Propuesta Profesional

Transcripción

1 Propuesta Profesional

2 Índice Idea General. Pág. 3 Objetivos Pág. 4 Cronograma de Acciones Pág. 5 Resumen Ejecutivo. Pág. 6 Descripción de proveedores... Pág. 7 Locación. Pág. 8 Ambientación. Pág. 9 Catering.. Pág. 11 Monólogo Pág. 12 Caricaturista... Pág. 13 Fotografía y Video Pág. 14 Sonido e Iluminación Pág.15 Mobiliario Pág. 16 Gráficas.. Pág. 17 Premios.. Pág. 18 Souvenirs.. Pág. 19 Honorarios.. Pág. 20 Imprevistos. Pág. 21

3 El Túnel del Tiempo Idea General El Túnel del Tiempo será un evento dedicado a recrear la década de los años 90, con el fin de transportar a un grupo de jóvenes a los momentos más mágicos de su infancia. A partir de distintas actividades, caricaturas, canciones y comidas, características de la época, se pretende generar, en los invitados, una sensación de nostalgia y añoranza mientras viajan en el tiempo hasta los recuerdos de su más temprana edad. El evento se denominó El Túnel del Tiempo con el propósito de hacer referencia al emblemático túnel del logo de Los Looney Tunes, la reconocida serie de dibujos animados del momento. Teniendo en cuenta su popularidad, se decidió utilizar, también, los colores y personajes más famosos de la serie como inspiración para la decoración y la ambientación del evento. Se llevará a cabo el 14 de junio, a las 19:00hs, en el SUM de un edificio ubicado en el barrio Palermo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. El espacio, no convencional, será adecuado y ambientado en su totalidad para el evento. Tendrá una duración de dos horas, en las cuales se llevarán a cabo tres actividades alusivas a la temática. Asistirán 30 jóvenes, de entre 20 y 30 años, ya que se tiene en cuenta que su infancia ocurrió en el transcurso de los años 90. Por esto, se asegurará que todos los elementos más típicos de la década estén presentes en cada uno de los aspectos del evento. Por aquellos chicos que crecieron soñando que podían ser todo lo que quisieran ser, se celebrará la generación de los años 90! Se recreará la década de los tazos y los tamagochis. Se viajará en el tiempo hasta volver a vivir la infancia.

4 Objetivos Objetivos Primarios Generar una experiencia sensorial, que permita a los invitados sentirse inmersos en un recuerdo de su infancia, a partir de diversos elementos característicos de la misma. Objetivos Secundarios Recrear la época de los años 90 a partir de dibujos animados, comida, música, actividades y caricaturas típicas de la época. Crear un espacio donde los asistentes puedan sentirse cómodos. Brindarle a los invitados una experiencia única y diferente.

5 HORA 19:00 hs ACCIÓN Recepción. Comienzo de la actividad del caricaturista 19:30 hs Presentación del evento 19:45 hs Primer juego: Crucigrama y Sopa de Letras 20:00 hs Segundo juego: Adivinanza de voces de personajes 20:15 hs Break y Buffet 20:45hs Tercer juego: Rompecabezas 21:00 hs Cuarto juego: Adivinanza de síntesis de personajes 21:30 hs Monólogo 21:45 hs Cierre del evento y entrega de souvenir

6 Resumen Ejecutivo Nombre del Evento: Túnel del Tiempo Tipo de Evento: Mega evento social Fecha: 14/06/16 Hora: 19:00hs Lugar: Gascón 1280, Ciudad Autónoma de Buenos Aires Cantidad de Invitados: 24 PRODUCTO/SERVICIO COSTO IVA (21%) TOTAL Locación Ambientación $2521 Los costos tienen IVA incluído Catering $1701 Los costos tienen IVA incluído Monólogo Caricaturista $1300 Los costos tienen IVA incluído Fotografía y Vídeo Sonida e Iluminación Mobiliario $1280 Los costos tienen IVA incluído Gráfica $2087 Los costos tienen IVA incluído Premios $927 Los costos tienen IVA incluído Souvenirs Honorarios Subtotal $9816 $9816 Imprevistos $490.8 $490.8 TOTAL $ $ Costo por persona $ $ *El presente presupuesto se encuentra expresado en Pesos Argentinos.

7 Descripción de proveedores Locación El evento se realizará en el SUM de un edificio, ubicado en Avenida Gascón 1280, en el Barrio Palermo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. El salón, dispuesto para la realización de eventos, cuenta con una capacidad máxima de 30 personas. El espacio contiene paredes de color blanco y dos grandes ventanales que, además de brindar una buena iluminación, permiten entrar a la terraza ubicada en el exterior. También, cuenta con una cocina llena de implementos culinarios que estarán disponible durante la totalidad del evento. Asimismo, cuenta con dos baños, uno para mujeres y otro para hombres, ubicados a la entrada. Además, el salón incluye un televisor plasma y una mesa plástica de gran longitud. Por último, tiene 6 enchufes distribuidos en la totalidad del salón. Costo Unitario: $- Costo Total: $-

8 Ambientación La ambientación del evento estará inspirada en la temática de los Looney Tunes, la famosa serie de dibujos animados que protagonizó la infancia de nuestros invitados. Se seleccionaron a los cinco personajes más reconocidos de la misma, con el fin de utilizar sus colores característicos para armar equipos y, a partir de estos, decorar las mesas. Habrán cinco mesas, completamente envueltas en papel madera, distribuidas alrededor del salón. Cada una de estas mesas representará un personaje y un equipo y estará decorada con elementos de su respectivo color. Los personajes seleccionados fueron: Gallo Claudio Piolín Pato Lucas Correcamino Porky Alrededor de cada mesa, habrán almohadones de su respectivo color para que los invitados puedan sentarse cómodamente. Se escogieron estos personajes, en particular, ya que tuvieron gran repercusión y reconocimiento a lo largo de la serie. Además, sus colores resultan convenientes para una ambientación ideal. Se utilizarán recursos vivos y coloridos, tales como gráficas y guirnaldas, para realzar el ambiente del salón. Las paredes, por ejemplo, se decorarán con gráficas alusivas a la dinamita, considerando que es uno de los elementos más presentes en la serie de los Looney Tunes. Asimismo, se las llenará de las frases más clásicas y reconocidas de distintos personajes. Por último, habrán bombas, y stickers distribuidos a lo largo de las mismas. Los dos grandes ventanales estarán entelados en su totalidad, con el fin de que el salón pierda por completo el aspecto de SUM y se convierta en la locación ideal. Encima del entelado, se colocarán varias piezas gráficas del mismo tipo. Al pie de una de las paredes, se construirá un pequeño escenario, iluminado con luces de navidad, y adornado con elementos tales como bombas y dinamita a los costados. Este tendrá la función de brindarle protagonismo al presentador encargado de dirigir el evento. Ubicados a la entrada del salón, habrán dos percheros en los cuales los invitados puedan dejar sus abrigos teniendo en cuenta que el evento se realizará en pleno invierno. Finalmente, habrá una mesa blanca larga en la cual se colocarán snacks y golosinas en tarros y jarrones transparentes de todos los tamaños. Costo Unitario: $105 Costo Total: $2521

9 Catering Considerando la temática propuesta, el catering busca remitir a la época de la infancia. Por esto, los alimentos que se brindarán son los siguientes: Panchos: Se repartirán al momento del break, que se realizará en el medio del evento, con el fin de que los invitados se dispersen y puedan conversar entre sí. Sándwiches: Se repartirán al momento del break, que se realizará en el medio del evento, con el fin de que los invitados se dispersen y puedan conversar entre sí. Snacks: Entre estos habrán papitas, doritos, y palitos, dispuestos tanto en la mesa de buffet como en las cinco mesas de los distintos equipos para que los invitados se puedan servir en cualquier momento. Golosinas: Las golosinas estarán dispuestas tanto en la mesa de buffet como en las cinco mesas de los distintos equipos para que los invitados se puedan servir en cualquier momento. Pochoclos: Los pochoclos se repartirán al final del evento, a modo de souvenir, ya que son prácticos de cargar y se pueden envasar en un envoltorio temático del evento que funcione luego como herramienta de recordación. Como bebidas, se ofrecerá agua y jugos marca Clight. Costo Unitario: $70.9 Costo Total: $1701

10 Monólogo Emiliano Romero - Como última actividad se realizará un monólogo, a cargo del presentador, referente a los Looney Tunes y los recuerdos de infancia compartidos por todos los invitados. El objetivo es darle un cierre cómico, emotivo y nostálgico al evento, que permita a los invitados emocionarse y partir satisfechos. Costo Unitario: $- Costo Total: $-

11 Caricaturista Alán - En el transcurso del evento, habrá un caricaturista paseando por el espacio, ofreciéndose para realizar caricaturas de la cara de los invitados intervenidas por alguno de los personajes más famosos de los Looney Tunes. Con esto se busca que cada quien se pueda llevar un recuerdo divertido y significativo del evento. Costo Unitario: $54 Costo Total: $1300

12 Fotografía y Video Con el propósito de documentar el evento, se realizarán tomas fotográficas tanto de la decoración y las actividades, como del evento en sí. De esto se encargará la fotógrafa, Carolina López Abello, quien tendrá a su cargo una cámara profesional Marca Nikon 330. Estas fotos no solo servirán como herramienta de recordación para los invitados, sino que también servirán para evaluar todos los aspectos del evento en el post-evento y deducir si los objetivos se cumplieron. Asimismo se realizará un video corto, de 1 minuto, que sintetice todo lo que ocurra antes y durante el evento de manera dinámica y divertida para que los invitados puedan compartir la experiencia y tener un recuerdo. Las tomas también serán realizadas por la fotógrafa, Carolina López Abello. Por último, tanto la edición de las fotos como las del video serán realizadas por las OPE. Costo Unitario: $- Costo Total: $- 12.

13 Sonido e Iluminación El salón seleccionado para la realización del evento cuenta con cuatro lámparas de luz fría. Sin embargo, teniendo en cuenta que se busca reducir un poco la intensidad de la luz, con el fin de generar un ambiente más agradable, que le de protagonismo a la decoración, se colocarán tiras de papel celofán encima de cada una de las lámparas. Además se utilizará un tacho de luz, provisto por la Universidad de Palermo, para iluminar al presentador, dándole foco y protagonismo, durante la totalidad del monólogo. Asimismo, como se mencionó anteriormente, el escenario estará adornado con luces de navidad que le brinden calidez. Por otra parte el sonido será resuelto con un equipo de música, provisto por una de las OPE, en el cual se reproducirán canciones típicas de los años 90, como lo son los clásicos de ABBA, Backstreet Boys o Spice Girls, con el fin de apelar a la memoria auditiva de los invitados. También se utilizará el plasma, incluido en el salón, para pasar durante todo el evento distintos episodios de la serie Looney Tunes con el objetivo de sumarle a la vibra recreativa propuesta. Los mismos se encontrarán silenciados para no opacar la música. Costo Unitario: $- Costo Total: $- 13

14 Mobiliario En el evento habrán un total de cinco mesas, confeccionadas a partir de cajones de verdura y papel madera que tendrán la función de agrupar a cada equipo, según su personaje y su color. Es importante aclarar, que dichos cajones fueron recolectados en distintas verdulerías del barrio Palermo. Alrededor de cada mesa, se colocarán 6 almohadones de su respectivo color para que los invitados se sienten cómodamente. Habrá un total de 30 almohadones teniendo en cuenta el número de invitados. A pesar de que las OPE estarán de pie durante la totalidad del evento, realizando distintas tareas, es indispensable contar con algunos de más contemplando cualquier imprevisto. Por último, habrá una mesa plástica de gran longitud, incluida entre los elementos del SUM, en la cual se colocarán los snacks y las golosinas durante la totalidad del evento. Costo Unitario: $53 Costo Total: $1280

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16 Souvenirs Al finalizar el evento se le entregará a cada invitado una bolsa llena de pochoclos. Esto no solo resultará como un buen detalle de cierre, sino que también facilitará que el evento sea tema de conversación incluso después de terminado. Además gracias a su peso ligero, se considera algo práctico y fácil de cargar. Por otro lado, los invitados también se podrán llevar un pin y un lápiz, temáticos de los Lonney Tunes. Los pins se les entregarán al inicio del evento, a modo de bienvenida, para asociar a cada invitado con el color de su equipo. Cada equipo tendrá la cara de su respectivo personaje en el pin. Los lápices, por su lado, estarán dispuestos en cada mesa para que los invitados tengan con que escribir al momento de participar de los juegos. Estos también estarán divididos por colores, dependiendo del color de su equipo. Costo Unitario: $- Costo Total: $- 17.

17 Honorarios Los honorarios se consideran la retribución económica otorgada a las OPE por su desempeño en la organización general del evento. Para la organización del Túnel del Tiempo las OPE tendrán que realizar las siguientes tareas: Concepción de la idea: Una vez determinados los objetivos del evento, se procede a desarrollar la idea general teniendo en cuenta la temática, la locación, la ambientación, el catering, las actividades, la iluminación, el sonido, las gráficas, y demás. También se escogen la fecha y el horario en base a las necesidades y la conveniencia del evento. Contratación y reunión con proveedores: Habiendo planteado la idea general, las OPE prosiguen a seleccionar posibles proveedores. Luego se realizan reuniones informativas y finalmente se contrata a los mismos. Compra de recursos materiales: Habiendo contratado a los proveedores, se procede a comprar todos los recursos materiales necesarios para la decoración y el montaje del evento. Montaje del evento: El día del evento, unas horas antes de que comience, las OPE se reúnen a decorar, ambientar y prepara el salón con todos los recursos necesarios. La planificación del montaje debe estar planificada previamente, con la herramienta básica de un organizador, el Minuto a Minuto. Desmontaje del evento: Al finalizar el evento, se debe realizar el desmontaje de todos los recursos utilizados, y la limpieza del salón. Fotos y videos: Tanto la producción como la edición de las fotos y videos representativos del evento serán realizados por las OPE. Sin embargo, este evento no será arancelado teniendo en cuenta que se hace como trabajo práctico final de la cátedra de Organización de Eventos IV de la Universidad de Palermo. De hecho, los recursos económicos serán cubiertos por los integrantes del grupo, que fueron aportando periódicamente un monto de plata a un fondo destinado al financiamiento del evento. De esta manera, al momento de empezar a contratar los distintos servicios y comprar la variedad de elementos necesarios, los integrantes podrían recurrir directamente a la cantidad previamente recolectada. 18.

18 Imprevistos Se deben considerar los imprevistos, ya que siempre puede surgir algo a último momento que no haya sido contemplado anteriormente. Por esto, se calculará un 5% del costo total del evento que estará destinado a cubrir el costo de cualquier situación imprevista. En caso de ser así, se proveerá una factura justificativa. 19.

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