MANUAL DEL SISTEMA HILANDO EL DESARROLLO USUARIO UNIDAD EJECUTORA

Transcripción

1 MANUAL DEL SISTEMA HILANDO EL DESARROLLO USUARIO UNIDAD EJECUTORA 16, ABRIL DEL 2010

2 INDICE INTRODUCCION 1 OBJETIVOS 2 GENERAL 2 ESPECÍFICOS... 2 CÓMO INGRESAR AL SISTEMA?... 3 QUÉ OFRECE Y CÓMO ENTRO A LA SECCIÓN INGRESO DE INFORMACIÓN?. 5 INGRESO INFORMACIÓN 5 Presupuesto Referencial 6 PRESUPUESTO ASIGNADO Consulta de Asignación de Recursos 6 FASE PRECONTRACTUAL.. 7 QUÉ OFRECE ESTA SECCIÓN Y CÓMO INGRESO? 7 Uniformes por Modalidad FASE CONTRACTUAL.. 9 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE ESTA SECCIÓN.. 9 Registro de Proceso 10 REGISTRO DEL ARTESANO Y CONTRATO.. 11 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE?.. 11 Registro de Artesano. 12 FASE ANTICIPOS.. 12 COMO INGRESO Y QUÉ ME OFRECE?. 16 Registro Anticipos Ejecutados.. 16 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN.. 18 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE?.. 18 Alumnos Matriculados

3 SOLICITUD DE PRESUPUESTO DISTRIBUCIÓN INTERNA DE UNIFORMES.. 20 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE?.. 20 Establecimientos.. 20 Generar distribución Detalle distribución.. 24 CONTRATO COMPLEMENTARIO.. 25 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE?.. 25 Contrato. 25 ENTREGA DE UNIFORMES 26 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE.. 26 Entrega Artesano.. 26 Entrega Instituciones. 27 SOLICITUD DE UNIFORMES.. 29 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE. 29 Ingreso solicitud.. 29 SEGUIMIENTO DE CALIDAD.. 31 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE.. 31 Calificación de Uniformes. 31 CERRAR SESION. 34

4 INTRODUCCION Estimado USUARIO, a continuación encontrará la explicación de cómo funciona el sistema virtual del Programa Hilando el Desarrollo; dentro del cual, usted tiene una participación activa en las etapas: 1. Ingreso de información, 2. Fase Precontractual, 3. Fase Contractual 4. Fase Anticipos, 5. Actualización de información, 6. Distribución Interna de Uniformes, 7. Contrato Complementario, 8. Entrega Uniformes Artesano, 9. Solicitud de Uniformes, Y 10. Seguimiento de Calidad. 1

5 OBJETIVOS: GENERAL Dar soporte técnico virtual al Programa Hilando el Desarrollo para sistematizar, proyectar, ingresar, y procesar información desde las diferentes instancias que componen el programa. ESPECÍFICOS Agilitar el Proceso Hilando el Desarrollo mediante la Sistematización, seguimiento y evaluación de sus fases. Transparentar el proceso realizado por la Coordinación Hilando, Unidad Ejecutora, Dirección Financiera, Dirección Provincial y Artesanos 2

6 CÓMO INGRESAR AL SISTEMA? Se recomienda que para el ingreso al sistema utilicen Mozilla Firefox, para ello hacer clic en el ícono del navegador de internet ubicado en el escritorio. Al hacerlo aparecerá una pantalla en la que se encuentra el buscador, digitar en su interior la dirección de la página web del Ministerio de Educación y dar un Enter (Fig.1) Figura 1 De inmediato surgirá la siguiente página, en la cual debe dar clic en la opción SIME. (Fig.2) Figura 2 3

7 En la parte superior derecha, debajo de las palabras Ingreso al Sistema, hacer clic en la opción de selección, y escoger con el cursor el término Sistema; luego digitar Usuario y Clave que serán asignados (Fig.3) Figura 3 Finalmente, una vez completada toda la información, dar clic en INGRESAR (Fig.4) Figura 4 En caso de que no pueda entrar al sistema debe inmediatamente escribir un correo a hilandoeldesarrollo@educacion.gov.ec Recuerde este correo solo se usará cuando no pueda entrar en el sistema. 4

8 Al ingresar al sistema se despliega una pantalla en la cual existe en la parte izquierda un Menú, con las opciones: Ingreso de información, Fase Precontractual, Fase Contractual Fase Anticipos, Actualización de información, Distribución Interna de Uniformes, Contrato Complementario, Entrega Uniformes Artesano, Seguimiento de Calidad y Solicitud de Uniformes. Usted puede escoger una de estas opciones con el cursor, (Fig. 5) Figura 5 QUÉ OFRECE Y CÓMO ENTRO A LA SECCIÓN INGRESO DE INFORMACIÓN? Brinda la opción de Presupuesto Referencial, Información (Fig.6) para acceder a ello dar clic en Ingreso de INGRESO INFORMACIÓN Figura 6 5

9 Al dar clic en Presupuesto Referencial (Fig. 6) se despliega una pantalla con: Cód. AMIE establecimientos que componen la Unidad Ejecutora, Total de Alumnos Hombres, Mujeres y el Presupuesto Asignado. Fig. 7 Figura 7 Para ingresar información específica de un establecimiento, dar clic en el nombre de la institución seleccionada (Fig. 7), ejemplo Escuela 10 de Febrero, al hacerlo se observara los antecedentes de esa escuela: Grados, Total de Alumnos hombres y mujeres (datos del AMIE del año terminado) y dos columnas con el total de alumnos hombres y mujeres indígenas y no indígenas 6

10 En esta pantalla el USUARIO ingresará información de los estudiantes clasificados en hombres, mujeres, etnia y talla de los alumnos. Para ejecutar esta acción coloque el cursor en las celdas y digite la cantidad. Le recuerdo que al digitar las cantidades de conformidad a lo solicitado, la sumatoria de las columnas internas no debe exceder al total de las columna de la izquierda Base AMIE.. Fig. 8 Figura 8 Dar clic sobre el icono de año y se desplegarán los campos de las tallas, en donde debe registrar la talla a la que corresponde distribuido en alumnos indígenas y no indígenas, si es el caso, cumplida toda la operación, debe hacer clic en INGRESAR (Fig. 9) Figura 9 7

11 Al hacer clic en Ingresar, aparecerá el siguiente mensaje, clic en Aceptar y retornara automáticamente a la ventana principal (Fig. 10) Figura 10 TRASPASO DE PRESUPUESTO QUÉ OFRECE ESTA SECCIÓN Y CÓMO INGRESO? En este menú la Unidad Ejecutora consulta la aprobación de presupuesto, realizando el siguiente proceso: De clic en el botón Traspaso de Presupuesto, de inmediato surge la opción Consulta Asignación de Recursos Fig.11 Figura 11 Al presionar el botón de Traspasos Realizados, aparecerá la página donde se podrá visualizar la Asignación de Recursos. Fig.12 Figura 12 8

12 FASE PRECONTRACTUAL QUÉ OFRECE ESTA SECCIÓN Y CÓMO INGRESO? En este menú la Unidad Ejecutora escoge las prendas que requiere para todas sus instituciones educativas, realizando el siguiente proceso: De clic en el botón Fase Precontractual, de inmediato surge la opción Uniformes por Modalidad Fig.13 Figura 13 Al presionar clic en Conformación Uniforme, podrá observar la página con las opciones: masculino o femenino, con el cursor elija una opción Fig. 14 Figura 14 9

13 Una vez digitado lo requerido, aparece la pantalla con los datos de las prendas, (Camiseta Polo, Camiseta cuello redondo, kit bilingüe hombre); Precio y Solicitar. Con el cursos y dando un clic en recuadro selecciona las prendas requeridas. Dar clic en Guardar, al hacerlo se registra en la pantalla de abajo. Si requiere eliminar esta prenda hacer clic en el botón Eliminar y automáticamente desaparece el nombre de la prenda Fig. 15 Figura 15 Finalmente, hacer clic en Guardar (Fig. 12) surge el mensaje proceso completado correctamente, dar clic en Aceptar. Fig. 16 Figura 16 10

14 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE ESTA SECCIÓN FASE CONTRACTUAL Dar clic en Frase Contractual, automáticamente se abren dos opciones: Registro de Proceso y Registro de Artesano. En esta sección la Unidad Ejecutora ingresará información relacionada a las dos opciones Fig. 17 Figura 17 Al dar clic en Registro de Proceso, se abre esta página. En la parte Inferior Izquierda se ubica un botón unida a la expresión Nuevo proceso; y, en la parte inferior a ésta la indicación de procesos registrados, complementando esta información tenemos Número de proceso Registrado en el INCOP, la Descripción del Proceso, la Modalidad de Contratación, y el Estado de Proceso. Fig. 18 Figura 18 11

15 Al dar clic en botón Nuevo proceso (Fig. 16) aparece esta página, en donde La Unidad Ejecutora Ingresa los datos exactamente iguales a los que registró en el INCOP; es decir debe digitar Nro. de INCOP, Descripción (síntesis del proceso), Modalidad (Cotización Y/o Menor Cuantía), Estado del Proceso (Proceso, cerrado o desierto); con el cursor elegir la prenda o las prendas por las que va a registrar en proceso. Completada la información dar clic en Guardar Fig. 19 Figura 19 12

16 Una vez dio clic en Guardar aparece este mensaje. Aceptar dando clic en esta opción. Fig. 20 Figura 20 Finalmente, al aceptar el proceso, seguidamente aflora esta pantalla, en la cual se puede verificar que el proceso se ha registrado Fig. 21 Figura 21 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE? REGISTRO DEL ARTESANO Y CONTRATO Dar clic en Frase Contractual, automáticamente se abren dos opciones: Registro de Proceso y Registro Artesano y Contrato. En esta sección la Unidad Ejecutora ingresara y observa información relacionada a las dos opciones; dar clic en Registro Artesano (Fig. 22) Figura 22 13

17 Al dar clic en Registro de Artesano (fig. 18), nace esta página, en cuyo interior tenemos la opción de digitar el número de cédula del Artesano y el ícono que se encuentra a su derecha Fig.23; al ejecutar esta acción y, si el Artesano esta registrado, accedemos a mirar: Número de Cedula, Nombre, Proceso Registrado y dentro de éste, el Código de Proceso, código de Proceso registrado en el INCOP, la Descripción del Proceso, la modalidad de Contratación y el Estado Fig.24 Figura 23 Figura 24 14

18 Caso contrario digite el número de cédula, presione el ícono que se encuentra a la derecha ( Fig. 19). Al instante sale el formulario y proceda a llenarlo con la información requerida. Consumada la información presionar el botón Guardar Fig. 25 Figura 25 Finalmente, al presionar el botón Grabar surge la pantalla de Registro Fig. 26 Figura 26 15

19 Una vez registrado el Artesano, procedemos a llenar la información concerniente a las prendas por las que esta participando; para esta actividad dar clic en ícono que se encuentra en la parte inferior de Código de Proceso, situada a la izquierda de la pantalla. Al hacer esta acción sale la página con un listado de prendas y calificación obtenida de cada una de ellas; mediante el cursor proceda a digitar la información requerida, finalice dando un clic en Guardar Fig. 27 Figura 27 16

20 Con esta información y previo un análisis, la Unidad Ejecutora procede a escoger a el o los artesanos ganadores, asignando con el cursor un visto en el ícono ubicado a la derecha de la pantalla. Fig. 28 Figura 28 17

21 Al digitar el visto dando un clic en el ícono Artesano ganador ( Fig. 24), aflora esta página en la cual registrará Nº de contrato, forma de pago (contra entrega y/o anticipo) fecha de suscripción y fecha entrega de uniformes y costo total del contrato Completada la información damos un clic en Guardar Fig. 29 Figura 29 Para llenar las fechas de un clic en los íconos ubicados a la derecha de la pantalla, (Fig. 25) de inmediato surge una página y con el cursor escoja la fecha, al hacerlo inmediatamente queda registrada las fechas Para observar y comparar estos datos con los del INCOP dar un clic en el hipervínculo ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla, al cumplir esta operación se conecta rápidamente con la base de datos de Compras Públicas Fig. 30 Figura 30 18

22 FASE ANTICIPOS COMO INGRESO Y QUÉ ME OFRECE? Figura 31 Registro Anticipos Ejecutados Al dar clic, Registro Anticipos Ejecutados se desplegará la página en donde se puede observar el listado de los Artesanos Contratados, cuyo proceso se ejecuto (Fig. 25) y que tiene Anticipos, su Número de Cédula, el Ruc, Nombre y el Numero de Contrato. Adicionalmente se ha ubicado en la parte inferior derecha el ícono del esigef, cuya finalidad es, que sin salir del Sistema Hilando el Desarrollo la Unidad Ejecutora pueda realizar el trámite correspondiente a esta fase de anticipos, dando un clic Fig.32. Figura 32 Al regresar a la pantalla (Fig. 32), la Unidad Ejecutora dando un clic en la línea de ARTESANOS CONTRATADOS ingresa a una nueva ventana. 19

23 Al cumplir con la acción mencionada anteriormente surge la siguiente pantalla, en donde la Unidad Ejecutora registrará Nº de Cur, y fecha de anticipo; completada la información dar clic en Guardar Fig. 33. Figura 33 Finalmente, una vez ingresada la fecha y hacer clic en la opción Grabar, aparecerá el siguiente mensaje Grabado Correctamente esto significa que la información fue grabada correctamente, al aceptar esta opción, regresaremos a la página principal. Fig. 34. Figura 34 20

24 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE? ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN Dar clic en actualización de información, al hacerlo aparece Matriculados y Solicitud Presupuesto. Fig. 35. dos opciones Alumnos Figura 35 Al dar clic en Alumnos Matriculados se despliega la página con la lista de establecimientos educativos que tiene esta unidad ejecutora, así como también la nomina de alumnos matriculados por institución de manera detallada: total de Hombres, Mujeres y el Presupuesto asignado. Fig. 36 Figura 36 Al dar clic en el nombre del establecimiento (Fig. 29) nace una pantalla con datos de la institución dividida en dos segmentos: una base de datos del censo (columnas de la izquierda) y la base que deberá ser registrada con las cantidades de estudiantes hombres y mujeres indígenas y no indígenas. 21

25 En esta pantalla el USUARIO ingresará información de los estudiantes clasificados en hombres, mujeres, etnia y talla de los alumnos. Para ejecutar esta acción coloque el cursor en las celdas y digite la cantidad. Le recuerdo que al digitar las cantidades de conformidad a lo solicitado, la sumatoria de las columnas internas no debe exceder al total de las columna de la izquierda Base AMIE.. Fig. 37 Figura 37 Dar clic sobre el icono de año y se desplegarán los campos de las tallas, en donde debe registrar la talla a la que corresponde distribuido en alumnos indígenas y no indígenas, si es el caso, cumplida toda la operación, debe hacer clic en INGRESAR (Fig. 38) Figura 38 22

26 De clic sobre el icono de año y se desplegarán los campos de las tallas, Este proceso se efectiviza mediante el uso del cursor cumplida toda la operación, debe hacer clic en INGRESAR (Fig. 39) Figura 39 Finalmente, aparecerá el siguiente mensaje, clic en Aceptar y retornara a la ventana principal. Fig. 40 Figura 40 23

27 SOLICITUD DE PRESUPUESTO Dar clic en Solicitud de Presupuesto. Fig. 41 Figura 41 Al cumplir con esta acción se ingresa a la ventana en donde encontramos datos que ya fueron llenados con anterioridad; entre esta información tenemos: En la parte superior tiene el número de Aprobación de Traspaso realizado por la Dirección Financiera, además se despliegan el Presupuesto del Censo, Presupuesto de la Matricula y la Diferencia que es la resta del Presupuesto de la Matricula y el Censo. En el caso, de que la Unidad Ejecutora no requiera incremento de Presupuesto, no tendrá habilitado la opción SOLICITAR. Fig. 42 Figura 42 24

28 En el caso de requerir aumento de Presupuesto, dar clic en solicitar e inmediatamente le aparecerá el mensaje: Solicitud Generada Exitosamente en la parte inferior de la ventana. Fig. 43 Figura 43 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE? DISTRIBUCIÓN INTERNA DE UNIFORMES Dar clic en Distribución Interna de Uniformes, al instante florecen tres opciones: Establecimientos, Generar Distribución y Detalle Distribución. Fig. 44 Figura 44 25

29 Al dar clic en la opción Establecimientos se visualiza la pantalla en la que encontramos Nº de alumnos hombres y mujeres indígenas y no indígenas matriculados por establecimiento; esta información puede bajar al programa Excel, de la siguiente forma, dar clic en el ícono Excel ubicado a la derecha de la pantalla. Fig. 45 Figura 45 26

30 Una vez presionado el botón Excel surge esta ventana. Clic en Aceptar. Fig. 46 Figura 46 Al hacerlo se mira este mensaje. De un clic en la palabra SI. Fig. 47 Figura 47 Automáticamente aparece esta información que puede ser impresa o guardada en archivo. Fig. 48 Figura 48 27

31 Generar Distribución Para ingresar a esta sección, dar clic en Generar distribución. Nace esta página en donde debe hacerlo, el sistema distribuye internamente los uniformes entre las escuelas de la Unidad Ejecutora. Fig. 49 Figura 49 Detalle distribución Para ingresar a esta sección, dar clic en Detalle distribución (Fig33). Al instante brota esta ventana en donde observará de manera general la distribución que el sistema realizó automáticamente en el anterior proceso; en el ejemplo notamos que en la columna del centro hay cantidades que van desde el cero hasta 40, esto significa, donde hay cero no se realizó ninguna distribución y donde hay 40 u otras cantidades, si se distribuyo. Para leer la pantalla horizontalmente seria así Talla 6 del género hombre no se distribuyó; talla 8 de género hombre se distribuyeron 19 a estudiantes no indígenas; así sucesivamente Fig. 50 Figura 50 28

32 La unidad Ejecutora puede mirar con mayor profundidad el proceso de distribución de uniformes, para esto de clic en el ícono ubicado en la columna izquierda de la pág. Ejemplo dar clic en el ícono + (fig. 34); se despliega la ventana donde se mira lo siguiente: En la parte superior se encuentra el número total de uniformes distribuidos (19) y en el recuadro interior de la pantalla la cantidad de uniformes que se tomaron de otras instituciones que en este caso seria ( 13 uniformes del colegio Vicente Peña Reyes y,6 del Rodolfo Espinosa García)dando un total de 19 uniformes distribuidos. Fig. 51 Figura 51 29

33 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE? CONTRATO COMPLEMENTARIO Dar clic en Contrato Modificatorio, al instante se observa una ventana con la opción de Contrato. Fig. 52 Figura 52 De un clic en Contrato, emerge la página donde consta información relacionada al Contrato Complementario y en la parte inferior Nº de Cedula, el Ruc de Artesano, Nombre y Cantidad de Kits Solicitados. Fig. 53 Figura 53 En el caso de que necesite prorroga para la fecha de entrega, dar clic en el Nombre del artesano (Fig. 36), se abre esta ventana, de clic en el ícono de fecha; al hacerlo se abrirá una página donde usted registra con el cursor la nueva fecha de entrega de uniformes, una vez registrada la fecha presione el botón Guardar; la información quedará guardada. Fig.54 Figura 54 30

34 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE ENTREGA DE UNIFORMES De un clic en Entrega de Uniformes, al momento se mira dos opciones: Entrega Artesano y Entrega Uniformes Fig. 55 Figura 55 Al dar clic en Entrega Artesano, nace una pantalla con la lista de artesanos, y en la parte inferior Nº de Cédula, Ruc, Nombre del Artesano, Nº de contrato. Fig. 56 Figura 56 Al dar un clic en nombre del artesano (Fig. 39) surge esta página, en la cual usted podrá registrar la recepción de los uniformes escolares del Artesano al Director de Unidad Ejecutora. Para ello de un clic con el cursor en el recuadro que se encuentra a la derecha de esta página con la opción entregado, al instante aparece un visto. Luego presione el botón Guardar. Fig. 57 Figura 57 31

35 Al dar un clic en Entrega Instituciones (Fig. 58) sale esta pantalla, en donde se puede observar el listado de las instituciones de la Unidad ejecutora y al frente de ellas dos secciones: primera, Total de uniformes en función de la matrícula y, la segunda, total de uniformes entregados. Tome en cuenta que en muchos de los casos las cantidades de estas dos secciones no va a ser igual, en razón de que algunos estudiantes se matriculan pero no asisten. Figura 56 32

36 Al dar clic en el nombre de una de las instituciones (Fig. 57), emerge esta pantalla, donde podrá observar los Grados y dos secciones, la primera, Información del total de estudiantes matriculados Hombres, Mujeres Indígenas y no Indígenas; y, en la segunda, Información de cuantos uniformes va entregando. Estas secciones se irán modificando de acuerdo a las entregas que vaya haciendo. Para ingresar los datos a la sección entrega de uniformes, utilice el cursor y digite la cantidad, completada la información de clic en Guardar Fig. 57 Figura 57 Al pulsar el icono ENTREGAR, aparecerá el siguiente mensaje, clic en Aceptar, y la información quedara Grabada. Fig. 58 Figura 58 Finalmente, regrese a la pantalla Fig. 56 y de un clic en el recuadro que está ubicado a la izquierda de los nombre de cada establecimiento educativo, de esta manera usted esta ratificando que la cantidad ingresada y entregada es la correcta. 33

37 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE SOLICITUD DE UNIFORMES Dar clic en Solicitud de Uniformes, de inmediato aparece la sección Ingreso solicitud. Fig. 59 Figura 59 En el caso de que existe un faltante de uniformes para una Unidad Ejecutora, esta opción le permitirá Ingresar la respectiva Solicitud; para esto debe dar clic en Ingreso solicitud( Fig. 59) de inmediato aflora esta página en la cual de un clic en ícono Nueva Solicitud Fig. 60 Figura 60 34

38 Al cumplir con esta acción aparece una nueva ventana; en la parte superior se halla el casillero de Motivo de solicitud; en el recuadro digite el motivo de la necesidad, y en la parte inferior a ésta, el detalle de: tallas, género, no indígena, cantidad indígena y cantidad. En las columnas de no indígena e indígena están escritas las máximas cantidades que usted puede solicitar y en la sección donde está escrito cantidad, la unidad ejecutora mediante el cursor digitará la necesidad. Completada la información presione el botón Guardar Solicitud Fig. 45; al realizar esta tarea se regresa a la pantalla (Fig. 60) en donde se puede apreciar la solicitud realizada. Figura

39 CÓMO INGRESO Y QUÉ OFRECE SEGUIMIENTO DE CALIDAD Dar clic en Seguimiento de calidad, al hacerlo aparece la opción calificación de uniformes. Fig. 62 Figura 62 Dar clic en Calificación de Uniformes (Fig. 62); surge la siguiente pantalla, en cuyo interior se puede observar el listado de prendas sujetas a ser evaluadas en su calidad. De un clic en una de las prendas. Fig. 63 Figura 63 36

40 Al cumplir con esta tarea, surge de inmediato un formulario con los parámetros a ser evaluados en su calidad; mediante el cursor seleccione las diferentes opciones: SI o NO, Según su apreciación. Finalice dando clic en Guardar calificación. Fig. 64 Figura 64 37

41 Para salir del Sistema, clic en CERRAR SESION, ubicado en la parte superior de la ventana. 38