Manual operativo de ReciboNET

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1 0 MIAMIHITEK Manual operativo de ReciboNET viernes, 7 de marzo de 2014 Oficina Monterrey: Calle Retorno 1 # 208, fraccionamiento empleados, Monterrey, N.L. Teléfonos: (81) y (81) ventas@nasa.com.mx 0

2 Contenido Control de versiones..1 Objetivo....1 Pre-Requisitos...2 conociendo ReciboNET Importación de Archivos Bitácora Genera CFDI Recibos Pendientes de Enviar: 8 Recibos Generados...9 Control de versiones FECHA VERSION DESCRIPCIÓN REALIZÓ REVIZÓ 07/03/ Creación del Ricardo Alvarez documento Objetivo Orientar a toda persona interesada a lograr el dominio del sistema de recibos electrónicos. ventas@nasa.com.mx 1

3 Pre-Requisitos 1. Contar con una LICENCIA para el Cliente otorgada por Grupo NASA 1.1 Clave de Licencia y clave del Administrador de la Licencia. 2. Consultar con el Cliente que ya cuente con los PRE-REQUISITOS SAT para la Configuración. 2.1 FIEL Firma Digital Avanzada tramitada ante el SAT 2.2 Certificados para los Sellos Digitales proporcionados por SAT (los requiere FACTURAK). Son 02 archivos: uno con extensión.cer y otro con extensión.key ; hay que tener cuidado de no confundirlos con los Archivos de la FIEL. 2.3 Contraseña de Seguridad del Certificado dado de alta en SAT (la requiere Facturak) 2.4 Haber tramitado ya una Serie de Folios ante el SAT. Se necesitarán los siguientes Datos: Serie, Número de Aprobación, Año de Aprobación, Folio Inicial y Folio Final. 3. Tener el Archivo.lf ( archivo response de folios ) que Grupo NASA otorgará según el RFC del Cliente y el Paquete de cantidad de Folios comprados. 4. Tener configurado el sistema de recibos electrónicos. (Consultar manual de instalación) 5. Tener dominada la creación de archivos de importación (ver el siguiente video). ventas@nasa.com.mx 2

4 Conociendo ReciboNET ReciboNET surge gracias a las nuevas reformas fiscales en las cuales se establece que a partir de Enero del 2014 es obligatorio presentar los recibos de nómina bajo el esquema de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). El manejo de ReciboNET es muy sencillo por lo cual con solo unas cuantas pantallas podrás timbrar (Generar CFDI), Enviar los recibos generados por correo a los empleados, Cancelar Recibos en caso de ser necesario, ver todos los recibos que se han generado en fechas específicas. ventas@nasa.com.mx 3

5 Importación de Archivos Como hemos mencionado anteriormente ReciboNET tiene la facilidad de conectarse con cualquier sistema de nómina mediante ciertos conectores o interfaces que ya están establecidos. Estos pueden ser mediante un archivo de en formato TXT o en un archivo con formato Excel. Dichos formatos deben de cumplir con ciertas reglas para poder importar la información sin problemas al sistema. VER COMO GENERAR ARCHIVOS. ventas@nasa.com.mx 4

6 En la pantalla de importación de archivos usted podrá hacer varias cosas, como por ejemplo en caso de no contar con los formatos para la interface de su sistema de nómina con ReciboNET ponemos a su disposición los ejemplos de los formatos con los que el sistema trabaja. Si tiene dudas de cómo llenar la información favor de ir a la siguiente página. También podemos elegir cualquiera de los formatos disponibles para la importación de archivos en la pestaña con nombre importación de Es desde ahí en donde se le indica al sistema con qué tipo de formato ha de trabajar. Una vez definido el archivo que se utilizara y se cuente con el formato listo para importar, es momento de agregarlo al sistema, para esto hay que recordar que los campos en rojo son obligatorios Archivo: Define la ubicación del archivo en su computadora. Descripción: Establece una descripción con la cual pueda identificar el archivo que importo. Una de las ventajas de ReciboNET es que cuenta con ciertos criterios que validan la información que está tratando de importar contra los catálogos del SAT, haciendo que sea más fácil identificar si algún dato importante es erróneo y poderlo modificar antes de timbrar la nómina. En caso de que el sistema identifique algún error se mostrara en la sección de información de importación. ventas@nasa.com.mx 5

7 Bitácora Existe una pantalla de bitácora en la cual se puede ver todos los movimientos que se han hecho tanto como todas las importaciones que se han hecho así como también podemos ver si el archivo que importamos marco errores, si la nómina que intentamos procesar se generó completa, las fechas en la que se importó el archivo. En caso de que no se haya podido timbrar una nómina completa por causas externas como por ejemplo se perdió la conexión de internet, tiempo de espera de conexión excedido, etc. En estas ocasiones no es necesario importar nueva mente el archivo simplemente lo podemos identificar y hacer clic en el botón seleccionar y nos llevara a la pantalla de generación de CFDI. ventas@nasa.com.mx 6

8 Generar CFDI Ya habiendo importado el archivo y validado que no tiene errores el siguiente paso es la generación del CFDI, para esto solo hay que hacer clic en el botón Generar. Este proceso puede llegar a demorar un poco al generar toda la nómina y esta variable depende de diferentes factores como los son: la conexión a internet, la cantidad de recibos que se van a generar, si se generan de manera local o en un servidor. De cualquier forma el sistema trata de informarle un tiempo estimado de la generación de toda la nómina. ventas@nasa.com.mx 7

9 Recibos pendientes por enviar ReciboNET tiene la posibilidad de saber cuáles recibos se generaron y por ende culés de ellos falta para enviar al empleado, para eso tenemos la pantalla de recibos pendientes de envío en ella se muestra un listado con todos los recibos generados que falta de enviar. Desde dicha pantalla podemos validar la información haciendo clic en el botón de vista previa, en la cual nos aparece el formato impreso del recibo generado. También cuenta con la posibilidad de mandar por correo electrónico al empleado el formato pdf y el archivo xml del recibo. ventas@nasa.com.mx 8

10 Recibos Generados En esta pantalla tenemos el control de todos los recibos que se han generado en un mes en específico. Dese aquí es posible volver a enviar el recibo al empleado en caso de ser necesario. ventas@nasa.com.mx 9

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