ERP Siesa Enterprise Release Sistema Comercial. Cambios principales.

Transcripción

1 ERP Siesa Enterprise Release Sistema Comercial. Cambios principales. Mayo de 2016

2 ERP Siesa Enterprise Versión Presentación resumida de las mejoras realizadas en el sistema Comercial. Mejoras en el módulo de Compras. Funcionalidad 1.Generación Automática de Ordenes de Compra a partir de convenios vigentes. 2.Indicador para elegir el mejor precio, en la consulta de valoración de solicitudes de Compra. 3.Adición de nueva pestaña de firma en funcionarios. 4.Permitir desaprobar solicitudes y órdenes de compra en aprobaciones. 5.Enviar mensajes al solicitante de acuerdo a la parametrizacion de la ruta de aprobación. 6.Generación del archivo Plano de una ruta de aprobación. 7.Permitir aprobaciones en el presupuesto de compra Mejoras en el módulo de Inventarios. Funcionalidad 8.Validar movimientos posteriores al físico actual. 9.Multiaprobaciones en Presupuesto de Consumos. Mejoras en el módulo de Ventas. Funcionalidad 10. Automatización de Procesos.

3 Mejoras en el módulo de Compras: 1- Generación automática de Ordenes de Compra a partir de convenios vigentes Esta funcionalidad permite que al aprobar los documentos de solicitudes de compra y al tener activa la automatización de documentos, el sistema realice por debajo,la orden de compra correspondiente tomando los precios de la cotización con convenio para el proveedor especificado en la cotización. Compras/Solicitud de compra/directa A continuación se describe la configuración y funcionalidad para permitir al aprobar la solicitud de compra se realice una orden de compra según el convenio: En primer lugar se debe crear la automatización de documentos, esto se hace por la ruta: Compras/Maestros asociados/automatización de documentos Por medio de esta configuración se determina que documento de solicitud, va a generar automáticamente una orden de compra y en qué estado quedará dicho documento de orden de compra.

4 Para realizar este proceso el sistema verifica los datos de las cotizaciones con convenio vigentes, para esto podemos ver un ejemplo de una cotización con convenio vigente del proveedor asociado al siguiente ítem 1412 : El tipo de documento de solicitud tiene la siguiente automatización:

5 Al aprobar una solicitud de compra del tipo de documento SCM, el sistema verifica los datos de la cotización y crea una orden de compra según el convenio:

6 Nota: en el caso de que existan varias cotizaciones por convenio de diferentes proveedores, el sistema realiza el documento de orden de compra por el proveedor primario o proveedor secundario o el proveedor primario de la instalación nula. Si en el caso tal de que definitivamente no encuentra el proveedor, el sistema muestra un error y no crea la orden de compra.

7 2- Indicador para elegir el mejor precio de cotización en la consulta de valoración de solicitudes de compra [10069] A continuación se describe los cambios realizados en la consulta de valoración de solicitud de compra, donde se incluye un nuevo indicador o filtro llamado Sugerir la mejor cotización, con el fin de que la consulta de valoración de solicitud de compra muestre el mejor precio de cotización que tiene un ítem; si se enciende este indicador el sistema buscará todas las cotizaciones del ítem y elegirá la de mejor precio. Nota: si el indicador está encendido no se permitirá capturar proveedor y sucursal, al tener el indicador encendido los filtros de proveedor y sucursal ya no son obligatorios. Para efectos de ejemplo realizamos una cotización de dos ítems diferentes, con dos proveedores. Ruta: Compras/Cotizaciones/Cotizaciones

8 Luego se realiza una solicitud de compra Ruta: Compras/Solicitudes/Directas Se realiza esta consulta, sin encender el nuevo indicador.

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10 Ruta: Compras/Consultas/Valoración de solicitudes de compra Se observan los precios y el valor neto, luego se enciende el indicador, y se procede a consultar. Como se podrá observar se muestra el de mejor cotización.

11 3- Adición de nueva pestaña de Firma en funcionarios: En la ruta Compras / Maestros Asociados / Funcionarios se encuentra el maestro de funcionario; en este maestro de adicionó una nueva pestaña llamada firma, la cual permite adicionar una imagen representativa de la firma digital del funcionario. A continuación se ejemplifica su funcionamiento. Esta pestaña consta de los siguientes campos: Botón ( ): este botón permite abrir un selector en el cual puede seleccionar la imagen que necesite.

12 Botón (Cargar): el botón cargar se habilita después de que se ha seleccionado una imagen válida, este botón permite subir definitivamente la imagen que se acaba de seleccionar. Botón (Limpiar): el botón limpiar se activa cuando se ha seleccionado una imagen válida y sirve para borrar la imagen o limpiar los campos de la pestaña. Cuando se ha cargado la imagen, se muestra una visualización en miniatura de la imagen en el maestro.

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14 4- Permitir desaprobar solicitudes y órdenes de compra con aprobaciones Esta funcionalidad permite desaprobar los documentos de órdenes y solicitudes de compra, con la finalidad de que el usuario pueda deshacer cualquier proceso en estos documentos, validando que la orden y la solicitud de compra cumplan las condiciones para desaprobarse, tal cual, lo realiza el documento sin aprobaciones. Compras/Ordenes de compra/directa Compras/Solicitud de compra/directa A continuación se describe la configuración y funcionalidad para desaprobar solicitudes y órdenes de compra con aprobaciones: Para los documentos de solicitud y orden de compra, el sistema perm ite que en la barra de tareas, se tenga activo el botón de desaprobar solamente si el documento está en estado de aprobación o si el usuario tiene prendida la seguridad de desaprobar en el documento específico.

15 Si en el inbox el usuario ya tiene secuencias aprobadas, como por ejemplo en este caso del documento de solicitud de compra 01-SJ-4 que ya se encuentra aprobada la primera secuencia de tres (1/3), como se observa en la imagen de abajo, al realizar la desaprobación por el documento de solicitudes u ordenes de compra botón, el sistema muestra el mensaje El documento no se puede desaprobar porque al menos un funcionario ya lo aprobó. Lo mismo ocurre cuando el documento de solictud u orden de compra se ha aprobado completamente y además se ha impreso, el sistema no deja realizar la desaprobación del documento, indicando el siguiente mensaje de error No es posible desaprobar el documento. El documento % ya fue impreso. Archivo/Inbox (Tab de aprobaciones)

16 Para el inbox es posible realizar la acción de desaprobar todas las secuencias, tal como se muestra en la imagen, dándole al usuario la posibilidad de deshacer rechazos, hasta el punto de llevar el documento a un proceso de aprobación que fácilmente se puede deshacer por el documento. Nota: Se muestra error al desaprobar, si el documento es una solicitud de compra y ya tiene asociadas solicitud de oferta. Se muestra mensaje de error al desaprobar si el documento es orden de compra y se encuentra en estado cumplido o ya posee entradas por compra.

17 5- Enviar mensajes al solicitante de acuerdo a la parametrizacion de la ruta de aprobacion Esta funcionalidad permite que al aprobar o rechazar cualquier aprobación del inbox, el sistema según la parametrización de la ruta de aprobación, le envíe mensajes al solicitante. También si el usuario delega la responsabilidad de imprimir el documento aprobado a un funcionario (Solicitante o Comprador) es posible enviarle un mensaje con el link listo para realizar la ejecución de la impresión del documento, que ha pasado por el proceso de aprobación. Archivo/Configurar tracking y aprobaciones/aprobaciones/rutas de aprobación A continuación se describe la configuración y funcionalidad para enviar mensajes al solicitante de acuerdo a la parametrización de la ruta de aprobación. Empezaremos explicando los cambios aplicados a la ruta de aprobación: En los funcionarios de aprobación de la ruta, los cuales son mostrados en la siguiente imagen:

18 A cada uno de ellos se le han incluido los siguientes campos adicionales: Para impresión: por medio de este campo el usuario final requiere que la acción de imprimir se realice por el solicitante de la solicitud de compra o para el documento de orden de compra tienen las opciones de enviar la impresión al solicitante o al comprador asociada al documento. Nota: Solo aplica para documentos de órdenes de compra y solicitudes de compra. Envía mensaje al aprobar: esta caja de selección indica que el sistema va a enviar automáticamente un mensaje con los datos de la secuencia aprobada a solicitante. Envía mensaje al rechazar: esta caja de selección indica que el sistema va a enviar automáticamente un mensaje con los datos de la secuencia rechazada al solicitante.

19 Para clarificar el uso de los indicadores, damos un ejemplo, donde se manipula la orden de compra 01- SVC-61. La cual va destinada a la ruta de aprobación JCC RUTA APROBACION MSJ.

20 Podemos observar fácilmente de que el comprador es el funcionario 0lrv y el solicitante es el funcionario 0JCC. Al colocar la orden de compra en estado, en proceso de aprobación podemos observar las actividades en el inbox, tal como lo muestra la imagen:

21 La tercera secuencia la cual esta indentificada por el 30 de la actividad de la funcionario Jaime Castellanos Muriel, tiene los siguientes datos en los funcionarios de aprobación:

22 Al aprobar dicha actividad, se puede observar el inbox de los mensajes enviados a los destinatarios los cuales son Yamir, Evelio antonio y como se tiene marcada la opción de Enviar mensaje al aprobar, se incluyó a Johanna Carolina, funcionario solicitante 0JCC.

23 La ultima secuencia la cual esta indentificada por el 40 de la actividad de la funcionario Jesús Alberto Ortega Lopez, tiene los siguientes datos en los funcionarios de aprobación: Al aprobar dicha actividad se puede observar el inbox de los mensajes enviados a los destinatarios, los cuales son Wilmar, Cristobal y como se tiene marcada la opción de Enviar mensaje al aprobar, se incluyó a Johanna Carolina, funcionario solicitante 0JCC.

24 Adicionalmente el sistema a enviado mensajes al comprador 0lrv Al seleccionar el link se muestra la siguiente información:

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26 6- Generación de Plano de una ruta de aprobación A continuación se describe la configuración y funcionalidad para generar un plano basado en una ruta de aprobación. Esto con la finalidad de poder visualizar gráficamente todos los funcionarios que son los encargados de aprobar el documento. Aprobaciones El concepto de aprobaciones es la solución que permite la verificación de diferentes documentos o presupuesto del sistema, por medio de un funcionario asignado a una ruta de aprobación que tiene la opción de aprobar o rechazar. La finalidad de este requerimiento es poder visualizar cualquier ruta de aprobación por medio de un componente gráfico, en cual se va a mostrar toda una panorámica de la ruta de aprobación asociada, al documento seleccionado en el inbox. Para poder dar claridad al plano que se pinta en el inbox pestaña de aprobaciones, es necesario basarse en un ejemplo, en el cual se va a mostrar la siguiente ruta de aprobación: Secuencia Funcionario 10 Ortega lopez 20 Caicedo 30 Vivas Podemos evidenciar una solicitud de compra que ha sido creada con la anterior ruta, al dar clic sobre un ítem de la ruta de aprobación, el sistema muestra un componente propio de las consultas de ordenes de compra y solicitudes de compra:

27 En la pestaña final plano se puede observar graficamente toda la ruta de aprobación. El sistema resalta la ruta de aprobación en la cual se encuentra el usuario consultado.

28 Para visualizar un ejemplo de ordenes de compra, se muestran las siguientes imágenes, visualizando la ruta de aprobación y el plano que genera:

29 El componente que está ligado a la información de la solicitud de compra y la orden de compra, se puede visualizar no solo por el inbox al dar clic en un ítem de aprobación, sino por las consultas de ambos documentos; para este caso solo si el documento maneja aprobaciones se pinta la pestaña de plano. Imagen de orden de compra que maneja aprobaciones, en la consulta de ordenes de compra por ítem [10044]

30 Imagen de orden de compra que no maneja aprobaciones, en la consulta de ordenes de compra por ítem [10044]

31 Este cambio se puede visualizar el las siguientes consultas del sistema: [10044] Ordenes de compra por ítem [10043] Ordenes de compra [10039] Solicitudes de compra [10040] Solicitudes de compra por ítem

32 7- Permitir aprobaciones en el presupuesto de compra Esta funcionalidad permite aprobar una cantidad o valor en el presupuesto de compra. Esta aprobación se acopla a una ruta de aprobación y permite que diferentes solicitantes o áreas de trabajo realicen un filtro de cada uno de los rubros del presupuesto de compra. Compras/Presupuesto/Traslados, adiciones y reducciones A continuación se describe la configuración y funcionalidad para permitir aprobar una cantidad o valor en el presupuesto de compra. En los presupuestos de compra se pueden realizar tres acciones respectivamente: adición, reducción y traslado. Las cuales son relativamente movimientos de presupuesto. Adición: en un presupuesto de compra es posible incrementar su valor o cantidad dependiendo de las necesidades que tenga el para el presupuesto específico. Reducción: en un presupuesto de compra es posible disminuir su valor o cantidad dependiendo de las necesidades que tenga el cliente para el presupuesto especifico. Traslado: en un presupuesto muchas veces es necesario realizar la transferencia de las cantidades o valores aplicados a un presupuesto a uno o varios presupuestos destinos, que tengan igual control presupuestal y en el caso de la cantidad igual unidad de medida. En el presente requimiento se implementa una función de aprobaciones de varios funcionarios o áreas de trabajo. Dado que muchas veces surge la necesidad en los diferentes presupuestos de que sean aprobados por varios funcionarios los cuales tienen la responsabilidad de dar el veredicto sobre los cambios del presupuesto. Para dar claridad al tema que se va a tratar en este requerimiento es necesario visualizar los cambios del sistema por medio de las siguientes imágenes: Al realizar el siguiente movimiento de presupuesto el sistema registra la adición del presupuesto, y esta queda con estado En proceso de aprobación.

33 Si verificamos la ruta de aprobación para este presupuesto asociado al control presupuestal PPTO- APROBACIONES-JCC, perteneciente al centro de operación JCC y el cual es manejado por criterios de item del plan JCC JCC ITEMS A PRESUPUESTAR, queda de la siguiente manera:

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35 Al revisar el inbox los funcionarios de la línea de aprobación en la carpeta de presupuesto de compras, se muestra la adición con referencias REFERENCIAS - 9. La aprobación que no tienen nombre de funcionario asignado es porque es propia del usuario para este caso jcc0 el cual es dueño de las secuencia 20 y la aprobacion 2/3.

36 Al realizar las aprobaciones pertinentes a los tres funcionarios de la linea de seguimiento, el sistema aprueba la adición del presupuesto de compra. En el caso tal del rechazo el presupuesto queda como se indica en la siguiente imagen:

37 Nota: La reducciones funcionan de forma parecida a las adiciones. Y como aclaración si el usuario aprueba la ultima secuencia, el sistema ya no permite realizar mas operaciones en el inbox. La parte de traslados tiene un manejo especial el en presupuesto, dado que este sólo presupuesta el traslado del origen los destinos, se muestran como datos informativos, tal como se puede observar en el siguiente ejemplo de traslados:

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39 Se puede observar en la anterior imagen, el traslado realizado al control presupuestal y se verifica el estado el cual indica que esta En proceso de aprobación. Y su respectivo inbox, la cual a diferencia de las adiciones y reducciones muesta la información de los presupuestos destinos. Nota: las aprobaciones de presupuesto de compra sólo son aplicadas en reducciones, adiciones y traslado, pero no para apropiaciones.

40 Mejoras para Inventarios: 8- Validar movimientos posteriores al inventario físico actual Se crea un nuevo check de validación Validar movimientos posteriores al físico actual en parámetros comercial, el cual sirve para validar o no que los usuarios puedan ingresar movimientos anteriores al último ajuste de físico. Ruta: Maestros comercial/parámetros comercial Funcionamiento: Si el check está habilitado y se desea ingresar un movimiento de inventario, pero existe un documento de Ajuste de inventario físico, aprobado o en elaboración para esa bodega-ítem con una fecha posterior al movimiento de inventario a ingresar, entonces, el sistema no permitirá adicionar, modificar, eliminar o anular dicho movimiento de inventario. Se le generará el error msg-19671: No se pueden ingresar movimientos anteriores al último ajuste de físico, si el indicador de parámetros comercial valida movimientos posteriores al físico actual está habilitado Por ejemplo, se tiene el indicador prendido.

41 Se tiene la bodega mac en preparación y control, a la cual se le hace el cargue y sus respectivos conteos cerrándose y dejándose lista para ajustar. Se hace el documento de ajuste de inventario físico.

42 Una vez ya exista el documento de ajuste físico, ya no se podrá hacer ningún movimiento de inventario con una fecha anterior a 4/18/2016, ya que le generará el error de validación. Para este caso se toma como ejemplo la entrada de inventario.

43 Si el check está inhabilitado, entonces el sistema no realizará ninguna validación y permitirá generar los movimientos.

44 9- Multiaprobaciones en Presupuesto de Consumos Esta funcionalidad permite aprobar una cantidad en el presupuesto de consumo. Esta aprobación se acopla a una ruta de aprobación y permite que diferentes solicitantes o áreas de trabajo realicen un filtro de cada uno de los rubros del presupuesto de consumo. Inventarios/Presupuesto/Traslados, adiciones y reducciones A continuación se describe la configuración y funcionalidad para permitir aprobar una cantidad o valor en el presupuesto de compra. En los presupuestos de consumo se pueden realizar tres acciones respectivamente: Adición, reducción y traslado. Las cuales son relativamente movimientos de presupuesto. Adición: en un presupuesto de consumo es posible incrementar su cantidad dependiendo de las necesidades que tenga el cliente para el presupuesto especifico. Reducción: en un presupuesto de consumo es posible disminuir su cantidad dependiendo de las necesidades que tenga el cliente para el presupuesto especifico. Traslado: en un presupuesto muchas veces es necesario realizar la transferencia de las cantidades aplicadas a un presupuesto, a uno o varios presupuestos destinos que tengan igual control presupuestal y igual unidad de medida. En el presente requimiento se implementa una función de aprobaciones de varios funcionarios o áreas de trabajo. Dado que muchas veces surge la necesidad en los diferentes presupuestos de que sean aprobados por varios funcionarios los cuales tienen la responsabilidad de dar el veredicto sobre los cambios del presupuesto. Para dar claridad al tema que se va a tratar en este requerimiento es necesario visualizar los cambios del sistema por medio de las siguientes imágenes: Al realizar el siguiente movimiento de presupuesto el sistema registra la adición del presupuesto, y esta queda con estado En proceso de aprobación.

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46 Si verificamos la ruta de aprobación para este presupuesto asociado al control presupuestal JCC PPTO APROBACIONES INV asociado al centro de operación JCC queda de la siguiente manera:

47 Al revisar el inbox los funcionarios de la línea de aprobación en la carpeta de presupuesto de consumo, se muestra la adición con referencias REFER 01. La aprobación que no tienen nombre de funcionario asignado es porque es propia del usuario para este caso 033 el cual es dueño de las secuencia 10 y la aprobacion 1/3.

48 Al realizar las aprobaciones pertinentes a los tres funcionarios de la linea de seguimiento, el sistema aprueba la adición del presupuesto de consumo. En el caso tal del rechazo el presupuesto queda como se indica en la siguiente imagen: Nota: las reducciones funcionan de forma parecida a las adiciones. Y como aclaración si el usuario aprueba la última secuencia, el sistema ya no permite realizar más operaciones en el inbox.

49 La parte de traslados tiene un manejo especial el en presupuesto, dado que este solo presupuesta el traslado del origen los destinos se muestran como datos informativos, tal como se puede observar en el siguiente ejemplo de traslados:

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51 Se puede observar en la anterior imagen, el traslado realizado al control presupuestal y verificamos el estado el cual indica que esta En proceso de aprobación. Y su respectivo inbox, la cual a diferencia de las adiciones y reducciones, muesta la información de los presupuestos destinos. Nota: Las aprobaciones de presupuesto de consumo solo son aplicadas en reducciones, adiciones y traslado pero no para apropiaciones.

52 Mejoras para Ventas 10- Automatización de procesos Se incluye el origen 7, en el programa de transferencia de precios en las opciones del maestro de automatización de procesos; el cual permite la funcionalidad de automatización de transferencia de precios de entradas por compra. Los parámetros del proceso de automatización de entradas por compra incluye el C.O, el Tipo documento, el número del documento y calcula el valor subtotal. Ruta: /Archivo/ Automatización de procesos...

53 La opción de Transferencia de precios se encuentra en: Ventas/Maestros asociados/precios/transferencia de precios El proceso de generación funciona a través el aplicativo: SiesaEEAutomatizar. Si se ejecuta el proceso de automatizar, el sistema crea una lista de precios en base a una entrada por compra, como se hace en el proceso manual de transferencias por compra. Nota: Se modifica el documento (LEEME-TRANSFERENCIA DE PRECIOS), donde se explica cómo se deben diligenciar los campos para que funcione el proceso. Para mayor detalle de las restantes mejoras incluidas en la versión, ver el documento Log release