MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

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1 MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE Guía para la presentación del Infrme Intermedi para pryects de mvilidad de estudiantes y persnal de Educación Superir entre países del prgrama y asciads (KA107) Cnvcatria 2015 Versión: 12 de abril de 2016

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN Descripción CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN CÓMO CUMPLIMENTAR EL FORMULARIO Estructura general de la herramienta Dats a cumplimentar en el infrme intermedi Dats de resumen del infrme intermedi Generar el infrme intermedi para firmar Dats y actividades del cnveni de subvención Países y actividades aprbadas per n financiadas Fnds utilizads Otrs dats a tener en cuenta CÓMO CONSULTAR LOS DATOS CÓMO ENVIAR EL INFORME

3 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Descripción El cnveni de subvención para las institucines y cnsrcis de Educación Superir beneficiarias de la acción KA107 Pryects de mvilidad de estudiantes y persnal de Educación Superir entre países del prgrama y asciads de la cnvcatria 2015, establece en el artícul I.4.2: N más tarde del 30 de abril de 2016 el beneficiari cmpletará un infrme intermedi sbre la ejecución del Pryect en la Herramienta de Mvilidad+ (si está habilitada), que cubra el períd de infrmación desde el inici de la ejecución del pryect definid en el Artícul I.2.2 hasta el 30 de marz de Siempre que el infrme intermedi demuestre que el beneficiari ha utilizad al mens el 70 % del imprte del primer pag de prefinanciación, el infrme intermedi se cnsiderará cm una slicitud de nueva prefinanciación ( ). N encntrándse habilitad en la Herramienta de Mvilidad+ (MT+) el infrme intermedi, el SEPIE ha desarrllad una herramienta en línea en la que ls beneficiaris deberán cumplimentar y remitir dich infrme intermedi, en el que tendrán que reflejarse las mvilidades que se prevean realizar desde ese mment hasta el final de la duración establecida en el artícul I.2.2 del cnveni de subvención. 2. CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN El acces a la herramienta en línea para presentar el infrme intermedi de la acción KA107 para la cnvcatria 2015 deberá realizarse a través del enlace que figura en la cmunicación para la presentación del infrme intermedi de pryects de mvilidad de estudiantes y persnal de Educación superir entre países del prgrama y asciads (KA107) de la cnvcatria 2015 que se ha remitid a las direccines de crre electrónic del representante legal y de la persna de cntact que cnstan en la slicitud del pryect de mvilidad de la cnvcatria Recmendams el us de MOZILLA FIREFOX para acceder a la herramienta y visualizar crrectamente la infrmación (ls camps aparecerán resaltads si cntuvieran errres). Si n ha recibid esa cmunicación, revise la carpeta de SPAM de crre n desead de su crre electrónic. 3. CÓMO CUMPLIMENTAR EL FORMULARIO 3.1. Estructura general de la herramienta Al entrar en la herramienta del infrme intermedi aparece en la parte superir el númer del pryect de la institución, pr ejempl Pryect: ES01 KA XXX. Para desplazarse entre ls diferentes camps, abandnar un de ells se debe utilizar la tecla Tabuladr. NO HA DE PULSARSE la tecla INTRO, ya que ésta guardaría ls dats y ns dirigiría a tra pantalla. 3

4 Dats a cumplimentar en el infrme intermedi Debaj de la identificación del pryect se encuentran 2 pestañas (ver imagen 1), que crrespnden a las ds pantallas a cumplimentar del infrme intermedi: Países y actividades del cnveni de subvención Países y actividades aprbadas per n financiadas Imagen 1. Estas ds pestañas permitirán a la institución beneficiaria cnfirmar el grad de ejecución del pryect, añadir las mvilidades previstas hasta el final del pryect y slicitar más mvilidades y/ actividades cn ls países aprbads pr ls evaluadres, per que n se pudiern financiar en el cnveni financier pr falta de presupuest. N bstante, las mvilidades adicinales se financiarán slamente en cas de que haya remanente de fnds en la región slicitada. Dentr de estas ds pestañas se encuentran las actividades desglsadas pr países (ver imagen 2). En la pestaña del cnveni de subvención se pdrán ver ds tips de dats: ls dats sbre las mvilidades financiadas que figuran en el cnveni de subvención, y ls dats intrducids en la herramienta de mvilidad (MT+). En la pestaña de las actividades aprbadas per n financiadas se pdrán ver las mvilidades que n figuran en el cnveni de subvención. En ambas pestañas, debaj de la infrmación que aparece pr defect se deberán intrducir ls dats de las mvilidades que tengan previst realizarse y que, en el cas de las mvilidades del cnveni de subvención, tdavía n estén registradas en la MT+. 4

5 Imagen 2. Es muy imprtante prestar atención a que ls dats que figuren en la MT+ n deben duplicarse en la parte de las mvilidades que tengan previst realizarse, y que la suma de las ds fases de ls dats del pryect ( MT+ + Previst ) cnfrmarán el infrme intermedi. La aplicación n permitirá añadir países ni actividades que n se hayan incluid en el frmulari de slicitud Dats de resumen del infrme intermedi Debaj de estas pestañas se encuentran ds pestañas resumen (ver imagen 1), que se pdrán descargar en frmat pdf una vez finalizad el infrme intermedi, en las cuales n se puede intrducir ningún dat y sirve para visualizar, cmprbar ls dats ttales e imprimir las hjas resumen. La pestaña Resumen de presupuests cntiene infrmación del presupuest pr tip de actividades en cada una de las fases del pryect (slicitud, cnveni de subvención e infrme intermedi) y se ajusta al frmat del anex IIa del cnveni de subvención. La aplicación avisará en el cas de que el ttal del presupuest del infrme intermedi sea superir al ttal del presupuest de la slicitud. La pestaña Descargar hja resumen cntiene ls dats de las mvilidades previstas, y se ajustará al frmat del anex Ia del cnveni de subvención Generar el infrme intermedi para firmar La pestaña Generar infrme intermedi para firmar se pulsará una vez terminad el infrme intermedi y será el justificante que se descargará, se firmará electrónicamente pr el representante legal y se remitirá al SEPIE a través de la sede electrónica. Una vez generad, el infrme intermedi se blqueará y n permitirá mdificar ls dats intrducids. 5

6 Para desplazarns dentr del infrme y cmpletar ls dats de las diferentes actividades pulsarems sbre el títul de cada pestaña. Para vlver a la pestaña anterir, al inici del frmulari pulsarems la pción vlver en la pantalla del rdenadr (ver imagen 3). Imagen 3. Si desea guardar ls dats, bien prque desee salir de la herramienta sin haber cmpletad el infrme, bien prque desee prceder al enví del infrme una vez cmpletad, deberá pulsar el btón GUARDAR que aparece en la parte inferir de cada pantalla. A cntinuación se explica la estructura interna de cada una de las pestañas (ver imagen 2), así cm la infrmación que se debe intrducir en cada una de ellas. Pr favr, asegúrese de intrducir ls dats en la pestaña adecuada, y de n duplicar dats ya intrducids en la tra pestaña Dats y actividades del cnveni de subvención Cuand se accede a esta pestaña se abren las pcines para cumplimentar ls dats de las mvilidades pr países y actividades (ver imagen 2). Una vez dentr de una actividad cncreta, se pueden cmprbar ls dats del cnveni de subvención (camps n editables), ls dats ya registrads en la MT+ (camps n editables) y aparecen activs ls camps para cmpletar la previsión de las mvilidades restantes (ver imagen 4). Imagen 4. Las tres actividades elegibles en KA107 (SMS, STA y STT) mantienen la misma estructura: Adjudicad: dats extraíds de ls anexs del cnveni de subvención; 6

7 MT+: dats intrducids pr el beneficiari en la herramienta de mvilidad MT+ hasta el 31 de marz de 2016; si n se ha intrducid ningún dat en esa fecha, esta infrmación n aparecerá. Previst: dats de las mvilidades previstas pr el beneficiari hasta el plaz final del períd de elegibilidad del cnveni de subvención, n registradas en la MT+, en ls que también se pdrán slicitar mvilidades adicinales. Ls valres de ls camps a cmpletar deben ajustarse a ls requisits del prgrama Erasmus+ (ver tabla 1): Tabla 1. Banda de distancia 1 Actividad Camps Valr Flujs Camp blquead. Incming ('Entrante') u Outging ('Saliente') Nivel de estudis Camp blquead. Grad ISCED 6, Master ISCED 7, Dctrad ISCED 8 km; km; km; km; Desplegable. Elegir un valr entre: 0 99 km; km; km SMS STA/STT Banda de distancia 1 Ttal duración (meses Puede ser '0'. Valr entre 3 '12' pr participante cmplets) Ttal duración (días Puede ser '0'. Máxim '29' pr participante extra) Ttal duración Puede ser '0'. La suma de ls días de duración (Nº meses x 30 días) cn ls días extra Nº participantes Puede ser '0' Flujs Camp blquead. Incming ('Entrante') u Outging ('Saliente') km; km; km; km; Desplegable. Elegir un valr entre: 0 99 km; km; km Ttal duración sin días Puede ser '0'. Valr entre '5' '60' pr participante de viaje Días de viaje Puede ser '0'. Máxim '2' pr participante Ttal duración (cn Puede ser '0'. La suma de ls días de duración sin viaje días de viaje) cn ls días de viaje Nº participantes Puede ser '0' 3.3. Países y actividades aprbadas per n financiadas Al igual que curre en la pestaña anterir, cuand se accede a esta pestaña se abren las pcines para ir cumplimentand ls dats de las mvilidades pr países y actividades (ver imagen 2). Una vez dentr de una actividad cncreta, se pueden cmprbar ls dats de la slicitud que hayan sid evaluads psitivamente, per n se financiarn pr falta de 1 Entre la institución de rigen y destin, de acuerd cn la calculadra de distancias de la Cmisión Eurpea dispnible en plus/tls/distance_en.htm 7

8 presupuest, y se activa la pción de cmpletar la previsión restante de las mvilidades a realizar, en el cas de que exista presupuest (ver imagen 5). Imagen 5. Las tres actividades elegibles (SMS, STA y STT) mantienen la misma estructura: Slicitad: dats extraíds del frmulari de slicitud y filtrads pr ls resultads de evaluación; Previst: camps para cmpletar las mvilidades n registradas en la MT+, ni intrducidas en la parte de previsión de la pestaña del cnveni de subvención. Ls valres de ls camps a cmpletar deben ajustarse a ls requisits del prgrama Erasmus+ (ver tabla 1). En el cas de que n exitan países y actividades en este estatus, n se visualizará ninguna pción a cmpletar, cm en la siguiente imagen (ver imagen 6): Imagen 6. 8

9 3.4. Fnds utilizads El SEPIE slicitará al beneficiari a través de la herramienta del infrme intermedi que indique el grad de ejecución del presupuest cn respect al primer pag de financiación recibid. Para ell se deberá intrducir en el camp Pags realizads a ls participantes dentr de la pestaña Resumen de ls presupuests la cuantía en eurs crrespndiente a la suma de ls fnds que la institución haya transferid a ls participantes (ver imagen 7). El prcentaje de ests pags cn respect al imprte del primer pag de prefinanciación se calculará autmáticamente. La aplicación avisará si la cantidad intrducida es superir al primer pag de prefinanciación. Imagen Otrs dats a tener en cuenta Debid a ls requisits de la acción KA107, la herramienta n habilita la psibilidad de cumplimentar ls siguientes apartads pr separad. Transferencias presupuestarias: en KA107 n sn elegibles las transferencias presupuestarias sin la slicitud previa de una enmienda, salv la partida de apy rganizativ, que pdrá ser transferida hasta el 50% de la cantidad adjudicada. Mvilidades sin beca UE: en KA107 sn elegibles las mvilidades de duración cmpleta sin financiación. N bstante, dada la falta de presupuest, n se cntemplará la psibilidad de abnar el apy rganizativ a las mvilidades sin financiación. 4. CÓMO CONSULTAR LOS DATOS En la pestaña de Resumen del presupuest se pdrá cmprbar el grad de ejecución del pryect desde su slicitud hasta el infrme intermedi. Ls camps estarán blqueads y avisarán si el presupuest ttal del infrme intermedi es superir al presupuest ttal de la slicitud. Para crregirl, habrá que vlver al apartad de ls países y actividades y revisar la parte de previsión del pryect. Para facilitar la cnsulta, el presupuest se presentará, pr una parte cm resumen ttal (ver imagen 8): 9

10 Imagen 8. Pr tra parte, se pdrá cnsultar el desglse del presupuest pr actividades y partidas presupuestarias, según el mdel del anex IIa del cnveni de subvención (ver imagen 9): Imagen 9. En el apartad del Infrme intermedi se sumarán ls dats registrads en MT+ cn ls dats de previsión intrducids, tant dentr de la pestaña del cnveni de subvención, cm de la pestaña de países y actividades aprbadas per n financiadas (en esta última n figurarán dats de la MT+). El presupuest se calculará en base a las cantidades indicadas en la Guía del prgrama E+ 2015, páginas *** Para su cnsulta, la pestaña Descargar hja resumen, que se pdrá descargar en frmat pdf una vez finalizad el infrme intermedi, cntiene un resumen de ls dats intrducids en el infrme intermedi. La hja resumen incluirá ls dats de ls apartads de la previsión de mvilidades, y se ajustará al frmat del anex Ia del cnveni de subvención. 10

11 Al pulsar aparecerá en pantalla un cuadr de dialg preguntand si querems abrir guardar el archiv. El usuari elegirá una de las pcines según l que desee hacer cn el archiv. Si elige la pción guardar, el archiv se guardará en frmat pdf. Deberá cmprbarse que la infrmación cntenida en la hja resumen se crrespnde cn ls dats que la institución el cnsrci desea declarar en el infrme intermedi. 5. CÓMO ENVIAR EL INFORME Cuand se pulse el btón Guardar ( se pulse la tecla Intr ) la herramienta guardará ls dats intrducids hasta ese mment, ns dirigirá a una nueva pantalla y habilitará la pción de vlver al inici del frmulari (ver imagen 10): Imagen 10. Si alguna de la infrmación intrducida fuese incrrecta y la aplicación l detectase, aparecerán mensajes de avis para que se prceda a su crrección antes de pder enviar el infrme. Esta pantalla ns frecerá la psibilidad de: Generar infrme intermedi para firmar: Una vez que se hayan cmprbad ls dats intrducids y que la herramienta n haya dad avis de alguna incidencia, se pulsará el btón Generar infrme intermedi para firmar. Este btón blquea ls dats para que n puedan ser mdificads; en cas de que el beneficiari necesitara realizar alguna mdificación después de haber generad el infrme intermedi para firmar, deberá slicitar al SEPIE el desblque del infrme. Al pulsar este btón aparecerá una nueva pantalla cn ds btnes (ver imagen 11): Duplicad del Infrme Intermedi para su firma: Este btón genera un archiv PDF cn ls dats de la rganización, el ttal de la ayuda adjudicada en el cnveni de subvención, el imprte que se slicita, en base a ls dats intrducids en la herramienta de infrme intermedi, y el detalle del prcentaje de ls fnds utilizads respect a ls transferids desde la Agencia Nacinal. Descargar hja Resumen: Este btón generará un archiv en frmat pdf cn el resumen de ls dats intrducids en la parte de actividades y mvilidades previstas. 11

12 Imagen 11. Una vez descargad, el representante legal de la institución/rganización beneficiaria deberá firmar el infrme intermedi mediante firma electrónica recncida, y enviarl pr sede electrónica. El enví y registr pr sede electrónica se realizará a través del enlace que aparece en la cmunicación sbre el Infrme Intermedi para pryects de mvilidad de estudiantes y persnal de Educación superir entre países del prgrama y asciads (KA107), remitid a las direccines de crre electrónic del representante legal y de la persna de cntact que cnstan en la slicitud del pryect de la cnvcatria 2015, dnde también se facilita el enlace de acces a la herramienta en línea para presentar el infrme intermedi. Al acceder al registr electrónic deberá seleccinar en su rdenadr el archiv firmad electrónicamente y pulsar el btón enviar. Cuand el enví y registr se realice cn éxit, el sistema mstrará una pantalla cn un mensaje de cnfirmación del enví, y un enlace para descargar el justificante del enví. Si el beneficiari n pulsa el btón de enví n envía el infrme firmad pr sede electrónica, n se cnsiderará que el infrme haya sid presentad. 12