Sistema de Gestión Académica. Tarjeta Inteligente Universitaria. Revisión 2. Servicio de Informática Área de Gestión

Transcripción

1 Sistema de Gestión Académica Tarjeta Inteligente Universitaria Revisión 2 Servicio de Informática Área de Gestión Octubre de 2005

2 1 INTRODUCCIÓN 2 2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO Solicitud de una TIU Solicitud de duplicado de una TIU Envio de solicitudes de TIUs a la entidad financiera Recepción de TIUs de la entidad financiera Entrega de tarjetas Tarjetas defectuosas. 5 3 DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN Consulta Mantenimiento Alta Modificación Duplicado Candidatos Marcar solicitudes Generar fichero solicitudes Lectura Fichero de rechazos Marcar rechazados Entrega Fichero tarjetas recibidas Registrar tarjetas retenidas Crear tandas Destinatarios Defectuosas Parámetros Titulaciones, tipos de tajeta Estados tarjetas Motivos duplicados Motivos devolución Colectivo Errores tarjetas Informes Conteo de tarjetas Remesas enviadas al BSCH Titulaciones tipos tarjetas Etiquetas entrega tarjetas Entrega tarjetas Tarjetas pendientes de recibir Tarjetas defectuosas Tarjetas retenidas Titulaciones tipos tarjetas. 35 Servicio de Informática Área de Gestión 1

3 1 INTRODUCCIÓN La Tarjeta Inteligente Universitaria, realizada en colaboración con Santander Central Hispano, acredita a los Estudiantes, Profesorado y Personal de Administración y Servicios como miembros de la comunidad universitaria. La aplicación informática que se presenta tiene por objeto facilitar la gestión administrativa de la tarjeta: asignación de un número de identificación, la solicitud de fabricación, la entrega al interesado, la comprobación de la vigencia de la tarjeta, etc. La gestión de la tarjeta presenta una serie de etapas que se explican en el apartado Descripción de Procedimientos, en él se referencian los módulos de la aplicación donde se realizan. La aplicación informática de tarjetas está integrada en la aplicación SIGA, en el apartado Descripción de la Aplicación se presentan todos sus módulos. Servicio de Informática Área de Gestión 2

4 2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO 2.1 Solicitud de una TIU Para la solicitud de una Tarjeta Inteligente Universitaria (TIU) es necesaria la entrega del impreso de solicitud de tarjeta o portafotos y su registro en la base de datos. El registro informático se realiza de forma automatizada cuando se crea una matrícula desde el SIGA o cuando se formaliza un contrato o beca desde el SIRHU. Algunos de los datos registrados son el número de tarjeta, documento de identidad, nombre y apellidos, fecha de nacimiento, colectivo, centro, fecha de la solicitud. Sin embargo, algunos colectivos, por ejemplo estudiantes del aula intergeneracional, no es posible el registro informático de forma automatizada, y su registro se realiza desde /Tarjetas/Mantenimiento/Alta. Los portafotos entregados por los solicitantes de tarjetas se envían al Servicio de Gestión de Estudiantes (SGE). El control de los portafotos entregados se realiza desde /Tarjetas/Candidatos/Marcar solicitudes 2.2 Solicitud de duplicado de una TIU El duplicado de la TIU consiste en crear una nueva tarjeta como consecuencia de la pérdida, robo, deterioro, cambio de colectivo, etc. El interesado deberá entregar el impreso de solicitud de duplicado y opcionalmente el portafotos. El registro informático de la solicitud de duplicado se realiza desde /Tarjetas/Mantenimiento/Duplicados. La información relativa a la versión o número de duplicado en el chip de la nueva TIU es distinta a la anterior. 2.3 Envio de solicitudes de TIUs a la entidad financiera. El envío de solicitudes de TIUs a la entidad financiera requiere dos acciones: el envío de los portafotos acompañado de un listado y el de un fichero con el formato establecido. La impresión del listado y la creación del fichero de solicitudes se realiza desde /Tarjetas/Candidatos/Generar fichero de solici- Servicio de Informática Área de Gestión 3

5 tudes. Es importante que el envío de los portafotos se realice al menos dos días después del envío del fichero. Puede suceder que del procesamiento que realiza la Entidad financiera, del fichero de solicitudes de TIUs enviados por la UCO, se produzca algún error. Los errores se reciben en un fichero de errores que leeremos y procesaremos desde /Tarjetas/Candidatos/Fichero de rechazos. 2.4 Recepción de TIUs de la entidad financiera. La entidad financiera envía las TIUs fabricadas al SGE. Éstas vienen ensobradas, ordenadas y se acompaña de un listado también ordenado con la relación de las tarjetas. La entidad financiera también envía un fichero, con información de las TIUs fabricadas, indicando el tipo de tarjeta: normal o financiera, este fichero se lee y procesa desde /Tarjetas/Entrega/Fichero tarjetas recibidas. El procesamiento de este fichero permitirá crear tandas de forma automatizada para el reparto de tarjetas a sus propietarios 2.5 Entrega de tarjetas. Para la entrega de tarjetas se crean agrupaciones o tandas, estas pueden crearse de forma automatizada o de forma manual desde /Tarjetas/Entrega/Crear tandas. El procedimiento para el reparto de las tarjetas varía dependiendo del colectivo. Principalmente existen dos formas de reparto. Para el colectivo estudiantes, el SGE envía las TIUs a las secretarías de los centros. Desde /Tarjetas/Informes/Entrega tarjetas las secretarías podrán imprimir el listado de firmas y otros informes relacionados con la entrega. Para llevar un control de las tarjetas entregadas a los estudiantes, las secretarías desde /Tarjetas/Entrega/Destinatario podrán realizar la anotación de las tarjetas entregadas. Para el colectivo de Profesores y PAS, el reparto se realiza por correo interno a la misma dirección de reparto de la nómina. La impresión de las etiquetas se realiza desde /Tarjetas/Informes/Etiquetas. Servicio de Informática Área de Gestión 4

6 2.6 Tarjetas defectuosas. Las tarjetas defectuosas, con error de personalización o fabricación, se devuelven a la entidad financiera. Es obligatorio que se entregue la tarjeta defectuosa para su destrucción, en caso contrario se tratará como un duplicado por pérdida de tarjeta. Desde /Tarjetas/Entrega/Defectuosas podremos anotar el motivo de la devolución y desde /Tarjetas/Informes/Defectuosas podremos imprimir el listado con todas las TIUs defectuosas que se envían a la entidad financiera para su nueva fabricación. Servicio de Informática Área de Gestión 5

7 3 DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN 3.1 Consulta La consulta de tarjetas muestra una información muy completa. Los botones situados en la parte inferior de la pantalla se presentan activados o desactivados, según se tenga información o no de la tarjeta consultada. Primero introducimos los criterios de búsqueda y después pulsamos el botón. Si la consulta devuelve más de una tarjeta, se presenta una lista con el número de tarjeta, nombres y apellidos, para que seleccionemos una. Hay dos datos que se presentan en determinadas ocasiones: la fecha de caducidad y las observaciones. La fecha de caducidad se muestra cuando el colectivo de la tarjeta no proviene del SIGA ni del SIRHU, este dato se registra en /Tarjetas/Mantenimiento/Alta o /Tarjetas/Mantenimiento/Modificación. Las observaciones solo se muestran si existe alguna incidencia, por ejemplo: La tarjeta está caducada. Servicio de Informática Área de Gestión 6

8 Al pulsar los botones de la zona inferior se nos presenta la siguiente información: Duplicados: La fecha de solicitud y el motivo del duplicado. Entrega: La fecha de estampación de la tarjeta, fecha de recepción, fecha de entrega al interesado y la tanda en la que se ha repartido. Si la tarjeta se ha devuelto al banco por defectuosa, se presenta el motivo de la devolución Historial de estados: Se presentan todos los estados de la tarjeta por los que ha transitado, desde que fue solicitada hasta el estado actual. SIGA: Se muestra información relacionada con la matrícula, el trabajo fin de carrera o proyecto de tesis: curso académico, fecha de inscripción de la tesis, importe pagado, matricula activa o anulada. SIRHU: Diariamente se examina la vigencia de los colectivos procedentes del SIRHU, en esta pantalla se presenta la última fecha en la que paso el control de vigencia. También se muestra la dirección para el reparto de la tarjeta. Remesas: Se presenta la información que se envió al banco para la solicitud de la TIU. Mensajes: Visualiza el mensaje mostrado cuando se consulta desde la página Web, y si pertenece al colectivo estudiante también se presenta el mensaje mostrado desde automatrícula y matrícula SIGA Servicio de Informática Área de Gestión 7

9 3.2 Mantenimiento Alta. En esta pantalla se dan de alta los datos identificativos de una TIU: tipo de documento, documento de identidad, nombre y apellidos, colectivo, centro cuando no es posible el alta de forma automatizada, es decir para colectivos cuyos datos no provienen de las aplicaciones SIGA o SIRHU, por ejemplo estudiantes del aula intergeneracional. La vigencia de las TIUs con estos tipos de colectivos, que no proceden de las aplicaciones SIGA o SIRHU, estará determinada por la fecha de caducidad. Servicio de Informática Área de Gestión 8

10 3.2.2 Modificación. La modificación permite actualizar datos identificativos de una TIU cuando su colectivo no procede de las aplicaciones SIGA o SIRHU. Si el estado de la TIU es Solicitada: 20, la aplicación permite modificar cualquier dato, pero si el registro informático se ha enviado a la entidad financiera solo se puede actualizar la fecha de caducidad La vigencia de las TIUs con estos tipos de colectivos, que no proceden de las aplicaciones SIGA o SIRHU, estará determinada por la fecha de caducidad. Servicio de Informática Área de Gestión 9

11 3.2.3 Duplicado En esta pantalla podremos dar de alta, modificar o eliminar la solicitud de duplicado de una TIU. Los únicos datos que se pueden incluir en un alta o modificación de solicitud de duplicado son: el colectivo, el centro y el motivo de duplicado. El alta de una solicitud de duplicado requiere que el estado de la TIU sea Candidato con tarjeta en vigor: 30, al confirmar el alta su estado pasará a Solicitud de duplicado: 19. La modificación de una solicitud de duplicado solo se permite si el estado de la tarjeta es Solicitud de duplicado: 19. La eliminación de una solicitud de duplicado se realiza dejando en blanco el motivo de duplicado. El estado de la TIU cambiará de Solicitud de duplicado: 19 a Candidato con tarjeta en vigor: 30. Los datos colectivo y centro se restauran al valor que tenía la tarjeta antes del alta de la solicitud de duplicado. Servicio de Informática Área de Gestión 10

12 3.3 Candidatos Marcar solicitudes. Esta opción nos permitirá llevar un control de los portafotos enviados a la entidad financiera para la creación de nuevas TIUs. Deberá estar en estado Solicitada: 20 y estar vigente; si el colectivo es estudiante y no domicilia el pago, comprobará además que haya abonado parte de su matrícula. Para facilitar la anotación de los portafotos recibidos, se presentan los datos ordenados alfabéticamente, permitiendo la selección de un centro y colectivo específico. Servicio de Informática Área de Gestión 11

13 3.3.2 Generar fichero solicitudes. Cualquier solicitud nueva o duplicado de una TIU debe comunicarse a la entidad financiera a través de un fichero. En esta opción se presentan las remesas (agrupación de solicitudes) enviadas a la entidad financiera, la fecha de creación, el número de solicitudes de tarjetas de nueva creación y de duplicados. Al posicionarnos sobre una de las remesas podremos imprimir la relación de las solicitudes nuevas, de solicitudes duplicadas y de reenvío de solicitudes de tarjetas rechazadas, correspondientes a dicha remesa. Al pulsar el botón para la creación de una nueva remesa se presenta la siguiente pantalla. Podemos seleccionar los colectivos que queremos enviar y el tipo de solicitudes: nuevas, duplicados y/o rechazadas. La aplicación asigna el nombre del fichero que le corresponde a la remesa conforme al protocolo establecido con la entidad financiera, y lo único que tenemos que indicar es el directorio donde queremos guardar el fichero. Servicio de Informática Área de Gestión 12

14 3.3.3 Lectura Fichero de rechazos La entidad financiera procesa el fichero de solicitudes de TIUs que le envía la Universidad y si detecta un error nos envía un fichero de rechazos. Este fichero lo recibimos siempre con el mismo nombre FICHFR41.txt, si queremos conservar un histórico de los ficheros de rechazos recibidos, debemos renombrarlo añadiéndole el número de la remesa (Ejemplo: FICHR41_0015.txt). Al leer el fichero la aplicación comprueba que no se haya leído con anterioridad y muestra en pantalla las tarjetas rechazadas indicando el motivo y el nombre del titular. A continuación tenemos que pulsar el botón grabar para hacer los cambios definitivos. Servicio de Informática Área de Gestión 13

15 3.3.4 Marcar rechazados. Esta pantalla nos presenta una relación de todas las TIUs que se encuentran en estado Rechazada: 23, es decir, tarjetas que en el procesamiento interno que realiza la entidad financiera han generado un error y nos lo ha comunicado a través de un fichero de rechazos. Nos permite marcar las tarjetas, una vez hayamos corregido el error, para que se incluyan en la siguiente remesa de solicitudes de TIUs, el estado se cambiará a Apta para fichero de intercambio: 21. La relación de los diferentes motivos de rechazos posibles se puede consultar en /Tarjetas/Parámetros/Errores tarjetas. La corrección de los errores se tendrá que resolver en coordinación con la entidad financiera. Servicio de Informática Área de Gestión 14

16 3.4 Entrega Fichero tarjetas recibidas. La entidad financiera nos envía un fichero que contiene la relación de tarjetas fabricadas, en él se indica también el tipo de tarjeta: simple o mixta. La relación de tarjetas incluidas en el fichero se corresponde con el grupo de tarjetas recibidas por correo. El procesamiento de este fichero nos permitirá incluir, de forma automatizada, en una tanda nueva o en una tanda ya existente, las tarjetas contenidas en el fichero. Si al procesar el fichero se produce alguna incidencia, en la columna 0bservaciones se indicará el motivo. Por ejemplo: Tarjeta ya entregada, Tarjeta RETENIDA: sin vigencia... Servicio de Informática Área de Gestión 15

17 3.4.2 Registrar tarjetas retenidas. Las tarjetas retenidas son aquellas que no se entregan al destinatario porque ya no están vigentes. A este estado se cambia de forma automatizada cuando leemos el fichero de tarjetas recibidas y alguna de ellas no está vigente. Si las tarjetas del colectivo de estudiantes enviadas a los centros no son recogidas por los destinatarios (porque anulan matrícula, se trasladan a otra universidad, etc.) pasarán a la situación de no vigente. El informe Tarjetas caducadas, sin entregar muestra la relación de tarjetas en esta situación. Los centros enviarán al SGE las tarjetas en situación no vigente que no han sido entregadas a los destinatarios. En la pantalla siguiente registrarán las tarjetas retenidas. Las tarjetas retenidas podrán ser reutilizadas, si la situación de la tarjeta pasa a estar vigentes. Servicio de Informática Área de Gestión 16

18 3.4.3 Crear tandas. Para facilitar el reparto de las tarjetas a sus propietarios, se crean tandas (agrupaciones de tarjetas). Esta tarea se realiza desde el SGE y se puede hacer de forma manual marcando una a una las TIUs recibidas o de forma automatizada procesando el fichero que se acompaña desde /Tarjetas/Entrega/Fichero tarjetas recibidas. Cuando el proceso de creación de la tanda concluye, tenemos que anotar la fecha de envío a los centros y la fecha de publicación en la Web de la UCO. A partir de entonces, para el colectivo de estudiantes, las secretarías de los centros podrán acceder a los datos de la tanda y los propietarios de las tarjetas podrán consultar en el portal de la TIU ( que pueden recogerla en la secretaría de su centro. A los colectivos profesores, P.A.S., becarios se le ofrece una información personalizada, desde el portal de la TIU ( hay un enlace a datos administrativos de la secretaría virtual. Servicio de Informática Área de Gestión 17

19 3.4.4 Destinatarios. Desde esta pantalla podremos anotar las tarjetas entregadas a su propietario. Esta operación solo se realiza para el colectivo estudiante, pues la forma de entrega para este colectivo permite realizar este control. Para otros colectivos, profesores, P.A.S., becarios no es posible anotar la entrega de la tarjeta, puesto que ésta se realiza a través de correo. Por tanto las tarjetas se consideran entregadas cuando son enviadas por correo al propietario /Tarjetas/Informes/Etiquetas. Servicio de Informática Área de Gestión 18

20 3.4.5 Defectuosas. Las TIUs defectuosas se devuelven a la entidad financiera para que las fabriquen de nuevo. En esta pantalla anotaremos las tarjetas defectuosas y el motivo o los motivos de la devolución. Previamente tendremos que quitarla de la tanda a la que pertenezca, cuando recibamos de nuevo la TIU la incluiremos en una nueva tanda. Servicio de Informática Área de Gestión 19

21 3.5 Parámetros Titulaciones, tipos de tajeta. En esta pantalla indicaremos a cuales titulaciones se les va a crear TIUs, es decir, la aplicación creará de forma automatizada los registros informáticos con los datos identificativos de una TIU cuando se realice una matricula en esa titulación. Servicio de Informática Área de Gestión 20

22 3.5.2 Estados tarjetas. El registro informático de una TIU se encuentra siempre en un determinado estado que nos proporciona información de la situación en la que se encuentra. Los estados de una tarjeta los podemos agrupar en: estado de tarjetas antiguas, estados normales y estados excepcionales. Estado antiguo: Corresponde a tarjetas que se fabricaron con la anterior entidad financiera. Estas tarjetas no se han renovado o fabricado con la nueva entidad financiera porque los propietarios de ellas dejaron de pertenecer a la comunidad universitaria. Desactivada (CAJASUR): 99. Estados normales: son los estados más comunes, desde que se solicita la TIU hasta que se fabrica. Servicio de Informática Área de Gestión 21

23 Solicitada: 20. Este estado corresponde a la solicitud de una TIU nueva, y generalmente se crea de forma automatizada cuando desde el SIGA o el SIRHU se da un alta a una persona sin TIU. Solicitud de duplicado:19. Enviada en fichero de intercambio: 22. Este estado indica que el registro informático de la TIU se ha enviado a la entidad financiera, para su procesamiento. Candidato sin tarjeta asociada: 24. Indica que la entidad financiera ha procesado correctamente el registro informático de solicitud de la TIU. Rechazada: 23. Indica que la entidad financiera ha procesado el registro informático de solicitud de la TIU y se ha producido un error. Apta para fichero de intercambio: 21. El registro informático de la TIU con estado rechazada 23 se modifica para que se procese en el siguiente envío a la entidad financiera. Candidato con tarjeta en vigor: 30. Este estado indica que la entidad financiera nos ha comunicado que ha fabricado la TIU. Estados excepcionales: serían: Tarjeta retenida: 95. La tarjeta recibida no se entrega al destinatario porque está en situación no vigente. Solicitud cancelada: 96. A este estado se pasa de forma automatizada aquellas TIUs que llevan un largo periodo en estado Solicitada: 20. Por ejemplo una matrícula de un alumno de nuevo ingreso que posteriormente se anula. Comunicación baja a la entidad: 97. Los usuarios de tarjeta que han dejado de pertenece a la comunidad universitaria. Cancelada por el banco: 98 Servicio de Informática Área de Gestión 22

24 3.5.3 Motivos duplicados. Se mantienen los distintos motivos por los que se pueden solicitar un duplicado de la TIU. La versión de la tarjeta en el interior del chip se modificará y la tarjeta anterior dejaría de estar operativa en los lectores de tarjetas para prestación de servicios. Servicio de Informática Área de Gestión 23

25 3.5.4 Motivos devolución. La pantalla siguiente muestra los motivos de devolución de tarjetas defectuosas a la Entidad Financiera. A diferencia de la solicitud de duplicados la versión de la tarjeta en el interior del chip no se modificará. Servicio de Informática Área de Gestión 24

26 3.5.5 Colectivo En esta pantalla se mantienen los distintos colectivos permitidos en la TIU. Admite un texto de colectivo diferenciado para hombres y mujeres. También se puede dejar vacío, y el lugar de la tarjeta destinado a la impresión del colectivo no estará relleno. La aplicación de procedencia: SIRHU, SIGA o vacío. El orden de aplicación del colectivo. Si la persona pertenece a más de un colectivo, se asignaría el de menor orden. La asignación del colectivo a una tarjeta se realiza de forma automatizada. Si la aplicación de procedencia es SIGA el único colectivo que se puede asignar será ESTUDIANTE. Si la aplicación de procedencia es SIRHU, el colectivo asignado a la tarjeta podrá ser uno de los especificados en la lista anterior, dependiendo a la categoría laboral a la que pertenezca. La relación entre categorías laborales y colectivos de tarjetas se establece desde la aplicación SIRHU. Servicio de Informática Área de Gestión 25

27 3.5.6 Errores tarjetas. Contiene la relación de errores que se pueden generar en el procesamiento interno, que realiza la entidad financiera, de los registros informáticos de solicitud de TIUs enviados por la UCO. Servicio de Informática Área de Gestión 26

28 3.6 Informes Conteo de tarjetas. Tarjetas registradas por estado y colectivo: Tarjetas fabricadas por curso académico, por colectivo, por situación de entrega, nuevas y duplicadas: Tarjetas en estado Candidato con tarjeta en vigor: 30, por colectivo y cuantas de ellas han caducado. Servicio de Informática Área de Gestión 27

29 3.6.2 Remesas enviadas al BSCH. Relación de remesas de solicitudes de tarjetas enviadas al BSCH para su estampación. Servicio de Informática Área de Gestión 28

30 3.6.3 Titulaciones tipos tarjetas. Relación de titulaciones con TIUs. La aplicación creará de forma automatizada los registros informáticos con los datos identificativos de una TIU cuando se realice una matricula en esa titulación. Servicio de Informática Área de Gestión 29

31 3.6.4 Etiquetas entrega tarjetas Cuando el colectivo de la TIU procede de la aplicación SIRHU (Docentes, PAS, Becario, Contrato a proyecto ) la entrega se realiza por correo, a la misma dirección utilizada para el reparto de la nómina. Para este método de entrega, el dato fecha de entrega se actualiza con la fecha de impresión de las etiquetas. La aplicación ofrece la posibilidad de elegir dos grupos de etiquetas: PERSONAL o INVESTIGACION, dependiendo del área responsable de la gestión de ese colectivo. Las etiquetas se imprimen en ordenen alfabético por apellidos y nombre, separados por colectivos. Servicio de Informática Área de Gestión 30

32 3.6.5 Entrega tarjetas. La aplicación dispone de varios informes relacionados con la entrega de tarjetas: Relación de titulares de tarjetas en una tanda. Listado de firmas. Conteo de tarjetas entregadas y pendientes de entrega por centros y colectivos. Servicio de Informática Área de Gestión 31

33 3.6.6 Tarjetas pendientes de recibir. En este informe se muestra la relación de tarjetas que estamos a la espera de recibir del BSCH. Esta información se muestra por remesas, indicando el número de tarjetas pendientes de recibir por colectivos. Servicio de Informática Área de Gestión 32

34 3.6.7 Tarjetas defectuosas Las TIUs defectuosas son enviadas a la entidad financiera para que las fabrique de nuevo, indicando el motivo de la devolución. Servicio de Informática Área de Gestión 33

35 3.6.8 Tarjetas retenidas. En este informe se muestra la relación de tarjetas retenidas. Son tarjetas que han pasado a situación no vigente antes de entregarse a su destinatario Servicio de Informática Área de Gestión 34

36 3.6.9 Titulaciones tipos tarjetas. Relación de titulaciones con TIUs. La aplicación SIGA creará de forma automatizada los registros informáticos con los datos identificativos de una TIU cuando se realice la matricula en una de esas titulaciones. Servicio de Informática Área de Gestión 35