INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 1

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1 INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 1

2 1 PROPÓSITO El propósito de este instructivo, es establecer el proceso para la entrega de recaudos al MEP por parte de las empresas que trabajan en el ámbito fiscal, su registro, clasificación y autorización. 2 ALCANCE Este instructivo complementa a las Normas Técnicas de Fiscalización (NTF), correspondientes a la DGFI, dependiente del MEP-Caracas. Este instructivo se refiere únicamente a las Empresas, Cooperativas y otras Formas Asociativas (en lo sucesivo: Empresas) que realizan trabajos en sistemas de medición fiscal y transferencia de custodia. No se refiere a empresas que realizan trabajos en sistemas de medición que no tengan propósitos fiscales. El alcance comprende las empresas que ofrecen los siguientes servicios: - Calibración y análisis de laboratorio. - Inspección de despachos de cantidad y calidad de hidrocarburos liquidos, gaseosos y sus derivados. - Auditorías. El proceso de diseño no es materia de este instructivo, por lo cual las empresas de ingeniería y consultoras no entran dentro del alcance del mismo. Tampoco entran dentro del alcance las empresas proveedores de equipos. 3 DEFINICIONES DEPH: Dirección de Exploración y Producción de Hidrocarburos. Anteriormente la División Técnica de Fiscalización pertenecía a la DEPH. DGFI: Dirección General de Fiscalización e Inspección. Creada el día 21 de julio del MEP: Ministerio de Energía y Petróleo ( anteriormente Ministerio de Energía y Minas) MPC: NTF: Ministerio de la Producción y el Comercio Normas Técnicas de Fiscalización SENCAMER: Servicio Autónomo Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y Reglamentos Técnicos. Organismo de Acreditación perteneciente al MPC. SMFTC: Sistema de Medición Fiscal y/o Transferencia de Custodia de hidrocarburos líquidos o gaseosos. Incluyen los sistemas de medición de compra / venta de productos derivados de los hidrocarburos. Son sistemas de medición cuya data de medición es usada para el cálculo de regalías y de impuestos. Los sistemas pueden estar constituidos por los siguientes elementos: sensores, trasmisores (hardware y software), computadores (de flujo, volumen/ hardware y software) y equipos adicionales válvulas, filtros etc. En el caso de medición en tanques, estos se consideran parte del sistema de medición. INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 2

3 4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA DGFI-LIS-02: Lista de Empresas que Actúan en el Ámbito Fiscal Nota: La lista es única, pública y transparente. NTF: Normas Técnicas de Fiscalización. Estas normas fueron emitidas, en el año 2001, por el Despacho del Viceministro de Hidrocarburos-Dirección General de Hidrocarburos- Dirección Técnica de Fiscalización (actual DGFI) y fueron enviadas por el Ministro de Energía y Minas ( actual MEP ) a las Compañías Operadoras para su aplicación inmediata y obligatoria. Norman y regulan todo lo atinente a la fiscalización de hidrocarburos líquidos y gaseosos y sus derivados, en concordancia con la LOH y la LOHG. Asimismo, sirven de guía a la industria petrolera para alcanzar por iniciativa propia y del Ejecutivo Nacional, el nivel de medición automatizado necesario en un corto plazo, que permita conocer con exactitud la producción y utilización de los recursos naturales explotados. 5 METODOLOGÍA 5.1 Introducción El MEP se ha propuesto el objetivo de lograr que los SMFTC, sean diseñados, probados, instalados, comisionados, calibrados, programados, configurados, inspeccionados, auditados y operados y que se realicen los análisis de laboratorio, de acuerdo a lo que establecen las NTF y las mejores prácticas nacionales e internacionales. Por ello el MEP considera de suma importancia que las empresas que realicen trabajos en el ámbito fiscal sean empresas especializadas que trabajen con calidad y siguiendo los principios de la normativa nacional e internacional. Para cumplir los objetivos señalados, el MEP implementa un proceso de registro, clasificación y autorización de empresas que realizan trabajos en SMFTC. Este proceso compete únicamente a la DGFI, dependiente del MEP-Caracas. Actualmente están vigentes las Normas Técnicas de Fiscalización, emitidas por el MEP, las cuales regulan los distintos aspectos atinentes a los SMFTC. En dichas normas se dan definiciones correspondientes a los conceptos de Acreditación y Entes Acreditados. La Ley del Sistema Venezolano para la Calidad nombra como Ente Rector de la Calidad al MPC, el cual a su vez crea a SENCAMER, ente público autorizado para acreditar empresas. Dicha ley también acepta a los Organismos de Acreditación privados. Los Certificados de Acreditación emitidos por SENCAMER aplican para las empresas de servicios de calibración, análisis de laboratorio e inspección. El MEP elaboró la Resolución Nº 328 publicada en Gaceta Oficial el 30 de septiembre de 2005, la cual regula lo atinente a las empresas de servicios. El alcance de los servicios correspondientes a cada empresa queda establecida en el Certificado de Acreditación o en la planilla de inscripción en SENCAMER. INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 3

4 Las empresas de servicios de calibración y análisis de laboratorio deben acreditarse de acuerdo a la norma COVENIN/ ISO Las empresas de inspección deben acreditarse de acuerdo a la norma COVENIN/ ISO Las empresas auditoras de SMFTC son autorizadas por la DGFI del MEP, mediante oficios debido a que no existen normas nacionales e internacionales para acreditar empresas que ofrezcan este tipo de servicios específicos. Las empresas se registran en el documento DGFI-LIS-02, Lista de Empresas que Realizan Trabajos en el Ámbito Fiscal. Dicha lista refleja en todo momento el estado o situación de cada empresa y es única, publica y transparente, y debe ser conocida por PDVSA, demás Compañías Operadoras y todas las Empresas que trabajan en el ámbito fiscal. 5.2 Proceso de Autorización de Empresas A continuación se describen los pasos a seguir para autorizar empresas: Nota: Toda la documentación indicada a continuación debe ser entregada en la Sede del MEP Caracas DGFI. ENTREGA DE RECAUDOS PASO 1 Las empresas entregarán a la DGFI los siguientes documentos: 1) Carta de Solicitud de Registro La Carta de Solicitud de Registro debe ser enviada al Director de la DGFI. 2) Recaudos a) Para Empresas que realizan servicios de calibración, análisis de laboratorio e inspección. Lo indicado en la Resolución Nº 328. b) Para empresas auditoras: Copia del Acta Constitutiva y de las ultimas Modificaciones Estatutarias. Informe de Presentación de las Actividades y Servicios que presta la Empresa. Resumen Curricular de cada uno de los integrantes del personal técnico especializado que integran la Empresa. Declaración de Empresa Independiente. Certificado de Sistema de Calidad. Certificado de Acreditación como Organismo Certificador. INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 4

5 PASO 2 INSPECCIÓN POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DEL MEP El Director de la DGFI solicita a los funcionarios que correspondan, según la jurisdicción, que realicen una visita de inspección a las instalaciones, en los sitios que las empresas hayan declarado en la Carta de Solicitud de Registro. Los funcionarios realizan la inspección y levantan un Acta de Inspección Durante la inspección los funcionarios deben: - Inspeccionar las instalaciones - Inspeccionar los equipos y comprobar su estado de funcionamiento - Verificar los certificados de calibración de los equipos con énfasis en: organismo o empresa que los emitió, el principio de trazabilidad de las calibraciones y la fecha de caducidad. - Elaborar una lista de equipos y aplicaciones de computación según el formato que se indica en el ANEXO A. - Revisar la documentación del sistema de calidad con énfasis en los Certificados de Acreditación (ISO e ISO 17020), Certificados en Sistemas de Gestión de la Calidad (ISO 9000), procedimientos de calibración y lista de control de calibraciones. El Acta de Inspección se redacta según lo indicado en el ANEXO A Nota: El Acta de Inspección la entregan los Inspectores Regionales a la DGFI, pero deben ser conocidas y firmadas por los representantes de las empresas. Las empresas deben tener copia de dicha acta. PASO 3 PROCESO DE CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS El proceso de clasificación es responsabilidad del Director de la DGFI. Las empresas se clasificarán según las clases indicadas en el ANEXO B, con base en la documentación entregada y el Acta de Inspección. PROCESO DE REGISTRO PASO 4 Para cada empresa se elabora una Ficha Técnica, la cual contiene todos los datos que les corresponden. INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 5

6 A su vez, las empresas se registran en el documento DGFI-LIS-02: Lista de Empresas que Realizan Trabajos en el Ámbito Fiscal. PASO 5 PROCESO DE ENTREGA DE AUTORIZACIÓN Las Empresas están autorizadas según se indica a continuación. a) Empresas que realizan servicios de calibración, análisis de laboratorio e inspección. Las Empresas que poseen Certificados de Acreditación están autorizadas hasta la fecha de vencimiento de dicho certificado. Las Empresas que no posean el Certificado de Acreditación, y que estén registradas en el MEP con anterioridad a la fecha de publicación de la Resolución Nº 328: 30 de septiembre de 2005, están autorizadas hasta el 31 de diciembre de Posterior al 31 de diciembre de 2005 serán autorizadas hasta el 30 de septiembre de 2006, siempre y cuando entreguen copia de la Planilla de Inscripción en SENCAMER, antes del 31 de diciembre de La fecha limite para la entrega del Certificado de Acreditación es el 30 de septiembre de Posterior al 30 de Septiembre de 2006, las empresas no serán autorizadas si no entregan dicho certificado. Las Empresas que no poseen Certificado de Acreditación, y que se registren en fecha posterior al 30 de septiembre de 2005, serán autorizadas hasta tres (3) meses después de la fecha de registro en el MEP. Posterior a los tres (3) meses serán autorizados hasta nueve (9) meses, siempre y cuando entreguen copia de la Planilla de Inscripción de acreditación en SENCAMER antes de cumplido los tres (3) meses. La fecha limite para la entrega del Certificado de Acreditación es de doce (12) meses posterior a la fecha de registro en el MEP. Después de dicha fecha limite, las empresas no serán autorizadas si no entregan dicho certificado. b) Empresas Auditoras. Las autorizaciones las emite la DGFI, mediante Oficios en las cuales se indica el lapso de tiempo. 6 REGISTROS Los registros que se derivan de la aplicación de esta norma son los siguientes: DGFI-LIS-02: Lista de Empresas que Actúan en el Ámbito Fiscal Comprobantes de entrega / recepción de Carta de Solicitud de Registro y Recaudos. Comunicaciones varias. INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 6

7 7 ANEXOS ANEXO A: Formato Acta de Inspección y Lista de Equipos y Aplicaciones de Computación. ANEXO B: Clases de empresas que actúan en el ámbito fiscal ANEXO C: Copia de la Resolución Nº 328 INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 7

8 ANEXO A FORMATO Acta de Inspección y Lista de Equipos y Aplicaciones de Computación. Toda Acta de Inspección debe ir acompañada de una Lista de Equipos y Aplicaciones de Computación la cual forma parte indivisa de la misma. El acta debe estar sellada y firmada Se entiende por aplicaciones de computación a los software con aplicación directa o indirecta, en la determinación de cantidad y parámetros de calidad de los hidrocarburos ( ej software de integración de cartas de registradores, software para calibración de tanques etc) ACTA DE INSPECCIÓN lugar y fecha Los suscritos ( indicar nombres, profesión y cargo), funcionarios adscritos a la Jefatura de Zona ( indicar zona), dependencia ésta del Ministerio de Energía y Petróleo, por medio de la presente hacemos constar que de acuerdo a lo ordenado por la Dirección General de Fiscalización e Inspección, según oficio N ( indicar número y fecha), hemos realizado una inspección ocular, a las instalaciones, de la empresa (indicar nombre de la empresa), ubicadas en ( indicar dirección completa), con la finalidad de confirmar la existencia y el funcionamiento de los equipos y aplicaciones de computación que se detallan en el anexo a esta acta, titulado Lista de Equipos y Aplicaciones de Computación. Se suscriben a esta acta por la empresa (indicar nombre de la empresa), los ciudadanos ( indicar nombre y cargo) En la ciudad de, a los días del mes de del año (Colocar sello del MEP) (Firmas de los funcionarios del MEP y de los representantes de la empresa) (Indicar nombres, cargos y números de cédula) INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 8

9 Lista de Equipos y Aplicaciones de Computación EMPRESA: (indicar nombre de la empresa) Esta lista se adjunta al Acta de Inspección, de la cual forma parte indivisa. Lista de Equipos DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO MARCA MODELO SERIAL CÓDIGO ASIGNADO POR LA EMPRESA CERTIFICADO DE CALIBRACIÓN EMITIDO POR FECHA DE CADUCIDAD DEL CERTIFICADO DE CALIBRACIÓN OBSERVACIONES Lista de Aplicaciones de Computación DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN DE COMPUTACIÓN (Software) MARCA VERSIÓN /AÑO DE EMISIÖN CERTIFICAD DE VALIDACIÓN ( indicar Organismo /Empresa que lo emitió) y fecha OBSERVACIONES En la ciudad de, a los días del mes de del año (Colocar sello del MEP) (Firmas de los funcionarios del MEP y de los representantes de la empresa) (Indicar nombres, cargos y números de cédula) INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 9

10 ANEXO B CLASES DE EMPRESAS QUE ACTÚAN EN EL ÁMBITO FISCAL La siguiente lista debe ser usada para clasificar y registrar las empresas según el alcance de los servicios que ofrecen Empresas de Servicios: Calibración de equipos de medición: - Flujo - Nivel - Presión - Temperatura - Densidad - Longitud (cintas de medición ) - Volumen (probadores fijos) - Masa - Registradores - Analizadores - Cromatógrafos - Medidores de agua libre - Medidores de agua y sedimentos - Teodolitos - Otras Calibración de tanques Análisis de laboratorio Inspección (verificación de medición de cantidad y calidad de hidrocarburos y sus derivados/ despachos, embarques). Auditorías INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 10

11 ANEXO C COPIA DE LA RESOLUCIÓN Nº 328 INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE RECAUDOS AL MEP-DOC: DGFI-INS-03-REV: 2 11