HERRAMIENTAS INFORMATICAS (TIC) EN LA AUDITORIA DE ORGANISMOS PUBLICOS Y CONTROL FINANCIERO DE FONDOS EUROPEOS

Transcripción

1 HERRAMIENTAS INFORMATICAS (TIC) EN LA AUDITORIA DE ORGANISMOS PUBLICOS Y CONTROL FINANCIERO DE FONDOS EUROPEOS LA EXPERIENCIA EN EL GOBIERNO DE CANARIAS (Madrid, 20 de mayo de 2010) Ref: Gest \ Oc\Cursos de Formación \ TIC en la Auditoria de Organismos \ Seminario 20 de mayo Madrid

2 HERRAMIENTAS INFORMATICAS (TIC) EN LA AUDITORIA DE ORGANISMOS PUBLICOS Y CONTROL FINANCIERO DE FONDOS EUROPEOS LA EXPERIENCIA EN EL GOBIERNO DE CANARIAS (Madrid, 20 de mayo de 2010) Intervención General

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4 LEY 11/2006, DE 11 DE DICIEMBRE DE LA HACIENDA PUBLICA CANARIA Y REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO APROBADO POR DECRETO 4/2009, DE 27 DE ENERO: FUNCIONES CONTROL INTERNO DE CENTRO DIRECTIVO EVALUACIÓN DE LAS LA ACTIVIDAD DE LA CONTABILIDAD POLITICAS PÚBLICAS ECONOMICA PUBLICA FINANCIERA DEL SECTOR PUBLICO AUTONOMICO

5 MODALIDADES DE CONTROL INTERNO FUNCION INTERVENTORA CONTROL FINANCIERO PERMANENTE AUDITORIA PUBLICA CONTROL DE SUBVENCIONES Y AYUDAS TIENE POR OBJETO CONTROLAR ANTES DE QUE SEAN APROBADOS LOS ACTOS DEL SECTOR PUBLICO QUE DEN LUGAR AL RECONOCIMIENTO O EXTINCIÓN DE DERECHOS O A LA REALIZACIÓN DE GASTOS, ASÍ COMO LOS INGRESOS Y PAGOS QUE DE ELLOS SE DERIVEN, Y LA INVERSIÓN O APLICACIÓN EN GENERAL DE SUS FONDOS PÚBLICOS, PARA ASEGURAR QUE LA GESTIÓN SE AJUSTA A LAS DISPOSICIONES APLICABLES. VERIFICACION REALIZADA DE FORMA CONTINUA, PARA CONOCER LA SITUACIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO ECONÓMICO-FINANCIERO DE LOS SERVICIOS QUE INTEGRAN EL SECTOR PÚBLICO, COMPROBAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA Y DIRECTRICES QUE LAS RIGEN Y SU AJUSTE A LOS PRINCIPIOS DE BUENA GESTION FINANCIERA. VERIFICACION REALIZADA CON POSTERIORIDAD Y EFECTUADA DE FORMA SISTEMÁTICA, DE LA ACTIVIDAD ECONOMICO- FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO. Auditoria regularidad contable Auditoria cumplimiento Auditoria operativa VERIFICACION REALIZADA CON POSTERIORIDAD SOBRE ENTIDADES COLABORADORAS Y BENEFICIARIAS DE SUBVENCIONES Y AYUDAS CONCEDIDAS POR LOS SUJETOS DEL SECTOR PUBLICO.

6 DECRETO 4/2009, DE 27 DE ENERO, POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA INTERVENCION GENERAL COMPETENCIAS DE AUDITORIA PUBLICA Y CONTROL DE SUBVENCIONES EN EL AMBITO DE LOS FONDOS COMUNITARIOS COMPETENCIAS DE AUDITORIA PUBLICA SERVICIO DE CONTROL FINANCIERO DE FONDOS COMUNITARIOS SERVICIO DE AUDITORIA PUBLICA Y CONTROL DE SUBVENCIONES SERVICIO DE CONTROL FINANCIERO DE FONDOS EUROPEOS AGRICOLAS COMUNITARIOS SUBVENCIONES AGRICOLAS SERVICIO DE AUDITORIA DEL SECTOR PÚBLICO Fondo Europeo de Desarrollo Regional. Fondo de Europeo de Pesca Fondo Social Europeo Fondo Europeo Órganos y entidades integrantes Agrícola de Garantía del sector público (FEAGA) Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (FEADER) Auditoria de Cumplimiento Auditorias operativas: Sistemas y Procedimientos (gestión, certificación de cuentas y cierres financieros) Control de subvenciones Auditorias de regularidad contable Auditorias de cumplimiento Auditorias operativas

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8 PROCESO DE MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA CANARIA Acuerdo de Gobierno de 22 de abril de 2008, por el que se aprueba el plan de acción de modernización de la Administración Pública Canaria Planificación estratégica de la I.G. C.A.C Objetivo estratégico Utilización de las TIC en el ejercicio de las competencias de control interno Simplificar y racionalizar los procedimientos y actuaciones para facilitar la aplicación de losa principios de eficacia, eficiencia, celeridad, economía procedimental y transparencia. Establecer un sistema que permita dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en la normativa comunitaria para el periodo y contribuir a la implantación del modelo de auditoria única a través de un sistema de coordinación entre todas las instancias competentes en materia de control y logro de un equilibrio i entre el coste global de control y los beneficios. Disponer de unas herramientas de planificación, gestión, seguimiento y emisión de informes, que permitan el desarrollo de un marco integrado de control para aprovechar el esfuerzo de control entre las modalidades de control interno. Fomentar diversos Impulsar un modelo valores en la cultura de cambio en el organizacional. marco de colaboración con los auditores externos.

9 Sistema de información para la gestión económico Financiera de la Comunidad Autónoma de Canarias (SEFCAN) Sistema de información Integrado del Sector Público Empresarial (INTEGRA) DESARROLLOS TECNOLOGICOS EN EL EJERCICIO DE LAS COMPETENCIAS DE CONTROL FINANCIERO PERMANENTE, AUDITORIA PUBLICA Y CONTROL DE SUBVENCIONES SICCOM SIAP SICPER Sistema de información integrado de controles comunitarios SI-web Sistema de información Web- Service para auditores externos Sistema de información integrado de auditoria Sector Público Sistema de información integrado para el control financiero permanente Sistema de información NUMEROUSUARIOSENLAIG USUARIOS EN I.G. C.A.C.: CAC:215 para la gestión documental y de tareas (Egeasy explorer)

10 AMBITO Y TIPOLOGIA DE CONTROLES SICCOM: SIAP: SIWEB: SICPER: Ejercicio de las auditorías públicas y controles de subvenciones en el ámbito de los fondos comunitarios. Ejercicio de controles de subvenciones financiadas exclusivamente con cargo a los fondos del presupuesto de la Comunidad Autónoma. Ejercicio de las auditorías públicas a los órganos y entidades integrantes del sector público regional. Sistema de intercambio de información web entre la Intervención General y los auditores externos para la ejecución de los controles que abarcan SICCOM y SIAP. Ejercicio del Control Financiero Permanente sobre los órganos y entidades integrantes del sector público regional.

11 ORIGEN DE LOS DESARROLLOS TECNOLOGICOS Necesidad de revisar el conjunto de herramientas, procedimientos y actuaciones que constituían nuestro sistema tradicional de trabajo, para lograr un adecuado ejercicio de las competencias, considerando d las exigencias i comunitarias: SISTEMA DE TRABAJO EN ENTORNO VIRTUAL SICCOM Sistema de información integrado de controles comunitarios

12 SICCOM Sistema de información integrado de controles comunitarios Aspectos a considerar en el diseño funcional Las principales consideraciones que han determinado el establecimiento de los requisitos funcionales han sido las normas de auditoria de la IGAE e instrucciones propias, el Dictamen 2/2004 del Tribunal de Cuentas sobre modelo de auditoría única, el marco normativo en materia de gestión y control de fondos comunitarios (incluyendo las buenas prácticas), las reflexiones derivadas de la experiencia en el ejercicio del control financiero y las normas de organización y funcionamiento. Alcance de la prestación de servicios: Asistencia Técnica Externa Diseño Técnico. Construcción de la aplicación. Implantación. Mantenimiento

13 Convenio suscrito con fecha 15 de mayo de 2007 entre la Consejeria de Economía y Hacienda de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha y de la Comunidad Autónoma de Canarias. Potenciar el desarrollo tecnológico para contribuir a un mejor aprovechamiento de los RR.HH. y materiales disponibles en el ejercicio de las competencias de control interno. Ejemplo práctico de colaboración entre AA.PP. DESARROLLO TECNOLOGICO COMPARTIDO Intervención General de la Comunidad Autónoma de Canarias Intervención General de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha SICCOM SIAP QUIJOTE Sistema de información integrado de controles comunitarios Sistema de información integrado de auditoria Sector Público Aplicación Control Financiero Permanente SICPER (Adaptabilidad d de Quijote en Canarias) SI-web Sistema de información Web- Service para auditores externos Semejanzadeplataformay arquitectura, seguridad y trazabilidad. Objetivos concurrentes. generales Prestación de la asistencia técnica externa por la misma Firma. Impulsar un marco integrado de control interno.

14 MEJORAS DERIVADAS DEL SISTEMA DE TRABAJO EN ENTORNO VIRTUAL Aspectos relativos a la integración de la planificación y work - flow Sistema integrado que abarque la planificación, gestión, seguimiento de resultados, emisión de informes y dictámenes hasta el cierre de un plan anual y de un marco comunitario Lanzamiento Marco Años de Proyecto 2015 Final de la elegibilidad 2016 Certificación de Cuentas en FEADER 2017 Cierre FSE, FEDER y FEP 2020 Custodia

15 MEJORAS DERIVADAS DEL SISTEMA DE TRABAJO EN ENTORNO VIRTUAL Aspectos relativos al método de trabajo Normalización de los procedimientos relativos a la planificación de la actividad auditora, ejecución de controles y seguimiento de resultados, considerando los siguientes extremos: 1. Englobar en un archivo único, completo y automático, toda la documentación, papeles de trabajo, evidencias, comunicaciones, informes de todo tipo, etc. Completamente disponible para el resto de los usuarios del sistema en modo consulta. 2. Automatizar las referencias de los papeles de trabajo. 3. Facilitar el control de la documentación solicitada y recibida, emitiendo informes al respecto. 4. Sistematizar la operatoria de trabajo consistente en el establecimiento de programas de trabajo, la obtención de conclusiones y recomendaciones y emisión de informes. 5. Facilitar la coordinación y comunicación entre equipos, mejorando la calidad de las auditorías y la elaboración de informes anuales en términos homogéneos. 6. Gestionar una base de datos de documentación y normativa útil para los controles 7. Permite el control de vencimientos, emitiendo avisos en los plazos establecidos. 8. Sustitución del papel físico por el electrónico, que elimina los problemas de almacenamiento. Eliminación de los obstáculos a la descentralización, habilitándose un sistema par conocer en tiempo real la ejecución de los controles. Disponibilidad de un sistema multiusuarios con acceso remoto. Sistema de ayuda en información. Facilitar la obtención de resúmenes ejecutivos con una mejora importante en la calidad de los contenidos sobre los aspectos claves derivados de cada control y su seguimiento. Fomentar el aprovechamiento del esfuerzo de control: a) entre el control financiero permanente y la auditoria pública, b) entre las instancias competentes en materia de control.

16 MEJORAS DERIVADAS DEL SISTEMA DE TRABAJO EN ENTORNO VIRTUAL Aspectos relativos al control de calidad Se refuerza el procedimiento de controles de calidad y su pista, para reforzar la confianza de los trabajos siguiendo las recomendaciones de la Comisión. Reducción de la curva de aprendizaje. Aspectos relativos a la evaluación de esfuerzo de control Disponer de datos para evaluar el esfuerzo de control inherente al cumplimiento de los planes anuales de control aprobados (a nivel de auditor, control, forma de intervención, planes anuales). Aspectos relativos al fomento de valores en la cultura organizacional Propiciar un entorno mas satisfactorio de trabajo: a) Herramienta fácil de manejar (hecha por auditores y para auditores, flexible, adaptable, fácil e intuitiva), que permite aprovechar al máximo el know-now de la organización. b) Sus usuarios son protagonistas en el logro de su optimización. c) Se reduce la permanencia en los centros auditados.

17 MAPA FUNCIONAL -SICCOM Maestros PLANIFICACIÓN Plan financiero/certificaciones de gastos. Estrategia de Auditoría. Planes anuales de Auditoria. Evaluación de Riesgos. Selección de Muestras. FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS Evaluación de los sistemas. Auditorias de Sistemas. Planificación Control de documentación Desarrollo del trabajo Control de calidad Control de ejecución AUDITORIAS PUBLICAS Y CONTROLES DE SUBVENCIONES Auditorias de operaciones

18 MAPA FUNCIONAL -SICCOM ERRORES E IRREGULARIDADES Población de controles sujetos a errores e irregularidades.. Seguimiento de reintegros. Procedimiento sancionador. Seguimiento correcciones financieras. de Cumplimentación fichas OLAF. INFORME ANUALES Y DECLARACION DE CIERRE Informes Anuales. Declaración de cierre. CONTROL DE TIEMPOS Carga de tiempo real empleado por los técnicos según tipo de actividad (ejecución controles/otras).

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20 Plataforma y Arquitectura Seguridad La arquitectura de la aplicación permite trabajar en 3 modos: 1. Off-line: en lugares donde no exista conexión (trabajo en instalaciones de entidades controlas). 2. Enred: dentro de la Comunidad dautónoma 3. Acceso remoto on-line: mediante una conexión a internet. Acceso con asignación de perfiles de los usuarios y roles. Los usuarios no tienen acceso directo a la información alojada en la base de datos. Trazabilidad o Pista de Auditoria Registro de todas las transacciones que se realizan en la aplicación por cada usuario, permitiendo garantizar la integridad de la información y aseguramiento de la pista de auditoria. La pista de auditoria no accesible por los usuarios. Td l i d b d i l l Todas las acciones de borrado siempre se lanzan a un papelera recuperable por usuarios administradores.

21 MEDIOS TECNOLOGICOS DOTACION NO EXTRAORDINARIA DE HARDWARE Escáner Software a nivel ofimática Word, Excel nivel avanzado y Acrobat (PDF). Ordenador portátil o PC de sobremesa.

22 SISTEMA DE TRABAJO EN ENTORNO VIRTUAL Necesidad de Formación Permanente Objetivos Desarrollo de destrezas y habilidades necesarias Reducir la incertidumbre que genera la implementación de un nuevo sistema de trabajo

23 PLAN DE ACCION USUARIOS DE LA INTERVENCIÓN GENERAL CAC Curso específico para todos los usuarios relativo a las herramientas de Office (especialmente Excel), organización y tratamiento de documentos escaneados y manejo de herramientas. Sesión de trabajo previa a la validación de los diseños funcionales para escuchar y analizar las consideraciones formuladas por los usuarios potenciales. Se potencia la figura del usuario-formador, en las distintas unidades de control. Disponibilidad de manual para usuarios. Reciclaje anual con un contenido orientado a subsanar las debilidades que se adviertan por los coordinadores en las distintas unidades y a optimizar el diseño funcional. Asistencia técnica a los coordinadores tras la puesta en explotación.

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25 CONCLUSIONES EXPUESTAS EN LOS CONGRESOS NACIONALES DE AUDITORIA DEL SECTOR PUBLICO SOBRE LA INTERVENCION DEL AUDITOR EN EL AMBITO DEL SECTOR PUBLICO: La actividad de control financiero en el ámbito del Sector Público no debe sustraerse a los principios de eficacia, eficiencia y economía. La participación del auditor no público dentro del proceso de control db debe de ordenarse de forma uniforme. L i li ió d l t l fi i l dit í ú i d l La universalización del control financiero y la auditoría única del Sector Público debe ser un objetivo prioritario.

26 Decreto 4/2009, de 27 de enero de 2007 por el que se aprueba el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Intervención General.,, Exposición de motivos: Se fomentará un marco estable de relaciones con las firmas de auditoría externas, que redunde en una mejora de los recursos y capacidades que las empresas interesadas asignen a los trabajos que contraten con el sector público, y a la producción de sinergias que eleve la calidad de su prestación de servicios. Plan de Acción. Implementación de una nueva técnica para mejorar y racionalizar la contratación pública de servicios: Acuerdo Marco. Periodo de vigencia: ( ) Presupuesto de licitación: ,16 Herramienta de trabajo: SIWEB

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28 SIWEB / AUDITORES EXTERNOS Internet Auditores externos C. Economía y Hacienda

29 SIWEB / AUDITORES EXTERNOS MODULO Gestión de altas de auditores externos Intercambio de dt datos de auditorías contratadas FUNCIONALIDADES Registro de auditores externos contratados. Autenticación de auditores externos contratados con validación e identificación unívoca por un certificado digital emitido por la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) a través de los mecanismos de comunicación en línea. Descarga de datos de auditorias y controles de los sistemas SICCOM y SIAP a los auditores externos a través de los mecanismos de comunicación en línea. Carga de los datos del trabajo de los auditores externos en controles y auditorias i contratadas t a los sistemas it de SICCOM y SIAP a través de los mecanismos de comunicación en línea. Descarga de los resultados de los controles de calidad en los sistemas SICCOM y SIAP a los auditores externos a través de los mecanismos de comunicación en línea.

30 Decreto 4/2009, de 27 de enero de 2007 por el que se aprueba el Reglamento de Organización ió y Funcionamiento i de la Intervención General., Articulo 76.4: La Intervención General, a fin de incrementar la eficacia y eficiencia de las auditorias que externalizan, prestará apoyo al desempeño de las funciones de control de calidad, así como de formación y actualización que tienen atribuidas las Corporaciones representativas de auditores, colaborando en el establecimiento de los programas de formación continuada que se organicen para sus miembros con relación al control interno de la actividad económica financiera del sector público, considerando los objetivos y el alcance de las auditorias que se contraten con auditores privados y los resultados del control de calidad que la Intervención General debe ejercer sobre los trabajos efectuados por auditores privados. Plan de Acción. Jornadas formativas sobre la nueva estrategia con las Corporaciones Profesionales de Auditoria que aglutinan los profesionales. Sesiones formativas con un doble objeto: a) Como proyecto piloto destinadas a facilitar el manejo de SICCOM, modo off line, mediante la contratación de 60 auditorias de operaciones cofinanciadas por Fondos Estructurales. b) Presentar detalladamente las principales obligaciones establecidas en el marco comunitario para las diferentes autoridades que intervienen en la gestión y control.

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32 OBJETIVOS A CORTO Y MEDIO PLAZO En producción el 100% de los usuarios (SICCOM, SIAP y SICPER), a 31 de diciembre de A corto plazo En producción a partir del mes de octubre, el sistema SIWEB. A plazo medio Cumplir con las acciones formativas previstas para el último cuatrimestre ti t de 2010 con los medios propios y auditores externos. Consolidar la utilización de los sistemas de información. Lograr la integración ió entre los distintos t sistemas de información ió al amparo del marco integrado de control. Contribuir efectivamente a la implantación de un modelo de Contribuir efectivamente a la implantación de un modelo de auditoria única.

33 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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