Manual de Usuario para las Entidades de la Ventanilla Única de Comercio Exterior VUCE. Business Process Management para Importaciones

Transcripción

1 Manual de Usuario para las Entidades de la Ventanilla Única de Comercio Exterior VUCE Business Process Management para Importaciones Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Agosto 2014

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN AL MANUAL Usabilidad y conocimientos previos Políticas de usabilidad del sistema Conocimientos previos del usuario Requerimientos del computador del usuario Seguridad del sistema Estructura general del Tramitador VUCE Bandeja de tareas Buscar Gestión de Usuario Tramitar Esquemas Tramitador Esquemas de Validación: Esquema 1: Entidad INVIMA Esquema 2: Entidad ICA Esquema 3: Entidad (2 Roles sin pago) Esquema 4: Entidad (1 Rol sin Pago): Esquema 5: Entidad (3 Roles sin Pago): Roles en Tramitador Ventanilla Entidad Analista Entidad Aprobador Entidad Analista Grupo Registro de Productores de Bienes Nacionales (RPBN) Ventanilla MinCIT Comité de Importaciones Analista MinCIT Comité de Importaciones Analista-Aprobador MinCIT Comité de Importaciones Analista Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior Actividades por Roles Página 2 de 65

3 4.1 Detalle de actividades Ventanilla Ejecutar Tarea Ventanilla Solicitar información Emitir Concepto Reasignar tareas: Detalle de actividades Analista: Ejecutar Tarea Analista Emitir concepto Reasignar Solicitar Pagos Solicitar información Detalle de actividades Aprobador Ejecutar Tarea Aprobador Emitir concepto Reasignar Visto Bueno de solicitud Detalle de actividades - Analista MinCIT Comité de Importaciones Reasignar Solicitar Información Detalle de actividades Analista Registro de Productores de Bienes Nacionales (RPBN): Ejecutar Tarea Analista RPBN Emitir Concepto Reasignar Solicitar información Detalle de actividades Analista Aprobador MinCIT Comité de Importaciones Ejecutar Tarea Analista Aprobador MinCIT Comité de Importaciones Emitir concepto Reasignar Solicitar información Aprobación total, negación y aprobación parcial Página 3 de 65

4 4.7 Detalle de actividades Analista aprobador MinCIT Grupo VUCE Ejecutar Tarea Analista Aprobador MinCIT Grupo VUCE Evaluar el registro de importación Reasignar Solicitar información Aprobación total, negación y Aprobación parcial Detalle de actividades Analista MinCIT Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior Ejecutar Tarea Analista MinCIT Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior Emitir Concepto Reasignar Solicitar información entidades visto bueno Página 4 de 65

5 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Bandeja principal de tramitador VUCE... 9 Figura 2 Estructura de Tareas del tramitador 12 Figura 3 Propietarios de las tareas Figura 4 Histórico Figura 5 Detalle de Expediente 16 Figura 6 Ayudas Figura 7 Agregar Notas Figura 8 Esquema Figura 9 Esquema Figura 10 Esquema Figura 11 Esquema Figura 12 Esquema Página 5 de 65

6 1. INTRODUCCIÓN AL MANUAL Por medio del presente manual de usuarios para las entidades y Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se puede explorar las diferentes funcionalidades que ofrece la Ventanilla Única de Comercio Exterior -VUCE- bajo una nueva plataforma tecnológica Business Process Management BPM, a través de una serie de explicaciones e imágenes para facilitar su manejo. En la Sección 1 se exponen las políticas de usabilidad del sistema las cuales integran algunas condiciones previas que deben cumplirse para la correcta visualización, manejo, seguridad y entendimiento del sistema. En la Sección 2 están las funcionalidades básicas de la bandeja de tareas del sistema, donde se explica el funcionamiento del sistema y su diseño general con el fin de dar una idea inicial del manejo de la bandeja y ofrecer una contextualización de entrada al sistema. En la Sección 3 se describen las acciones del tramitador. En la Sección 4 se nombran y describen todas las actividades que según los roles definidos pueden realizar dentro del sistema, especificando una a una las pantallas y funcionalidades a las cuales tienen acceso. Página 6 de 65

7 1. Usabilidad y conocimientos previos 1.1 Políticas de usabilidad del sistema La solución de software presentada es un aplicativo web al que se accede a través de internet, y por su naturaleza requiere el cumplimiento de ciertos requerimientos y características técnicas por parte del usuario y el computador que utilice. En ese orden de ideas, los requerimientos mencionados se listan en las siguientes secciones. 1.2 Conocimientos previos del usuario Debe tenerse en cuenta que para el adecuado manejo del sistema, el usuario debe haber desarrollado habilidades y conocimientos previos tales como: o Tener conocimiento básico sobre uso de computadores y el sistema operativo Windows. o Tener conocimientos básicos con respecto al uso de navegadores de internet como Internet Explorer, Safari o Mozilla Firefox. o Tener conocimientos en el manejo de los servicios de correo electrónico tales como Hotmail, Yahoo Mail, Gmail, etc. 1.3 Requerimientos del computador del usuario De manera adicional a los conocimientos previos que debe tener el usuario, el computador debe cumplir con los siguientes requisitos: o Tener acceso a Internet. o El monitor del equipo debe tener una resolución mínima de 800x600 pixeles. o El computador debe tener instalado como explorador de Internet: Internet Explorer (versión 9.0) Safari o Mozilla Firefox (25 o inferior). o Para trabajar con Internet Explorer (versión 9.0) se debe configurar lo siguiente: En herramientas se selecciona Herramientas de desarrollo y en la parte inferior de la pantalla se debe dar clic sobre las siguientes opciones: 1. Modo de Explorador y seleccionar Internet Explorer Modo de Documento y seleccionar Internet Explorer 9. Para Internet Explorer se debe activar en Herramientas Vista de Compatibilidad o El cliente deberá contar con Windows 7 o superior. o Visor de documentos PDF: La solución ofrece enlaces a archivos que pueden descargarse, uno de los formatos más utilizados es PDF. Si el usuario desea descargar y visualizar documentos PDF, deberá contar con un visor para este formato. Página 7 de 65

8 o El navegador de Internet debe tener desactivado el bloqueador de elementos emergentes para la URL de VUCE. o Se sugiere que el usuario firmante tenga roles de administrador local. o Java Update 56 o superior o Para verificar que la instalación de Java este correcta, ingresar a la página de Java y seleccionar la opción de Probar Java, escoger verificar en Buscar Java, dar clic sobre el botón Verificar Versión de Java y permitir que todos los plugins se ejecuten. o Instalar los programas que están en link Ayuda Importaciones PLATAFORMA ACTUAL VUCE PROGRAMAS WINDOWS 7 (32 BITS Y 64 BITS) o Se debe descargar el instructivo Proceso Firma.2.7z y realizar las configuraciones que allí se indica. link Ayuda Importaciones NUEVA PLATAFORMA BPM. 1.4 Seguridad del sistema Por ser un sistema de información que almacena datos confidenciales, se utilizan técnicas que limitan el acceso de los usuarios a las funcionalidades que ofrece la VUCE, de tal manera que la consulta, el ingreso y la modificación de datos se realice únicamente por los usuarios autorizados según su rol. En general, para el acceso al sistema se utiliza un mecanismo de autenticación por medio de un nombre de usuario y una contraseña única e intransferible para cada usuario. Página 8 de 65

9 2. Estructura general del Tramitador VUCE 2.1 Bandeja de tareas La bandeja de tareas del nuevo sistema VUCE estará enmarcada bajo la siguiente estructura, independientemente del rol con el que se encuentre logueado, con las siguientes opciones: Figura 1 Bandeja principal de tramitador VUCE Buscar Este botón permitirá realizar la búsqueda de los registros ya radicados en el sistema, a través de un número de licencia, número de radicado en caso que los trámites aún se encuentren en estado En trámite, tipo de trámite, nombre del interesado y NIT del interesado. Página 9 de 65

10 Se da click en Buscar Gestión de Usuario Esta opción le permite a todos los usuarios gestionar su contraseña y actualización de datos. Página 10 de 65

11 En la opción Cambio de Contraseñas Solicita la anterior contraseña, se crea la nueva, se confirma y se actualiza. Si se desea Modificar datos Se puede cambiar el nombre del funcionario y el correo electrónico asociado y luego se selecciona el botón Modificar datos Tramitar Este botón permite al usuario acceder a la bandeja de tareas. En ella el usuario interno del sistema (usuarios de las entidades) realizarán las acciones cotidianas sobre el expediente donde este tenga visibilidad. De igual manera, podrá tener acceso a las tareas pendientes por realizar, búsqueda de tareas, acceder al detalle de los expedientes y ejecutar las tareas sobre los expedientes que aún estén pendientes de cierre. Figura 2 Estructura de Tareas del tramitador Página 11 de 65

12 Opciones del menú TRAMITAR Actualizar Refresca la pantalla, para visualizar cambios en los registros de entrada. Buscar Para encontrar rápidamente un documento, ubicar el cursor sobre alguno de los campos en blanco que hay sobre cada columna de datos. Se puede buscar por: Nombre, Número de radicado, Tipo Tramite y NIT del interesado. Descripción de las columnas Tareas de usuario La bandeja permitirá visualizar las tareas pendientes de realizar, relacionadas con el usuario interno; entre ellas cabe destacar: Figura 3 Propietarios de las tareas Página 12 de 65

13 Nombre En esta columna se visualizan, los diferentes estados de las solicitudes a medida que van cambiando en el proceso. Esto se explica en la Sección 4. Numero de radicado Es el número de la solicitud asignada por el sistema en el momento del pago, y corresponde al número con el que se le hace seguimiento al trámite. Puede tener las siguientes siglas: IMP cuando es licencia o registro de importación IMM cuando es una modificación a la licencia o registro de importación IMC cuando es una cancelación a la licencia o registro de importación Dando click sobre el número del expediente se visualiza el histórico y se puede observar las etapas por las que ha pasado el expediente hasta la evaluación de la entidad. Tipo de trámite Figura 4 Histórico Corresponde al nombre del radicado según el trámite así: Licencia o registro de importación Modificación de la licencia o registro de importación Cancelación de la licencia o registro de importación Interesado Corresponde al nombre y NIT del importador que está solicitando el trámite. Página 13 de 65

14 Fecha última Modificación Fecha de asignación de la solicitud. Acciones Consultar Expediente o Ejecutar. Opciones del menú Expediente Documentos Se puede visualizar los documentos radicados que hacen parte del expediente. Interesados Se puede visualizar toda la información registrada por el importador. Pagos Se puede visualizar los pagos solicitados por la entidad que ya fueron efectuados por el usuario (por ahora aplica para ICA e INVIMA) Página 14 de 65

15 Nombre de la pestaña DOCUMENTOS EXPEDIENTES RELACIONADOS INTERESADOS PAGOS CONCEPTOS Fecha radicación Tipo de documento Nombre del campo Nombre del documento Descripción del documento Acciones: Abrir documento Nº de expediente Tipo trámite Acciones Usuario Nombre usuario Entidad Fecha de recepción de tarea Número de recibo Entidad que solicito el pago Concepto del pago Valor total recibo Nombre de la entidad Nombre del usuario Fecha de ingreso de comentario Descripción del comentario Figura 5 Detalle de Expediente Página 15 de 65

16 Opciones del menú EJECUTAR: Están enmarcadas bajo la siguiente estructura: Ampliar Información: donde se despliega: Información del Expediente Código: IMP Tipo de Expediente: IMPORTACIONES Estado: EN TRAMITE Información del Usuario logueado Consultas Figura 6 Ayudas Consulta de Arancel. Rut o Rue para exportaciones. Click en Consultas: Página 16 de 65

17 Para la consulta de subpartida se indica la posición arancelaria y a continuación se da click en el botón Buscar, presentando la siguiente información: Acciones a Realizar: Página 17 de 65

18 Se divide de acuerdo con los roles en la Entidad Ventanilla Analista Aprobador Analista Aprobador Ventanilla Analista Aprobador Cuerpo de pantalla tarea: Ejecutan las funcionalidades principales de la tarea. Notas: Agrega comentarios al expediente. Especifica el usuario y la hora del mismo. Información de soporte que puede ir escribiendo el revisor para su seguimiento. Figura 7 Agregar Notas En la parte inferior de la pantalla se encuentran las opciones de seguimiento a la solicitud Detalles: Describe cada una de las acciones como: Documentos, Conceptos, Requerimiento de Información, Webservice y propietario. Página 18 de 65

19 3. Esquemas Tramitador 3.1 Esquemas de Validación: Para cada entidad y según su lógica de negocio se definieron los siguientes esquemas: Esquema 1: Entidad INVIMA Figura 8 Esquema 1 El esquema 1 contiene el proceso de validación con tres roles independientes Esquema 2: Entidad ICA Figura 9 Esquema 2 Página 19 de 65

20 El esquema 2 contiene el proceso de validación con tres roles independientes Esquema 3: Entidad (2 Roles sin pago) Figura 10 Esquema 3 El esquema 3 contiene el proceso de validación con dos roles Esquema 4: Entidad (1 Rol sin Pago): Figura 11 Esquema 4 El esquema 4 contiene el proceso de validación con un rol. Página 20 de 65

21 3.1.5 Esquema 5: Entidad (3 Roles sin Pago): Figura 12 Esquema 5 El esquema 5 contiene el proceso de validación con tres roles independientes. A continuación se presenta la tabla de referencia de esquemas según la Entidad de validación: Entidad AGENCIA NACIONAL DE MINERIA - ANM 3 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS - ANH 3 AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA AUNAP 3 AUTORIDAD NACIONAL DE LICENCIAS AMBIENTALES - ANLA 5 FONDO NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES - FNE 3 ICA ALIMENTOS PARA ANIMALES Y SALES MINERALES 2 ICA BIOINSUMOS AGRÍCOLAS 2 ICA BIOLÓGICOS VETERINARIOS 2 ICA FERTILIZANTES Y ACONDICIONADORES DEL SUELO 2 ICA FITOSANITARIO 2 ICA MEDICAMENTOS VETERINARIOS 2 ICA PLAGUICIDAS QUÍMICOS 2 Esquema Página 21 de 65

22 ICA ZOOSANITARIO 2 INDUSTRIA MILITAR - INDUMIL 3 INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS - INVIMA 1 MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL - MADR 3 MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO MinCIT 3 MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO - MinJusticia 3 MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES 4 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA - MinMinas 4 MINISTERIO DE SALUD Y DE LA PROTECCION SOCIAL MinSalud 3 MINISTERIO DE TRANSPORTE - MinTransporte 4 SERVICIO GEOLOGICO COLOMBIANO - SGC 5 SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO SIC 5 SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA - SUPERVIGILANCIA 4 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL XIII BRIGADA Roles en Tramitador Ventanilla Entidad Analista Entidad Aprobador Entidad Rol Descripción Usuario de la entidad que se encarga de direccionar las tareas a los diferentes analistas encargados; a su vez puede solicitar subsanaciones al usuario interesado o pagos a realizar. Usuario de la entidad que se encarga de emitir un concepto del trámite en cuestión. A su vez, puede solicitar subsanaciones al usuario interesado o pagos a realizar. Puede derivar la tarea dentro de su rol y/o enviar al rol aprobador para su cierre. Usuario de la entidad que se encarga de aprobar el Visto Bueno emitido por el analista de la entidad y firmar el documento. Puede reasignar la tarea Página 22 de 65

23 dentro de su rol y/o enviar al rol analista para su corrección. Ventanilla: MinCIT - Comité de Importaciones Analista aprobador MinCIT - Comité de Importaciones Analista aprobador MinCIT - Comité de Importaciones régimen licencia previa Analista aprobador MinCIT - Grupo VUCE régimen libre importación Analista: MinCIT -Grupo Registro de Productores de Bienes Nacionales Usuario del Comité de Importaciones que se encarga de direccionar las licencias a los diferentes analistas del Comité de Importaciones. Puede solicitar subsanaciones al usuario interesado y requerir el visto bueno a otras entidades o al analista del Grupo de Registro de Productores de Bienes Nacionales. Usuario del Comité de Importaciones del MinCIT que se encarga de emitir un concepto del trámite en cuestión. Puede solicitar subsanaciones al usuario interesado, solicitar concepto al analista del Grupo Registro de Productores de Bienes Nacionales y solicitar el segundo concepto a otro analista aprobador del Comité de Importaciones Usuario del Comité de Importaciones del MinCIT que se encarga de emitir un concepto del trámite en cuestión. Puede solicitar subsanaciones al usuario interesado, solicitar concepto al analista del Grupo Registro de Productores de Bienes Nacionales, solicitar el segundo concepto a otro analista aprobador del Comité de Importaciones, aprobar o negar el concepto emitido y firmar el documento. Usuario del Grupo VUCE del MinCIT que se encarga de evaluar y decidir toda la información del registro de importación, así como verificar el concepto de visto bueno emitido por la entidad de control y firmar el documento. Puede derivar la tarea dentro de su rol al coordinador del Grupo o enviar la solicitud a consulta al Grupo de Diseño de Operaciones de Comercio Exterior del MinCIT. Usuario del Grupo de Registro de Productores de Bienes Nacionales que se encarga de emitir un concepto a una licencia de importación para que el Página 23 de 65

24 Analista: MinCIT - Grupo de Diseño y Administración de Operaciones de Comercio Exterior 3.3 Ventanilla Entidad Rol Actividad Ventanilla Entidad Comité de Importaciones evalué la solicitud, de acuerdo a este concepto. Usuario del Grupo de Diseño y Administración de Operaciones de Comercio Exterior se encarga de emitir el concepto en la solicitud de importación para que el analista aprobador del Grupo VUCE del MinCIT pueda decidir sobre la viabilidad del registro de importación solamente cuando el Grupo VUCE lo requiera. Analizar y direccionar la tarea al rol analista de la entidad. El usuario ventanilla de la entidad se encarga de validar toda la información aportada por el solicitante, tanto los datos del formulario como los documentos adjuntos. Si su análisis es satisfactorio puede seleccionar el usuario analista para continuar con el trámite. Puede marcar la tarea con una fecha límite propuesta para hacer atendida dentro de la entidad o si considera necesario marcarla como urgente para su atención prioritaria. Lo anterior generará una serie de colores que se reflejará en la bandeja de tareas del usuario analista seleccionado por el usuario ventanilla de la entidad. El usuario ventanilla de la entidad podrá realizar 3 actividades principales: Solicitar subsanación. Solicitar un pago. Asignar a un analista de la entidad. (Asignar la licencia o registro de importación a un analista de la Entidad) Una vez finalizada esta tarea, si el usuario ventanilla de la entidad determina que se debe hacer una subsanación, envía primero la notificación al usuario interesado. Página 24 de 65

25 Una vez finalizada esta tarea, si el usuario ventanilla de la entidad determina que se debe hacer un pago adicional, envía primero la notificación al usuario interesado. Acciones permitidas Asignar a analista (Tarea principal) Marcar como urgente la tarea Seleccionar fecha límite Solicitar pago al solicitante Solicitar subsanación al solicitante Agregar Notas al expediente Atrás (Volver a la bandeja) Continuar (Ejecutar tarea) Consultar detalle del expediente Acceso a consultas de Arancel y Consultas de tramitador Reglas de negocio - El usuario ventanilla puede marcar como urgente la tarea al usuario analista de su entidad. - El usuario ventanilla no puede realizar dos requerimientos en paralelo al usuario (pago y subsanación). - Estado del Expediente: Validación del visto bueno entidad. Página 25 de 65

26 Pantalla: 3.4 Analista Entidad Rol Actividad Analista Entidad Analizar y direccionar la tarea al rol aprobador de la entidad. El usuario analista de la entidad se encarga de validar toda la información aportada por el solicitante, tanto los datos del formulario como los documentos adjuntos. Si su análisis es satisfactorio, puede seleccionar el usuario aprobador para continuar con el trámite. Puede marcar la tarea con una fecha límite propuesta para hacer atendida dentro de la entidad o si considera necesario marcarla como urgente para su atención prioritaria. Lo anterior generará una serie de colores que se reflejará en la bandeja de áreas del usuario aprobador de destino. Página 26 de 65

27 El Analista podrá realizar 5 actividades principales: Solicitar subsanación. Solicitar un pago. Asignar a un analista de la entidad. Emitir conceptos. Consultar registro WS (por ahora aplica para el ICA e INVIMA) Una vez finalizada esta tarea, si el usuario analista de la entidad determina que debe solicitar una subsanación, se envía primero la notificación al usuario interesado. Una vez finalizada esta tarea, si el usuario analista de la entidad determina que debe solicitar un pago adicional, se envía primero la notificación al usuario interesado. Acciones permitidas Emitir concepto (Tarea principal) Consultar referencia Agencia de Aduanas en WS de la Entidad, pantalla dual. Asignar a usuario aprobador Marcar como urgente la tarea Seleccionar fecha límite Solicitar pago al importador Solicitar subsanación al importador Agregar Notas al expediente Atrás (Volver a la bandeja) Continuar (Ejecutar tarea) Consultar detalle del expediente Acceso a consultas de Arancel y Consultas de tramitador Página 27 de 65

28 Reglas de negocio - El usuario analista puede marcar como urgente la tarea al usuario analista o ventanilla de su entidad. - El usuario analista NO puede realizar dos requerimientos en paralelo al usuario (pago y subsanación). - Puede emitir y editar sus propios conceptos, pero no modificar los de otros analistas sobre el mismo expediente. - Estado del expediente: Validación del visto bueno entidad. Pantalla 3.5 Aprobador Entidad Rol Actividad Aprobador entidad Analizar y aprobar el visto bueno de la entidad El usuario aprobador de la entidad, se encarga de validar toda la información aportada por el solicitante, tanto los datos del formulario como los documentos adjuntos. Página 28 de 65

29 Si su análisis es satisfactorio puede generar el registro del Visto Bueno completando la información de la generación del documento de visto bueno. El usuario aprobador una vez confirmada la generación del documento firma el visto bueno El aprobador podrá realizar 4 actividades principales: Asignar a un aprobador de la entidad. Asignar a un analista de la entidad. Emitir conceptos. Emitir y firmar visto bueno de la Entidad. Una vez finalizada esta tarea, si el aprobador de la entidad determina que debe hacer una corrección devuelve la licencia o registro de importación a un analista de la entidad. Acciones permitidas Emitir y firmar Visto Bueno de la Entidad (Tarea principal) Emitir concepto Asignar a aprobador de esquema 1 Asignar a analista de esquema 1 Marcar como urgente la tarea Seleccionar fecha límite Agregar Notas al expediente Atrás (Volver a la bandeja) Continuar (Ejecutar tarea) Consultar detalle del expediente Acceso a consultas de arancel y consultas de tramitador Página 29 de 65

30 Reglas de negocio - El usuario aprobador puede marcar como urgente la solicitud al usuario aprobador o analista de su entidad. - Si al momento de firmar tiene problemas de firma puede re direccionar la licencia o registro de importación a otro aprobador de la entidad para que firme la solicitud. - Antes de firmar el visto bueno visualiza el documento. - Puede emitir y editar sus propios conceptos, pero no modificar los conceptos de otros aprobadores del mismo expediente. - Siempre se firma el documento. - Estado del expediente: Validación del visto bueno entidad. - En caso de requerir correcciones y/o modificaciones del analista en la emisión del concepto, puede reasignar nuevamente el trámite al analista de la entidad. Pantalla Página 30 de 65

31 3.6 Analista Grupo Registro de Productores de Bienes Nacionales (RPBN) Rol Actividad Analista Grupo Registro de Productores de Bienes Nacionales RPBN. Analizar y conceptuar por parte del Grupo de Registro de Productores de Bienes Nacionales RPBN. El usuario analista del Grupo Registro de Productores de Bienes Nacionales se encarga de comparar la información aportada por el solicitante, relacionada con la subpartida arancelaria y la descripción de la mercancía indicada en la solicitud de la licencia de importación, como los documentos adjuntos, con la base de datos del Registro de Productores de Bienes Nacionales. Una vez emitido el concepto de existencia o no de producción nacional, puede seleccionar el usuario analista RPBN siguiente por conceptuar para continuar con el trámite. El analista podrá realizar 4 actividades principales: Asignar la solicitud de licencia a un analista del Grupo de Registro de Productores de Bienes Nacionales. Asignar la solicitud de licencia al Comité de Importaciones. Solicitar requerimiento al usuario de aclaraciones, catálogos técnicos Emitir conceptos. Acciones permitidas Emitir concepto (Tarea principal) Asignar a siguiente analista del Grupo de Registro de Productores de Bienes Nacionales. Asignar al Comité de Importaciones. Agregar Notas al expediente Atrás (Volver a la bandeja). Página 31 de 65

32 Continuar (Ejecutar tarea). Consultar detalle del expediente. Acceso a consultas de Arancel Consulta la base de datos del Registro de Productores de Bienes Nacionales Reglas de negocio - Puede emitir y editar sus propios conceptos, pero no modificar los de otros analistas sobre el mismo expediente. - La tarea se puede enviar al Comité de Importaciones solamente cuando no falta un usuario por generar su concepto sobre el expediente. - Estado del expediente: Validación del visto bueno MinCIT. Pantalla Página 32 de 65

33 3.7 Ventanilla MinCIT Comité de Importaciones Rol Actividad Ventanilla MinCIT Comité de Importaciones Analizar y direccionar la tarea al rol analista aprobador del MinCIT del Comité de Importaciones El usuario ventanilla del MinCIT-Comité de Importaciones se encarga de validar toda la información aportada por el solicitante, en la licencia de importación y en los documentos adjuntos. Si su análisis es satisfactorio puede asignar al usuario analista aprobador para continuar con el trámite. Opcionalmente, puede marcar la tarea con una fecha límite propuesta para hacer atendida dentro de la entidad o marcarla como urgente para su atención prioritaria. Lo anterior generará una serie de colores que se reflejará en la bandeja de áreas del usuario de destino. El analista de ventanilla podrá realizar 4 actividades principales: Solicitar subsanación. Asignar a un analista aprobador del Comité de Importaciones. Asignar a un analista del Grupo Registro de Productores de Bienes Nacionales. Solicitar visto bueno a otra entidad. Una vez finalizada esta tarea, si el analista de ventanilla determina que debe hacer una subsanación, envía primero la notificación al usuario interesado. Acciones permitidas Asignar a analista aprobador del MinCIT Comité de Importaciones (Tarea principal) Asignar a entidad visto bueno (Relanzamiento) Marcar como urgente la tarea Seleccionar fecha límite Solicitar subsanación al peticionario Página 33 de 65

34 Agregar Notas al expediente Atrás (volver a la bandeja) Continuar (ejecutar tarea) Consultar detalle del expediente Acceso a consultas de arancel y consultas del expediente (flujo del documento) Reglas de negocio - El usuario ventanilla puede marcar como urgente la tarea al usuario analista aprobador del Comité de Importaciones del MinCIT. - El usuario ventanilla puede realizar dos o más requerimientos en paralelo ante las entidades de visto bueno y subsanación. - Estado del expediente: Validación del documento Comité de Importaciones. Pantalla Página 34 de 65

35 3.8 Analista MinCIT Comité de Importaciones Rol Actividad Aprobador MinCIT Comité de Importaciones Analizar y aprobar el visto bueno del Comité de Importaciones El usuario analista del Comité de Importaciones se encarga de validar toda la información aportada por el solicitante, tanto los datos de la licencia de importación como los documentos adjuntos. Si su análisis es satisfactorio, puede generar el respectivo concepto de visto bueno. Una vez ingresado el primer concepto, asigna a un segundo analista aprobador del Comité, para que emita su respectivo concepto. El analista podrá realizar 5 actividades principales: Asignar a un analista aprobador del Comité de Importaciones. Asignar a ventanilla del Comité de Importaciones. Emitir conceptos. Asignar a un analista del Grupo Registro de Productores de Bienes Nacionales Solicitar subsanación al usuario. Si el analista del Comité de Importaciones determina que se debe hacer una corrección adicional, devuelve la licencia de importación a la ventanilla del Comité de Importaciones. Si por otro lado el analista determina que se debe hacer una subsanación, envía primero la notificación al usuario interesado. Acciones permitidas Emitir concepto (Tarea principal) Asignar a analista del Comité de Importaciones del MinCIT (Tarea principal) Asignar a analista aprobador del Comité de Importaciones. Asignar a ventanilla del Comité de Importaciones. Página 35 de 65

36 Solicitar subsanación al peticionario Marcar como urgente la tarea. Seleccionar fecha límite. Agregar Notas al expediente. Atrás (volver a la bandeja). Continuar (ejecutar tarea). Consultar detalle del expediente. Acceso a consultas de Arancel y consultas del expediente (flujo del documento) Reglas de negocio - El usuario analista puede marcar como urgente la tarea al usuario analista aprobador. - Si al momento de emitir el concepto tiene problemas de firma puede re direccionar la tarea a otro a analista aprobador del Comité para que lo emita. - Puede emitir y editar sus propios conceptos, pero no modificar los de otros analistas aprobadores sobre el mismo expediente. Pantalla Página 36 de 65

37 3.9 Analista-Aprobador MinCIT Comité de Importaciones Rol Actividad Analista-Aprobador Comité de Importaciones Analizar y aprobar el visto bueno del Comité de Importaciones El usuario aprobador del Comité de Importaciones se encarga de validar toda la información aportada por el solicitante, tanto los datos de la licencia de importación como los documentos adjuntos. Si su análisis es satisfactorio puede confirmar y generar el respectivo concepto de visto bueno. Una vez haya común acuerdo entre los conceptos del analista y del analista aprobador, se genera el documento del Comité de Importaciones con la firma del mismo, y en paralelo se genera el cierre de la licencia. El aprobador podrá realizar las siguientes actividades: Asignar a un analista del Comité de Importaciones. Asignar a un analista aprobador del Comité de Importaciones. Asignar a un analista del Grupo de Registro de Productores de Bienes Nacionales. Solicitar visto bueno a otra entidad. Consultar riesgos Emitir conceptos. Emitir y firmar visto bueno de la Entidad. Emitir y firmar documento del Comité de Importaciones. Solicitar subsanación Si el analista aprobador del Comité de Importaciones determina que se debe hacer una corrección adicional, devuelve la licencia de importación a la ventanilla del Comité de Importaciones. Página 37 de 65

38 Si por otro lado el analista aprobador determina que se debe hacer una subsanación, se envía primero la notificación al usuario interesado. Acciones permitidas Emitir y firmar documento del Comité de Importaciones (Tarea principal) Asignar a analista del MinCIT Grupo Registro de Productores de Bienes Nacionales. Asignar a entidad de visto bueno Emitir concepto Asignar a analista aprobador del Comité de Importaciones. Solicitar subsanación al solicitante Marcar como urgente la tarea. Seleccionar fecha límite. Agregar Notas al expediente. Atrás (volver a la bandeja). Continuar (ejecutar tarea). Consultar detalle del expediente. Acceso a consultas de Arancel y consultas de expediente (flujo del documento). Reglas de negocio - El usuario aprobador puede marcar como urgente la tarea al usuario aprobador o analista de su entidad. - Si al momento de firmar tiene problemas de firma puede re direccionar la licencia de importación a otro aprobador del Comité de Importaciones del MinCIT para que firme la solicitud. - Antes de firmar el documento del Comité de Importaciones lo visualiza. - Puede emitir y editar sus propios conceptos, pero no modificar los de otros aprobadores sobre el mismo expediente. - Siempre se firma el documento. Página 38 de 65

39 - Si el documento del Comité de importaciones es aceptado total o parcialmente, se genera número de licencia con su respectivo concepto de aprobación. - Si los dos conceptos son negativos no se permite generar documento de licencia y se envía a cierre de licencia con el concepto del Comité negado. Si el documento del Comité es negado, no genera la licencia y se notificará al solicitante la finalización del trámite. - Estado del Expediente: Validación del documento del Comité de Importaciones. Pantalla 3.10 Analista Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior Rol Actividad Analista Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior Analizar y conceptuar por parte del Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior. El usuario analista del Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior se encarga de evaluar y analizar la consulta solicitada por el Grupo VUCE. El analista podrá emitir conceptos. Página 39 de 65

40 Acciones permitidas Emitir concepto (Tarea única) Atrás (volver a la bandeja) Continuar (ejecutar tarea) Consultar detalle del expediente Acceso a consultas de arancel. Reglas de negocio - Puede emitir y editar sus propios conceptos, pero no modificar los de otros analistas sobre el mismo expediente. - Estado del expediente - Debe asignar la solicitud una vez evaluada, al funcionario del comité, que la había enviado a la subdirección. Pantalla Página 40 de 65

41 4. Actividades por Roles 4.1 Detalle de actividades Ventanilla Ejecutar Tarea Ventanilla Un usuario con Rol Ventanilla puede ejecutar las tareas de subsanación y reasignación. Para estos roles la tareas estarán marcadas con el nombre de Solicitud a Evaluar Solicitar información Un usuario con rol de ventanilla puede llevar a cabo la subsanación (solicitud de información) a los usuarios externos (importadores, exportadores, agencias de aduanas y apoderados especiales). Se indican los comentarios donde se requiere la información que se necesita para continuar con el trámite. Tiene un tamaño de 3800 caracteres. Página 41 de 65

42 4.1.3 Emitir Concepto Un usuario con rol de ventanilla puede llevar a cabo la emisión de conceptos de los trámites que tiene asignados. Todos los comentarios hechos por los distintos usuarios pueden ser visualizados en la pestaña de comentarios ubicada en la parte inferior de la pantalla. Se permite eliminar el comentario de la grilla, siempre y cuando la fila del comentario pertenece al usuario autenticado Reasignar tareas: Un usuario con rol ventanilla puede llevar a cabo la asignación de tareas a otros usuarios de su mismo rol o avanzar la tarea a los analistas o aprobadores. Debe seleccionar el usuario que debe realizar la tarea, una fecha límite si la requiere y marcar como urgente (solo si es necesario), luego se da click en el botón Asignar a Analista o Aprobador según corresponda y la tarea es enviada a ese usuario y desaparecerá de la bandeja de tareas. Página 42 de 65

43 4.2 Detalle de actividades Analista: Ejecutar Tarea Analista Un usuario con Rol analista puede ejecutar la tarea de emitir conceptos, reasignar, solicitar información, y las entidades ICA e INVIMA podrán solicitar pagos. Para estos roles la tareas estarán marcadas con el nombre de Solicitud por analizar Emitir concepto Un usuario con rol de analista puede llevar a cabo la emisión de conceptos de los trámites que tiene asignados. Todos los comentarios hechos por los distintos usuarios pueden ser visualizados en la pestaña de comentarios ubicada en la parte inferior de la pantalla. Página 43 de 65

44 Se permite eliminar el comentario de la grilla, siempre y cuando la fila del comentario pertenece al usuario autenticado Reasignar Un usuario con rol analista puede llevar a cabo la asignación de tareas a otros usuarios de su mismo rol o avanzar la tarea a los analistas o aprobadores. Debe seleccionar el usuario que debe realizar la tarea, una fecha límite si la requiere y marcar como urgente (solo si es necesario); luego se da click en el botón Asignar a Analista o Aprobador según corresponda y la tarea es enviada a ese usuario y desaparecerá de la bandeja de tareas. Página 44 de 65

45 4.2.4 Solicitar Pagos Solo ICA e INVIMA solicitan un pago a los usuarios externos que requieran un visto bueno de la Entidad. Debe indicar la cantidad de ítems a cobrar. Si sobrepasa la cantidad máxima que tenga la solicitud, saldrá un mensaje de validación. Se selecciona el botón calcular y mostrará el valor total que se debe pagar por el trámite y se enviará al usuario importador Solicitar información Un usuario con rol de analista puede llevar a cabo la subsanación (solicitud de información) a los usuarios externos (importadores, exportadores agencias de aduanas o apoderados especiales. Se indican los comentarios, requiriendo la información necesaria para continuar con el trámite. Tiene un tamaño de 3800 caracteres. Página 45 de 65

46 4.3 Detalle de actividades Aprobador Ejecutar Tarea Aprobador Un usuario con Rol aprobador puede ejecutar tareas de emitir conceptos, reasignar, visto bueno de la solicitud. Para estos roles la tareas estarán marcadas con el nombre de Finalizar solicitud Emitir concepto Un usuario con rol de aprobador puede llevar a cabo la emisión de conceptos de los trámites que tiene asignados. Todos los comentarios hechos por los distintos usuarios pueden ser visualizados en la pestaña comentarios ubicada en la parte inferior de la pantalla Se permite eliminar el comentario de la grilla; siempre y cuando la fila del comentario pertenece al usuario autenticado. Página 46 de 65

47 4.3.3 Reasignar Un usuario con rol aprobador puede llevar a cabo la asignación de tareas a otros usuarios de su mismo rol o devolverla a un analista. Debe seleccionar el usuario que debe realizar la tarea, una fecha límite si la requiere y marcar como urgente (solo si es necesario), luego se da click en el botón Asignar a Analista o Aprobador según corresponda y la tarea es enviada a ese usuario y desaparecerá de la bandeja de tareas Página 47 de 65

48 4.3.4 Visto Bueno de solicitud Un usuario con rol aprobador emite un concepto de visto bueno referente a un trámite. Se debe seleccionar el concepto de la aprobación: Si, No o No Requiere, luego se hace un comentario que es obligatorio y la fecha de vigencia, solo si es necesaria, se genera el concepto y se visualiza el PDF de visto bueno en pantalla para validar que esté correcto, si es así, se acepta y se firma digitalmente. Página 48 de 65

49 4.4 Detalle de actividades - Analista MinCIT Comité de Importaciones Reasignar Los usuarios tienen 3 opciones: De ser necesario puede enviar la solicitud nuevamente a una o varias entidades (Relanzamiento). Enviar nuevamente la solicitud al Grupo de Registro de Registro de Productores de Bienes Nacionales, para esta opción existe un botón. Enviar el tramite al usuario aprobador, para que finalice la solicitud. Página 49 de 65

50 4.4.2 Solicitar Información Un usuario con rol de analista del Grupo de Registro de Productores de Bienes Nacionales puede llevar a cabo la subsanación (solicitud de información) a los usuarios externos (importadores, exportadores, agencias de aduanas o apoderados especiales. Se indican los comentarios donde se solicita la información que se requiere para continuar con el trámite. Tiene un tamaño de 3800 caracteres. Página 50 de 65

51 4.5 Detalle de actividades Analista Registro de Productores de Bienes Nacionales (RPBN): Ejecutar Tarea Analista RPBN. Un usuario con Rol analista RPBN, puede ejecutar las tareas de emitir conceptos, reasignar, solicitar información. Para estos roles las tareas estarán marcadas con el nombre de Solicitud por analizar PN Emitir Concepto Un usuario analista RPBN tendrá una lista con las subpartidas que tenga el trámite. En la grilla inferior aparecerá la fecha del comentario, el nombre del analista (loggeado), la entidad, la descripción del comentario (va concatenada el número de la subpartida con el comentario) y la opción de eliminar, en el caso en que desee corregir el comentario. Página 51 de 65

52 Para las subpartidas que hayan tenido conceptos automáticos generados por la respuesta del web service de la base de datos del RPBN, o los conceptos de otros analistas: Reasignar Permite reasignar la solicitud a otro analista RPBN, que se encuentre en el listado de usuarios y puede enviar la licencia de importación al Comité de Importaciones solo si todas las subpartidas de la solicitud están conceptuadas Solicitar información Un usuario con rol de analista del Grupo de Registro de Productores de Bienes Nacionales puede llevar a cabo la subsanación (solicitud de información) a los usuarios externos (importadores, exportadores, agencias de aduanas o apoderados especiales). Se indica el requerimiento, en solicitar información. Este campo tiene un tamaño de 3800 caracteres. Página 52 de 65

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54 4.6 Detalle de actividades Analista Aprobador MinCIT Comité de Importaciones Ejecutar Tarea Analista Aprobador MinCIT Comité de Importaciones Un usuario con Rol analista aprobador puede ejecutar las tareas de emitir concepto, reasignar, solicitar información y generar concepto en las solicitudes: Aprobación Total, Aprobación Parcial y Negación. Para estos roles la tareas estarán marcadas con el nombre de Solicitud por finalizar (PREVIA) Emitir concepto Un usuario analista aprobador tendrá la opción de señalar comentarios adicionales a la solicitud, podrá indicar todos los que considere necesarios. En la grilla inferior aparecerá la fecha del comentario, el nombre del analista (logueado), la entidad, la descripción del comentario (va concatenada el número de la subpartida con el comentario) y acciones que permite eliminar en dado caso, el comentario para corregirlo. Página 54 de 65

55 4.6.3 Reasignar Permite al aprobador reasignar la solicitud a otro usuario de su mismo grupo o devolverla a un usuario ventanilla del Comité de Importaciones, se debe primero seleccionar el grupo y en seguida el usuario específico que debe realizar la tarea Solicitar información Un usuario con rol de analista aprobador puede llevar a cabo la subsanación (solicitud de información) a los usuarios externos (importadores, exportadores, agencias de aduanas o apoderados especiales. Se indican los comentarios en el campo solicitud al usuario. Este campo tiene un tamaño de 3800 caracteres. Página 55 de 65

56 4.6.5 Aprobación total, negación y aprobación parcial Aprobación Total Opcionalmente se indica un comentario al concepto de aprobación y de manera obligatoria una fecha de vigencia, se da click en el botón Generar Concepto, luego se visualizará el documento PDF (con el objetivo de que los aprobadores verifiquen los comentarios que indicaron y tengan la opción de corregir dando click en el botón corregir ); de lo contrario, se escoge la opción aceptar, se selecciona el token, firma digitalmente y finaliza la solicitud. Se muestra en pantalla el número de Licencia generado Página 56 de 65

57 Negación Se debe seleccionar la causal de negación de la lista desplegable y opcionalmente se indica un comentario al concepto, se da click en el botón Generar Concepto, luego se visualizará el documento PDF con el objeto de que los asesores revisen los comentarios que señalaron y tengan la opción de corregir dando click en el botón corregir ; de lo contrario, se escoge la opción aceptar, luego se selecciona el token, firma digitalmente y finaliza la solicitud. Por ser una negación no genera número de licencia de importación. Página 57 de 65

58 Aprobación Parcial En pantalla se muestra el listado de todas las subpartidas de la solicitud y se debe seleccionar la causal de negación por cada subpartida y opcionalmente se hace un comentario al concepto y se da click en el botón Generar Concepto, luego se visualizará el documento PDF que se generará (con el objetivo de que los asesores revisen los comentarios que indicaron y tengan la opción de corregir dando click en el botón corregir, de lo contrario se da la opción aceptar, se selecciona el token, firma digitalmente el documento y finaliza la solicitud. Página 58 de 65

59 4.7 Detalle de actividades Analista aprobador MinCIT Grupo VUCE Ejecutar Tarea Analista Aprobador MinCIT Grupo VUCE Un usuario con Rol analista aprobador Grupo VUCE puede ejecutar las tareas de evaluar, reasignar al coordinador del grupo, solicitar información al importador y decidir la solicitud con alguno de los siguientes conceptos: aprobación total, aprobación parcial o negación. Para estos roles la tareas estarán marcadas con el nombre de Solicitud por finalizar (LIBRE) Evaluar el registro de importación Un usuario analista aprobador del Grupo VUCE revisará el registro de importación de acuerdo con el procedimiento establecido y aplicando la normatividad vigente. Igualmente, verificará el concepto en el documento de visto bueno de las entidades de control y emitirá el concepto definitivo. Página 59 de 65

60 4.7.3 Reasignar El analista aprobador podrá reasignar la solicitud únicamente al Coordinador del Grupo VUCE para que este a su vez la reasigne a otro analista aprobador Solicitar información Un usuario con rol de analista aprobador del Grupo VUCE puede llevar a cabo la subsanación (solicitud de información) a los usuarios externos (importadores, agencias de aduanas o apoderados especiales. Se indica la información requerida en el campo Solicitud al Usuario, el campo tiene un tamaño de 3800 caracteres. Página 60 de 65

61 4.7.5 Aprobación total, negación y Aprobación parcial Aprobación total Opcionalmente, se indica un comentario en el campo Concepto y de manera obligatoria una fecha de vigencia, se da click en el botón Generar Concepto, luego se visualizará el documento PDF con el objeto de que los analistas aprobadores revisen los comentarios que indicaron y si se debe cambiar el comentario se da click en el botón corregir ; de lo contrario, se da la opción aceptar, se selecciona el token, firma digitalmente y finaliza la solicitud. Se firma Página 61 de 65

62 Se muestra en pantalla el número de Registro generado Negación Se debe seleccionar la causal de negación en la lista desplegable y obligatoriamente se debe indicar un comentario al concepto, se da click en el botón Generar Concepto, luego se visualizará el documento PDF con el objeto de que los analistas aprobadores revisen los comentarios que indicaron y en el caso de cambiar el concepto se da click en el botón corregir, de lo contrario se escoge la opción aceptar, se selecciona el token, se firma digitalmente y finaliza la solicitud. Por ser una negación no genera número de registro de importación. Página 62 de 65

63 Aprobación Parcial En pantalla se muestra el listado de todas las subpartidas de la solicitud y se debe seleccionar la causal de negación por cada subpartida, obligatoriamente se indica el comentario al concepto de negación y se da click en el botón Generar Concepto, luego se visualizará el documento PDF con el objetivo de que los analistas aprobadores revisen los comentarios que indicaron y en el caso de cambiar el concepto se da click en el botón corregir, de lo contrario se escoge la opción aceptar, las subpartidas aprobadas es opcional el comentario, se da click en el botón aceptar se selecciona el token, se firma digitalmente y finaliza la solicitud. Página 63 de 65

64 4.8 Detalle de actividades Analista MinCIT Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior Ejecutar Tarea Analista MinCIT Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior Un usuario con Rol analista del Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior puede ejecutar la tarea de emitir conceptos. Para estos roles las tareas estarán marcadas con el nombre de Solicitud por analizar (Diseño) Emitir Concepto Un usuario analista del Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior tendrá la opción de indicar cuántos comentarios crea necesarios en la solicitud. En la grilla inferior aparecerá la fecha del comentario, el nombre del analista (loggeado), la entidad, la descripción del comentario (va concatenada el número de la subpartida con el comentario) y la opción de eliminar, en caso que desee corregir el comentario. Página 64 de 65

65 4.8.3 Reasignar Permite reasignar la solicitud a otro analista del Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior. Se debe primero seleccionar el grupo y en seguida el usuario específico que debe realizar la tarea Solicitar información entidades visto bueno Un usuario con rol de analista del Grupo Diseño de Operaciones de Comercio Exterior podrá hacer consultas a las entidades de visto bueno a fin de emitir concepto a los requerimientos y solicitudes de información de los analistas aprobadores del Grupo Ventanilla Única de Comercio Exterior VUCE, régimen libre importación. 1 Página 65 de 65