DocuShare Guía del usuario

Transcripción

1 DocuShare Guía del usuario

2 Fecha de publicación: Abril de 2007 Este documento cubre DocuShare versión 6.0/DocuShare CPX versión 6.0 Preparado por: Xerox Corporation DocuShare Business Unit 3400 Hillview Avenue Palo Alto, California Estados Unidos Traducción a cargo de: Xerox GKLS European Operations Bessemer Road Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1BU Reino Unido Xerox Corporation, Reservados todos los derechos. Xerox y DocuShare son marcas registradas de Xerox Corporation. Todas las demás marcas comerciales pertenecen a sus respectivas empresas y se reconocen de esta manera.

3 Índice Capítulo 1 Primeros pasos Bienvenido Acceso a DocuShare Desplazarse por el sitio Descripción de los objetos de DocuShare Permisos de los objetos Propiedades de los objetos Inicio y fin de sesiones Obtención de ayuda Grupo de usuarios de DocuShare Aplicaciones cliente de DocuShare Capítulo 2 Usuarios y grupos Acerca de las cuentas de DocuShare Cuentas de usuario de DocuShare Crear una cuenta de usuario Visualizar las propiedades de cuenta de usuario Cambiar las propiedades de una cuenta de usuario Cambiar la clave Cambiar el nombre de usuario Cambiar el dominio Ver el historial de actividad Cambiar la configuración de federación Eliminar una cuenta de usuario Cuentas de grupo de DocuShare Crear un grupo Ver propiedades de grupo Cambiar propiedades de grupo Cambiar los miembros de un grupo Cambiar el propietario de un grupo Cambiar el dominio de un grupo Enviar correo a los miembros del grupo Ver historial de cambios Eliminar un grupo Buscar y enumerar cuentas de DocuShare Capítulo 3 Colecciones de DocuShare Acerca de las colecciones Agregar una colección Ver y cambiar las propiedades de una colección Ver historial de cambios Guía del usuario iii

4 Índice Cambiar la ubicación de una colección Eliminar una colección Editar varios objetos en una colección Usar copiar, cortar y pegar para cambiar la ubicación de un objeto Capítulo 4 Documentos de DocuShare Acerca de los documentos Agregar un documento Ver un documento Ver un documento y sus propiedades Ver la reproducción HTML de un documento Ver la reproducción PDF de un documento Buscar documentos duplicados Editar un documento Agregar una nueva versión de un documento Administrar versiones de documentos Ver versiones de documentos Cambiar la versión preferida Ver las reproducciones de una versión Ver y cambiar las propiedades de una versión Bloquear y desbloquear un documento Exportar un documento Agregar comentarios a un documento Ver y cambiar las propiedades de un documento Ver historial de cambios Cambiar la ubicación de un documento Eliminar un documento Capítulo 5 Permisos de acceso Acerca de los permisos de acceso Ver los permisos de acceso de un objeto Cambiar los permisos de acceso de un objeto Cambiar el propietario de un objeto Aplicar permisos a los objetos de un contenedor Aplicar permisos a un documento y sus versiones Capítulo 6 Calendarios de DocuShare Acerca de los calendarios Agregar un calendario Cambiar la vista de calendario Ver y cambiar las propiedades de un calendario Ver historial de cambios Cambiar la ubicación de un calendario iv Guía del usuario

5 Índice Eliminar un calendario Agregar un evento a un calendario Ver y cambiar las propiedades de un evento de calendario Ver historial de cambios Cambiar la ubicación de un evento de calendario Eliminar un evento de calendario Capítulo 7 Espacios de trabajo de DocuShare Acerca de espacios de trabajo Agregar un espacio de trabajo Controlar el acceso al espacio de trabajo Cambiar usuarios y grupos en el grupo de miembros Reasignar el grupo de miembros Cambiar los permisos del espacio de trabajo Agregar contenido al espacio de trabajo Administrar accesos directos Usar calendarios Cambiar las propiedades de un portlet Ver y cambiar las propiedades de un espacio de trabajo Ver historial de cambios Cambiar la ubicación de un espacio de trabajo Eliminar un espacio de trabajo Capítulo 8 Wikis de DocuShare Acerca de wikis Agregar un wiki Agregar contenido a un wiki Agregar contenido a la página principal wiki Enlazar páginas a un wiki Insertar imágenes Adjuntar documentos Cambiar el nombre de las páginas wiki Imprimir páginas wiki Ver y cambiar las propiedades de páginas wiki Ver historial de cambios Cambiar la ubicación de un wiki Eliminar un wiki Capítulo 9 Weblogs de DocuShare Acerca de weblogs Agregar un weblog Colocar entradas en el weblog Editar entradas del weblog Guía del usuario v

6 Índice Eliminar entradas de un weblog Aprobar entradas Agregar comentarios a las entradas Ver comentarios Eliminar comentarios Ver y cambiar las propiedades de un weblog Ver historial de cambios Cambiar la ubicación de un weblog Eliminar un weblog Capítulo 10 Discusiones de DocuShare Acerca de las discusiones Agregar una discusión Ver y cambiar las propiedades de una discusión Ver historial de cambios Cambiar la ubicación de una discusión Eliminar una discusión Agregar un tema a una discusión Agregar respuestas Ver y cambiar las propiedades de un tema o una respuesta Ver historial de cambios Cambiar la ubicación de un tema Eliminar un tema o respuesta Ver y eliminar temas caducados Capítulo 11 Direcciones URL de DocuShare Acerca de direcciones URL Agregar una dirección URL Ver y cambiar las propiedades de una dirección URL Ver historial de cambios Cambiar la ubicación de una URL Eliminar una dirección URL Capítulo 12 Notificaciones de DocuShare Acerca de notificaciones Agregar una notificación Ver las notificaciones Crear una lista de destinatarios para una notificación Ver y cambiar las propiedades de una notificación Eliminar una notificación vi Guía del usuario

7 Índice Capítulo 13 Reglas de contenido de DocuShare Acerca de reglas de contenido Crear una regla de contenido Ver las reglas de contenido Eliminar una regla de contenido Capítulo 14 Búsquedas de DocuShare Acerca de búsquedas Ver nuevo contenido en el sitio Buscar objetos Opciones de búsqueda Ejecutar una búsqueda avanzada Utilizar caracteres reservados en una búsqueda Guardar una consulta de búsqueda Cambiar las propiedades de consultas guardadas Ver historial de cambios Cambiar la ubicación de una consulta guardada Eliminar una consulta guardada Capítulo 15 Mi DocuShare Acerca de Mi DocuShare Administrar los favoritos Utilizar la colección personal Utilizar el calendario personal Utilizar la papelera personal Ver las reuniones en línea Ver sus grupos Ver las tareas de enrutamiento Capítulo 16 Reuniones en línea Acerca de reuniones en línea Programar una reunión en línea Iniciar una reunión en línea Asistir a una reunión en línea Eliminar una reunión en línea Guía del usuario vii

8 Índice Capítulo 17 Escaneado de documentos Acerca del escaneado de documentos Escanear documentos con portadas de escaneado Crear una portada de escaneado Escanear un documento con una portada Eliminar una portada de escaneado Escanear documentos y enviarlos a una colección de escaneado temporal Guardar un documento escaneado en una colección Capítulo 18 Enrutamiento de documentos Acerca del enrutamiento de documentos Enrutar un documento Configurar una colección para enrutar documentos Comprobar el estado de las tareas de enrutamiento asignadas Ver el progreso de los informes Publicar una nueva versión del documento enrutado Ver las tareas que tiene asignadas Aprobar o rechazar un documento Revisar un documento Confirmar la recepción de un documento Eliminar un documento enviado con fines informativos Ver las tareas eliminadas Ver las tareas de enrutamiento de un documento Capítulo 19 Archivar contenido Acerca de archivar contenido Archivar contenido Archivar contenido automáticamente Archivar contenido manualmente Restaurar contenido archivado Capítulo 20 Preguntas frecuentes Respuestas a preguntas frecuentes Apéndice A Carpetas de WebDAV Uso de carpetas WebDAV A 2 Títulos de documentos en carpetas WebDAV A 2 Apéndice B Integración con el portal de DocuShare Acceder a DocuShare en un portlet B 2 viii Guía del usuario

9 Primeros pasos Bienvenido Acceso a DocuShare Descripción de los objetos de DocuShare Inicio y fin de sesiones Obtención de ayuda Aplicaciones cliente de DocuShare Guía del usuario 1 1

10 Bienvenido Primeros pasos Bienvenido La serie de productos Xerox DocuShare permite administrar de manera fácil y eficiente el contenido electrónico con un explorador de web. Con DocuShare se puede crear, organizar y compartir contenido, colaborar con otros usuarios en proyectos, buscar y extraer contenido y automatizar los procesos de trabajo. Basado en una plataforma principal, sus instalaciones pueden ofrecer todas las prestaciones de uno o de los dos productos: DocuShare y DocuShare CPX. Las funciones principales de los productos le permiten: Crear y mantener su propia cuenta y área de trabajo personal sin la intervención de un administrador de la web o el administrador del sitio. Agregar y controlar el acceso al contenido del sitio. Mantener varias versiones de un documento, realizar el seguimiento de su historial de revisiones y bloquear un documento para impedir la edición simultánea. Colaborar en el contenido con wikis y weblogs. Escanear documentos de papel y ponerlos en ubicaciones del sitio. Enrutar documentos para su aprobación o revisión. Crear áreas orientadas a proyectos para administrar el contenido, las personas y las tareas. (Solamente DocuShare CPX) Establecer reglas de contenido para automatizar procesos de trabajo. (Solamente DocuShare CPX) En esta guía se describe cómo utilizar las funciones de DocuShare y DocuShare CPX. Las funciones que solamente están en DocuShare CPX se indican con el icono y nota siguientes: Solo para DocuShare CPX 1 2 Guía del usuario

11 Primeros pasos Acceso a DocuShare Acceso a DocuShare A DocuShare se accede introduciendo la dirección URL del sitio DocuShare en una ventana del explorador de web. Dependiendo de la configuración del sitio, quizá sea necesario iniciar una sesión o quizá aparezca la página principal de DocuShare. En la página principal del sitio se puede iniciar una sesión, así como acceder al contenido y a las funciones de su sitio. Aunque el administrador puede personalizar la página principal del sitio y los distintos exploradores pueden mostrar los elementos del sitio de forma diferente, la página principal debe ser similar a la del ejemplo mostrado a continuación. D A E F G B C La página principal de DocuShare contiene las siguientes funciones: A: área de inicio de sesión B: colecciones de nivel superior del sitio que establece el administrador C: pie de página, que incluye vínculos a otras páginas de DocuShare e información relacionada y muestra el historial de exploración D: barra de desplazamiento, que incluye vínculos a otras páginas de DocuShare y un área de búsqueda para realizar búsquedas rápidas y acceder a funciones avanzadas de búsqueda E: acceso a áreas de comunidad F: menú Novedades, que se puede utilizar para ver el contenido que se ha agregado o cambiado G: ayuda sobre cómo empezar a utilizar DocuShare Guía del usuario 1 3

12 Acceso a DocuShare Primeros pasos Desplazarse por el sitio Las funciones de exploración o desplazamiento de DocuShare hacen que sea fácil encontrar lo que se busca. Barra de desplazamiento: incluye vínculos a páginas y funciones de uso frecuente. Principal: vuelve a la página principal. Mapa de contenido: muestra los objetos del sitio en orden jerárquico basándose en su ubicación actual. Se puede hacer clic en cualquier objeto del mapa de contenido para abrirlo. Novedades: lista los objetos nuevos y cambiados del sitio. Usuarios y grupos: proporciona enlaces a las funciones de lista, búsqueda y creación de cuentas de usuario y de grupos. Ayuda: proporciona acceso a las guías del usuario, tutoriales y descargas de software. Nombre de usuario: muestra las propiedades de su cuenta de usuario. El nombre de usuario se muestra después de iniciar la sesión en DocuShare. Terminar sesión: termina la sesión de DocuShare. El vínculo aparece después de iniciar la sesión. Mi DocuShare: muestra su página principal personal que incluye los favoritos y una colección y un calendario personales. El vínculo aparece después de iniciar la sesión. Mis tareas: muestra las tareas de enrutamiento que le han asignado y las que ha asignado usted. El vínculo aparece después de iniciar la sesión. Área de búsqueda: incluye un área para realizar búsquedas rápidas y un vínculo a la página Búsqueda avanzada. Pie de página: además de incluir algunos de los vínculos que aparecen en la barra de desplazamiento, proporciona vínculos a información relacionada, páginas personales e información de la cuenta y muestra el historial de exploración. Indicaciones de ruta: proporcionan una ruta desde la página principal a su ubicación actual o bien enumeran las últimas páginas visitadas. Puede hacer clic en cualquier enlace de la indicación de ruta para ir a la página. En el caso de los objetos que aparecen en varias ubicaciones, se muestran varias indicaciones de ruta al hacer clic en el triángulo situado debajo de Ubicación. Ubicación: Principal > Colección de nivel superior inicial D > Lista Mi colección 1 4 Guía del usuario

13 Primeros pasos Descripción de los objetos de DocuShare Descripción de los objetos de DocuShare Para crear contenido en el sitio se agregan distintos tipos de objeto de DocuShare. El contenido del sitio se organiza en objetos contenedores que se denominan colecciones. En el sitio DocuShare CPX, el contenido y los recursos asociados con proyectos se administran en objetos denominados espacios de trabajo. Entre los objetos que se pueden agregar a las colecciones y a los espacios de trabajo se encuentran: documentos, calendarios, wikis, weblogs, discusiones y direcciones URL. DocuShare identifica cada objeto del sitio con un identificador único (por ejemplo, Documento-37 y Calendario-102). El número y los tipos de objetos en el sitio dependen de las necesidades de la empresa. Cada objeto de DocuShare está indicado por un icono. En la Tabla 1 1 se muestran los iconos actuales de DocuShare. Tabla 1 1: Iconos de DocuShare Objeto de DocuShare y su icono Usuario: usuario de DocuShare registrado. Colección: contenedor para almacenar objetos de DocuShare. Espacio de trabajo: área compartida para el proyecto y colaboración en equipo. (Solamente DocuShare CPX) Wiki: sitio web de colaboración. Grupo: uno o varios usuarios o grupos de DocuShare, oambos. Documento: documento almacenado en el sitio de DocuShare. El icono puede variar en función del tipo de archivo del documento. Regla de contenido: norma configurable para ejecutar una acción después de que se produzca algún cambio en el objeto especificado. (Solamente DocuShare CPX) Weblog: sitio web simple para envíos frecuentes. Discusión: foro en línea en el que se pueden publicar temas. Tema: artículo publicado en una discusión. Calendario: calendario mensual o semanal en línea. Evento: entrada de calendario. Mensaje de correo: mensaje de . Notificación: notificación por después de que se produzca un cambio en un objeto especificado. Consulta guardada: términos de consulta de búsqueda guardados que se pueden utilizar para una búsqueda. URL: dirección de Internet de una página Web. Guía del usuario 1 5

14 Descripción de los objetos de DocuShare Primeros pasos Permisos de los objetos Cada objeto de un sitio tiene un propietario que puede controlar el tipo de acceso que los usuarios y grupos disponen para el objeto mediante la asignación de permisos. Inicialmente, el propietario del objeto es el usuario que añade el objeto. Sin embargo, cualquier usuario que tenga el permiso adecuado puede cambiar el propietario. DocuShare permite asignar estos permisos de acceso a usuarios y grupos: Lector permite al usuario o grupo leer el contenido del objeto y ver sus propiedades asociadas y permisos. Escritor permite al usuario o grupo editar las propiedades del objeto y agregar nuevos objetos, incluyendo nuevas versiones de documentos. Administrador permite que el usuario o el grupo eliminen el objeto y cambien los permisos y el propietario del objeto. El administrador de DocuShare dispone de todos los permisos de todos los objetos del sitio. En Permisos de acceso se explica detalladamente el modo de asignar permisos a los objetos. Propiedades de los objetos Además de los permisos, todos los objetos tienen un conjunto de propiedades. Por ejemplo, las propiedades de todos los objetos incluyen un título, una descripción y un propietario. Cada objeto tiene un número de propiedades específicas. Por ejemplo, la propiedad de orden de clasificación es única de las colecciones, y los documentos tienen una propiedad de máximo de versiones. El administrador de DocuShare también puede crear propiedades personalizadas para utilizarlas en el sitio. Puede asignar valores de propiedad a los objetos, lo que permite clasificar los objetos, proporcionar información de los objetos a los usuarios y facilitar las búsquedas. 1 6 Guía del usuario

15 Primeros pasos Inicio y fin de sesiones Inicio y fin de sesiones El administrador determina las directivas de acceso al sitio. Por lo tanto, quizá pueda examinar y ver contenido sin iniciar una sesión (como invitado) o quizá tenga que iniciar una sesión antes de tener acceso a cualquier contenido del sitio. Para iniciar una sesión en DocuShare: 1. En un explorador de web, escriba la dirección URL del sitio DocuShare. 2. En el área Inicio de sesión, introduzca su nombre de usuario registrado y clave en los campos. La clave diferencia entre mayúsculas y minúsculas. 3. En el campo Dominio, seleccione un nombre de dominio interno (si es necesario). 4. Si aparece la casilla de verificación Conservar inicio de sesión para el futuro, haga clic en ella si desea permanecer conectado a DocuShare después de cerrar y volver a abrir el explorador. Nota: la casilla de verificación Conservar inicio de sesión para el futuro aparece si el administrador ha configurado el sitio para permitir a los usuarios seguir conectados después de cerrar el explorador. Para que DocuShare guarde la clave, no se debe activar la opción No guardar las páginas cifradas en el disco de Internet Explorer. Puede comprobar la configuración de la opción seleccionando Opciones de Internet en el menú Herramientas y, a continuación, haciendo clic en la ficha Opciones avanzadas. 5. Haga clic en Ir. El nombre de usuario aparece en la barra de desplazamiento, indicando que ha iniciado una sesión. Para terminar la sesión de DocuShare: 1. Realice una de las siguientes acciones: Cierre la ventana del explorador. Si ha seleccionado la casilla de verificación conservar inicio de sesión para el futuro, haga clic en el vínculo Terminar sesión en la barra de desplazamiento. Guía del usuario 1 7

16 Obtención de ayuda Primeros pasos Obtención de ayuda Además de esta guía, en Asistencia se encuentran otras guías y un tutorial. En la página Documentación hay guías de usuarios para las funciones disponibles en el sitio. En la página Formación está el Tutorial del usuario, que ayuda a iniciarse en el uso de DocuShare realizando una serie de ejercicios de forma detallada. Grupo de usuarios de DocuShare El Grupo de usuarios de DocuShare (DoUG), proporciona acceso a más información, sugerencias y consejos del producto de otros miembros del grupo de usuarios, y artículos sobre bases de conocimiento. Para inscribirse en el grupo de usuarios, vaya a Guía del usuario

17 Primeros pasos Aplicaciones cliente de DocuShare Aplicaciones cliente de DocuShare La página Descargas en Asistencia proporciona varias aplicaciones cliente para ampliar la funcionalidad de DocuShare: DocuShare Windows Client: una aplicación basada en Windows que integra perfectamente las funciones de administración de documentos de DocuShare en el entorno de escritorio de Windows. Desde el escritorio de Windows se puede acceder fácilmente al contenido de DocuShare, arrastrar y colocar documentos entre las colecciones de DocuShare y las unidades locales y de red, así como abrir, editar y guardar documentos de DocuShare desde varias aplicaciones. DocuShare Outlook Client: una aplicación basada en Windows que le permite administrar y compartir información dentro de Microsoft Outlook. Los servidores de DocuShare asignados y las colecciones aparecen como carpetas de correo en la lista de carpetas de la Bandeja de entrada. Abra una carpeta y desplácese por el contenido de una colección, abra documentos para editarlos y guarde nuevas versiones de documentos. Puede archivar y compartir mensajes de correo y datos adjuntos fácilmente arrastrándolos y colocándolos en una colección. Cuando necesite encontrar información rápidamente, puede realizar búsquedas por palabras clave. Vínculo de PaperPort a DocuShare: enlace de programa a la conocida aplicación PaperPort de Nuance que se incluye con muchos escáneres de escritorio. El enlace permite arrastrar y soltar documentos escaneados desde el escritorio de PaperPort a DocuShare. Guía del usuario 1 9

18 Aplicaciones cliente de DocuShare Primeros pasos 1 10 Guía del usuario

19 Usuarios y grupos Acerca de las cuentas de DocuShare Cuentas de usuario de DocuShare Cuentas de grupo de DocuShare Buscar y enumerar cuentas de DocuShare Guía del usuario 2 1

20 Acerca de las cuentas de DocuShare Usuarios y grupos Acerca de las cuentas de DocuShare DocuShare proporciona dos tipos de cuentas: cuentas de usuarios individuales y cuentas de grupos. El administrador determina quién puede crear cada tipo de cuenta en el sitio. Por ejemplo, el sitio puede permitir a un invitado (alguien que puede ver el contenido público) crear una cuenta de usuario, pero es necesario que las cuentas de grupo las cree el administrador. Cuando el administrador o cualquier persona crea una cuenta de usuario, se le asigna un nivel de usuario. Ese nivel de usuario controla el nivel de acceso al contenido y a las funciones del sitio. Cuando se crea una cuenta se proporciona uno o varios de los niveles de usuario siguientes: Sólo lectura: el usuario puede ver contenido y administrar contenido personal en Mi DocuShare. DocuShare: el usuario puede acceder a todas las funciones de administración de contenido de DocuShare. CPX: el usuario puede acceder a todas las funciones de administración y procesamiento de contenido de DocuShare. (Solamente DocuShare CPX) Después de crearse la cuenta de usuario, el nivel de usuario asignado a la misma está indicado por las letras voladas que aparecen a continuación del nombre de usuario: sólo lectura, DS o CPX. Nota: si el sitio utiliza la función LDAP (Lightweight Directory Access Protocol, Protocolo ligero de acceso a directorios) para administrar las cuentas de usuario, el administrador crea las cuentas en lugar del usuario. Para averiguar cómo está configurado el sitio, póngase en contacto con el administrador de DocuShare. 2 2 Guía del usuario