Ama de Llaves. Ama de Llaves. Guía de Usuario. 1 P a g e

Transcripción

1 Ama de Llaves Guía de Usuario 1 P a g e

2 III.1 Panel de Ama de Llaves III.1.1 Bloqueo de Habitaciones III.1.2 Bloqueo por Secciones Reportes III.2.1 Catálogo de Habitaciones... 8 III.2.2 Status de Habitaciones con Huésped III.2.3 Bitácora de Cambios de Habitación III.2.4 Reporte de Camarista III.2.5 Pronóstico de Ocupación III.2.6 Discrepancias III.2.7 Reporte de Bloqueos Llegadas y Salidas III Llegadas Esperadas III Llegadas Efectivas III Salidas Esperadas III Salidas Efectivas III Salidas- Búsqueda Avanzada P a g e

3 III.1 Panel de Ama de Llaves El Panel de Ama de Llaves muestra los status de todas las habitaciones del hotel; esta opción sirve para facilitar la consulta y actualización de los mismos. La persona asignada por Ama de Llaves mantiene actualizada la información de cada habitación de acuerdo a los reportes físicos de las camaristas. También puede ser modificado automáticamente el status de cualquier habitación cuando un huésped hace Check in o Check out en ella. 3 P a g e

4 La gráfica despliega los siguientes colores representativos: Verde: Habitaciones vacantes limpias. Gris: Habitaciones vacantes sucias. Azul marino: Habitaciones ocupadas limpias. Azul claro: Habitaciones ocupadas sucias. Amarillo: Discrepancias. Rojo: Habitaciones fuera de servicio por horas. Rojo con imagen de herramientas: Habitaciones fuera de servicio por días. Verde con imagen de camarista: Habitaciones vacantes en proceso de limpieza. Azul con imagen de camarista: Habitaciones ocupadas en proceso de limpieza. Este Panel también le permite saber cuando un huésped va a llegar, ha hecho Check in, o es esperado. 4 P a g e

5 III.1.1 Bloqueo de Habitaciones Esta opción es útil para bloquear habitaciones que no estarán disponibles algún día por cualquier razón. Descripción de Campos: Habitación: Número de la habitación que será bloqueada. Tipo Hab.: Tipo de la habitación que será bloqueada. Desde: Fecha inicial del bloqueo. Hasta: Fecha final del bloqueo. Descripción: Descripción de la razón por la cual será bloqueada la habitación. 5 P a g e

6 III.1.2 Bloqueo por Secciones Esta sección se utiliza cuando se desea bloquear una sección completa del hotel. Para bloquear la sección, primero haga la búsqueda; por rango de habitaciones o piso, y seleccione las habitaciones que se desean bloquear. Descripción de Campos: Bloquear: Seleccionar esta opción si se desea bloquear una sección. Desbloquear: Seleccionar esta opción si se desea desbloquear una sección. Fecha Inicial: Fecha inicial del bloqueo. 6 P a g e

7 Fecha Final: Fecha final del bloqueo. Descripción: Describir la razón del bloqueo. Seleccionar: Seleccionar si desea bloquear una sección, piso o rango de habitaciones. Detalles de búsqueda: Número de Habitación Tipo de Habitación Status de Recepción Status de Ama de Llaves Descripción Fecha Inicial Fecha Final Puede seleccionar individualmente, algunas o todas las habitaciones desplegadas en el reporte para su bloqueo o desbloqueo. 7 P a g e

8 III.2.1 Catálogo de Habitaciones Esta opción es útil para consultar reportes de las habitaciones y sus status para propósitos de Recepción y Ama de llaves. Los reportes pueden ser adaptados de acorde a sus necesidades combinando las especificaciones de los diferentes campos. 8 P a g e

9 El reporte muestra la siguiente información: Número de Habitación Tipo de habitación Atributos (códigos de tipo de cama, vista, etc) Status de Recepción Status de Ama de Llaves Habitación con la que se comunica Si está disponible, no disponible o discrepante. Descripción Sección Piso Vista Tipo de Cama Características Generales Observaciones 9 P a g e

10 III.2.2 Status de Habitaciones con Huésped Esta opción provee información de los Status de Habitación, así como los huéspedes en ellas (si es que están ocupadas). Descripción de Campos: Tipo de Habitación: Seleccione el tipo de habitación que desea consultar Status de Recepción: Seleccione el status de recepción de la habitación que desea consultar. Status de Ama de Llaves: Seleccione el status de ama de llaves de la habitación que desea consultar. Status de la Habitación: Seleccione el status de la habitación que desea consultar. 10 P a g e

11 Número de piso: Seleccione el número de piso donde se encuentra la habitación que desea consultar. El reporte muestra la siguiente información: Número de Habitación Status de la habitación Nombre del Huésped Tipo de Huésped Fecha de Llegada Fecha de Salida. 11 P a g e

12 III.2.3 Bitácora de Cambios de Habitación Esta bitácora se genera automáticamente por los cambios de habitación realizados durante un rango de fecha específico; sirve para proveer un mejor servicio a los huéspedes al analizar las razones de dichos cambios. 12 P a g e

13 El reporte muestra la siguiente información: Número de Habitación Nombre del Huésped Número de la nueva habitación Motivo del cambio Usuario que realizó el cambio Fecha del cambio Hora del cambio 13 P a g e

14 III.2.4 Reporte de Camarista Este reporte se utiliza para mostrar el status de las habitaciones y facilitar la distribución del trabajo entre las camaristas; por si se tiene que hacer un chequeo o limpiar la habitación. El reporte muestra la siguiente información: Camarista o Número de Habitación o Tipo de Habitación o Status 14 P a g e

15 III.2.5 Pronóstico de Ocupación Con base a las reservaciones registradas se efectúa un pronóstico de ocupación general para determinar cuál es la demanda de habitaciones de su hotel en cierto período, de esta manera se tiene una base para poder vender o no habitaciones. Este reporte contiene en forma concentrada por grupos de categorías (mismas que son definidas en la configuración) las entradas, las salidas y los huéspedes en casa; así como el porcentaje de ocupación, las habitaciones fuera de servicio y la disponibilidad global de estas habitaciones. 15 P a g e

16 El reporte muestra la siguiente información: Inventario por tipo de habitación Fecha Habitaciones fuera de servicio Porcentaje de ocupación para esa fecha Habitaciones disponibles Entradas para dicha fecha por segmento de mercado o Reservaciones Garantizadas o Reservaciones No garantizadas Salidas para dicha fecha por segmento de mercado Total de huéspedes en Casa en dicha fecha por segmento de mercado. Ocupación bruta Ocupación neta 16 P a g e

17 III.2.6 Discrepancias Esta opción crea una lista de las habitaciones con sus status de Recepción y Ama de Llaves; permite encontrar habitaciones con discrepancias en los status. Descripción de Campos: Tipo de d Habitación: Tipo de habitación que desea consultar. Status de Recepción: El status que recepción otorgó a la habitación que desea consultar; ocupado, disponible, pre-asignado, todos. Status Ama de Llaves: El status que recepción otorgó a la habitación que desea consultar; Fuera de servicio por el día, Fuera de Servicio por Horas, Ocupado Sucio, Ocupado con Entrada hoy, Ocupado limpio, Proceso de Limpieza, Disponible limpio, Disponible Sucio, Todos. 17 P a g e

18 Status de la Habitación: El status de la habitación que desea consultar; con discrepancia, disponibles, no disponibles, o todos. Número de piso: Número de piso en el cual se encuentra la habitación que desea consultar. El reporte muestra la siguiente información: Número de Habitación Tipo de Habitación Status de Recepción Status de Ama de Llaves Número de habitación con la cual comparte Discrepancia Status de habitación Fecha Hora Fecha Final 18 P a g e

19 III.2.7 Reporte de Bloqueos Con esta opción se podrán bloquear todas aquéllas habitaciones que no estarán disponibles en el rango de fechas consultado. Las razones del bloqueo pueden ser por motivos diversos: Mantenimiento preventivo, Baja Ocupación, problemas graves en el mantenimiento de la habitación, etc. 19 P a g e

20 El reporte muestra la siguiente información: Número de habitación Tipo de Habitación Fecha inicial Fecha Final Fecha en la que se efectuó el bloqueo Hora en la que se efectuó el bloqueo CB Departamento que realizó el bloqueo Blo Usuario que realizó el bloqueo Mod Descripción 20 P a g e

21 III Llegadas Esperadas Este reporte tiene el propósito de mantener informado al departamento de recepción, sobre las llegadas esperadas en base a las reservaciones que se tienen, para que éste a su vez, pueda efectuar un pronto registro de los huéspedes. Este reporte, en el departamento de reservaciones, sirve para tener un control de las reservaciones que se espera lleguen en determinada fecha. 21 P a g e

22 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Código de reservación Nombre del Huésped Comparte habitación Tipo de Huésped Grupo Segmento de mercado Número de Habitación Tipo de Habitación Número de Huéspedes Plan Pensión Número de Adultos Número de Menores Fecha de salida Forma de Pago Agencia Código de grupo Compañía 22 P a g e

23 III Llegadas Efectivas Éste reporte muestra un listado de las llegadas de los huéspedes al hotel en la fecha seleccionada. 23 P a g e

24 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Número de Folio Número de Extensión Nombre del Huésped Tipo de Huésped Segmento de Mercado Número de habitación Tipo de habitación Número de personas Agencia Hora de llegada Fecha de salida Código de reservación Forma de pago Entrada: Walk-in o pre-registro Código de grupo Compañía 24 P a g e

25 III Salidas Esperadas En este reporte INNSIST le muestra los huéspedes que están pendientes de salir a la fecha que se ha solicitado, es de utilidad para varios departamentos como por ejemplo reservaciones, ya que con este reporte, podrá ver que personas faltan por salir y si ya tiene una alta ocupación, programar con tiempo su plan de contingencia a aplicar. 25 P a g e

26 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Clave de Reservación Comparte habitación Nombre del huésped Tipo de huésped Si la reservación es garantizada o no Segmento de mercado Tipo de habitación Número de personas Plan Fecha de Entrada Folio Tarifa Agencia Grupo Compañía Número de habitación 26 P a g e

27 III Salidas Efectivas Este reporte es una lista de los huéspedes, con toda su información, que tienen registrada la salida en la fecha seleccionada. 27 P a g e

28 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Clave de reservación Nombre Tipo Si la reservación es garantizada Segmento de mercado Tipo de habitación Total de habitaciones Tipo de plan Salida postergada Número de habitación Fecha de llegada Forma de pago Tarifa diaria Número de folio Número de extensión Grupo Compañía Agencia 28 P a g e

29 III Salidas- Búsqueda Avanzada En este reporte se muestra una lista de los huéspedes con todos sus datos de acuerdo a los parámetros de búsqueda seleccionados por el usuario. La búsqueda avanzada de huéspedes se puede hacer por: Nombre del huésped Compañía del huésped Código de la central de reservaciones Agencia Número de Habitación Fecha de llegada Fecha de salida Nombre del grupo 29 P a g e

30 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Clave de Reservación Nombre del huésped Tipo de huésped Número de habitación Fecha de entrada Fecha salida Segmento de mercado Agencia Número de personas Forma de pago Compañía Código de grupo Plan 30 P a g e