Estado Libre Asociado de Puerto Rico

Transcripción

1 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Efectivo e Ingresos y Cuentas por Pagar Juan M. Ayala Hernández, CFE Auditor Senior

2 OBJETIVO Que los participantes puedan conocer y obtener un entendimiento i de la reglamentación aplicable, de las diferentes pruebas de cumplimiento i que deben completar al realizar los programas de auditoría de Ingresos y Cuentas por Cobrar y Efectivo y de los hallazgos más frecuentes en los municipios i i y consorcios.

3 ALCANCE Conocer la reglamentación aplicable Discutir los pasos más importantes del programa Hallazgos más Frecuentes

4 REGLAMENTACIÓN APLICABLE Ley Núm. 81 de Municipios Autónomos de Puerto Rico Reglamento para la Administración Municipal de OCAM Ordenanzas y Resoluciones internas que imponen el cobro por algún concepto Cartas Circulares y Memorandos de las distintas entidades reguladoras

5 CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Conocer la estructura de control lde la unidad d Identificar las fuentes de ingreso de la unidad Ejemplos de fuentes de ingresos Patentes de industria y comercio Permisos y Arbitrios i de Construcción Contribuciones sobre la propiedad Arrendamiento de Propiedades d

6 Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Cont. Ejemplo de Fuentes de Ingresos Multas impuestas Intereses en inversiones (Certificados de Depósito) Recogido y disposición i i de desperdicios di i Venta de propiedades inmuebles Ingresos por la celebración de las Fiestas Patronales Nota: Las fuentes de ingresos dependen del tipo de entidad gubernamental

7 Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Segregación de deberes de los funcionarios i principales que intervienen en las operaciones Los recaudadores estén nombrados La custodia de los libros de recibos de recaudación

8 Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Entreviste al personal a cargo de las recaudaciones para conocer el proceso de recaudación Determine cuales son las personas que realizan gestiones de cobro fuera de la unidad Si estas personas han efectuado gestiones de cobro adecuadas

9 Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Confirme las cuentas por cobrar Conocer los distintos informes que preparan p los recaudadores Determine si la unidad cuenta con una caja de seguridad Realice arqueos de caja por sorpresa

10 CUSTODIA DE RECIBOS OFICIALES Realice un inventario i físico de los recibos de recaudación Verifique la codificación y secuencia numérica Verifique que los recibos estén bajo llave Determine si al momento de la entrega se solicita la firma del que recibe y que se entreguen en secuencia numérica

11 CUSTODIA DE CHEQUES EN BLANCO Realice los mismos pasos que para los recibos de recaudación. Verifique si se notifica al banco sobre las personas autorizadas a firmar cheques.

12 RECAUDACIONES Seleccione la muestra a examinar. Compare los recibos contra los depósitos. Compare las hojas de depósitos contra los estados bancarios. Examine los recibos para identificar irregularidades.

13 EJEMPLO ANÁLISIS DE RECAUDACIÓN RECAUDACIONES ENTREGAS AL RECAUDADOR OFICIAL RECIBOS TOTAL RECIBO TOTAL DIFERENCIAS FECHA Desde Hasta Efectivo Cheque RECAUDADO Fecha NÚM. EFECTIVO CHEQUE ENTREGADO MAS MENOS 7 may $ 200 $ 300 $ may $ $ 350 $ May A 8361A may Situaciones: Diferencias en el tipo de valor Tardanza en entrega al Recaudador Oficial

14 EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN

15 CANTIDAD EN PALABRAS Y EN NÚMEROS NO CONCUERDA Mil doscientos cincuenta y dos con 38/100 1,

16 NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN

17 ANULADO SIN EXPLICACIÓN

18 CON BORRONES Y TACHADURAS

19 NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO

20 Cont. RECAUDACIONES Verifique si los ingresos se registraron en los libros de contabilidad o sistema mecanizado. Examine algunas transacciones efectuadas con sistema de ATH. Examine algunos de los justificantes que dieron origen a la recaudación como licencias, patentes, arbitrios, entre otros.

21 FONDOS DE CAMBIO (PETTY CASH) Verifique que: estén autorizados ados estén respaldados por sus justificantes las cantidades sean apropiadas

22 CONCILIACIONES BANCARIAS Coteje el balance según libros con el Mayor General. Coteje el balance según Banco contra el estado bancario. Verifique la corrección aritmética. Verifique que las diferencias estén explicadas.

23 Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS Coteje los cheques pagados devueltos contra los cargos figurados en el estado bancaria. Escoja una muestra y verifique los endosos. Investigue los cheques pendientes de pago por un término mayor al establecido en la reglamentación. Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por sobregiros o por cualquier otro concepto.

24 CERTIFICADOS DE DEPÓSITOS Verifique: la autorización para la adquisición y disposición de los mismos. los intereses ganados y su ingreso en los fondos de la Unidad. que se mantenga un registro de los mismos.

25 TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS Verifique que: las mismas estén autorizadas y contabilizadas. la transacción se justifique.

26 HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Cuentas por cobrar atrasadas. Gestiones de cobro inefectivas. Recaudadores y pagadores sin nombramientos. Recibos con borrones y tachaduras. Recibos que se anularon sin explicación. ió

27 Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Recibos que no indican el tipo de valor recibido. Recaudaciones entregadas con tardanzas. Sobregiros en fondos y cuentas bancarias. Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año. Conciliaciones bancarias con atrasos o preparadas incorrectamente.

28 Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Apropiación p p de fondos. Informes de ingresos yg gastos con atrasos. No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco y utilizados. No se lleva un registro de las inversiones. Cheques pendientes de pago por más de un año.

29 Preguntas?

30 CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS

31 Este adiestramiento tiene el propósito, entre otras cosas, de compartir información y estrategias para lograr una sana administración pública. El mismo se ofrece independientemente del resultado de las auditorías que realizaremos sobre el uso de la propiedad y de los fondos públicos en las unidades examinadas.

32 Contraloría a sus órdenes...