Formatos condicionales

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1 Formatos condicionales Contenido 1. Concepto: Ruta para ingresar a los formatos condicionales: Herramientas de los Formatos Condicionales: Desarrollo de los formatos condicionales y sus propiedades: Barras de datos: Escala de color: Conjunto de íconos: Nueva regla: Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan: Nueva regla: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato:... 10

2 El Centro Especializado de Herramientas Informáticas (CEDHINFO) tiene el agrado de invitarte al Taller Gratuito de Excel dónde aprenderás sobre Tablas Dinámicas y Formatos Condicionales, temas que te servirán para desempeñarte mejor en el campo laboral. FORMATOS CONDICIONALES 1. Concepto: Un formato condicional es aquel formato que cambia antes los cambios de valores de determinadas celdas de Excel. Se convierte en un aliado al momento de hacer más visual nuestros modelos de reportes, detectar errores en base de datos, ubicar valores duplicados, entre otras alternativas de uso. Tal como el siguiente ejemplo podemos hacer que nuestro Excel pinte de manera automática una mayor barra de color azul al valor más alto y menor barra de color al menor valor numérico. [Barra de datos] Así como indicarnos el cliente con mayor día de cobranza en color rojo [Opción 1] como el vendedor que vendió más con color verde. [Opción 2] Barra de Datos Opción 1 Opción 2 Días de cobranza Ventas Ruta para ingresar a los formatos condicionales: La ruta para ingresar a las herramientas de formatos condicionales es Inicio/ Formato Condicional

3 Del cual se despliega el siguiente Menú que se divide en: Formatos Condicionales Herramientas de los Formatos Condicionales A B C 3. Herramientas de los Formatos Condicionales: A. Nueva regla: esta opción permite visualizar todos los tipos de formatos condicionales que nos ofrece el programa. La inter fase de nueva regla es la siguiente: (Ruta: Inicio/Formato Condicional/Nueva Regla) (En el punto 4 se verá el desarrollo de estas opciones). Tipo de Formatos Condicionales B. Borrar reglas: Previa selección de las celdas a procesar, esta opción permite borrar los formatos condicionales de celdas seleccionadas o de toda una hoja. (Ruta: Formatos Condicionales / Borrar Reglas / Borrar reglas Seleccionadas) C. Administrar reglas: esta opción permite establecer límites a los formatos condicionales de acuerdo a la necesidad de los usuarios. (Ruta: Formatos Condicionales / Administrar Reglas)

4 En una empresa A decide utilizar un indicador tipo semáforo rojo, amarillo y verde estableciendo a partir de qué valores que debe pintar en verde, en rojo y amarillo. Cuando el resultado del indicador sea menor o igual que 35 debe pintar en rojo, si se encuentra entre 36 y 45 debe pintar en amarillo y si es mayor que 46 debe pintar en verde. En el punto 4 se desarrollarán las propiedades en sí de esta administración de reglas. A continuación se muestra la inter fase que se muestra al darle clic en administrar reglas. d a b c a. Muestra el alcance de los formatos condicionales presentados en b. Ya sean de la selección actual o de toda la hoja. De la imagen se muestra los formatos condicionales aplicados a las celdas seleccionadas. b. Nos muestra todos los tipos de Formatos condicionales aplicados a determinadas celdas. En este punto para ingresar a las propiedades de un formato condicional específico dele doble clic en la imagen del mismo. (Las propiedades se desarrollarán a partir del punto 4). c. Es el rango que está siendo afecto a la regla de formato condicional. Se puede modificar en el caso se quiera afectar el formato condicional a

5 más celdas o menos celdas. Del ejemplo el formato condicional está aplicándose a las celdas F7:F27. d. Son los botones de comando de las reglas que nos permite agregar una Nueva regla o formato, Editar regla o formato, Eliminar regla o formato o Subir o bajar la prioridad de las reglas o formatos. 4. Desarrollo de los formatos condicionales y sus propiedades: 4.1 Barras de datos: al seleccionar un conjunto de celdas que contengan valores numéricos y aplicar este tipo de formato, se pintarán automáticamente en las celdas barras de colores en función de los valores de dichas celdas. Siendo las barras de mayor tamaño las que tengan mayor valor y barras de menor tamaño corresponderán a los que tengan menor valor. Tal como se muestra en la siguiente imagen: Barra de Datos Para aplicar este tipo de formato siga los siguientes dos procesos: - Seleccione un conjunto de celdas que desee aplicar el formato condicional - Dele clic a la siguiente ruta Inicio/Formato Condicional / Barra de Datos y escoja el color de tipo de formato condicional que desee. El formato pinta la barra completa de la celda con mayor valor y pinta el menor tamaño de barra al de menor valor. Pero... - Qué pasaría si estamos frente a los resultados de venta y nuestra meta para todos es 100? - La persona que obtuvo como venta 47 soles debería tener la barra completa pintada o solo la mitad aproximadamente? Solo debería pintar la mitad aproximadamente, entonces requerimos ajustar el formato de acuerdo a esta meta. Para ello entraremos en las propiedades de este formato. Para ingresar a las propiedades de este formato condicional favor de realizar el siguiente proceso: - Seleccionar las celdas afectas al formato condicional de barra de datos - Ir a la ruta Inicio / Formato Condicional / Administrar Regla - Dele doble clic en el ícono de barra de datos. Luego de ello le aparecerá la siguiente pantalla donde están las propiedades de la barra de datos:

6 Para editar las propiedades de este tipo de formato vamos a concentrarnos en la línea color rojo que delinea los campos que debemos modificar para personalizar este formato condicional que son: o o Tipo: siempre se pondrá la opción de número Valor: se ingresar el valor de la barra más corta 0 y la barra más larga para el ejemplo valor 100. Luego de ingresar el tipo y valor darle clic en aceptar en todos los cuadros y ya nos encontraríamos frente a nuestro formato condicional editado en la cual la persona que ha vendido 47 soles tiene pintada la barra pintada hasta la mitad aproximadamente y no la totalidad como estaba originalmente.

7 4.2 Escala de color: al seleccionar un conjunto de celdas que contengan valores numéricos y aplicar este tipo de formato, se pintarán automáticamente las celdas en matices que varían entre el color rojo, amarillo y verde en función de los valores de dichas celdas. Siendo color verde para los mayores valores y color rojo para los menores valores (viceversa). Sin embargo tal como se muestra en la siguiente imagen se tiene dos opciones para este tipo de formato dependiendo frente a qué tipo de indicador nos encontramos. Opción 1 Opción 2 Días de cobranza Ventas P.e Si estamos frente a las ventas: los valores más altos deberían pintar en color verde; sin embargo, si estamos frente a días sin cobrar por parte de clientes los valores más altos deberán de pintar de color rojo. Para aplicar este tipo de formato siga los siguientes dos procesos: - Seleccione un conjunto de celdas que desee aplicar el formato condicional - Dele clic a la siguiente ruta Inicio/Formato Condicional / Escala de color - Escoja entre las opción 1 o 2 tal como se muestra en la imagen: Pero de manera análoga al caso de barra de datos: - Qué pasaría si estamos frente a los resultados de venta y nuestra meta para todos es 20?

8 - La persona que obtuvo como venta 10 soles debería estar pintada de color amarillo ya que solo cumplió la mitad de la meta (donde 20 es cumplió la meta: color verde, 10 cumplió la mitad de la meta: color amarillo y 0 no cumplió la meta: rojo)? Para realizar los ajustes respectivos entraremos en las propiedades de este formato. Para ingresar a las propiedades de este formato condicional favor de realizar el siguiente proceso: - Seleccionar las celdas afectas al formato condicional de Escala de Color - Ir a la ruta Inicio / Formato Condicional / Administrar Regla - Dele doble clic en el ícono de Escala de Color. Aparacerá la siguiente imagen donde se tiene las propiedades de la escala de color: Para editar las propiedades de este tipo de formato vamos a concentrarnos en la línea color rojo que delinea los campos que debemos modificar para personalizar este formato condicional que son: o Tipo: siempre se pondrá la opción de número

9 o Valor: se ingresar el valor en mínima 0, punto medio 10 y máxima 20. Luego de ingresar el tipo y valor darle clic en aceptar en todos los cuadros y ya nos encontraríamos frente a nuestro formato condicional editado en la cual la persona que ha vendido 10 soles tiene pintada la celda de color amarillo ya que sólo cumplió la mitad de la cuota de ventas: 4.3 Conjunto de íconos: son los formatos que permiten asociar íconos a los valores de celdas. Tal como los conocidos semáforos: Dichos semáforos están sujetos a reglas para el comportamiento de los colores rojo, amarillo y verde. Semáforo Para editar los semáforos de este tipo de formato condicional nos remitimos a las propiedades tal como la siguiente imagen: La línea color rojo delinea los campos que debemos modificar para personalizar este formato condicional. En tipo hay que poner Número y luego definir los valores que representarán los puntos de quiebre del indicador. 5. Nueva regla: Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan:

10 Para ingresar este tipo de formato diríjase a: Inicio / Formato Condicional / Nueva Regla / Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan. Aparecerá la siguiente pantalla: La línea color rojo delinea los campos que debemos modificar para personalizar este formato condicional. Si escogemos la restricción por Valor de Celda, a su derecha podemos poner las restricciones numéricas que necesitemos. De la misma manera podemos escoger la restricción por Texto Específico para poner restricciones de texto, y siguiendo la misma lógica para los demás tipos de restricciones. Una vez definido el tipo de restricción damos clic en Formato para definir el formato que tomará las celdas cuando se cumplan las restricciones. Para finalizar dele clic en aceptar en todas las ventanas. 6. Nueva regla: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato: La línea color rojo delinea el cual interviene una fórmula; fórmula que debe arrojar como resultante valor VERDADERO o valor FALSO. Luego de ingresar la fórmula se ingresa en Formato, damos clic en Formato para definir el formato que tomará las celdas cuando se cumpla la restricción. Para finalizar dele clic en aceptar en todas las ventanas.

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