MANUAL DE OPERACIÓN PARA SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS EN CASO DE CONTINGENCIA

Transcripción

1 Versión: 1.0 Página 1 de MARCO LEGAL APLICABLE 1. Ley General de Protección Civil y 2. Comité Nacional de Evaluación, Diagnóstico y Certificación del Programa Hospital Seguro. Como acción preliminar de los trabajos del Programa Hospital Seguro en nuestro país, la Coordinación General de Protección Civil de la Secretaría de Gobernación convocó a personal experto de diferentes áreas e instituciones públicas, privadas y sociales, a fin de constituir el Comité Nacional de Evaluación, Diagnóstico y Certificación del Programa Hospital Seguro. Con el objetivo de garantizar la unificación de criterios en esta importante materia, se deberán conformar los Comités Estatales de Evaluación del Programa Hospital Seguro en cada entidad de la Federación. 3. Comité Estatal de Evaluación del Programa Hospital Seguro. ( mx/projects/phs/rcehs.pdf) 4. Grupo Técnico Asesor Por acuerdo de los representantes del Comité Nacional, con representación de cada una de las instituciones que lo conforman, se integró el Grupo Técnico Asesor con personal multidisciplinario y experto en dicha área, a fin de favorecer la planeación y ejecución de acuerdos y programa de actividades.

2 Versión: 1.0 Página 2 de Objetivo Sufragar las necesidades de medicamentos en caso de contingencia teniendo una respuesta optima en tiempo y en base a lo estipulado en la iniciativa Hospital Seguro garantizando funcionamiento inmediatamente después de un fenómeno destructivo de origen natural. 3. Alcance Dicho procedimiento se pondrá en práctica en las instalaciones de la Clínica de Excelencia Médica en Altura en las diferentes áreas donde se requiera tener un Stock de medicamentos donde están involucradas el área Administrativa y Área Operativa (Médica, Enfermería y Almacén). 4. Receptor del servicio El servicio se da a las diferentes áreas para que cuenten con los medicamentos estipulados por la iniciativa Hospital Seguro definida por la lista recomendada por la Organización Panamericana de la Salud (OPS) a través de la resolución CD45.R8 aprobada por el ministerio de la Salud de las Américas. 5. Responsable La responsabilidades son multidisciplinarias diferidas respecto al tiempo de ejecución del procedimiento, descritas a continuación: Área Administrativa: comunicar de manera oficial la Contingencia o desastre para que se pueda emitir al proveedor de medicamentos para el abastecimiento eficaz. Área de Almacén: comunicar al proveedor (PISA S.A. de C.V.) con quien se estipulo el convenio de abastecimiento hará que este provea de la lista de medicamentos emitidos por OPS y en cantidades correspondientes a la capacidad de atención de la Clínica de Excelencia Médica en Altura, así como de recepcionar y distribuir a los Almacenes temporales diferidos en las distintas áreas de fácil acceso. Responsable de Stock de cada Área: cada responsable de Stock tiene la misión de suministrar los

3 Versión: 1.0 Página 3 de 18 medicamentos de manera oportuna obedeciendo a las demandas y haciendo uso racional de los mismos. 6. Áreas Involucradas Es responsabilidad del Área Administrativa (financiera y Planeación de Servicios) así como del Área Operativa (Médica, Enfermería y Almacén) garantizar el suministro de medicamentos estipulados para desastres y contingencias ambientales en la iniciativa Hospital Seguro de manera eficiente en cuanto a tiempo y cantidad. 7. Contenido 7.1 INTRODUCCION El Almacén de Farmacia es el espacio físico Del Servicio de Farmacia de la Clínica destinado a la conservación de los medicamentos, materias primas o cualquier otro tipo de insumos que deban ser conservadas o custodiadas bajo la responsabilidad de un farmacéutico que brinda ventajas como: Facilita la recepción de medicamento e insumos Facilita conservación de medicamentos e insumos Facilita la distribución de medicamentos e insumos. Así pues, la función primordial del Almacén de Farmacia, y por añadidura una de las más importantes del Servicio de Farmacia, es el control de las existencias de medicamentos con el fin de facilitar una buena gestión de suministros, para poder disponer de medicamentos e insumos con la mayor brevedad posible.

4 Versión: 1.0 Página 4 de CONFORMACION Infraestructura y Personal Operativo El Almacén se encuentra ubicado en la planta Alta de las instalaciones de CEMA con una extensión de 8 m2, cuenta con: INFRAESTRUCTURA Quince anaqueles para acomodo de Insumos y Medicamentos. Una gaveta Un escritorio Una silla Una computadora Un carrito abatible para desplazamiento de insumos y medicamentos. Un bote de basura BIBLIOGRAFIA Suplemento para Establecimientos dedicados al Suministro y dispensación de Medicamentos y demás Insumos para la Salud (5ta edición) FEUM PERSONAL OPERATIVO Responsable de Farmacia y Almacén Auxiliar de Farmacia y Almacén HORARIO DE OPERACIÓN Se encuentra Operado en los diferentes turnos como se muestra a continuación: TURNO DIAS LABORABLES HORARIO PERSONAL OPERATIVO Matutino Lunes-Sábado 8:00-17:30 horas. L.F. Sandra Vázquez Ortega Matutino Lunes a Viernes 8:30-18:00 horas. 7:00-16:00 horas (Sábados) L.A. Axel García López. Vespertino y Nocturno Lunes a Domingo 18:00-8:00 horas. Personal de Admisión.

5 Versión: 1.0 Página 5 de Objetivo general: Logística de Operación en caso de Contingencia (Aplicable en los 6 tipos de Desastre) 1. Poner en marcha un sistema integral de suministro de medicamentos y por tanto incluirá desde la fase de Adquisición, almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos u otros insumos médicos Objetivos Particulares: 1. Contar con un Plan de Acción para ser ejecutado en caso de Desastre natural o alguna emergencia suscitada y poder proveer de los insumos necesarios para la atención a pacientes. 2. Garantizar el abastecimiento de Medicamentos e Insumos en caso de Emergencia ante desastre natural. 3. Tener medidas preventivas, correctivas y de seguimiento ante contingencia Composición del equipo de trabajo: El Almacén a la fecha está comprendido por un Responsable y un Auxiliar de manera permanente en los horarios mencionados en este documento, pero dentro del ciclo de abastecimiento se requiere de dos personas más que serán determinadas por la administración en el momento del evento Plan de acción ante Contingencia Los desastres o contingencias para los cuales el Centro de Excelencia Médica en Altura (CEMA) está preparado son 6 enlistados a continuación: 1. Sismo. 2. Conato de incendios. 3. Fuga de gas. 4. Derrame de R.P.BI. 5. Crisis social y terrorismo. 6. Elementos químicos y radiaciones ionizantes.

6 Versión: 1.0 Página 6 de Desarrollo y planeación Para dar respuesta efectiva ante cualquiera de los seis tipos de contingencia mencionados anteriormente, es necesario llevar a cabo actividades en los distintos momentos del suceso; antes, durante y después de Evento: Actividades Antes del Evento Actividades Durante el Evento Actividades después del evento Capacitación del personal involucrado Conocer el número de pacientes en hospitalización. Recolección de medicamento y elaboración de inventario Socialización de organización de Suministro. Tener acceso a notas médicas y seguimiento de la farmacoterapia. Devolución a proveedor Simulacro de evento Tener cubierto en tres turnos el área de Almacén y farmacia. El suministro de medicamentos para contingencia inicia con la confirmación de contingencia de parte de Dirección de COE para que el Área de Almacén contacte al Representante de PISA S.A. de C.V. (Anexo 1) quienes se comprometen a cubrir las necesidades del listado de medicamentos propuesta en las guías de Hospital Seguro. Enmarcado a continuación: RELACIÓN DE MEDICAMENTOS BÁSICOS PARA DESASTRE 1. La lista se definió con base en las guías propuestas por la Organización Mundial de la Salud (OMS) y por la Fundación de las Naciones Unidas para la Atención de la Infancia (UNICEF). 2. Contiene relación de medicamentos básicos que constituyen los tratamientos para resolver los problemas de salud que con mayor frecuencia se observan en la población después de ocurrido un desastre. 3. El cálculo se realiza para un mes y abarca 1,000 tratamientos completos de cada uno de los medicamentos. 4. Es la aportación del Instituto Mexicano del Seguro Social a la suma total del Sector Salud, calculada en un 30% de los 1,000 tratamientos.

7 Versión: 1.0 Página 7 de 18 MEDICAMENTOS GENÉRICOS PARA TODO TIPO DE DESASTRES(Ajustado a 9 Pacientes) CLAVE DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN CANTIDAD 1703 Sulfato Ferroso Tabl. 200mg Ácido Fólico Tabl. 5mg Paracetamol Tabl. 500mg Ácido Acetil Salicílico Tabl. 300mg Hidróxido de Aluminio Tabl. 200mg Cloroquina Tabl. 150mg Trimetropin con Sulfametoxazol Tabl. 80/400mg Bencilo Emulsión dérmica 300mg/ml Albendazol Tabl. 200mg Vitamina A,C,D Sol. Oral 15 ml Clorafenicol Sol.Oftálmica 5mg/ml Hirpomelosa Sol. Oftalmica 0.5% Electrolitos Orales Polvo 27.9g Sucedáneo de Leche humana de Pretermino Lata 400 g. De polvo Sucedáneo de Leche Humana de Termino Lata 400 g. De polvo Formula con Proteínas Lata 400 g. De polvo Hidrolizadas, sin lactosa 0003 Formula con Proteínas Aisladas de Soya no Láctea Lata 400 g. De polvo 2 1 2

8 Versión: 1.0 Página 8 de 18 MEDICAMENTOS GENÉRICOS PARA DESASTRES HIDROMETEOROLÖGICOS (Inundaciones, tsunamis) CLAVE DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN CANTIDAD 1884 Doxicilina Cáps. 100mg Sulfato Ferroso Tabl. 200mg Acido Fólico Tabl. 5mg Paracetamol Tabl. 500mg Acido Acetil Salicílico Tabl. 300mg Hidróxido de Aluminio Tabl. 200mg Cloroquina Tabl.150mg Trimetropin con Sulfametoxazol Tabl. 80/400mg Bencilo Emulsión dérmica 300mg/ml Albendazol Tabl. 200mg Vitamina A,C,D Sol. Oral 15ml Clorafenicol Sol Oftálmica 5mg./ml Hipromelosa Sol. Oftálmica 0.5% Electrolitos Orales Polvo 27.9g 16 3 Sucedáneo de Leche humana de Pretermino Lata 400 g. De polvo 2 11 Sucedáneo de Leche Humana de Termino Lata 400 g. De polvo 2 13 Formula con Proteínas Lata 400 g. De polvo Hidrolizadas, sin lactosa 3 Formula con Proteínas Aisladas de Soya no Láctea Lata 400 g. De polvo 1 2 2

9 Versión: 1.0 Página 9 de 18 MEDICAMENTOS GENÉRICOS PARA DESASTRES HIDROMETEOROLÖGICOS (sismos, erupciones volcánicas) CLAVE DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN CANTIDAD 431 Salbutamol Jarabe 60 ml Salbutamol Aerosol 20mg Nafasolina Sol. Oftálmica Sulfato Ferroso Tabl. 200mg Ácido Fólico Tabl. 5mg Paracetamol Tabl. 500mg Acido Acetil Salicílico Tabl. 300mg Hidróxido de Aluminio Tabl. 200mg Cloroquina Tabl.150mg Trimetropin con Sulfametoxazol Tabl. 80/400mg Bencilo Emulsión dérmica 300mg/ml Albendazol Tabl. 200mg Vitamina A,C,D Sol. Oral 15ml Clorafenicol Sol Oftálmica 5mg./ml Hipromelosa Sol. Oftálmica 0.5% Electrolitos Orales Polvo 27.9g 16 3 Sucedáneo de Leche humana de Pretermino Lata 400 g. De polvo 1 11 Sucedáneo de Leche Humana de Termino Lata 400 g. De polvo 2 13 Formula con Proteínas Lata 400 g. De polvo Hidrolizadas, sin lactosa 3 Formula con Proteínas Aisladas de Soya no Láctea Lata 400 g. De polvo 2 2 2

10 Versión: 1.0 Página 10 de 18 Dichas listas ajustadas a 9 pacientes que es el número de pacientes que la Clínica de Excelencia Médica en Altura tiene como máximo de capacidad para atención médica. 8. ETAPAS DEL PROCESO DE SUMINSTRO DE MEDICAMENTOS EL Proceso que se lleva a cabo dentro de 4 etapas: 8.1 Adquisición: se llevara a cabo una vez que se declare contingencia, esto confirmado por la brigada correspondiente, donde se actuará de la siguiente forma: a) Dar notificación al Proveedor quien tiene estipulado en convenio dar resolución inmediata y un tiempo de 1 hora máximo para transporte y entrega a CEMA. b) Notificar al personal responsable del Sistema HISTOCLIN para que se generen tres almacenes temporales de contingencia denominados de la siguiente manera. STOCK TEMPORAL UBICASION Stock para contingencia No. 1 Almacén CEMA Stock para contingencia No. 2 Central de Enfermeras Planta Alta Stock para contingencia No. 3 Central de enfermeras Planta Baja (Urgencias) Esto con fines administrativos y de control de consumo de medicamentos.

11 Versión: 1.0 Página 11 de 18 c) Recepción de medicamentos e insumos por parte del Área de Almacén y Farmacia. Se establece una ruta para recepción de medicamentos con la finalidad de agilizar el suministro y no entorpecer actividades (Anexo 3). 8.2 Almacenamiento: se colocaran en 3 áreas estratégicas dentro de la clínica para tener fácil acceso a los medicamentos en caso de contingencia (Anexo 4). 8.3 Distribución y Dispensación: se lleva a cabo en base a los requerimientos de cada unidad cercana a los sitios de almacenamiento temporal que es controlada por personal de almacén y Farmacia ayudándonos de los responsables de Stock donde estarán centralizados los medicamentos. (Anexo 4) 8.4 Devolución de Medicamentos: Una vez concluido el acontecimiento se procede a la recolección y devolución de insumos a proveedor, donde el responsable de Stock hará la entrega al responsable de Almacén CEMA generando una nota de entrada (HISTOCLIN) a Stock de contingencia 1, con la finalidad de reclutamiento de medicamento y devolución si es que así lo ameritara. La serie de actividades a realizar se enmarca en el diagrama de manera general de actividades ante contingencia. (Anexo 6). Y teniendo como referencia el diagrama de flujo del proceso de abastecimiento apoyado con la matriz de responsabilidades enmarcadas en el Anexo 2. 9.Resultado deseado / Entregables La eficiencia del proceso será mostrado por distintos indicativos que se muestran por manera prioritaria en el siguiente orden consecutivo. 1. No hay desabasto en ninguno de los almacenes temporales para contingencia o desastre. 2. Las existencias físicas y en Sistema son las mismas, teniendo un almacén temporal en la base de datos. 3. Las necesidades de las diferentes áreas son cubiertas en su totalidad 4. El paciente recibe la atención en cuanto a utilidad de insumos y medicamentos en tiempo y forma. Cabe mencionar que el proceso de Abastecimiento de Insumos y Medicamentos está en construcción y el procedimiento puede tener cambios a lo largo del proceso en base a necesidades de las áreas, todo esto adecuándolo para que sea efectivo.

12 10. Diagrama de Flujo Versión: 1.0 Página 12 de 18 Formato 1. Diagrama de Flujo de Operación de Almacén CEMA en caso de contingencia o desastre. OPERACIÓN DE CEMA (Abastecimiento de Insumos y Medicamentos) ADQUISICION RECEPCION ALMACENAMIENTO DISTRIBUCION COTEJO DE CONSUMOS Y DEVOLUCION A PROVEEDOR

13 Versión: 1.0 Página 13 de 18 Anexo 1. Convenio con Proveedor de medicamentos.

14 Versión: 1.0 Página 14 de 18 Anexo 2. Matriz de Responsabilidades ante Contingencia Actividad Tarea Responsable Áreas involucradas Requerimientos Confirmación de Contingencia Confirmación de contingencia por parte de presidencia (COE) Dra. Gabriela Murguía Cánovas. Dirección COE Almacén CEMA Confirmación por escrito de la contingencia, estipulando el tipo de desastre. Adquisición de Medicamentos Llamada a proveedor de medicamentos para contingencia o desastre. L.F. Sandra Vázquez Ortega Almacén CEMA Proveedor PISA S.A. de C.V. Información sobre el tipo de desastre y la determinación de tiempo en que los medicamentos estarán en CEMA por parte de PISA S.A de C.V. Recepción de medicamentos Recepción de Medicamentos en CEMA L.A. Axel García López L.F. Sandra Vázquez Ortega. Admisión Almacén CEMA Administración Dirigir al proveedor hacia la puerta trasera de CEMA para recepción de los medicamentos (Anexo 2) Almacenamiento Dirigir los medicamentos en partes proporcionales a los tres espacios físicos disponibles para Stock. L.A. Axel García López L.F. Sandra Vázquez Ortega Almacén CEMA. Responsable de Stock para contingencia. Disposición de espacio para acomodo de medicamentos en los lugares de Stock Provisional. Distribución Dispensación de medicamentos según sean requeridos por las distintas áreas. *STC No. 1= L.F. Sandra Vázquez Ortega. *STC No. 2= L.E. Isaura Fuentes Sánchez. *STC No. 3= L.E. Herlinda Castillo Pérez. Responsable de Stock temporal. Stock de medicamentos y notificación de necesidades de medicamentos de parte del área que lo requiere bajo el sistema de abastecimiento convencional. Devolución de Insumos después terminado el suceso. Devolución a SC No. 1 bajo el sistema convencional. *STC No. 1= L.F. Sandra Vázquez Ortega. *STC No. 2= L.E. Isaura Fuentes Sánchez. *STC No. 3= L.E. Herlinda Castillo Pérez. Responsable de Stock temporal. Se devuelven los productos que no fueron abiertos para de la misma manera hacer entrega al proveedor. *ST= Stock Temporal para Contingencia.

15 Versión: 1.0 Página 15 de 18 Anexo 3. Ruta para Recepción de Medicamentos 1. RECEPCION DE PROVEEDOR POR ENTRADA TRACERA DE CEMA. 2. DIVISION DE 3 PARTES PROPORCIONALES 3 3. DIRECCIONAR A LOS STOCKS TEMPORALES

16 Versión: 1.0 Página 16 de 18 Anexo 4. Espacio destinado para Stock temporal ante contingencia. 3 Stock temporal para contingencia 1 2

17 Versión: 1.0 Página 17 de 18 Anexo 5. Responsable de Stock temporal para contingencia. STOCK TEMPORAL UBICASION RESPONSABLE Stock para contingencia No. 1 Almacén CEMA L.F. Sandra Vázquez Ortega. Stock para contingencia No. 2 Central de Enfermeras Planta Alta L.E. Isaura Fuentes Sánchez. Stock para contingencia No. 3 Central de enfermeras Planta Baja (Urgencias) L.E. Herlinda Castillo Pérez.

18 Anexo 6. Actividades a desarrollar ante contingencia Versión: 1.0 Página 18 de 18