PROCESO CONTABLE. Gerencia Nacional Financiera y Administrativa División Nacional de Gestión Contable Junio de 2017

Transcripción

1 PROCESO CONTABLE Gerencia Nacional Financiera y Administrativa División Nacional de Gestión Contable Junio de 2017

2 Proceso Contable 1. GENERALIDADES Objetivo Normativa Subprocesos Interacción con otros procesos Flujo de información Proceso de consolidación Presentación y seguimiento de información contable Comité técnico de sostenibilidad Cartera Indicadores de oportunidad y calidad. 2. RECONOCIMIENTO CONTABLE 3. REVELACIÓN ESTADOS CONTABLES 4. CIERRE CONTABLE

3 Reconocer y revelar la información contable y financiera de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con características cualitativas tales como confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, teniendo en cuenta los principios de contabilidad pública, las normas técnicas de la información contable y demás normas, procedimientos y políticas que rigen en materia contable y tributaria, con el fin de contribuir a la toma de decisiones. ENTRADAS INFORMACIÓN NORMATIVIDAD RECURSOS HUMANOS RECURSO FÍSICOS Sistema de Gestión Financiera y otros de Información PROCESO CONTABLE SALIDAS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS E INFORMES

4 Normativa CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN El artículo 354 de la Constitución Política de Colombia de 1991 creó el cargo de Contador General de la Nación. CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN El Congreso de la República, mediante la Ley 298 de 1996, creó la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. MISIÓN DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN Determinar las políticas, principios y normas de contabilidad que deben regir en el país para todo el sector público. Uniformar, centralizar y consolidar la información contable. Elaborar el Balance General de la Nación. REGIMEN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA Adoptado mediante la Resolución 354 del 05 de septiembre de Está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.

5 Subprocesos Proceso Contable Definir y actualizar los parámetros del proceso contable Reconocer los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales 14 Procedimientos 9 Instructivos 1 Guía 2 Protocolo Realizar seguimiento a la información financiera Generar, consolidar y reportar estados contables e información tributaria 32 Formatos

6 Interacción con otros procesos Proceso: Coordinación y gestión procesos de administrativos y financieros Elaborar, consolidar, presentar informes financieros y administrativos Informe financiero Sistema Nacional de Educación Superior SNIES. Elaborar informe de deudores y boletín deudores morosos del estado Tramite de requerimientos tributarios. Respuesta a las solicitudes de información financiera en el proceso de Auditoría Integral a la Contraloría General de la República. Reporte de información financiera y pago de contribución a la superintendencia de vigilancia y seguridad privada. Reporte de información financiera a la Contaduría General de la Nación Informe Rendición cuenta anual a la Contraloría General de la República SIRECI. Informe Cámara de Representantes Fenecimiento de cuenta anual de la nación.

7 Flujo de Información al Proceso Contable ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS GESTIÓN DE BIENES PRESUPUESTO CUENTAS POR PAGAR CONTABILIDAD NÓMINA TALENTO HUMANO BIENESTAR TESORERÍA ESTADOS CONTABLES E INFORMES JURÍDICA

8 Presentación y seguimiento de Información Contable Definición y socialización de cronogramas DNGC para cada vigencia. ( Ruta: Gestión Financiera > Contable > Información General > Cronogramas) Presentación de Estados Contables Consolidados U.N. al Consejo Superior Universitario - Acuerdo 011 de 2005 «Por el cual se adopta el Estatuto General de la Universidad Nacional de Colombia». Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Informe de gestión financiera a la Alta Dirección. Socialización de los indicadores de oportunidad y calidad de información contable. Informe financiero por cambio de representante legal. Presentación de Estados Contables Consolidados U.N. al Comité Nacional Financiero. Reunión de líderes del Proceso Contable.

9 Comité Técnico de Sostenibilidad Contable Qué es? Instancia asesora del representante legal, con el objeto de adelantar las gestiones administrativas y financieras necesarias para garantizar la generación de información contable confiable, relevante y comprensible. Qué normas lo rigen? Constitución Política: obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno. Ley 87 de 1993: «por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno». Ley 734 de 2002: «por la cual se expide el Código Disciplinario Único». Resolución 357 de CGN: «Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable». Resolución 1014 de 2013 UN : «Por la cual se establecen los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable en la Universidad Nacional de Colombia". Quiénes lo integran? El Vicerrector General. El Jefe de la Oficina Jurídica Nacional. El Jefe de la Oficina Nacional de Planeación. El Gerente Nacional Financiero y Administrativo quien lo presidirá. El Delegado del Rector Invitado permanente: Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno (con voz y sin voto) Secretaria Técnica del comité: Jefe de la División Nacional de Gestión Contable

10 Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - funciones Recomendar al representante legal y/o funcionarios responsables de las áreas de gestión la determinación de políticas, estrategias y procedimientos administrativos y financieros, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información financiera, económica, social y ambiental de manera confiable, relevante y comprensible. Efectuar las recomendaciones al representante legal que se consideren pertinentes y que permitan agilizar los procedimientos asociados al proceso contable de la Universidad, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos del procesamiento de la información. Recomendar al representante legal, la adopción de políticas orientadas a que todos los hechos económicos financieros, sociales y ambientales realizados en cualquier área de la Universidad, sean reconocidos de forma documentada e incorporados al proceso contable. Recomendar al representante legal la viabilidad de la depuración de las partidas consideradas al interior del Comité. Lo anterior con base en los informes y/o fichas técnicas que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

11 Depuración Extraordinaria El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable conocerá los aspectos relacionados con la depuración extraordinaria, la cual procede únicamente en los casos en los que una vez las áreas competentes hayan agotado todas las gestiones administrativas e investigativas tendientes a aclarar, identificar y soportar los saldos contables no sea posible establecer su procedencia u origen o cuando dichos saldos contables no reflejen la realidad económica de la entidad porque no constituyen bienes o derechos ciertos y/o obligaciones reales por cancelar. Una vez el Comité Técnico de sostenibilidad contable recomiende la depuración extraordinaria, será el Representante Legal de la Universidad el encargado de aprobarla mediante acto administrativo.

12 Depuración Reglamento interno de cartera: Resolución 1465 de diciembre 27 de 2014 "Por la cual se adopta el Reglamento interno de cartera de la Universidad Nacional de Colombia" Instructivo Castigo de cartera Instructivo de depuración Contable por caducidad o prescripción

13 ADMINISTRAR Y ACTUALIZAR EL CATÁLOGO DE CUENTAS Y LOS CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN

14 Catalogo de cuentas CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA CUENTA AUXILIAR X XX XXXX XXXXXX XXXXXXXX Contaduría General de la Nación Define el catálogo general de cuentas para todas las entidades públicas a nivel de subcuenta (seis dígitos), el cual es aplicado por la Universidad dentro del ámbito de entidades autónomas. La Universidad utiliza el catalogo a nivel de Cuenta auxiliar. El registro contable de las operaciones se efectúa a nivel de cuenta auxiliar a través de cada uno de los módulos del SGF QUIPU o la correspondiente interfaz, utilizando los tipos de comprobantes establecidos según las operaciones o transacciones realizadas. Guía Reconocimiento contable La administración del catálogo de cuentas se centraliza en la División Nacional de Contabilidad. Los requerimientos de las Sedes o Unidades se harán a través del Formato U-FT Formato actualización catálogo de cuentas

15 Conceptualización contable Costos El costo de ventas comprende el importe de las erogaciones y cargos asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios vendidos por la entidad contable pública durante el periodo contable. Gastos Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario. Fuente: Plan General de Contabilidad Pública

16 Conceptualización contable Costos Gastos Asociados con los productos o servicios Costos de producción Misional Asociados con el período Gastos administrativos y generales De apoyo

17 Clasificación gasto - costo UNIDAD DE GESTIÓN GASTOS Pregrado 7208 Posgrado 7209 Extensión 7221 COSTOS Investigación 7210 Impresos y Public Servicios Comunicación 7905 Programación y producción Servicios Salud 73 Televisión 7909 Niveles centrales Fondos Especiales UGIS Unimedios Editorial UN Unisalud Fondo pensional

18 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TERCEROS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

19 Marco normativo EXTERNA E.T. Art Ley 962 de 2005 Art. 11. Ley Antitrámite RUT: Constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingreso y patrimonio; los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, los exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la dirección de impuestos y aduanas nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción. Ley Anti trámites: En relación con las actuaciones que deban efectuarse ante la Administración Pública, prohíbase la exigencia de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue regularmente concluida. Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 Ley de habeas data: La cual desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.

20 Marco normativo Circular 045 de la GNFA de 2007 Documentos Soporte para la Creación de Terceros Circular 066 de la GNFA de 2007 Creación de Terceros en el SGF-Quipu INTERNA Oficio de la GNFA de 2009 Memorando GNFA 798 de 2011 Creación de Terceros responsables de elementos de Activos Fijos. Ajuste SGF-Quipu Creación de Terceros - Documento Alterno Circular 010 de la GNFA de 2017 Lineamientos y Controles para la Actualización de las Cuentas Bancarias de terceros Persona Jurídica en el Sistema de Gestión Financiera SGF - QUIPU. Circular 022 de la GNFA de 2016 Lineamientos para la creación de terceros

21 BASES DE DATOS PARA CONSULTA DE TERCEROS Consulta DIAN - Estado del RUT Registro único y empresarial de cámaras de comercio Consulta general de sociedades Consulta px antecedentes procuraduría Consulta RUAF SISPRO Consulta Afiliados BDUA Consulta Policía Nacional

22 RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES

23 ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE RECONOCIMIENTO Identificación: Se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica y ambiental y por tanto deben ser objeto de reconocimiento y revelación. La totalidad de los hechos deben ser incorporados Clasificación: De acuerdo con las características del hecho se determina en forma cronológica su clasificación según el catalogo de cuentas. Que cumpla con los elementos de la cuenta en la cual se clasifica REVELACIÓN Registro y Ajustes: Se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros. Verificación de la información producida durante las anteriores actividades. Elaboración de los Estados, Informes y Reportes Contables: Se concreta el resultado del proceso en Estados, Informes y Reportes Contables. Permite la adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, permitiendo seguimiento y evaluación a los usuarios para la toma de decisiones. Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información: Lectura de los Estados, Informes y Reportes con el propósito de concluir sobre la situación resultado y tendencia de las entidades públicas.

24 ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE PÚBLICO - CGN IDENTIFICACIÓN CLASIFICACIÓN REGISTROS Y AJUSTES Hechos económicos financieros y sociales, cambio de normativa Revisión, verificación y clasificación de transacciones de documentos fuente y soporte. Imputación soportes contables. Libros auxiliares Elaboración de comprobantes de diario, de ajuste legalización, ajustes para retenciones, amortización y de cierre. Subsistemas de: - Planeación. - Presupuesto. - Rentas y cuentas por cobrar. -Cuentas por pagar. - Nómina. - Tesorería. - Inventarios. - Activos fijos. Utilización catálogo de cuentas y conceptos de liquidación Libro diario Mayor y balances Fuente: Contaduría General de la Nación. Tomado de la resolución 119 de 2006, por la cual se reglamenta el modelo estándar de sostenibilidad de los sistemas de contabilidad pública. ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN. GENERACIÓN DE INFORMES Elaboración de estados e informes contables.

25 RECONOCIMIENTO DE VINCULADOS ECONOMICOS Y Decreto Reglamentario 2627 DE 1993 «Por el cual se reglamenta el procedimiento para la devolución del impuesto a las ventas a las instituciones estatales u oficiales de educación»

26 REVELACIÓN ESTADOS CONTABLES

27 ESTADOS CONTABLES COMPARATIVOS Diciembre

28 Cifras en millones de pesos EFECTIVO E INVERSIONES DEUDORES INVENTARIOS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO - BIENES HIST. Y CULTURALES Fuente: División Nacional de Gestión Contable. OTROS ACTIVOS Año , ,778 2, ,000 2,719,948 % Part % 2.5% 0.1% 18.6% 65.6% Año , ,246 5, ,332 2,322,392 % Var. 6% -24% -52% 2% 17%

29 Cifras en millones de pesos CUENTAS POR PAGAR OBLIGACIONES LABORALES Y SEGURIDAD SOCIAL OTROS BONOS Y TÍTULOS EMITIDOS Fuente: División Nacional de Gestión Contable. PASIVOS ESTIMADOS OTROS PASIVOS Año ,758 51, ,623 18,226 %Part % 9.0% 0.0% 78.5% 3.2% Año ,480 47,652 1, ,127 16,762 % Var. -25% 9% -84% 102% 9%

30 Cifras en millones de pesos CAPITAL FISCAL RESULTADOS DEL EJERCICIO SUPERAVIT POR DONACION Fuente: División Nacional de Gestión Contable. SUPERAVIT POR VALORIZACION PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO Año ,185, ,594 43,377 2,549,107 8,245 % Part % -6.0% 1.2% 71.4% 0.2% Año ,344, ,816 42,046 2,153,013 2,092 % Var. -12% 34% 3% 18% 294%

31 Cifras en millones de pesos INGRESOS FISCALES VENTA DE BIENES VENTA DE SERVICIOS TRANSFERENCIAS OTROS INGRESOS Año ,323 4, , ,461 50,418 % Part % 0.3% 30.7% 62.5% 3.6% Año ,857 4, , ,502 38,903 % Var 4% -10% -1% 7% 30% Fuente: División Nacional de Gestión Contable.

32 Cifras en millones de pesos BIENES BIENES SERVICIOS SERVICIOS DE SALUD OTROS SERVICIOS PRODUCIDOS COMERCIALIZADOS EDUCATIVOS Año , ,233 56,054 4,148 % Part % 0.0% 92.3% 6.7% 0.5% Año , ,388 53,547 3,834 % Var 29% 0 4% 5% 8% Fuente: División Nacional de Gestión Contable.

33 Cifras en millones de pesos DE ADMINISTRACIÓN PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y OTROS GASTOS AMORTIZACIONES Año ,732 23,281 45,194 % Part % 3.0% 5.8% Año ,753 6,205 23,112 % Var. 7% 275% 96% Fuente: División Nacional de Gestión Contable.

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35 Procesos automáticos de cierre e inicio de vigencia CIERRE MENSUAL Validar Actualizar Trasladar Costos Cierre mes Consolidar Generar Archivo Plano. Libros oficiales CIERRE DICIEMBRE Cierre de cuentas de Presupuesto y Tesorería (clase 0). MES TRECE Ejecutar cierre anual de vigencia. ENERO Ejecutar proceso de traslado de Subcuentas de Patrimonio Utilidad o pérdida del ejercicio, transferencias y patrimonio institucional incorporado a Capital Fiscal.

36 LIBROS OFICIALES Con el fin de dar cumplimiento a la norma sobre los Libros de Contabilidad, que trata el numeral del Plan General de Contabilidad Pública, adoptado mediante la Resolución No. 444 del 21 de noviembre de 1995, la Circular Externa 007 (de 1996) sobre normas técnicas relativas a los libros de contabilidad y la carta circular 009 (1996) sobre instrucciones para el registro de los libros principales, les recuerdo la obligatoriedad de imprimir mensualmente el Libro Diario y Libro Mayor.

37 ESTADOS CONTABLES Estados contables comparativos trimestrales (Marzo, Junio y Septiembre) Estados contables Comparativo (Diciembre) Informe de Gestión Semestral (Junio) Notas Estados Contables (Diciembre)

38 GRACIAS