UNIDAD 4: DEPARTAMENTO DE VENTAS-MARKETING.

Transcripción

1 UNIDAD 4: DEPARTAMENTO DE VENTAS-MARKETING. 1. Recuerda tus tareas 2. El puesto de ventas: Relaciones del puesto de ventas con otros puestos y con el entorno Documentos a usar en el puesto de ventas Cómo vamos a trabajar en ventas 3. El puesto de márketing 1.- RECUERDA TUS TAREAS: Este departamento tiene dos puestos de trabajo: VENTAS: Se encargará de hacer llegar los productos a nuestros clientes, así como de mantener una estrecha relación comercial con ellos de forma individualizada. Sus funciones son: Elaboración de las fichas de cliente Recepción de pedidos pasando notificación al almacén para que nos confirme la disponibilidad de existencias para servir el pedido Emisión de albaranes Gestión del transporte Confección y cumplimentación del Libro Registro de facturas expedidas y envío de facturas al clientes. Facturación Atención a las reclamaciones: recepción, registro y resolución Archivo de la documentación. MARKETING: Se encargará de promocionar los diferentes productos con los que comerciamos. Sus funciones son: Confeccionar la carta de presentación a otras empresas, así como de una oferta de lanzamiento. Elaboración de catálogos, ofertas y listas de precios. Hacer seguimiento telefónico de la oferta de lanzamiento y todas las demás. 1

2 2.- PUESTO DE VENTAS: RELACIONES DEL PUESTO DE VENTAS CON OTROS PUESTOS Y CON EL ENTORNO El puesto de ventas se relaciona con el exterior, ya que deberá mantener una comunicación constante con sus clientes, intentando ampliar su número y satisfacer sus necesidades. Además será desde este área que se realizará las gestión del transporte. En cuanto a la relación interna con otros puestos de trabajo de la empresa, básicamente, se relaciona con: Puesto de almacén: El puesto de ventas debe mantener una relación directa con almacén para saber cuál es el nivel de existencias en cada momento y evitar riesgos de desabastecimiento de productos a los clientes. Puesto de tesorería: para evitar vender a clientes morosos, conocer los tipos de crédito que la empresa está concediendo a los clientes, conocer el saldo de cada cliente, etc. Puesto de contabilidad: que procede al registro y archivo de la documentación procedente de ventas. Puesto de recepción: a través del cual se da entrada y salida a la documentación. Departamento de recursos humanos: donde el departamento de ventas enviará información sobre comisiones de comerciales, necesidades de contratación de más personal, necesidades de formación del personal de ventas, etc. A nivel administrativo se produce el siguiente intercambio de documentos: ORIGEN DESTINO DOCUMENTO ARCHIVO /DEPÓSITO RECEPCIÓN VENTAS Pedido del cliente Bandeja "pedidos "Programa pendientes de CLIENTES" servir" VENTAS ALMACÉN 2 copias de la OIP (Orden Bandeja "pedidos interna de pedido) para pendientes de confirmar la existencia de servir" producto suficiente ALMACÉN VENTAS 1 copia de la OIP confirmada Bandeja "ordenes y fechada de pedidos aceptadas VENTAS ALMACÉN 2 copias de los albaranes para entregar al transportista junto con la mercancía ALMACÉN VENTAS Copia de la carta de portes Albarán conformado 2

3 VENTAS RECEPCIÓN Factura de ventas para envío al cliente, junto a la carta comercial RECEPCIÓN VENTAS Original de la factura resumen mensual de transporte. VENTAS CONTABILIDAD Original de la factura de ventas. Copia de la factura mensual de transportes VENTAS RRHH Nota interna con notificación de comisiones trimestrales/ mensuales,... del comercial Bandeja pendiente enviar" "correo de Bandeja "Pendiente de contabilizar" Algunas de estas relaciones no se producirán en nuestra empresa porque, al menos al principio vamos a carecer de transportes y, además usaremos el correo postal en pocas ocasiones, pues trataremos de hacer el mayor número de trámites posibles por DOCUMENTOS A USAR EN EL PUESTO DE VENTAS OIP Orden Interna de Pedido Cuando se tiene conocimiento de que algún cliente ha hecho un pedido, en el puesto de ventas se confecciona una OIP. Se hacen dos copias y se envía a ALMACÉN para que ellos validen la orden (si hay producto suficiente para servirlo) o no 3

4 Registro de ventas Albarán: Lo normal es hacer 3 copias, dos de las cuales se envían al ALMACÉN para que acompañen a la mercancía (una para el cliente y otra el transportista), la tercera copia será archivada en ventas junto a la factura 4

5 Factura: También se hacen 3 copias, una para el cliente (una vez que confirmen que el pedido es correcto), otra para el departamento de CONTABILIDAD y otra se queda en VENTAS para ser archivada junto al albarán. Se grapará todo el juego de documentos referido a cada venta (OIP, albarán y factura), se registrará y se archivará, quedando las más antiguas al fondo del archivador CÓMO VAMOS A TRABAJAR EN VENTAS 1º OBTENCIÓN DEL PEDIDO: Al principio, los pedidos que llegarán a nuestra empresa procederán de la red de empresas SEFED. Puedes reconocer a estos clientes porque llevan las siglas CSIC delante del nombre. Estos pedidos no llegarán por las vías habituales, es decir, correo o teléfono. Este tipo de pedidos se recogerán en la propia plataforma SEFED por el encargado del puesto de RECEPCIÓN que depositará dichos pedidos en la bandeja PEDIDOS PENDIENTES DE SERVIR. Cuando consigamos contactar con otras empresas simuladas como la nuestra, comenzaremos a recibir pedidos, bien por carta, teléfono o correo electrónico. Tanto la correspondencia como el correo electrónico será atendido por RECEPCIÓN que deberá registrar el recibo de 5

6 esa comunicación y, posteriormente dejar una copia de la misma en la bandeja PEDIDOS PENDIENTES DE SERVIR, en el departamento de VENTAS-MARKETING. Cuando el trabajador del puesto de VENTAS recoge el pedido de la bandeja, lo primero que hace es anotarlo en el LIBRO REGISTRO DE VENTAS 2º CONFECCIÓN DE LA ORDEN INTERNA DE PEDIDO (2 copias) Una vez que tenemos conocimiento del pedido solicitado por un cliente, hemos de comprobar si disponemos de existencias suficientes de los productos demandados. Para ello, confeccionaremos una ORDEN INTERNA DE PEDIDO, original y copia que llevaremos al departamento de COMPRAS-ALMACÉN, depositando las dos copias en la bandeja PEDIDOS PENDIENTES DE SERVIR de dicho departamento 3º CONFECCIÓN DEL ALBARÁN (Original + 1 copia, 2 si se va a usar un servicio de transporte) Cuando en COMPRAS-ALMACÉN comprueban que el nivel de existencias es suficiente para afrontar el pedido, valida la orden interna de pedido y deposita la orden validada en la bandeja de ÓRDENES DE PEDIDO ACEPTADAS de nuestro departamento. Cuando el empleado del puesto de ventas recoge de la bandeja ÓRDENES DE PEDIDO ACEPTADAS el pedido validado: Se confecciona el albarán + 1 copia Se registra el albarán en el LIBRO REGISTRO DE VENTAS Se deposita en la bandeja ALBARANES PENDIENTES DE FACTURAR Una de las copias del albarán se enviará al cliente junto con la factura, como verás en el siguiente apartado y la otra copia del albarán, la graparemos junto a la orden interna de pedido y la factura, cuando la hagamos, para archivarla, teniendo en cuenta que lo graparemos todo, según el siguiente orden: 1. Factura 2. Albarán 3. Nota de pedido interna 4. Pedido del cliente. 4ª EMISIÓN DE LA FACTURA (3 copias) Cuando hemos terminado con el albarán, comenzamos con la factura, de la cual haremos 3 copias, una para el cliente, otra para el archivo del departamento y otra que enviaremos al departamento de CONTABILIDAD, depositándola en la bandeja DOCUMENTOS PENDIENTES DE CONTABILIZAR. 6

7 5ª ENVÍO DE FACTURA+ALBARÁN En la realidad empresarial sucede lo siguiente: 1. Se hace el albarán 2. Se envía la mercancía con el albarán 3. Posteriormente se factura al cliente. Sin embargo debéis recordar que somos una empresa simulada, hacemos todo como una empresa real pero no hay tráfico del producto. Por tanto, para no marear demasiado los documentos, haremos lo siguiente: Graparemos una copia del albarán junto a una copia de la factura y la enviaremos al cliente, de una u otra forma, dependiente de la clase de cliente. a. Si se trata de un cliente del entorno de simulación, no podemos hacer otra cosa que enviarlo por correo electrónico, lo cual supone convertir los archivos del albarán y la factura en formato PDF y enviárselos al puesto de RECEPCIÓN para que ellos envíen un correo a clientes@sefed.es b. Si se trata de un cliente de la red, es decir, alguna otra empresa simulada como nosotros, podemos optar por enviarles albarán y factura mediante o, mejor, enviarlo por correo postal a la dirección del cliente, para lo cual, entregaremos los documentos en el puesto de RECEPCIÓN, en la bandeja habilitada a tal efecto CORREO PENDIENTE DE ENVIAR. 1. PRACTICA CON EXCEL: confecciona una factura programada para los siguientes productos: COD REF DESCRIPCIÓN PVP (Sin IVA) 01 A001 Cinta adhesiva A009 Marcadores fluorescentes A013 Bolígrafos rojos A15 Cubo notas A17 Paquete 500 folios A18 Sobres de ventanilla M01 Calculadoras sobremesa M004 Destructora de papel R001 Juego lápiz y bolígrafo

8 2. Al puesto de recepción han llegado los siguientes pedidos por correo postal : FECHA Nº PEDIDO CLIENTE DETALLE UNIDADES COD REF DESCRIPCIÓN CSIC ALBANIER, SLS 01 A001 Cinta adhesiva A015 Cubos notas A018 Sobres ventanilla 2 25 M004 Destructora papel CSIC ALDENAR, SAS 09 A009 Marcadores fluoresc A015 Cubo notas 6 17 A017 Paquete 500 hojas CSIC ALMENILLA, 22 M001 Calculadoras 10 SAS 32 R001 Juego bolig/lapiz CSIC ALTO CASTAÑAR, SLS 13 A013 Bolígrafos rojos 8 22 M001 Calculadoras 7 32 R001 Juego bolígrafos 6 TAREAS A REALIZAR: PUESTO RECEPCIÓN VENTAS ALMACÉN VENTAS ALMACÉN VENTAS TAREA Registrar el correo Envía los pedidos al puesto de ventas Confeccionar una OIP por cada pedido Enviar dos copias de cada OIP al puesto de almacén Comprobar si existe disponibilidad del producto Validar la OIP y devolver una copia a Ventas Decidir si ha de hacer un nuevo pedido o no Confección del albarán Enviar dos copias a Almacén (para el transportista) Devolución del albarán conformado Confección de la factura Envío de la factura y la carta para el proveedor a RECEPCIÓN para que la envíe Registro de pedido, albarán y factura en el libro de registro Envío de una copia de la factura a CONTABILIDAD Archivo de pedido-albarán-factura en la carpeta correspondiente. Dividíos en tres grupos, de forma que cada uno de los grupos haga las tareas de cada uno de los puestos implicados e id rotando, de forma que los trámites correspondientes al primer pedido se harán entre todo, con ayuda del profesor y los tres restantes los haréis vosotros, de forma que en cada pedido estaréis en un puesto diferente. 8

9 INFORMACIÓN NECESARIA PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS-ALMACÉN: COD REF PRODUCTO STOCK SEGURID PUNTO PEDIDO EXISTENCIAS ACTUALES 01 A001 Cinta adhesiva A009 Marcadores fluorescentes A013 Bolígrafos rojos A15 Cubo notas A17 Paquete 500 folios A18 Sobres de ventanilla M01 Calculadoras sobremesa M004 Destructora de papel R001 Juego lápiz y bolígrafo EL PUESTO DE MÁRKETING: Las funciones principales de este puesto son: Dar a conocer la empresa en la red de empresas simuladas Realizar promociones para incrementar las ventas Contactar con los clientes Confección de catálogos Mantenimiento del blog de la empresa y de la "tienda virtual". En nuestra empresa, se encuentra unido al departamento de ventas, de tal forma que tenemos el departamento de VENTAS-MARKETING. 1. Confeccionad un catálogo de nuestros productos que podamos enviar a los clientes, bien por correo electrónico, correo postal o para colgar en el blog de la empresa. Podéis usar word, publisher, o cualquier otro programa. 2. Redactad una carta de presentación para el resto de empresas de la red donde comunicáis el envío de un catálogo de vuestros productos, así como los horarios de atención telefónica. 3. Diseñad una tarjeta de presentación para nuestra empresa en la que conste el nombre y logotipo de la misma, así como la dirección, el teléfono, la dirección de correo electrónico y nuestro horario de atención al público (que será el de las horas que tenemos clase) 4. Elaborad una oferta de lanzamiento. Para no tener que cambiar el catálogo cada vez que hagamos una oferta, podéis hacerlo en un panfleto aparte, con Publisher o cualquier otro programa que conozcáis. 9