DIRECCIÓN DE COMPRAS

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE COMPRAS

2 Pág 1. Introducción 1 2. Antecedentes Históricos 2 3. Marco Normativo 3.1 Marco Normativo Federal 3.2 Marco Normativo Estatal 3.3 Marco Normativo Municipal 3.4 Marco Administrativo Objetivo General 4 5. Misión 4 6. Visión 4 7. Valores 5 8. Información Especifica 8.1 Estructura Orgánica de Área 8.2 Estructura Orgánica Especifica 8.3 Descripción de Puestos Anexos Marco Jurídico en el Que Se Fundamentan Las Facultades Y Obligaciones del Área de Compras. 9. Cuadro de Aprobación 17 14

3 El presente Manual tiene por objetivo el conocer de forma clara, definida y correcta las acciones a seguir para la realización de los diferentes procesos de compra de cualquier bien o servicio necesario para llevar a cabo la actividad de dar auxilio a la Administración Pública Municipal. Lo anterior a fin de facilitar los procesos y poder cumplir en tiempo y forma con las necesidades de las diferentes áreas municipales sin descuidar el marco legal de las mismas, así mismo, facilitar a los nuevos integrantes de la Dirección de Compras, conocer los procesos y las jerarquías de autoridad en la misma, lo cual facilitara el proceso de inducción buscando que sea en el menor tiempo posible. Este instructivo es útil para el inicio de una buena administración municipal y como parte del proceso de integrar al personal en el departamento, y sobre todo es un fragmento entre la forma tradicional de llevar la administración municipal y el buscar iniciar a la misma en una administración formal, basada en los principios básicos de administración pública. Página 1

4 La Dirección de compras dependiente de Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Cd. Valles, S.L.P., su enfoque es satisfacer todas las necesidades de los diferentes departamentos en cuanto a los bienes y/o servicios buscando la distinción mediante una actitud de servicio y calidad excelente Una parte medular dentro de las atribuciones de la Oficialía Mayor es el de proveer en tiempo y forma de los recursos materiales a las diferentes áreas de la Administración Pública Municipal para el ejercicio de sus funciones. Por lo cual fue creada desde hace algunas administraciones la Dirección de Compras, lo cual vino a facilitar los procesos de compra de bienes, prestación de servicios y demás necesidades que requieran las diferentes áreas. Página 2

5 I. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. I. Constitución Política del Estado de San Luis Potosí. II. III. IV. Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potosí. V. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí. VI. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de San Luis Potosí. I. Reglamento Interno de la Administración Pública Municipal. Página 3

6 El objeto de la Dirección de Compras es el de Ejecutar los proceso de compra, contribuyendo de manera clara, precisa y expedita en la adquisición de bienes muebles e inmuebles y servicios para la práctica de acciones que redunden en beneficios de la comunidad o que coadyuven a realizar fácil la tarea diaria de la administración pública. Proveer de manera segura y eficiente los bienes, productos, servicios y/o cualquier tipo de suministro, necesarios para el funcionamiento del H. Ayuntamiento de Ciudad Valles, dentro del marco regulatorio de las leyes convergentes a nuestras actividades Optimizar los recursos procurando el costo y la calidad de los suministros, buscando alternativas. Además de mejorar el tiempo de respuesta administrando los recursos disponibles y agilizando los trámites de adquisición. Página 4

7 HONESTIDAD RESPETO RESPONSABILIDAD JUSTICIA SOLIDARIDAD EMPATÍA HUMILDAD LEGALIDAD Página 5

8 Página 6

9 H. AYUNTAMIENTO PRESIDENCIA MUNICIPAL OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN DE COMPRAS DIRECCIÓN DE SERVICIOS MEDICOS MUNICIPALES DE SALUD DIRECCIÓN DE CONTROL OFIALÍA DE PARTES DIRECCIÓN DE RECURSOS Página 7

10 H. AYUNTAMIENTO PRESIDENCIA MUNICIPAL OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN DE COMPRAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO (4) AUXILIAR DE ADQUISICIONES (!) AUXILIAR GENERAL (1) SECRETARIA (1) Página 8

11 H. AYUNTAMIENTO PRESIDENCIA MUNICIPAL JORGE TERÁN JUÁREZ OFICIALÍA MAYOR MARÍA ELIA RODRÍGUEZ LUCERO DIRECCIÓN DE COMPRAS ROBERTO CARLOS CABRERA LÓPEZ AUXILIAR ADMINISTRATIVO MA. De Jesús Elías Arriaga. Raúl S Jongitud santos Nabor medina rivera. Ma. Guadalupe Zorrilla Moctezuma AUXILIAR DE ADQUISICIONES Reyna Esmeralda Pérez Coronado AUXILIAR GENERAL Demetrio de Jesús Villalón Martínez SECRETARIA Ma. De la luz Batres Zúñiga Página 9

12 Puesto: Director de Servicios Médicos Municipales. Objetivo. Proveer en tiempo y forma de todos los insumos necesarios para el desempeño de las funciones de las diferentes áreas administrativas y de servicio, siguiendo los lineamientos que marca la normativa en la materia Funciones: I. Construir y actualizar la plantilla de proveedores del Ayuntamiento. II. Evaluar por medio del Comité las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Ayuntamiento, así como suscribir los contratos y órdenes de compras que sean adjudicados. III. Suministrar los insumos y demás bienes materiales, así como los servicios que requieran el gobierno y la administración pública municipal. IV. Gestionar los trámites de pago de los servicios de telefonía convencional, energía eléctrica, agua potable, arrendamiento de oficinas oficiales, placas de circulación, tenencias de vehículos. V. Supervisar la atención correcta de las solicitudes de servicios de reparación y mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular. VI. Colaborar en la elaboración del presupuesto de egresos del Municipio. VII. Proponer y recibir de manera formal las necesidades de bienes y/o servicios que requieran las dependencias el Ayuntamiento. VIII. Realizar comparaciones para encontrar las mejores alternativas financieras y crediticias, para la adquisición de bienes y/o servicios, cuidando obtener la mayor calidad de los mismos. Página 10

13 IX. Promover la incorporación de nuevos proveedores y el desarrollo de los mismos para eficientizar el suministro de bienes a las dependencias del Municipio. X. Atender los procesos de auditoría de las dependencias internas y del estado XI. Asesorar en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios a las distintas direcciones del municipio. XII. Procesar todo tipo de información sobre evaluaciones y actividades de control y seguimiento. XIII. La dirección de compras deberá apegarse a los lineamientos establecidos por el C. Presidente Municipal, por el área de Tesorería y Oficialía Mayor. XIV. Cumplir y hace cumplir las políticas establecidas tanto internas como externas, así como a los lineamientos establecidos por el C. Presidente Municipal, por el área de Tesorería y Oficialía Mayor. Puesto: Auxiliar De Adquisiciones Objetivo: Proveer a los distintos departamentos de insumos y bienes, a través de requisiciones, así como apoyos realizados directamente por la ciudadanía Funciones: I. Elaboración de órdenes de compra recursos propios. II. Recibir requerimientos de bienes y/o servicios. III. Atender a proveedores y departamentos. IV. Elaborar expedientes por departamento proveedor y vehículos propiedad del ayuntamiento. V. Elaborar expedientes de los consecutivos de órdenes de compra. Página 11

14 VI. Elaborar recibos de bienes y/o servicios. VII. Entregar vales de material a los diversos departamentos. VIII. Entregar mercancías a los diversos departamentos. IX. Elaborar reportes e informes de proveedores y departamentos X. Y los demás que designe el director de compras. VI. Puesto: Secretaria VII. VIII. Objetivo: Administrar toda la papelería recibida y emitida por esta dirección, así como atender directamente a la sociedad que acuda al Departamento. IX. X. Funciones: I. Elaborar órdenes de compra recursos propios. II. Elaborar expedientes por departamento proveedor y vehículos propiedad del ayuntamiento. III. Elaborar expedientes de los consecutivos de órdenes de compra IV. Elaborar reportes e informes de proveedores y departamentos V. y los demás que designe el director de compras Puesto: Auxiliar Administrativo. Objetivo: Gestionar en tiempo y forma los trámites de toda adquisición y solicitudes requeridas por los diversos departamentos de este H. Ayuntamiento. Página 12

15 Funciones: I. Dar atención vía telefónica de diversos departamentos y proveedores II. Recibir y elaborar de oficios diversos, bitácora de llamadas y archivo respectivo III. Gestionar órdenes de compra para sus autorizaciones correspondientes IV. Recibir requerimientos de papelería y consumibles, gestión de los mismos, con proveedores y departamentos V. Administrar y archivar las listas de asistencia VI. Y los demás que designe el director de compras Puesto: Auxiliar General Objetivo: Gestionar en tiempo y forma los trámites de toda adquisición y solicitudes requeridas por los diversos departamentos de este H. Ayuntamiento. Funciones I. Gestionar firmas de órdenes de compra II. Entregar documentación requerida por alguna dirección. III. Cotizar vía telefónica y personalmente IV. Realizar movimientos de mercancías (recepción/entrega de proveedores/ departamentos) V. Asistencia a reuniones de trabajo que se indiquen VI. Recabar firmas de órdenes de compra, requerimientos, facturas, recibos de bienes y documentos oficiales VII. Cooperar y trabajar en los asuntos necesarios que me indiquen para ayudar a mis compañeros de departamento, para agilizar los procesos de adquisiciones. Página 13

16 VIII. Administrar y elaborar la caja chica IX. Controlar la bitácora de la renta de mobiliario X. Recibir la documentación para alta de proveedores. XI. Y los demás que designe el director de compras. 9.. SE Y. LEY O ESTATUTO ORGANICO QUE LO SUSTENTA ARTICULO Y FRACCION EN QUE SE SEÑALA LAS FUNCIONES DESCRITAS TEXTO INTEGRO DE LA ATRIBUCION ESTABLECIDA EN CADA FRACCION Y ARTICULO FECHA ULTIMA A LA REFORMA DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 115, Fracción IV, Inciso C, Párrafo Cuarto Los recursos que integran la hacienda municipal serán ejercidos en forma directa por los ayuntamientos, o bien, por quien ellos autoricen, conforme a la ley 25 De Diciembre De 1999 Constitución Política del Estado de San Luis Potosí. Articulo 135 Los recursos económicos de que dispongan los poderes del Estado, sus entidades descentralizadas, los organismos constitucionales autónomos, y los ayuntamientos, se administrarán con eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez, para satisfacer los objetivos a los que estén destinados Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal de Ciudad Valles, S.L.P. Capitulo IV: De Las Facultades Del Oficial Mayor Articulo 101 Fracción IX Adquirir y suministrar los bienes y servicios que requiera el funcionamiento de los diversos órganos del Gobierno Municipal 22 De Enero Del 2007 Página 14

17 LEY O ESTATUTO ORGANICO QUE LO SUSTENTA ARTICULO Y FRACCION EN QUE SE SEÑALA LAS FUNCIONES DESCRITAS TEXTO INTEGRO DE LA ATRIBUCION ESTABLECIDA EN CADA FRACCION Y ARTICULO FECHA ULTIMA A LA REFORMA DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de San Luis Potosí Articulo 6 Cada institución a través del área administrativa que determine, ejecutará las adquisiciones, arrendamientos y servicios que deban adjudicarse conforme lo establece esta ley. Toda operación o contratación realizada fuera de procedimiento legal será nula de pleno derecho y hará incurrir en responsabilidad a quien la autorice o lleve a cabo en contravención a lo anterior. Por ningún motivo el importe total de las operaciones deberá fraccionarse con el fin de evitar la celebración de una licitación pública. 30 De Enero De 2013 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de San Luis Potosí Articulo 7 Los comités y las áreas administrativas de las instituciones, en el ámbito de sus atribuciones y competencias, sólo podrán autorizar adquisiciones, así como la contratación de arrendamientos y servicios cuando cuenten con saldo disponible dentro de su presupuesto aprobado. 30 De Enero De 2013 Ley de Obras y Servicios para el Estado de San Luis Potosí. Artículo 10 Los poderes, Ejecutivo; Legislativo; y Judicial; así como los ayuntamientos, los organismos autónomos, los órganos centralizados, desconcentrados y descentralizados, paraestatales e intermunicipales de la administración pública estatal y municipal, serán los responsables, de que en el ámbito de sus respectivas competencias, se adopten e instrumenten las acciones que deban llevar a cabo en cumplimiento de esta Ley, observando criterios que promuevan la simplificación y modernización administrativa, la descentralización de funciones, así como la efectiva delegación de facultades 24 De Octubre Del 2013 Artículo 11 Corresponde a las instituciones llevar a cabo los procedimientos para contratar y ejecutar las obras públicas y servicios relacionados con las mismas establecidos en esta Ley, por lo que, en ningún caso, se podrán contratar servicios para que por su cuenta y orden se contraten las obras o servicios de que se trate. Ley de Obras y Servicios para el Estado de San Luis Potosí. Articulo 7 Los Fondos Estatales para la Educación Básica y Normal, y para la Educación Tecnológica y de Adultos, serán administrados por la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado; el Fondo Estatal para los Servicios de Salud será administrado por los Servicios de Salud en el Estado; el Fondo Estatal de Aportaciones Múltiples será administrado por el Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la Familia y por la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado en coordinación con el Instituto Estatal de Construcción de Escuelas, de conformidad con el recurso que señale cada año el Presupuesto de Egresos del Estado; el Fondo Estatal para la Seguridad Pública será administrado por la Secretaría 24 De Octubre Del 2013 Página 15

18 LEY O ESTATUTO ORGANICO QUE LO SUSTENTA Ley para la Administración de las Aportaciones transferidas al Estado y Municipios de San Luis Potosí ARTICULO Y FRACCION EN QUE SE SEÑALA LAS FUNCIONES DESCRITAS Articulo 8 Art 12 TEXTO INTEGRO DE LA ATRIBUCION ESTABLECIDA EN CADA FRACCION Y ARTICULO General de Gobierno; y el Fondo para el Fortalecimiento del Estado será administrado por la Secretaría de Finanzas de Gobierno del Estado. El Fondo Estatal para la Infraestructura Social será administrado por el Ejecutivo del Estado, a través de la Secretaría de Desarrollo Social y Regional, y ejercido por las entidades ejecutoras, atendiendo fundamentalmente a criterios de equilibrio y beneficio regional; y se integrará en la cuenta pública correspondiente. El Fondo para la Infraestructura Social Municipal y el Fondo para el Fortalecimiento de los Municipios serán operados y administrados directamente por los ayuntamientos, debiéndolos incorporar a la cuenta pública municipal El ejercicio de los Fondos a que se refiere el artículo anterior se realizará en su caso, de conformidad a los lineamientos que en materia de ejecución señale la Ley de Obras Públicas del Estado y la Ley de Adquisiciones del Estado; observando y aplicando las disposiciones legales estatales que correspondan a cada Fondo. Respecto de las obras y acciones sociales básicas que el Estado emprenda con recursos de los Fondos Estatales que le correspondan, éste deberá coordinarse con el Municipio donde se vaya a ejecutar la obra o acción. Los recursos de estos Fondos podrán ser depositados en cuentas productivas. Los productos financieros se aplicarán exclusivamente en los rubros del mismo Fondo. El Poder Ejecutivo del Estado, los ayuntamientos, y los organismos autónomos, podrán contratar asesoría técnica para la realización de investigaciones de mercado, mejoramiento del sistema de obra pública y servicios relacionados con las mismas, la verificación de precios, pruebas de calidad y otras actividades vinculadas con el objeto de esta Ley; debiendo poner a disposición de las demás instituciones, cuando lo soliciten, los resultados de los trabajos de los respectivos contratos de asesoría técnica FECHA ULTIMA A LA REFORMA DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE 21 De Diciembre Del 2010 Ley Orgánica Del Municipio Libre De San Luis Potosí Art. 84. Del Capítulo Vi De Las Funciones De La Oficialía Mayor, Punto III Art. 84. Del Capítulo Vi De Las Funciones De La Oficialía Mayor, Punto IV Adquirir los bienes y proporcionar los servicios requeridos para el mejor funcionamiento del Ayuntamiento; Proveer oportunamente a las dependencias, unidades administrativas y organismos municipales, de los recursos humanos y materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones; 19 De Marzo De 2015 Página 16

19 CUADRO DE APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Demetrio de Jesús Villalón Cargo: Auxiliar Administrativo Nombre: Roberto Carlos Cabrera López Nombre: María Elia Rodríguez Lucero Cargo: Director de Cargo: Oficial Mayor Compras FIRMA FIRMA FIRMA SELLO DEL ÁREA SELLO DEL ÁREA SELLO DEL ÁREA FECHA DE EMISIÓN: MAYO 2016 FECHA DE REVISIÓN: JUNIO 2016 Página 17

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