CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO:

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1 PROGRAMA DE FORMACIÓN CONTINUA 2013 CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO: MICROSOFT EXCEL 2010 Ourense, do 14 de outubro ao 6 de novembro de 2013 Aulas de Postal Escuela de Negocios Rúa Reza, 3. Ourense

2 Programa Provincial de Formación Continua CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO: MICROSOFT EXCEL 2010 PRESENTACIÓN A Deputación Provincial de Ourense, no marco do Acordo de Formación para o Emprego das Administracións Públicas, deseñou para o ano 2013 un novo Programa provincial de formación continua, de carácter agrupado, destinado á realización de accións formativas dirixidas ao persoal da Administración local. No citado plan de formación profesional aprobado pola Comisión de Formación para o Emprego da Administración Local (CFDAL) na súa sesión do 13 de marzo de 2013 e subvencionado polo Ministerio de Facenda e Administracións Públicas, segundo a Resolución do 10 de xuño de 2013 do Instituto Nacional de Administracións Públicas, contemplouse un ano máis a Área de Informática e Novas Tecnoloxías. Dentro das actividades de formación continua programadas nesta área convocouse o CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO: EXCEL 2010, publicado no BOP n.º 190, do 20 de agosto de 2013, e realizado no marco do Convenio de Colaboración asinado pola Deputación de Ourense coa Escola Galega de Administración Pública (EGAP) o 30 de xaneiro de 2013 para o desenvolvemento de actividades de formación dirixidas aos traballadores das entidades locais da provincia. DESTINATARIOS DO CURSO Persoal ao servizo da Administración local que teña que empregar o ordenador para incrementar a eficacia e a produtividade do seu traballo. Persoal das entidades locais que teña que empregar o ordenador para a xestión de datos numéricos. Persoal das corporacións locais que realice labores administrativas con mecanización informática e que deba manexar follas de cálculo no seu posto de traballo. OBXECTIVOS DO CURSO Empregar follas de cálculo con habilidade empregando as funcións habituais en todas aquelas actividades que requiran tabulación e tratamento aritmético-lóxico e/ ou estatístico de datos e información, así como a súa presentación en gráficos. Identificar as prestacións, procedementos e asistentes da folla de cálculo describindo as súas características, as características de protección e seguridade en follas de cálculo. Aprender a usar a aplicación informática Ms-Excel como ferramenta para realizar traballos administrativos e contables, así como a utilización das súas funcións de edición e manexo de datos, inserción de fórmulas e outras prestacións. Adquirir os coñecementos básicos para saber traballar correctamente cunha folla de cálculo, co fin de simplificar algunhas operacións contables e poder resolver problemas de cálculos que normalmente resultan complexos. Fomentar o uso nas entidades locais das novas ferramentas microinformáticas co obxecto de automatizar as tarefas administrativas e de mellorar a calidade dos servizos tipo, así como en relación con criterios medioambientais definidos. DESENVOLVEMENTO DO CURSO Duración do curso: 50 horas lectivas. Datas de realización: do 14 de outubro ao 6 de novembro de Horario das clases: de 17:00 a 20:35 horas; de luns a xoves. Lugar: aulas de Postal Escuela de Negocios. Rúa Reza, 3. Ourense. PROGRAMA 1. CONCEPTOS XERAIS E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA APLICACIÓN DE FOLLA DE CÁLCULO. 2. DESPRAZAMENTO POLA FOLLA DE CÁLCULO. 3. INTRODUCIÓN DE DATOS NA FOLLA DE CÁLCULO. 4. EDICIÓN E MODIFICACIÓN DA FOLLA DE CÁLCULO. 5. ALMACENAMENTO E RECUPERACIÓN DUN LIBRO. 6. OPERACIÓNS CON RANGOS. 7. MODIFICACIÓN DA APARIENCIA DUNHA FOLLA DE CÁLCULO. 8. FÓRMULAS. 9. FUNCIÓNS. 10. INSERCIÓN DE GRÁFICOS, PARA REPRESENTAR A INFORMACIÓN CONTI- DA NAS FOLLAS DE CÁLCULO. 11. INSERCIÓN DE OUTROS ELEMENTOS DENTRO DUNHA FOLLA DE CÁLCULO. 12. IMPRESIÓN. 13. TRABALLO CON DATOS. 14. EMPREGO DAS FERRAMENTAS DE REVISIÓN E TRABALLO CON LIBROS COMPARTIDOS. 15. IMPORTACIÓN DENDE OUTRAS APLICACIÓNS DO PAQUETE OFIMÁTICO. 16. PLANTILLAS E MACROS.

3 CURSO APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO: MICROSOFT EXCEL 2010 EQUIPO DOCENTE Roberto Domínguez Vázquez. Enxeñeiro Técnico Superior en Telecomunicacións. Xefe de Estudos de Postal Escuela de Negocios. Formador do Plan AFD e do FEDAP. DIPLOMAS E CERTIFICADOS DE ASISTENCIA Outorgaráselles o correspondente diploma de aproveitamento aos alumnos que asistan e participen con regularidade no desenvolvemento do curso e que superen satisfactoriamente as probas de avaliación do curso. Aqueles alumnos, que tendo asistido con regularidade e participado no curso, non superen satisfactoriamente as probas de avaliación, obterán un certificado que acreditará a súa asistencia á acción formativa. É obrigatoria a asistencia e a puntualidade a todas as sesións do curso. Toda inasistencia a clase deberá ser debidamente xustificada polo interesado sen exceder endexamais o 10% das horas lectivas do curso; unha inasistencia superior ao 10% da duración da acción formativa, aínda que sexa xustificada, impedirá a expedición do certificado de asistencia ou do diploma de aproveitamento correspondente. INFORMACIÓN E INSCRICIÓNS Deputación Provincial de Ourense Área de Secretaría Xeral Servizo de Recursos Humanos NEGOCIADO DE FORMACIÓN Rúa do Progreso, 30-2º Ourense Teléfono: Fax: formacion@depourense.es Web:

4 COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA APLICACIONES INFORMÁTICAS DE HOJAS DE CÁLCULO Ourense Vigo Santiago A Coruña Lugo Pontevedra Ferrol Valladolid Madrid

5 Dirección de la Editorial: Francisco Nóvoa Rodríguez Javier Nóvoa de Manuel Anagrama LUCHA CONTRA LA PIRATERÍA Propiedad de Unión Internacional de Escritores Será perseguida de acuerdo con la legislación vigente la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio, existente o de próxima invención, incluido el tratamiento informático, transformación, plagio, distribución, fotocopia o comunicación de cualquier forma, ya sea por método electrónico, mecánico o por registro, sin el permiso previo y por escrito de los editores y titulares del. No está permitida cualquier otra forma de cesión de uso del ejemplar. Servipost Editores Servipost Editores Servipost EDITORES Rúa Progreso, 85 Local 55 Ourense- tel: serviaca@academiapostal.es ISBN: Dep. Legal: OU Septiembre 2012 IMPRESO EN GALICIA (ESPAÑA) - PRINTED IN GALICIAN (SPAIN) IMPRIME: Tórculo Artes Gráficas, S.A.

6 CONCEJO DE REDACCIÓN Y COORDINACIÓN Francisco NÓVOA RODRÍGUEZ Javier NÓVOA DE MANUEL Marta María NOVOA DE MANUEL Ángeles FERNÁNDEZ NIETO Esther MÉNDEZ CID Manuel Ángel FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ María José BORRAJO PAZOS René LÓPEZ FERNÁNDEZ Ricardo RODRÍGUEZ VELOSO

7 PRESENTACIÓN El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación. Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada. En concreto, la normativa vigente establece: En el caso de la Administración, este sistema permitirá simplificar el acceso y promoción a la función pública, eliminado pruebas para comprobar los conocimientos en esta materia, tanto de funcionarios como de OPOSITORES. Además, contribuirá a fomentar el uso eficiente y eficaz de las tecnologías de información y de las comunicaciones en la ciudadanía y en el personal de las administraciones públicas La Certificación podrá valorarse como mérito o establecerse como requisito de participación en los procesos de provisión de puestos de trabajo y en la selección de personal y como base objetiva para la promoción profesional, en los términos que establece la normativa reguladora de la función pública. El desarrollo normativo abre la posibilidad de establecer pruebas de acceso libres a la ciudadanía para obtener el certificado Preparación completa de las aplicaciones de Microsoft Office 2007 (Word, Excel, Access, PowerPoint, Internet/Intranet y correo-e). El alumno-opositor dispondrá de una preparación completa de las cinco Unidades formativas, para obtener los conocimientos teórico-prácticos necesarios para superar con éxito las pruebas exigidas para la obtención del Certificado de Competencias digitales de Ofimática, o de los exámenes del ejercicio práctico de informática, en la respectiva oposición de acceso a la Administración.

8 La certificación de Competencias Digitales en Ofimática podrá eximir a los opositores de la realización del examen práctico de informática, exigido tradicionalmente por las Administraciones, para los exámenes de acceso a determinadas oposiciones. Igualmente se puede acceder a formación complementaria a través de Internet, en modalidad on-line desde nuestro Portal de Formación Virtual: Nos gustaría finalizar esta presentación haciendo referencia a nuestros deseos iniciales: "haber cumplido con el objetivo propuesto". Mientras tanto expresamos al alumno nuestros mejores deseos de éxito. ServiPost EDITORES

9 PRÓLOGO "Pregunta quien puede, responde quien sabe", afirmaba el profesor Álvaro D Ors. Al publicar este temario cumplimos el deber básico de un profesor, RESPONDER. Servipost- Editores - que publica este nuevo temario, lo hace con la seguridad de que la experiencia acumulada por nuestro equipo de profesores, en los más de 40 años que llevamos dedicados a la preparación de opositores para ingreso en el Sector Público, responde, no sólo a las dudas o consultas de nuestros alumnos, sino, lo que es más importante, a las ilusiones y experiencias, de los más de veintiún mil funcionarios formados en nuestras aulas. El presente manual desarrolla la Unidad formativa UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo. Actualmente, en el mundo empresarial, el software empresarial de mayor relevancia es Microsoft Office y dentro de este encontramos Excel como una potente hoja de cálculo. Los/as alumnos/as profundizarán en el conocimiento de las técnicas de Excel y podrán elaborar hojas de cálculo profesionales muy completas utilizando todas las funciones desde las más básicas hasta las más complejas de esta aplicación. Para finalizar, queremos poner a tu disposición este manual, elaborado, con el apoyo y el MÉTODO del centro líder, para que, sumado a tu esfuerzo y dedicación, permita que tus ilusiones y esperanzas también se hagan realidad. Con nuestros mejores deseos de éxito Francisco Nóvoa Rodríguez, Director

10 ÍNDICE TEMA 1 TEMA 2 TEMA 3 TEMA 4 TEMA 5 TEMA 6 TEMA 7 TEMA 8 TEMA 9 TEMA 10 TEMA 11 TEMA 12 TEMA 13 TEMA 14 TEMA 15 TEMA 16 CONCEPTOS GENERALES Y CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE UN LIBRO OPERACIONES CON RANGO MODIFICACIÓN DE LA APARIENCIA DE UNA HOJA DE CÁLCULO FÓRMULAS FUNCIONES INSERCIÓN DE GRÁFICOS PARA REPRESENTAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS HOJAS DE CÁLCULO INSERCIÓN DE OTROS ELEMENTOS DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO IMPRESIÓN TRABAJO CON DATOS UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE REVISIÓN Y TRABAJO CON LIBROS COMPARTIDOS IMPORTACIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES DEL PAQUETE OFIMÁTICO PLANTILLAS Y MACROS

11 TEMA 1 CONCEPTOS GENERALES Y CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO 1. INTRODUCCIÓN 2. INSTALACIÓN E INICIO DE LA APLICACIÓN 3. CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN 4. ENTRADA Y SALIDA DEL PROGRAMA 5. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO 6. AYUDA DE LA APLICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO 7. OPCIONES DE VISUALIZACIÓN (ZOOM, VISTAS, INMOVILIZACIÓN DE ZONAS DE LA HOJA DE CÁLCULO, ETC.) 8. RESUMEN CCCD01EXCEL.12T1

12 TEMA 1: EXCEL TEMA 1 CONCEPTOS GENERALES Y CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO 1. INTRODUCCIÓN Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas bases de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número ) algunos de los algoritmos en La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron el caso en los tribunales estableciéndose que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de software. Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en un tablero. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un ordenador, CCCD01EXCEL.12T1 Servipost - Editores 13

13 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso. Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la aplicación fundamental que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser solo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también una herramienta en los negocios y en las empresas. 2. INSTALACIÓN E INICIO DE LA APLICACIÓN A pesar de que en el mercado existen soluciones para manejar hojas de cálculo muy interesantes como Sun StarOffice Calc, paquete StarOffice, Calc del paquete OpenOffice, IBM/Lotus del paquete SmartSuite, Corel Quattro Pro del paquete WordPerfect, KSpread del paquete KOffice, paquete gratuito de Linux, etc., pero es sin duda Microsoft Office Excel incluido en el paquete Microsoft Office el líder mundial en uso de estos elementos. En los próximos capítulos se aprenderá a usarlo de una forma sencilla. La versión usada es la 2007 desarrollada para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac. Excel posee una serie de características propias que lo diferencian de sus competidores: Grandes dimensiones de sus hojas de cálculo. Office 2007 ha ampliado el número de celdas disponibles, admite hasta 1 millón de filas y columnas por hoja de cálculo, en concreto tiene filas por columnas, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos. 14 Servipost - Editores CCCD01EXCEL.12T1

14 TEMA 1: EXCEL Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. Trabaja con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Bases de Datos como Access. Aunque se puede adquirir Excel 2007 de una forma independiente, la mayoría de usuarios lo maneja como una aplicación dentro del paquete Office INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN Para instalar el programa Excel el primer paso es insertar en el equipo el CD de instalación de Microsoft Office Si el equipo tiene activada la reproducción automática, la instalación comenzará instantáneamente, y se instalará todo el paquete Microsoft Office 2007, solo con seguir los pasos que se indican en el disco. En caso de que no se active la instalación automática habrá que realizar los siguientes pasos: 1. Cerrar todos los programas en ejecución. 2. Insertar el CD-ROM de Microsoft Office 2007 en la unidad correspondiente. 3. Seguir la ruta: Botón Inicio -> Ejecutar. 4. Hacer clic sobre el botón Examinar y localizar el archivo "Setup.exe" en la unidad de CD-ROM (normalmente dicha unidad es la D:). 5. Seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Aceptar. Se podrá comprobar que la instalación está guiada en todo momento por un asistente que presenta una serie de pantallas en las cuales se irán introduciendo los datos requeridos para la instalación correcta del programa. CCCD01EXCEL.12T1 Servipost - Editores 15

15 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Una vez completada la instalación con éxito, habrá que reiniciar el ordenador. Finalizado el proceso se observará cómo el paquete de aplicaciones que incluye según versiones el procesador de textos Microsoft Office Word 2007, la hoja de cálculo Microsoft Office Excel 2007 y la herramienta de creación de bases de datos Microsoft Office Access 2007, etc., para arrancar la aplicación se deberá seguir la siguiente secuencia de clics de ratón: Botón Inicio -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel Servipost - Editores CCCD01EXCEL.12T1

16 TEMA 1: EXCEL 3. CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN Como se ha comentado anteriormente al instalarse el programa se crea una entrada a Microsoft Excel 2007 en el menú Todos los programas del botón Inicio (abajo a la izquierda de la pantalla) de la barra de tareas. Es recomendable para mayor comodidad, crear un acceso directo a Microsoft Excel en su escritorio a fin de hacer el programa más accesible. Para ello habrá que seguir la ruta: Botón Inicio -> Todos los programas. Acceder al grupo de programas denominado Microsoft Office, y dentro de este grupo situarse sobre el icono de Microsoft Office Excel Sobre él hacer clic con el botón derecho del ratón. En el menú contextual que le aparece elegir la opción Crear acceso directo. De esta manera aparecerá una nueva entrada de la aplicación Excel 2007, bajo la original. CCCD01EXCEL.12T1 Servipost - Editores 17

17 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Para que este acceso directo aparezca en el escritorio, habrá que seleccionarlo con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta el escritorio. También es posible arrastrar hacia el escritorio el elemento Microsoft Excel (acceso directo) que se encuentra en menú Inicio -> Todos los Programas. De hacerlo por esta vía, habrá que mantener pulsada la tecla [Control] mientras se arrastra porque de no hacerlo así se movería el elemento en vez de copiarlo (duplicarlo). 4. ENTRADA Y SALIDA DEL PROGRAMA Ya se ha visto anteriormente cómo ejecutar la aplicación mediante la ruta: Botón Inicio -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel Servipost - Editores CCCD01EXCEL.12T1

18 TEMA 1: EXCEL Habrá que recordar que también se ha creado un acceso directo en el escritorio que permitirá, haciendo doble clic de ratón sobre él, acceder al programa. Una vez hecho esto el programa se habrá ejecutado y habrá conseguido en pantalla una imagen semejante a la siguiente: Arriba a la izquierda se encontrará un botón con un tamaño mayor al resto de objetos en pantalla, es el botón Office, mediante este botón se puede acceder a operaciones básicas como cerrar, salir, imprimir, etc. Para cerrar el programa hacer clic sobre él, siguiendo la secuencia: Botón Office -> Salir de Excel. CCCD01EXCEL.12T1 Servipost - Editores 19

19 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Realizando esta operación se podrá apreciar como el programa se cierra completamente. 5. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO Se hará un breve repaso a los diferentes elementos que aparecen al abrir el programa: Botón MS Office : abre el menú de acceso a los comandos básicos de la aplicación (crear un nuevo documento, abrir, guardar, salir e imprimir un documento...) y también a otras funciones como compartir un archivo o incluso personalizar la aplicación. Barra de títulos e iconos: en el centro aparece el nombre del documento activo (en nuestro caso Libro 1, pues se trata de un nuevo documento), seguido del nombre de la aplicación. Cinta de opciones: contiene la mayoría de los comandos de la aplicación y sustituye a los menús y barras de herramientas de las versiones precedentes de Excel. Estos comandos se agrupan por Fichas. Al seleccionar un objeto, como una imagen, un gráfico, etc., aparecen fichas adicionales, llamadas Fichas contextuales. 20 Servipost - Editores CCCD01EXCEL.12T1

20 TEMA 1: EXCEL Barras y flechas de desplazamiento: las flechas que aparecen en las barras de desplazamiento indican la posición que ocupa el cursor en el documento. Además permiten que el usuario pueda visualizar la parte de texto que no aparece en pantalla. Barra de pestañas: que permite desplegar los distintos grupos de opciones que aparecen en la Cinta de opciones. Vistas: los tres botones corresponden a las posibles visualizaciones del documento (Normal, Diseño de página, Vista previa de salto de página); la visualización Normal es la que aparece por defecto. Zoom: el control deslizante Zoom permite acercar o alejar la vista del libro activo. Desplácese con el ratón por la Cinta de Opciones y relacione cada grupo de opciones con la pestaña en la que se encuentra. Grupo Pestaña Ventana Revisar Comentarios Inicio Opciones de la hoja Insertar Gráficos Diseño de página Estilos Vista SOLUCIÓN Ventana Comentarios Opciones de la hoja Gráficos Estilos Vista Revisar Diseño de página Insertar Inicio 6. AYUDA DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO Existen varios métodos para obtener la Ayuda de Microsoft Office Excel Un método consiste en hacer clic en el botón cuyo icono es un interrogante, que encontrará en la Banda de opciones. CCCD01EXCEL.12T1 Servipost - Editores 21

21 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA En ambos casos aparecerá el cuadro de diálogo de la Ayuda como el que se muestra en la imagen. Se pueden hacer búsquedas del contenido deseado sin más que escribir las palabras clave en el cuadro superior en blanco y hacer clic en Buscar. El programa cuenta además con una ayuda online completa y actualizada que es realmente recomendable usar, para lo que se debe evidentemente poseer una conexión a internet. 22 Servipost - Editores CCCD01EXCEL.12T1

22 TEMA 1: EXCEL 7. OPCIONES DE VISUALIZACIÓN (ZOOM, VISTAS, INMOVILIZACIÓN DE ZONAS DE LA HOJA DE CÁLCULO, ETC.) 7.1. ZOOM En la ficha Vista se encontrará le grupo Zoom donde se encuentran las herramientas que le facilitan la posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño del texto en pantalla con el fin de percibir con más detalle el texto que se escribe. También a partir de la versión 2007 MS Office incorporó una barra deslizable en la barra de estado que le permite la modificación del tamaño de la zona de trabajo si más que desplazar el botón presente en ella VISTAS Microsoft Office Excel 2007 propone tres tipos de vistas principales: la Vista normal, Vista diseño de página y Vista previa salto de página. La Vista normal es el tipo activado y usado de forma predeterminada. Para activarla hay que dirigirse a la ficha Vista y haga clic en el botón normal del grupo de Vistas de libro. CCCD01EXCEL.12T1 Servipost - Editores 23

23 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Para obtener este tipo de vista, también se puede hacer clic en la herramienta situada a la derecha de la barra de estado. La siguiente vista disponible es la Vista diseño de página. Para activarla hay que hacer clic en el botón Diseño de página del grupo Vistas del libro. En la Vista diseño de página, Excel muestra la disposición general de la hoja de cálculo tal y como se imprimirá en una hoja de papel. Se podrán apreciar la parte superior de dos páginas, las reglas horizontal y vertical que se observan permiten también posicionar correctamente los objetos y ver o modificar directamente los márgenes de página en la hoja de cálculo. También se puede hacer clic en la herramienta situada a la derecha de la barra de estado. Puede además activar la Vista previa de salto de página que muestra una vista preliminar donde se interrumpen las páginas al imprimir el documento. Para activarla es necesario hacer clic en el botón Vista previa de salto de página del grupo Vistas del libro. 24 Servipost - Editores CCCD01EXCEL.12T1

24 TEMA 1: EXCEL También se encontrará un botón en la barra de estado que permitirá activar esta vista. Las dos últimas vistas que el programa propone son: la Vista personalizada, que guarda un conjunto de valores de configuración de presentación e impresión como una lista personalizada y que una vez seleccionada la vista actual se puede aplicar al documento seleccionado eligiéndola de la lista de vistas personalizadas y la Vista de pantalla completa. Ambas pueden ser activadas mediante el uso de los botones que con su nombre se sitúan en la ficha Vistas DIVISIÓN DE UNA HOJA EN PANELES Excel 2007 le ofrece la posibilidad de dividir una hoja en dos o cuatro paneles a fin de trabajar con una única ventana. Para ello hay que hacer clic en el botón Dividir en la pestaña Vista y automáticamente le aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal que se pueden usar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana INMOVILIZAR PANELES Si lo que interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarse únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, puede utilizar la opción de inmovilizar los paneles. Para realizar esto, simplemente se despliega el menú Inmovilizar paneles que se encuentra en la pestaña Vista. Si se está interesado en mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma función) se selecciona la opción correspondiente Para desactivar la inmovilización de los paneles se vuelve a seleccionar esta opción y hacer clic sobre Movilizar paneles. 8. RESUMEN En este capítulo se ha aprendido qué es una hoja de cálculo y qué utilidades tiene en la vida empresarial y doméstica. Se han dado también los primeros pasos para el uso a nivel de usuario del programa por excelencia en el manejo de hojas de cálculo: Microsoft Office Excel. CCCD01EXCEL.12T1 Servipost - Editores 25

25 TEMA 2 DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO 1. INTRODUCCIÓN 2. MEDIANTE TECLADO 3. MEDIANTE RATÓN 4. GRANDES DESPLAZAMIENTOS 5. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO 6. RESUMEN CCCD02EXCEL.12T1

26 TEMA 2: EXCEL TEMA 2 DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO 1. INTRODUCCIÓN Un libro de trabajo es el archivo que crea con Excel, es decir, todo lo que hace con este programa se almacena en formato ".xls" formando un libro de trabajo. La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para trabajar con gran cantidad de datos alfanuméricos con los que se necesite realizar operaciones. Básicamente se trata de una gran hoja cuadriculada formada por gran cantidad de filas y columnas. Por ello es necesario conocer cómo desplazarse de una manera eficiente por esta inmensidad de casillas. 2. MEDIANTE TECLADO Una hoja de Microsoft Excel 2007 trabaja con columnas y filas por lo que tan solo una pequeña parte de ella es visible en pantalla. Además se podrá comprobar que en la mayoría de las ocasiones la hoja de trabajo ocupará un mayor número de celdas que las visibles en el área de pantalla por lo que es necesario aprender a desplazarse por ella. CCCD02EXCEL.12T1 Servipost - Editores 29

27 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA La primera forma para desplazarse por las celdas que componen la hoja activa de cálculo es el uso del teclado. Se pueden usar las siguientes teclas o combinaciones de ellas para desplazarse: Movimiento Teclado Celda abajo [Flecha abajo] Celda arriba [Flecha arriba] Celda derecha [Flecha derecha] Celda izquierda [Flecha izquierda] Pantalla abajo [Avpág] Pantalla arriba [Repág] Celda Al [Ctrl] + [Inicio] Primera celda de la columna [Fin] + [Flecha arriba] Última celda de la columna activa [Fin] + [Flecha abajo] Primera celda de la fila activa [Fin] + [Flecha izquierda] Última celda de la fila activa [Fin] + [Flecha derecha] 3. MEDIANTE RATÓN Si lo que tiene que se quiere hacer es un desplazamiento corto en su hoja de cálculo puede usar es ratón como medio de desplazamiento. Para ello basta hacer clic en la celda que desee para que esta quede activa. También puede darse el caso de que la casilla a la que se desea acudir no esté presente en pantalla, para lo que se podrán usar las barras de desplazamiento para poder llegar a la celda de destino. En los siguientes apartados aprenderá a usar esta utilidad. 4. GRANDES DESPLAZAMIENTOS Si es necesario moverse de forma rápida por la hoja y se conoce la celda de destino, se puede escribir su nombre, su posición de fila y columna, en el cuadro de texto que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas y pulsar la tecla Untrol. 30 Servipost - Editores CCCD02EXCEL.12T1

28 TEMA 2: EXCEL Indique los pasos a seguir para acceder por el método rápido de desplazamiento, mediante el uso del cuadro de texto oportuno, para situarse en la celda de posición: Fila: 8888 Columna: HE SOLUCIÓN Abra un libro en blanco de Excel Situarse en la posición de la casilla del cuadro de diálogo que se encontrará arriba a la izquierda. CCCD02EXCEL.12T1 Servipost - Editores 31

29 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Y pulsar [Intro]. Se podrá observar cómo la hoja se ha desplazado hasta situar en pantalla la celda deseada. 5. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO Un método muy usado para desplazarse en un libro activo es mediante el uso de las barras de desplazamiento. Éstas permiten moverse a lo largo y ancho del documento de forma rápida y sencilla, para ello simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón. También se puede hacer clic en los triángulos que se encuentran situados al principio y al final de cada una de las barras. 32 Servipost - Editores CCCD02EXCEL.12T1

30 TEMA 2: EXCEL 6. RESUMEN En este capítulo se ha aprendido cómo está conformada una hoja de cálculo y cómo desplazarse por sus celdas de forma rápida, tanto mediante teclado como mediante ratón. Además se ha mostrado la necesidad de poseer métodos de desplazamiento rápido debido a la gran cantidad de filas y columnas que una hoja de Microsoft Excel 2007 contiene. CCCD02EXCEL.12T1 Servipost - Editores 33

31 TEMA 3 INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO 1. INTRODUCCIÓN 2. TIPOS DE DATOS 3. RESUMEN CCCD03EXCEL.12T1

32 TEMA 3: EXCEL TEMA 3 INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO 1. INTRODUCCIÓN Ha llegado el momento de conocer cómo introducir los datos en las hojas de cálculo con los que posteriormente se realizarán las operaciones. Se comprobará la gran cantidad de tipos de datos con los que se puede trabajar. No hay que pensar que solo se puede trabajar con datos numéricos, Excel trabaja también con datos alfabéticos, fechas, horas, etc. 2. TIPOS DE DATOS En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda en la que se van a introducir los datos y teclear los datos que se deseen introducir. Se observará que estos datos aparecen simultáneamente en dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas. Ahora se debe introducir el valor en la celda para lo que se puede usar cualquiera de los tres métodos que se describen a continuación: Tecla [Intro]: al pulsarla se conseguirá que los datos queden validados y que la celda activa pase a ser la que se encuentra justo por debajo. CCCD03EXCEL.12T1 Servipost - Editores 37

33 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Teclas de movimiento: al pulsar cualquiera de ellas se valida el valor introducido en la celda y la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si se pulsa [flecha derecha] será la celda contigua hacia la derecha. Cuadro de aceptación: es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, solo hay que pulsar la tecla [Esc] del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía. Si se ha introducido mal una fórmula posiblemente aparezca un recuadro dando información sobre el posible error cometido, en este caso es necesario leerlo detenidamente para comprender lo que le dice y aceptar la corrección o no TIPOS DE DATOS En este apartado se va a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que se pueden introducir en las celdas de una hoja de cálculo. NÚMEROS Para introducir números se puede incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales +, 0, 1, %,. En cuanto a la introducción de caracteres numéricos se debe tener en cuenta lo siguiente: Los signos + delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo -. Al escribir un número entre paréntesis Excel lo interpreta como un número negativo. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo 3E5 equivale a (3 x 10^5). Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. 38 Servipost - Editores CCCD03EXCEL.12T1

34 TEMA 3: EXCEL Si al finalizar un número se escribe, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo. Si se introduce el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si se introducen fracciones tales como 114, 6/89, se debe escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasará automáticamente a anotación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda. ALFANUMÉRICO Para introducir texto como una-constante se selecciona una celda y se escribe el texto. En cuanto a la escritura de texto es importante tener en cuenta lo siguiente: El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda. FECHA/HORA Para introducir una fecha u hora, no basta con escribirla de la forma en que desea que aparezca. Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineadas a la derecha en la celda. CCCD03EXCEL.12T1 Servipost - Editores 39

35 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Cuando se introduzca una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, solo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente se deberá introducir el año completo. FÓRMULAS Se trata de una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como: sumar, restar, multiplicar, dividir, hallar senos y cosenos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. FUNCIONES Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel mostrará un mensaje de error. Para insertar funciones hay que tener en cuenta los siguientes aspectos: Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se pueden dejar espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (números o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben separarse por un punto y coma [;] o dos puntos [I, si indica un rango. 40 Servipost - Editores CCCD03EXCEL.12T1

36 TEMA 3: EXCEL =SUMA(Al:C2) esta función equivale a =Al+A2+131+B2+C1-i-C2 La función MAX devuelve el valor máximo de entre un conjunto de valores. Rellene las celdas Al, Bl, Cl, 01 con las cantidades 32, 33, 54, 52 respectivamente. A continuación sitúe en la casilla A2 la fórmula que calcule el valor máximo de los cuatro valores introducidos. SOLUCIÓN Para ello inicialmente se escribirán los valores en las casillas correspondientes. A continuación habrá que situarse en la casilla A2 y escribir =MAX(A1:D1) Al pulsar [Intro] se comprobará como en la casilla aparece el valor máximo entre los contenidos desde Al a Dl. CCCD03EXCEL.12T1 Servipost - Editores 41

37 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA 3. RESUMEN Arrancada la aplicación lo primero es saber introducir los datos en la hoja de cálculo a fin de que se pueda trabajar con ellos. En este capítulo se ha aprendido este cometido, además de descubrirse la gran variedad de tipos de datos con los que el programa es capaz de realizar operaciones: alfabéticos, numéricos, fechas, horas, notación científica, etc. 42 Servipost - Editores CCCD03EXCEL.12T1

38 TEMA 4 EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO 1. INTRODUCCIÓN 2. SELECCIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO 3. MODIFICACIÓN DE DATOS 4. INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN 5. COPIADO O REUBICACIÓN 6. RESUMEN CCCD04EXCEL.12T1

39 TEMA 4: EXCEL TEMA 4 EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO 1. INTRODUCCIÓN En el presente capítulo se repasarán los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas. Es necesario tener presente que el programa permite la selección de uno o varios rangos de celdas mediante el uso del ratón o del teclado, lo que acelerará el trabajo con la hoja. 2. SELECCIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO Antes de que se lleve a cabo una modificación en el contenido de una celda o rango de celdas con el programa, es necesario seleccionar las celdas sobre las que se va a trabajar. Es altamente recomendable que se hagan constantes pruebas a medida que se avanza en el capítulo a fin de mejorar la experiencia. Para trabajar en este capítulo -se debe tener presente la forma que toma el puntero del ratón ya que a la hora de seleccionar las celdas este toma el siguiente aspecto: CCCD04EXCEL.12T1 Servipost - Editores 45

40 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA 2.1. RANGOS SELECCIÓN DE UNA CELDA Para seleccionar una única celda solo se tiene que hacer clic sobre la celda elegida con el botón izquierdo del ratón. SELECCIÓN DE UN RANGO DE CELDAS Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, se pulsa con el botón izquierdo del ratón la primera celda a seleccionar y se mantiene pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar. Al soltarlo se podrá comprobar cómo las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color COLUMNAS Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste. También puede seleccionarse usando el teclado del equipo. Para ello hay que situarse en cualquier celda de la columna a seleccionar y pulsar la tecla [Ctrl] y al mismo tiempo la [barra espaciadora]. 46 Servipost - Editores CCCD04EXCEL.12T1

41 TEMA 4: EXCEL 2.3. FILAS Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo derecho de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. También puede seleccionarse usando el teclado del equipo. Para ello hay que situarse en cualquier celda de la fila a seleccionar y pulsar la tecla [Mayús] y al mismo tiempo la [barra espaciadora] HOJAS Para seleccionar una hoja situar el cursor sobre el botón que se encuentra entre el indicativo de la columna A y de la fila 1 y hacer clic sobre éste. También puede seleccionarse usando el teclado del equipo. Para ello hay que situarse en cualquier celda de la hoja a seleccionar y pulsar las teclas [Ctrl], [Mayús] y [barra espaciadora] al mismo tiempo. CCCD04EXCEL.12T1 Servipost - Editores 47

42 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA 3. MODIFICACIÓN DE DATOS 3.1. EDICIÓN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA Ya se ha visto cómo en cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas y los pasos a seguir para ello. Si lo que se desea es modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o posteriormente, después de la introducción, es también factible. Para ello si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla [Retroceso] del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. Debe tener presente que no se puede utilizar la tecla [flecha izquierda] porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, hay que seleccionar la celda adecuada, activar la barra de fórmulas pulsando la tecla [F2] o ir directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La barra de estado cambiará de Listo a Modificar. En la barra de fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma. Tras teclear la modificación pulsar [antro) o haga clic sobre el botón Aceptar BORRADO DEL CONTENIDO DE UNA CELDA O RANGO DE CELDAS Para borrar el contenido de una celda o rango de celdas, inicialmente se deben seleccionar para que se activen según ya se ha visto en apartados anteriores. Una vez señaladas, pulsar el botón [Supra del teclado, observar cómo es borrado el contenido de éstas. 48 Servipost - Editores CCCD04EXCEL.12T1

43 59 TEMA 4: EXCEL 3.3. USO DEL CORRECTOR ORTOGRÁFICO Microsoft Office Excel 2007 dispone de un corrector ortográfico que le permitirá detectar errores de ortografía en su hoja de cálculo. Debe saber que Excel básicamente detecta si una palabra está o no en el diccionario así que aunque el corrector ortográfico no detecte ningún error en su hoja, esto no le asegura que no exista. Para activar el corrector de ortografía debe situarse en la primera celda de la hoja de cálculo. A continuación seleccionar la opción Ortografía dentro de la pestaña Revisar. En caso de encontrar algún posible error ortográfico durante el proceso, aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía. En la parte superior aparece un mensaje que le advierte de la palabra que no ha encontrado en el diccionario y por lo tanto puede ser errónea. En el recuadro Sugerencias se encontrará una lista con posibles soluciones a su corrección. Si la palabra es correcta, se puede utilizar cualquiera de los siguientes botones: Omitir una vez para ignorar esta palabra. Omitir todas para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo. Agregar al diccionario para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro. Si la palabra es errónea, y se encuentra en la lista de Sugerencias se pasaría a seleccionarla; si no se encuentra en la lista de Sugerencias se escribiría directamente en el recuadro No está en el diccionario, y a continuación se usa cualquiera de los siguientes botones: Cambiar para sustituir la palabra errónea por la que se ha escrito. CCCD04EXCEL.12T1 Servipost - Editores 49

44 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Cambiar todas para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que se ha escrito. Autocorrección para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior. Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final, si encuentra otro error volverá a avisar con un mensaje USO DE LAS UTILIDADES BÁSICAS DE BÚSQUEDA Y REEMPLAZO Microsoft Office Excel 2007 posee en su ficha Inicio, dentro del grupo Modificar las opciones de Búsqueda y Reemplazo que permitirán localizar de forma rápida el contenido de una celda. Pulsar la opción Buscar y Seleccionar y observar cómo aparecen las opciones Buscar y Reemplazar. Al activar la opción Buscar, aparece un cuadro de diálogo que permite buscar una cadena alfanumérica, de fechas, de hora, etc., sin más que situar parte de su contenido en la ventana emergente y pulsar la opción Buscar siguiente (que muestra la siguiente coincidencia a partir de dónde tiene situado el cursor) o Buscar todos (que hace una búsqueda rápida en todo el documento activo). Se puede observar cómo además en la misma ventana aparece una pestaña denominada Reemplazar. Al activarla el anterior cuadro de diálogo cambia ya que junto a la opción Buscar aparece la de Reemplazar. Ésta le permite que siempre que el programa encuentre la cadena de caracteres que usted ha escrito en el cuadro de búsqueda, sea remplazada automáticamente por la que aparece en el cuadro de reemplazamiento. 50 Servipost - Editores CCCD04EXCEL.12T1

45 TEMA 4: EXCEL 4. INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN A continuación se va a conocer cómo se puede llevar a cabo la inserción y eliminación de filas, columnas, celdas y hojas de cálculo. Este apartado será muy útil para llevar a cabo un diseño óptimo de la hoja de cálculo CELDAS Para insertar celdas dentro de una hoja de cálculo, en primer lugar se deben seleccionar las celdas sobre las que se quiere añadir las nuevas. En la pestaña Inicio se encuentra el botón Insertar. Púlsar y elegir la opción Insertar celdas... Ahora se debe señalar al programa si se quiere que las celdas seleccionadas se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección. Por último hacer clic en el botón Aceptar. Para eliminar celdas el procedimiento es muy parecido. Seleccionar en primer lugar las celdas a eliminar. CCCD04EXCEL.12T1 Servipost - Editores 51

46 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA Seleccionar el menú Eliminar ubicado en la pestaña Inicio. Púlsar y elegir la opción Eliminar celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo para que se elija si se quiere desplazar las celdas a la derecha o izquierda. Hacer clic en Aceptar FILAS Para insertar una fila se debe señalar inicialmente la fila sobre la que desea añadir la nueva. A continuación en el menú Insertar que se encuentra en la pestaña Inicio, elegir la opción Insertar filas de hoja. Al seleccionar esta opción se podrá comprobar que todas las filas a partir de la señalada bajarán una posición. El proceso de inserción es muy similar al de eliminación, primero seleccionar la fila o filas que se desea eliminar. En el menú Eliminar que se encontrará en la pestaña Inicio elegir la opción Eliminar columnas de hoja. 52 Servipost - Editores CCCD04EXCEL.12T1

47 TEMA 4: EXCEL 4.3. COLUMNAS El proceso de inserción y eliminación de columnas es exactamente igual que el de filas. Evidentemente la única diferencia es el botón a usar en el menú Insertar/Eliminar de la pestaña Inicio, que es Insertar/Eliminar columnas de hoja HOJAS DE CÁLCULO Se habrá observado como cada vez que se trabaja con un libro de Excel, éste está compuesto por defecto por tres hojas. Sin embargo, si se necesita trabajar con más de tres se pueden añadir las que se deseen hasta un máximo de 255. Para añadir una hoja, situarse en la hoja posterior a la que desea insertar. En el menú Insertar de la pestaña Inicio elija la opción Insertar hoja. Para eliminar una hoja hay que situarse inicialmente sobre la hoja a eliminar. Seleccionar en el menú Eliminar, que encontrará en la pestaña Inicio, la opción Eliminar hoja. CCCD04EXCEL.12T1 Servipost - Editores 53

48 CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA 5. COPIADO O REUBICACIÓN 5.1. CELDAS O RANGOS DE CELDAS Para copiar celdas dentro de una hoja de cálculo, en primer lugar se deben seleccionar las celdas a copiar. En la pestaña Inicio se encuentra el botón Copiar, dentro del grupo Portapapeles. Situarse en la celda de destino. Basta con situarse en el lugar donde se quiere copiar la primera de las celdas, no teniendo obligatoriamente que seleccionar un rango de celdas tan grade como el rango de celdas origen. Pulsar el botón Pegar, de la pestaña Inicio, dentro del grupo Portapapeles HOJAS DE CÁLCULO En ocasiones se sentirá la necesidad de copiar una hoja en otro libro o en el mismo con el que está trabajando. Para copiar una hoja se ofrecen dos de los métodos más comunes. El primero incluye el uso del menú contextual: situarse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover; pulsar el botón derecho del ratón a fin de que se despliegue el menú contextual. Seleccionar la opción Mover o copiar Servipost - Editores CCCD04EXCEL.12T1

49 TEMA 4: EXCEL Observar que aparece una pequeña ventana para que se elija en qué libro se desea copiar (opción Al libro) y en la que además seleccionado el libro se debe elegir dónde se quiere copiar: antes de la Hoja 1, antes de la Hoja 2, etc. (opción Antes de la hora). El segundo método es más rápido y cómodo si lo que se desea es copiar la hoja dentro del mismo libro de trabajo. Situarse en la hoja a copiar y pulsar la tecla [CtrI] del teclado. Mantener pulsada la tecla [CtrIl y pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar. Arrastrarla hasta la posición deseada. Una vez situado en el lugar de destino, soltar el botón del ratón y soltar la tecla [CM]. CCCD04EXCEL.12T1 Servipost - Editores 55