Donación: Es un contrato por el que una ente transfiere a otra gratuitamente, una parte o la totalidad de sus bienes presentes.

Transcripción

1 OBJETIVO Establecer y normar las funciones y responsabilidades de los participantes en el registro y control de los bienes muebles recibidos en donación a efecto de mantener actualizado el patrimonio del Colegio de Bachilleres de Tabasco. GLOSARIO Contrato: Acuerdo de dos o más personas para producir o transferir las obligaciones y derechos. Donación: Es un contrato por el que una ente transfiere a otra gratuitamente, una parte o la totalidad de sus bienes presentes. POLÍTICAS El Colegio de Bachilleres de Tabasco podrá recibir en donación bienes muebles de particulares y/o instituciones que así lo deseen. Todo bien mueble que se reciba en donación en las Unidades Administrativas, deberá estar respaldado por la factura, nota de remisión o cotización. El / la titular de la Unidad Administrativa que recibe los bienes muebles en donación, enviará a la la documentación (acta de donación (formato AD01), copia del documento que acredite el bien donado (factura, nota de remisión o cotización) y el listado de bienes donados, para el registro del Inventario Institucional, dentro de los 5 días posteriores a la fecha de recepción. El listado de bienes muebles donados deberá elaborarse de acuerdo a su clasificación (activo fijo o gasto corriente) y deberá contar con los siguientes datos: 1. Cantidad 2. Descripción del bien 3. Marca 4. Modelo 5. Serie 6. Precio Unitario Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea igual o superior a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal se registrarán contablemente como un aumento en el activo no circulante (Activo Fijo) y se deberán identificar en el control administrativo para efectos de conciliación contable. Página 1 de 5

2 Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea menor a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal podrán registrarse contablemente como un gasto (Gasto Corriente) y serán sujetos a los controles correspondientes. *(EXCLUSIVO Oficina de ) El reporte de bienes muebles donados, se enviará al departamento de contabilidad mensualmente, dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente y deberá contener la siguiente documentación: 1. Concentrado de bienes muebles donados. 2. Oficio de validación de contraloría. 3. Oficio de solicitud del Director o Coordinador de la Unidad Administrativa. 4. Acta de donación. 5. Listado de bienes donados clasificados como activo fijo. 6. Documento de acreditación del bien (factura, nota de remisión o cotización). DESARROLLO DE ACTIVIDADES Etapa Actividad Responsable Solicita de incorporación al sistema de inventario Director ó Coordinador de la 1 de los bienes muebles donados, así como la Unidad Administrativa. asignación del número de inventario correspondiente. 2 Recibe, revisa los documentos y asigna número de folio consecutivo al acta de donación (AD01). 3 Envía mediante oficio, copia de los documentos Jefe de la oficina de almacén a la Contraloría Interna para su validación. 4 Envía oficio de validación a la oficina de almacén Contraloría Interna Ingresa los bienes donados al sistema de inventarios y genera el número de inventario correspondiente, según la clasificación. Envía al solicitante mediante oficio, los números de inventario y los resguardos correspondientes para firma del Director ó Coordinador de la Unidad Administrativa. Recibe, firma y envía a la oficina de almacén e inventarios los resguardos debidamente firmados y anexa la memoria fotográfica (MF02) por cada bien. Envía mediante oficio, el reporte mensual de los bienes donados al Departamento de Contabilidad, para el asiento contable.* 8 Fin del procedimiento Jefe de la oficina de almacén Director o Coordinador de la Unidad Administrativa. Jefe de la oficina de almacén Página 2 de 5

3 INICIO Envía solicitud de incorporación de bienes donados. Unidad Administrativa Requisitos: - Oficio de solicitud (original). - Acta de donación (original). - Factura, nota de remisión o cotización (copia). - Listado de bienes (original). Recibe y revisa la solicitud. Está completa la documentación? NO Se notifica mediante oficio al solicitante para su corrección. Revisor de la oficina de almacén e inventarios. SI Asigna número de folio al acta de donación (AD01). A Página 3 de 5

4 A Envía documentación a Contraloría Interna para su validación Jefe de la oficina de Envía oficio de validación a la oficina de almacén e inventarios. Contraloría Interna Ingresa los bienes donados al sistema de inventario y genera los números de inventario. Responsable del padrón de bienes de la oficina de Envía al solicitante los números de inventario y los formatos de resguardos para su firma. Jefe de la oficina de B Página 4 de 5

5 B Recibe, firma y envía a la oficina de los formatos de resguardos y la memoria fotográfica. Unidad Administrativa Elabora el reporte mensual de bienes donados. Oficina de almacén e inventarios Envía reporte original al departamento de contabilidad con copia a contraloría interna. Oficina de almacén e inventarios FIN Página 5 de 5