PROCEDIMIENTO PARA DIGITALIZACION DE HISTORIAS CLINICAS

Transcripción

1 Página: 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la adecuada digitalización y cargue en el sistema de las historias clínicas. 2. ALCANCE Inicia con la selección de los documentos de la historia clínica a escanear y Finaliza con la actualización del estado de los documentos para su consulta en los diferentes servicios por personal autorizado. 3. DEFINICIONES La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley. 4. DESARROLLO FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE INICIO 1. Seleccionar documentos de la historia clínica a escanear 2. Enumerar documentos seleccionados 3. Abrir carpeta de DGNET 4. Escanear documentos 5. Depurar hojas escaneadas 6. Cargar los archivos al aplicativo DGNET A 1. Realizar la selección de los documentos a escanear con base en la Lista de chequeo digitalización de historias clínicas (SP-RG-AR-002). 2. Enumerar de atrás hacia adelante las hojas de los documentos seleccionados. 3. Ingresar al disco local (C:) y abrir la carpeta DGNET, en la cual se visualizarán los archivos escaneados. 4. Ubicar las hojas en el escanear y proceder a escanear las hojas previamente numeradas y en la primera hoja del paquete registrar la fecha de digitación y el número de Rips. 5. En la carpeta DGNET visualizar las hojas previamente escaneadas y eliminar aquellas que se encuentren en blanco o las que no sean necesarias. 6. Abrir el aplicativo del programa DGNET, cargar uno a uno los archivos escaneados e ingresar la información necesaria para la adecuada identificación de estos de la siguiente manera: Usuario: Nombre del empleado que está cargando la información. Entidad del usuario: EPS Tipo de documento: Seleccionar si es Historia clínica médica, odontológica o copia de documentos no clínicos. Número: No. Documento de identidad Observaciones: Registrar el nombre del documento escaneado. Datos de indexación: diligenciar completamente las casillas de apellidos, nombres, fecha de consulta, número de rips y contenido del documento. (Ver pantallazo No.1 del ítem 4.1)

2 Página: 2 de 8 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE A 7. Verificar la información cargada en el programa Hay inconsistencias Si 8. Corregir información 7. Ingresar a la página web del programa DGNET como administrador y verificar que: Se ingresó adecuadamente la información del archivo cargado en el sistema, en caso contrario eliminar el archivo y notificar al Auxiliar. El archivo escaneado corresponda al nombre asignado, en caso contrario eliminar el archivo sólo cuando está mal escrito el nombre del documento o la entidad, si hay error en los otros ítems se edita la información y notificar al Auxiliar. Jefe de archivo No 9. Finalizar carga del archivo para consulta en la web 10. Archivar los documentos digitalizados 8. Cargar nuevamente el archivo e ingresar la información respectiva. 9. Cuando no hay inconsistencias en la información cargada, proceder a actualizar el estado del documentos a Terminado para cargar los archivos indexados en el sistema para que puedan ser consultados en los diferentes servicios por el personal autorizado. Jefe de archivo 11. Guardar relación del contenido de las cajas 10. Archivar en cajas de cartón grueso las historias clínicas digitalizadas pegando en el exterior de la caja el listado del contenido de la misma. La caja se identifica con el número consecutivo que le corresponde. La relación (listado) se envía por correo electrónico al Jefe de archivo. FIN 11. Guardar relación en la subcarpeta Relación historias clínicas digitalizadas ubicada en la carpeta Mis documentos que se encuentra en el disco duro C. Jefe de archivo

3 Página: 3 de PANTALLAZOS DEL PROGRAMA DGNET Seleccionar archivo escaneado Pantallazo No.1. Aplicativo DGNET Pantallazo No.2. Icono de ingreso a la página web del programa DGNET

4 Página: 4 de 8 Pantallazo No.3. Acceso web del programa DGNET Pantallazo No.4. Consulta por tipo de documento

5 Página: 5 de 8 Pantallazo No.5. Consulta de documentos por paciente Pantallazo No.6. Visualización del listado de documentos por paciente

6 Página: 6 de 8 Pantallazo No.7. Visualización del documento Pantallazo No.8. Detalle de los documentos cargados

7 Página: 7 de 8 Pantallazo No.9. Actualización del estado del documento Pantallazo No.10. Actualización del estado del documento

8 Página: 8 de 8 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Lista de chequeo digitalización de historias clínicas (SP-RG-AR-002). 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSION No. FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO Dic-2010 Documento original Elaborado por: Carlos Mauricio Gomez Cargo: Jefe de archivo Firma: Revisado por: Álvaro Sarria Cargo: Gerente de la Información Firma: Lucy Gómez Cargo: Contralora Firma: Aprobado por: Andrés Córdoba, MD. Cargo: Gerente General Firma: