Elaboración de Plan Maestro

Transcripción

1 Elaboración de Plan Maestro Objetivo Facilitar el proceso de Elaboración de Plan Maestro para la Unidad de Gestión Integral de la Información en la implementación de los procesos que la conforman. Determinar los requerimientos para la implementación de los procesos que conforman la Unidad de Gestión Integral de la información para suplir las necesidades institucionales en materia de información y servicios de apoyo. Variante La Metodología para la Elaboración de Plan Maestro se obtiene como una variante a la Plantilla de Implementación de procesos a la cual se incluye una primera etapa de Requerimientos de Servicio obtenidas a partir del proceso de uso general Gestión Informacional, el cual, brinda las pautas para que la Unidad de Gestión Integral de la Información se enfoque en generar servicios y productos de calidad para apoyar a cada una de las etapas de este proceso. Marco conceptual La determinación de los requerimientos para la implementación de los procesos incluye la cuantificación de necesidades y programación de acciones tendientes a suplirlas en los siguientes aspectos: Sistemas y Arquitecturas TIC: Se refiere a las necesidades de desarrollo e implementación de instrumentos, herramientas, redes y sistemas de información oportunos y confiables, con un contenido y una cobertura aptas para el desempeño de las actividades previstas en el procedimiento diseñado. Se deben considerar las etapas: requerimientos tecnológicos y de sistemas Diseño, instalación y mantenimiento de redes Diseño, desarrollo, puesta en marcha y mantenimiento de sistemas y bases de datos Desarrollo e implementación de planes de inversión tecnológica. Personal: Se refiere a las calidades y cantidades de personal requerido para llevar a cabo con éxito las actividades de acuerdo con el proceso diseñado. Se deben visualizar requerimientos de contratación o movilización de personal, así como necesidades de capacitación y desarrollo del mismo. Se deben considerar las etapas: requerimientos Reclutamiento y selección de personal Inducción, capacitación y desarrollo de personal 1

2 Instalaciones: Se refiere a las necesidades de edificios o infraestructura que provean el espacio y ambiente apto para el desarrollo de las actividades diseñadas en el proceso. Se deben considerar las etapas de: requerimientos Anteproyecto y proyecto de construcción o mejora Construcción e inspección de obra Acondicionamiento para el uso y mantenimiento de instalaciones. Mobiliario y Equipo: Se refiere a las necesidades en acondicionamiento de las instalaciones y al acceso a equipos, instrumentos y aparatos especiales para llevar a cabo las actividades. Se deben considerar las siguientes etapas: o o o requerimientos Adquisición, entrega y puesta en operación de mobiliario y equipo Mantenimiento de mobiliario y equipo. Instrucciones Primera Etapa El equipo de trabajo debe definir las necesidades de servicios que debe proporcionar la Unidad de Gestión Integral de la Información generados a partir del proceso General de Gestión Informacional ya sea como respuesta a las necesidades de sus clientes internos o externos como para garantizar servicio y productos acordes con las necesidades en materia de información física documental o digital así como los medios para obtenerla. Por este motivo, para cada actividad del proceso General de Gestión Informacional se debe identificar los requerimientos del cliente y a partir de ello definir los servicios que debe prestar la Unidad de Gestión Integral de la Información para garantizar la satisfacción de los requerimientos. Se considera al cliente como el funcionario institucional, el cliente externo que accesa a los servicios informacionales que brinda el Ministerio de Salud y la misma Unidad de Gestión Integral de la Información que debe garantizar una correcta administración de la gestión de sus equipos y servicios. A partir de los servicios que debe brindar la Unidad de Gestión Integral de la Información se proyectan los requerimientos a largo, mediano y corto plazo que deben ser satisfechos para que el servicio se brinde de manera óptima También es necesario identificar, cuáles procesos que realizan las subunidades que conforman la Unidad de Gestión Integral de la Información deben satisfacer ese requerimiento según la naturaleza de la misma. Ver el Anexo 1: plantilla para la definición de requerimientos. Con base en la información proyectada anteriormente, se procede a ejecutar la segunda etapa. 2

3 Segunda Etapa: Metodología de Elaboración de Plan Maestro Se repite la plantilla para cada uno de los procesos de Gestión Integral de la Información identificados. El equipo de trabajo debe determinar los requerimientos para cada uno de los tipos de necesidades clave para la implementación de los procesos, lo cual se realiza con la información generada en la primera etapa. Con base en las necesidades identificadas y las etapas sugeridas para cada aspecto, el equipo identificará las etapas que se deben ejecutar para satisfacer dichos requerimientos. El equipo debe anotar en la columna de descripción u observaciones cualquier dato que considere relevante respecto a cada una de las etapas definidas o los requerimientos identificados, para la determinación de plazos y responsables. El equipo puede desagregar cada etapa en actividades concretas, para facilitar el dimensionamiento de la etapa, la programación de plazos y la asignación de responsabilidades. Por último, el equipo propondrá un cronograma de ejecución e identificará el responsable de cada una de las etapas y actividades. Ver el Anexo 2: Plantilla para la Elaboración del Plan Maestro. 3

4 Anexo 1: Plantilla para la definición de requerimientos. Nombre de la Unidad que ejecuta los procesos de apoyo: a. Nombre del Proceso General a Implementar: b. Actividades que forman el proceso general c. Requerimientos de los usuarios d. d. servicios de apoyo procesos que brindan el servicio Metas/Requerimientos de mejora Corto Plazo Mediano Plazo Largo Plazo Instrucciones para el llenado de la Plantilla: a. Indique el nombre de la Unidad que ejecuta administra el proceso general y ejecuta los procesos generales que le brindan soporte al mismo. b. Indique el proceso general que debe ser sustentado por los servicios de apoyo de la Unidad de Gestión Integral de la Información, este proceso debe estar diseñado y ajustado a la realidad del Ministerio de Salud. c. Defina las actividades que conforman el proceso general, una en cada fila, en caso de que dos actividades tengan requerimientos similares es posible agruparlas. d. Identifique las necesidades o requerimientos que el usuario para llevar a cabo cada una de las actividades del proceso. e. Identifique los servicios que la Unidad de Gestión Integral de la Información debe proporcionar para que los requerimientos de los usuarios sean satisfechos de forma eficiente. f. Identifique los procesos que realiza la Unidad de Gestión Integral de la Información que estén relacionados con dichos servicios para con ello definir las mejoras que son requeridas. g. Para las mejoras identificadas definir metas en el largo, mediano y corto plazo y que sean la base para la elaboración del Plan Maestro. 4

5 Nombre del Proceso: Metodología de Elaboración de Plan Maestro Anexo 2: Plantilla para elaboración del Plan Maestro. Aspecto a programar: requerimientos Desarrollo de equipo informático: Etapas y actividades para la implementación Sistemas y Tecnología Descripción u observaciones Plazo de ejecución Año 2009 Año 2010 Año 2011 I II III IV I II III IV I II III IV Responsable Desarrollo de redes de información: Desarrollo de sistemas y bases de datos: 5

6 Nombre del Proceso: Aspecto a programar requerimientos Movilización de personal: Etapas y actividades para la implementación Personal Descripción u observaciones Plazo de ejecución Año 2008 Año 2009 Año 2009 III IV I II III IV I II III IV Responsable Inducción y capacitación de personal: Desarrollo de personal: 6

7 Nombre del Proceso: Aspecto a programar requerimientos Mantenimiento de instalaciones: Etapas y actividades para la implementación Instalaciones Descripción u observaciones Plazo de ejecución Año 2008 Año 2009 Año 2009 III IV I II III IV I II III IV Responsable Mejora de instalaciones: Construcción de instalaciones: 7

8 Nombre del Proceso: Aspecto a programar requerimientos Mobiliario y equipo de oficina: Etapas y actividades para la implementación Mobiliario y Equipo Descripción u observaciones Plazo de ejecución Año 2008 Año 2009 Año 2009 III IV I II III IV I II III IV Responsable Equipo de transporte: Mobiliario y equipo especializado: 8