clínicos, la dirección u otros servicios de la Clínica, promotores, monitores, otros CEICs, centro coordinador de CEICs y autoridades sanitarias, debidamente registradas. 5.- Lista de los miembros del Comité, en la que conste nombre, cualificación y grado académico, y documentación referente a los miembros: Versión Borrador de 12 de Junio de Página 22 de 52

23 curriculum, fotocopia del título, compromiso de confidencialidad, de declaración de intereses, y cualquier otro documento relevante. 6.- Procedimientos Normalizados de Trabajo (actuales y anteriores). 7.- Documentos de acreditación y reacreditación del Comité Ético. 8.- Documentos resultado de las inspecciones y auditorías, tanto del Comité como de los Ensayos Clínicos. 9.- Contratos en los que se reflejen todos los aspectos económicos del Ensayo Clínico, debidamente registrados. Los documentos se conservarán en soporte papel durante un mínimo de 3 años después de la comunicación de la finalización del Ensayo o durante un periodo más largo si así lo establece la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios o la autoridad competente de la Comunidad Autónoma correspondiente. (Orden SCO/256/2007), y se destruirán sólo previa autorización del Comité. El acceso a la documentación del archivo tendrá lugar previa notificación al Secretario del Comité, y quedará anotado en un libro de Registro. En caso de cese de la actividad del CEIC, la documentación se conservará en la institución durante al menos 3 años transcurridos desde la finalización del último estudio evaluado (Orden SCO/256/2007). 14. OBLIGACIONES DEL INVESTIGADOR 1. El investigador dirige y se responsabiliza de la realización práctica del ensayo clínico en un centro, y firma junto con el promotor la solicitud, corresponsabilizándose con él. 2. Solamente podrá actuar como investigador un médico o persona que ejerza una profesión reconocida en España para llevar a cabo las investigaciones en razón de su formación científica y de su experiencia en la atención sanitaria requerida. 3. Son responsabilidades del investigador: a) Estar de acuerdo y firmar junto con el promotor el protocolo del ensayo. b) Conocer a fondo las propiedades de los medicamentos en investigación. c) Garantizar que el consentimiento informado se recoge de conformidad a lo establecido en el Real Decreto 223/2004. d) Recoger, registrar y notificar los datos de forma correcta y garantizar su veracidad. e) Notificar inmediatamente los acontecimientos adversos graves o inesperados al promotor. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 23 de 52

24 f) Garantizar que todas las personas implicadas respetarán la confidencialidad de cualquier información acerca de los sujetos del ensayo, así como la protección de sus datos de carácter personal. g) Informar regularmente al de la marcha del ensayo. h) Corresponsabilizarse con el promotor de la elaboración del informe final del ensayo, dando su acuerdo con su firma MUESTRAS PARA INVESTIGACIÓN CLÍNICA 1.- Las muestras de medicamentos o productos en fase de investigación clínica para utilización en ensayos clínicos serán proporcionadas gratuitamente por el promotor. En situaciones especiales podrán autorizarse ensayos en los que se contemplen otras vías de suministros. Todas las muestras sobrantes serán devueltas el promotor una vez finalizado el período de tratamiento del ensayo clínico. 2.- El Director Técnico responsable de las muestras de un ensayo clínico garantizará la fabricación y adecuada calidad de las mismas según las normas de correcta fabricación. En caso de que las muestras sean productos de importación avalará la calidad de las mismas, debiendo para ello adoptar las comprobaciones y controles adecuados. Asimismo remitirá a las autoridades competentes, muestras de los productos que serán utilizados en el ensayo clínico cuando le sean solicitadas. 3.- Las muestras para un ensayo clínico irán envasadas y acondicionadas convenientemente. Su etiquetado o rotulación permitirá, en cualquier momento, su perfecta identificación. En la etiqueta constarán, como mínimo, los siguientes datos: a) Código del protocolo. b) Número de unidades y forma galénica. c) Vía de administración. d) Nombre y dirección de la entidad farmacéutica elaboradora. e) Nombre del Director Técnico responsable. f) Número de lote. g) Fecha de caducidad, si la hubiera. h) Condiciones especiales de conservación, si las hubiera. i) La inscripción Muestra para investigación clínica En los ensayos de carácter doble ciego, el número de lote, el nombre y dirección de la entidad farmacéutica elaboradora y el nombre del técnico responsable de las muestras no se incluirán en la etiqueta, sino en el documento que contenga la identificación del tratamiento con el fin de no romper la igualdad entre las muestras. Con este mismo fin, cuando difieran las fechas de caducidad o las condiciones de conservación de los productos en comparación, figurará en las etiquetas la más restrictiva de ellas. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 24 de 52

25 4.- El envío de las muestras para ensayo se realizará directamente al equipo Investigador y será almacenado en el depósito de farmacia de la Clínica. El investigador o su equipo acusarán recibo por escrito de la entrega de los productos y se responsabilizarán de su correcta conservación y dispensación; asimismo controlarán la medicación sobrante al final del ensayo. 5.- El promotor conservará en el archivo principal del ensayo los protocolos de fabricación y control de los lotes de productos fabricados para el ensayo clínico. Asimismo las muestras de cada lote se conservarán hasta doce meses después de la fecha de caducidad. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 25 de 52

26 PÁGINA DE FIRMAS DE LOS PNT del CEIC del ICM versión Borrador de 12 de Julio de 2013 En Alicante, a 12 de Julio de 2013 Fdo: Juan Vicente Sánchez Andrés Presidente del CEIC Fdo: Dª. Ana Mª Tabanera Moiño Secretaria del CEIC Dr. José Fco. Horga de la Parte Vicepresidente D. Santiago Alegre Gómez Vocal Dª Miriam Calvo Pérez Dª Isabel de Pascual Mettler Vocal Vocal Dr. Luis de Teresa Parreño Vocal D. Domingo Gómez Torres Vocal Versión Borrador de 12 de Junio de Página 26 de 52

27 D, Ricardo Martín Chico Dra. Magali Medrano Vocal Vocal Dra. Inés Montiel Higuero Vocal Dra. Nuria Olmedo García Vocal Dra. Lourdes Ortiz Ortiz Vocal Dr. Manuel Priego Valladares Vocal Dr. J. Carlos Rosas Gómez de Salazar Vocal Dr. José María Ruiz Moreno Vocal Versión Borrador de 12 de Junio de Página 27 de 52

28 ANEXO 1 DECLARACIÓN DE HELSINKI Ver en documento aparte. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 28 de 52

29 ANEXO 2 Orden SCR 256/2007 por la que se establecen los principios y las directrices detalladas de buena práctica clínica y los requisitos para autorizar la fabricación o importación de medicamentos en investigación de uso humano Ver en documento aparte. Versión Borrador de 12 de Junio de Página 29 de 52