Evaluación del sistema de seguimiento de la FSCC. Versión 2.0 Software para la gestión de Indicadores

Transcripción

1 2013 Evaluación del sistema de seguimiento de la FSCC. Versión 2.0 Software para la gestión de Indicadores Fundación Smurfit Cartón de Colombia. Ing. Rafael Alberto Moreno Parra 15/02/2013

2 Contenido Introducción... 4 Pantalla de inicio de sesión... 5 Iniciando sesión como usuario Administrador del Sistema... 6 Gestionar usuarios tipo Administrador... 8 Gestionar usuarios tipo Coordinador de Proyectos Iniciando sesión como Coordinador de Proyectos Gestión de Zonas Gestión de Programas Gestión de SubProgramas Gestión de Coordinadores de Zona Zonas que administran los Coordinadores de Zona Gestión de Categorías Gestión de Variables Gestión de indicadores comunes Informes y consolidados Ver logros de las diferentes zonas, organizaciones, resultados, proyectos, actividades Informe de beneficiarios Informe de asociados Informe de financiación de proyectos Iniciando sesión como Usuario Coordinador de Zona Menú del Coordinador de Zona Crear técnicos de proyecto Gestionar organizaciones de esa zona Asociar/disociar indicadores comunes a la organización Línea base y meta de indicadores comunes Gestionar Proyectos Gestionar Indicadores de Propósito Gestión de Resultados Gestión de Indicadores de Resultado Gestión de Actividades por Resultado Gestión de Indicadores por Actividad Rafael Alberto Moreno Parra Página 2

3 Hacer que un técnico de proyecto gestione un determinado proyecto Informes que maneja el coordinador de zona Iniciando sesión como usuario técnico de proyecto Hacer seguimiento a Indicadores de Propósito Hacer seguimiento a Indicadores de Resultado Hacer seguimiento a Indicadores de Actividad Seguimiento a Indicadores comunes Rafael Alberto Moreno Parra Página 3

4 Introducción Evaluación del sistema de seguimiento de la FSCC. Versión 2.0 Evaluación del sistema de seguimiento de la FSCC es un software que sirve para gestionar (crear, asignar y hacerle seguimiento) a un conjunto de indicadores que miden cuantitativamente el comportamiento de los proyectos que son llevados por las organizaciones que están supeditadas por la Fundación Smurfit Cartón de Colombia. Este software ejecuta como una aplicación WEB, es decir, es instalada en un servidor en Internet y los usuarios pueden acceder a esta a través de un navegador (Internet Explorer, Opera, Safari, Mozilla Firefox, Google Chrome). Rafael Alberto Moreno Parra Página 4

5 Pantalla de inicio de sesión Toda aplicación WEB inicia con una pantalla de inicio de sesión en el que cada usuario se identifica con una identificación de sesión y una contraseña. Rafael Alberto Moreno Parra Página 5

6 Iniciando sesión como usuario Administrador del Sistema Todo sistema de información tiene un usuario llamado Administrador del Sistema cuya función es administrar desde un punto de vista técnico la aplicación y en primer lugar crear el usuario de más alto nivel. Su funcionalidad es muy poca. Al dar clic en entrar debe aparecer esta pantalla. Hay tres opciones para este usuario: 1. Gestionar usuarios Administradores 2. Gestionar usuarios tipo Coordinador de Proyectos 3. Cerrar sesión Rafael Alberto Moreno Parra Página 6

7 Cabe aclarar que cuando un usuario ingresa correctamente a una aplicación Web, se crea una sesión que se mantiene mientras el navegador esté abierto o hasta que explícitamente cierre la sesión. Es un control de seguridad. Rafael Alberto Moreno Parra Página 7

8 Gestionar usuarios tipo Administrador El usuario administrador es el que tiene el mayor control sobre la aplicación, luego se debe gestionar con sumo cuidado y confidencialidad. Uno de los primeros pasos es cambiar su contraseña. Al dar clic en Adicionar Usuario se muestra el formulario para adicionar usuarios tipo administrador Rafael Alberto Moreno Parra Página 8

9 Al dar clic en Editar Usuario se puede cambiar todos los datos a excepción del código. La contraseña debe digitarse nuevamente (sea cuidadoso). Rafael Alberto Moreno Parra Página 9

10 Borrar Usuario es para eliminar el registro de ese usuario. Sea cuidadoso, debe haber al menos un usuario administrador. Rafael Alberto Moreno Parra Página 10

11 Gestionar usuarios tipo Coordinador de Proyectos El usuario administrador del sistema puede crear, editar, consultar o borrar los usuarios de más alto nivel de este software. Al dar clic en Gestionar usuarios tipo fundación o Coordinador de Proyectos aparece la siguiente pantalla: En esta pantalla usted verá los usuarios que son de tipo fundación o coordinador de proyectos. Son los usuarios de más alto nivel. En la pantalla, le permite hacer las tres operaciones básicas: adicionar, editar y borrar. Al dar clic en Adicionar Usuario aparece esta pantalla: Rafael Alberto Moreno Parra Página 11

12 Allí se crea el usuario que será de tipo fundación o coordinador de proyectos. El código será el que usará para iniciar sesión y la contraseña está oculta. Luego debe dar clic en el botón Adicionar. Rafael Alberto Moreno Parra Página 12

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14 Puede editar cualquier usuario, dando clic en Editar usuario, sólo es posible editar los nombres y los apellidos, y es obligatorio escribir una nueva contraseña. El código no es posible editarlo. Rafael Alberto Moreno Parra Página 14

15 Volviendo al listado de usuarios, al dar clic en Borrar usuario se le pide confirmación si está seguro de borrar el registro. Ver la secuencia de pantallas. Rafael Alberto Moreno Parra Página 15

16 La mayoría de pantallas de esta aplicación funcionan de este modo. Cuando finalice, en el menú del usuario debe seleccionar Cerrar sesión Rafael Alberto Moreno Parra Página 16

17 Iniciando sesión como Coordinador de Proyectos Este es el usuario con el nivel más alto en la jerarquía. Puede ver el comportamiento de todas las zonas, organizaciones y proyectos en informes consolidados. Sus labores de alto nivel son las de poder adicionar Zonas, Programas, SubProgramas, Categorias, Variables e Indicadores comunes. Permite crear usuarios del siguiente nivel en la jerarquía: el usuario Coordinador de la Zona. El menú inicial da acceso a dos menús: el de gestión de datos y el de Informes Rafael Alberto Moreno Parra Página 17

18 Esas pantallas presentan un comportamiento similar: al dar clic se accede al listado de registros, del cual se pueden adicionar, editar y borrar. Rafael Alberto Moreno Parra Página 18

19 Gestión de Zonas Evaluación del sistema de seguimiento de la FSCC. Versión 2.0 Se pueden adicionar zonas, editar zona (el nombre, no el código) y borrar zonas. Rafael Alberto Moreno Parra Página 19

20 Gestión de Programas Se pueden adicionar programas, editar programa (el nombre, no el código) y borrar programas. Rafael Alberto Moreno Parra Página 20

21 Gestión de SubProgramas En el caso de adicionar subprogramas, el software primero muestra la lista de programas en el cual va a crear el subprograma. Rafael Alberto Moreno Parra Página 21

22 En la aplicación aparecen los programas como una lista desplegable (nombre técnico: combobox). Rafael Alberto Moreno Parra Página 22

23 Gestión de Coordinadores de Zona Primero se crea el usuario que será coordinador de Zona (ese es el usuario de segundo nivel porque solo puede ver lo que sucede en su zona asignada). Una vez está creado el usuario Coordinador de Zona entonces se puede más adelante asociar este usuario con la zona que gestionará. Rafael Alberto Moreno Parra Página 23

24 Zonas que administran los Coordinadores de Zona Después de creado el usuario coordinador de zona entonces la siguiente pantalla hace que él o ella gestionen determinada zona. La lógica, entonces, es primero crear un usuario de tipo Coordinador de Zona y después de creado, entonces, se le asigna a ese nuevo usuario la zona a gestionar. Al adicionar zona administrada, el software pregunta que usuario coordinador de zona administrará que zona mostrando dos listas de valores (combobox). Rafael Alberto Moreno Parra Página 24

27 Gestión de Categorías Similar a las otras pantallas, aquí se gestionan las categorías que tendrán los indicadores comunes. Rafael Alberto Moreno Parra Página 27

28 Gestión de Variables Similar a las otras pantallas, aquí se gestionan las variables (bajo el ítem de categorías) que tendrán los indicadores comunes. Rafael Alberto Moreno Parra Página 28

29 Gestión de indicadores comunes En esta pantalla se gestionan todos los indicadores que serán comunes a los proyectos. Para adicionar un indicador común, se observa que hay que primero seleccionar la categoría y luego la variable dependiendo de la categoría. Rafael Alberto Moreno Parra Página 29

31 Muy Importante: El valor que se digita de línea base, meta y logro del indicador no es directo, es el resultado de una operación matemática. El técnico digita los valores que serán usados dentro de la ecuación y es el software el que calcula el valor del indicador. La razón de este proceder es que se requiere consolidar los datos a nivel de zona y a nivel de fundación. No es posible consolidar, por ejemplo, porcentajes porque sería erróneo matemáticamente, en su lugar, el técnico digita los valores absolutos que dan origen al porcentaje. En el momento de consolidar, se hace el acumulado de los valores absolutos y se calcula el porcentaje que sería el valor del indicador a nivel de zona o fundación. Hay seis(6) tipos de indicadores: 1. Calcula porcentaje. Requiere dos valores por línea base, por meta y por cada logro. El porcentaje nace de la división entre esos valores 2. Dato absoluto. Requiere un valor por línea base, meta y por cada logro. No hay operaciones matemáticas. 3. Cumple o no cumple. 0 (cero) significa que no cumplió, 1 (uno) significa que si cumplió. 4. Incremento porcentual. Requiere dos valores por línea base, meta y cada logro. Un valor de línea base sirve como valor para meta. 5. Relación entre valores, pero NO porcentaje. Requiere dos valores por línea base, meta y cada logro. 6. El valor numérico genera calificativo: 1. Muy superior, 2. Superior, 3. Alto, 4. Medio, 5. Bajo, 6. Inferior, 7. Muy inferior. Los indicadores 1 y 4 requieren que el coordinador digite dos valores para línea base y dos valores para meta, y el técnico digite dos valores para cada logro. En el formulario donde se digitan los valores de línea base, meta y logro, aparece una guía sobre qué valor se va a digitar, por ese motivo en esta pantalla de Proceso de adición de un indicador común se debe llenar los campos de Línea Base Ítem A: y Línea Base Ítem B:, que es la etiqueta que le aparecerá al Coordinador de Zona cuando digite los valores de línea base de algún indicador. Lo mismo con Meta Ítem A: y Meta Ítem B:. Ver pantalla de ejemplo: Rafael Alberto Moreno Parra Página 31

33 Informes y consolidados El usuario fundación tiene acceso al informe de consolidación: 1. El usuario selecciona la fecha inicial y final para calcular 2. El usuario selecciona que organizaciones van a participar en el informe consolidado. 3. El usuario selecciona que programas-subprogramas participan en el consolidado. 4. Se analiza cada indicador común de la zona y programa-subprograma correspondiente 5. Dependiendo del tipo de indicador se hace la consolidación. Rafael Alberto Moreno Parra Página 33

35 Ver logros de las diferentes zonas, organizaciones, resultados, proyectos, actividades Permite al usuario coordinador de proyectos ver pero no editar los datos de lo que sucede en cada zona, organización, resultados, proyectos, actividades y sus respectivos indicadores. Rafael Alberto Moreno Parra Página 35

40 Informe de beneficiarios Los beneficiarios (hombres y mujeres) de los proyectos son consolidados en este informe entre un rango de fechas. Rafael Alberto Moreno Parra Página 40

41 Informe de asociados Los asociados (hombres y mujeres) a las organizaciones son consolidados en este informe. Rafael Alberto Moreno Parra Página 41

42 Informe de financiación de proyectos Aquí se informa, cuánto dinero en efectivo y en especie recibe cada proyecto por parte de la fundación y cofinanciadores, hay consolidado a nivel de organización, zona y total. Entre un rango de fechas. Rafael Alberto Moreno Parra Página 42

44 Iniciando sesión como Usuario Coordinador de Zona El usuario coordinador de zona se encarga de gestionar su zona o zonas a cargo, al iniciar sesión, se le pregunta qué zona desea administrar (mínimo hay una). El coordinador de zona es el responsable de: 1. Definir las organizaciones de la zona; 2. Definir los proyectos de cada organización; 3. Definir los distintos indicadores de propósito; 4. Definir los resultados por proyecto; 5. Definir los indicadores por resultado; 6. Definir las actividades por resultado; 7. Definir los indicadores por cada actividad; 8. Decidir que indicadores comunes serán gestionados por organización; y, 9. Definir las líneas de base y meta de cada indicador. Rafael Alberto Moreno Parra Página 44

45 Menú del Coordinador de Zona Rafael Alberto Moreno Parra Página 45

46 En cada pantalla, el usuario coordinador de zona podrá ver la zona que está administrando en el momento. Rafael Alberto Moreno Parra Página 46

47 Crear técnicos de proyecto Los técnicos de proyecto son los usuarios que hacen el seguimiento (logros) a los indicadores. Rafael Alberto Moreno Parra Página 47

48 Gestionar organizaciones de esa zona Rafael Alberto Moreno Parra Página 48

50 Asociar/disociar indicadores comunes a la organización Los indicadores comunes ya previamente definidos por el usuario fundación, son asociados a la organización por el usuario coordinador de zona. Luego es la organización la que tiene como responsabilidad el comportamiento de esos indicadores comunes. Rafael Alberto Moreno Parra Página 50

51 Línea base y meta de indicadores comunes Después de asociar los indicadores a la organización, se debe digitar la línea base y meta de cada indicador común. Nota: Los logros son registrados por el técnico de proyecto.

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53 Gestionar Proyectos Cada organización tendrá sus proyectos. Rafael Alberto Moreno Parra Página 53

54 Al adicionar proyecto, se pregunta primero en que programa y subprograma estará ese proyecto. Rafael Alberto Moreno Parra Página 54

57 Al editar proyecto, se pregunta si mantiene el mismo programa/subprograma o lo cambia. Rafael Alberto Moreno Parra Página 57

59 Gestionar Indicadores de Propósito Rafael Alberto Moreno Parra Página 59

60 Se listan, adicionan, editan y borran los indicadores de propósito que hay en el proyecto (incluyendo el dato de línea base). Además de eso el coordinador de zona debe adicionar las metas (valores esperados) que tendrá el indicador. Podrá ver la comparativa (un gráfico estadístico) entre metas y logros (estos últimos digitados por el técnico de proyecto). Rafael Alberto Moreno Parra Página 60

61 Gestión de Resultados Primero se selecciona la organización Rafael Alberto Moreno Parra Página 61

64 Gestión de Indicadores de Resultado Rafael Alberto Moreno Parra Página 64

65 Gestión de Actividades por Resultado Rafael Alberto Moreno Parra Página 65

66 Gestión de Indicadores por Actividad Rafael Alberto Moreno Parra Página 66

67 Hacer que un técnico de proyecto gestione un determinado proyecto En la pantalla de gestión de proyectos está la opción de Asociar técnicos de proyecto. Rafael Alberto Moreno Parra Página 67

68 Informes que maneja el coordinador de zona Son informes similares al usuario fundación salvo que están limitados a la zona que gestiona. Rafael Alberto Moreno Parra Página 68

69 Iniciando sesión como usuario técnico de proyecto El técnico de proyecto está encargado del proyecto y de hacerles seguimiento a los indicadores. Rafael Alberto Moreno Parra Página 69

71 Hacer seguimiento a Indicadores de Propósito Rafael Alberto Moreno Parra Página 71

74 Hacer seguimiento a Indicadores de Resultado Rafael Alberto Moreno Parra Página 74

77 Hacer seguimiento a Indicadores de Actividad Rafael Alberto Moreno Parra Página 77

81 Seguimiento a Indicadores comunes Selecciona el indicador y le da clic en Gestionar Logros Luego selecciona si desea agregar algún logro, o editar o borrar. Rafael Alberto Moreno Parra Página 81