REGLAMENTO DE FUNCIONES COMITÉ INTERNO

Transcripción

1 SEMAPA BARRANCA S.A. ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ REGLAMENTO DE FUNCIONES COMITÉ INTERNO COMITÉ DE CONTROL INTERNO Barranca, Diciembre 2016

2 fsk Reglamento de Funciones Comité de Control Interno EPS SEMAPA BARRANCA S.A Empresa de Servicio Municipal de Agua Potable v Alcantarillado 3r. Gálvez NQ 640 Reglamento de Funciones del Comité de Control Interno de la EPS SEMAPA BARRANCA S.A Comité creado con Resolución de Gerencia General N GG-SEMAPA BARRANCA S.A. de fecha 10 de Octubre de 2016, se conforma el Comité de Control Interno -CCI de SEMAPA BARRANCA S.A, Quedando integrado por los siguientes: Titulares: Jefe Oficina Planificación y Presupuesto Gerente Administrativo Financiero Gerente Comercial Gerente Técnico Administrador Oficina de Supe Presidente del Comité de Control Interno Secretario del Comité de Control Interno Miembro 1 del Comité de Control Interno Miembro 2 del Comité de Control Interno Miembro 3 del Comité de Control Interno Suplentes: Jefe del Departamento de Recursos Humanos Presidente del Comité de Control Interno Jefe del Área de Control Patrimonial Secretario del Comité de Control Interno Jefe del Departamento de Catastro y Medición Miembro 1 del Comité de Control Interno Jefe del Departamento de Producción y Mantenimiento de Planta Miembro 2 del Comité de Control Interno Jefe del Departamento de Abastecimiento Miembro 3 del Comité de Control Interno

3 yiilí Reglamento de Funciones =^== Comité de Control Interno INDICE ANTECEDENTES 4 CAPITULO I: OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO LEGAL 5 Artículo 1 Objetivo 5 Artículo 2 Alcance S Artículo 3 Marco Legal 5 CAPITULO II: DEL COMITÉ DE CONTROL INTERNO - CCI Artículo 4* Designación del comité 6 Artículo 5 Conformación del comité 6 CAPITULO III: DE LA RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES DEL CCI 7 Artículo 6" De la responsabilidad del CCI 7 Artículo 7 De las funciones y responsabilidades de sus integrantes Presidente Secretario Miembros Titulares y suplentes Equipo del trabajo del SCI 10 CAPITULO IV: DE LAS REUNIONES, CONVOCATORIAS Y ASISTENCIA Artículo 8 De los tipos de Reunión 8.1 Reuniones Ordinarias 8.2 Reuniones Extraordinarias Artículo 9 De las Convocatorias Artículo 10 De la Agenda ící:/íi SEMA» BARRANCA S.A. C.P.C. CARLOSVHANGA CHANGA ststímoecmroiihteimo PRFSíOF/wre-

4 ^" sk Reglamento de Funciones Comité de Control Interno CAPITULO V: DEL DESARROLLO DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ 12 Artículo 11 Del desarrollo de Sesiones 12 Artículo 12 De la adopción de acuerdo 12 Artículo 13 De las Actas 12 DISPOSICIONES FINALES 13 CP.c. CARLÚSCHANGA'CHÁNÓA sistcm OE C0K7R0L mimo PRESIDENTE

5 *ÍsK Reglamento de Funciones Comité de Control Interno ANTECEDENTES La Ley 28716, Ley de Control interno de las entidades, establece las normas para la elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno en las entidades del estado, con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos. Asimismo, con fecha 13 de mayo de 2016 mediante resolución de contraloría N CG se aprueba la Directiva N CG/GPROD "Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado" siendo necesaria la actualización del comité especial de control interno de la EPS. SEMAPA BARRANCA S.A., con la finalidad de que se cumpla con los lineamientos establecidos de acuerdo a la normativa vigente. En ese contexto, mediante Resolución de Gerencia General N GG- SEMAPA BARRANCA S.A. con fecha 10 de Octubre de 2016, se confomna el comité de control interno -CCI de SEMAPA BARRANCA S.A., quedando integrado por los siguientes funcionarios: Titulares Jefe de Planificación y Presupuesto Gerente Administrativo Financiero Gerente Comercial Gerente Técnico Administrador Oficina de Supe Presidente del comité de control interno Secretaria del comité de control interno Miembro 1 del Comité de control interno Miembro 2 del Comité de control interno Miembro 3 del Comité de control interno. Suplentes Jefe del Departamento de Recursos Humanos Jefe del Área de Control Patrimonial Jefe del Departamento de Catastro y Medición Jefe del Departamento de Producción y Mantenimiento de Plantas Jefe del Departamento de Abastecimiento Además, se emite el Acta N 01 de instalación del comité de control interno de SEMAPA BARRANCA S.A, mediante el cual el comité expresa su compromiso con el diseño, implementación, seguimiento y evaluación del sistema de control interno.

6 IsK Reglamento de Funciones ^ = Comité de Control Interno CAPITULO I: OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO LEGAL Articulo1.* objetivo El presente reglamento tiene por objetivo establecer la organización, funciones y competencias del Comité de Control Interno - CCI, permitiendo así una adecuada gestión en la planificación, ejecución y seguimiento del sistema de control interno en SEMAPA BARRANCA S.A. Artículo 2. - Alcance Las disposiciones contenidas en el presente reglamento son de aplicación para los miembros del comité de control interno, coordinadores y equipos de trabajo, que según criterio del CCI sean requeridos y acordados en las reuniones durante el proceso de implementación. Artículo 3.- Marco Legal Ley N 27658, Ley Marco de Modernización de la gestión del estado. Promulgada el17 de enero de Ley N ley orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, promulgada el 22 de julio del Ley N ley de control interno de las Entidades del estado, promulgada el 27 de marzo de Resolución de Contraloría General N CG, Nonnas de control Interno para las entidades del estado, promulgadas el 3 de Noviembre de Resolución de contraloría general N CG aprueba la "Guía para la implementación del sistema de control interno de las entidades del estado ", publicado el 30 de octubre de Resolución de contraloría N CG, que aprueba las normas generales de control gubernamental, y su modificatoria. Resolución de contraloría N'' CG, que aprueba la directiva N CG/PROD, "Implementación del sistema de control interno de las entidades del estado Promulgada el 13 de mayo de Marco de referencia COSOll-2013, como la metodología para la implementación del sistema de control interno.

7 Reglamento de Funciones Comité de Control Interno Artículo 4.- Definiciones TITULAR DE LA ENTIDAD = Presidente Del Directorio COI = Comité de Control Interno SCI = Sistema de Control Interno CAPITULO II: DEL COMITÉ DE CONTROL INTERNO - CCI El Comité depende directamente del Directorio, a quien informa el cumplimiento de cada una de las actividades establecidas en cada una de las etapas de implementación del Sistema de Control Interno - SCI de la entidad. Artículo 5.-Designación del comité El CCI, será designado mediante acuerdo de directorio y oficializado mediante Resolución de Gerencia General. Estará integrado por cinco (05) miembros titulares y con sus correspondientes suplentes. Dentro de los miembros se designará a los que ocupen los cargos de Presidente(a) y Secretario(a). Artículo 6.- Conformación del comité 1. -EI CCI debe instalarse en un plazo máximo de siete (07) días hábiles contados desde el día siguiente de emitida la Resolución de su confomriación, lo cual debe constar en acta de instalación respectiva. 2. -EI CCI sesiona como máximo cada sesenta días calendarios con asistencia obligatoria de sus miembros titulares, quienes son reemplazados por los miembros suplentes, únicamente en caso de ausencia justificada comunicado con un plazo mínimo de 24 horas por escrito, dirigido al presidente del CCI. 3. -L0S miembros suplentes gozan de las mismas atribuciones y asumen responsabilidades al igual que los miembros titulares. Estos últimos no podrán ausentarse por más de dos (02) sesiones al año El CCI elabora y valida su proyecto de Reglamento, posteriormente lo propone ai Directorio para su aprobación y que posteriormente debe ser oficializado mediante Resolución de Gerencia General.

8 Comité de Control Interno 5. - El COI puede cx)nfomiar uno o más equipos de trabajo que sirvan de soporte durante la implementación del SCI en la entidad, para lo cual especifica las actividades encargadas una vez conformados El CCI solicita formalmente a cada unidad orgánica de la EMPRESA SEMAPA BARRANCA la designación de un coordinador de control interno. CAPITULO III: DE LA RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES DEL CCI Artículo 7.-Responsabilidades y funciones del CCI 1. - El CCI, es el encargado de conducir y garantizar la adecuada planificación, ejecución y evaluación del SCI de la entidad Monitorear el proceso de sensibilización y capacitación del personal de la entidad sobre el SCI Desarrollar el diagnóstico actual del sistema de control interno de la entidad a través del equipo de trabajo con el apoyo de los funcionarios responsables y coordinadores de control interno, los resultados obtenidos producto del diagnóstico serán plasmados en un informe que es aprobado por el comité y presentado ante el titular de la entidad para que disponga la elaboración del plan de trabajo para el cierre de brechas Proponer la estimación de los recursos necesarios para la implementación del SCI Informar al Titular de la entidad sobre los avances realizados en materia de implementación del SCI Coordinar con todas las áreas y/o departamentos de la entidad, aspectos pertinentes a la implementación del SCI Comunicar a todo el personal de la importancia de contar con un Sistema de Control Interno eficiente Elaborar los reportes de evaluación al término de cada etapa (fase de planificación) según Anexo N 01 de la Directiva N'' CGR/GROD, así como los trimestrales (fase de ejecución) según Anexo N 02 de la precitada Directiva. Los reportes de evaluación de las fases de planificación y ejecución, visados y suscritos por cada miembro del comité, se remiten al Titular De La Entidad a fin que tengan conocimiento del estado situacional y disponga de las acciones que correspondan.

9 Reglamento de Funciones Comité de Control Interno 9. - Remitir dentro de los plazos establecidos en la precitada Directiva N CGR/GROD el informe de avances de la Implementación del SCI según Anexo N 04 al Titular De La Entidad Elaborar y remitir el Informe Final al término del plazo de implementación del SCI según Anexo N 03 de la Directiva N CGR/GROD. El informe final visado y suscrito por cada miembro del comité, se remite al Titular De La Entidad para que tome conocimiento de la implementación y garantice la continuidad de control interno en la entidad. 11.-Registrar de manera obligatoria y permanente la información correspondiente a la implementación del SCI, en el aplicativo informático seguimiento y evaluación del sistema de control interno dispuesto por la contraloría Retroalimentar constantemente el proceso de implementación del SCI Difundir en el portal web las actividades, buenas prácticas y logros obtenidos en las diversas etapas de implementación del SCI Formular las consultas que sean necesarias al Departamento de Control Interno de la CGR tras funciones contenidas en la Guía para la implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado, aprobada por Resolución de Contraloría General N CG y normas vigentes. Articulo 8.- De las funciones y responsabilidades de sus integrantes 8.1 Presidente 1. Representar al comité del control interno. 2. Convocar y dirigir las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité, 3. Proponer la ampliación del número de miembros del comité según lo amerite la importancia de la participación de los mismos. 4. Proponer al Titular de la Entidad la remoción de algún miembro del CCI, por incurrir en la causal del literal e) del articulo Aprobar la agenda propuesta por el secretario (a) o quien haga sus veces.

10 l'/s^ Reglamento de Funciones ^=='=^ Comité de Control Interno 6. Designar o Delegar las actividades referidas a la implementación del SCI al o los equipos del trabajo y coordinadores del SCI, de considerario necesarias. 7. Aprobar los informes, planes y demás documentos derivados de las fases de planificación, ejecución y evaluación de SCI. 8. Actualizar el presente Reglamento de considerario necesario Velar por el cumplimiento del presente Reglamento. 10. Hacer uso del voto dirimente de ser necesario. 11. Registrar la información de la implementación del SCI en el aplicativo informático seguimiento y evaluación del sistema de control interno dispuesto por la contraloría. 12. Realizar ante al titular de la Entidad las gestiones necesarias para la aprobación de disposiciones y toma de decisiones oportunas para la implementación de SCI. 13. Informar al Titular de la entidad sobre el estado situacional de la implementación del SCI 8.2 Secretaria (o) 1. organizar las reuniones convocadas por el presidente. 2. -proponer al presidente el proyecto de agenda de las sesiones y llevar el registro de actas 3. verificar el quorum de las reuniones, para la toma de acuerdos. 4. Elaborar el acta de cada sesión. 5. Mantener organizado el acervo documentario del comité de control interno. 6. Realizar el seguimiento de los acuerdos adoptados otras que le asigne el presidente 8.3 Miembros 1. Asistir y participar activamente en las reuniones ordinarias y extraordinarias. 2. Ejercer su derecho a voz y voto, cuando sea necesario. 3. Participación en la toma de acuerdos, firma de acta e implementación de los acuerdos adoptados en las Actas. fí^.íisemab'a B/lRRANCA S.A. CP.C. CARLOKMHANGA CHANGA StSTCnU OC CONTROL IHTCRHO PRESIDENTE

11 Comité de Control Interno 4. Informar sobre los avances de la implementación del sistema de control interno en el ámbito de sus competencias 5. Difundir y aplicar el marco normativo del SCI. 6. Coordinar sobre las acciones sobre la implementación del SCI, en el área de su competencia. 7. Los miembros suplentes del CCI, se encargarán de realizar el seguimiento y monitoreo del cumplimento de las acciones de cada una de las fases del proceso de implementación del SCI. 8. y otras que le asigne el presidente 8.4 Equipos de trabajo del CCI Los equipos de trabajo podrían estar conformados por miembros del comité y/o coordinadores. El CCI en uso de sus facultades podrá delegar a los equipos de trabajo y lo Coordinadores de control interno las siguientes funciones: Equipos de trabajo: a. Desarrollar el diagnostico actual del control interno dentro de la entidad. b. Elaborar, coordinar y monitorear la ejecución del Plan de Trabajo del SCI y Plan de Gestión de Riesgos. c. Efectuar las gestiones necesarias con las gerencias y Oficinas a través de los coordinadores designados por los respectivos gerentes. d. Promover la participación activa de los coordinadores en las fases de implementación del SCI. e. Seguimiento, evaluación y mejora continua del sistema de control interno de la entidad. f. Otras funciones que el CCI designe. Coordinadores de Control Interno a. Los coordinadores designados ante el CCI, interactúan con el Comité durante el proceso de implementación del SCI a fin de facilitar información y atender consultas. b. Otras funciones que el CCI designe. CP.c. CARLO^WANCA CHANCA sisrmmconmlmmo PRESIDENTE 10

12 == Comité de Control Interno CAPITULO IV: DE LAS REUNIONES, CONVOCATORIAS Y ASISTENCIA Artículo 9. -Tipos de reunión Reuniones Ordinarias Son aquellas que tienen periodicidad regular para tratar asuntos que no requieran acción inmediata, incluidos en una agenda propuesta. El COI, se reunirá con carácter ordinario de manera mensual. Se realizaran por convocatoria de la presidencia del COI Reun ones Extraordinarias Son aquellas que no tienen periodicidad regular y se convocan para tratar uno o más asuntos con carácter de urgente. La convocatoria es realizada por la presidencia. Dichas reuniones podrán ser sugeridas a la presidencia del comité por cualquier miembro del COI. Artículo 10.-De Las convocatorias La convocatoria de las sesiones es facultad de la presidencia tanto para las reuniones ordinarias y extraordinarias. La notificación de la convocatoria se efectuará vía correo electrónico institucional y/o mediante documento, a los miembros del COI, coordinadores del CCI y Equipo de trabajo que estime conveniente. La convocatoria debe ser remitida con 02 días hábiles de anticipación a la realización de la reunión del comité. I Los miembros del Comité deberán confirmar su asistencia por medio de correo electrónico o de ser el caso, informar la asistencia del miembro suplente con al menos un (1) día de anticipación. La convocatoria debe contener la hora, fecha y lugar de la reunión, adicionalmente debe llevar adjunta la propuesta de agenda a tratar, así como la documentación que el Presidente del Comité estime necesaria.

13 Reglamento de Funciones Comité de Control Interno Artículo De La Agenda Sera propuesta por la secretaria (o) en coordinación con los demás miembros para aprobación del presidente del COI. Puede ser remitida por escrito o vía a la presidencia con anticipación a la reunión. El contenido deberá considerar la revisión de los acuerdos de la reunión anterior y los temas propuestas a tratar que podrán variar de acuerdo al desarrollo de la misma con autorización de la presidencia. CAPITULO V: DEL DESARROLLO DE LAS REUNIONES Articulo 12.- De las reuniones a. Es obligatoria b. El quorum para el inicio de las reuniones dei comité requiere de la asistencia mínima de 03 de sus miembros titulares c. El presidente moderara la reunión, controlando el tiempo de la misma, dando la palabra al que lo solicite y dando por cerrado un tema cuando así lo considere. d. De no disponer del tiempo suficiente uno o más temas programados podrán quedar postergados para la siguiente reunión a solicitud de cualquier miembro y con la aprobación de la presidencia. e. Las inasistencias a las reuniones por los miembros titulares podrán ser hasta un máximo de 04 reuniones debidamente justificada. f. Los miembros suplentes remplazaran en un número máximo de 04 reuniones del comité a los miembros titulares del CCI. g. La votación del presidente es dirimente en todo los casos h. Los acuerdos se adoptan por mayoría simple de los miembros participantes, quienes necesariamente deben emitir su voto. Artículo 13.-De la adopción de acuerdos. Los acuerdos serán dados por validos cuando la mayoría de los asistentes lo aprueben.

14 Reglamento de Funciones Comité de Control Interno De haber desacuerdo en algún tema se someterá a votación y en caso de empate el presidente dará el voto dirimente. Los miembros ausentes podrán manifestar luego si están en desacuerdo, pero no podrán varias el resultado de la votación. Artículo 14.-De las Actas Serán redactadas por la secretaria (o) del COI. El contenido de las actas deberá considerar: o Lugar y fecha de la reunión. o Relación de asistentes, miembros e invitados. o Antecedentes o Agenda o Acuerdos adoptados o Firma de los miembros asistentes. DISPOSICIONES FINALES Primera.- Los casos no previstos en el presente reglamento serán resueltos por el CCI-SEMAPA BARRANCA teniendo en cuenta los principios del procedimiento administrativo contenidos en la ley N 27444, ley del procedimiento administrativo general. Segunda.- Las modificatorias al presente Reglamento, podrá ser propuesta por el presidente del CCI-SEMAPA BARRANCA o por al menos de un tercio de los miembros del CCI-SEMAPA BARRANCA en escrito dirigido al presidente y firmado por todos los solicitantes. Tercera.- El presente Reglamento entra en vigencia al día siguiente de su aprobación.