INFORME DE AUDITORÍA DA de mayo de 2015 Departamento de Salud Hospital Pediátrico Universitario Dr. Antonio Ortiz (Unidad Auditoría

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORÍA DA de mayo de 2015 Departamento de Salud Hospital Pediátrico Universitario Dr. Antonio Ortiz (Unidad Auditoría 13925) Período auditado: 1 de enero de 2011 al 30 de junio de 2014

2

3 DA CONTENIDO Página ALCANCE Y METODOLOGÍA... 2 CONTENIDO DEL INFORME... 2 INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA... 3 COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA... 4 OPINIÓN Y HALLAZGOS Cuentas por pagar a contratistas no incluidas en los registros de contabilidad Puestos vacantes en la Junta de Gobierno Deficiencias relacionadas con la toma del inventario, la propiedad no localizada, los recibos de propiedad en uso y el decomiso de la propiedad Ausencia de un inventario de los documentos archivados, documentos no protegidos adecuadamente y otras deficiencias relacionadas con el archivo de los documentos públicos Ausencia de procedimientos internos para regular las operaciones relacionadas con el Almacén, Guardalmacén y receptores sin nombramiento de la Administración de Servicios Generales, ausencia de inventarios perpetuos y otras deficiencias relacionadas con el decomiso de la propiedad RECOMENDACIONES AGRADECIMIENTO ANEJO 1 - EQUIPO COMPUTADORIZADO PENDIENTE A DECOMISAR [Hallazgo 3-c.] ANEJO 2 - ÁREA DE ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS PRIMER PISO [Hallazgo 4-b.] ANEJO 3 - MIEMBROS DE LA JUNTA DE GOBIERNO DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ANEJO 4 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO... 24

4 2 DA Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 29 de mayo de 2015 Al Gobernador, y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Hospital Pediátrico Universitario Dr. Antonio Ortiz (Hospital) del Departamento de Salud 1 (Departamento), para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de enero de 2011 al 30 de junio de En algunos aspectos examinamos operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales como: entrevistas; inspecciones físicas; y examen y análisis de informes, de documentos generados por la unidad y de otra información pertinente. CONTENIDO DEL INFORME Determinamos emitir varios informes de auditoría. Este es el primer informe, y contiene cinco hallazgos sobre el resultado del examen que realizamos de los controles administrativos e internos del Hospital. El mismo está disponible en nuestra página en Internet: 1 El Departamento se creó en virtud de la Ley Núm. 81 del 14 de marzo de 1912, según enmendada. Este es el organismo de carácter normativo en la prestación de servicios de salud de Puerto Rico.

5 DA INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Hospital comenzó a operar en el 1975 como un Departamento de Pediatría del Hospital Universitario del Centro Médico que respondía al Departamento. En marzo de 1982, el Departamento de Pediatría comenzó a operar como un Hospital independiente adscrito al Departamento. El 2 de julio de 1982 el Departamento, mediante un contrato con la Universidad de Puerto Rico, cedió a esta la operación y administración del Hospital. El 2 de mayo de 1993 la Administración de Facilidades y Servicios de Salud de Puerto Rico (AFASS) y el Departamento asumieron nuevamente la operación y administración del Hospital. El 30 de junio de 1999 la AFASS cesó sus operaciones 2, y dejó la administración del Hospital bajo la autoridad del Departamento. Mediante la Orden Administrativa se reorganizó la estructura organizacional del Departamento y se estableció que el Hospital estaría adscrito a la Secretaría Auxiliar de Servicios Médicos y de Enfermería del Departamento. El Hospital brinda servicios médico-hospitalarios de nivel supraterciario a toda la población pediátrica (niños y adolescentes hasta los 21 años) de Puerto Rico y del Caribe. Los servicios médico-hospitalarios ofrecidos por el Hospital incluyen pediatría en general, cuidado intensivo neonatal y pediátrico, cirugía pediátrica, servicios de oncología, cardiología, retinopatía, y trasplante de médula ósea, entre otros. El Hospital cuenta con una Directora Ejecutiva a cargo de las operaciones fiscales que le responde a la Secretaria de Salud y con una Directora Médica responsable del área médica. Además, el Hospital cuenta con una Facultad Médica y una Junta de Gobierno (Junta). La Junta debe estar 2 Mediante la Ley se dispuso la disolución de la AFASS y se consolidaron sus poderes y sus facultades en el Departamento. 3 Orden Administrativa , Para reorganizar la estructura organizacional del Departamento de Salud de conformidad con la política pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y la misión y visión del Departamento de Salud y a base de ello definir las funciones de sus Secretarías Auxiliares, Programas, Oficinas, Organismos y otras unidades a tono con las leyes vigentes aplicables y para derogar la Orden Administrativa 209 de la Secretaría de Salud y cualesquiera otras órdenes aprobadas por anteriores secretarios de salud que estén en contravención con las disposiciones que allí se establecieron.

6 4 DA compuesta por diez 4 miembros. La Junta es responsable por la institución, la protección y la calidad de los servicios. También provee dirección para la planificación, operación y evaluación de los servicios y programas que se ofrecen en el Hospital. El presupuesto asignado al Hospital proviene de asignaciones estatales, federales y de ingresos propios 5. Según información provista por la Directora de Finanzas Interina, durante los años fiscales del al , el Hospital tuvo ingresos por $135,574,861 e incurrió en gastos por $126,886, Los anejos 3 y 4 contienen una relación de los miembros de la Junta de Gobierno y los funcionarios principales que actuaron durante el período auditado. El Departamento cuenta con una página en Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: Esta página provee información acerca del Departamento y de los servicios que presta el Hospital. COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron remitidas a la Lcda. Gloria E. Hernández De Jesús, Directora Ejecutiva del Hospital, mediante carta de nuestros auditores del 22 de octubre de En la referida carta se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones determinadas en la auditoría. 4 Compuesta por el Director Ejecutivo, Director Médico, Presidente de la Facultad Médica, Director de Servicios de Enfermería, Director/Coordinador de Programa de Mejoramiento del Desempeño Organizacional, Director de Finanzas, Director de Recursos Humanos, Administrador del Centro Pediátrico Metropolitano, Director del Centro Pediátrico y Secretario de Salud o su representante autorizado. A la fecha de nuestra auditoría, había 8 miembros en la Junta. Véase el Hallazgo 2. 5 Facturación y cobro a pacientes, aseguradoras privadas y reforma de salud, e ingresos no relacionados con el servicio directo al paciente, tales como: renta de televisores, copias de expedientes médicos y de facturas, tarjetas de identificación de los empleados y estacionamiento, entre otros. 6 Este importe no incluye los gastos relacionados con el pago de nómina. Este pago se realiza a través de la División de Nóminas del Departamento de Salud. Durante los años fiscales del al , el presupuesto asignado para el pago de nómina ascendió a $66,228,292. Tampoco incluye los gastos por $10,102,692 relacionados con las cuentas por pagar no registradas mencionadas en el Hallazgo 1.

7 DA Mediante carta del 3 de noviembre de 2014, la Directora Ejecutiva contestó la carta de nuestros auditores. Sus comentarios fueron considerados al redactar el borrador de los hallazgos este Informe. El borrador de los hallazgos se remitió para comentarios a la Secretaria de Salud, Hon. Ana C. Ríus Almendáriz, y a la Directora Ejecutiva, para comentarios, por cartas del 6 de febrero de La Directora Ejecutiva remitió su contestación mediante carta del 18 de febrero. La Secretaria de Salud solicitó prórroga para contestar el borrador de los hallazgos remitidos y se le concedió la misma. Esta remitió su contestación mediante carta del 3 de marzo. En sus cartas, la Secretaria de Salud y la Directora Ejecutiva indicaron, entre otras cosas, que luego de evaluar los hallazgos, no tenían comentarios y que tomarán las medidas necesarias para que se cumplan las recomendaciones del Informe. OPINIÓN Y HALLAZGOS Opinión favorable con excepciones Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las operaciones fiscales del Hospital se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables; excepto por los hallazgos del 1 al 5 que se comentan a continuación: Hallazgo 1 - Cuentas por pagar a contratistas no incluidas en los registros de contabilidad Situaciones a. El Departamento de Salud es el responsable de otorgar los contratos de servicios profesionales a los contratistas que brindan servicios en el Hospital relacionados con la facturación y los cobros, la administración del departamento de farmacia y el mantenimiento de la planta física, entre otros. Es responsabilidad del Hospital pagar los contratos de los ingresos propios que genera. Cuando el Hospital genera los ingresos propios, la Recaudadora Auxiliar deposita los mismos en una cuenta bancaria, la cual está a nombre del

8 6 DA Departamento. Luego, la Directora de Finanzas del Hospital solicita los fondos a la División de Presupuesto del Departamento para que se les transfieran a la cuenta de gasto correspondiente. Al finalizar cada año fiscal, la Directora de Finanzas del Hospital certifica las facturas pendientes de pago incluidas en los informes Resumen de Cuentas a Pagar no Obligadas al (Modelo SC-943B) y en el Resumen de Deudas de Años Anteriores (Modelo SC-943C), y los remite a la Directora de Finanzas del Departamento. Los pagos son realizados contra la partida de gasto identificada como Deuda de Años Anteriores No Clasificadas. El examen de los controles administrativos e internos del Hospital relacionados con las cuentas por pagar reveló que el Hospital no registraba todas las facturas presentadas por los contratistas en sus registros de contabilidad. En su lugar, la Directora de Finanzas del Hospital indicó a nuestros auditores que, una vez los fondos están disponibles, determina a qué contratistas se emitirán los pagos y la cuantía a pagar. Indicó, además, que para registrar dichas facturas y emitir los pagos se toma en consideración el balance adeudado y el envejecimiento de las facturas. Al 30 de junio de 2014, de acuerdo con la información suministrada por la Directora de Finanzas del Hospital, la deuda de cuentas por pagar no incluida en los registros de contabilidad era de $10,102, La misma se desglosa de la siguiente manera: $6,334,371 corresponden al año fiscal y $3,768,321 a los años fiscales del al De estas cuentas por pagar, $4,808,424 corresponden a entidades privadas y $5,294,268 a diferentes entidades gubernamentales, según se indica: $2,897,872 a la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico (ASEM); $1,569,681 al Hospital Universitario de 7 Una situación similar se comentó en el Hallazgo 1 del Informe de Auditoría DA En este Informe se indicó que el Hospital Universitario Dr. Ramón Ruiz Arnau tenía cuentas por pagar por $12,407,094, no incluidas en los registros de contabilidad correspondientes a los años fiscales del al

9 DA Criterios Adultos; y $826,715 a la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ciencias Médicas, entre otras. La situación comentada es contraria al Artículo 2(e) de la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad de Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, donde se dispone, como parte de la política del Gobierno, que exista un control previo de todas las operaciones del Gobierno; que dicho control previo se desarrolle dentro de cada dependencia o entidad corporativa para que sirva al jefe de la dependencia o entidad corporativa en el desarrollo del programa o programas cuya dirección se le ha encomendado. Además, en el Artículo 9(g) se establece que los jefes de las dependencias o sus representantes autorizados serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que remitan para pago al Secretario de Hacienda o a un pagador debidamente nombrado por este. Efectos La situación comentada impide mantener un control efectivo de los gastos del Hospital, y puede propiciar sobregiros y pleitos judiciales innecesarios, con los consecuentes efectos adversos para el erario. Además, propicia que los contratistas soliciten rescindir los contratos, lo que afectaría los servicios médico-hospitalarios que se brindan a la cuidadanía. Causas Las situaciones comentadas obedecen a que la Directora de Finanzas del Hospital no registra todas las facturas recibidas por los contratistas tan pronto recibe las mismas. Véanse las recomendaciones 2 y 3. Hallazgo 2 - Puestos vacantes en la Junta de Gobierno Situación a. La Secretaria de Salud es la responsable de nombrar los miembros de la Junta del Hospital. Esta se reúne semestralmente para discutir los asuntos administrativos, operacionales, médicos y fiscales, y los proyectos a desarrollarse en el Hospital. Además, cada miembro debe

10 8 DA remitir informes sobre las operaciones de su área. Estos informes son discutidos durante la reunión para la toma de decisiones. Los asuntos discutidos se documentan en actas, las cuales son firmadas por la Secretaria de la Junta. La Junta se rige por el Reglamento de la Junta de Gobierno, según enmendado, aprobado el 10 de julio de 1994 por el Secretario de Salud, el cual establece los miembros que la componen y sus respectivas funciones. Además, indica que la Secretaria de Salud podrá nombrar los miembros adicionales que estime conveniente. El examen realizado a la composición de la Junta reveló que al 30 de junio de 2014 los puestos de Administrador del Centro Pediátrico Metropolitano y de Director de Recursos Humanos estaban vacantes desde el 16 de agosto y el 1 de septiembre de 2013, respectivamente. Criterio Lo comentado es contrario a lo establecido en el Artículo IV del Reglamento de la Junta de Gobierno el cual establece, entre otras cosas, quienes serán los miembros de la Junta y sus funciones. Efecto La situación comentada no permite que la Junta cuente con los informes necesarios para la toma de decisiones relacionadas con la operación y el funcionamiento del Centro Pediátrico Metropolitano y la administración de los recursos humanos. Causa Atribuimos la situación comentada a que la Secretaria de Salud no designó al Administrador del Centro Pediátrico Metropolitano y al Director de Recursos Humanos para cubrir los puestos vacantes en la Junta. Véase la Recomendación 1.

11 DA Hallazgo 3 - Deficiencias relacionadas con la toma de inventario, la propiedad no localizada, los recibos de propiedad en uso y el decomiso de la propiedad Situaciones a. El Encargado de la Propiedad 8 es el funcionario responsable de mantener al día los expedientes relacionados con la propiedad del Hospital, para esto mantiene registros del Inventario Físico de Activo Fijo a través de la aplicación People Soft 9. Además, es responsable de velar por que toda la propiedad asignada a un custodio esté respaldada por un Recibo de Propiedad en Uso (Modelo SC-1211) y de realizar el inventario físico anual de la propiedad del Hospital. El Hospital constituye una Agencia de Inventario para fines del control y de la contabilidad de la propiedad en el Departamento de Hacienda. Según se desprende del Inventario Físico de Activo Fijo, al 30 de junio de 2014, el Hospital contaba con un total de 2,284 unidades de propiedad a un costo de $11,868,193. Al 30 de junio de 2014, no se había designado una persona para que supervisara el proceso de la toma de inventarios físicos. b. Seleccionamos para examen 20 unidades de propiedad por $37,094, adquiridas del 24 de octubre de 2002 al 21 de enero de 2014, para verificar su registro, y confirmar su existencia y custodia. El examen efectuado reveló lo siguiente: 1) No se localizaron para examen 3 unidades de propiedad 10 (15%) a un costo de $11,931, las cuales fueron adquiridas del 27 de enero de 2003 al 18 de julio de Una de estas unidades estaba asignada a una funcionaria que no trabaja en el Hospital desde el 30 de junio de Desde el 24 de marzo de 2014, el Encargado de la Propiedad se encontraba en destaque administrativo en la División de Nóminas de la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales del Departamento. Las funciones relacionadas con la propiedad del Hospital son realizadas por un Encargado de la Propiedad Sustituto. Este le responde a la Directora Ejecutiva. 9 La aplicación People Soft se utiliza en el Hospital para registrar la información financiera relacionada con las recaudaciones, las compras y los pagos, y para asignar los números de propiedad. 10 Las unidades no localizadas son: 1 computadora, 1 cuna y 1 monitor de signos vitales.

12 10 DA ) No se expidió el Modelo SC-1211 para 15 unidades (75%) por $22,892, a los funcionarios o empleados que tenían la propiedad bajo su custodia. 3) La información presentada en los modelos SC-1211 para 9 unidades (45%) no coincide con el registro de Inventario Físico de Activo Fijo. Las diferencias eran en los campos de descripción y costo del activo, fecha de adquisición y ubicación. c. El Hospital cuenta con un Departamento de Sistemas de Información, el cual es dirigido por un Supervisor de Sistemas de Información, quien le responde a la Directora Ejecutiva. El Supervisor de Sistemas de Información se encarga, entre otras labores, de que los sistemas computadorizados del Hospital funcionen correctamente, de instalar y realizar movimientos de equipo computadorizado, de realizar solicitudes de servicios a la ASEM para la reparación de equipo, y de mantener la custodia del equipo computadorizado inservible u obsoleto pendiente por decomisar. Para llevar a cabo sus funciones, el Supervisor de Sistemas de Información cuenta con la colaboración de una Operadora de Entrada de Datos. Este Departamento cuenta con una oficina administrativa y una oficina en el sótano del Hospital en donde se mantienen, entre otras cosas, computadoras, monitores e impresoras para su decomiso. El Encargado de la Propiedad es el responsable de iniciar el trámite para dar de baja cualquier propiedad considerada en desuso. Como parte de dicho trámite, debe completar la Declaración de Propiedad Excedente (Modelo SC-787), en el cual se incluye, entre otras cosas, el número y la descripción de la propiedad, la fecha de adquisición y el costo unitario. Una inspección realizada por nuestros auditores a esta oficina el 14 de julio de 2014, reveló que desde el 22 de junio de 2009 no se han decomisado los equipos computadorizados dañados o en desuso. Los equipos se encontraban uno encima del otro en varios lugares de la oficina. [Véase el ANEJO 1]

13 DA Criterios La situación comentada en el apartado a. es contraria a lo establecido en el Artículo XIV-F-2 del Reglamento 11, Normas Básicas para el Control y la Contabilidad de los Activos Fijos, aprobado el 29 de diciembre de 2005 por el Secretario de Hacienda. Las situaciones comentadas en el apartado b. son contrarias a lo establecido en los artículos XVI-D, XVI-F, VI-A-3 y VI-A-5 del Reglamento 11. La situación comentada en el apartado c. es contraria a lo establecido en el Artículo 2, incisos b., e. y f. de la Ley Núm. 230, el cual dispone, entre otras cosas, que la gerencia debe mantener los controles necesarios para el control de la propiedad. Además, es contraria a lo establecido en el Artículo XV-D del Reglamento 11, en el cual establece que se utilizará la Declaración de Propiedad Excedente para notificar al Programa de Propiedad Excedente de la Administración de Servicios Generales (ASG) y a la División de Cuentas de la Propiedad del Negociado de Cuentas del Departamento de Hacienda los equipos dados de baja, independientemente de si la agencia está o no bajo la reglamentación de la ASG. Efectos La situación comentada en el apartado a. le impide al Hospital mantener un control adecuado de las operaciones relacionadas con el proceso de la toma de inventarios de la propiedad. Lo comentado en el apartado b. dificulta la pronta localización de las unidades de propiedad, así como identificar oportunamente el custodio. Esto, a su vez, propicia la comisión de irregularidades y que sean difíciles de detectar para poder fijar responsabilidades. La situación comentada en el apartado c. impide que se mantenga un control adecuado de los equipos computadorizados dañados o en desuso pendientes por decomisar, y dificulta el proceso de disposición.

14 12 DA Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que los funcionarios que actuaron como directores ejecutivos no se aseguraron de cumplir con la disposición reglamentaria, en cuanto a la designación de un funcionario para que supervise el proceso de toma del inventario físico. [Apartado a.] Además, no supervisaron adecuadamente las funciones del Encargado de la Propiedad y del Supervisor de Sistemas de Información para asegurarse de que cumplieran con las mencionadas disposiciones de ley y reglamentarias. [Apartados b. y c.] Véanse las recomendaciones 2, 4 y 5. Hallazgo 4 - Ausencia de un inventario de los documentos archivados, documentos no protegidos adecuadamente y otras deficiencias relacionadas con el archivo de los documentos públicos Situaciones a. El Departamento de Recursos Humanos del Hospital cuenta con tres áreas de archivos de documentos. En estas áreas de archivo se mantienen los expedientes inactivos de los empleados, los registros de asistencia y las evaluaciones de desempeño, entre otros documentos. Una Coordinadora de Asuntos de Retiro 11 es la persona a cargo del Departamento desde el 1 de septiembre de Esta le responde a la Directora Ejecutiva del Hospital. Una inspección realizada por nuestros auditores el 21 de agosto de 2014 a las referidas áreas de archivo reveló lo siguiente: [Véase el ANEJO 2] 1) No se mantiene un inventario de los documentos que se encuentran en las áreas de archivo. 2) Los documentos no están organizados adecuadamente. Estos se mantienen en archivos, en cajas de cartón colocadas una sobre la 11 Esta funcionaria no ocupa el puesto de Directora de Recursos Humanos; sin embargo, se le asignaron las tareas de coordinar y asistir a las reuniones con la gerencia del Hospital y con los empleados. Por esta razón, recibe apoyo de la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales del Departamento de Salud. 12 La Directora del Departamento de Recursos Humanos se acogió al retiro efectivo el 31 de agosto de 2013.

15 DA otra, en algunos casos abiertas o deterioradas, en bolsas plásticas, en sobres y en expedientes ubicados en el piso o sobre los archivos. 3) Se observó humedad provocada por filtraciones en las paredes del área de archivo del segundo piso. 4) La iluminación del área de archivo no es adecuada. Criterio Las situaciones comentadas son contrarias a lo establecido en el Artículo VIII, del Reglamento 23, Para la Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para Examen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales, según enmendado, aprobado el 15 de agosto de 1988 por el Secretario de Hacienda. Efectos Las situaciones comentadas impiden que se ejerza un buen control de los documentos públicos y que estos puedan ser localizados rápidamente, con prontitud y en la forma deseada. Además, propicia la pérdida o la destrucción de los documentos públicos y evita que estos se mantengan en buen estado. Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que los funcionarios que actuaron como directores ejecutivos no se aseguraron de supervisar de manera adecuada las funciones de la Coordinadora de Asuntos de Retiro para mantener un control apropiado sobre los documentos mencionados, de acuerdo con las disposiciones establecidas en el Reglamento 23. Véanse las recomendaciones 2, 6 y 7.

16 14 DA Hallazgo 5 - Ausencia de procedimientos internos para regular las operaciones relacionadas con el Almacén, Guardalmacén y receptores sin nombramiento de la Administración de Servicios Generales, ausencia de inventarios perpetuos y deficiencia relacionada con la disposición de materiales expirados o dañados Situaciones a. El Hospital cuenta con un almacén en el cual se reciben materiales médico-quirúrgicos, de oficina, y de limpieza, entre otros, necesarios para el funcionamiento del Hospital. Además, se recibe toda la propiedad adquirida por el Hospital. Un Supervisor de Almacén está a cargo y le responde a la Directora Ejecutiva. Este Supervisor de Almacén realiza funciones como Guardalmacén y cuenta con la colaboración de tres oficinistas encargados del recibo de los materiales. Este almacén le suple a cada departamento del Hospital de acuerdo con sus necesidades, y utiliza el formulario requisición interna, el cual es firmado por el Supervisor del departamento que realiza la solicitud y el Supervisor del Almacén. El examen de los controles administrativos e internos relacionados con las operaciones del almacén reveló que, al 30 de junio de 2014: 1) No se habían promulgado normas y procedimientos para regular las operaciones relacionadas con el almacén. 2) El Supervisor de Almacén y los tres oficinistas no contaban con un nombramiento de Guardalmacén y de receptores expedido por la ASG. 3) No se mantiene un inventario perpetuo de las existencias de materiales en el almacén desde el año fiscal b. El Supervisor del Almacén tiene la responsabilidad de disponer de los materiales expirados o dañados, mediante el uso del formulario Listado de Productos para Decomisar, en el cual se incluyen, entre otras cosas, la descripción del producto que se va a decomisar, la fecha de expiración, la cantidad, el costo y la razón del decomiso. Este formulario es firmado por el empleado del Almacén que lo prepara y por el Supervisor del Almacén. La disposición de los

17 DA materiales médico-quirúrgicos expirados se realiza en contenedores destinados para este material. El resto de los materiales se desecha en contenedores de basura. El examen de los controles administrativos e internos relacionados con estas operaciones reveló que la disposición de los materiales 13 expirados o dañados en los distintos departamentos del Hospital son dispuestos sin la notificación ni supervisión del personal del Almacén. Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a lo establecido en el Artículo 2(e) de la Ley Núm Conforme a esta disposición, la gerencia del Hospital debe establecer los controles internos necesarios para proteger sus activos y asegurarse de que: Se promulguen las normas y los procedimientos necesarios para regir las operaciones del almacén. [Apartado a.1)] Se realicen las gestiones necesarias para que los funcionarios que laboran en el almacén cuenten con el nombramiento y el adiestramiento correspondiente. [Apartado a.2)] Se mantenga un inventario perpetuo de todos los materiales disponibles en el almacén. [Apartado a.3)] Se supervise la disposición de materiales expirados o dañados. [Apartado b.] Además, las situaciones comentadas en el apartado a.2) y 3) son contrarias a lo establecido en el artículo 9.6.g y 12.6 del Reglamento 8, Reglamento de Receptores Oficiales, promulgado el 29 de octubre de 1984 por el Administrador de Servicios Generales. 13 Entre estos materiales se encuentran: tirillas para glucómetro, tubos de sangre, entre otros.

18 16 DA Efectos Las situaciones comentadas propician el ambiente para la comisión de errores e irregularidades en las operaciones del Almacén y que no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que los funcionarios que actuaron como directores ejecutivos durante el período auditado no se aseguraron de: Promulgar reglamentación escrita para regular las operaciones del almacén. [Apartado a.1)] Gestionar el nombramiento del Guardalmacén y de los receptores. [Apartado a.2)] Supervisar de manera eficaz las funciones del Supervisor del Almacén, para asegurarse de que mantenga un inventario perpetuo de la existencia de materiales. [Apartado a.3)] Requerir que todo material expirado o dañado sea dispuesto por personal del almacén. [Apartado b.] Véanse las recomendaciones 2, y de la 8 a la 11. RECOMENDACIONES A la Secretaria de Salud 1. Nombrar a los miembros de la Junta que por ley corresponda y velar por que no ocurran vacantes por períodos prolongados. [Hallazgo 2] 2. Instruir a la Directora Ejecutiva para que cumpla con las recomendaciones de la 3 a la 11, de manera que se corrijan y no se repitan las situaciones comentadas en este Informe. [Hallazgos 1 y del 3 al 5] A la Directora Ejecutiva 3. Impartir instrucciones a la Directora de Finanzas para que registre todas las facturas presentadas por los contratistas en los registros de contabilidad del Hospital. [Hallazgo 1]

19 DA Designar una persona para que supervise el proceso de toma de inventarios físicos. [Hallazgo 3-a.] 5. Impartir instrucciones al Encargado de la Propiedad para que: a. Realice las investigaciones y notificaciones requeridas según dispuesto en la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada, de no aparecer las propiedades mencionadas. [Hallazgo 3-b.1)] b. Se asegure de que cada unidad de propiedad esté respaldada por un Modelo SC-1211 a nombre del custodio. [Hallazgo 3-b.2)] c. Concilie los registros de Inventario Físico de Activo Fijo. [Hallazgo 3-b.3)] d. Realice los procesos de decomiso, según establece la reglamentación, y mantenga en los expedientes de decomiso todos los informes que son requeridos. [Hallazgo 3-c.] 6. Realizar un inventario de los documentos del Departamento de Recursos Humanos y asegurarse de que los mismos se mantengan organizados para asegurar su rápida localización. [Hallazgo 4-a.1) y 2)] 7. Corregir las deficiencias y realizar las gestiones necesarias para que las áreas de archivo estén en condiciones físicas adecuadas y seguras. [Hallazgo 4-a.3) y 4)] 8. Promulgar reglamentación para regular las operaciones relacionadas con el almacén. [Hallazgo 5-a.1)] 9. Gestionar con la ASG el nombramiento del Guardalmacén y de los receptores. [Hallazgo 5-a.2)] 10. Asegurarse de que se mantenga un inventario perpetuo de la existencia de materiales en el almacén. [Hallazgo 5-a.3)]

20

21 DA ANEJO 1 DEPARTAMENTO DE SALUD HOSPITAL PEDIÁTRICO UNIVERSITARIO DR. ANTONIO ORTIZ EQUIPO COMPUTADORIZADO PENDIENTE A DECOMISAR [Hallazgo 3-c.]

22 20 DA ANEJO 2 DEPARTAMENTO DE SALUD HOSPITAL PEDIÁTRICO UNIVERSITARIO DR. ANTONIO ORTIZ ÁREA DE ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS PRIMER PISO [Hallazgo 4-a.]

23 DA Continuación ANEJO 2 ÁREA DE ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS SEGUNDO PISO [Hallazgo 4-a.]

24 22 DA ANEJO 3 DEPARTAMENTO DE SALUD HOSPITAL PEDIÁTRICO UNIVERSITARIO DR. ANTONIO ORTIZ MIEMBROS DE LA JUNTA DE GOBIERNO DURANTE EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Hon. Ana C. Ríus Armendáriz Presidenta 14 sep jun. 14 Dr. Francisco Joglar Pesquera Presidente 1 ene sep. 13 Dr. Lorenzo González Feliciano 1 ene dic. 12 Lcda. Gloria E. Hernández De Jesús Directora Ejecutiva abr jun. 14 Lcda. Miriam Chávez Ríos Directora Ejecutiva Interina 25 feb mar. 13 Lcda. Sylvia Mercado Reyes Directora Ejecutiva 3 oct feb. 13 Lcdo. Arnaldo Rodríguez Sánchez Director Ejecutivo 1 ene sep. 11 Dra. Myrna L. Quiñones Feliciano Directora Médica 1 ene jun. 14 Dr. Ricardo García De Jesús Presidente de la Facultad Médica 1 ene jun. 14 CPA María de los A. Laracuente Collazo Directora de Finanzas 16 feb jun. 14 Lcda. Blanca I. Olmo Aldea 1 ene feb. 13 Srta. Leida París Vélez Directora de Programas Institucionales 1 ene jun. 14 Sra. Ivelisse Santiago Rosario Directora de Recursos Humanos 15 1 ago ago. 13 Lcda. Miriam Chávez Ríos Sra. Julia Rivera Ramos Dr. Edgar Colón Negrón Administradora del Centro 1 ene ago. 13 Pediátrico 16 Directora del Departamento de Enfermería Rector del Recinto de Ciencias Médicas Interino 1 ene jun feb jun Puesto vacante del 2 de marzo al 15 de abril de Puesto vacante del 1 de enero al 31 de julio de 2011 y del 1 de septiembre de 2013 al 30 de junio de Puesto vacante del 16 de agosto de 2013 al 30 de junio de 2014.

25 DA Dr. José F. Rodríguez Orengo Continuación ANEJO 3 NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO Rector del Recinto de Ciencias Médicas DESDE HASTA 1 ene ene. 14 Dr. Rafael Rodríguez Mercado 1 ene dic. 12

26 24 DA ANEJO 4 DEPARTAMENTO DE SALUD HOSPITAL PEDIÁTRICO UNIVERSITARIO DR. ANTONIO ORTIZ FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Hon. Ana C. Ríus Armendáriz Secretaria 14 sep jun. 14 Dr. Francisco Joglar Pesquera Secretario 1 ene sep. 13 Dr. Lorenzo González Feliciano 1 ene dic. 12 Lcda. Gloria E. Hernández De Jesús Directora Ejecutiva abr jun. 14 Lcda. Miriam Chávez Ríos Directora Ejecutiva Interina 25 feb mar. 13 Lcda. Sylvia Mercado Reyes Directora Ejecutiva 3 oct feb. 13 Lcdo. Arnaldo Rodríguez Sánchez Director Ejecutivo 1 ene sep. 11 Dra. Myrna L. Quiñones Feliciano Directora Médica 1 ene jun. 14 Dr. Ricardo García De Jesús Presidente de la Facultad Médica 1 ene jun. 14 CPA María de los A. Laracuente Collazo Directora de Finanzas 16 feb jun. 14 Lcda. Blanca I. Olmo Aldea 1 ene feb. 13 Sra. Ivelisse Santiago Rosario Directora de Recursos Humanos 18 1 ago ago Puesto vacante del 2 de marzo al 15 de abril de Puesto vacante del 1 de enero al 31 de Julio de 2011 y del 1 de septiembre de 2013 al 30 de junio de 2014.

27

28 MISIÓN Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados. Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra página en Internet. QUERELLAS Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono al (787) , extensión 2805, o al (sin cargo). También se pueden presentar mediante el correo electrónico Querellas@ocpr.gov.pr o mediante la página en Internet de la Oficina. INFORMACIÓN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORÍA En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del informe. La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la página en Internet de la Oficina. También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) , extensión INFORMACIÓN DE CONTACTO Dirección física: 105 Avenida Ponce de León Hato Rey, Puerto Rico Teléfono: (787) Fax: (787) Internet: Correo electrónico: ocpr@ocpr.gov.pr Dirección postal: PO Box San Juan, Puerto Rico