Guía para la Integración del Anteproyecto del Programa Anual de Trabajo

Transcripción

1 Guía para la Integración del Anteproyecto del Programa Anual de Trabajo abril 2018 Secretaria Administrativa

2 Índice Guía para la integración del Anteproyecto del Programa Anual de Trabajo 1. Objetivo de la guía 2 2. Gestión para resultados 2 Diagrama Gestión para Resultados 2 3. Modelo de Planeación del Tribunal Electoral 3 Diagrama Modelo de Planeación Proceso de Planeación Proceso de Programación 5 4. Programa Anual de Trabajo Qué es el PAT? Quién integra el PAT? Responsabilidad de los enlaces Insumos y materiales de apoyo para la Integración del PAT 7 5. Estructura del Programa Anual de Trabajo 8 Diagrama de componentes del PAT Detección de Necesidades Proyectos 10 Procedimiento para definir proyectos Indicadores y Metas 13 Procedimiento para definir metas e indicadores Registro de Información en el Sistema SAITE - Planeación 17 Procedimiento de Registro en el Sistema SAITE 17 Glosario 18 1

3 a para la Integración del Anteproyecto del Programa Anual de Trabajo 1. Objetivo de la Guía Ser un documento de apoyo para las y los servidores públicos del Tribunal Electoral en la integración por Unidad Responsable del Anteproyecto del Programa Anual de Trabajo para el siguiente ejercicio fiscal. 2. Gestión para Resultados A fin de brindar información que permita una mejor toma de decisiones y con ello elevar la calidad del gasto, el proceso de planeación programación y presupuestación en el Tribunal Electoral se lleva a cabo con un enfoque de gestión para resultados. La gestión para resultados (GpR) otorga mayor relevancia a qué se hace, qué se logra y cuál es su impacto en el Tribunal Electoral. En el diagrama se muestra la relación entre sus componentes: DIAGRAMA GESTIÓN PARA RESULTADOS PPP GpR SED Planeación Objetivos Mejoras de políticas y programas Programación Presupuestación (PbR) Metas Indicadores (MIR) Evaluación Seguimiento Información del desempeño Decisiones presupuestales Rendición de cuentas Transparencia Ejercicio Programas y Proyectos Elevar la calidad del gasto PPP: Proceso Programático Presupuestal GpR: Proceso Programático Presupuestal MML: Metodología de Marco Lógico SED: Sistema de Evaluación del Desempeño MIR: Matriz de Indicadores para Resultados 2

4 3. Modelo de Planeación del Tribunal Electoral La planeación es un ejercicio permanente que requiere de la participación de todas las unidades responsables que conforman el Tribunal Electoral. Abarca tres niveles: MODELO DE PLANEACIÓN PAT: Programa Anual de Trabajo PAE: Programa Anual de Ejecución de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios PAEOP: Programa Anual de Ejecución de Obra Publica 3

5 3.1 Proceso de Planeación El proceso de planeación es un conjunto de procedimientos, métodos e instrumentos para fijar los objetivos y estrategias de acción institucional en una perspectiva de mediano y largo plazo. La planeación se sustenta en los siguientes instrumentos: Plan Estratégico Institucional: Documento de vigencia plurianual, que describe los objetivos y estrategias necesarias para el logro de la visión y la misión institucional. Estructura Programática Interna: Constituye un esquema de clasificación organizado del quehacer institucional, que permite vincular la misión y los objetivos al ejercicio del gasto desagregado por subprogramas y unidades responsables, en congruencia con el PEI. Las metas y proyectos que corresponden a cada unidad responsable estarán contenidas en su PAT. Matriz de Indicadores para Resultados: Herramienta de planeación que alinea el desempeño de los programas al PEI y establece los indicadores que miden el cumplimiento de objetivos y el avance en los resultados esperados. Matriz de Riesgos Estratégicos: Instrumento de gestión que concentra el listado de los riesgos evaluados que, en caso de materializarse pueden impedir el logro en tiempo y forma de los objetivos estratégicos. Los instrumentos de planeación son la base que orienta la labor institucional y establece la priorización en la asignación de los recursos. 4

6 3.2 Proceso de Programación En el proceso de programación se definen, con diferente grado de detalle: las políticas, metas, proyectos tiempos de ejecución y los recursos necesarios para lograr los objetivos institucionales. Acorde con los Lineamientos programáticos-presupuestales la integran los siguientes programas: Programa Anual de Trabajo (PAT) Programa Anual de Ejecución de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios (PAE) Programa Anual de Ejecución de Obra Pública (PAEOP) Programas Específicos (PE) Programa Presupuestario 4. Programa Anual de Trabajo 4.1 Qué es el PAT? El Programa Anual de Trabajo (PAT) es el instrumento que contiene los proyectos y metas establecidas por las unidades responsables que integran al Tribunal Electoral a ejecutar en el transcurso de un ejercicio fiscal. El PAT deberá apegarse a lo establecido en el PEI y en las Prioridades Institucionales. El PAT permite a las unidades administrativas: Establecer metas e indicadores que serán el referente para el seguimiento y la evaluación. Sustentar el proyecto de Presupuesto para el ejercicio fiscal siguiente, así como al Programa Anual de Ejecución. Brindar información relevante, oportuna, verificable, comprensible y completa para una mejor y efectiva rendición de cuentas. Propiciar la transparencia en el ejercicio de los recursos públicos. 5

7 4.2 Quién integra el PAT? La integración del PAT involucra a todas las unidades responsables jurisdiccionales, de apoyo técnico y administrativas de la Sala Superior y de las Salas Regionales. La (DGPEI), coordina la integración del Anteproyecto del PAT para el ejercicio fiscal siguiente; para ello proporciona la asesoría que las unidades responsables requieran, mediante la asignación de un asesor para cierto número de estas unidades. Cada unidad responsable debe asignar un enlace y suplente ante la DGPEI para las tareas relacionadas con el PAT. 4.3 Responsabilidad de los Enlaces Es necesario optimizar la comunicación entre los involucrados en el proceso de planeación, programación y presupuestación, por lo tanto, se sugiere que las unidades responsables asignen una misma persona para los asuntos del PAT, del PAE y del Presupuesto. El enlace designado por cada unidad responsable debe: Comunicar y coordinar las reuniones de trabajo, talleres o asesorías que requiera la unidad responsable para la elaboración de su PAT. Distribuir en su unidad responsable la información y material de apoyo que proporciona la DGPEI para la integración del PAT. Sujetarse a los criterios que emita la SA y la DGPEI para tal efecto. Registrar en el SAITE-Planeación, los proyectos e indicadores que la unidad responsable determine para la integración de su PAT. 6

8 El enlace designado por parte de la DGPEI debe: Enviar a los enlaces de las unidades responsables asignadas, material de consulta como son: la guía del PAT, el calendario programático presupuestal, las premisas y prioridades institucionales, la estructura programática interna; los informes de resultados de la ejecución del PAT del año anterior y los ajustes y avances del actual; y aquellos documentos que puedan ser de utilidad. Asesorar a los enlaces en la instrumentación de las metas, indicadores, proyectos, y específicamente en la integración de su PAT. Capacitar en el uso del sistema SAITE-Planeación. 4.4 Insumos y materiales de apoyo para la integración del PAT Para integrar el Anteproyecto del Programa, son de utilidad los siguientes insumos y referentes normativos: Reglamento Interno Acuerdo General de Administración Lineamientos Programático-Presupuestales Premisas y prioridades institucionales Calendario programático-presupuestal Plan Estratégico Institucional Matriz de Indicadores para Resultados Informes del Programa Anual de Trabajo Guía para Programas Específicos Resultado y recomendaciones de evaluaciones y auditorías 7

9 5. Estructura del Programa Anual de Trabajo El Programa Anual de Trabajo integra, por cada unidad responsable, los programas, proyectos e indicadores asociados al cumplimiento de metas y objetivos. Asimismo, en el documento se especifica la programación, entregables y se identifican los medios de verificación que dan soporte a los datos que se registran en el sistema para dar cuenta periódicamente del nivel de cumplimiento. COMPONENTES DEL PAT INDICADORES Estratégicos (MIR) Gestión (Operativos) Dimensión: Eficacia Eficiencia Economía Calidad Características: Adecuado Aportación Marginal Economía Monitoreable Relevancia Cumplimiento de metas y objetivos (Presupuesto base) UNIDAD RESPONSABLE PROYECTOS Anuales Componentes: Identificación del Proyecto Detección del Problema u Área de Oportunidad Información General Implementación del Proyecto Cumplimiento de un objetivo específico (Presupuesto Proyecto) Características: Tiempo limitado Recursos adicionales Involucramiento de áreas Contar con un líder de proyecto Actividades interdependientes 8

10 Cada uno de los componentes que integran el Programa Anual de Trabajo se definen a continuación: 5.1 Detección de Necesidades Es el ejercicio que se realiza en el Proceso Programático Presupuestal para priorizar los proyectos que se llevarán a cabo para atender las prioridades institucionales establecidas para el siguiente ejercicio fiscal. Cuenta con tres apartados: 1. Datos Generales: Contiene los campos básicos para la identificación y valoración de un proyecto. 2. Áreas y Actividades: Establece la relación de las actividades específicas y las áreas que se involucraran para lograr el proyecto. 3. Detalle de Requerimientos: Detalle de los bienes o servicios requeridos para la realización del proyecto. 5.2 Proyectos Qué es un Proyecto? Es el conjunto de actividades y tareas específicas, a cargo de una o varias unidades responsables, que tienen como propósito fundamental crear, mejorar, conservar, ampliar, desarrollar, innovar o transformar la generación de un producto o la prestación de un servicio y con ello, contribuir al logro de los fines institucionales. Los proyectos se formularán por prioridad conforme a los siguientes criterios: Vinculación con el PEI Vinculación con las prioridades institucionales Continuidad y conclusión de esfuerzos Impacto presupuestal 9

11 La DGPEI define la metodología y los criterios para la presentación y administración de los proyectos. A continuación, en el diagrama se muestra el procedimiento: PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR PROYECTOS Procesos de la UR Reglamento Interno del TEPJF Plan Estratégico Institucional Premisas y prioridades Institucionales Lineamientos Programático Presupuestales Estructura Programática Presupuestal Documento proporcionado por la DGPEI Documento proporcionado por la DGPEI INICIO Analizar atribuciones del área así como los resultados de la ejecución de los PAT s anteriores Revisar la criterios relativa al proceso de programación y presupuestación para la integración del PAT Aplicación de formato Detección de Necesidades Integración de la información Presentación de resultados a la Secretaria Administrativa Aviso alas Unidades Responsables de los ajustes requeridos Registro de proyectos en el Sistema SAITE Planeación FIN 10

12 Características de los Proyectos Se realizan para cumplir con un objetivo específico (orientados a satisfacer las necesidades de idear o mejorar productos y/o servicios, resolver problemas o deficiencias, aprovechar oportunidades o disminuir riesgos o amenazas mediante resultados concretos). Tienen un tiempo limitado, un comienzo y un final delimitados (cubren un espacio temporal). Su realización consume tiempo y recursos (humanos, materiales, financieros, logísticos, tecnológicos, etc.). Involucran a diferentes áreas y personas dentro de la estructura (pueden ser transversales e interdisciplinarios). Son únicos, a pesar de que algunos tengan antecedentes similares (por las circunstancias de tiempo, modo, lugar, recursos y entorno, cada proyecto amerita un trato singular). Debe de contar con un líder de proyecto responsable de su realización, así como de las áreas responsables de las etapas. Se organizan o desagregan bajo una secuencia lógica de actividades interdependientes que permite un avance gradual o paulatino (los entregables se consideran nuevos productos o servicios por etapa). Por su periodicidad los proyectos pueden ser: Plurianuales: Proyectos con duración mayor a un año sin exceder de tres, previamente autorizados por la Comisión de Administración. Anuales: Proyectos que sólo abarcan un ejercicio fiscal. 11

13 Ficha técnica del proyecto La ficha formaliza el inicio del proyecto, proporciona información general y permite a los involucrados, identificar claramente el proyecto. Se divide en cuatro grandes apartados: 1. Identificación del Proyecto: Contiene los campos relacionados con la información básica del proyecto como lo son el nombre, la clave presupuestal, la clasificación del proyecto y la localización del área responsable dentro de la Estructura Programática del TEPJF. 2. Detección del Problema o Área de Oportunidad: Toda propuesta de proyecto surge de una detección de necesidades u áreas de oportunidad, las cuales deben quedar documentadas en la ficha técnica. 3. Información General: Contiene la información sustantiva del proyecto, la cual describe aquello que se quiere lograr y la manera en que se llevará a cabo. 4. Implementación del Proyecto: Establece la programación del proyecto, indica la secuencia de actividades agrupadas por etapas, en las cuales se determinan las fechas compromiso, la participación de otras áreas en actividades específicas y los entregables resultantes. 12

14 5.3 Indicadores y Metas Qué es un indicador? El indicador es un dato, estándar, razón, proporción, porcentaje u otro valor cuantitativo que permite evaluar el logro de metas y objetivos. Los indicadores permiten: Medir y valorar avances y resultados. Fundamentar la discusión de resultados. Facilitar la evaluación. Apoyar el proceso de formulación de programas y proyectos. Establecer compromisos sobre los resultados. Rendir cuentas. Tipos de indicadores Estratégicos: Mide el grado del cumplimiento de los objetivos de las políticas públicas y de los programas presupuestarios y deben contribuir a corregir o fortalecer las estrategias y la orientación de los recursos. Gestión: Miden el avance y logro en procesos, es decir, sobre la forma en que los bienes y servicios públicos son generados y entregados 13

15 Características deseables de los indicadores: Adecuado. -Que aporten una base suficiente para evaluar el desempeño. Aportación marginal. -Que en el caso de que exista más de un indicador para medir el desempeño en determinado nivel de objetivo, debe aportar información adicional a la que proporcionen los otros indicadores Claridad. - Que sean precisos e inequívocos. Economía. - Que la información que se proporcione sea necesaria para generar el indicador deberá estar disponible a un costo razonable. Monitoreable. - Que puedan sujetarse a una verificación independiente. Relevancia. - Que midan atributos de un objetivo. Los indicadores deben medir alguna de las cuatro dimensiones del desempeño: Eficacia. - Mide el grado de cumplimiento de los objetivos. Eficiencia. - Mide la relación entre los productos y servicios generados con respecto a los insumos o recursos utilizados. Economía. - Mide la capacidad para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros. Calidad. - Mide los atributos, propiedades o características que deben de tener los bienes y servicios para satisfacer los objetivos del programa. 14

16 Qué es una meta? Son la expresión cuantitativa de los objetivos y permiten, a través de los indicadores medir los resultados y evaluar el cumplimiento logrado por las unidades responsables. Las metas permiten: Medir y evaluar el desempeño. Retroalimentar el trabajo. Instrumentar medidas correctivas en caso de no obtener el desempeño deseado. Características deseables de las Metas: Deben asociarse a objetivos o a factores críticos de éxito. Deben ser factibles de cumplirse con los recursos disponibles. Deben contar con un indicador que permita valorar su avance y cumplimiento en un plazo determinado. A continuación se presenta un diagrama que ilustra su procedimiento: PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR METAS E INDICADORES INICIO Analizar las atribuciones del área objetivo, así como los resultados de la ejecución de los PAT s Identificar los objetivos u áreas de oportunidad a medir Diseñar el indicador considerando la dimensión (eficacia, eficiencia, calidad u economía) Definir meta anual y parcial Establecer la frecuencia de medición, fuente y medios de verificación Validar que el indicador cumpla con las características deseables de los mismos Registrar la información en el Sistema SAITE, en el modulo PAT Firma y envió vía electrónica FIN 15

17 Ficha técnica del indicador Se divide en cinco grandes apartados: 1. Identificación del Área: Es el apartado de donde se diseña y propone al responsable de registrar los datos para su cálculo en el sistema. 2. Datos de Identificación del Indicador: Son los apartados básicos para la integración y creación del indicador. 3. Determinación de Metas: Permite establecer límites o niveles de logro, informan el nivel de desempeño esperado y enfoca la mejora continua. 4. Método de Cálculo: Determina la forma en que se relacionan las variables establecidas para el indicador. 5. Descripción de Variables y Constantes: Variable es el valor que puede cambiar durante la ejecución, pero nunca varía su nombre y su tipo; constante es un valor fijo que se le da cuando se define el indicador y ya no puede ser cambiado durante la ejecución. 16

18 6. Registro de Información en el Sistema SAITE-Planeación El registro de los Proyectos e Indicadores del Anteproyecto del Programa Anual de Trabajo se deberá realizar en el Módulo del Sistema SAITE-Planeación el cual se encuentra disponible en la intranet en el micrositio de la DGPEI. Para el proceso de registro y validación en el mencionado sistema, se deberá considerar lo siguiente: a. Debe de estar registrado un enlace o enlaces con el rol de Capturista b. Debe de estar registrado un enlace o enlaces con el rol de Revisor c. El Titular de la Unidad Responsable, debe de contar con dispositivo E-Token para poder firmar y validar vía electrónica la información registrada en el Anteproyecto del PAT del área. A continuación se presenta un diagrama que ilustra su procedimiento: PROCEDIMIENTO DE REGISTRO EN EL SISTEMA SAITE INICIO Recibe el enlace un correo en el que se le informa la apertura del Sistema El enlace con rol de capturista registrará la información Personal con rol de revisor dará visto bueno de la información previamente registrada El titular de la Unidad Responsable validará y firmará electrónicamente el Anteproyecto del PAT El sistema envía un correo para la validación de la información enviada FIN 17

19 Glosario Concepto Detección de Necesidad Definición Es el ejercicio que se realiza en el Proceso Programático Presupuestal para priorizar los proyectos que se llevaran a cabo para atender las prioridades institucionales y reforzar el logro del Plan Estratégico Institucional del año fiscal siguiente DGPEI Estructura Programática Interna (EPI) Conjunto de categorías de programación que constituyen un esquema de clasificación organizado del quehacer institucional. Sirve de guía a las unidades responsables para alcanzar sus objetivos y metas de acuerdo con el rendimiento esperado de la utilización de los recursos públicos Gestión para Resultados (GpR) Es un modelo de cultura organizacional, directiva y de desempeño institucional que se centra en el logro de los resultados fijados. Tiene más relevancia el qué de hace, qué se logra y cuál es el impacto en el bienestar de la población, es decir, la creación de valor público Indicador Es un dato, estándar, razón, proporción, porcentaje u otro valor cuantitativo que permite evaluar el logro de metas y objetivos Matriz de Riesgos Estratégicos Es un instrumento de gestión que concentra el listado de los riesgos evaluados que, en caso de materializarse pueden impedir el logro en tiempo y forma de los objetivos estratégicos Meta Son la expresión cuantitativa de los objetivos y permiten, a través de los indicadores medir los resultados y evaluar el cumplimiento logrado por la unidad responsable Matriz de Indicadores para Resultados del TEPJF (MIR) Es la herramienta de planeación que alinea el desempeño de los programas al PEI y establece los indicadores que miden el cumplimiento de objetivos y el avance en los resultados esperados Programa Anual de Trabajo (PAT) Es el instrumento que contiene los proyectos y metas establecidas por las unidades responsables que integran el Tribunal Electoral a ejecutar en el transcurso de un ejercicio fiscal Plan Estratégico Institucional (PEI) Premisas y Prioridades Institucionales Es el documento de vigencia plurianual, que describe los objetivos y estrategias necesarias para el logro de la visión y las misiones institucionales Documento que formula la Secretaría Administrativa con la Presidencia del Tribunal Electoral en materia de planeación, programación y presupuesto que permiten definir las prioridades institucionales para el siguiente ejercicio fiscal 18

20 Concepto Presupuesto de proyectos Definición Comprende las asignaciones adicionales al presupuesto base, destinados a la realización de los proyectos autorizados Presupuesto Base Comprende el gasto fijo del Tribunal Electoral, es decir el gasto irreductible e indispensable para operar en condiciones normales con las estructuras orgánicas autorizadas en un momento determinado Proyecto Es un conjunto de actividades y tareas específicas, a cargo de una o varias unidades responsables, que tienen como propósito fundamental crear, mejorar, conservar, ampliar, desarrollar, innovar o transformar la generación de un producto o la prestación de un servicio y con ello, contribuir al logro de los fines institucionales SA Secretaría Administrativa del TEPJF SAITE Sistema interno del TEPJF en el que se registra la planeación y el seguimiento de las actividades de las áreas Sistema de Evaluación del Desempeño (SED) Conjunto de elementos metodológicos que permiten realizar una valoración objetiva del desempeño de los programas, bajo los principios de verificación del grado de cumplimiento de metas y objetivos, con base en indicadores estratégicos y de gestión, que permitan conocer el impacto social y económico de los programas y proyectos, contribuyendo a la instrumentación de una cultura organizacional de gestión para resultados TEPJF Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación Unidad Responsable (UR) Es el área orgánica del Tribunal Electoral que se le encomienda la ejecución de un programa, subprograma o proyecto 19