Efectivo e Ingresos y Cuentas por Cobrar

Transcripción

1 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Efectivo e Ingresos y Cuentas por Cobrar Liza M. Vélez V Figueroa Auditora Senior

2 OBJETIVO Que los participantes puedan conocer y obtener un entendimiento de la reglamentación aplicable, de las diferentes pruebas de cumplimiento que deben completar al realizar los programas de auditoría de Efectivo e Ingresos y Cuentas por Cobrar y de los hallazgos más frecuentes en los departamentos, agencias y corporaciones públicas. 2

3 ALCANCE Conocer la reglamentación aplicable Discutir: Los pasos más importantes de los programas Hallazgos más frecuentes 3

4 Reglamentación Aplicable 4

5 REGLAMENTACIÓN N APLICABLE Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada Reglamento Núm. 25, Recaudación, Depósito, Control y Contabilidad de Fondos Públicos Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares, emitido el 7 de noviembre de 2006 por el Departamento de Hacienda 5

6 Cont. REGLAMENTACIÓN N APLICABLE Reglamento Núm. 44, Deudas no Contributivas Existentes a Favor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico; y Para Derogar el Reglamento Núm del 12 de agosto de 1997 (emitido el 27-ago-08 por el Departamento de Hacienda) Reglamentación Interna de la entidad 6

7 Programa de Auditoría Efectivo - Recaudaciones 7

8 CONSIDERACIÓN N DEL AMBIENTE Conozca la estructura de control de la entidad. Identifique las fuentes de ingreso de la entidad. Ejemplos de fuentes de ingresos Intereses en Inversiones y Certificados de Depósitos Multas Impuestas Arrendamientos de Propiedades Venta de Propiedades Inmuebles Patentes de Industria y Comercio Permisos, Licencias y Arbitrios de Construcción Contribuciones sobre Ingresos y sobre la Propiedad Nota: Las fuentes de ingresos dependen del tipo de entidad gubernamental. 8

9 Cont. CONSIDERACIÓN N DEL AMBIENTE Determine: Si existe una segregación de deberes de los funcionarios principales que intervienen en las operaciones. Si los recaudadores estén nombrados. La custodia de los libros de recibos de recaudación. 9

10 Cont. CONSIDERACIÓN N DEL AMBIENTE Conozca los distintos informes que preparan los recaudadores. Determine si la unidad cuenta con una caja de seguridad. Realice arqueos de caja por sorpresa. 10

11 PRUEBAS A REALIZAR DE EFECTIVO-RECAUDACIONES Custodia de Recibos Oficiales Realice un inventario físico de los recibos de recaudación. Verifique la codificación y secuencia numérica. Verifique que los recibos estén bajo llave. Determine si al momento de la entrega se solicita la firma del que recibe y que se entreguen en secuencia numérica. 11

12 Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE EFECTIVO-RECAUDACIONES Custodia de Cheques en Blanco Realice los mismos pasos que para los recibos de recaudación. Verifique si se notifica al banco sobre las personas autorizadas a firmar cheques. 12

13 Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE EFECTIVO-RECAUDACIONES Recaudaciones Seleccione la muestra a examinar. Compare los recibos contra los depósitos. Compare las hojas de depósitos contra los estados bancarios. Examine los recibos para identificar irregularidades. 13

14 EJEMPLO ANÁLISIS DE RECAUDACIÓN FECHA RECAUDACIONES ENTREGAS AL RECAUDADOR OFICIAL RECIBOS TOTAL RECIBO TOTAL DIFERENCIAS Desde Hasta Efectivo Cheque RECAUDADO Fecha NÚM. EFECTIVO CHEQUE ENTREGADO MAS MENOS 7 may $ 200 $ 300 $ may $ $ 350 $ May A 8361A may Situaciones: Diferencias en el tipo de valor Tardanza en entrega al Recaudador Oficial 14

15 EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN Corporación XYZ fianza de licitación 15

16 PALABRAS NÚMEROSN Corporacion Corporación XYZ Mil doscientos cincuenta y dos con 38/100 fianza de licitación 1,

17 NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN Corporación XYZ fianza de licitación 17

18 ANULADO SIN EXPLICACIÓN Corporación XYZ fianza de licitación 18

19 CONTIENE BORRONES Y TACHADURAS Corporación XYZ fianza de licitación 19

20 NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO Corporación XYZ fianza de licitación 20

21 Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE EFECTIVO-RECAUDACIONES Cont. Recaudaciones Verifique si los ingresos se registraron en los libros de contabilidad o sistema mecanizado. Examine algunas transacciones efectuadas con sistema de recaudación electrónico (ATH, tarjetas de créditos). Examine algunos de los justificantes que dieron origen a la recaudación como licencias, patentes, arbitrios, entre otros. 21

22 Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE EFECTIVO-RECAUDACIONES Fondo de Cambio (Petty Cash) Verifique que: Estén autorizados. Estén respaldados por sus justificantes. Las cantidades sean apropiadas. 22

23 Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE EFECTIVO-RECAUDACIONES Conciliaciones Bancarias Según la conciliación, coteje los balances presentados contra: Mayor general Estado bancario Verifique: Si las cuentas se concilian mensualmente. La corrección aritmética. Que las diferencias estén explicadas. Coteje los cheques pagados devueltos contra los cargos figurados en el estado bancario. 23

24 Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE EFECTIVO-RECAUDACIONES Cont. Conciliaciones Bancarias Escoja una muestra y verifique los endosos. Investigue los cheques pendientes de pago por un término mayor al establecido en la reglamentación. Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por sobregiros o por cualquier otro concepto. 24

25 Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE EFECTIVO-RECAUDACIONES Certificados de Depósitos Verifique: La autorización para la adquisición y disposición de los mismos. Los intereses ganados y su ingreso en los fondos de la entidad. Que se mantenga un registro de los mismos. 25

26 Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE EFECTIVO-RECAUDACIONES Transferencias entre cuentas Verifique que: Las mismas estén autorizadas y contabilizadas. La transacción se justifique. 26

27 Programa de Auditoría Ingresos y Cuentas por Cobrar 27

28 PROGRAMA DE AUDITORÍA INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR Cuáles son los documentos y registros que se pudieran generar en el proceso? 28

29 PRUEBAS A REALIZAR DE INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR Verifique que: Los bienes o servicios prestados o despachados fueron autorizados, facturados y registrados. Los ingresos hayan sido registrados y aplicados a la factura correspondiente. Los cómputos aritméticos de las facturas estén correctos. 29

30 Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR Efectúe pruebas de control en el registro de facturas. Determine que el registro de las facturas emitidas tenga una secuencia numérica. Determine si se han efectuado gestiones de cobro efectivas para la muestra seleccionada. Confirme las cuentas por cobrar. 30

31 Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR Investigue cantidades significativas o que por alguna razón parezcan irregulares, tales como: Cuentas recientes y entradas de jornal o transacciones por cantidades significativas. Créditos pocos usuales. Cuentas eliminadas mediante créditos o eliminaciones por un solo empleado. 31

32 Hallazgos más m frecuentes 32

33 HALLAZGOS MÁS M S FRECUENTES EFECTIVO - RECAUDACIONES Recaudadores y pagadores sin nombramientos. Recaudaciones entregadas con tardanzas. Recibos: Con borrones y tachaduras. Que se anularon sin explicación. Que no indican el tipo de valor recibido. 33

34 Cont. HALLAZGOS MÁS M S FRECUENTES Cont. EFECTIVO-RECAUDACIONES Sobregiros en fondos y cuentas bancarias. Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año. Conciliaciones bancarias con atrasos o preparadas incorrectamente. Apropiación de fondos. Informes de ingresos y gastos con atrasos. 34

35 Cont. HALLAZGOS MÁS M S FRECUENTES Cont. EFECTIVO-RECAUDACIONES No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco y utilizados. No se lleva un registro de las inversiones. Cheques pendientes de pago por más de un año. Falta de información en los libros y registros. Ausencia de segregación de deberes. 35

36 HALLAZGOS MÁS M S FRECUENTES INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar atrasadas. Gestiones de cobro inefectivas a deudores. No se prepararon facturas al cobro. Ingresos no fueron aplicados a las facturas correspondientes o se aplicaron tardíamente. 36

37 Cont. HALLAZGOS MÁS M S FRECUENTES Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR No se mantenía un registro de las facturas pendientes de cobro. Falta de información en los libros y registros. Ausencia de segregación de deberes. 37

38 Preguntas? 38

39 EJERCICIO 39

40 EJERCICIO: EFECTIVO - RECAUDACIONES 40

41 Cont. EJERCICIO: EFECTIVO - RECAUDACIONES Sucursal de Hato Rey 15 de enero de 2010 Corporación XYZ $3,

42 Cont. EJERCICIO: EFECTIVO - RECAUDACIONES Cash $2,000 42

43 Cont. EJERCICIO: EFECTIVO - RECAUDACIONES 43

44 Cont. EJERCICIO: EFECTIVO - RECAUDACIONES Pruebas a realizar: Solicitar al banco de la entidad auditada los cheques depositados a nombre de Sue A. James. Una vez obtenido el o los cheques Determinar qué se pagó con el cheque. Verificar en el Subsidiario de Cuentas por Cobrar individual de los clientes, para determinar si las facturas aparecen pagadas o pendientes de pago. 44

45 CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN N PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN N Y LA ADMINISTRACIÓN N DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS. 45

46 Este adiestramiento tiene el propósito, entre otras cosas, de compartir información y estrategias para lograr una sana administración pública. El mismo se ofrece independientemente del resultado de las auditorías que realizaremos sobre el uso de la propiedad y de los fondos públicos en las entidades examinadas. 46

47 Contraloría a a sus órdenes...