PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD, INOCUIDAD Y CALIDAD AGROALIMENTARIA (SENASICA)

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD, INOCUIDAD Y CALIDAD AGROALIMENTARIA (SENASICA) MARZO 2016

2 Índice Página I. Introducción.. 2 II. Marco Jurídico-Administrativo... 3 III. Objetivo IV. Alcance.. 5 V. Glosario de Términos.. 6 VI. Criterios Generales. 11 VII. Descripción del Procedimiento. 13 VIII. Mapa del Procedimiento 16 IX. Firmas y Cambios

3 I. Introducción Con el propósito de atender las disposiciones del Gobierno Federal y de mantener una gestión eficaz y responsable, sustentada en principios de transparencia y rendición de cuentas, desde el ejercicio 2011 la Dirección en Jefe del SENASICA ha ordenado la elaboración de un informe anual, en el cual se muestre el estatus de la institución en lo relativo al control interno existente, así como la implementación y ejecución de un programa de trabajo en el que se comprometen acciones de mejora aplicables a las áreas sustantivas y administrativa, para fortalecer el control interno institucional. Las categorías a las que se orienta el Institucional son las siguientes: I. Eficacia, eficiencia y economía de las operaciones, programas y proyectos; II. Confiabilidad, veracidad y oportunidad de la información financiera, presupuestaria y proyectos; III. Cumplimiento del marco jurídico aplicable a las instituciones, y IV. Salvaguarda, preservación y mantenimiento de los recursos públicos en condiciones de integridad, transparencia y disponibilidad para los fines a que están destinados. 2

4 II. Marco Jurídico-Administrativo Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas y adiciones. Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en materia de y se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de. D.O.F. 12-VII-2010 y sus modificaciones. Estudio General de la Situación que Guarda el Sistema de Institucional en el Sector Público Federal. Cuenta Pública Estudio Núm Oficio AETIC/0041/ VII-2013 Auditoría Superior de la Federación. 3

5 III. Objetivo Implementar en el SENASICA, el Modelo Estándar de ordenado por la Secretaría de la Función Pública, armonizando dicho modelo a la estructura orgánica de la institución, determinando claramente a los responsables y sus obligaciones en la materia, de tal manera que la puesta en marcha del presente procedimiento permita garantizar en mayor grado, el cumplimiento de metas y objetivos estratégicos de este Órgano Administrativo Desconcentrado, para fortalecer la cultura de autocontrol y autoevaluación institucional, instrumentando un foro colegiado de apoyo en la toma de decisiones relacionadas con el seguimiento al desempeño institucional y control interno. Para tales fines, se aplicarán Encuestas de autoevaluación anuales que permitirán conocer el estado que guarda el en la institución y se determinará la ejecución de acciones de mejora o de mejora contínua, para lo cual se seguirá la metodología que en el presente documento se señala en el Capítulo VII. Descripción del Procedimiento. 4

6 IV. Alcance El control interno es un proceso integral implementado desde la alta dirección y ejecutado de manera obligatoria, por todo el personal de mando, desde Directores Generales a Jefes de Departamento y está diseñado para enfrentarse a los riesgos que amenazan el logro de las metas y objetivos institucionales para dar una seguridad razonable en la consecución de la Misión institucional. Para ello, en el Programa de Trabajo de (PTCI) que anualmente se lleva a cabo, deben participar al menos tres de las cuatro Direcciones Generales (DG) sustantivas: 1. Sanidad Vegetal, 2. Salud Animal, 3. Inocuidad Agroalimentaria, Acuícola y Pesquera o 4. Inspección Fitozoosanitaria. Adicionalmente participarán, algunas o todas las áreas que integran la Dirección General de Administración e Informática (DGAI): Dirección de Finanzas, Dirección de Administración de Personal y Profesionalización, Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Tecnologías de la Información o Dirección de Organización y Gestión de Procesos. Todas las fases que integran el Sistema de Institucional (SCII), desde la encuesta de Autoevaluación hasta la ejecución de las acciones de mejora, son de observancia obligatoria para el personal adscrito a la Dirección General o Dirección de Área (DA) que sea seleccionada para participar en el PTCI del ejercicio en curso. 5

7 V. Glosario de Términos Acción (es) de mejora: Actividades determinadas e implantadas por los Titulares y demás servidores públicos para fortalecer el Sistema de Institucional, así como prevenir, disminuir, administrar y/o eliminar los riesgos que pudieran obstaculizar el cumplimiento de objetivos y metas. Administración de riesgos: Proceso sistemático para establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, atender, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad, mediante el análisis de los distintos factores que pueden provocarlos, con la finalidad de definir las estrategias y acciones que permitan controlarlos y asegurar el logro de los objetivos y metas de la institución de una manera razonable. Área (s) de oportunidad: Situación favorable en el entorno institucional, bajo la forma de hechos, tendencias, cambios o nuevas necesidades que se pueden aprovechar. Comité y/o COCODI: Comité de Control y Desempeño Institucional, órgano colegiado que contribuye al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales; a impulsar el establecimiento y actualización del Sistema de Control Interno, y al análisis y seguimiento para la detección y administración de riesgos, conforme a lo dispuesto en el Título Cuarto de las presentes Disposiciones en Materia de. : Proceso que tiene como fin proporcionar un grado de seguridad razonable en la consecución de los objetivos de la institución. CCI: Coordinador de, quien además de ser el canal de comunicación e interacción entre la Institución, el OIC y la Secretaría por conducto de la Unidad de Control, en la evaluación y fortalecimiento del Sistema de Institucional; también se encargará de acordar con el Titular de la Institución las acciones a seguir para la instrumentación de las disposiciones relacionadas con el SCII; Revisar con el ECII el proyecto del informe anual; el reporte de avances trimestral del PTCI y el PTCI actualizado, así como presentarlos para aprobación del Titular de la Institución. Disposiciones: Las Disposiciones en Materia de. D.A.: Cualquiera de las Direcciones de Área que integran una Dirección General. D.G.: Cualquiera de las Direcciones Generales del SENASICA. 6

8 ECII.: Enlace del Sistema de Institucional, quien además de ser el canal de comunicación e interacción entre el Coordinador de y la Institución, estará encargado de dar seguimiento permanente al PTCI. Encuesta de autoevaluación por nivel de : Herramienta que aplican los servidores públicos de la institución, en el ámbito de su competencia por nivel de (Estratégico, Directivo y Operativo) para conocer los avances en el establecimiento y actualización de los elementos del Sistema de Institucional. Informe Anual: Informe Anual del estado que guarda el Sistema de Institucional. Manual: Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de a que se refiere el artículo cuarto del Acuerdo, el cual integra diversos procesos asociados con el. Modelo Estándar de : Herramienta para el establecimiento y actualización del Sistema de. Normas Generales de : Implementación y actualización de los elementos de que integran los cinco componentes del que realizan los servidores públicos, de acuerdo al ámbito de su competencia y nivel jerárquico. Oportunidad: Generación y entrega de la información y documentación en el tiempo requerido para su uso. Órgano (s) fiscalizador (es): Instancia facultada para realizar la revisión, supervisión, evaluación, control y seguimiento del ejercicio de los recursos públicos de acuerdo a las disposiciones legales, reglamentarias y normas administrativas, así como del cumplimiento de los objetivos contenidos en planes y programas institucionales, con el propósito de detectar desviaciones, prevenir, corregir, mejorar y/o sancionar. PTCI: Programa de Trabajo de. Relevante: Información y documentación trascendental o importante relativa al Sistema de Institucional. Riesgo: Evento adverso e incierto (externo o interno) que derivado de la combinación de su probabilidad de ocurrencia y el posible impacto pudiera obstaculizar o impedir el logro de los objetivos y metas institucionales. SFP: 7

9 Secretaría de la Función Pública. Seguridad razonable: Escenario en el que la posibilidad de materialización del riesgo disminuye, y la posibilidad de lograr los objetivos se incrementa. SCII: Sistema de Institucional, conjunto de procesos, mecanismos y elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí, y que se aplican de manera específica por una Institución a nivel de planeación, organización, ejecución, dirección, información y seguimiento de sus procesos de gestión, para dar certidumbre a la toma de decisiones y conducirla con una seguridad razonable al logro de sus objetivos y metas en un ambiente ético, de calidad, mejora continua, eficiencia y cumplimiento de la ley. Sistema de información: Conjunto de procedimientos ordenados que, al ser ejecutados, proporcionan información para apoyar la toma de decisiones y el control de la Institución. SICOCODI: Sistema Informático del Comité de Control y Desempeño Institucional. Titular: El Director en Jefe del SENASICA. TOIC: Titular del Órgano Interno de Control en el SENASICA. UCGP: Unidad de Control de la Gestión Pública de la Secretaría de la Función Pública. Unidades administrativas: División orgánica que para efectos de la programación, presupuesto, ejercicio, control y evaluación del gasto en el SENASICA, están identificadas por Direcciones Generales y la Unidad de Promoción y Vinculación. 8

10 VI. Criterios Generales Con el fin de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de los distintos elementos que participan en el Procedimiento de, a continuación se dan a conocer criterios de carácter específico que deberán observar las unidades administrativas participantes. La enumeración de estos criterios, se basa en observaciones y hallazgos que reiteradamente han señalado las autoridades fiscalizadoras al PTCI que la institución ha realizado a partir del año 2011 por lo que, el acatamiento de estos criterios permitirá la implementación de programas mejor consolidados y con estándares de calidad más altos. Encuesta de autoevaluación 1. Para determinar el número de encuestas de autoevaluación que se aplicarán en la institución, cada responsable de unidad administrativa, a petición del ECII, validará la relación de servidores públicos que se encuentren sujetos a dicha encuesta en su área. 2. El Responsable de cada unidad administrativa vigilará y en su caso hará las exhortaciones para que en su área se dé atención a la totalidad de las encuestas de autoevaluación. Evidencia documental 1. Calificarán el grado de madurez de las evidencias documentales con que cuenten, tomando como base las características de la evidencia ofrecida y no el número de documentos con que cuenta, para lo cual usarán la siguiente tabla: Grado 0. Inexistente Grado 1. Inicial Grado 2. Intermedio Grado 3. Avanzado Grado 4. Óptimo Grado 5. Mejora continua Las condiciones del elemento de control son inexistentes. Las condiciones del elemento de control están definidas, pero no formalizadas. Las condiciones del elemento de control están documentadas y autorizadas. Las condiciones del elemento de control están operando. Existe evidencia documental de su cumplimiento. Las condiciones del elemento de control están operando. Existe evidencia documental de su eficiencia y eficacia. Las condiciones del elemento de control están en un proceso institucionalizado de mejora continua. Existe evidencia documental de instancias internas y externas evaluadoras o fiscalizadoras de su eficiencia y eficacia. 2. Se asignará el Nivel 4 sólo si se cuenta con documentos que acrediten la eficiencia y eficacia del elemento de control, lo que significa que se cuenta con mecanismos para su medición como encuestas o monitoreo y sus respectivos resultados. 9

11 3. Cuando se incluya como evidencia documental la imagen que muestre cómo inicia un sistema informático, se agregará también la evidencia de la supervisión permanente a dicho sistema. 4. La evidencia documental deberá estar vigente, por lo que se buscará la pertinencia de que los documentos internos como oficios circulares, oficios, procedimientos, etc., que daten de años anteriores, puedan ser ratificados o confirmados por el servidor o servidora pública con atribuciones para ello, de tal manera que se mantenga su vigencia. 5. Las evidencias que se hagan consistir en un programa anual, se acompañarán con un ejemplo de su operación. Determinación de acciones de mejora 1. Sólo se comprometerán acciones de mejora que sean ejecutables dentro del ámbito de atribuciones de la unidad administrativa responsable del proceso. 2. Los medios de verificación que se ofrezcan, serán actualizados. Por tanto deberán generarse dentro del término comprometido para la ejecución de la acción de mejora en cuestión. 3. La ejecución de las acciones de mejora sólo podrán ubicarse entre el 1 de julio del año en curso y hasta el 31 de marzo del siguiente año, salvo excepciones que oportunamente se señalarán por la autoridad normativa. 4. Para la descripción de una acción de mejora, ésta se relacionará directamente con la del elemento de control y con el medio de verificación ofrecido. 5. A más tardar el último día hábil de los meses de septiembre y diciembre del año en curso, así como marzo del siguiente, los responsables de cada unidad administrativa, enviarán al ECII el informe de avances o en su caso de conclusión, en la implementación de acciones de mejora, así como su medio de verificación. 6. Se evitará reportar en el informe de avances, la descripción de actividades que cotidianamente se realizan en la unidad administrativa correspondiente. 10

12 VII. Descripción del Procedimiento Responsable Unidad de Control de la Gestión Pública Coordinador de Control Interno Director General o Director de área Enlace de Unidad de Control de la Gestión Pública Servidores públicos Enlace de Enlace de No. In Actividad Descripción Informa al Director en Jefe, el inicio de actividades relacionadas con el proceso obligatorio para participar en la Autoevaluación del estado que guarda el SCII. Solicita a los titulares de los procesos de control interno, la designación del servidor o servidora pública que actuará como responsable de suministrar información y apoyar al enlace de control interno en la implantación y ejecución del programa de trabajo respectivo. Da a conocer el nombre del servidor o servidora pública responsable de control interno en su unidad administrativa. Capacita de manera directa a los responsables, para que en sus unidades administrativas, se otorgue debida atención a las actividades de autoevaluación de control interno. Capacita en línea, al personal que por su nivel de mando, debe participar en la encuesta de autoevaluación de control interno del proceso correspondiente. Remite vía correo electrónico, las encuestas a cada servidor público. No. Ant Documento Involucrado Oficio circular. Oficio de solicitud. Oficios de respuesta. Oficio de invitación a la capacitación, Acta de acuerdos. Lista de asistencia Relación de servidores públicos capacitados. Correos electrónicos 7 Aplican las encuestas en línea. 6 Acuses de encuesta Remiten vía correo electrónico, copia del acuse de la encuesta al ECII. Verifica que la totalidad de servidores públicos realizaron la encuesta de autoevaluación. Informa del resultado de su verificación al CCI Correo electrónico Relación de servidores públicos encuestados. Correo electrónico 11

13 Unidad de Control de la Gestión Pública Coordinador de Control Interno Enlace de Responsable 15 Enlace de Coordinador de Control Interno Pone a disposición de la Institución, el resultado de la encuesta de autoevaluación. Obtiene el resultado de las encuestas de autoevaluación y lo envía a los Directores Generales y Directores de Área, según el proceso respectivo, para su conocimiento. Instruye a los Directores Generales y Directores de Área a proceder a: Generar papeles de trabajo, Recopilar evidencias documentales y Comprometer acciones de mejora. Convoca a los responsables de cada proceso para capacitarlos, atender dudas y aclaraciones en relación a las obligaciones de la actividad anterior. Remite al ECII: Papeles de trabajo, Evidencias documentales y Compromisos con acciones de mejora de aquellas áreas de oportunidad detectadas en el resultado de las encuestas de Autoevaluación consolidadas. Integra y turna al CCI para su revisión los siguientes documentos: Papeles de trabajo; Evidencias documentales; Programa de trabajo de control interno y Proyecto de Informe Anual del estado que guarda el sistema de control interno institucional. Acuerda con el Titular del SENASICA, el Informe Anual y el PTCI Correo electrónico conteniendo el link de acceso a la información. Correo electrónico. Correo electrónico Correo de invitación a la capacitación, Acta de acuerdos y Listas de asistencia. Papeles de trabajo, Evidencias documentales y Compromisos de acciones de mejora. Papeles de trabajo; Evidencias documentales; Programa de trabajo de control interno y Proyecto de Informe Anual del estado que guarda el sistema de control interno institucional. Informe Anual del estado que guarda el SCII. PTCI autorizado. 12

14 Titular del SENASICA Enlace de Coordinador de Control Interno Responsable 22 Enlace 23 Titular del SENASICA Autoriza y envía Informe Anual y PTCI a la SFP. Registra PTCI autorizado en el SICOCODI. Informa al TOIC, el cumplimiento del registro en SICOCODI. Envía a cada DG y DA, las Acciones de Mejora comprometidas en el PTCI del ejercicio en curso. Informa trimestralmente al Coordinador y al Enlace de, el avance y en su caso conclusión, en la ejecución de las acciones de mejora comprometidas y remite la evidencia documental. Compila la información de los avances del PTCI y prepara informe trimestral para presentar en COCODI. Presenta Durante la 1ª. Sesión del COCODI el informe de conclusión del PTCI del año anterior. Presenta durante la 3ª. Sesión del COCODI, el Informe Ejecutivo del informe anual y del PTCI del ejercicio en curso. Fin del procedimiento Acuse de recibo. Registro en sistema. Correo electrónico. Oficios Correo electrónico y Evidencias documentales. Informe. Informe. Informe. 13

15 VIII. Mapa del Procedimiento Unidad de Control de la Gestión Pública Coordinador de Directores Generales/Director de Área Enlace de Institucional Servidor Público Responsable Titular del SENASICA Inicio Informa inicio de actividades de. Oficio Circular Solicita Capacita a los Da a conocer al designación de responsables en responsable de responsable para el tema de... Oficio Respuesta Oficio Solicitud Oficio Invitación 6 Aplican encuesta en línea. 7 Acuse Remite encuestas a cada servidor público. Correos electrónicos 7 6 Acta Acuerdos Lista asistencia Capacita en línea a los servidores públicos que participarán en el tema de Control Interno 5 Relación S. P. Capacitados Verifica que la totalidad de servidores públicos realizaron encuesta. 9 Relación S. P. encuestados Remiten acuse de encuesta al ECII. 8 Correo electrónico A 14

16 Unidad de Control de la Gestión Pública Coordinador de Directores Generales/Director de Área Enlace de Institucional Servidor Público Responsable Titular del SENASICA A Pone a disposición resultado de la encuesta. 11 Informa resultado de verificación al CCI. 10 Correo Electrónico 12 Correo Electrónico Obtiene resultados de las encuestas y las envía a los DG y DA, para conocimiento. Correo Electrónico Instruye a los DG y DA a generar la información correspondiente. Correo Electrónico Convoca a responsables de cada proceso a capacitación. Oficio Invitación Acta Acuerdos Lista asistencia 15 Remite al ECII Papeles de Trabajo Evid Documentales Acciones de Mejora Acuerda con el Titular el informe anual y el PTCI. 17 Informe Anual PTCI Convoca a responsables de cada proceso a capacitación. 16 Papeles de Trabajo Evid Documentales PTCI B Proy Informe Anual 15

17 Unidad de Control de la Gestión Pública Coordinador de Directores Generales/Director de Área Enlace de Institucional Servidor Público Responsable Titular del SENASICA B Informa al TOIC el cumplimiento del registro en el SICOCODI. 20 Correo electrónico Registra el PTCI autorizado en el SICOCODI. 19 Registro en sistema Autoriza y envía Informe Anual y PTCI a la SFP. 18 Acuse de recibo Envía a cada DG y DA las acciones de mejora comprometidas. Oficios Compila información de avances y prepara informe trimestral para COCODI Informa trimestralmente avances y remite evidencias. Correo Electrónico Evidencias 23 Presenta informe de conclusión de Programa de Trabajo del año anterior. 24 Informe Presenta informe ejecutivo del Programa de Trabajo del ejercicio en curso. 25 Informe Fin 16

18 PROCEDIMIENTO PARA EL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL IX. Firmas Elaboró Lic. Norma Patricia Arroyo Toledo Subdirectora de Organización y Gestión de Procesos Revisó Mtro. Juan José Rodríguez Calderón Director de Organización y Gestión de Procesos y Enlace del Sistema de Institucional Autorizó Mtro. Javier Esquinca Andrade Director General de Administración e Informática y Coordinador de Control Interno Boulevard Adolfo Ruíz Cortines 5010, Piso 3, Col. Insurgentes Cuicuilco, Deleg. Coyoacán C.P Tel. (55)