1. Abre tu explorador Favorito (Firefox, Chrome, Explorer) 2. Digita la siguiente Dirección:

Transcripción

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3 1. Abre tu explorador Favorito (Firefox, Chrome, Explorer) 2. Digita la siguiente Dirección:

4 Usuario: Primera letra de primer Nombre, y Apellido, sin espacio, sin tildes y sin mayúsculas 1. Coloca tu usuario Ejemplo: Carlos Felipe Gómez Ayala El usuario es: cgomez 2. Coloca tu contraseña Contraseña: Netcare2014 Respetando mayúsculas y Minúsculas 3. Entra

5 Cambia tu contraseña!. La nueva contraseña debe tener mínimo un número y una letra mayúscula y más de 8 caracteres

6 Accede a tus servicios en línea

7 Tu cuenta Vuelve a la página de inicio Cierra sesión

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9 Aquí podrás crear gastos, para enviarlos a legalizar cuando desees, ver gastos devueltos por tu jefe o por contabilidad, corregirlos y volverlos a enviar o anularlos. Tus gastos

10 Búscalos por tipo de gasto Busca gastos anulados o devueltos Muchas veces tendrás muchos gastos por enviar, podrás buscarlos por filtros cuando desees revisarlos o enviarlos en un orden

11 Haz clic aquí para crear un gasto

12 Esta será tu interfaz de creación de gastos

13 Selecciona la moneda Ingresa nombre, NIT o CC del proveedor Ingresa el nombre o número del Centro de Costo, luego selecciona Selecciona la fecha del gasto Selecciona el Concepto de Gasto Selecciona el tipo de gasto Ingresa el número de factura Ingresa el impuesto IVA o la suma de todos los impuestos Ingresa la observación que necesites Ingresa el Sub-total del gasto Ingresa la propina si la hay El sistema sumará el Valor + Propina + Impuesto

14 Podrás quitar gastos de la pantalla si oprimiste por error Guarda tus gastos creados Podrás agregar cuantos gastos desees en una misma pantalla, al hacer clic acá se guardan los gastos anteriores en el sistema, si llevas 20 gastos y se va la energía en el equipo o se cae el Internet, 19 ya han sido salvados

15 Aquí vez un ejemplo de múltiples gastos que han sido creados al mismo tiempo

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17 Algunos proveedores van a ser nuevos y el sistema no los encontrará, el sistema te solicitará crearlos al no encontrarlos con el aviso mostrado a la izquierda Bajo el nuevo marco Contable: Todos los datos son obligatorios por procesos de auditoría y retenciones, el hecho de que la empresa no cumpla con la información de Proveedores implica multas millonarias En esta venta de proveedor, los podrás agregar y la próxima vez solo será seleccionarlos ya que quedan guardados en la base de datos

18 No olvides el dígito de Verificación cuando se trate de NIT, sin guión Los Nombres, Apellidos y Razón Social no permiten puntos ni tildes para que el sistema funcione con SAP Por auditorías de la DIAN la dirección debe ingresarse con estas nomenclaturas

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20 Los exploradores Web de PC bloquean las ventanas emergentes por defecto si la ventana de proveedor no te aparece, en Explorer verás un mensaje como este: Si estas legalizando en dispositivos móviles como Tablets, no deberías tener ningún problema Si la ventana de proveedor nuevo te aparece sin ningún problema el explorador está configurado correctamente

21 Solo dale clic en Opciones para este Sitio y luego Permitir Siempre, esto te servirá para otros sitios Web como Bancos, Dian y demás páginas que requieran ventanas emergentes.

22 Si usas Google Chrome y sucede lo mismo, aparecerá el siguiente icono en la esquina superior derecha De igual forma en Firefox, y las opciones siempre son permitir

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24 No podrás enviar gastos si no los agrupas por Tipo de Gasto y Moneda

25 1. Seleccionas el tipo de gasto 2. Seleccionas la moneda Verifica cual tarjeta de crédito vas a legalizar si tienes varias 3. Clic en Buscar 4. El sistema buscará los gastos correspondientes, y deberás seleccionar cuales deseas enviar 5. Clic en enviar

26 Cuando vas a enviar los gastos aparecerá la siguiente Interfaz 2. Coloca el propósito de la Legalización o el conjunto de Gastos 3. Envía 1. Coloca el valor de Anticipo si aplica

27 El sistema te generará un PDF borrador con los gastos que envías como se muestra aquí

28 Tus Gastos han sido enviados, el sistema envía una notificación mail a los administradores de Centros de Costo que afectes en tu legalización, serán revisados por ellos y contabilidad. Ambos podrán devolverte el gasto si encuentran Inconsistencias.

29 Cuando tus gastos han sido aprobados por jefe inmediato y Contabilidad Aparecerá el PDF definitivo con las firmas de los aprobadores

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31 Una vez los has enviado haz clic aquí! Tus legalizaciones

32 Legalización en estado de espera de aprobación por Jefe Inmediato y/o Contabilidad PDF Borrador Legalización ya contabilizada con facturas físicas PDF Definitivo Aquí encontrarás todas las legalizaciones que has enviado. El archivo borrador es generado al enviar y el definitivo una vez contabilidad ha legalizado tus gastos.

33 Búscalos por número de Legalización Búscalos por un rango de fecha en concreto Cuando tengas muchas legalizaciones podrás consultarlas por filtros.

34 Si haces Clic verás el archivo borrador Si haces Clic verás el archivo final El archivo Final tendrá las firmas correspondientes

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36 Te han devuelto un Gasto deberás editarlo y reenviarlo o anularlo Cuando un gasto es devuelto por tu Jefe/administrador de Centro de Costo ó Contabilidad podrás ver las razones en la ventana de Gastos

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38 1. Selecciona el Gasto devuelto 2. Dale Clic en editar

39 1. Podrás anularlo cuando ya tu gasto no sea aprobado por incumplir políticas 2. Ó podrás editar todos los campos para reenviar si es por otra razón que te fue devuelto Das Clic en actualizar para guardar cambios

40 1. Selecciona el Gasto actualizado 2. Dale Clic en Enviar Si has decidido editar o corregir el gasto repites el proceso de envío, el gasto volverá a ser evaluado por tu jefe inmediato y Contabilidad

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42 1. Cuando vayas a legalizar Taxis, te creas como proveedor con el número de cédula 2. Cuando vayas a legalizar Taxis en número de factura colocas doble cero Cuando vayas a legalizar proveedores del exterior solo usas el proveedor con Nit