DOCUMENTACIÓN Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

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Pablo Juárez Sevilla
hace 6 años
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1 DOCUMENTACIÓN Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Taller Sector Privado FACILITANDO COMERCIO es un Proyecto de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional 1

2 ESQUEMA Objetivo de los manuales de procedimiento Distintas áreas de las empresas Flujo de la información Documentación / rastro documental 2

3 RAZON DE SER DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Comunicar la visión y misión corporativa Sentido de dirección para los empleados Consistencia de los procesos Requisitos para capacitación Reduce la variación en un proceso determinado Cooperación entre los empleados Cumplimiento 3

4 RAZON DE SER DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO UNA MANERA PARTICULAR DE LOGRAR ALGO Forma de hacer las cosas (descripción del trabajo); Elaboración de una serie de pasos. Garantizar la consistencia. Identificar las mejores prácticas (capacitación); Procedimientos operativos estándar (SOP); Entrenamiento en el lugar de trabajo; Documentación empresarial; Guía. Lista de verificación; Flujo de trabajo; Normas o estándares; 4

5 ÁREAS EN GRANDES Y MEDIANAS EMPRESAS Departamento de Aduanas (Importación/Exportación) Adquisición y Desarrollo de los Productos Recibos Almacén (Sistema de Gestión de Inventario - Abastecimiento de Distintas Fuentes) Producción (en la Compañía o Con Sub-contratistas) Venta y Administración Departamento de Despacho Contabilidad (Cuentas por Cobrar y por Pagar) 5

6 INFORMACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento de Importación y Exportación Departamento de Aduanas DIAN / AUTORIDAD DE ADUANAS Departamento de Compras LIBROS Y REGISTROS Cuentas por cobrar y por pagar 6

7 INFORMACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento de Importación y Exportación Departamento de Aduanas DIAN / AUTORIDAD DE ADUANAS Importaciones / Levante de las mercancías en las aduanas Transporte Clasificación de las mercancías Valoración de las mercancías (prestaciones, regalías, ingresos posteriores, método de valoración) Programas de devolución de impuestos Origen de las mercancías Todos los programas de aduanas Apelaciones - reajustes Resoluciones anticipadas, etc. Certificación / Certificado de Origen Cargos de Muellaje o Apilamiento LIBROS Y REGISTROS 7

8 INFORMACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Departamento de Compras Adquisiciones Desarrollo del Producto: Especificaciones técnicas, materiales o lista de materiales Suministro de materiales Investigación y Desarrollo Prestaciones, regalías, etc. Lista de Proveedores Nacional Extranjero Almacén o Bodega Comprobante de pago (informe) Compra de materiales Recibo del transportador Departamento De Aduanas DIAN / AUTORIDAD DE ADUANAS Departamento De Compras LIBROS Y REGISTROS Cuentas por cobrar y por pagar 8

INFORMACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Procedimientos de Importación- Exportación Departamento de Aduanas DIAN / AUTORIDAD DE ADUANAS Cuentas por cobrar y por pagar Agente de Ventas Facturas de

9 INFORMACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Procedimientos de Importación- Exportación Departamento de Aduanas DIAN / AUTORIDAD DE ADUANAS Cuentas por cobrar y por pagar Agente de Ventas Facturas de venta Pagos a los proveedores Notas de Crédito, transferencias bancarias, carta de crédito Impuestos Contabilidad Departamento de Compras LIBROS Y REGISTROS Cuentas por cobrar y por pagar 9

10 SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA - PROVEEDORES PROCEDIMIENTOS: Obtener una copia de la lista de materiales o (hoja de especificaciones) o de la orden de compra (número del producto, estilo, referencia, etc. ) Ubicación de los proveedores (nacionales o extranjeros) Generado a partir de contabilidad general, cuentas por pagar Mantener una lista actualizada de los proveedores Verificar si hay una oferta permanente de materiales específicos 10

11 SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA - PROVEEDORES - (Cont.) PROCEDIMIENTOS (Continuación) Distribución de las órdenes de compra (PO) a los siguientes: Proveedor Adquisiciones Departamento receptor Cuentas por pagar Solicitud de certificado de origen o de la certificación: Si son producidos en el país o EE.UU.; Declaración sobre la "responsabilidad del proveedor si el material es certificado como originario, y después de realizar una auditoría, las autoridades competentes determinan que el material se considera no originario" se debe obtener un concepto legal. 11

12 DEPARTAMENTO RECEPTOR (ALMACÉN) PROCEDIMIENTOS: Recepción de materiales o bienes (ref. A # orden de compra) Factura del proveedor (ref. A # orden de compra) Numero de la orden de compra Documento de transporte (ref. A # orden de compra) Formulario de declaración de aduana de insumos/materiales importados Certificado de origen (EE.UU., O origen nacional) (número de referencia de facture y de pedido ) Compra nacional - certificación y validación Informe de inspección de salud o registro sanitario Análisis de laboratorio, micro-biología Informe de recepción (superávit, escasez, calidad, etc.) (Referencia # orden de compra) 12

DEPARTAMENTO RECEPTOR (ALMACÉN) PROCEDIMIENTOS (Continuación): Separación de inventario de materiales (nacional vs extranjero) Inventario de accesorios Documentación del inventario (manual o

13 DEPARTAMENTO RECEPTOR (ALMACÉN) PROCEDIMIENTOS (Continuación): Separación de inventario de materiales (nacional vs extranjero) Inventario de accesorios Documentación del inventario (manual o electrónico) (ref. # Orden de compra) Retiros (#documentos o #pedidos de producción (ref. Orden de compra, estilo número de producto, ficha técnica del producto acabado) Inventario de residuos y desperdicios Método de inventario de materiales fungibles y mercancías (GAAP o IFRS): Identificación específica FIFO (primero en entrar, primero en salir) Promedio Acceso a los inventarios y almacén 13

14 PRODUCCIÓN PROCEDIMIENTOS: Producción de mercancías (originarios o no originarios) Diseño de plantas (líneas de producción) y fábricas, Sub-contratistas (costura, ensamble, corte o impresión) Segregación de materiales y bienes (identificación específica, i.e., telas) Registros de producción o informe (diario, semanal, mensual) Registros de horas trabajadas / registro de nóminas 14

15 DEPARTAMENTO DE EXPORTACION Y ENVÍO PROCEDIMIENTOS: Diagrama de flujo de las actividades ( envíos internos vs envíos internacionales para los cuales Colombia tiene un acuerdo comercial) Orden de compra del comprador (# ref.) Factura comercial (ref. factura & # orden de compra) Documentación de envío Por aire: guía aérea (ref. de factura & # orden de compra) Por mar, a través del conocimiento de embarque y documento de carga de control (factura ref. & # Orden de compra) Certificado de salud o agrícola (humo, etc. ) 15

16 DEPARTAMENTO DE EXPORTACIÓN Y ENVÍO PROCEDIMIENTOS (Continuación ): El empleado deberá estar en posesión de todos los documentos relevantes para la expedición de los certificados de origen o la certificación per se. Cuando los productos terminados contienen materiales fungibles (nacionales y extranjeros); Cuando se completa un certificado de origen o un certificado de origen para múltiples embarques(mercancías idénticas); En caso de emisión de un certificado para múltiples embarques; El certificado de origen de los proveedores: El departamento de compras realizó una visita a planta de para validar la certificación. La compañía tuvo un cuidado razonable. 16

17 EXPEDICIÓN DE UN CERTIFICADO DE ORIGEN O PROCEDIMIENTOS DE CERTIFICACIÓN PROCEDIMIENTOS (Continuación. ): Deben asegurar la correcta clasificación arancelaria de las mercancías exportadas: Realizadas internamente (por empleados cualificados y el tipo de capacitación recibida) Agente de aduanas Transportadores Fueron las mercancías sujetas a disposiciones en materia de devolución de impuestos Hubo resoluciones anticipadas (clasificación, origen o valoración) de la parte importadora. Resolución anticipada de la autoridad colombiana de materias primas o bienes intermedios que van a entrar a Colombia. Resolución anticipada de los EE.UU. De los productos terminados que se exportarán a los Estados Unidos (clasificación, origen o valoración) 17

18 PREGUNTAS De qué me perdí? 18

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