Tecnológico de Monterrey

Transcripción

1 Tecnológico de Monterrey Procesamiento de Información Académica Círculos de Mejora Calidad 2008

2 Círculo de Mejora Nombre: Adán García Puesto: Jefe de Sección Antigüedad: 20 años Nombre: Miriam González Puesto: Auxiliar Administrativo Antigüedad: 11 años Nombre: Oswaldo Escobedo Puesto: Auxiliar Administrativo Antigüedad: 2 años Nombre: Alejandro Tamez Puesto: Auxiliar Administrativo Antigüedad: 5 meses Nombre: Manuel Villarreal Puesto: Auxiliar Administrativo Antigüedad: 1 año

3 Procesamiento de Información Académica Calidad y Compromiso

4 Paso 1 Paso 1: Definir el Proyecto Proyectos Alto porcentaje de listas sin capturar Exceso de tiempo al localizar un sobre y falta de datos Datos equivocados en el sistema de vales Escala: 0 No contrarresta 5 Contrarresta Criterios de priorización Fácil de atacar por el equipo Impacto en la productividad del área Reducción de tiempos de procesamiento

5 Paso 1 Definir el Proyecto Criterios de priorización Proyectos Fácil de atacar Productividad del área Reducción de tiempos TOTAL Alto porcentaje de listas sin capturar Exceso de tiempo al localizar un sobre y falta de datos Datos equivocados en el sistema de vales Proyecto seleccionado Exceso de tiempo al localizar un sobre y falta de datos.

6 Descripción del Proyecto Paso 1 Proyecto Mejora de sobres con documentos Objetivo y Alcance Ordenar y estandarizar los sobres con documentos para su mejor identificación y procesamiento.

7 Descripción del Proyecto Meta a lograr Reducir en un 100% los datos incompletos Ahorrar costo de los sobres en un 25% Disminuir tiempos de identificación de sobres Cumplir con la fecha establecida para la entrega del proyecto Beneficios Rápidos tiempos de procesamiento y respuesta Mayor uso de los sobres Menor costo para Departamento Paso 1

8 Paso 1 Plan de Trabajo Periodo del Proyecto Etapa Paso Actividades Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Planear Determinar el Proyecto Describir el Problema Localizar la causaraíz del problema Establecer contramedidas Hacer 5 Verificar 6 Ejecutar las contramedidas Verificar los resultados Actuar 7 8 Estandarizar Definir nuevos proyectos Semanas de trabajo Semana final

9 Áreas Paso 2: Descripción del Proyecto Paso 2 Algunos departamentos relacionados son: Casa Académica Casa PIN Legalización y Certificación de Estudios Expedición de Títulos y Grados Académicos Admisiones Procesamiento de Información Académica Administración de Expedientes

10 Descripción del Problema Paso 2 Para trasladar los documentos que entregan los alumnos se utilizan sobres bolsa tamaño 26 x 34 cms. papel bond en los cuales, para su protección, se contienen los documentos. Dichos sobres son rayados con ciertos datos para su ubicación, pero con el paso del tiempo ésto se ha vuelto todo un problema para el proceso.

11 Descripción del Problema Paso 2 Qué ocurre? Cuándo ocurre? Dónde ocurre? A quién le ocurre? Se pierde tiempo y recursos en los sobres que contienen documentos. Cuando se procesa la información de algún trámite o información del alumno. En Procesamiento de Información Académica así como en otros departamentos. Cualquier persona que necesite los datos del sobre.

12 Evidencias Gráficas Paso 2 Ejemplo: Este sobre se utilizó una sola vez debido a que el tamaño de la letra es muy grande y no permite su uso de nuevo.

13 Evidencias Gráficas Paso 2 Ejemplo: En este sobre podemos observar que se reutilizó 9 veces, lo cual representa un gran problema al momento de identificar el dato correcto

14 Diagrama de Flujo del Proceso Paso 2 Localización del Problema

15 Paso 3: Diagrama Causa - Efecto Paso 3 Causa Efecto Sobres Información incompleta Modo Falta de un método de llenado de sobre Problema: Confusión por falta de uniformidad Sobres sin formato Falta de una cultura de calidad - Pérdida de tiempo al procesar un sobre Falta de capacitación Rotación de personal Poco tiempo para la atención del alumno Desmotivación Presión de parte de la gente en espera - Pocas veces de uso del sobre Personal Entorno

16 Paso 3 Localizar Causa - Raíz Aquí se puede ver el muestreo realizado (en base a 100 sobres) tomando en cuenta las vueltas de uso que se le dio al sobre

17 Paso 3 Localizar Causa - Raíz 9 veces 8 veces 7 veces En promedio el sobre se usa 3.1 veces 6 veces 6 5 veces 7 4 veces 11 3 veces 17 2 veces 23 1 vez Grafica - Veces que se usa un sobre

18 Paso 3 Datos del sobre De cada 100 datos* 71 Se les anexa información completa 29 Les falta información *(muestra de 100 datos)

19 Paso 3 Localizar Causa - Raíz Datos del Sobre Gráfica que muestra la proporción de los datos incompletos (en muestra base de 100) Completos Incompletos

20 Paso 3 Localizar Causa - Raíz El tiempo promedio que demora buscar la información de un dato incompleto es de: 3.36 minutos = 216 segundos Contando que 29 sobres tienen datos incompletos 1 sobre = 3.36 minutos 29 sobres = minutos Lo que equivale a 1:45 horas aprox. por cada 100 datos

21 Paso 3 Diagrama de Paretto 120% 100% 100% 80% 60% 45% 34% 40% 17% 20% Dato sin ID Dato con Plumon Dato Ilegible Dato equivocado Otros errores TOTAL 3% 0% 0% Causa Frecuencia Porcentaje % Acumulado Dato sin ID 13 45% 45% Dato con plumón 10 34% 79% Dato ilegible 5 17% 97% Dato equivocado 1 3% 100% Otros errores 0 0% 100% TOTAL %

22 Paso 4: Establecer Paso 4 Contramedidas Causa - Raíz Pérdida de tiempo al procesar un sobre Alternativas Crear un formato de sobre para su llenado y reutilización Ventajas Uniformidad en los datos Organización de los datos Fácil localización de la información Ahorro considerable del tiempo Buena presentación Se hará una junta para explicar el modo de llenado del sobre Formación de una Cultura de Calidad Eficiencia en el trabajo de las personas capacitadas Ahorro de recursos

23 Paso 4 Establecer Contramedidas Causa - Raíz Pocas veces de uso del sobre Alternativas Crear un formato de sobre para su llenado y reutilización Ventajas Ahorro de recursos del departamento Aumento en el tiempo de vida del sobre Contribuir con los programas de reciclaje Disminución de costos para el Tec de Monterrey

24 Establecer Contramedidas Paso 4 5W/1H Qué? Quién? Crearemos un sobre con formato de celdas Procesamiento de Información Académica Cuándo? En el tiempo establecido del proyecto Porqué? Dónde? Porque queremos mejorar En la División de Servicios Escolares

25 Paso 4 Ejecutar Contramedidas Cómo? Usando herramientas para la aplicación de esta mejora Formato de celda Se creará un formato para estandarizar los sobres tomando en cuenta estas especificaciones: Cubrir los datos que ocupan ciertos departamentos Conocer todos los datos Que sea fácil de llenar Que ahorre espacio Que se pueda reutilizar

26 Paso 5: Ejecutar Contramedidas Ejemplo de sobre con formato de celdas Paso 5 En esta imagen podemos observar que el sobre tiene celdas las cuales facilitan su llenado ocupando su espacio con 9 celdas

27 Paso 5 Ejecutar Contramedidas Ejemplo de sobre con formato de celdas Por el anverso se le colocaron otras 6 celdas lo que corresponde a 15 vueltas que se le dará al sobre.

28 Paso 6: Verificar Resultados Paso 6 Antes Ahora Muestra de un sobre anterior y el prototipo con celdas

29 Paso 6 Verificar Resultados Análisis de Datos del Sobre Antes De cada 100 datos Ahora De cada 100 datos 71 datos completos 29 datos incompletos 96 datos completos 4 datos incompletos Comparación en base a una muestra de 100 datos que equivale a las veces que se realizó el proceso

30 Paso 6 Verificar Resultados Completos 96 Se redujo un 86.21% de datos faltantes 80 Completos Incompletos Antes Después Incompletos 4

31 Paso 6 Verificar Resultados Antes 29 sobres representan 105 minutos (1:45 horas) Ahora 4 sobres representan 15 minutos Análisis de Tiempos Disminución de un 85.71% del tiempo Antes Despues

32 Paso 6 Verificar Resultados Antes 1 sobre = 3.1 vueltas 1 sobre = $ 1.26 Ahora 1 sobre = 15 vueltas 1 sobre = $ ,500 sobres = 7,750 vueltas 7,750 vueltas = 517 sobres 2,500 x $1.26 $ 3, x $ 4.00 $ 2,068

33 Paso 6 Verificar Resultados Análisis de Costos Antes $3,150 Despues $2,068 La Gráfica muestra un ahorro del 34.35% de los recursos $- $500 $1,000 $1,500 $2,000 $2,500 $3,000 $3,500

34 Paso 6 Verificar Resultados Antes Cantidad Precio Uso Datos Incompletos Tiempo 1 sobre $ veces * (Mensuales) $3,150 7,750 veces 2,247.5 errores horas * La información fue recopilada en base al mes de junio de 2008 (los datos varían según la temporada)

35 Paso 6 Verificar Resultados Ahora Cantidad Precio Uso Datos incompletos Tiempo 1 sobre $ veces * (Mensuales) $2,068 7,750 veces 310 errores horas * La información fue recopilada en base al mes de junio de 2008 (los datos varían según la temporada)

36 Paso 7 Paso 7: Estandarizar Para tener un mayor apoyo de los departamentos se realizó una junta donde se expuso la mejora y sus características.

37 Paso 7 Estandarizar Se elaboró un Memorándum para las áreas que desempeñan dicha operación Casa Académica Casa PIN Legalización y Certificación de Estudios Expedición de Títulos y Grados Académicos Admisiones Procesamiento de Información Académica Administración de Expedientes

38 Paso 7 Estandarizar Se creó un procedimiento para el llenado del sobre el cual especifica como se realizará el llenado, de lo contrario el sobre NO se procesará. Esto para crear una Cultura de Calidad dentro del Área

39 Paso 8: Definir Nuevos Proyectos Paso 8 1. Alto porcentaje de listas sin capturar. 2. Exceso de tiempo al localizar un sobre y falta de datos 3. Datos equivocados en el sistema de vales Próximo Proyecto Proyectos Fácil de atacar Criterios de priorización Productividad del área Reducción de tiempos Alto porcentaje de listas sin capturar Exceso de tiempo al localizar un sobre y falta de datos TOTAL Datos equivocados en el sistema de vales

40 Desempeño del Grupo Asistencia a Juntas Cumplimiento del plan de trabajo Proyecto Realizado Pasos de la ruta de Calidad Participacion del equipo

41 Desempeño del Grupo Periodo del Proyecto Etapa Paso Actividades Mayo Junio Julio Agosto Septiembre 1 Determinar el proyecto Planear Describir el problema Localizar la causaraíz del problema Establecer contramedidas Hacer 5 Verificar 6 Ejecutar las contramedidas Verificar los resultados Actuar 7 8 Estandarizar Definir nuevos proyectos Semanas de trabajo Trabajo realizado Semana final

42 Valores Agregados La satisfacción de hacer mejor nuestro trabajo. El conocimiento que nos deja el proyecto. La experiencia para realizar nuevas mejoras. La motivación que da al saber que se valora nuestro trabajo. El compañerismo que existe al integrarnos en un círculo de mejora. El hecho de saber que ganamos al contribuir mejorando un área del Tec de Monterrey.

43 Valores Agregados

44 Por su Atención GRACIAS