Gestión de las adquisiciones

Transcripción

1 Gestión de las adquisiciones Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Objetivos Comprender la importancia de la gestión de las Adquisiciones Conocer aspectos involucrados en la planificación de Contratación Presentar algunos documentos usados para Adquisiciones Presentar algunos criterios para evaluación de Proveedores Comprender el proceso de solicitar Respuestas de Proveedor Aprender a diferenciar Propuesta y Oferta Describir el proceso de selección de Proveedores Ver la importancia de una buena administración del Contrato Ver la importancia del Cierre de cada Adquisición

3 Términos Adquisición Adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa Compra Arriendo Arriendo con opción de compra (leasing) Contratación externa (outsourcing)

4 Contrato Acuerdo jurídicamente vinculante Proveedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados Comprador se obliga a proporcionar contraprestación Pueden aclarar las responsabilidades Pueden agudizar el enfoque en resultados clave Mayor responsabilidad para la entrega del trabajo

5 Términos Propuesta Documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador Oferta o cotización Documento preparado por los proveedores proporcionando los precios de los artículos que ha definido el comprador

6 Procesos de la gestión de las Adquisiciones Planificar la gestión de las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Controlar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones

7 Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentar las políticas relacionadas con las adquisiciones Determinar Qué adquirir Cómo Cuándo Cuánto A quién Condiciones Recursos Riesgos Identificar necesidades que se pueden cumplir mediante el uso de productos o servicios por fuera del equipo del proyecto

8 Herramientas y técnicas para planear adquisiciones Análisis de Fabricación Propia o Compra Análisis financiero Expertos (internos y/o externos)

9 Ejemplo Se necesita un artículo en un proyecto Opción 1: Alquilar Costo: 800[$/día] Opción 2: Comprar Costo de adquisición: 2.000[$] Costo operativo: 400[$/día] Cuál opción tomar? 800[$/día] * d [día] = [$] [$/día] * d [día] d = 30 Si se necesita el artículo más de 30 días es más económico comprarlo que arrendarlo d número de días a utilizar el artículo

10 Plan de gestión de las Adquisiciones Describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición Desde la elaboración de documentación para realizar compras externas Hasta el cierre de las adquisiciones El contenido varía en función de las necesidades del proyecto

11 Enunciado del trabajo (SOW*) Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto Es un tipo de declaración de alcance Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las expectativas del comprador * SOW Statement Of Work

12 Plantilla de SOW* - Ejemplo I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo II. III. IV. Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de hardware y software Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado el trabajo e información relacionada con el cronograma. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y especifica cuando serán terminados V. Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del trabajo VI. VII. Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo es aceptable Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal, requerimientos de viajes, etc * SOW Statement Of Work

13 Planificar la contratación Preparar documentos Para que los potenciales proveedores preparen sus respuestas Para establecer los criterios de evaluación para la adjudicación del contrato Solicitar Propuesta RFP Request For Proposals Solicitar Presupuesto u Oferta RFQ Requests For Quotes

14 Plantilla de solicitud de Propuesta - Ejemplo I. Propósito del RFP* II. Antecedentes de la organización III. Requerimientos básicos IV. Entorno de hardware y software V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas VI. Estado del trabajo e información del cronograma VII. Posibles apéndices A. Descripción general del sistema actual B. Requerimientos del sistema C. Volumen y tamaño de datos D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP* E. Ejemplo del contrato * RFP Request For Proposal

15 Solicitar Respuestas de Proveedores Incluye: Decidir a quién(es) invitar Preparar documentación pertinente Indicar qué se espera como respuesta Propuestas Ofertas Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y servicios de varias maneras Ir al proveedor preferido Buscar varios proveedores potenciales Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar las expectativas del comprador)

16 Sugerencias para el control de cambios en contratos Revisar, aprobar y documentar los cambios Deben participar las mismas personas y La misma manera que fue aprobada la parte original del plan Evaluar cualquier cambio Debe incluir un análisis de impacto Cómo afecta el alcance, tiempo, costo y calidad? Asegurarse que el nuevo sistema satisface las necesidades del negocio y del trabajo Tener planes de respaldo Usar herramientas y técnicas, como Sistema de control de cambios del contrato Llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y auditorías,

17 Planificar la Gestión de las Adquisiciones 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto Gestión de Adquisiciones del Proyecto 5.2 Recopilar Requisitos Documentación de requerimientos 11.2 Identificar Riesgos Registro de riesgos Documentos del proyecto 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades Requerimientos de recursos de actividades 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentos del proyecto actualizados Solicitud de cambios 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 6.6 Desarrollar el Cronograma 7.2 Estimar Costos 13.1 Identificar a los Interesados Cronograma del proyecto Estimados de costos de actividades Registro de interesados Decisiones de hacer-o-comprar Plan de gestión de las adquisiciones Enunciado del trabajo de la adquisición Criterios de selección de proveedores Documentos de adquisiciones 12.3 Controlar las Adquisiciones 13.1 Identificar a los Interesados 11.2 Identificar Riesgos Empresa/ Organización Factores ambientales de la Empresa Activos de procesos de la organización 12.2 Efectuar Adquisiciones 12.4 Cerrar las Adquisiciones

18 Planificar la Gestión de las Adquisiciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de Requisitos 3. Registro de Riesgos 4. Requisitos de Recursos de la Actividad 5. Cronograma del Proyecto 6. Estimaciones de Costos de las Actividades 7. Registro de Interesados 8. Factores Ambientales de la Empresa 9. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Análisis de Hacer o Comprar 2. Juicio de Expertos 3. Investigaciones del Mercado 4. Reuniones Salidas 1. Plan de Gestión de las Adquisiciones 2. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición 3. Documentos de la Adquisición 4. Criterios de Selección de Proveedores 5. Decisiones de Hacer o Comprar 6. Solicitudes de Cambio 7. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Grupo del Proceso de Planificación Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones

19 Tipos de contratos Contrato de precio fijo o suma global Precio total fijo para un producto bien definido Contratos de precio fijo cerrado FFP Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos FPIF Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio FP-EPA Contrato de costo reembolsable Pago (reembolso) al proveedor de sus costos reales, más Honorario (ganancia del proveedor) Contrato de costo más honorarios fijos CPFF Contrato de costo más honorarios con incentivos CPIF Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos CPAF Contrato por tiempo y material T&M Tipo híbrido Contiene aspectos tanto de Contratos de costos reembolsables Contratos de precio fijo

20 Contrato de costo reembolsable Costo más honorarios fijos. CPFF Cost Plus Fixed Fee Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados y Recibe honorarios fijos calculados como un porcentaje de los costos estimados al inicio del proyecto. El monto de los honorarios no varía con los costos reales a menos que se modifique el alcance del proyecto Costo más honorarios con incentivos CPIF Cost Plus Incentive Fee Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados Recibe un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo, dependiendo del logro de ciertos objetivos de rendimiento establecidos en el contrato Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos CPAF Cost Plus Award Fee Al proveedor se le reembolsan todos los costos legítimos La mayor parte de los honorarios es obtenida basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio de desempeño definido e incorporado dentro del contrato

21 Punto de asunción Total Punto de Asunción Total PTA Point of Total Assumption Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso adicional del costo del contrato Los contratistas No quieren llegar al punto de asunción total Incentivo para prevenir los sobrecostos

22 Tipos de Contrato vs Riesgo Alto Riesgo del Comprador Bajo Costo más porcentaje del costo (CPPC)* Costo más honorarios fijos (CPFF) Costo más honorarios con incentivos (CPIF) Incentivo de precio fijo (FPI) Precio fijo cerrado (FFP) Bajo Riesgo del Proveedor Alto *CPPC Cost Plus Percentaje Cost. Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del contratista.

23 Cláusulas del Contrato Incluir cláusulas específicas Para tener en cuenta temas únicos del proyecto Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional diferente Cláusula de terminación Permite al comprador o proveedor terminar el contrato

24 Selección de proveedores Involucra: Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores Escoger la mejor Negociar el contrato (si hay lugar para ello) Adjudicar el contrato

25 Criterios de selección de Proveedores Incluir como parte de los documentos de solicitud de adquisiciones No limitar solo al precio Otros criterios (lista parcial): Comprensión de la necesidad Costo total Capacidad técnica Riesgo Garantía Capacidad financiera Capacidad de producción Tamaño y tipo de negocio Desempeño pasado de los proveedores Referencias Derechos de propiedad intelectual Derechos de propiedad exclusiva

26 Criterios de evaluación de propuestas Establecer los Criterios de Evaluación, y las preferencias, antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ) Tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel Evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el enfoque de la gestión Pedir/Exigir una presentación técnica, como parte de una propuesta

27 Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3 Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Enfoque técnico Enfoque a la gestión Rendimiento pasado 30% 30% 20% Precio 20% Total 100%

28 Seleccionar proveedores Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial de propuestas y después crean una lista más corta de proveedores potenciales para su futura evaluación Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final (Best And Final Offer BAFO) La salida final es un contrato firmado por el comprador y el proveedor(es) seleccionado(s)

29 Efectuar las adquisiciones Gestión de Adquisiciones del Proyecto Documentos del proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Plan de gestión de las adquisiciones Documentos de adquisiciones Criterios de selección de proveedores Decisiones de hacer-o-comprar Enunciado del trabajo de la adquisición Documentos del proyecto actualizados Documentos del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Empresa/ Organización Vendedores Documentos del proyecto Activos de procesos de la organización Propuestas de vendedores 12.2 Efectuar Adquisiciones Plan de dirección del proyecto actualizado Calendarios de recursos Solicitud de cambios 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 6.5 Estimar la Duración de las Actividades Vendedores seleccionados Acuerdos 12.3 Controlar las Adquisiciones 6.6 Desarrollar el Cronograma 7.3 Determinar el Presupuesto 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

30 Efectuar las adquisiciones Entradas 1. Plan de Gestión de las Adquisiciones 2. Documentos de la Adquisición 3. Criterios de Selección de Proveedores 4. Propuestas de los Vendedores 5. Documentos del Proyecto 6. Decisiones de Hacer o Comprar 7. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición 8. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Conferencias de Oferentes 2. Técnicas de Evaluación de Propuestas 3. Estimaciones Independientes 4. Juicio de Expertos 5. Publicidad 6. Técnicas Analíticas 7. Negociación de Adquisiciones Salidas 1. Vendedores Seleccionados 2. Contrato 3. Calendarios de Recursos 4. Solicitudes de Cambio 5. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Grupo del Proceso de Ejecución Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones

31 Controlar las adquisiciones Asegurar que el desempeño de los proveedores cumplen con los requisitos contractuales Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización y la administración de los contratos

32 Controlar las adquisiciones Gestión de Adquisiciones del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios Plan de dirección del proyecto actualizado Plan de dirección del proyecto Datos sobre el desempeño del trabajo Solicitud de cambios aprobados Informes sobre el desempeño del trabajo 12.3 Controlar las Adquisiciones 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentos de adquisiciones Acuerdos 12.2 Efectuar Adquisiciones Documentos del proyecto actualizados Solicitud de cambios Documentos del proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Activos de procesos de la organización actualizados Empresa/ Organización Información sobre el desempeño del trabajo

33 Controlar las adquisiciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentos de la Adquisición 3. Contrato 4. Solicitudes de Cambio Aprobadas 5. Informes sobre el Desempeño del Trabajo 6. Datos sobre el Desempeño del Trabajo Herramientas y técnicas 1. Sistema de Control de Cambios del Contrato 2. Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones 3. Inspecciones y Auditorías 4. Informes de Desempeño 5. Sistemas de Pago 6. Administración de Reclamaciones 7. Sistema de Gestión de Registros Salidas 1. Información sobre el Desempeño del Trabajo 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 4. Actualizaciones a los documentos del Proyecto 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Grupo del Proceso de Seguimiento y Control Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones

34 Cerrar las adquisiciones Completar y liquidar cada contrato de adquisición El equipo del proyecto debe: Finalizar reclamaciones abiertas (las no resueltas pueden estar sujetas a litigio) Determinar si se cumplió correcta y satisfactoriamente Documentar las lecciones aprendidas Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la información para uso futuro Aceptar los entregables Caso de finalización anticipada De acuerdo a los términos del contrato Puede deberse a un acuerdo mutuo o por una de las partes

35 Herramientas para ayudar en el cierre del contrato Auditorías de adquisiciones Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones Sistema de gestión de documentos Documentos organizados Localización fácil y sencilla de los documentos Archivo adecuado de los documentos

36 Cerrar las Adquisiciones Gestión de Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentos de adquisiciones 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto 12.4 Cerrar las Adquisiciones Activos de procesos de la organización actualizados Empresa/ Organización Adquisiciones cerradas

37 Cerrar las adquisiciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de la Adquisición Herramientas y técnicas 1. Auditorías de la Adquisición 2. Acuerdos Negociados 3. Sistema de Gestión de Registros Salidas 1. Adquisiciones Cerradas 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Grupo del Proceso de Cierre Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones