Manual de Formalización de Contratos/Convenios

Transcripción

1 Manual de Formalización de Contratos/Convenios Diciembre de 2014 Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 1 of 11

2 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 2 2 Alcance 2 3 Referencias 2 4 Políticas 2 5 Responsabilidades 2 6 Definiciones 3 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de actividades 5 8. Registros 10 Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 2 of 11

3 1. Objetivo Conocer el procedimiento interno para la celebración de convenios, contratos y demás documentos que deriven obligaciones para el Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., a terceros. 2. Alcance Esta instrucción de trabajo aplica a todas las áreas del Consejo de Promoción Turística de México que requieran la elaboración y formalización de un contrato. 3. Referencias 3.1. Plan Nacional de Desarrollo Programa Sectorial de Turismo Ley General de Turismo 3.4. Ley Federal de las Entidades Paraestatales 3.5. Reglamento Interno Interior de la Secretaria de Turismo 3.6. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público 3.7. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio correspondiente Guía Electrónica de Servicios Administrativos. 4. Políticas 4.1 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratación de Servicios Formular los proyectos de contratos o convenios, de conformidad con los documentos que le proporcionen las unidades administrativas de la Entidad, y dictaminará sobre sus aspectos legales, en cumplimiento a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, a la Ley de Planeación y demás disposiciones legales aplicables. 4.2 Políticas para la participación en eventos no programados de promoción turística Formular y/o dictaminar los convenios, bases de colaboración o acuerdos jurídicos que le soliciten las unidades administrativas de la Entidad. 5. Responsabilidades Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 3 of 11

4 5.1. Asesorar jurídicamente al Director General, a los Directores Generales Adjuntos y a las diversas unidades administrativas del Consejo; 5.2. Asesorar, revisar y dictaminar jurídicamente, así como participar en la elaboración y celebración de los convenios, contratos, y de cualquier documento de carácter jurídico en que participe el Consejo o del que deriven obligaciones para el mismo; 6. Definiciones 6.1. LAASSP.- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público 6.2. RLAASSP.- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público 6.3. SECTUR.- Secretaria de Turismo 6.4. DG.- Director General 6.5. DGAACI.- Director General Adjunto de Administración y Coordinación Internacional 6.6. DEAF.- Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas 6.7. DEAJ.- Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos 6.8. CA.- Coordinación de Administración 6.9. DRM.- Dirección de Recursos Materiales DRF.- Dirección de Recursos Financieros 7. Método del Trabajo Este diagrama presenta de forma general las actividades para la Formalización de Contratos. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento Diagrama de Flujo Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 4 of 11

5 DEAJ 7. DEAJ Área solicitante Documento Regresa la documentación al área usuaria 8. DEAJ Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 5 of 11

6 7.2. Descripción de Actividades DEAJ 3 El procedimiento para la formalización de contratos regulados por la LAASSP deberá concluirse dentro del término de 15 días naturales de conformidad con lo señalado en el artículo 46 de dicha Ley. El área solicitante para el caso de los contratos regulados por la LAASSP será la DRM, quien funge como área de apoyo para las áreas usuarias. La revisión de los proyectos de Contrato / Convenio desde el punto de vista financiero lo hará la DRF, quien funge como área de apoyo para las áreas usuarias. Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo 1 Elaboración de oficio de solicitud Área Usuaria y/o Solicitante El Área Usuaria y/o Solicitante recibe documentación legal y administrativa del proveedor / contraparte La documentación esta completa? No, ir al paso 1.3; Si, ir al paso 1.4 El Área Usuaria y/o Solicitante solicita documentos faltantes al proveedor / contraparte. El Área Usuaria y/o Solicitante elabora el Oficio de solicitud de elaboración de proyecto de contrato a la DEAJ. Ccp: En todo caso, a la DEAF. Oficio 2 Recepción del Oficio de solicitud Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Es un contrato de prestación de servicio(s)? No, ir al paso 2.2; Si, ir al paso 3 Es un contrato de prestación de servicios de asesoría, estudio(s) o investigación(es)? No, ir al paso 2.3; Si, ir al paso 4 Es un convenio? No, ir al paso 2.4; Si, ir al paso 5 Es un convenio modificatorio? Si, ir al paso 6 Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 6 of 11

7 3 Contratos La documentación que debe anexar el Área Usuaria y/o Solicitante junto al oficio de solicitud para la elaboración del proyecto de contrato son: Área Usuaria y/o Solicitante 3.1 Copia del acta constitutiva del proveedor. Copia del poder notarial del representante legal. Copia de la identificación oficial del Representante Legal. Copia del RFC del proveedor. Comprobante de domicilio del proveedor. Copia de la requisición de compra. Carta del artículo 32-D del Código Fiscal de la Federación. Copia de la carta de los artículos 50 y 60 de la LAASSP. Copia de la propuesta técnica. Copia de la propuesta económica. En su caso, las bases convocatoria de la licitación o de la invitación a cuando menos 3 personas. proveedor / contrapartes. Carta de la comunicación del fallo / adjudicación del contrato al proveedor / contraparte. En su caso, acuerdo de la Dirección General y/o Dirección General Adjunta de Administración y Coordinación Internacional. Otros anexos del contrato. Varios documentos (mencionados en el punto 3.1) Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 7 of 11

8 4 Contrato de Asesoría, Estudio(s) o Investigación(es) La documentación que debe anexar el Área Usuaria y/o Solicitante junto al oficio de solicitud para la elaboración del proyecto de contrato son: Dirección de Recursos Materiales 4.1 Dictamen de la DEAF o Titular del Área requirente, de que no cuenta con el personal que pueda realizar la asesoría, estudios o investigaciones de los servicios a contratar. Copia de la requisición de compra. Copia del Acuerdo con la DG o del servidor público que tenga delegada la facultad, respecto del artículo 19 de la LAASSP. Copia del acta constitutiva o identificación oficial del proveedor, según sea el caso (persona física o moral). Copia del poder notarial del representante legal del proveedor. (Solo personas morales ) Copia de la identificación oficial del representante legal del proveedor. (solo personas morales) Copia del RFC del proveedor. Comprobante de domicilio del proveedor. Copia de la carta del artículo 32-D del Código Fiscal de la Federación. Copia de la carta de los artículos 50 y 60 de la LAASSP. Copia de la propuesta técnica. Copia de la propuesta económica. En su caso, las bases convocatoria de la licitación o de la invitación a cuando menos 3 proveedores personas En su caso, carta de la comunicación del fallo / adjudicación del contrato al proveedor. Otros anexos del contrato. Varios documentos (mencionados en el punto 4.1) Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 8 of 11

9 5 Convenios La documentación que debe anexar el Área Usuaria y/o Solicitante junto al oficio de solicitud para la elaboración del proyecto de convenio son: Área Usuaria y/o Solicitante 5.1 Copia de la acta constitutiva. Copia del poder notarial del representante legal. Copia de la identificación oficial del Representante Legal. Copia del RFC. Comprobante de domicilio. Anexo del convenio. Justificación del área usuaria. En su caso los formatos que correspondan (copia de la requisición de compra (suficiencia presupuestal), justificación costobeneficio del intercambio, formato de la aprobación para eventos no programados de promoción turística no contemplados en el Plan de Mercadotecnia., Acuerdo con el DGAACI) Varios documentos (mencionados en el punto 5.1) Área Usuaria y/o Solicitante 6 Convenio Modificatorio Proyecto de Convenio Modificatorio. Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 9 of 11

10 6.1 Se requiere de la siguiente información: Justificación en el que se viertan las razones fundadas y explícitas de la necesidad de ampliar el contrato en términos de lo previsto en el artículo 52 de la LAASSP. Requisición que ampare el monto del convenio modificatorio. Anexos del convenio modificatorio. (propuestas técnicas, económicas, etc.) En su caso acuerdo con el DGAACI. Formato de la Guía Electrónica de Servicios Administrativos. Documentos (mencionados en el punto 6.1) Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos 7 Revisión de Solicitud Recibe la solicitud de elaboración de proyecto de contrato / convenio y documentación anexa. Cumple con documentación? (formatos correspondientes) No, ir al paso 1.1; Si, continuar al paso 8 Elaboración del Proyecto de Contrato / Convenio Se procede a elaborar el proyecto de contrato / convenio, en tres tantos originales, y una vez suscrito por el personal de la DEAJ; se envían por oficio al Área Usuaria y/o Solicitante. Solicitud de elaboración Proyecto de Contrato / Convenio (3 tantos), Oficio de elaboración 9 Recepción del Proyecto de Contrato / Convenio y Revisión / Validación y Firma Área Usuaria y/o Solicitante Reciben el proyecto de contrato / convenio y proceden a su revisión. Cumple con los aspectos técnicos, económicos y financieros? No, solicita las adecuaciones necesarias regresar al paso 8; Si, ir al paso Recaba las firmas correspondientes Proyecto de Contrato / Convenio, Oficio Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 10 of 11

11 9.4 El área(s) usuaria(s) rubrica cada hoja y firma en el área correspondiente. 10 Distribución de Ejemplares Dirección de Recursos Materiales 10.1 Un ejemplar original a la DRF. Un ejemplar original al proveedor / contraparte. Un ejemplar original a la DRM. Un ejemplar en copia simple a la DEAJ. Un ejemplar en copia simple al área responsable del seguimiento del mismo. Ejemplares 10.2 El área(s) usuaria(s) o requirente del servicio da seguimiento y vigilancia en el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones establecidas en el contrato. 8. Registros No. de Control Nombre Contrato Convenio Convenio Modificatorio Original del formato de aprobación de eventos no programados de Promoción Turística Responsable de Conservarlo Dirección de Recursos Materiales / Dirección de Recursos Financieros Dirección de Recursos Materiales / Dirección de Recursos Financieros Dirección de Recursos Materiales / Dirección de Recursos Financieros Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Tiempo de Conservación / Disposición 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 3 años /Artículo 56 de la LAASSP Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos Page 11 of 11