MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Guía de certificación

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Guía de certificación PB-16 Rev /07/2016 Página 1 de OBJETIVO. Orientar al cliente acerca del proceso de certificación en BASICCO, así como establecer sus derechos y obligaciones en dicho proceso. 2.- ALCANCE. Para el proceso de certificación en BASICCO. 3.- DEFINICIONES. Tomadas de la norma NMX-CC-9000-IMNC-2005 Sistemas de Gestión de la Calidad- Fundamentos y vocabulario y de la NMX-R-025-SCFI Auditor/a: Persona con atributos personales demostrados y competencia técnica para llevar a cabo una auditoría. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Centro de Trabajo. Son todas aquellas organizaciones e instituciones públicas, privadas y sociales que generan empleo y cuentan con una plantilla de personal. Centro de Trabajo registrado. Son todas aquellas organizaciones e instituciones públicas, privadas y sociales que generan empleo y cuentan con una plantilla de personal que ha llenado y presentado su cédula de registro ante el órgano certificador acreditado. Revisó Autorizó Luis Othón Muñoz Romero Coordinador de Certificación Atene Durán González Directora

2 Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Evidencia de la auditoría: registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Norma. Norma Mexicana NMX-R-025-SCFI-2015 en Igualdad Laboral y No Discriminación. Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los preparativos de una auditoria. Registro. Proceso mediante el cual los centros de trabajo manifiestan ante el Consejo Interinstitucional su interés por obtener la certificación conforme a la norma NMX-R-025-SCFI-2015 en Igualdad Laboral y No Discriminación, que comprende a) el llenado e ingreso de la Cédula de Registro, b) firma de la Carta Compromiso. No aplica 4.- RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES. Centro de trabajo, Auditor/a y personal de BASICCO: respetar los lineamientos establecidos en este procedimiento. 5.- DESARROLLO. 5.1 Políticas generales BASICCO evalúa el grado de cumplimiento de las prácticas laborales de los centros de trabajo respecto a los requisitos de la norma NMX-R-025-SCFI-2015 utilizando el sistema de certificación llamado: Evaluación del proceso, mismo que consta de tres etapas, Evaluación (proceso de auditoría inicial), Decisión (proceso de dictaminación), y Vigilancia (proceso ordinarios y extraordinarios de auditoría para el seguimiento al cumplimiento con los requisitos de la norma), PB-16 Rev.10 Página 2 de 15

3 las cuales se describen de forma general en este documento y de forma específica en los procedimientos operativos del Organismo. BASICCO no es ni puede ser diseñador, fabricante, instalador, implementador distribuidor, operador ni responsable del mantenimiento del producto certificado (Norma NMX-R-025-SCFI-2015), ni ofrecer o suministrar asesoría ni consultoría a los centros de trabajo a certificar, sobre ningún aspecto vinculado a la norma o esquema de certificación que corresponda. BASICCO respeta la confidencialidad, objetividad e imparcialidad en los procesos de certificación que realiza. BASICCO notificará a los centros de trabajo de cualquier cambio que ocurra en los requisitos del esquema de certificación, con al menos 60 (sesenta) días naturales de anticipación a la fecha en la que le corresponda su próximo seguimiento o a la fecha en la que le corresponda ser evaluado con los nuevos requisitos según la fecha más próxima, debiendo verificar la implementación de los cambios por parte de los centros de trabajo y emprendiendo las acciones requeridas por el esquema. La certificación que otorga BASICCO considera no solo la certificación sino el uso de marca que en su conjunto, comprueban que las prácticas laborales de los centros de trabajo respetan la igualdad laboral entre mujeres y hombres y la no discriminación, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Norma Mexicana NMX-R-025-SCFI El uso de la marca está sujeto a lo establecido en el Manual de Identidad gráfica, mismo que será proporcionado por el Consejo Interinstitucional a los Centros de Trabajo que obtengan la certificación. PB-16 Rev.10 Página 3 de 15

4 El resultado de una evaluación de la conformidad (auditoría) ya sea inicial, de seguimiento, de recertificación o transferencia solo podrá ser satisfactorio para el Centro de Trabajo sí: 1) Se ha registrado ante el Consejo Interinstitucional y Cumple con los requisitos de participación numerales 5.2.1, y NMX-R-025-SCFI ) Cumple con los cinco **requisitos críticos NMX-R-025-SCFI-2015 y; 3) Obtiene al menos 70 puntos NMX-R-025-SCFI Requisitos críticos de la Norma NMX-R-025-SCFI-2015 son los siguientes: 1) Contar con una Política de Igualdad laboral y no discriminación en el centro de trabajo o equivalente. 2) Contar con un grupo, comisión o Comité encargado de la vigilancia del desarrollo e implementación de prácticas de igualdad laboral y no discriminación en el centro de trabajo. 3) Contar con un proceso de reclutamiento y selección de personal sin discriminación y con igualdad de oportunidades. 4) Realizar una auditoría interna. (Ver Apéndice Normativo C de la norma). 5) Medir el clima laboral y no discriminación en el centro de trabajo. (Ver Apéndice Normativo E de la norma). Nota: Todas las evidencias presentadas para el cumplimiento de los requisitos de certificación, deberán tener una antigüedad máxima de 12 meses al momento de la aplicación de la auditoría de certificación o de vigilancia En este caso, BASICCO entregará un certificado con una vigencia de 4 (cuatro) años que será refrendado en auditorías de vigilancia a efectuarse cada 2 (dos) años. Cualquier resultado de la PB-16 Rev.10 Página 4 de 15

5 evaluación que sea distinto se considera insatisfactorio y por la tanto el centro de trabajo se tendrá que someter a alguno de los siguientes mecanismos según aplique: Cuando se trata de una auditoría inicial, se puede proceder de alguna de las siguientes formas: 1) Realizar una auditoría de repetición, dentro de un plazo no mayor a 10 días naturales, contados a partir de la fecha inicial de la auditoría, en donde un/a auditor/a revisa sólo los requisitos en los que se detectó el incumplimiento. Los costos de esta actividad serán establecidos por BASICCO en función de la naturaleza del incumplimiento y de las características del servicio. 2) Realizar una nueva auditoría, dentro de un plazo no mayor a 30 días naturales, contados a partir de la fecha inicial de la auditoría, en la que un auditor o auditora revisa el total de requisitos que establece la norma correspondiente. Los costos de esta actividad serán establecidos por BASICCO en función de la naturaleza del incumplimiento y de las características del servicio Cuando se trata de una auditoría de vigilancia, se procede de la siguiente forma: 3) BASICCO otorgará un periodo de 60 días hábiles para solventar los requisitos necesarios que le permitan a la organización dar cumplimiento; durante este periodo su certificado será suspendido. En caso de no dar cumplimiento en el tiempo establecido, su certificado será cancelado. El Centro de Trabajo podrá solicitar la certificación nuevamente cuando así lo considere. 4) Suspensión de la certificación a la organización. Si en un plazo de no más de 60 días naturales no se realiza la vigilancia, BASICCO cancelará la certificación. PB-16 Rev.10 Página 5 de 15

6 5) En un plazo no mayor a tres días hábiles BASICCO informa al Consejo Interinstitucional sobre los centros de trabajo a los que se les ha suspendido o cancelado la certificación BASICCO notificará al centro de trabajo que, ya sea para realizar la auditoría de certificación, de repetición o de vigilancia, podrán asistir, en calidad de observadores (as) del proceso, integrantes del Consejo Interinstitucional, de la Entidad Mexicana de Acreditación o auditoras (es) en formación. 5.2 Procedimiento para la certificación El procedimiento para la certificación se muestra en la siguiente tabla: Responsable Centro de trabajo Centro de Trabajo BASICCO Centro de Trabajo BASICCO BASICCO Centro de Trabajo BASICCO Centro de Trabajo Actividad a) Inicia su proceso de certificación llenando el formato Cédula de Registro en el portal de la STPS, en INMUJERES o en CONAPRED, y obtiene aprobación de su registro. Así como la documentación oficial en donde conste que no existe algún incumplimiento a la Ley Federal del Trabajo y a la Ley Federal para Prevenir y Eliminar la Discriminación (quejas procedentes). b) Contacta a BASICCO y solicita información y costos sobre el proceso de certificación. c) Envía al centro de trabajo la Propuesta Económica, FB-05. d) Acepta/rechaza la propuesta económica, FB-05. e) Si el Centro de Trabajo RECHAZA propuesta, indaga las causas y registra en Seguimiento al proceso de certificación FB-49 f) Si el Centro de Trabajo ACEPTA propuesta, envía el Contrato de Certificación, FB-12 y la Guía de Certificación, PB-16. g) Envía a BASICCO contrato firmado y comprobante del pago correspondiente por el servicio solicitado. h) Recibe el contrato firmado y comprobante de pago y acuerda la fecha de la auditoría con el centro de trabajo, la programa y asigna al equipo auditor. i) Realiza el pago correspondiente del servicio solicitado PB-16 Rev.10 Página 6 de 15

7 BASICCO j) Envía la Notificación de Auditoría, FB-23 al centro de trabajo, e informa programación al Consejo Interinstitucional por lo menos 3 días hábiles antes. Auditor/a k) Contacta al Centro de Trabajo para solicitar información y/o confirmar la ya proporcionada en la etapa de registro, y elabora el Plan de Auditoría de Producto, FB-25. Auditor/a l) Envía el plan de auditoría de producto, FB-25 al centro de trabajo. Auditor/a equipo auditor m) Se realiza la auditoría en sitio, de acuerdo al procedimiento Auditorías de producto, PB-06. Auditor/a n) Entrega los registros de la auditoría a la Coordinación de Certificación/Coordinación de Registro. La Coordinación de Certificación o) Recibe el expediente conforme al formato FB-48 y programa y coordina la reunión del Comité de Dictaminación. El Comité de Dictaminación p) Revisa el expediente del Centro de Trabajo y determina si se otorga o no el certificado de acuerdo al procedimiento Comité de Dictaminación, PB-15. BASICCO BASICCO Centro de Trabajo BASICCO q) Informa sobre el dictamen r) En caso de dictamen NEGATIVO informa al Centro Trabajo, las causas que sustenta el dictamen e informa que tiene derecho a apelar de acuerdo a lo establecido en el procedimiento Atención de quejas y apelaciones, PB-14 o seguir cualquiera de las alternativas que se presentan para estos casos en las políticas generales. s) En caso de dictamen POSITIVO procede a generar el registro del centro de trabajo como Organización Certificada, emite el certificado FB-39 y lo entrega al centro de trabajo. t) Informa al Centro de Trabajo con 60 días naturales de anticipación, sobre la proximidad de la auditoria de vigilancia o de recertificación u) Rechaza la auditoria, se suspende o se cancela su certificación v) Acepta auditoria se programa la auditoria de vigilancia (dos años) o recertificación (4 años) Para auditorias de vigilancia se ejecutan nuevamente el presente procedimiento a partir del inciso c) Para auditorias de Recertificación o de transferencia, se ejecuta nuevamente el presente procedimiento desde el inciso a) w) Realiza la auditoria de vigilancia a los dos años, de recertificación a los cuatro años (término de la vigencia) y de Transferencia cuando lo solicite el Centro de Trabajo. PB-16 Rev.10 Página 7 de 15

8 BASICCO Informa al Consejo Interinstitucional sobre los Centros de trabajo suspendidos, cancelados, o que realizarán auditorias de certificación, recertificación, o de transferencia. 5.3 Protección de la información BASICCO hará públicos, los listados con el nombre de las organizaciones certificadas, la norma en la que obtuvieron su certificación, y los datos de contacto previa autorización del o de la interesado/a. En los casos en que alguna autoridad solicite la información mencionada anteriormente, ésta será entregada y el centro de trabajo se da por notificado de esta posibilidad a través de la recepción del presente documento. BASICCO hace del conocimiento del centro de trabajo que: En virtud de las Leyes vigentes en materia de Protección de información se informa que los datos personales que nos faciliten los centros de trabajo, serán incorporados a un registro propiedad de BAS INTERNATIONAL CERTIFICATION CO. (BASICCO), y utilizados solo para el desarrollo del programa de certificación de producto. BASICCO se compromete a cumplir con la confidencialidad de los datos de carácter institucional y/o personal y adoptará, las medidas necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta en todo momento del estado de la tecnología. Toda información relativa al cliente, obtenida por fuentes distintas al mismo, será tratada como información confidencial. Cualquier centro de trabajo o proveedor, puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus datos puede enviar un mensaje de correo electrónico a certificacion@basicco.org.mx; certificacion_basicco@hotmail.com, Indicando el asunto o qué derecho desea ejercer. PB-16 Rev.10 Página 8 de 15

9 5.4 Derechos y deberes De los Centros de Trabajo aspirantes: DERECHOS: Son derechos de los centros de trabajo que aspiran a obtener una certificación de BASICCO, los siguientes: Recibir un trato imparcial, equitativo y no discriminatorio por parte del personal de BASICCO y/o sus subcontratados/as sin hacer distinción por razones de tamaño, giro, ubicación o cualquier otro factor. Recibir la información detallada acerca: - del proceso de certificación, - de las tarifas actualizadas y, - de los requisitos para la certificación Tener libre acceso al proceso de certificación, establecido por BASICCO. Tener la certeza de que los criterios de la evaluación de la conformidad, cumplen con todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables. Recibir un servicio de certificación sin que exista algún tipo de condición o interés ajeno al del servicio prestado. Recibir la guía correspondiente para presentar apelaciones y quejas, antes, durante el proceso o una vez obtenida la certificación de producto. Recibir cualquier otra información adicional que solicite a BASICCO. DEBERES: Los centros de trabajo aspirantes o certificados deben cubrir las etapas del proceso de certificación en tiempo y forma, de acuerdo con los procedimientos establecidos por BASICCO. PB-16 Rev.10 Página 9 de 15

10 Presentar la documentación requerida de manera que cumpla con los requisitos. Aceptar que conoce sus derechos y obligaciones, al solicitar formalmente los servicios de certificación ofertados por BASICCO De los centros de trabajo certificados: DERECHOS: Es un derecho de los centros de trabajo certificados por BASICCO ser tratados de igual manera, por razones de tamaño, giro, ubicación o cualquier otro factor. Recibir el certificado correspondiente a la norma que se trate con oportunidad. Conocer sus obligaciones como organización certificada, previamente a la recepción del certificado correspondiente. Estar registrado como organización certificada en los mecanismos de difusión que BASICCO considere más adecuados. Recibir notificación de parte de BASICCO, sobre el vencimiento de la certificación, cambios en los procedimientos de renovación y/o cambio de tarifas. Recibir la notificación de parte de BASICCO, sobre el proceso de vigilancia de la certificación. Recibir con oportunidad la notificación de parte de BASICCO, sobre la aplicación de alguna medida correctiva (suspensión, retiro o cancelación de la certificación). Presentar una queja o apelación por el servicio recibido, dentro de los tres días inmediatos a la fecha en que se genera la causa para una queja o apelación, dentro del alcance de la certificación recibida. Recibir cualquier otra información adicional que requiera la organización certificada. PB-16 Rev.10 Página 10 de 15

11 Ser informado oportunamente cuando ocurran cambios en la norma aplicable que pudieran afectar su certificación y el modo en el cual se tomarán las acciones de evaluación, revisión, decisión, emisión de documentación para mantener su certificado vigente. Ser informado oportunamente cuando haya cambios en requisitos de certificación. DEBERES: Usar la certificación únicamente en los productos que están certificados de acuerdo a la norma específica que corresponda. Cumplir con los requisitos de BASICCO cuando haga referencia a la certificación de sus productos en diferentes medios de comunicación. Aceptar y cumplir con los lineamientos de uso de la marca que establece el Manual de uso de identidad grafica de la Norma y de BASICCO. Garantizar a BASICCO que ningún producto o certificado, se utilice de manera fraudulenta o engañosa. Someterse al proceso de vigilancia establecido por BASICCO para dar seguimiento a las disposiciones de la norma que corresponda. Informar a BASICCO por escrito y con anticipación (de acuerdo a los plazos establecidos en los procedimientos correspondientes), el deseo de llevar a cabo la renovación de la certificación otorgada. Firmar un acuerdo para: a) Cumplir con las disposiciones pertinentes de la norma que se trate. b) Tomar las medidas necesarias para realizar la evaluación y la vigilancia, incluyendo las disposiciones para examinar la documentación y los registros y tener acceso al PB-16 Rev.10 Página 11 de 15

12 equipo, las ubicaciones, las áreas, el personal y los subcontratistas que sean pertinentes c) Hacer declaraciones sobre la certificación, coherentes con el alcance para el que se otorgó la certificación. d) No utilizar la certificación de modo que desprestigie a BASICCO y no hacer alguna declaración relativa a la certificación que pueda considerarse engañosa. e) No utilizar declaración alguna relacionada con la certificación, que haga referencia a BASICCO, en caso de que la certificación le haya sido suspendida o retirada. f) Suspender el uso de todo el material de propaganda que contenga cualquier referencia a la certificación y a BASICCO en el caso de cancelación o suspensión de la certificación. g) En caso de suspensión o retiro de la certificación, hacer la devolución del certificado a BASICCO. h) En caso de que el centro de trabajo suministre copias de los documentos de certificación a otros, los documentos se deben reproducir en su totalidad o según lo especifique el esquema de certificación. i) Al hacer referencia a su certificación de producto en medios de comunicación, tales como documentos, folletos o publicidad, debe cumplirse con los requisitos del organismo de certificación o los especificados por el esquema de certificación. j) Cumplir con todos los requisitos que pueda estipular el esquema de certificación con relación al uso de las marcas de conformidad y a la información relacionada con el producto. k) Conservar un registro de todas las quejas conocidas con respecto al cumplimiento de los requisitos de la certificación y poner dichos registros a disposición de BASICCO cuando se le solicita. PB-16 Rev.10 Página 12 de 15

13 l) Tomar las acciones adecuadas y documentarlas, con respecto a las quejas señaladas y a las deficiencias que se encuentren en el producto que afecten a la conformidad con los requisitos de la certificación. m) Comunicar a BASICCO, sin retraso, acerca de los cambios que pueden afectar a su capacidad para cumplir con los requisitos de certificación. a) Una vez trascurridos los cuatro años de vigencia del certificado, los centros de trabajo que se recertifiquen, deberán reportar al Consejo Interinstitucional la obtención del nuevo certificado en la Norma Mexicana NMX-R-025-SCFI-2015 en Igualdad Laboral y No Discriminación, enviando una copia del mismo dentro de los 30 días naturales a partir de la fecha de su expedición, a fin de tener derecho del uso de la marca y formar parte de las estadísticas oficiales, comunicaciones y eventos relacionados con este instrumento. 6.0 REFERENCIAS PB-06 Auditorías de producto PB-14 Atención de quejas y apelaciones PB-15 Comité de dictaminación FB-12 Contrato de certificación FB-05 Propuesta Económica FB-23 Notificación de Auditoria FB-25 Plan de Auditoría de Producto FB-39 Certificado de Producto FB-48 Recepción de Documentos FB-49 Seguimiento al Proceso de Certificación PB-16 Guía de Certificación NMX-R-025-SCFI-2015 en Igualdad Laboral y No Discriminación. 7.0 ANEXOS. No Aplica PB-16 Rev.10 Página 13 de 15

14 8.0 CONTROL DE CAMBIOS. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA REVISIÓN AUTORIZÓ Reestructuración del procedimiento uniendo la Guía de certificación con la Guía de derechos y deberes de los participantes, quedando con el nombre actual de MFRH este procedimiento. Revisión de redacción de la tabla que describe el proceso de certificación MGM Se incluye información de la NMX-R-025-SCFI-2012 relevante para el proceso de certificación en la sección de políticas generales y en la tabla que describe el proceso de certificación, además de que se incluyen las referencias a los procedimientos y formatos JGG aplicables a cada etapa. Así mismo, se clarifica que el sistema de certificación que aplica BASICCO es el de Evaluación de proceso y que incluye las cuatro etapas: Evaluación, Decisión, Marca y Vigilancia. Se elimina del procedimiento que el periodo para realizar auditorías de vigilancia es a los dos años. 01/04/ JGG Se actualizan los nombres del personal responsable del documento SGL Se incorpora el uso del lenguaje incluyente SGL Se ajustan el numeral 5.1 de Políticas Generales SGL Se actualiza el apartado 5.4 Derechos y deberes de los participantes, conforme al numeral de la SGL Norma ISO/IEC 17065:2012 Se agrega referencia FB-12 Contrato de certificación SGL Se modifican los apartados anteriores para ordenarlos y para adaptarlos al procedimiento a los requerimientos de la nueva versión de la norma Se agrega vocabulario. Asimismo, se actualiza la LOMR referencia de NMX-R-025-SCFI-2012 por NMX-R- 025-SCFI-2015 en todo el procedimiento. PB-16 Rev.10 Página 14 de 15

15 Se actualizan las definiciones de centro de trabajo y centro de trabajo registrado, de acuerdo con lo establecido en la NMX-R-025-SCFI En el numeral 5.1. Políticas Generales se modifica el segundo párrafo, indicando que BASICCO no es ni puede ser diseñador, fabricante, instalador, implementador distribuidor, operador ni responsable del mantenimiento del producto certificado, ni ofrecer servicios de asesoría ni consultoría ADG En el numeral 5.3 Protección de la información, se adiciona el párrafo 4. En el que se señala que Toda información relativa al cliente, obtenida por fuentes distintas al mismo, será tratada como información confidencial. En el numeral 5.1. Políticas Generales se modifica la numeración y se adiciona el punto 5.1.2, en el que se señala que notificará al centro de trabajo que, ya sea para realizar la auditoría de certificación, de repetición o de vigilancia, podrán asistir, en calidad de observadores (as) del proceso, integrantes del Consejo Interinstitucional, de la Entidad Mexicana de Acreditación (EMA) o auditoras (es) en formación ADG PB-16 Rev.10 Página 15 de 15