Agenda Electrónica. Instructivo de uso

Transcripción

1 Agenda Electrónica 2017

2 Índice Índice... 2 Presentación... 3 Especificaciones de perfil... 4 Acceso... 5 Programar nueva actividad... 7 Listado de actividades por Agenda Ver actividad Editar actividad Reagendar actividad Eliminar actividad Mi Agenda Agenda de mi Centro Agenda Mensual Programar actividad repetitiva semanal Programar actividad por periodo Consultar historial de modificaciones Preguntas frecuentes Contacto

3 Presentación Este documento es una herramienta que le explicará el uso de la Agenda Electrónica, misma que remplazó a la Agenda Impresa que se ha venía operando, con el objetivo de incorporar nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), que sistematicen los procedimientos institucionales, ayudándole a organizar el tiempo de la jornada laboral, mejorando la planeación y seguimiento de las actividades diarias de los integrantes de los equipos Médicos-Técnicos de las Unidades Operativas, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas de Consumo de Heroína, optimizando así su tiempo y logrando un impacto positivo en el medio ambiente, disminuyendo el uso de papel e impresiones. El presente instructivo, posee una serie de imágenes y procedimientos ordenados y ágiles, que le apoyarán en el adecuado uso de la Agenda Electrónica. Es preciso que lea cada apartado detenidamente y hasta el final, haciendo de este instrumento, un material de consulta frecuente mientras se familiariza con la Agenda Electrónica. Para los casos en que necesite asistencia en la utilización de la Agenda Electrónica o en la asignación de Privilegios, se realizará la solicitud pertinente directamente a quienes figuran en el apartado de Contacto. 3

4 Especificaciones de perfil A continuación se describen brevemente los privilegios que se pueden designar a los miembros de la Red Operativa de C.I.J. Captura: Tendrán este privilegio los directores, así como todos los integrantes del equipo médico-técnico de las Unidades Operativas, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas de Consumo de Heroína. Podrán obtener acceso a este privilegio, las secretarias y demás personal adscrito a dichas unidades, con la finalidad de que puedan colaborar en la programación de actividades del equipo médico-técnico, siempre y cuando posean su clave de Intranet y se realice la solicitud por medio de correo electrónico. Cada miembro del equipo tendrá acceso tanto a su propia Agenda Electrónica, como a la de sus compañeros, con el objetivo de poder programarse actividades entre sí. En este apartado es pertinente señalar que existe un historial en el que en caso de ser necesario, se puede verificar quien realizó cualquier modificación. Solamente la persona dueña de la Agenda Electrónica, tendrá la facultad de asentar que la actividad que le fue asignada ha sido realizada (revisar Editar actividad). Revisión-Multicentro: Este privilegio exclusivamente se asigna a los Coordinadores de las 5 Regiones Operativas, su acceso será de consulta a los Centros de Costo que le correspondan, y no podrá editar ninguna de las acciones plasmadas. 4

5 Acceso Se debe contemplar que para utilizar la aplicación de la Agenda Electrónica, es requisito indispensable contar con una computadora y acceso a internet. La Agenda Electrónica, se creó para ser empleada de forma óptima en el Navegador Internet Explorer 7 (o superior), por lo que es necesario que abra una ventana de esta herramienta, vislumbrando que dependiendo de la versión que se tenga, podría observar pequeñas discrepancias en el diseño. 1 Teclee en la barra de direcciones de su navegador, el siguiente link: Aparecerá la plataforma de Intranet, donde ingresará sus datos de Usuario y Contraseña: 1 Se pueden presentar errores en Navegadores como Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Safari, etc., por lo que se solicita que se trabaje en Internet Explorer 7 (o superior). Consulte preguntas frecuentes para su instalación. 5

6 Una vez que acceda, se dirigirá al apartado de Servicios, dando clic: En el listado de aplicaciones que aparecerá, buscará y dará clic en el siguiente ícono: Emergerá en una ventana adicional, la Pantalla Principal de la Agenda Electrónica, que muestra los nombres del personal del Centro de Costo: 6

7 Programar nueva actividad Cuando se desee Programar una nueva actividad en su Agenda Electrónica o en la de sus compañeros, se podrá realizar desde la Pantalla Principal o al dar clic en el botón Listado de empleados. Del lado derecho del desplegado, ubicarse en el nombre de la persona a quien se va a asignar y dar clic en el primer ícono (hoja de calendario con reloj), correspondiente a Agendar Actividad: 7

8 Aparecerá una vista semanal, en la que se podrá apreciar el resumen de las actividades agendadas, teniendo también la opción de elegir la fecha en que se programará una nueva. Se deberá dar clic en el botón Agendar, ubicado en la parte inferior del día elegido: Emergerá la pantalla Programar Actividad, en la que se definirá la hora de inicio (en fracciones de cada quince minutos: 15, 30, 45, 00), así como el horario en que finalizará (definida en rangos de quince minutos: 14, 29, 44, 59), y con opciones para el llenado con datos de Expediente, Paciente/ Institución, Descripción y las Observaciones sobre la misma. *El status inicial siempre será como Programada. **No se acepta la escritura de caracteres especiales como comillas (, ) 8

9 Al finalizar se dará clic en el botón Guardar, que aparecerá una ventana que pide la confirmación de que la información es correcta; de serlo, comunica que la actividad se registró correctamente. En caso de requerir ver el detalle semanal de las actividades agendadas, bastará con dar clic en el botón: *Es normal que el acceso a dichos detalles pueda demorar un poco, ésto es debido a la cantidad de registros. Se desplegará la agenda semanal, detallando el horario por fracciones del tiempo correspondiente a las actividades programadas. En esta pantalla también se tiene la opción de agendar nuevas actividades, dando clic directamente en las celdas vacías. Para regresar a la vista abreviada de la programación, bastará con dar clic en el botón: 9

10 Listado de actividades por Agenda Si desea explorar el Listado de actividades de su Agenda Electrónica o de la de uno de sus compañeros, puede hacerlo desde la Pantalla Principal o al dar clic en el botón Listado de empleados, ubicando el nombre de la persona dueña de la agenda y dando clic en el siguiente ícono: *También es posible la visulización desde el botón Mi Agenda y desde el botón Agenda de mi Centro. 10

11 Ver actividad Cuando se desea visualizar los detalles de una actividad en específico, es preciso ubicarla en su agenda o la de su compañero y dar clic sobre el siguiente botón: Aparecerá una ventana con la información completa de la captura de dicha actividad, precisando el empleado, la fecha, hora de inicio y fin, estatus, descripción, observaciones, etc. *En este apartado no es posible editar, solamente observar lo ya guardado. Tambien es posible acceder a esta ventana, a partir de la pantalla de la programación general de la semana y dar clic en Ver Actividad: 11

12 Editar actividad Si lo que desea es realizar un cambio en la agenda de algún compañero, bastará con ubicar la actividad que se desea modificar y dar clic en el botón siguiente: Se mostrará la ventana de Editar Actividad, en la que se podrá modificar la Descripción de la misma, así como los detalles del área de Observaciones. **No se acepta la escritura de caracteres especiales como comillas (, ) El Estado podrá actualizarse entre: Programada, Realizada o Cancelada, recordando que la opción Realizada sólo será asignable por el dueño de la Agenda. *Cuando la programación ha sido ubicada como Realizada o Cancelada, ya no se podrá editar, sólo se consultará en Ver Actividad. Al finalizar se dará clic en el botón Guardar, que notificará si los cambios se registraron correctamente o existe algún problema. 12

13 Reagendar actividad Cuando se amerite modificar la fecha u horario de una actividad, se deberá acceder desde el listado de empleados al ícono de agendar, buscar la actividad que se cambiará y dar clic en la opción Reagendar Actividad, ubicada en la parte inferior del recuadro correspondiente: Se mostrará la pantalla en la que se puede desplegar el apartado de fecha, hora de inicio y hora de término, con el fin de que se ajuste lo necesario. *Si sólo es cambio de horario, éste deberá estar fuera de los parámetros del Horario Original, de lo contrario se deberá establecer el status como Cancelada y volver a capturar. *No se podrán reagendar actividades para fechas previas: Cuando se tengan los cambios realizados se dará clic en el botón: 13

14 Eliminar actividad En el caso de que sea preciso eliminar alguna de las actividades capturadas en la Agenda Electrónica, bastará con ubicarla en la agenda de la persona correspondiente y dar clic en el siguiente ícono: Aparecerá una pantalla en la que el único campo editable es el de las observaciones, ello para argumentar la razón por la que se elimina la actividad. **No se acepta la escritura de caracteres especiales como comillas (, ) *Es necesario poner especial atención cuando se de click en el botón eliminar, pues la acción es definitiva, apareciendo las siguientes ventanas de confirmación. 14

15 Mi Agenda Al dar clic en el botón Mi Agenda, aparecerá el listado de todas las actividades que tiene la persona desde la que se está accesando a la aplicación. En este apartado, se tiene también el menú desplegable con la posibilidad de Ver Actividad, Editar o Eliminar. 15

16 Agenda de mi Centro Cuando se desea ver el listado de todas las actividades del Equipo Médico-Técnico de la Unidad Operativa, será necesario dar clic en el botón Agenda de mi Centro. Desde este apartado, también se tiene el menú desplegable con la posibilidad de Ver Actividad, Editar o Eliminar. 16

17 Agenda Mensual Al dar clic en el botón Agenda Mensual, tendrán la vista del mes actual, con la información de todo el Equipo Médico- Técnico, y con la posibilidad de acceder a los otros meses. Se observará en pantalla la disposición de espacios, describiéndose en cada día si hay actividades programadas o aún no las hay, pudiendo dar clic en Ver Actividades o Programar Actividad. En el caso de elegir agendar, se aceptará el seleccionar el nombre del compañero a quien va dirigida, lo que dará acceso a la sección de Programar Nueva Actividad. 17

18 Programar actividad repetitiva semanal Esta opción es aplicable a las juntas semanales o demás compromisos asignados una vez por semana, de manera fija durante un lapso de tiempo. En la pantalla se deberá seleccionar el nombre de la persona a quien se le está asignando, el horario de inicio y fin, así como el tiempo en que aplicará, especificando la fecha de inicio y fin, recordando que la programación se realizará en función del primer día señalado. Por ejemplo: todos los jueves del mes de marzo. *Esta función queda restringida a capturar del día actual en adelante, por lo que no se podrán anotar acciones pasadas. Al finalizar se dará clic en el botón Guardar, que notificará si el registro se hizo correctamente o existe algún problema. 18

19 Programar actividad por periodo Este botón está pensado para actividades que se necesitan fijar en el mismo horario durante varios días continuos, con lo que esta opción representa una mayor agilidad en el momento de programar: En la pantalla se deberá seleccionar el nombre de la persona a quien se le está asignando, el horario de inicio y fin, así como el periodo en que aplicará, especificando la fecha de inicio y fin, entendiéndose que aplicará a todos los días del periodo señalado. Por ejemplo: taller de asertividad durante toda la semana. * Esta función queda restringida a capturar del día actual en adelante, por lo que no se podrán anotar acciones pasadas. Al finalizar se dará clic en el botón Guardar, que notificará si el registro se hizo correctamente o existe algún problema. 19

20 Consultar historial de modificaciones Si en algún momento le resulta necesario indagar sobre las reformas que ha tenido una actividad, será pertinente dar clic en el siguiente botón: Se desplegará el registro Histórico de las actividades, con el Nombre del empleado, Fecha, Hora de inicio y de término, además del icono para visualizar los detalles de cada una. Estos registros no pueden ser editados, fungiendo únicamente como informe para consulta; en la pantalla se mostrará el tipo de Operación (Registrada, Editada, Eliminada ), seguida de la Descripción, Observaciones, Estatus (Programada, Realizada, Cancelada), Usuario que designo la actividad o que realizó alguna modificación, así como la fecha y hora de captura. 20

21 Preguntas frecuentes Qué hacer si no tengo Internet Explorer 7 (o superior)? En la pantalla principal de Intranet, dar clic en el logo de Internet Explorer que aparece en la parte inferior de la ventana. Al desplegarse el cuadro para la descarga del archivo, se dará clic en el botón Ejecutar. El proceso generará una serie de ventanas, deberá dar clic en los botones que a continuación se muestran: Al dar clic en este último botón, se reiniciará el equipo de cómputo, así que al encenderse de nuevo, se podrá contar con el Internet Explorer 7 listo para utilizarse. 21

22 Qué hacer si se ven duplicados los registros de las actividades? Como primer paso, es necesario verificar que se esté trabajando en Internet Explorer 7 (o superior), en caso de no contar con él, resulta necesario instalarlo mediante el proceso que se detalla en la pregunta anterior. Generalmente al terminar ese proceso se soluciona el problema, verifique que así sea. De no ser así, dirigirse a la parte superior de la ventana del explorador, lugar donde se encuentra la Barra de menú, y deberá dar clic en la opción Herramientas: Se desplegará un listado del que elegiremos Opciones de Internet; al emerger la ventana correspondiente se dará clic en la pestaña de General, donde se pulsa el botón Eliminar. Surgirá un listado del que seleccionarán todas las opciones tanto los Archivos temporales de Internet, como los Cookies, con el objetivo de borrarlos con el botón Eliminar y finalmente Aceptar. 22

23 Contacto Lic. María Luisa Patiño Hernández Subdirectora de Promoción Institucional Mtra. Alba Rodríguez Tapia Subjefa de la Subdirección de Promoción Institucional 23